Працівника викликали до ТЦК або мобілізували: що має зробити роботодавець

Якщо працівника викликали до територіального центру комплектування та соціальної підтримки, направили на військово-лікарську комісію або інший медичний огляд у зв’язку з військовим обов’язком, роботодавець увільняє його від роботи на необхідний час і зберігає місце роботи, посаду та середній заробіток. Якщо ж працівник фактично розпочав військову службу, правила інші: за ним зберігаються місце роботи і посада, але роботодавець не зобов’язаний виплачувати середню зарплату за період самої служби.

Тому для роботодавця головне — не плутати повістку з документом про початок військової служби. Повістка сама по собі не підтверджує зарахування працівника до військової частини. Для кожного етапу потрібно мати підтвердний документ, видати кадровий наказ, правильно відобразити відсутність працівника в обліку робочого часу та, якщо підприємство веде персональний військовий облік, внести необхідні зміни до відповідних списків.

Строковий призов, мобілізація і базова військова служба: що змінилося

Орієнтуватися на традиційні «весняний» та «осінній» призови на строкову військову службу вже неправильно. Чинний Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» використовує поняття базової військової служби.

Для проходження базової військової служби направляються придатні за станом здоров’я громадяни України чоловічої статі, яким виповнилося 18 років і які не досягли 25 років; для жінок таке проходження є добровільним. Закон окремо регулює мобілізацію, військову службу за контрактом, службу резервістів та інші види військової служби.

Для роботодавця вид служби має значення передусім для правильного документального оформлення. Частина третя статті 119 КЗпП поширює гарантію збереження місця роботи і посади, зокрема, на працівників:

• направлених для проходження базової військової служби;

• призваних на військову службу за призовом осіб офіцерського складу;

• призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період;

• призваних із числа резервістів в особливий період;

• прийнятих на військову службу за контрактом, у тому числі тих, хто уклав новий контракт під час особливого періоду.

Які гарантії має працівник у різних ситуаціях

Гарантія середнього заробітку для явки до ТЦК, проходження медичного огляду чи інших пов’язаних із військовим обов’язком процедур прямо передбачена частиною другою статті 21 Закону № 2232-XII. Вона діє саме на час, необхідний для виконання відповідних обов’язків та, у передбачених законом випадках, перебування в закладі охорони здоров’я.

Для військових зборів діє окреме правило: стаття 29 Закону № 2232-XII передбачає збереження місця роботи, посади і середньої зарплати на весь період зборів або виконання резервістом обов’язків служби у військовому резерві, включаючи проїзд до місця проведення заходів і назад. Закон також передбачає фінансування такої середньої зарплати за рахунок державного бюджету в установленому Кабінетом Міністрів порядку.

Повістка не означає, що працівник уже став військовослужбовцем

Для кадрового оформлення це принципове питання.

Держпраці прямо зазначає: отримання повістки не означає автоматичного зарахування працівника до Збройних Сил України. Повістка може зобов’язувати особу прибути для уточнення облікових даних, проходження медичного огляду чи з іншою визначеною метою.

Тому роботодавцю варто розділяти документи на дві групи.

Для короткочасного увільнення від роботи можуть використовуватися документи, що підтверджують виклик або направлення: повістка, направлення на медичний огляд та інший належний документ уповноваженого органу.

Для оформлення працівника як такого, що фактично проходить військову службу, потрібне підтвердження початку служби. Держпраці серед можливих документів називає:

• мобілізаційне розпорядження;

• контракт про проходження військової служби;

• витяг із відповідного наказу;

• довідку про зарахування до списків військової частини;

• інший документ, що достовірно підтверджує фактичний початок військової служби.

Якщо працівник фізично не може передати оригінал документа роботодавцю, Держпраці допускає отримання його фотокопії електронною поштою або через месенджер. Для захисту підприємства та уникнення спорів отриманий файл доцільно зареєструвати і зберігати разом із кадровими документами працівника.

Як оформити виклик працівника до ТЦК або на ВЛК

Якщо працівник має документ, що підтверджує необхідність бути відсутнім на роботі для виконання військового обов’язку, роботодавець видає наказ про увільнення від роботи.

У наказі доцільно зазначити:

• ПІБ працівника;

• його посаду;

• дату або період увільнення;

• підставу — назву, дату та реквізити підтвердного документа;

• збереження за працівником місця роботи, посади та середнього заробітку відповідно до частини другої статті 21 Закону № 2232-XII та статті 119 КЗпП.

Саме такий підхід до оформлення наказу рекомендує Держпраці.

Якщо працівник повернувся раніше або його фактична відсутність тривала менше, ніж передбачалося, в обліку потрібно відображати реальний період виконання військового обов’язку.

Як оформити працівника після фактичного початку військової служби

Після отримання документа про фактичний початок служби роботодавець видає окремий наказ про увільнення працівника від роботи на період військової служби.

У наказі варто зафіксувати:

• ПІБ і посаду працівника;

• вид військової служби, якщо це випливає з документа;

• дату початку служби;

• реквізити документа, на підставі якого встановлено цю дату;

• збереження місця роботи і посади відповідно до частини третьої статті 119 КЗпП;

• відсутність обов’язку зберігати середній заробіток за період самої військової служби.

Частина третя статті 119 КЗпП передбачає збереження місця роботи та посади на строк до закінчення особливого періоду або до дня фактичного звільнення з військової служби. Військовослужбовець у цей час отримує грошове забезпечення за рахунок державного бюджету.

Якщо документ про початок служби надійшов із запізненням, кадрові документи та облік робочого часу потрібно привести у відповідність до фактичної дати початку військової служби, підтвердженої документами.

Як табелювати відсутність працівника

У роз’ясненні Держпраці для часу увільнення працівника у зв’язку з виконанням передбачених законодавством державних і військових обов’язків використовується буквене позначення «ІН» або цифровий код «22» — «інший невідпрацьований час, передбачений законодавством».

Для роботодавця важливо, щоб табель відповідав кадровому наказу та підтвердним документам. Якщо після отримання додаткових документів з’ясовується, що працівник розпочав службу раніше, ніж роботодавець отримав підтвердження, записи потрібно скоригувати відповідно до документально підтверджених обставин.

Середній заробіток за час явки до ТЦК та проходження ВЛК

Середню зарплату, яка зберігається за працівником на час виконання військового обов’язку, розраховують за Порядком обчислення середньої заробітної плати № 100.

Для випадків збереження середньої зарплати, які не є оплатою відпустки, основним розрахунковим періодом є останні два календарні місяці роботи, що передують місяцю події, з якою пов’язана виплата. Чинний Порядок № 100 містить також спеціальні правила для ситуацій, коли працівник у цьому періоді не працював або не мав заробітку.

Для виплати визначається середньоденний або, у відповідних випадках, середньогодинний заробіток і множиться на кількість робочих днів чи годин, які підлягають оплаті.

Сума середнього заробітку, яку роботодавець виплачує працівнику за період увільнення зі збереженням зарплати, оподатковується за загальними правилами зарплатних виплат. Загальні ставки для зарплати працівників у 2026 році: ПДФО — 18%, військовий збір — 5%, ЄСВ для звичайної ставки — 22%. Для окремих категорій за законом можуть діяти спеціальні правила щодо ЄСВ.

За період фактичної військової служби роботодавець середній заробіток за частиною третьою статті 119 КЗпП не нараховує. Обов’язкове збереження середньої зарплати за військовослужбовцем було виключено із цієї норми з 19 липня 2022 року.

Що відбувається з відпусткою працівника під час військової служби

Період військової служби, протягом якого за працівником відповідно до частини третьої статті 119 КЗпП зберігаються лише місце роботи і посада, не включається до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Це випливає зі статті 82 КЗпП.

Водночас стаття 83 КЗпП дозволяє працівникам із прямо визначених у цій статті категорій, зокрема мобілізованим, резервістам та контрактникам, отримати перед початком служби грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток і відповідної додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.

Для цього працівник повинен:

• сам виявити бажання отримати компенсацію;

• подати заяву;

• зробити це не пізніше останнього дня місяця, у якому його було увільнено від роботи у зв’язку з призовом на військову службу.

Роботодавець не повинен автоматично виплачувати таку компенсацію без заяви працівника.

Чи можна звільнити працівника під час військової служби

Сам факт направлення, призову або прийняття працівника на військову службу у випадках, визначених частиною третьою статті 119 КЗпП, не дає роботодавцю права припинити трудові відносини всупереч установленій законом гарантії збереження місця роботи і посади.

Особливо обережно потрібно діяти зі строковими трудовими договорами.

Верховний Суд звертав увагу, що гарантії статті 119 КЗпП поширюються і на працівників, які працюють за строковими трудовими договорами. У матеріалах Верховного Суду, оприлюднених у 2026 році, зазначено: питання про звільнення військовослужбовця у зв’язку із закінченням строку договору може вирішуватися після його повернення зі служби незалежно від того, був договір строковим чи безстроковим.

Тому завершення календарного строку договору під час проходження працівником військової служби не варто оформлювати як звичайне звільнення без урахування гарантій статті 119 КЗпП.

Якщо працівник сам хоче припинити трудові відносини або сторони досягають належно оформленої угоди про їх припинення, застосовуються загальні норми трудового законодавства. Роботодавцю важливо мати документальне підтвердження справжнього волевиявлення працівника і не підміняти гарантоване законом увільнення заявою «за власним бажанням».

Незаконне звільнення створює значний фінансовий ризик: стаття 235 КЗпП передбачає поновлення працівника на роботі та виплату середнього заробітку за час вимушеного прогулу — як правило, не більш як за один рік, а якщо справа розглядається понад рік не з вини працівника, за весь період вимушеного прогулу.

Судова практика: з якого дня діє гарантія збереження посади

У постанові від 14 березня 2025 року у справі № 280/7366/23 Верховний Суд окремо розглянув момент, з якого працівник набуває гарантії, встановлені частиною третьою статті 119 КЗпП.

Суд зазначив, що гарантії щодо збереження місця роботи та посади поширюються на працівника з дня прийняття його на військову службу. Це ще раз підтверджує, чому роботодавцю важливо встановити саме документально підтверджену дату початку служби, а не орієнтуватися лише на дату вручення повістки.

Як тимчасово замінити мобілізованого працівника

Збереження посади за військовослужбовцем не означає, що роботодавець повинен залишити цю роботу невиконаною.

Якщо бізнесу потрібна інша людина для виконання функцій тимчасово відсутнього працівника, можна укласти строковий трудовий договір на період відсутності основного працівника. Строк такого договору доцільно визначати не випадковою календарною датою, а подією — виходом основного працівника на роботу. Держпраці прямо рекомендує строковий трудовий договір, якщо заміна фактично виконує трудову функцію мобілізованого працівника, підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку та регулярно отримує оплату праці.

Після повернення основного працівника строковий договір із працівником, прийнятим на час його відсутності, припиняється у зв’язку з настанням визначеної договором події. Такий порядок підтверджується й актуальними роз’ясненнями Держпраці щодо повернення військовослужбовців до роботи.

Укладати замість трудового договору цивільно-правовий договір лише для того, щоб формально не приймати людину до штату, ризиковано. Якщо особа фактично займає робоче місце, виконує трудову функцію за графіком роботодавця та під його управлінням, відносини мають ознаки трудових.

Як оформити повернення працівника після військової служби

Після звільнення з військової служби працівник має надати роботодавцю документ, який підтверджує її завершення.

Для чіткого визначення дати поновлення виконання трудових обов’язків Держпраці рекомендує отримати від працівника заяву про вихід на роботу та видати наказ про допуск до роботи із зазначенням дати і підтвердного документа.

Це особливо важливо, якщо на посаді тимчасово працює інший працівник за строковим трудовим договором: підприємство повинно синхронізувати допуск основного працівника з припиненням строкового договору його заміни.

Для працівників, які під час проходження служби були поранені та перебували на лікуванні, потрапили в полон або були визнані безвісно відсутніми, стаття 119 КЗпП передбачає продовження гарантій у спеціально визначений законом період. Тому в таких ситуаціях не можна механічно припиняти гарантії лише за датою формального звільнення з військової служби — потрібно перевірити обставини, зазначені в частині п’ятій статті 119 КЗпП.

Військовий облік працівника у роботодавця

Підприємства, установи й організації, на які поширюються обов’язки з ведення персонального військового обліку, повинні виконувати вимоги Порядку № 1487.

Серед обов’язків роботодавця — ведення актуальних списків персонального військового обліку, взаємодія з ТЦК та СП, органами СБУ або відповідними підрозділами розвідувальних органів, а також оповіщення працівників на вимогу відповідного органу та забезпечення їх своєчасного прибуття.

Якщо підприємство отримало офіційне розпорядження про оповіщення працівника, Порядок № 1487 передбачає окрему процедуру: роботодавець видає наказ про оповіщення, доводить його до працівника у встановлений спосіб та передає відповідному органу підтвердну інформацію чи документи у строки, визначені Порядком. Це інша процедура, ніж ситуація, коли працівник сам приносить роботодавцю вже отриману повістку.

Пункт 44 Порядку № 1487 передбачає, що відомості щодо осіб, виключених із персонального військового обліку, у тому числі увільнених від роботи у зв’язку з призовом або прийняттям на військову службу під час особливого періоду, зберігаються у списках персонального військового обліку до кінця поточного року з відповідним відображенням в оперативному обліку. Поточна редакція Порядку № 1487 діє з урахуванням змін, внесених у червні 2026 року.

Відповідальність роботодавця за порушення правил військового обліку

Порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію може спричинити адміністративну відповідальність за статтею 210-1 КУпАП.

За таке порушення в особливий період для посадових осіб органів державної влади, органів місцевого самоврядування, юридичних осіб і громадських об’єднань встановлено штраф у розмірі від 2000 до 3500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 34 000 до 59 500 грн.

При цьому штраф не виникає автоматично через будь-яку технічну помилку в кадрових документах: для відповідальності має бути встановлено конкретне порушення вимог законодавства та особу, яка за нього відповідає.

Окремо від адміністративної відповідальності існують трудові ризики. Незаконне звільнення військовослужбовця може закінчитися поновленням на роботі та стягненням середнього заробітку за час вимушеного прогулу.

Облік робочого часу та зарплати працівників під час виклику до ТЦК у Торгсофт

У Торгсофт можна вести оперативний облік фактичної роботи персоналу. У режимі «Реєстрація робочого часу» фіксується початок і закінчення робочого дня співробітника; під час реєстрації можна залишити коментар. У «Журналі початку/закінчення роботи» відображаються працівник, місце роботи та час початку і завершення роботи, а журнал можна сформувати за потрібний період і надрукувати. Це дає підприємцю можливість підтвердити фактичний час роботи до увільнення працівника та після його повернення.

У додатковій функції «Розрахунок зарплати» Торгсофт передбачено планування графіка, облік фактичного відпрацювання, відпрацьованого часу та коментарів. Для правильного розрахунку платіжної відомості програма використовує фактичне відпрацювання, внесене до графіка роботи. Це допомагає відокремлювати реально відпрацьований час від періодів відсутності та зменшує ризик випадкового нарахування зарплати за дні, коли працівник уже проходить військову службу.

Облік у Торгсофт є внутрішнім управлінським інструментом і не замінює кадрового наказу, документа про виклик до ТЦК, підтвердження початку або завершення військової служби, табеля обліку використання робочого часу та документів персонального військового обліку, які роботодавець оформлює відповідно до законодавства.

Алгоритм дій роботодавця

Після отримання інформації від працівника підприємцю доцільно діяти послідовно:

1. З’ясувати причину відсутності. Виклик до ТЦК або ВЛК і фактичне проходження військової служби мають різні правові наслідки.

2. Отримати підтвердний документ. Не оформлювати довготривале увільнення для проходження служби лише на підставі припущення або звичайної повістки.

3. Зареєструвати документ у внутрішньому документообігу підприємства.

4. Видати наказ про увільнення. Для ТЦК/ВЛК — із збереженням середньої зарплати; для військової служби — із збереженням місця роботи та посади без обов’язкового середнього заробітку.

5. Відобразити відсутність у табелі відповідно до кадрового документа.

6. Нарахувати середній заробіток, якщо працівник виконує військово-облікові обов’язки або проходить медичні процедури, для яких закон передбачає його збереження.

7. Оновити персональний військовий облік, якщо роботодавець його веде.

8. За потреби оформити тимчасову заміну за строковим трудовим договором на період відсутності основного працівника.

9. Після звільнення працівника з військової служби отримати підтвердний документ, видати наказ про допуск до роботи та синхронізувати його повернення з припиненням договору тимчасового працівника.

Офіційні джерела

• Кодекс законів про працю України № 322-VIII — статті 23, 82, 83, 119, 235. Стаття 119 визначає гарантії працівникам під час військової служби, статті 82–83 регулюють відпускний стаж і компенсацію невикористаних відпусток, стаття 235 — наслідки незаконного звільнення. КЗпП України на сайті Верховної Ради

• Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» № 2232-XII — статті 15, 21, 29, 39. Стаття 21 гарантує місце роботи, посаду і середню зарплату на час виконання військово-облікових обов’язків та проходження визначених медичних заходів; стаття 29 встановлює гарантії для військових зборів і резервістів. Закон № 2232-XII на сайті Верховної Ради

• Постанова Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» — насамперед пункти 2 і 8 Порядку. Документ визначає розрахунковий період і механізм обчислення середнього заробітку. Порядок № 100 на сайті Верховної Ради

• Постанова Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487 «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів» — зокрема пункти 34, 44, 47 та інші положення щодо персонального військового обліку й оповіщення працівників. Порядок № 1487 на сайті Верховної Ради

• Кодекс України про адміністративні правопорушення — стаття 210-1 щодо відповідальності за порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію. КУпАП на сайті Верховної Ради

• Державна служба України з питань праці — роз’яснення щодо увільнення працівника на підставі повістки до ТЦК та СП. Роз’яснює порядок видання наказу, табелювання та документи, якими можна підтвердити фактичний початок військової служби.

• Верховний Суд, постанова від 14.03.2025 у справі № 280/7366/23. Суд зазначив, що гарантії частини третьої статті 119 КЗпП щодо збереження місця роботи і посади застосовуються з дня прийняття працівника на військову службу.

• Верховний Суд — матеріал щодо трудових прав військовослужбовців і строкових трудових договорів. У матеріалі зазначено, що питання звільнення військовослужбовця, строк договору якого закінчився під час служби, вирішується після його повернення зі служби.