Працівники магазину під час воєнного стану: прийняття на роботу, зарплата, відпустки та звільнення

Щоб прийняти продавця, касира чи комірника до магазину в Україні, роботодавець має погодити умови трудового договору, оформити прийняття наказом і повідомити Державну податкову службу України до початку роботи. Ці вимоги поширюються і на фізичних осіб — підприємців (ФОП). Українське трудове законодавство під час воєнного стану дозволяє сторонам погоджувати форму договору та застосовувати окремі спеціальні правила, але роботодавець зобов’язаний оплачувати працю, забезпечувати безпеку й вести достовірний облік роботи.

До першої зміни визначте обов’язки працівника, графік, оплату, строк договору та, за потреби, випробування. Для звичайного магазину нормальна тривалість роботи становить до 40 годин на тиждень; спеціальна можливість збільшення до 60 годин стосується працівників об’єктів критичної інфраструктури. Документуйте відпрацьований час, відсутність, повідомлення й кадрові рішення. Перед звільненням визначте законну підставу, запропонуйте іншу роботу у передбачених законом випадках, дотримайтеся відповідного строку попередження та виплатіть належні суми: для звичайного скорочення і звільнення через знищення умов роботи діють різні процедури.

Коли продавцю потрібен трудовий договір

За статтею 21 Кодексу законів про працю України (КЗпП) працівник виконує погоджену роботу, а роботодавець виплачує зарплату й забезпечує необхідні умови праці. Якщо людина регулярно виходить на зміни, обслуговує покупців, працює за касою або приймає товар під керівництвом власника магазину, оформлюйте відповідні трудові відносини. Наведені правила стосуються роботи в Україні, зокрема роботи за трудовим договором у підприємця.

Цивільний договір не варто використовувати для оформлення постійної роботи продавця лише через бажання спростити документи. Практичний орієнтир — зміст домовленості та фактична організація роботи: чи залучаєте ви людину виконувати трудову функцію за встановленими умовами. Назва документа сама по собі цього не змінює.

Умовний приклад організації роботи. Кандидат має щовівторка й щочетверга відкривати магазин, продавати товар і передавати касу наступній зміні. Для такого завдання слід оформити прийняття на роботу. Перший вихід для перевірки навичок також організуйте після оформлення: випробування відбувається в межах трудових відносин і підпорядковується трудовому законодавству.

Як оформити працівника до першої зміни

1. Погодьте умови й форму договору

Частина перша статті 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX дозволяє сторонам за згодою визначати форму трудового договору. Це спеціальне правило діє і щодо найму працівника підприємцем. За статтею 1 цього Закону спеціальні правила застосовують до врегульованих ним відносин, а решту питань вирішують за загальним трудовим законодавством. Подальша послідовність дій у цій статті описує загальний режим трудових відносин із воєнними особливостями. Якщо сторони добровільно обрали спрощений режим за главою III-Б КЗпП, роботодавець має окремо застосувати її вимоги до змісту договору, кадрових документів, відпусток і припинення трудових відносин. Сам розмір магазину або кількість працівників автоматично такого режиму не запроваджують.

Практична рекомендація. Зафіксуйте домовленості письмово: зазначте роботодавця й працівника, посаду та обов’язки, місце роботи, дату початку, режим роботи, оплату, тривалість відпустки, строк договору, умову про випробування та погоджені способи зв’язку. Так власник і працівник матимуть однакове розуміння умов, а в разі спору зможуть підтвердити їхній зміст.

2. Отримайте необхідні документи

Стаття 24 КЗпП передбачає подання паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, трудової книжки за її наявності або відомостей про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Документи про освіту, кваліфікацію, стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи потрібні у випадках, передбачених законодавством.

Визначайте пакет документів відповідно до конкретної роботи й статусу кандидата. За статтею 22 КЗпП відмова в прийнятті має спиратися на законні причини, пов’язані з кваліфікацією, професійними якостями або встановленими законом вимогами; на вимогу кандидата повідомте причину письмово. Стаття 184 забороняє відмовляти через вагітність або наявність дітей до трьох років, а одинокій матері — через наявність дитини до 14 років або дитини з інвалідністю. Для цих категорій письмове повідомлення про причину відмови є обов’язковим.

Якщо медичний висновок засвідчує, що запропонована робота людині протипоказана, укладати такий трудовий договір заборонено. Відсутність паперової трудової книжки сама по собі не дає підстав відмовляти всім кандидатам: закон прямо передбачає можливість подати відомості про трудову діяльність із реєстру. За статтею 25 КЗпП роботодавець не може вимагати документи, подання яких законодавство не передбачає.

Якщо людина вперше працевлаштовується й вимагає оформити трудову книжку, стаття 48 КЗпП зобов’язує роботодавця зробити це не пізніше п’яти днів після прийняття. На вимогу працівника роботодавець також уносить записи про роботу до книжки, яка зберігається у працівника.

Якщо приймаєте неповнолітнього, врахуйте статті 188–191 КЗпП. Загальний вік прийняття — 16 років; із 15 років потрібна згода одного з батьків або особи, яка його замінює. Із 14 років закон дозволяє визначеним статтею 188 здобувачам освіти виконувати лише легку роботу у вільний від навчання час, за такою самою згодою, без шкоди здоров’ю та навчанню. До прийняття особа віком до 18 років має пройти попередній медичний огляд, надалі до досягнення 21 року — щорічні огляди. Роботодавець веде спеціальний облік неповнолітніх із датами народження та не доручає їм заборонених важких або небезпечних робіт.

3. Видайте наказ і повідомте податкову

Погоджена форма договору не скасовує вимоги статті 24 КЗпП: до допуску до роботи трудовий договір має бути оформлений наказом чи розпорядженням роботодавця, а податкова — повідомлена про прийняття працівника.

За постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 повідомлення за формою додатка 1 подають до територіального органу податкової за місцем обліку роботодавця як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Загальний спосіб — електронне подання з електронним підписом відповідальної особи, що базується на кваліфікованому сертифікаті. За відсутності технічної можливості електронного подання повідомлення подають на папері разом із копією в електронній формі.

Постанова також передбачає автоматичне передавання відповідної інформації, коли трудові відносини оформлюють електронно через Єдину інформаційно-аналітичну систему «Обрій». Для звичайного подання роботодавцем повідомлення має передувати початку роботи.

Практична послідовність: погодьте дату виходу, видайте наказ, подайте повідомлення, перевірте підтвердження його прийняття і лише після цього допускайте людину до зміни. Зберігайте наказ, подане повідомлення та електронні квитанції разом: вони підтверджують різні етапи оформлення.

4. Ознайомте працівника з роботою та проведіть інструктаж

До початку роботи стаття 29 КЗпП зобов’язує роботодавця поінформувати працівника про місце роботи, трудову функцію, дату початку, робоче місце, права й обов’язки, режим роботи та відпочинку, оплату, відпустку й процедуру припинення договору. Працівник також має пройти інструктаж з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Для магазину доцільно окремо пояснити порядок приймання товару, роботи з обладнанням, відкриття й закриття зміни та дій у небезпечній ситуації. Інформацію про неусунуті небезпечні й шкідливі виробничі фактори, можливі наслідки та належні пільги й компенсації доводять під підпис. Стаття 153 КЗпП покладає забезпечення безпечних умов праці на роботодавця та забороняє вимагати роботи, що становить явну небезпеку для життя працівника.

За статтею 169 КЗпП роботодавець власним коштом організовує попередні та періодичні медичні огляди працівників на визначених законом важких, шкідливих, небезпечних роботах або роботах, які потребують професійного добору, а також щорічні обов’язкові огляди всіх працівників до 21 року. Отже, щорічний огляд потрібен і працівнику, якого вперше прийняли вже після досягнення 18 років. За статтею 123 на час обов’язкового обстеження за працівником зберігають середній заробіток.

Якщо вагітній працівниці за медичним висновком потрібні нижчі норми роботи або легша робота без несприятливих виробничих факторів, роботодавець забезпечує це зі збереженням середнього заробітку за попередньою роботою за статтею 178 КЗпП. До надання відповідної роботи її увільняють від роботи зі збереженням середнього заробітку коштом роботодавця. Жінку з дитиною до трьох років, яка не може виконувати попередню роботу, переводять на іншу зі збереженням попереднього середнього заробітку до досягнення дитиною трьох років. Якщо заробіток на новій роботі вищий, виплачують фактичний заробіток.

Жінці з дитиною до півтора року стаття 183 КЗпП гарантує додаткові перерви для годування не рідше ніж через три години, щонайменше по 30 хвилин; за наявності двох і більше грудних дітей — щонайменше по годині. Роботодавець включає ці перерви в робочий час і оплачує за середнім заробітком.

Безстроковий договір, строковий договір і випробування

Коли можна визначити строк роботи

Стаття 23 КЗпП передбачає безстроковий договір, договір на погоджений строк і договір на час виконання певної роботи. Строковість має спиратися на характер роботи, умови її виконання, інтереси працівника або іншу законодавчу підставу.

Додатково стаття 2 Закону № 2136-IX дозволяє укладати з новими працівниками строкові договори для оперативного залучення людей і подолання кадрового дефіциту під час воєнного стану, зокрема для заміщення тимчасово відсутніх працівників. Причиною відсутності можуть бути евакуація, відпустка, простій, тимчасова непрацездатність або тимчасово невідоме місцезнаходження.

Практична рекомендація. У договорі й наказі зафіксуйте причину строковості та зрозумілу умову закінчення роботи. Якщо наймаєте касира замість працівниці у відпустці для догляду за дитиною, пов’яжіть строк із її відсутністю. Якщо залучаєте продавця через воєнний кадровий дефіцит, опишіть відповідну обставину й погоджений строк. Наявність воєнного стану не переводить уже укладені безстрокові договори у строкові автоматично.

Працівників зі строковими договорами роботодавець зобов’язаний інформувати про відповідні їхній кваліфікації вакансії, які передбачають безстрокову роботу, та забезпечувати рівні можливості для укладення такого договору.

Як установити й завершити випробування

За загальним правилом статті 26 КЗпП низці категорій працівників випробування не встановлюють. Серед них — неповнолітні, вагітні жінки, внутрішньо переміщені особи та особи, з якими укладають строковий договір до 12 місяців. Проте під час воєнного стану частина друга статті 2 Закону № 2136-IX дозволяє погоджувати випробування для будь-якої категорії працівників. Це право сторін, а не обов’язковий етап найму.

Умову про випробування потрібно погодити з працівником і зазначити в наказі про прийняття. Для звичайного магазину діють строки статті 27 КЗпП: загалом до трьох місяців, для робітників — до одного місяця. До шести місяців випробування можливе лише в окремих випадках за погодженням із відповідним виборним органом первинної профспілкової організації. Дні фактичної відсутності працівника до строку випробування не зараховують.

Спеціальний строк до 45 календарних днів із частини третьої статті 2 Закону № 2136-IX стосується визначених цією нормою критично важливих підприємств у сфері оборонно-промислового комплексу та військовозобов’язаних працівників. Застосовувати його до звичайного магазину без відповідних умов не можна.

До початку випробування доцільно визначити конкретні завдання: наприклад, правильність оформлення продажів, приймання товару й дотримання робочих процедур. Якщо роботодавець установив невідповідність роботі, стаття 28 КЗпП дозволяє звільнити працівника протягом випробування з письмовим попередженням за три дні. У наказі зазначають пункт 11 частини першої статті 40 КЗпП. Рішення потребує доказів невідповідності та дотримання спеціальних гарантій від звільнення, зокрема для вагітних і неповнолітніх. Дозвіл установити їм випробування цих гарантій не скасовує. Якщо строк минув, а людина продовжує працювати, вона вважається такою, що витримала випробування.

Як приймати внутрішньо переміщених осіб і людей, які вже мають роботу

Внутрішньо переміщена особа (ВПО) проходить звичайне оформлення трудових відносин і має відповідні трудові права. Для роботодавця практично важливо отримати актуальні контакти, документи за статтею 24 КЗпП та погодити реальний графік роботи. Статус ВПО не замінює наказ про прийняття й повідомлення податковій.

Стаття 21 КЗпП дозволяє працювати одночасно в кількох роботодавців, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін. Тому наявність іншої роботи сама по собі не забороняє прийняття до магазину. З’ясуйте, як працівник виконуватиме обидві роботи, і погодьте відповідне оформлення та графік.

За статтею 102-1 КЗпП робота за окремим трудовим договором у вільний від основної роботи час є сумісництвом; її оплачують за фактично виконану роботу. Неповний робочий час визначає тривалість зайнятості, тому ці поняття не слід ототожнювати. Практично попросіть кандидата описати доступні години й погодьте зміни, які він справді зможе відпрацьовувати.

За статтею 56 КЗпП неповний день або тиждень можна погодити під час прийняття чи згодом; оплату визначають пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку. На прохання вагітної жінки, жінки з дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю, а також жінки, яка доглядає хворого члена сім’ї за медичним висновком, роботодавець зобов’язаний установити такий режим. Стаття 186-1 поширює відповідні гарантії на визначених нею батьків та осіб, які виховують дітей, а стаття 172 передбачає встановлення неповного часу на прохання особи з інвалідністю у передбачених законом випадках. Неповний час не скорочує тривалості щорічної відпустки.

Що врахувати щодо військово-облікових документів і мобілізації

Розрізняйте обов’язки юридичної особи та підприємця

Стаття 24 КЗпП вимагає відповідний військово-обліковий документ у передбачених законодавством випадках. Перевірку такого документа включайте до оформлення саме тих кандидатів, яких стосується вимога. Спеціальний дозвіл приймати окремих військовозобов’язаних із відсутніми або неналежно оформленими документами на період випробування, передбачений частиною третьою статті 2 Закону № 2136-IX, не є загальним дозволом для роздрібних роботодавців.

Якщо працівників наймає юридична особа, її керівник організовує персональний військовий облік громадян України з числа призовників, військовозобов’язаних та резервістів за Порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487. Пункти 1, 8 і 16 покладають ці обов’язки на підприємства, установи та організації й їхніх керівників. ФОП не включені до цього переліку, тому саме цей Порядок не покладає на підприємця обов’язку вести персональний військовий облік працівників і надсилати передбачені ним повідомлення про прийняття та звільнення. Водночас вимога статті 24 КЗпП щодо документів під час укладення трудового договору поширюється і на підприємця.

Керівник юридичної особи покладає ведення військового обліку на працівника служби персоналу, а за відсутності такої штатної одиниці — на особу, яка веде облік працівників. Якщо на військовому обліку менше 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів, пункт 10 Порядку № 1487 передбачає покладення цих обов’язків на особу служби персоналу з установленням доплати в розмірі до 50 відсотків посадового окладу. Тому, доручаючи таку роботу, оформіть також належну доплату. За пунктом 13 про призначення або звільнення чи увільнення керівника та інших осіб, відповідальних за організацію й ведення військового обліку, потрібно повідомити відповідний районний або міський територіальний центр комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) у семиденний строк із дати наказу за формою додатка 1.

Що має зробити юридична особа під час прийняття та звільнення

За пунктом 34 Порядку № 1487 під час прийняття відповідального кандидата перевіряють наявність військово-облікового документа в паперовій або електронній формі та відповідність його відомостей даним Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Для цього використовують електронний військово-обліковий документ, сформований через Державний вебпортал електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони або Портал Дія не раніше ніж за 72 години до дати прийняття. За наявності технічної можливості перевірку можна провести через електронний кабінет ведення персонального обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Для військовозобов’язаних і резервістів Служби безпеки України (СБУ) та розвідувальних органів передбачено виняток: відповідність відомостей паперового документа даним цього реєстру не перевіряють.

Звичайне підприємство приймає призовника, військовозобов’язаного або резервіста на роботу та на персональний військовий облік лише після взяття його на військовий облік у відповідному ТЦК та СП, органі СБУ або підрозділі розвідувального органу. Під час прийняття відповідальна особа ознайомлює працівника з правилами військового обліку під особистий підпис. За пунктом 19 ці правила також розміщують на видному місці в загальнодоступному приміщенні.

Для прийняття, звільнення та подальших змін діють окремі строки:

• У п’ятиденний строк після прийняття або звільнення внесіть відповідну інформацію до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку за пунктами 41–42.
• У семиденний строк із дня видання наказу про прийняття або звільнення подайте повідомлення про зміну облікових даних до відповідного ТЦК та СП, органу СБУ або підрозділу розвідувального органу за додатком 4. За наявності технічної можливості пункт 34 дозволяє електронне подання через Портал Дія за правилами додатка 28-1 або через кабінет персонального обліку; повторне подання на папері не потрібне. Правила додатка 28-1 не поширюються на військовозобов’язаних та резервістів СБУ й розвідувальних органів, тому повідомлення щодо них не подавайте через Портал Дія за цією процедурою. Якщо трудові відносини оформлено електронно через систему «Обрій», пункт 34 передбачає автоматичне формування й передавання повідомлень.
• У п’ятиденний строк із дня подання підтвердних документів внесіть до списків передбачені пунктом 34 зміни, зокрема щодо імені, паспортних реквізитів, адреси, місця роботи й посади. Повідомлення про такі зміни надсилайте щомісяця до 5 числа через кабінет персонального обліку, а за відсутності технічної можливості — на папері.

Не рідше одного разу на рік юридична особа звіряє списки з військово-обліковими документами працівників і окремо — з обліковими відомостями відповідних органів за пунктами 34, 45–46. Для ТЦК та СП іншої адміністративно-територіальної одиниці звіряння проводять у погоджений строк, але не пізніше 1 грудня. Виявлені зміни вносять у п’ятиденний строк після звіряння, а повідомлення про них за наявності змін надсилають щомісяця до 5 числа. Щороку до 25 січня списки й відомість станом на 1 січня підписують керівник і відповідальна особа та реєструють у службі діловодства за пунктом 40. Пункт 72 також передбачає щорічний наказ до 1 лютого про стан військового обліку за минулий рік і завдання на наступний.

За пунктом 37 Порядку № 1487 юридична особа зберігає списки персонального військового обліку разом із копіями паперових або електронних військово-облікових документів, зокрема роздрукованих. Після звільнення працівника або увільнення його від роботи через призов чи прийняття на військову службу відповідні відомості зберігають у списках до кінця поточного року та відображають у відомості оперативного обліку за пунктом 44. Працівник, з яким призупинено дію трудового договору, залишається у списках персонального військового обліку.

Якщо юридична особа отримала розпорядження про оповіщення працівника щодо виклику, керівник виконує пункт 47: видає наказ, повідомляє працівника під особистий підпис, а у визначених цим пунктом випадках дистанційної роботи, хвороби, відпустки чи відрядження — рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення. Копію наказу й докази оповіщення надсилають відповідному органу у триденний строк; за наявності повістки її вручають працівнику та контролюють результати оповіщення і прибуття.

Як оформити увільнення працівника на військову службу

Якщо вже прийнятого працівника направлено, призвано або прийнято на військову службу за обставин, охоплених частиною третьою статті 119 КЗпП, за ним зберігаються місце роботи й посада, зокрема у ФОП. Ця норма передбачає виплату грошового забезпечення за рахунок державного бюджету та не встановлює загального обов’язку роботодавця зберігати середню зарплату за час такої служби. Отримавши підтвердні документи, оформіть увільнення від роботи; для заміщення працівника можна використати належно обґрунтований строковий договір.

За частиною третьою статті 119 КЗпП місце роботи й посада зберігаються до закінчення особливого періоду або до дня фактичного звільнення зі служби. Якщо працівник під час служби отримав поранення чи інше ушкодження здоров’я та перебуває на лікуванні в медичному закладі, потрапив у полон або визнаний безвісно відсутнім, частина п’ята статті 119 продовжує збереження місця роботи й посади. Після звільнення зі служби та завершення лікування, повернення з полону або появи працівника гарантії діють до дня, наступного за днем його взяття на військовий облік.

Для лікування ця норма не встановлює граничної тривалості. Якщо суд оголосив працівника померлим, гарантії діють до дня такого оголошення. Гарантії частин другої і третьої не поширюються на осіб, щодо яких набрав законної сили обвинувальний вирок за військове кримінальне правопорушення, вчинене під час особливого періоду.

Окремо врахуйте право призваного або прийнятого на військову службу працівника отримати компенсацію за невикористані щорічні відпустки та належну додаткову відпустку працівникам із дітьми без звільнення з роботи. За статтею 83 КЗпП відповідну заяву потрібно подати не пізніше останнього дня місяця увільнення.

Як скласти графік роботи магазину

За статтею 50 КЗпП нормальна тривалість робочого часу становить не більше 40 годин на тиждень. Стаття 6 Закону № 2136-IX дозволяє збільшення до 60 годин лише для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури. Сам факт торгівлі товарами повсякденного попиту не дає власнику магазину підстав автоматично застосовувати цю норму.

Для працівників критичної інфраструктури зі скороченою за законом тривалістю робочого часу спеціальна межа становить 40 годин. Якщо норму законно збільшено за частинами першою або другою статті 6, оплату збільшують пропорційно. Збільшення робочого часу за цими частинами та скорочення щотижневого відпочинку до 24 годин не застосовують до неповнолітніх.

Для працівників віком від 16 до 18 років стаття 51 КЗпП установлює 36 годин на тиждень, від 15 до 16 років, а також для учнів віком від 14 до 15 років під час канікул — 24 години. Для учнів, які працюють протягом навчального року у вільний від навчання час, діє не більше половини відповідної вікової норми. За статтею 194 скорочений час неповнолітнього загалом оплачують як повний час працівника відповідної категорії; для здобувачів загальної середньої або професійної освіти, які працюють у вільний від навчання час, оплата пропорційна часу або залежить від виробітку.

Умовний приклад планування. Магазин відкритий довше, ніж може працювати один продавець у межах своєї норми. Власнику доцільно розподілити години між працівниками, передбачити підміну на перерви та вести облік кожної зміни. Тривалість роботи магазину й тривалість роботи конкретної людини потрібно планувати окремо.

Під час воєнного стану роботодавець визначає п’ятиденний або шестиденний робочий тиждень, час початку й закінчення змін. За звичайного шестиденного тижня стаття 52 КЗпП обмежує щоденну роботу сімома годинами при тижневій нормі 40 годин, шістьма — при нормі 36 годин і чотирма — при нормі 24 години. Щотижневий безперервний відпочинок може бути скорочено до 24 годин. Для неповнолітніх це скорочення не діє: за статтею 70 КЗпП їм потрібно забезпечити щонайменше 42 години безперервного відпочинку щотижня. Не застосовуються й окремі звичайні правила про скорочення передсвяткового дня та святкові й неробочі дні, перелічені в частині шостій статті 6 Закону № 2136-IX. Відобразіть фактичні робочі та вихідні дні в графіку.

Складаючи змінний графік, дотримуйтеся статей 59 і 66 КЗпП. Перерва між змінами має бути не меншою за подвійну тривалість роботи в попередній зміні, включно з обідньою перервою; дві зміни підряд заборонені. Перерву для харчування тривалістю до двох годин зазвичай надають через чотири години після початку роботи й не включають у робочий час. Якщо через умови роботи встановити таку перерву неможливо, роботодавець забезпечує можливість приймання їжі протягом робочого часу в порядку, передбаченому статтею 66.

Якщо умови роботи не дозволяють дотримуватися щоденної або щотижневої тривалості, стаття 61 КЗпП дозволяє підсумований облік робочого часу за погодженням із профспілковим органом. Роботодавець установлює обліковий період і планує роботу в межах належної працівнику норми годин за цей період.

Надурочну роботу потрібно обліковувати й оплачувати за статтею 106 КЗпП. За погодинної системи це подвійна годинна ставка; за підсумованого обліку надурочні години визначають понад установлену тривалість роботи за обліковий період. Замінювати таку оплату відгулом стаття 106 не дозволяє. Воєнне незастосування граничної кількості надурочних годин із частини першої статті 65 не скасовує інших умов їх застосування. Роботодавець може застосовувати надурочну роботу лише за винятковими підставами статті 62 та з дотриманням заборон статті 63. Якщо первинна профспілкова організація створена, стаття 62 вимагає попередньо поінформувати її виборний орган або профспілкового представника. Для робіт, передбачених пунктами 1 і 2 частини третьої статті 62, повідомлення допускається протягом наступного робочого дня. Окремо стаття 64 передбачає отримання дозволу профспілкового органу на надурочні роботи.

За статтею 63 КЗпП до надурочних робіт заборонено залучати вагітних жінок, жінок із дітьми до трьох років, неповнолітніх та визначених цією статтею працівників, які навчаються, у дні занять. Жінок із дітьми від трьох до 14 років або дитиною з інвалідністю залучають лише за їхньою згодою. Для осіб з інвалідністю потрібна згода та відсутність суперечності медичним рекомендаціям. Відповідні сімейні гарантії застосовують також з урахуванням статті 186-1.

Для нічних змін ураховуйте статтю 8 Закону № 2136-IX: без згоди не залучають вагітних жінок, жінок із дитиною до одного року та осіб з інвалідністю, яким така робота протипоказана за медичними рекомендаціями. Водночас згода особи з інвалідністю не усуває медичних протипоказань: статті 55 і 172 КЗпП вимагають ураховувати медичні рекомендації. За статтею 192 неповнолітніх заборонено залучати до нічної, надурочної роботи та роботи у вихідні дні.

Нічним є час із 22:00 до 06:00. За статтею 108 КЗпП роботодавець оплачує кожну нічну годину з доплатою щонайменше 20 відсотків годинної тарифної ставки або окладу в розрахунку на годину. Якщо застосовна угода або колективний договір установлює більшу доплату, потрібно застосувати її. Якщо працівник працює у свій вихідний за графіком, стаття 72 передбачає за згодою сторін інший день відпочинку або подвійну оплату за правилами статті 107. Воєнне незастосування статті 71 не скасовує цієї компенсації. Водночас стаття 176 КЗпП забороняє залучати вагітних жінок і жінок із дітьми до трьох років до роботи в їхні вихідні дні та направляти їх у відрядження. Згода працівниці цих заборон не скасовує. Відповідні гарантії поширюються також на осіб, визначених статтею 186-1.

Як змінити графік, оплату або роботу працівника

За статтею 32 КЗпП зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією самою посадою допускається у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці. До таких умов належать, зокрема, система й розмір оплати, режим роботи, установлення неповного часу та суміщення професій.

Під час воєнного стану стаття 3 Закону № 2136-IX вимагає повідомити працівника про зміну істотних умов праці й умов оплати не пізніше ніж до їх запровадження. Звичайний двомісячний строк для повідомлень за частиною третьою статті 32 і статтею 103 КЗпП не застосовується. Роботодавцю доцільно оформити організаційні причини, нові умови, дату початку та доказ повідомлення. Змінювати оплату заднім числом за вже виконану роботу на підставі цієї норми не можна.

Якщо попередні істотні умови праці неможливо зберегти, а працівник відмовляється працювати в нових умовах, частина четверта статті 32 КЗпП передбачає припинення договору за пунктом 6 частини першої статті 36. Зафіксуйте організаційні зміни, запропоновані умови, повідомлення працівника та його відмову. За статтею 44 виплатіть вихідну допомогу не менше середнього місячного заробітку. Двомісячний строк попередження про скорочення за статтею 49-2 до цієї підстави не належить.

Переведення на іншу роботу за загальним правилом потребує згоди. Воєнний виняток дозволяє переведення без згоди лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій чи інших обставин, які загрожують життю або нормальним життєвим умовам людей. Робота не повинна бути протипоказана за станом здоров’я, а оплата має бути не нижчою за середню зарплату на попередній роботі. Виняток не охоплює переведення в іншу місцевість на території активних бойових дій.

Тому потреба закрити звичайну вакансію комірника сама по собі не дозволяє примусово перевести продавця за цим воєнним правилом. Погодьте зміну роботи з працівником і оформіть її відповідно до змісту домовленості. Якщо погоджене переведення є постійним, а нова робота оплачується нижче, стаття 114 КЗпП зобов’язує зберігати попередній середній заробіток протягом двох тижнів із дня переведення. Якщо продавець поряд зі своєю роботою додатково виконує обов’язки відсутнього колеги, стаття 105 КЗпП передбачає доплату за таку роботу.

Як виплачувати зарплату й підтверджувати заборгованість

Стаття 115 КЗпП передбачає виплату зарплати не рідше двох разів на місяць, із проміжком не більше 16 календарних днів і не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який платять. Якщо день виплати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, виплату проводять напередодні. Сума за першу половину місяця має бути не меншою за оплату фактично відпрацьованого часу з розрахунку ставки або окладу.

Статті 94–95 КЗпП зберігають вимоги щодо оплати праці та мінімальної зарплати як державної гарантії, а також передбачають індексацію зарплати у встановленому законодавством порядку. Роботодавець має враховувати застосовні правила індексації під час нарахування зарплати. Якщо винагорода продавця складається зі ставки й премії за продажі, роботодавець має забезпечити встановлену законом мінімальну оплату за виконану місячну або годинну норму праці незалежно від обраної системи винагороди. За неповного робочого часу оплату визначають пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку відповідно до статті 56 КЗпП. Внутрішня формула премії не звільняє від цього обов’язку. За статтею 110 при кожній виплаті повідомляйте працівнику загальну суму з розшифруванням видів виплат, розміри й підстави утримань та суму до виплати.

За статтею 97 КЗпП підприємство визначає систему оплати, ставки, доплати та умови преміювання в колективному договорі з дотриманням законодавчих гарантій і застосовних угод. Якщо колективного договору немає, роботодавець погоджує ці питання з профспілковим органом, який представляє більшість працівників, а за його відсутності — з іншим уповноваженим органом працівників. Стаття 115 також вимагає належно встановити строки виплати та розмір оплати за першу половину місяця в колективному договорі або погодженому акті роботодавця.

Якщо діє колективний договір, воєнний стан не дозволяє роботодавцю одноосібно зупинити його положення. За статтею 11 Закону № 2136-IX зупинення положень, які регулюють охоплені цим Законом відносини, потребує взаємної згоди сторін колективного договору та дотримання передбаченого ним порядку.

За статтею 10 Закону № 2136-IX роботодавець повинен уживати всіх можливих заходів для своєчасної виплати. Звільнення від відповідальності за затримку можливе, якщо він доведе, що порушення спричинили бойові дії або інші обставини непереборної сили. Заборгованість із зарплати при цьому зберігається. Якщо своєчасна виплата неможлива саме внаслідок бойових дій, закон допускає відтермінування до відновлення діяльності підприємства.

Практична рекомендація. Зберігайте документи, які показують конкретну перешкоду, період її дії та вжиті заходи для виплати. Окремо ведіть облік нарахованих і виплачених сум по кожному працівнику. Загального посилання на воєнний стан недостатньо, щоб пояснити причину конкретної затримки.

Як вести облік роботи, відсутності та зв’язку з працівником

Стаття 7 Закону № 2136-IX дозволяє роботодавцям на територіях активних і можливих бойових дій самостійно визначати порядок кадрового діловодства та зберігання відповідних документів за умови достовірного обліку виконаної роботи й витрат на оплату праці. Це територіально обумовлена можливість; достовірність обліку залишається необхідною.

Сторони можуть погодити альтернативні способи створення, пересилання й зберігання кадрових документів та доступний спосіб електронної комунікації. Для магазину доцільно письмово зазначити конкретні адреси електронної пошти, номери телефонів, погоджений месенджер і спосіб підтвердження отримання документа. Зберігайте повідомлення разом із вкладеннями та даними про доставлення.

Обидві сторони повинні постійно забезпечувати можливість зв’язку, зокрема під час призупинення договору, та повідомляти про зміну контактних даних невідкладно, але не пізніше 10 календарних днів. Для роботодавця-підприємця або юридичної особи закон передбачає внесення змін до відомостей у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Працівник надсилає інформацію на зазначені в реєстрі адресу роботодавця або електронну пошту; за відсутності можливості скористатися поштою чи електронними засобами — текстовим повідомленням на офіційний номер телефону роботодавця.

Якщо сторона не оновила контакти, повідомлення за останніми відомими адресою, електронною поштою або номером телефону вважається належним виконанням обов’язку іншою стороною. Якщо за останніми відомими контактними даними немає поштового зв’язку та/або технічних засобів електронних комунікацій, частина четверта статті 7 передбачає, що законодавча вимога повідомляти цю сторону про виникнення або припинення трудових прав та обов’язків, зокрема про припинення договору, не застосовується. Зберігайте докази фактичної недоступності відповідних засобів зв’язку, щоб підтвердити підставу застосування цього винятку. Відсутність відповіді на доступному каналі сама по собі не доводить відсутності засобів зв’язку.

Якщо працівник не вийшов на зміну, дійте послідовно:

1. Зафіксуйте фактичну відсутність і час, коли працівник мав працювати.
2. Спробуйте зв’язатися погодженими каналами й збережіть результати.
3. Запитайте про причину та підтвердні документи, коли зв’язок стане можливим.
4. Визначте правовий режим відсутності за встановленими обставинами, після чого оформіть відповідні документи й оплату.

Стаття 5 Закону № 2136-IX забороняє звільняти за прогул працівника, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій і який відсутній на роботі. Такий час не оплачують і не зараховують до стажу для щорічної основної відпустки. Цю спеціальну гарантію потрібно перевірити до будь-якого рішення про звільнення за відсутність.

Як надавати оплачувані й неоплачувані відпустки

Перевірте тривалість щорічної основної відпустки

За статтею 6 Закону України «Про відпустки» № 504/96-ВР загальна мінімальна тривалість щорічної основної відпустки становить 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, який відлічують від дня укладення договору. Для окремих працівників діють збільшені мінімальні гарантії.

Частина перша статті 12 Закону № 2136-IX дозволяє роботодавцю обмежити надання щорічної основної відпустки 24 календарними днями за поточний робочий рік. Якщо працівнику належить більше днів, невикористаний залишок переносять на період після припинення або скасування воєнного стану; під час воєнного стану роботодавець може вирішити надати цей залишок без збереження зарплати. Проте для неповнолітніх та осіб з інвалідністю роботодавець повинен забезпечити встановлену законом збільшену мінімальну оплачувану відпустку з урахуванням наведеного нижче рішення Конституційного Суду України.

Рішенням Конституційного Суду України від 19.05.2026 № 3-р/2026 визнано неконституційним припис, який не забезпечував цим працівникам оплачуваної щорічної основної відпустки мінімальної тривалості понад 24 дні. Відповідний припис у визнаній неконституційною частині втратив чинність із дня ухвалення рішення. Тому неповнолітньому слід забезпечити 31 оплачуваний календарний день, працівнику з інвалідністю I–II груп — 30, III групи — 26 за належний робочий рік. Переводити захищену частину такої відпустки в неоплачувану не можна.

Цим самим рішенням утратив чинність припис про продовження дії визначених обмежень щодо неоплачуваних відпусток після припинення або скасування воєнного стану до фактичного використання перенесених днів. Отже, роботодавець не може обґрунтовувати ним неоплату таких днів після завершення воєнного стану.

Перевірте право на додаткову та навчальну відпустку

Крім основної відпустки, працівник може мати право на щорічну додаткову відпустку. Статті 7–8 Закону «Про відпустки» передбачають її за відповідні шкідливі й важкі умови або особливий характер праці; для ненормованого робочого дня — до семи календарних днів за переліком посад, робіт і професій у колективному договорі чи угоді. Визначте законну підставу, належну тривалість і фактичний час роботи у відповідних умовах. Саме встановлення ненормованого дня не дозволяє регулярно планувати роботу понад норму.

Якщо працівник поєднує роботу з навчанням, перевірте право на додаткову відпустку за статтями 211, 213 і 216 КЗпП. Її тривалість залежить від виду освіти, форми й етапу навчання та мети відпустки. Зокрема, стаття 213 передбачає 35 календарних днів протягом навчального року для підготовки, складання іспитів та оцінювання результатів навчання працівників, які здобувають професійну чи фахову передвищу освіту. За статтею 217 середню зарплату за навчальну відпустку зберігають за основним місцем роботи. Для оформлення отримайте заяву та документ закладу освіти, який підтверджує підставу й період відпустки.

Стаття 16-2 Закону «Про відпустки» та стаття 77-2 КЗпП передбачають окрему додаткову оплачувану відпустку на 14 календарних днів на рік, зокрема для учасників бойових дій та осіб з інвалідністю внаслідок війни. Перевірте документ про статус і належність працівника до визначеної законом категорії. До надання й оплати цих додаткових відпусток застосовуйте також наведені нижче спеціальні правила статті 12 Закону № 2136-IX.

Оформіть соціальні відпустки за відповідною підставою

За статтями 17 і 20 Закону «Про відпустки» відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами надають на підставі медичного висновку: загалом 126 календарних днів, а при народженні двох і більше дітей або ускладнених пологах — 140. За бажанням жінки й за відсутності медичних протипоказань невикористану допологову частину можна перенести після пологів у межах загальної тривалості. Допомогу за цей період фінансують із коштів державного соціального страхування.

Відпустку для догляду за дитиною до трьох років роботодавець оформлює наказом за заявою матері або батька; скористатися нею можуть також визначені статтею 18 родичі й інші особи, які фактично доглядають за дитиною. Для баби, діда та інших родичів, які фактично доглядають за дитиною, стаття 20 вимагає довідку з місця роботи, навчання або служби одного з батьків про його вихід на роботу до закінчення цієї відпустки.

Цю вимогу про довідку не застосовують до осіб, які усиновили дитину або взяли її під опіку, прийомних батьків і батьків-вихователів. Якщо дитина перебуває на державному утриманні, ця відпустка не надається, крім установлених законом випадків для прийомних сімей і дитячих будинків сімейного типу. Про дострокове завершення такої відпустки працівник має повідомити роботодавця щонайменше за 10 календарних днів за статтею 179 КЗпП.

За статтею 18-1 Закону «Про відпустки» особі, яка усиновила дитину з числа дітей-сиріт або дітей, позбавлених батьківського піклування, належить одноразова оплачувана відпустка на 56 календарних днів, а при усиновленні двох і більше дітей — на 70. Під час воєнного стану дні, які зазвичай є святковими й неробочими за статтею 73 КЗпП, входять до цієї тривалості, оскільки стаття 6 Закону № 2136-IX тимчасово виключає застосування статті 73. Заяву потрібно подати не пізніше трьох місяців після набрання законної сили рішенням суду. Якщо усиновлювачі — подружжя, відпустку надають одному з них за їхнім вибором.

Стаття 19 передбачає додаткову оплачувану відпустку на 10 календарних днів щороку, а за кількома підставами — загалом до 17 днів. Право мають, зокрема, один із батьків двох або більше дітей до 15 років, дитини з інвалідністю або усиновленої дитини, одинока мати та інші прямо визначені цією статтею особи. Отримайте документи про відповідну підставу та з’ясуйте, чи належить право саме цьому працівнику. Під час воєнного стану святкові й неробочі дні входять до тривалості цієї відпустки. Її оплату й перенесення застосовуйте з урахуванням описаних нижче правил статті 12 Закону № 2136-IX.

За статтею 19-1 одному з визначених нею працівників належить одноразова відпустка при народженні дитини тривалістю до 14 календарних днів, яку надають не пізніше трьох місяців після народження. Під час воєнного стану дні, які зазвичай є святковими й неробочими за статтею 73 КЗпП, входять до цієї тривалості через тимчасове незастосування статті 73. Зокрема, право має чоловік матері або батько, який не перебуває з нею в зареєстрованому шлюбі, за встановлених законом умов спільного проживання та сімейних відносин. Для визначеного законом родича, який доглядає за дитиною одинокої матері або одинокого батька, потрібна заява такого з батьків. Працівник подає письмову заяву, а копію документа про народження — протягом 30 календарних днів від початку відпустки. Урахуйте застосовні воєнні правила її оплати.

Оформіть графік, наказ та оплату

Стаття 10 Закону «Про відпустки» передбачає затвердження графіка за погодженням із профспілковим або іншим уповноваженим представницьким органом працівників, доведення графіка до відома працівників, погодження конкретного періоду й письмове повідомлення про початок відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну. Роботодавець також веде облік наданих відпусток. Практично оформіть наказ із видом відпустки, датами, тривалістю та робочим роком, за який її надаєте.

Складаючи графік, урахуйте право визначених статтею 10 працівників на щорічну відпустку у зручний для них час. Зокрема, це неповнолітні, особи з інвалідністю, жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, жінки з двома чи більше дітьми віком до 15 років або дитиною з інвалідністю, одинокі батьки й матері, які виховують дитину без другого з батьків, та дружини або чоловіки військовослужбовців. Перевірте й інші підстави цієї статті: звичайний порядок погодження дат не скасовує відповідних гарантій.

У перший рік право на щорічні відпустки повної тривалості за загальним правилом настає після шести місяців безперервної роботи; до цього тривалість визначають пропорційно відпрацьованому часу. Частина сьома статті 10 передбачає надання повної тривалості раніше за бажанням неповнолітніх, осіб з інвалідністю, жінок перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, жінок із двома чи більше дітьми до 15 років або дитиною з інвалідністю, чоловіків, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, та сумісників одночасно з відпусткою за основною роботою.

Таке право мають також визначені цією нормою колишні військовослужбовці й особи після альтернативної служби, прийняті на роботу протягом трьох місяців після звільнення зі служби без урахування переїзду; працівники, які успішно навчаються й приєднують відпустку до передбачених навчальною програмою заходів; працівники з путівкою на відповідне лікування; батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу. Перевірте також додаткові підстави, установлені законодавством або договором. За статтею 20 роботодавець зобов’язаний за заявою жінки приєднати щорічну відпустку до відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами незалежно від тривалості роботи в поточному робочому році.

Для невеликого магазину доцільно погодити підміну завчасно. Якщо працівник просить поділити щорічну відпустку, одна безперервна частина має становити не менше 14 календарних днів. Під час воєнного стану святкові й неробочі дні враховують у тривалості щорічної відпустки, оскільки правило про їх виключення тимчасово не застосовується. Відпускні виплачують до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором.

Стаття 12 Закону № 2136-IX дозволяє роботодавцю відмовити в наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Водночас, як пояснив Конституційний Суд України в підпункті 6.3 рішення № 3-р/2026, працівнику гарантовано оплачувану щорічну основну відпустку мінімальної тривалості за поточний робочий рік; для неповнолітніх та осіб з інвалідністю діють наведені вище збільшені мінімальні гарантії.

Щодо інших відпусток абзац третій частини першої статті 12 дозволяє надання без збереження зарплати або перенесення невикористаних днів. За підпунктом 6.4 рішення Суду це правило застосовують, якщо працівник уже використав 24 календарні дні щорічної основної відпустки. Воно не поширюється на відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до трьох років і у зв’язку з усиновленням та не дозволяє позбавляти неповнолітніх і працівників з інвалідністю їхньої мінімальної оплачуваної щорічної основної відпустки.

Право відмовити майже в усіх видах відпусток за частиною другою статті 12 пов’язане із залученням працівника до робіт на об’єктах критичної інфраструктури, виробництва товарів оборонного призначення або виконання мобілізаційного завдання. Навіть у цих випадках винятками є відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами й для догляду за дитиною до трьох років. Звичайний дефіцит продавців не є самостійною підставою для застосування цієї спеціальної норми.

Що робити, якщо працівник захворів під час відпустки

За статтею 78 КЗпП дні належно підтвердженої тимчасової непрацездатності самого працівника не включають до щорічної відпустки. Стаття 80 КЗпП і стаття 11 Закону «Про відпустки» зобов’язують продовжити таку відпустку або перенести її невикористану частину. Отримайте підтвердження непрацездатності, визначте кількість днів збігу та оформіть продовження або погоджені нові дати наказом. За статтею 80 КЗпП і статтею 11 Закону «Про відпустки» щорічну відпустку також переносять або продовжують, якщо працівник у цей час виконує державні чи громадські обов’язки зі звільненням від роботи та збереженням зарплати, починає відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами або має навчальну відпустку, що збігається зі щорічною.

Окрема підстава — встановлений у передбаченому законом порядку факт позбавлення працівника особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України. Стаття 20 Закону «Про відпустки» передбачає відповідне перенесення або продовження й для додаткової відпустки працівникам із дітьми.

Для відпустки без збереження зарплати ці норми не встановлюють продовження через хворобу. Тому сама непрацездатність не змінює погодженої дати її завершення. Якщо працівник просить інший період неоплачуваної відпустки, оформіть його за відповідною законною підставою.

Щорічну відпустку також переносять на вимогу працівника, якщо роботодавець несвоєчасно повідомив про її початок або порушив належний строк виплати відпускних. За ініціативою роботодавця перенесення за статтею 11 Закону «Про відпустки» допускається як виняток, коли відпустка в погоджений період може порушити нормальну роботу підприємства. Потрібні письмова згода працівника та погодження з профспілковим або іншим уповноваженим органом працівників; щонайменше 24 календарні дні працівник має використати в поточному робочому році. Для неповнолітніх та осіб з інвалідністю забезпечте також установлені для них збільшені мінімальні гарантії. Відкликати з щорічної відпустки за статтею 12 цього Закону можна лише за згодою працівника та з передбачених законом причин, зокрема для відвернення аварії, нещасних випадків, простою або псування майна.

Розрізняйте підстави неоплачуваної відпустки

• За сімейними обставинами та з інших причин: стаття 26 Закону «Про відпустки» дозволяє погодити до 30 календарних днів на рік.
• За воєнною спеціальною нормою: частина третя статті 12 Закону № 2136-IX дозволяє роботодавцю на прохання працівника надати неоплачувану відпустку без зазначеного обмеження. Працівник і роботодавець погоджують її надання.
• За обставин, визначених частиною третьою статті 26 Закону «Про відпустки»: зокрема за загрози збройної агресії або надзвичайної ситуації роботодавець може на прохання працівника погодити неоплачувану відпустку без загального річного обмеження; тривалість визначають угодою сторін.
• Для працівника, який виїхав за межі України або набув статусу ВПО: частина четверта статті 12 Закону № 2136-IX зобов’язує надати відпустку за його заявою на визначену ним тривалість, але не більше 90 календарних днів.

• За спеціальним статусом або обставинами: стаття 25 Закону «Про відпустки» передбачає обов’язкові неоплачувані відпустки за бажанням працівника. Зокрема, пенсіонерам за віком та особам з інвалідністю III групи належить до 30 календарних днів щорічно, особам з інвалідністю I–II груп — до 60, у разі одруження — до 10. За цією ж статтею роботодавець надає, зокрема, до 14 календарних днів щороку матері або батьку, який виховує дітей без матері, за наявності двох і більше дітей до 15 років або дитини з інвалідністю; до 14 днів чоловікові, дружина якого перебуває в післяпологовій відпустці; до 7 днів у разі смерті визначених законом найближчих рідних або до 3 днів у разі смерті інших рідних, без урахування часу на проїзд до місця поховання й назад.

  Для догляду за хворим рідним, який потребує постійного стороннього догляду, відпустку надають за медичним висновком на визначений ним строк, але не більше 30 календарних днів. Для домашнього догляду за дитиною діють строки за медичним висновком до досягнення нею шести років, а за прямо перелічених у пункті 3 захворювань і станів — до 16 або 18 років. Суміснику належить неоплачувана відпустка до завершення відпустки за основною роботою.

  Працівнику, який приступив до роботи після звільнення з військової служби саме у зв’язку із закінченням особливого періоду або оголошенням демобілізації, належить до 60 календарних днів. Стаття 25 також зобов’язує надати працівнику, допущеному до вступних іспитів у заклад вищої освіти, 15 календарних днів без урахування часу на проїзд до закладу й назад. Для супроводження дитини до 18 років, яка вступає до закладу освіти в іншій місцевості, належать 12 календарних днів без урахування проїзду; для кожної дитини таку відпустку надають окремо.

  Працівнику, який отримав компенсацію за невикористані щорічні відпустки на попередній роботі, належить до 24 календарних днів неоплачуваної відпустки в перший рік нової роботи до завершення шести місяців безперервної роботи. Для кожної заяви визначте конкретний пункт статті 25, підтвердні документи та застосовні воєнні обмеження.

Для 90-денної відпустки отримайте заяву з датами й підставою та підтвердження відповідної обставини, оформіть наказ і ведіть облік використаних днів. Закон не визначає ці 90 днів як щорічний ліміт. Час такої відпустки, а також воєнної неоплачуваної відпустки за частиною третьою статті 12 не зараховують до стажу для щорічної основної відпустки. Так само стаття 26 Закону «Про відпустки» виключає зі стажу відпустки за її частинами першою і третьою.

Обчислюючи дні щорічної основної відпустки, окремо визначте періоди, які входять до відпускного стажу за статтею 9 Закону «Про відпустки» та статтею 82 КЗпП. До нього входить фактична робота, зокрема на умовах неповного часу, а також визначені законом періоди збереження зарплати чи отримання допомоги із соціального страхування. Відпустка для догляду за дитиною до трьох років і неоплачуваний домашній догляд за дитиною за відповідними законними підставами до цього стажу не входять. Не зараховуйте також період військової служби, для якого закон передбачає лише збереження місця й посади, та період призупинення договору без роботи й зарплати. Для більшості обов’язкових неоплачуваних відпусток за статтею 25 стаж зберігається, але для домашнього догляду за дитиною діють винятки, прямо визначені статтею 9.

Сам факт виїзду працівника або набуття статусу ВПО не дозволяє власнику магазину одноосібно відправити його в 90-денну неоплачувану відпустку. Відпустки за заявою або угодою сторін потребують волевиявлення працівника; роботодавець не може вимагати заяву, щоб перекласти на працівника витрати через відсутність роботи.

Коли оформлювати простій і коли можна призупинити трудовий договір

Якщо магазин тимчасово не працює через відсутність організаційних або технічних умов, оцініть підстави для простою за статтею 34 КЗпП. За статтею 113 простій не з вини працівника оплачують не нижче двох третин його тарифної ставки або окладу за відповідний час. Якщо виникла небезпечна виробнича ситуація не з вини працівника за умов, визначених цією статтею, зберігають середній заробіток. Практично зафіксуйте причину, початок і тривалість простою, працівників, порядок перебування на робочому місці та оплату.

За статтею 13 Закону № 2136-IX призупинення можливе, коли обставини збройної агресії проти України виключають можливість обох сторін виконувати обов’язки за договором: роботодавець не може забезпечити роботу, а працівник — виконувати її. Зменшення продажів або бажання тимчасово скоротити витрати саме по собі цієї умови не підтверджує.

Наприклад, у разі пошкодження магазину роботодавцю потрібно встановити й задокументувати не лише неможливість надати погоджену роботу, а й неможливість працівника її виконувати за конкретних обставин. Призупинення не може бути прихованим покаранням і не припиняє трудові відносини.

1. Зберіть докази. Зафіксуйте обставини, які унеможливлюють виконання обов’язків кожною стороною, та їхній зв’язок із підставою, визначеною законом.
2. Визначте тривалість. За ініціативою однієї сторони призупинення допускається сукупно не більше ніж на 90 календарних днів протягом воєнного стану з урахуванням його продовжень. Понад 90 днів — лише за згодою сторін і не довше ніж до припинення або скасування воєнного стану. Зміна наказу або новий наказ не починають цей сукупний строк заново.
3. Видайте наказ. Укажіть причини й неможливість обох сторін виконувати обов’язки, спосіб обміну інформацією, строк, кількість і категорії працівників, їхні прізвища, імена, по батькові за наявності та реєстраційні номери облікових карток платників податків. Для осіб, які законно відмовилися від такого номера й мають відповідну паспортну відмітку, зазначте серію та номер паспорта. Визначте умови відновлення договору.
4. Повідомте працівника. Використайте погоджені канали зв’язку та збережіть докази повідомлення. Обов’язок підтримувати актуальні контакти продовжує діяти.
5. Контролюйте завершення. Після закінчення законного строку дія договору відновлюється в повному обсязі. Якщо обов’язки виконувати далі неможливо, потрібне окреме рішення на передбаченій законом підставі.

Наказ із тривалістю понад односторонній законний ліміт утрачає чинність наступного дня після його закінчення, якщо сторони не домовилися про продовження. Якщо роботодавець достроково скасовує призупинення до завершення воєнного стану або до закінчення строку наказу, він має повідомити працівника про необхідність стати до роботи за 14 календарних днів до відновлення.

Під час і за період призупинення роботодавець не зобов’язаний виплачувати зарплату та передбачені статтею 13 гарантійні й компенсаційні виплати, крім сум, які належали працівнику на день призупинення. Ця норма охоплює також визначені нею виплати й дії щодо відпусток та тимчасової непрацездатності. Тому до видання наказу визначте й окремо зафіксуйте вже нараховану заборгованість.

Працівник або профспілка за його дорученням можуть оскаржити наказ до Державної служби України з питань праці чи її територіального органу. Орган вивчає наказ і підстави його видання та за погодженням із військовою адміністрацією може видати припис про скасування наказу або інше усунення порушення. Роботодавець має виконати припис протягом 14 календарних днів із дня отримання та може оскаржити його в суді протягом 10 календарних днів.

Як законно завершити трудові відносини

Воєнний стан сам по собі не є універсальною підставою звільнення. Визначте конкретну норму: угоду сторін, закінчення строку договору, звільнення за ініціативою працівника або належну підставу з ініціативи роботодавця. Підтвердьте причину документами й зазначте в наказі відповідні пункт, частину та статтю КЗпП.

Угода сторін, закінчення строку та заява працівника

За пунктом 1 частини першої статті 36 КЗпП сторони можуть погодити припинення договору та конкретну дату. Практично зафіксуйте взаємну згоду письмово. Заява працівника про звільнення за власним бажанням і угода сторін мають різні правові підстави, тому наказ має відповідати фактичній домовленості.

Для припинення строкового договору врахуйте пункт 2 частини першої статті 36 і статтю 39-1 КЗпП: якщо після закінчення строку трудові відносини фактично тривають і жодна сторона не вимагає їх припинення, договір продовжується на невизначений строк. Оформіть припинення у зв’язку з належно визначеним закінченням строку та врахуйте гарантії обов’язкового працевлаштування захищених працівників.

За безстрокового договору працівник за загальним правилом письмово попереджає про звільнення за власним бажанням за два тижні. Стаття 38 КЗпП зобов’язує роботодавця звільнити працівника у строк, про який він просить, якщо той не може продовжувати роботу з поважної причини, зокрема через переїзд, навчання, вагітність, догляд за дитиною або вихід на пенсію. Працівник також може визначити строк звільнення, якщо роботодавець порушує законодавство про працю, колективний або трудовий договір. Для дострокового розірвання строкового договору на вимогу працівника застосовують статтю 39: вона охоплює хворобу або інвалідність, які перешкоджають роботі, порушення роботодавця та випадки частини першої статті 38.

Якщо після закінчення двотижневого строку працівник продовжує працювати й не вимагає звільнення, роботодавець не може звільнити його за попередньою заявою, крім випадку, коли на його місце вже запрошено працівника, якому закон забороняє відмовляти в укладенні договору. Додатково стаття 4 Закону № 2136-IX дозволяє працівнику визначити строк у заяві, якщо в районі розташування підприємства ведуться бойові дії та існує загроза його життю і здоров’ю. Ця спеціальна норма має винятки для примусового залучення до суспільно корисних робіт і робіт на об’єктах критичної інфраструктури.

Як провести звичайне скорочення чисельності або штату

Якщо роботодавець скорочує кількість працівників або прибирає посади через зміни в організації роботи, підставою є пункт 1 частини першої статті 40 КЗпП. Для такого скорочення статті 40, 42 і 49-2 КЗпП передбачають таку послідовність:

1. Оформіть реальні зміни. Визначте, які посади або скільки робочих місць скорочуєте, причини та дату зміни чисельності чи штату. Практично збережіть рішення роботодавця й документи про організацію роботи до та після скорочення.
2. Визначте, кого можна вивільнити. Перевірте заборони звільнення та переважне право залишитися на роботі. Якщо з кількох порівнюваних працівників залишаєте частину, спочатку порівняйте кваліфікацію і продуктивність праці, а за їх рівності — передбачені законом переваги.
3. Персонально попередьте не пізніше ніж за два місяці. Збережіть доказ отримання повідомлення або застосування законного винятку щодо зв’язку. Воєнне скорочення строку повідомлення про зміну істотних умов праці не скорочує цей строк попередження про звільнення.
4. Одночасно запропонуйте іншу роботу в цього роботодавця. Укажіть наявні вакансії та їхні умови, щоб працівник міг прийняти рішення. До дня звільнення перевіряйте, чи з’явилася інша робота, яку працівник може виконувати, пропонуйте її працівнику та документуйте пропозиції й відповіді. Неможливість переведення за його згодою має зберігатися і на день звільнення. За частиною другою статті 40 звільнення допускається, якщо перевести працівника за його згодою неможливо.
5. Виконайте застосовні обов’язки щодо профспілки та масового вивільнення. Попередня згода на звільнення, повідомлення про масове вивільнення та консультації мають окремі умови, наведені нижче.
6. Після закінчення строку оформіть звільнення й розрахунок. Виплатіть зарплату, компенсацію невикористаних відпусток та вихідну допомогу не менше середнього місячного заробітку за статтею 44 КЗпП.

За статтею 42 КЗпП перевагу мають працівники з вищою кваліфікацією і продуктивністю. За рівних показників закон надає перевагу, зокрема, сімейним працівникам із двома чи більше утриманцями; тим, у чиїй сім’ї немає інших працівників із самостійним заробітком; працівникам із тривалим безперервним стажем у цього роботодавця; тим, хто навчається без відриву від роботи у визначених статтею закладах; учасникам бойових дій та іншим прямо названим у пункті 5 категоріям; авторам винаходів та інших визначених об’єктів; працівникам із трудовим каліцтвом або професійним захворюванням, отриманим у цього роботодавця; особам із числа депортованих з України протягом п’яти років після повернення; визначеним колишнім військовослужбовцям протягом двох років після звільнення зі служби; працівникам, яким залишилося менше трьох років до відповідного пенсійного віку; членам добровільних пожежно-рятувальних підрозділів зі стажем участі не менше року.

Інші законодавчі переваги також потрібно врахувати.

Практична рекомендація. Оформіть порівняння працівників письмово та долучіть документи про кваліфікацію, результати роботи й підтверджені переваги. Це допоможе пояснити, чому роботодавець залишив конкретного працівника на посаді. Соціальну перевагу за рівних показників не слід підміняти власним переліком критеріїв.

Частина четверта статті 49-2 передбачає окремий виняток із вимог її частин першої–третьої для змін, пов’язаних із виконанням заходів під час мобілізації, на особливий період. Щоб застосувати його, роботодавець має підтвердити саме такий зв’язок змін із відповідними заходами. Сам факт воєнного стану або зменшення виторгу його не підтверджує.

Як звільнити через знищення умов роботи внаслідок бойових дій

Пункт 6 частини першої статті 41 КЗпП застосовують, коли роботодавець не може забезпечити погоджену роботу через знищення або відсутність виробничих, організаційних і технічних умов, засобів виробництва чи майна внаслідок бойових дій. Потрібно підтвердити ці обставини та їхній зв’язок із неможливістю надати роботу конкретному працівнику. Звичайне скорочення продажів цієї підстави не утворює.

Для такого звільнення стаття 49-2 КЗпП встановлює окрему процедуру:

1. Підтвердьте підставу. Практично зберіть акти про пошкодження або знищення, відомості про стан приміщення й обладнання та документи, що пояснюють неможливість забезпечити роботу за договором.
2. З’ясуйте можливість переведення. Частина четверта статті 41 дозволяє звільнення лише тоді, коли неможливо перевести працівника за його згодою на іншу роботу. Запропонуйте наявну придатну роботу та зафіксуйте відповідь; якщо її немає, документуйте відсутність.
3. Персонально попередьте працівника не пізніше ніж за 10 календарних днів. Загальний двомісячний строк із частини першої статті 49-2 для цієї підстави не застосовується.
4. Поінформуйте наявні первинні профспілкові організації не пізніше ніж за 10 календарних днів до вивільнення. Надайте причини, кількість і категорії працівників та строки звільнення.
5. Якщо вивільнення є масовим, повідомте державну службу зайнятості за 10 календарних днів до звільнення та протягом п’яти календарних днів проведіть консультації з профспілками. Обговоріть можливості запобігти звільненням, зменшити їх кількість або пом’якшити наслідки.
6. Оформіть наказ і виплати. За статтею 44 вихідна допомога становить не менше середнього місячного заробітку. Зарплату й компенсацію невикористаних відпусток нарахуйте окремо.

Звільнення за цією підставою не усуває заборон щодо захищених працівників. Виняток зі звичайної процедури частин першої–третьої статті 49-2 також не скасовує прямо встановленої статтею 41 умови щодо неможливості переведення.

За статтею 42-1 КЗпП працівник, звільнений за пунктом 1 частини першої статті 40, крім повної ліквідації, або за пунктом 6 частини першої статті 41, протягом одного року має право на поворотне прийняття, якщо роботодавець знову наймає людей аналогічної кваліфікації. Переваги між такими кандидатами визначають за статтею 42 та колективним договором.

Коли потрібні повідомлення й консультації щодо масового вивільнення

Обов’язок повідомляти державну службу зайнятості за статтею 49-2 КЗпП пов’язаний із масовим вивільненням у значенні статті 48 Закону України «Про зайнятість населення» № 5067-VI. Частина перша цієї статті встановлює такі критерії звільнень з ініціативи роботодавця протягом одного місяця:

Для роботодавця з чисельністю менш як 20 працівників частина перша статті 48 окремого кількісного критерію не встановлює. Критерії стосуються чисельності працівників у роботодавця, тому мережа магазинів має оцінювати заплановані звільнення в межах відповідного роботодавця. За частиною п’ятою статті 48 її положення не поширюються на звільнення, які відбуваються відповідно до погодженого строку або виконання умов договорів, укладених на певний строк чи для певних цілей. Якщо роботодавець звільняє цих працівників до закінчення строку або виконання умов договору, цей виняток не діє.

Якщо роботодавець планує масове вивільнення через організаційні зміни, він повідомляє територіальний орган державної служби зайнятості не пізніше ніж за два місяці до вивільнення відповідно до пункту 4 частини третьої статті 50 Закону № 5067-VI. Повідомлення має містити причини, середню кількість і категорії працівників, кількість та категорії працівників, яких стосується рішення, строки звільнення й інформацію про консультації з профспілковим органом. Стаття 49-2 КЗпП вимагає також подати повідомлення відповідному профспілковому органу. Цей обов’язок не слід автоматично поширювати на кожне одиничне звільнення продавця.

Для звичайного масового вивільнення пункт 2 частини третьої статті 50 Закону № 5067-VI окремо зобов’язує роботодавця під час консультацій, але не пізніше ніж за три місяці до дати можливих звільнень, надати профспілковому органу письмове повідомлення з причинами, середньою кількістю й категоріями працівників, кількістю та категоріями працівників, яких можуть звільнити, і строками звільнення. Тому планувати таку процедуру потрібно з урахуванням цього тримісячного строку, хоча персональне попередження працівників і повідомлення службі зайнятості мають двомісячний строк.

За статтею 49-4 КЗпП перед відповідними заходами роботодавець подає профспілковому органу письмову інформацію про заплановане масове вивільнення, а не пізніше трьох місяців із дати прийняття рішення проводить консультації щодо запобігання звільненням, зменшення їх кількості та пом’якшення наслідків. За наявності кількох первинних профспілок повідомлення надсилають і консультації проводять зі спільним представницьким органом, а за його відсутності — з органом профспілки, яка об’єднує більшість працівників. Порядок консультацій і виконання рекомендацій визначають колективним договором, а за його відсутності — домовленістю.

Для звільнення через знищення умов роботи за пунктом 6 частини першої статті 41 КЗпП діють спеціальні строки статті 49-2 КЗпП і пунктів 2 та 4 частини третьої статті 50 Закону № 5067-VI: інформацію первинним профспілковим організаціям надають не пізніше ніж за 10 календарних днів, про масове вивільнення повідомляють службу зайнятості за 10 календарних днів до звільнення, а консультації з профспілками проводять протягом п’яти календарних днів.

Як діяти при тривалій відсутності або порушенні дисципліни

Для звільнення за пунктом 8-3 частини першої статті 36 КЗпП потрібні одночасно відсутність на роботі та відсутність інформації про її причини понад чотири місяці поспіль. Якщо працівник повідомляє причину, сам факт тривалої відсутності ще не підтверджує обидві умови. До рішення зберіть повну історію зв’язку та перевірте застосовні гарантії.

Якщо розглядаєте звільнення за прогул за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП, установіть відсутність без поважної причини, зокрема понад три години протягом робочого дня, і спочатку перевірте заборону частини третьої статті 5 Закону № 2136-IX для робочих місць на територіях активних бойових дій. За статтями 147–149 КЗпП роботодавець має зажадати письмових пояснень, оцінити обставини, тяжкість порушення та попередню роботу працівника. За одне порушення застосовують лише одне дисциплінарне стягнення, яке оформлюють наказом і повідомляють працівнику.

Дисциплінарне стягнення застосовують не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку, не враховуючи час непрацездатності або відпустки, і не пізніше шести місяців із дня його вчинення. Неоформлена причина відсутності ще не означає доведений прогул без поважних причин.

Для звільнення за систематичне невиконання обов’язків за пунктом 3 частини першої статті 40 КЗпП роботодавець має довести нове порушення без поважної причини та наявність попереднього дисциплінарного стягнення, яке ще діє. За статтею 151 працівник вважається таким, що не мав стягнення, якщо протягом року після його накладення нового стягнення не застосували; стягнення також можуть зняти достроково. До нового рішення застосуйте порядок і строки статей 147–149.

Якщо продавець, касир або комірник безпосередньо обслуговує гроші чи товари, пункт 2 частини першої статті 41 КЗпП дозволяє звільнення через винні дії, які дають підстави для втрати довіри. Роботодавець має підтвердити відповідні обов’язки, конкретні дії та вину працівника; сама назва посади або непідтверджена підозра цього не доводить. Окремо перевірте гарантії від звільнення. Для звільнення саме за викрадення майна за пунктом 8 частини першої статті 40 потрібен вирок суду, що набрав законної сили, або постанова компетентного органу про адміністративне стягнення. Акт про нестачу сам по собі не замінює такого рішення.

Перевірте захист працівника до видання наказу

Стаття 5 Закону № 2136-IX допускає оформлення звільнення з ініціативи роботодавця під час тимчасової непрацездатності або відпустки із датою звільнення в перший робочий день після їх закінчення. Винятками є відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами й відпустка для догляду за дитиною до трьох років. Це правило не створює самостійної підстави звільнення.

Частина друга статті 5 Закону № 2136-IX тимчасово скасовує застосування статті 43 КЗпП про попередню згоду профспілкового органу, але зберігає її для працівників, обраних до профспілкових органів. Якщо стаття 43 вимагає погодження, роботодавець подає обґрунтоване письмове подання; профспілковий орган розглядає його у 15-денний строк і письмово повідомляє рішення протягом трьох днів після прийняття. Звільнення за отриманою згодою проводять не пізніше місяця з дня її одержання.

Додатково стаття 252 КЗпП захищає членів виборних профспілкових органів, їхніх керівників і профспілкових представників: для їх звільнення потрібні передбачені цією статтею попередні згоди відповідного та вищого виборних профспілкових органів. Стаття також установлює захист протягом року після завершення виборних повноважень із прямо визначеними винятками. Тому перед звільненням з’ясуйте наявність чинного або нещодавно завершеного профспілкового мандата.

За статтею 184 КЗпП роботодавець не може звільняти зі своєї ініціативи вагітних жінок, жінок із дітьми до трьох років, а у передбаченому цією статтею випадку домашнього догляду — до шести років, а також одиноких матерів із дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю. Виняток — повна ліквідація підприємства з обов’язковим працевлаштуванням. Обов’язкове працевлаштування цих працівниць передбачене й після закінчення строкового договору; на період працевлаштування зберігається середня зарплата, але не довше трьох місяців із дня закінчення договору.

За статтею 186-1 КЗпП гарантії статті 184 поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері, зокрема через її тривале перебування в лікувальному закладі, опікунів, піклувальників, одного з прийомних батьків та одного з батьків-вихователів. Закриття окремого магазину не слід автоматично прирівнювати до повної ліквідації роботодавця.

За статтею 198 КЗпП звільнення працівника до 18 років з ініціативи роботодавця потребує згоди районної або міської служби у справах дітей. Звільнення за пунктами 1, 2 і 6 статті 40 допускається лише у виняткових випадках і з обов’язковим працевлаштуванням. Також урахуйте збереження місця й посади за статтею 119 для працівника на військовій службі та за статтею 119-1 для працівника, щодо якого в установленому законом порядку підтверджено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії: протягом усього такого періоду, а за визначених цією статтею відновлювальних заходів — і протягом шести місяців після звільнення.

Визначте вихідну допомогу за підставою звільнення

Стаття 44 КЗпП установлює різні мінімальні розміри допомоги. Її нараховують окремо від зарплати та компенсації невикористаних відпусток.

Правило про дві мінімальні зарплати не дозволяє звільнити мобілізованого працівника, за яким стаття 119 зберігає місце й посаду. Для звичайної угоди сторін, закінчення строку договору або власного бажання без відповідної спеціальної підстави стаття 44 загальної обов’язкової вихідної допомоги не встановлює. Водночас перевірте додаткові виплати, передбачені застосовним договором.

Як діяти, якщо мобілізовано роботодавця-підприємця

Пункт 10 частини першої статті 40 КЗпП передбачає окрему підставу звільнення працівника у разі призову або мобілізації роботодавця — фізичної особи під час особливого періоду. Це стосується саме роботодавця-фізичної особи; мобілізація директора юридичної особи сама по собі цієї підстави не утворює. Підтвердьте призов або мобілізацію, оформіть наказ із відповідним пунктом та перевірте гарантії конкретного працівника. Стаття 44 не встановлює для пункту 10 статті 40 окремої обов’язкової вихідної допомоги.

Стаття 47 КЗпП установлює спеціальний строк виконання її обов’язків для роботодавця — фізичної особи, призваного під час мобілізації на особливий період або з числа резервістів в особливий період: протягом місяця після звільнення з такої служби без застосування санкцій та штрафів. Цей виняток пов’язаний із прямо названими видами призову й не скасовує належних працівнику сум та документів.

Видайте документи й проведіть остаточний розрахунок

У день звільнення за загальними правилами статей 47 і 116 КЗпП роботодавець має:

• видати копію наказу про звільнення;
• надати письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми з окремим зазначенням видів виплат;
• виплатити належні суми, зокрема зарплату, відповідну вихідну допомогу та компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток і належної додаткової відпустки працівникам із дітьми;
• на вимогу працівника внести запис до трудової книжки, яка зберігається в нього.

За статтею 3 Закону «Про відпустки» працівник, якого звільняють не за порушення трудової дисципліни, може просити невикористану відпустку з наступним звільненням; датою звільнення тоді є останній день відпустки. При закінченні строкового договору така відпустка може виходити за його строк, а договір продовжується до її завершення. Під час воєнного стану застосовуйте це право з урахуванням спеціальних обмежень статті 12 Закону № 2136-IX. Якщо відпустку не використано, належну компенсацію при звільненні зберігають.

Поки трудові відносини тривають, роботодавець не може замінити всю щорічну відпустку грошима: за статтею 24 Закону «Про відпустки» таку заміну частини відпустки проводять за бажанням працівника, якщо тривалість фактично наданих йому щорічної та додаткових відпусток становить щонайменше 24 календарні дні. Для працівників до 18 років заміна відпусток грошима під час роботи заборонена. При звільненні компенсацію за невикористані дні виплачують і неповнолітньому. Окреме право на компенсацію без звільнення для працівників, призваних або прийнятих на військову службу, описане вище.

Якщо працівник використав відпустку наперед, утримання за невідпрацьовані дні допускається лише за законних умов. Стаття 22 Закону «Про відпустки» і стаття 127 КЗпП містять винятки: зокрема, при звичайному скороченні або припиненні через відмову від нових істотних умов праці відповідні відрахування не проводять. Не затримуйте весь розрахунок через неповернені товари, обладнання чи спір про нестачу: утримання й відшкодування шкоди мають окремі законні підстави та порядок.

Якщо працівник у день звільнення не працював, стаття 116 передбачає розрахунок не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги. За наявності спору потрібно своєчасно виплатити неоспорювану суму. За статтею 117 винна затримка за визначених нею умов спричиняє обов’язок виплатити середній заробіток за час затримки до фактичного розрахунку, але не більше ніж за шість місяців; при спорі застосовують правила частини другої цієї статті.

Для припинення договору в ситуації, врегульованій статтею 13 Закону № 2136-IX щодо призупинення, передбачено спеціальний порядок: розрахунок і видача трудової книжки, якщо вона зберігається в роботодавця, — не пізніше наступного робочого дня після письмової вимоги звільненого працівника. Якщо доступу до книжки немає або її втрачено, роботодавець має видати дублікат у встановленому законодавством порядку та строки.

Перевірки та штрафи: які документи тримати готовими

Стаття 16 Закону № 2136-IX дозволяє позапланові перевірки з визначених нею питань і підстав, зокрема за заявою працівника або профспілки щодо дотримання цього Закону, неоформлених трудових відносин і законності припинення договорів. Окремо вона передбачає перевірки щодо мобінгу — систематичного цькування працівника; їх не проводять одночасно з позаплановими заходами з інших питань.

Практична рекомендація. Зберігайте узгоджений комплект документів: договори й накази, підтвердження повідомлення податковій, графіки та облік часу, нарахування й виплати, документи про відпустки, відсутність і повідомлення працівникам. Для скорочення додайте докази організаційних змін, порівняння працівників, попередження, пропозиції вакансій і відповіді; для звільнення через знищення умов роботи — також докази цієї підстави.

Стаття 265 КЗпП передбачає фінансові санкції, розмір яких у наведених випадках визначається через мінімальну зарплату, установлену законом на момент виявлення порушення:

Під час воєнного стану діє спеціальна умова: якщо роботодавець у повному обсязі та у встановлений строк виконав приписи про усунення порушень, виявлених під час позапланової перевірки, штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовують. Це правило пов’язане з конкретною перевіркою, приписом і його виконанням. Якщо штраф усе ж накладено, стаття 265 КЗпП передбачає ще одну умову виконання постанови: юридична особа або ФОП, які використовують найману працю, можуть сплатити 50 відсотків штрафу протягом 10 банківських днів із дня вручення постанови; тоді вона вважається виконаною. Воно не скасовує обов’язку оформити працівника, виплатити заборгованість та усунути порушення.

Облік робочого часу та нарахувань продавцям у Торгсофт

У додатковій функції Торгсофт «Зарплата та мотивація» можна налаштувати торгові точки, зміни, посади співробітників і способи нарахування: фіксовану ставку, погодинну оплату, оплату за вихід, індивідуальний відсоток або бригадну премію. Для магазину це дає змогу відобразити погоджену систему винагороди й зіставляти нарахування з роботою продавців. Умови налаштування описані в офіційній довідці Торгсофт.

Для розрахунку відпрацьованого часу можна вибрати тривалість зміни, журнал роботи співробітників або журнал роботи бригад. Важлива умова: за способом «За тривалістю зміни» тривалість підставляється лише для запланованих виходів. Тому відповідальній особі доцільно перевіряти фактичні виходи й відсутність перед розрахунком. Для бригадної роботи з урахуванням особистих продажів довідка передбачає сканування бейджа продавця для кожної реалізації та можливість побудувати рейтинг продавців у бригаді.

Під час налаштування премій перевірте джерело розрахунку продажів. Варіант «За оплаченими товарами» потребує режиму «Часткова розшифровка по товару» в параметрах роботи з постійними клієнтами, позначених у програмі як VIP-клієнти. Довідка застерігає від його використання з режимом «Торгівля з випискою рахунка», оскільки такі продажі не потраплятимуть у план і відповідні нарахування. Налаштування часу та винагороди в програмі потрібно узгодити з кадровими документами й законодавчими гарантіями оплати праці.

Офіційні джерела

• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX — статті 1–13, 16; пункт 3 розділу «Прикінцеві положення»: сфера застосування, прийняття, переведення, звільнення, робочий час, документи, оплата, відпустки, призупинення та перевірки.
• Кодекс законів про працю України, затверджений Законом від 10.12.1971 № 322-VIII — глава III-Б (статті 49-5–49-8), статті 3, 21–22, 23–29, 32, 34, 36, 38–44, 47–48, 49-2, 49-4, 50–56, 59, 61–66, 70–73, 75–76, 77-2, 78–80, 82–84, 94–95, 97, 102-1, 103, 105–108, 110, 113–119, 119-1, 123, 127–130, 136, 147–149, 151, 153, 169, 172, 176–184, 186-1, 188–192, 194–195, 198, 211, 213, 216–217, 252, 265; пункт 2 глави XIX: оформлення, робочий час, оплата, відпустки, підстави та процедури звільнення, переважне право, вихідна допомога й захист працівників.
• Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР — статті 2–3, 5–15, 16-2, 17–19-1, 20–26: право на відпустки, тривалість, стаж, соціальні відпустки та документи для їх надання, оформлення, перенесення, продовження, оплата, компенсація та відрахування.
• Рішення Конституційного Суду України від 19.05.2026 № 3-р/2026 у справі за конституційним поданням Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини щодо відповідності Конституції України (конституційності) приписів другого речення абзацу другого, абзацу третього частини першої статті 12, абзацу другого пункту 3 розділу «Прикінцеві положення» Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (щодо права на відпустки) — підпункти 6.3–6.5 мотивувальної частини, пункти 1–3 резолютивної частини: мінімальні оплачувані відпустки, гарантії неповнолітніх та осіб з інвалідністю, втрата чинності неконституційними приписами.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником» — постановляюча частина та додаток 1: повідомлення до початку роботи, способи подання й електронне передавання інформації.
• Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI — частини перша, друга та п’ята статті 48, пункти 2 і 4 частини третьої статті 50: критерії масового вивільнення протягом одного місяця, виняток для строкових договорів, повідомлення профспілкам і службі зайнятості, консультації та спеціальні строки при звільненні через знищення умов роботи.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487 «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів» — пункти 1, 8, 10, 13, 16, 19, 21, 33–34, 37, 39–47, 72 Порядку; додатки 1, 2, 4, 5, 9, 12, 28-1: коло зобов’язаних роботодавців, перевірка документів, персональний військовий облік, повідомлення, строки внесення змін, звіряння й оповіщення.
• Офіційна довідка Торгсофт «Додаткові функції — Зарплата та мотивація — Налаштування» — торгові точки, зміни, способи обліку часу, нарахування та обмеження розрахунку за оплаченими товарами.