Працівник оформлює пенсію за віком: що має зробити роботодавець

Працівник може оформити звичайну пенсію за віком в Україні й продовжувати працювати в магазині: досягнення пенсійного віку не припиняє трудовий договір. Почніть із призначення відповідального за документи — кадровика, бухгалтера або себе. Разом із працівником зіставте відомості про роботу та заробіток із даними Пенсійного фонду України (ПФУ), визначте розбіжності й підготуйте документи для їх усунення. Право на пенсію та тривалість страхового стажу визначає ПФУ.

Працівнику потрібно з’ясувати, чи достатньо відомостей для автоматичного призначення пенсії, або подати заяву. Звернутися можна не раніше ніж за місяць до досягнення пенсійного віку. Якщо право на пенсію виникло при досягненні відповідного віку, звернення протягом трьох місяців дозволяє призначити її з наступного дня після дня народження. Якщо працівник працює за трудовим договором на невизначений строк і подає заяву про звільнення у зв’язку з виходом на пенсію, роботодавець оформлює звільнення у зазначений працівником строк, видає необхідні документи та проводить остаточний розрахунок.

Як визначити право на пенсію за віком

Для звичайної пенсії за віком в Україні мають значення вік і страховий стаж — період, який зараховується для пенсійного забезпечення за правилами закону. За загальним правилом повний місяць зараховується, якщо за нього сплачено не менше мінімального страхового внеску — мінімальної суми внеску, встановленої законом для відповідного місяця. Якщо внесок менший і відповідної доплати немає, ПФУ зараховує стаж пропорційно сплаченій сумі.

Якщо окремі місяці зараховано не повністю, працівник має з’ясувати в ПФУ, за які з них можлива доплата до мінімального внеску та як її здійснити. Періоди до запровадження персоніфікованого обліку — обліку відомостей окремо щодо кожної застрахованої особи — ПФУ оцінює за документами та правилами, які діяли для цих періодів. Тому кількість років у трудовій книжці може відрізнятися від страхового стажу, який ПФУ визначить за статтею 24 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV.

Для осіб, які досягають відповідного віку з 1 січня до 31 грудня 2026 року, стаття 26 Закону № 1058-IV встановлює такі умови:

Межі «до 33» і «до 23» у таблиці застосовують разом з умовами в останньому стовпці. Рівно 33 роки стажу не означають обов’язкового очікування до 63 років, а рівно 23 роки — до 65 років. ПФУ спочатку визначає, чи виконані умови попередніх частин статті 26.

Потрібну тривалість стажу визначають за датою досягнення відповідного віку. Якщо на цю дату стажу бракувало, пенсію можна призначити після набуття необхідної тривалості, встановленої саме для цієї дати. Вимоги року подання заяви автоматично не застосовують.

Умовний приклад. Працівнику виповнилося 60 років у 2026 році, а ПФУ зарахував 32 роки 6 місяців стажу. До вимоги у 33 роки бракує 6 місяців. Якщо працівник надалі набуде ці 6 місяців страхового стажу, він може звернутися за пенсією після їх набуття, не чекаючи 63-річчя. Дату виникнення права працівник має з’ясувати в ПФУ за фактично зарахованими періодами.

Частина п’ята статті 26 передбачає, що з 1 січня 2028 року за наявності 40 і більше календарних років страхового стажу пенсія за віком призначається незалежно від віку. Щоб скористатися цією умовою, працівник має з’ясувати в ПФУ тривалість зарахованого стажу.

Цей порядок стосується звичайної пенсії за віком. Для пільгової пенсії через шкідливі умови праці, дострокової пенсії та пенсії за вислугу років діють окремі умови. Якщо працівник має такі підстави, спочатку з’ясуйте в ПФУ вид пенсії та перелік документів для її оформлення.

Що роботодавцю зробити до звернення працівника

Відповідальний за підготовку документів має зіставити записи про роботу та заробіток, підготувати підтвердження й простежити за строками. Остаточний розрахунок стажу виконує ПФУ.

1. Повідомте працівника про порядок оформлення пенсії. Для підприємств, установ та організацій пункт 3.1 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій, затвердженого постановою правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1, передбачає інформування про набуття права на пенсію, порядок її призначення та виплати не пізніше ніж за місяць до досягнення пенсійного віку. Якщо потрібно звертатися до архівів, почніть підготовку раніше.
2. Попросіть працівника переглянути свої відомості в ПФУ. Реєстр застрахованих осіб — це державна електронна база з персональними даними про стаж, заробіток і внески. Разом із працівником зіставте відображені періоди з трудовою книжкою та документами роботодавця.
3. Складіть перелік розбіжностей. Для кожного пропущеного періоду зазначте дати, роботодавця, документ, який може його підтвердити, та відповідального за отримання. Окремо позначте розбіжності у прізвищі й даті народження.
4. Зіставте дані за час роботи у вашому магазині. Бухгалтер має порівняти відомості про заробіток і внески з обліковими документами та з’ясувати причину пропусків. Якщо помилка виникла у звітних даних, виправте її за відповідною процедурою. Самої довільної довідки для цього недостатньо.
5. Погодьте спосіб подання. Працівник може звернутися самостійно. Якщо документи готує та передає підприємство за Порядком № 22-1, визначте уповноважену посадову особу й зафіксуйте дату отримання заяви.

За пунктом 3.2 Порядку № 22-1 посадова особа підприємства, установи чи організації протягом 10 днів після отримання заяви оформлює необхідні документи та направляє їх до ПФУ за місцезнаходженням підприємства або передає працівнику для самостійного подання. За потреби вона допомагає отримати відсутні документи. Якщо підготовлено не все, подайте наявні документи одразу, а решту — додатково у встановлений строк.

Які документи підготувати працівнику

Підготуйте документи за пунктами 2.1, 2.9 і 2.23 Порядку № 22-1. За статтею 44 Закону № 1058-IV ПФУ не має права вимагати документального підтвердження відомостей, які вже є у відповідних публічних електронних реєстрах.

• Заява про призначення пенсії. Працівник заповнює форму з додатка 1 до Порядку № 22-1.
• Паспорт або інший передбачений Порядком документ, що посвідчує особу. Документ має бути чинним на день подання.
• Реєстраційний номер облікової картки платника податків. Окремий документ потрібен, якщо номера немає в паспорті. Виняток стосується осіб, які офіційно відмовилися від номера через релігійні переконання та мають відповідну відмітку в паспорті.
• Документи про стаж. Підготуйте трудову книжку та документи для підтвердження періодів, яких бракує або які потребують уточнення. За періоди після запровадження персоніфікованого обліку ПФУ додає індивідуальні відомості з реєстру.
• Відомості про місце проживання. Працівник зазначає їх у заяві; для підтвердження може подати відомості з передбачених законом документів.
• Довідка про заробіток до 1 липня 2000 року. Вона потрібна за умов, описаних у наступному підрозділі. Замовляйте її, якщо ці умови стосуються працівника.

За звичайного особистого паперового звернення документи про стаж, вік і заробітну плату подають в оригіналах. Інші документи можна подати також у копіях, засвідчених нотаріально, адміністрацією підприємства, установи чи організації, що подає документи працівника, або органом ПФУ. Для спеціальних випадків поштового звернення пункт 2.23 передбачає окремі правила подання копій — їх описано в розділі про способи подання.

Документи, видані компетентними органами іноземної держави, мають бути легалізовані — пройти офіційне засвідчення для використання в Україні, якщо міжнародний договір України не передбачає іншого. До документів іноземною мовою потрібно додати належно засвідчений переклад українською, якщо міжнародний договір України не встановлює винятку. Ці вимоги передбачені пунктом 2.9 Порядку № 22-1.

За електронного звернення працівник додає скановані копії оригіналів і накладає електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті — електронному документі, який підтверджує дані підписувача.

Коли потрібна довідка про заробіток до липня 2000 року

За статтею 40 Закону № 1058-IV для обчислення пенсії враховують заробіток за весь період страхового стажу починаючи з 1 липня 2000 року. Ці дані ПФУ отримує із системи персоніфікованого обліку.

За бажанням працівника також враховують заробіток за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд до 1 липня 2000 року, якщо довідку підтверджують первинні документи — документи з обліковими записами про фактичні нарахування та виплати. Місяці страхового стажу беруть послідовно незалежно від перерв у роботі: сама перерва не заважає обрати такий період.

Якщо страховий стаж починаючи з 1 липня 2000 року становить менше 60 місяців, таку довідку потрібно подати. Якщо загальний стаж коротший за передбачений законом період, враховують заробіток за фактичний страховий стаж.

Бухгалтер оформлює довідку за формою додатка 5 до Порядку № 22-1 на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану й сплачену зарплату. У довідці він зазначає назви первинних документів, місце їх зберігання та адресу, за якою ПФУ може звірити відомості.

Якщо колишній роботодавець припинив існування, працівник звертається до правонаступника — особи, до якої перейшли права й обов’язки роботодавця, — або до архівної установи. Якщо архівна установа не може видати довідку за встановленою формою з розшифруванням сум за видами заробітку, пункт 2.10 дозволяє їй видати довідку за наявними архівними даними без додержання цієї форми. Умови оформлення довідки визначають пункти 2.1 і 2.10 Порядку № 22-1.

Перед видачею довідки бухгалтер має звірити суму за кожен місяць із первинними документами. Посадовий оклад зі штатного розпису не підтверджує фактичний заробіток. Встановлювати заробіток для пенсії за показаннями свідків не дозволено.

Якщо працівник мав низький заробіток під час воєнного стану в Україні, він може звернутися до ПФУ щодо виключення відповідних періодів із розрахунку заробітної плати за статтею 40. Закон дозволяє за бажанням особи додатково виключати періоди страхового стажу з місяця введення воєнного стану та протягом трьох календарних місяців після його припинення або скасування. Для розрахунку потрібно залишити щонайменше 60 календарних місяців, крім випадку коротшого фактичного стажу. Це правило стосується розрахунку заробітку. Перед вибором періодів працівник має з’ясувати в ПФУ, як їх виключення вплине на розмір пенсії.

Як подати заяву й не пропустити строки

Працівник може особисто звернутися до будь-якого територіального органу ПФУ незалежно від зареєстрованого місця проживання або подати електронну заяву через вебпортал ПФУ. Подання через Єдиний державний вебпортал електронних послуг — Портал Дія — передбачене за умови реалізації відповідної технічної можливості. Для електронного звернення потрібні читабельні скановані копії оригіналів та електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті.

Пункт 1.3 Порядку № 22-1 також дозволяє працюючій особі подати заяву через уповноважену посадову особу підприємства, установи чи організації. Якщо роботодавець магазину — фізична особа — підприємець, працівник може звернутися особисто або електронно, а роботодавець допоможе підготувати підтвердження роботи та заробітку.

Хто може надіслати заяву поштою

Під час воєнного стану в Україні та протягом трьох наступних місяців після місяця його припинення чи скасування пункт 1.1 Порядку № 22-1 дозволяє окремим категоріям осіб надсилати заяву про призначення пенсії та документи поштою.

Працівник, який через війну тимчасово проживає за кордоном та отримав тимчасовий захист або статус біженця, може надіслати заяву й документи поштою, якщо він не проживає на території держави, визнаної Верховною Радою України державою-агресором. Перед відправленням працівник має узгодити з ПФУ комплект документів для такого звернення.

Окремий поштовий порядок передбачений для осіб, призваних під час мобілізації, на особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом під час воєнного стану, які безпосередньо беруть участь в обороні України або на момент набуття права на пенсію перебувають на лікуванні, реабілітації чи протезуванні за кордоном.

Перед відправленням працівник має з’ясувати в ПФУ, чи відповідає він усім умовам своєї категорії за пунктом 1.1 та який комплект документів потрібно підготувати. За пунктами 2.9 і 2.23 Порядку № 22-1 до поштового звернення застосовують такі вимоги:

• Особи з тимчасовим захистом або статусом біженця за кордоном додають копії документів, зокрема про відповідний статус і реєстрацію тимчасового місця проживання чи перебування за кордоном, з перекладом. Копії засвідчує дипломатичне представництво чи консульська установа України або нотаріус. Також потрібен документ про посвідчення факту, що фізична особа є живою.

• Особи відповідної військової категорії, які на момент набуття права на пенсію перебувають на лікуванні, реабілітації чи протезуванні за кордоном, додають копії документів, зокрема висновок про необхідність направлення постраждалої особи зі складу сил оборони або сил безпеки на лікування за кордон. Висновок має відповідати формі з додатка до Порядку направлення таких осіб на лікування за кордон, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.04.2022 № 411 про організацію направлення постраждалих осіб зі складу сил оборони та сил безпеки на лікування за кордон.

  За пунктом 3 цього Порядку висновок готує заклад охорони здоров’я, у якому особа перебуває на лікуванні або реабілітації; його підписують керівник закладу та визначений ним лікуючий лікар або уповноважена на відповідні рішення особа. Працівник має отримати копію цього висновку для пенсійної заяви.

• Військовослужбовці відповідної категорії, які безпосередньо беруть участь в обороні України, додають копії документів, зокрема документа про таку участь.

За пунктом 1.8 Порядку № 22-1 днем звернення в цих поштових випадках є дата на поштовому штемпелі місця відправлення заяви. Працівник має зберегти копію відправленого комплекту та поштові документи, щоб підтвердити дату відправлення.

Які дати контролювати після подання

Після подання працівник має отримати розписку або зберегти електронне підтвердження реєстрації. У розписці мають бути дата прийняття заяви, перелік отриманих і відсутніх документів та строк подання решти. Передача документів бухгалтеру сама собою не підтверджує дату звернення до ПФУ.

Тримісячний строк після досягнення відповідного віку визначає можливість призначення пенсії з наступного дня після його досягнення. Тримісячний строк після повідомлення ПФУ дозволяє доповнити вже зареєстровану заяву зі збереженням дати звернення. Працівник має внести обидві дати в календар і зберегти повідомлення ПФУ.

Якщо працівник пропустив тримісячний строк після досягнення пенсійного віку, пенсію за загальним правилом призначають із дня звернення. Для автоматичного призначення та відстрочення пенсії — початку її отримання з більш пізнього віку — діють окремі правила.

Якщо наявних документів достатньо для встановлення права, ПФУ призначає пенсію на їх підставі. Коли додаткові документи надходять у строк, визначений пунктом 1.8, розмір переглядають із дати призначення. Якщо їх подати пізніше, перерахунок відбувається за строками частини четвертої статті 45 Закону № 1058-IV. Тому подайте наявні документи, поки очікуєте архівну довідку.

Що врахувати за автоматичного призначення

За статтею 44 Закону № 1058-IV пенсію за віком призначають автоматично, якщо людина набула права при досягненні віку за частиною першою статті 26, у системі є необхідні відомості й особа не повідомила про бажання отримувати пенсію пізніше.

Працівник має стежити за повідомленнями в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ. Якщо стажу в електронних даних недостатньо, ПФУ повідомляє про необхідність подати документи. Якщо документи про потрібний стаж не подати протягом трьох місяців після досягнення відповідного віку, закон вважає це бажанням отримувати пенсію з більш пізнього віку.

За автоматичного призначення працівник має протягом трьох місяців повідомити територіальний орган ПФУ про обраний спосіб виплати пенсії. Зробити це можна, зокрема, через особистий електронний кабінет. Якщо працівник цього не зробить, за статтею 47 Закону № 1058-IV вважається, що він бажає отримувати пенсію з більш пізнього віку. За пунктом 4.10 Порядку № 22-1 нараховану пенсію включають до документів для виплати не пізніше одного місяця з дня надходження повідомлення про обраний спосіб виплати.

Як допомогти з електронною трудовою книжкою

П’ятирічний період внесення відсутніх відомостей про трудову діяльність за пунктами 1–3 розділу II Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX завершився 10 червня 2026 року. Відсутність електронного запису сама собою не скасовує фактичного стажу та права підтвердити його документами. Якщо працівник готується до оформлення пенсії, з’ясуйте разом із ним, які періоди ПФУ ще не врахував, і підготуйте підтвердження.

Роботодавець — юридична особа може подати скановану трудову книжку через кабінет страхувальника — кабінет роботодавця на вебпорталі ПФУ. Уповноважена особа виконує такі дії:

1. Увійдіть за електронним підписом як юридична особа.
2. У розділі «Комунікації з ПФУ» відкрийте «Відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)», ознайомтеся з процедурою та натисніть «Продовжити».
3. Заповніть обов’язкові дані працівника й натисніть «Продовжити».
4. Підготуйте кольорові скановані копії оригіналів: усі заповнені сторінки книжки в хронологічному порядку та документи про стаж. Текст, реквізити й усі поля мають бути видимими. Формати — JPG або PDF, до 1 Мб кожний файл, загалом до 50 файлів. Рекомендована деталізація сканування — 300 точок на дюйм.
5. Натисніть «Додати файл», оберіть вид документа й прикріпіть файли.
6. Натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».
7. Перегляньте результат у розділі «Відомості про трудові відносини» та зіставте враховані періоди з документами.

Якщо реєстр не знаходить працівника або немає даних про його трудові відносини з роботодавцем, подання припиняється. Уповноважена особа має звернутися до ПФУ, щоб з’ясувати причину та порядок усунення розбіжності.

Паперову трудову книжку потрібно зберегти. Після завершення внесення відомостей роботодавець видає наявну книжку працівнику особисто під підпис. Надалі вона зберігається у працівника, а роботодавець на його вимогу вносить записи про прийняття, переведення та звільнення за статтею 48 Кодексу законів про працю України (КЗпП), затвердженого Законом від 10.12.1971 № 322-VIII.

Як проконтролювати рішення ПФУ

За частиною п’ятою статті 45 Закону № 1058-IV територіальний орган ПФУ приймає рішення не пізніше 10 днів із дня надходження документів. Керівник може продовжити цей строк для додаткового з’ясування достовірності відомостей, але не більше ніж на 15 днів. Дата прийняття рішення не означає надходження грошей на рахунок того самого дня.

Після рішення працівник може отримати виписку з розпорядження про призначення пенсії за пунктом 4.9 Порядку № 22-1. У ній потрібно звірити дату призначення, враховані періоди стажу та заробіток. Якщо пропущено період роботи у вашому магазині, відповідальний за документи має зіставити його з кадровими й обліковими записами та підготувати підтвердження для звернення до ПФУ.

ПФУ має видати або надіслати працівнику повідомлення про призначення пенсії чи відмову не пізніше 10 днів після прийняття рішення. У повідомленні про відмову мають бути зазначені її причини та порядок оскарження. Працівник має отримати це повідомлення, визначити конкретну підставу відмови й вирішити, чи подавати додаткові документи, чи оскаржувати рішення.

Додаток 7 до Порядку № 22-1 передбачає адміністративне оскарження — подання скарги до керівника відповідного органу ПФУ, а в разі відмови в її задоволенні — до ПФУ, з урахуванням Закону України «Про адміністративну процедуру». Працівник також може оскаржити рішення в суді.

Якщо ПФУ не приймає рішення у встановлений строк або зволікає з необхідною дією, працівник може оскаржити бездіяльність за статтею 78 Закону України «Про адміністративну процедуру» від 17.02.2022 № 2073-IX. Для звернення збережіть підтвердження подання заяви, додаткових документів та листування з ПФУ.

Як діяти, якщо працівник продовжує працювати

Оформлення звичайної пенсії за віком не потребує звільнення та повторного прийняття на роботу. Власник магазину продовжує трудові відносини, а бухгалтер враховує фактично виконану роботу та нарахований заробіток. Обмежувати трудові права лише через вік забороняє стаття 2-1 КЗпП. За статтею 47 Закону № 1058-IV з 1 жовтня 2017 року пенсії виплачуються без урахування одержуваної зарплати, крім випадків, передбачених законом.

Періоди роботи після призначення пенсії зараховуються до страхового стажу на загальних підставах. За частиною четвертою статті 42 Закону № 1058-IV перерахунок передбачений після набуття щонайменше 24 місяців страхового стажу після призначення або попереднього перерахунку. Якщо працівник набув менше 24 місяців, загальний порядок дозволяє перерахунок не раніше ніж через два роки після призначення або попереднього перерахунку.

Окремий випадок передбачено для працюючого пенсіонера, який набув стажу, достатнього для обчислення пенсії за частиною першою статті 28. За його заявою відповідний перерахунок проводять незалежно від часу після призначення або попереднього перерахунку. Загальна вимога цієї частини — 35 років стажу для чоловіків і 30 років для жінок.

За частиною п’ятою статті 28 при визначенні мінімального розміру пенсії за віком та його збільшенні не враховують періоди, за які проведено одноразову сплату єдиного внеску за частиною п’ятою статті 10 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI. Це сплата за попередні періоди, коли особа не підлягала загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню. Якщо працівник має такі періоди, він має попросити ПФУ пояснити, які з них враховано для визначення мінімального розміру пенсії та як це вплинуло на суму після перерахунку.

ПФУ щороку з 1 квітня автоматично перераховує пенсії особам, які на 1 березня набули права за загальними правилами частини четвертої статті 42.

Статус працюючого пенсіонера може впливати на окремі складові виплати. Зокрема, частина третя статті 42 встановлює особливості підвищення пенсії через зміну прожиткового мінімуму або мінімальної зарплати для тих, хто працює. Прожитковий мінімум — установлений законом вартісний показник, який використовують, зокрема, для визначення соціальних виплат. Після звільнення відповідний перерахунок проводять з урахуванням показників на дату звільнення. Тому працівник має правильно зазначити зайнятість у заяві про призначення пенсії.

Протягом 10 днів із дня подальшого працевлаштування або звільнення пенсіонер сам подає до ПФУ заяву за формою додатка 3 до Порядку № 22-1. Її можна подати особисто або електронно через вебпортал ПФУ зі сканованими копіями потрібних документів та електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті. Якщо ПФУ не має документів, які підтверджують працевлаштування або звільнення, до заяви додають відповідне підтвердження. Роботодавець має надати працівнику потрібну копію наказу, щоб той міг подати її вчасно.

Як оформити звільнення за бажанням працівника

Якщо працівник вирішив звільнитися у зв’язку з виходом на пенсію, він подає письмову заяву із причиною та бажаною датою. Для трудового договору, укладеного на невизначений строк, частина перша статті 38 КЗпП зобов’язує роботодавця звільнити працівника у строк, про який він просить. Вимагати двотижневого очікування в такому випадку не можна.

Працівник може використати таке формулювання заяви: «Прошу звільнити мене за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію [бажана дата звільнення] відповідно до частини першої статті 38 КЗпП України». Дату працівник визначає сам. Відповідальний за кадрові документи готує наказ із цією підставою та датою.

Які документи й виплати підготувати до дня звільнення

За статтями 47 і 116 КЗпП роботодавець повинен у день звільнення видати працівнику копію наказу та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми. У повідомленні потрібно окремо зазначити кожен вид виплати: основну й додаткову зарплату, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші належні суми. На вимогу працівника роботодавець також вносить запис про звільнення до паперової трудової книжки, яка зберігається у працівника.

Бухгалтер має визначити належні працівнику суми та включити їх до остаточного розрахунку. За статтею 83 КЗпП і статтею 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР при звільненні виплачують компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток. Також виплачують компенсацію за невикористану передбачену законом додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

Бухгалтер має переглянути колективний і трудовий договори: чи передбачають вони одноразову допомогу у зв’язку з виходом на пенсію та чи виконав працівник умови її отримання. Якщо так, цю виплату також включають до розрахунку.

• Якщо працівник працював у день звільнення, роботодавець виплачує всі належні суми цього дня.
• Якщо працівник у день звільнення не працював, роботодавець виплачує належні суми не пізніше наступного дня після пред’явлення працівником вимоги про розрахунок. У день виплати роботодавець письмово повідомляє працівника про нараховані й виплачені суми з розподілом за видами.
• Якщо виник спір про розмір виплат, роботодавець у встановлений статтею 116 строк у будь-якому разі виплачує суму, яку він не оспорює.

Якщо паперова трудова книжка ще зберігається в роботодавця, трудовий договір укладено до набрання чинності Законом № 1217-IX, а процедуру внесення відсутніх відомостей до реєстру не завершено, роботодавець має видати працівнику належно оформлену книжку в день звільнення.

Для роботодавця — фізичної особи, призваного під час мобілізації, на особливий період або на військову службу за призовом резервістів в особливий період, стаття 47 КЗпП передбачає спеціальне правило. Він повинен виконати обов’язки, визначені цією статтею, протягом місяця після звільнення з такої військової служби без застосування санкцій та штрафів. Цей виняток стосується визначеної законом ситуації самого роботодавця.

Перед завершенням оформлення власник магазину має звірити дату в заяві та наказі, наявність виданих працівнику документів і письмового повідомлення про суми, а також дотримання строку виплат. Після звільнення працівник сам повідомляє ПФУ протягом 10 днів, щоб фонд міг врахувати зміну зайнятості при визначенні пенсійної виплати.

Почніть підготовку з конкретного завдання відповідальному: разом із працівником зіставити відомості ПФУ з трудовою книжкою та документами магазину. Результатом має бути перелік розбіжностей із датами, потрібними документами й відповідальними за їх отримання, а також визначений спосіб звернення та календар строків.

Офіційні джерела

• Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV — статті 24, 26, 28, 40, 42, 44, 45 і 47.
• Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затверджений постановою правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1 — пункти 1.1, 1.3, 1.7–1.8, 2.1, 2.5, 2.9–2.10, 2.21–2.23, 3.1–3.2, 4.2–4.3, 4.7, 4.9–4.10; додатки 1, 3, 5 і 7.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 05.04.2022 № 411 про організацію направлення постраждалих осіб зі складу сил оборони та сил безпеки на лікування за кордон — пункт 8 постанови щодо строку її дії; пункти 2–3 затвердженого нею Порядку та додаток із формою висновку про необхідність направлення на лікування за кордон.
• Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX — пункти 1–3 розділу II.
• Кодекс законів про працю України, затверджений Законом від 10.12.1971 № 322-VIII — статті 2-1, 38, 47, 48, 83 і 116.
• Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР — стаття 24.
• Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI — частина п’ята статті 10.
• Закон України «Про адміністративну процедуру» від 17.02.2022 № 2073-IX — стаття 78 щодо права на адміністративне оскарження.
• ПФУ: як роботодавцю подати дані на оцифрування трудової книжки працівника — послідовність подання та вимоги до сканованих копій.