Копія фіскального чека РРО/ПРРО: чи можна надрукувати дублікат і як відновити чек

Якщо покупець загубив фіскальний чек, законодавство не передбачає створення РРО або ПРРО нового «дубліката» цього фіскального касового чека. Це прямо підтверджує чинне роз’яснення Державної податкової служби: створення паперового або електронного дубліката касового чека, у тому числі в разі його втрати, не передбачено.

Водночас це не означає, що інформацію про вже проведену операцію неможливо отримати повторно. Зареєстрований фіскальний чек можна перевірити через сервіс ДПС «Пошук фіскального чека», а програмне забезпечення може технічно повторно відтворити або надрукувати дані раніше сформованого чека. Таке повторне відтворення не слід називати новим фіскальним чеком або його дублікатом: фіскальна операція вже відбулася і має свій фіскальний номер, дату та час.

Який чек продавець повинен надати покупцю

Пункт 2 статті 3 Закону України № 265/95-ВР зобов’язує суб’єкта господарювання під час розрахункової операції надати покупцю розрахунковий документ встановленої форми та змісту на повну суму операції. Це стосується також товарів і послуг, замовлених або оплачених через інтернет.

Фіскальний чек може бути створений:

• у паперовій формі;

• в електронній формі;

• одночасно у паперовій та електронній формі.

Для електронного документа Закон № 265 прямо передбачає, зокрема, можливість показати покупцю QR-код на дисплеї РРО або пристрою з ПРРО чи надіслати електронний розрахунковий документ на наданий покупцем абонентський номер або адресу електронної пошти.

Тобто обов’язок продавця полягає не обов’язково у друкуванні паперового чека, а в належному формуванні розрахункового документа та його наданні покупцю в передбаченій законом формі.

Чи можна зробити дублікат фіскального чека

Позиція ДПС однозначна: створення дубліката фіскального касового чека за допомогою РРО або ПРРО законодавством не передбачено. Це правило податкова застосовує і до класичних апаратних РРО, і до програмних РРО.

Тому неправильно стверджувати, що апаратний РРО не може створити дублікат, а ПРРО може створювати необмежену кількість фіскальних дублікатів. З погляду податкового законодавства окремого документа зі статусом «дублікат фіскального чека» немає ні для РРО, ні для ПРРО.

Важливо розрізняти два поняття:

Тому якщо облікова або касова програма дозволяє повторно роздрукувати збережений чек, це слід розглядати саме як технічне повторне відтворення інформації про раніше сформований документ.

Чому не потрібно повторно фіскалізувати продаж

Кожна розрахункова операція проводиться через РРО або ПРРО на повну суму покупки зі створенням відповідного розрахункового документа. Фіскальний чек має реквізити, які ідентифікують конкретну операцію, зокрема фіскальний номер, дату та час її проведення. Вимоги до форми та змісту фіскального касового чека встановлені Положенням, затвердженим наказом Міністерства фінансів № 13.

Якщо покупець загубив паперовий примірник, це не створює нової розрахункової операції. Тому проводити той самий продаж через РРО/ПРРО ще раз лише для того, щоб отримати ще один фіскальний чек, не потрібно. Для підтвердження вже проведеної операції слід використовувати дані первинного чека та інформацію про його реєстрацію у фіскальній системі.

Як знайти втрачений фіскальний чек через ДПС

ДПС має офіційний сервіс «Пошук фіскального чека». Він працює як для чеків ПРРО, так і для чеків класичних РРО. У 2026 році податкова окремо підтвердила можливість перевіряти таким способом інформацію про фіскалізацію операції.

Для пошуку необхідно зазначити:

• номер фіскального чека;

• фіскальний номер РРО або ПРРО;

• дату та час проведення розрахункової операції.

Для традиційних РРО ДПС зазначає, що чеки оприлюднюються в сервісі не пізніше наступного робочого дня.

Пошук фіскального чека в Електронному кабінеті ДПС

Якщо чек містить QR-код із необхідними даними, він також може використовуватися для переходу до сервісу перевірки. ДПС рекомендує формувати QR-код так, щоб покупець міг безпосередньо перевірити документ у системі податкової.

Що робити, якщо покупець загубив чек

Найкращий порядок дій залежить від того, яка інформація збереглася.

Якщо покупець має електронний чек або посилання на нього, достатньо повторно відкрити документ і, за потреби, перевірити його через сервіс ДПС.

Якщо паперовий чек втрачено, але відомі його реквізити, можна знайти інформацію про операцію через «Пошук фіскального чека».

Якщо покупець звернувся без реквізитів чека, продавець може спочатку знайти відповідний продаж у власній обліковій системі за датою, товаром, сумою чи іншими даними, після чого використати фіскальні реквізити для перевірки документа в системі ДПС.

Саме такий підхід безпечніший для продавця: він не створює повторної розрахункової операції та дозволяє підтвердити, що первинний чек дійсно був фіскалізований.

Чек при поверненні або обміні товару

Інформація про первинний чек особливо важлива при поверненні товару. Для ПРРО під час формування видаткового чека може використовуватися фіскальний номер документа, за яким здійснюється повернення. ДПС також описує можливість оформлення повернення на основі чека, якого немає у журналі операцій ПРРО.

Тому підприємцю доцільно зберігати можливість швидко знайти первинну реалізацію та її фіскальні реквізити. Повторно проводити початковий продаж для цього не потрібно.

При поверненні коштів формується вже нова розрахункова операція повернення та відповідний фіскальний касовий чек видачі коштів за формою ФКЧ-2. Це не копія початкового чека, а окремий розрахунковий документ, що підтверджує повернення коштів покупцю.

Чи є штраф за те, що продавець не видав дублікат

Окремого обов’язку видавати покупцю дублікат втраченого фіскального чека Закон № 265 не встановлює. Відповідно, не слід ототожнювати відмову у створенні не передбаченого законодавством дубліката з невидачею первинного розрахункового документа під час продажу.

Водночас відповідальність передбачена саме за порушення правил проведення початкової розрахункової операції: непроведення її через РРО/ПРРО, проведення на неповну суму або ненадання відповідного розрахункового документа покупцю. За пунктом 1 статті 17 Закону № 265 фінансова санкція становить 100% суми операції за перше порушення та 150% — за кожне наступне порушення. Повні розміри санкцій знову застосовуються з 1 серпня 2025 року.

Тому для підприємця принципово важливо не стільки мати функцію «дубліката», скільки мати підтвердження того, що під час первинного продажу чек був належним чином сформований, зареєстрований і наданий покупцю.

Як повторно надрукувати та надіслати чек ПРРО у Торгсофт

У програмі передбачена «Аналітика за програмним РРО». У цьому розділі можна переглядати чеки активних ПРРО, фільтрувати їх за періодом, центром обліку, типом документа, режимом створення та станом відправлення до податкової. Для кожного документа відображаються, зокрема, дата і час, тип документа, пов’язана реалізація або повернення, фіскальний номер, касир і підсумкова сума. Для таблиці чеків передбачена дія «Друк» для повторного друку чека з попереднім переглядом.

Для ПРРО також можна налаштувати електронну передачу інформації покупцю. Програма підтримує повідомлення з посиланням на чек та його фіскальними реквізитами, а при відправленні електронною поштою може додавати PDF-копію чека. Передбачено також посилання на перевірку чека у податковій.

Юридично ці функції варто використовувати саме як повторний друк або повторне надання інформації про вже зареєстрований фіскальний чек, а не як створення нового фіскального дубліката. Якщо потрібно підтвердити справжність документа, орієнтиром є його фіскальні реквізити та наявність інформації про чек у системі ДПС.

Для класичного фіскального реєстратора документація програми окремо зазначає, що повторний друк фіскального чека за одним документом у режимі «Торгівля з випискою рахунка» неможливий. Це відповідає загальній позиції ДПС про відсутність передбаченого законодавством механізму створення дубліката фіскального касового чека.

Практична ситуація

Покупець придбав товар і отримав паперовий фіскальний чек, але через кілька днів його загубив. Продавцю не потрібно повторно проводити продаж через касу. Якщо операція була проведена через ПРРО, продавець може знайти первинний чек в аналітиці касової програми, повідомити покупцю його фіскальні реквізити або повторно відтворити збережену інформацію. Покупець чи продавець можуть додатково перевірити факт фіскалізації через офіційний сервіс ДПС. Саме такий механізм перевірки чеків РРО та ПРРО ДПС продовжує рекомендувати платникам і покупцям.

Офіційні джерела

• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР — статті 2, 3, 17. Закон чинний; поточна редакція від 26.06.2026.
  Закон № 265/95-ВР на сайті Верховної Ради України

• Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів…» — розділи I–III, форма ФКЧ-1 та форма ФКЧ-2. Документ чинний.