Електронна трудова книжка: що зробити до червня 2026 року

Електронна трудова книжка в Україні: що роботодавцю потрібно зробити до 10 червня 2026 року

Електронна трудова книжка в Україні вже працює: основний облік трудової діяльності ведеться не в паперовій книжці, а в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб. Паперова трудова книжка не зникла повністю, але її роль змінилася: вона більше не є базовим кадровим документом для щоденного ведення обліку, а використовується насамперед для внесення записів на вимогу працівника та для підтвердження старих періодів роботи, які ще не перенесені до реєстру. (Закон України)

Що таке електронна трудова книжка

Під “електронною трудовою книжкою” фактично маються на увазі відомості про трудову діяльність працівника, які зберігаються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Саме цей реєстр є основним джерелом даних про трудову діяльність, а не окремий паперовий бланк. (Закон України)

Порядок ПФУ передбачає, що в електронному вигляді можуть фіксуватися не лише прийняття та звільнення, а й інші періоди та події: робота, навчання, практика, служба, догляд, безробіття, стажування, відносини за цивільно-правовими договорами, сумісництво, переведення, а також підстава припинення трудових відносин із посиланням на норму закону та реквізити документа, яким оформлено відповідний запис. (Закон України)

Чи скасовані паперові трудові книжки

Ні, повного зникнення паперової трудової книжки немає. Закон зберіг її як документ, що може вестися на вимогу працівника. Якщо працівник вперше приймається на роботу і просить оформити паперову трудову книжку, роботодавець зобов’язаний зробити це не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Якщо працівник уже має книжку, що зберігається у нього, роботодавець зобов’язаний на його вимогу вносити до неї записи про прийняття, переведення, звільнення, заохочення та нагороди. (Закон України)

Тобто зараз діє така модель: електронний облік є основним, а паперова трудова книжка — додатковим документом, який ведеться за запитом працівника або використовується для підтвердження старих записів у перехідний період. (Закон України)

Що роботодавець має робити при прийнятті працівника на роботу

При укладенні трудового договору працівник подає паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку — якщо вона є, — або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб. У випадках, прямо передбачених законом, також подаються документ про освіту, документ про стан здоров’я, військово-обліковий документ та інші документи. (Закон України)

Для роботодавця це означає:

Що змінилося під час роботи працівника

Поточний кадровий облік роботодавець веде не через зберігання паперової трудової книжки на підприємстві, а через належне оформлення кадрових документів і подання відомостей до державних реєстрів у встановленому порядку. Якщо в реєстрі застрахованих осіб відсутні відомості про прийняття, переміщення між підрозділами, переведення, звільнення, поновлення на роботі, призупинення чи відновлення дії трудового договору, присвоєння рангу, розряду, категорії, проходження стажування чи навчання, такі відомості страхувальник подає через вебпортал електронних послуг ПФУ з накладенням кваліфікованого електронного підпису. (Закон України)

Для підприємця це означає, що в центрі уваги мають бути не бланки трудових книжок, а якість кадрових наказів, правильність формулювань підстав прийняття, переведення і звільнення, відповідність реквізитів документів та своєчасне подання відомостей до ПФУ, якщо в реєстрі є прогалини. Саме ці дані надалі впливатимуть на підтвердження стажу працівника та призначення пенсії. (Закон України)

Що роботодавець має зробити до 10 червня 2026 року

Перехідний період встановлено на п’ять років із дня набрання чинності Законом № 1217-IX. На практиці це період з 10.06.2021 до 10.06.2026. У цей час ПФУ включає до реєстру відсутні відомості про трудову діяльність на підставі даних, поданих страхувальником або застрахованою особою. До завершення цього процесу дані паперової трудової книжки використовуються для врахування відомостей про трудову діяльність за період до набрання чинності законом. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. (Закон України)

Отже, до 10.06.2026 роботодавцю варто виконати такий мінімум дій:

Як подаються відомості до Пенсійного фонду

Порядок ПФУ прямо дозволяє подання відомостей як самим працівником, так і страхувальником. Подання можливе особисто або через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті. За періоди до набрання чинності Законом № 1217-IX відомості можна подати або як скановані копії документів, або в оцифрованому вигляді шляхом створення електронного запису з доданими сканами. За загальним правилом відомості подаються одноразово, а повторно — у разі виправлення неточностей. (Закон України)

Скановані копії мають бути виготовлені з оригіналів, у кольорі, містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку, а також поля документів. Рекомендована роздільна здатність — 300 dpi, формат файлів — jpg або pdf, розмір кожного файлу — не більше 1 Мб. Для бізнесу це означає, що неякісні скани, неповні сторінки або обрізані поля можуть стати причиною проблем із підтвердженням стажу. (Закон України)

Що робити, якщо працівник звільняється

У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівникові копію наказу або розпорядження про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми та провести остаточний розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП. Якщо працівник просить, роботодавець також має внести належний запис про звільнення до паперової трудової книжки, що зберігається у працівника. (Закон України)

Окремо діє спеціальне правило перехідного періоду: якщо трудовий договір був укладений до набрання чинності Законом № 1217-IX, а працівник звільняється до завершення процедури внесення відсутніх відомостей до реєстру, роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати йому належно оформлену паперову трудову книжку. (Закон України)

Для роботодавця-ФОП є ще один виняток: якщо такого роботодавця призвано на військову службу під час мобілізації або в інший передбачений законом спосіб, обов’язки за статтею 47 КЗпП він може виконати протягом місяця після звільнення зі служби без застосування санкцій і штрафів. (Закон України)

Що буде, якщо книжку не оцифрувати до 10.06.2026

Офіційне роз’яснення ПФУ зводиться до того, що страховий стаж не зникає автоматично лише через те, що паперову книжку не оцифрували до 10.06.2026. Але це істотно ускладнює майбутнє призначення пенсії, насамперед щодо періодів роботи до 01.01.2004, які не потрапили до електронного реєстру. У такому разі людині доведеться окремо підтверджувати стаж оригіналом книжки або іншими документів. (Пенсійний фонд України)

ПФУ також роз’яснює, що якщо книжку не подав роботодавець, працівник може подати скановані документи самостійно через вебпортал ПФУ і після завершення перехідного строку, але це вже не скасовує того, що чинний офіційний дедлайн масового переходу — 10.06.2026. Для підприємця це означає просте правило: безпечніше закрити питання зараз, поки працівник працює, кадрові документи доступні, а джерела підтвердження стажу не втрачені. (Пенсійний фонд України)

Ризики, відповідальність і гроші

Спеціального окремого штрафу саме за “неоцифровану трудову книжку” закон прямо не встановлює. Але це не означає відсутності ризиків. Якщо роботодавець порушує інші вимоги трудового законодавства, до нього можуть застосовуватися загальні фінансові санкції за статтею 265 КЗпП, зокрема за порушення інших вимог трудового законодавства — у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне порушення. (Закон України)

Найчутливіші для бізнесу наслідки виникають при звільненні. За затримку видачі копії наказу про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. За невиплату належних сум у строки, визначені статтею 116 КЗпП, роботодавець ризикує сплатити середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців. (Закон України)

Тому головний ризик для підприємця тут не стільки “штраф за електронну книжку”, скільки сукупність проблем: неповний кадровий облік, спори про стаж, конфлікти при звільненні, претензії працівників і додаткові витрати на виправлення старих помилок. (Закон України)

Короткий приклад із практики

Що варто зробити підприємцю вже зараз

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва