Фемінітиви в кадровій документації: як правильно називати посади працівниць

Фемінітиви у кадрових документах використовувати можна, але не обов’язково. Класифікатор професій дозволяє адаптувати професійну назву роботи для позначення жіночої статі конкретної працівниці: наприклад, «інженер» — «інженерка», «соціолог» — «соціологиня». Тому роботодавець не зобов’язаний масово перейменовувати посади всіх працівниць і переробляти кадрові документи лише через те, що нормативні правила дозволяють фемінітиви.

Для кадрового та звітного обліку важливо зберегти зв’язок із базовою професійною назвою та кодом за ДК 003:2010. У чинному додатку Д5 до Податкового розрахунку професійна назва роботи та код професії обираються з довідника, що відповідає Класифікатору професій ДК 003:2010, а окремо зазначається фактична назва посади працівника. Тому для бізнесу найбезпечніший підхід — не змінювати штатні назви без потреби, а фемінітив застосовувати в документах конкретної працівниці за її бажанням, забезпечивши однакове написання в пов’язаних кадрових документах.

Що таке фемінітиви

Фемінітиви — це іменники жіночого роду, утворені від назв осіб чоловічого роду. У кадровій сфері йдеться насамперед про назви професій, посад і занять: директор — директорка, дизайнер — дизайнерка, продавець — продавчиня, соціолог — соціологиня.

Чинний Стандарт державної мови «Український правопис» передбачає утворення таких назв за допомогою суфіксів -к-(а), -иц-(я), -ин-(я), -ес-(а) та інших. Найуживанішим є суфікс -к-(а): авторка, дизайнерка, директорка, редакторка. Суфікс -иц-(я) застосовують, зокрема, з основами на -ник та -ень: верстальниця, набірниця, учениця. Суфікс -ин-(я) — у словах на зразок кравчиня, продавчиня, майстриня. Суфікс -ес-(а) є рідковживаним: поетеса, патронеса.

Чи обов’язково використовувати фемінітиви в назвах посад

Ні.

Національний класифікатор ДК 003:2010 «Класифікатор професій» встановлює, що професійні назви робіт переважно наводяться у чоловічому роді. Водночас за потреби професійна назва роботи в кадровій документації окремої працівниці може бути адаптована для означення жіночої статі.

Сам Класифікатор наводить приклади:

• інженер — інженерка;

• верстатник широкого профілю — верстатниця широкого профілю;

• соціолог — соціологиня.

Це право, а не обов’язок роботодавця чи працівниці. Національна комісія зі стандартів державної мови також офіційно роз’яснила, що вживання фемінітивів для позначення професій, посад і звань не встановлене як обов’язкове: використовувати їх чи ні — питання вибору.

Отже, немає норми, яка вимагала б від підприємства замінити «бухгалтер» на «бухгалтерка», «менеджер» на «менеджерка» або «директор» на «директорка» щодо всіх працівниць.

Що змінилося з українським правописом у 2026 році

У попередніх роз’ясненнях щодо фемінітивів часто згадувалася постанова Кабінету Міністрів України від 22 травня 2019 року № 437, якою була схвалена відповідна редакція Українського правопису.

Ця постанова втратила чинність 28 березня 2026 року. Її скасовано постановою Кабінету Міністрів України від 27 березня 2026 року № 398.

Замість цього з 28 березня 2026 року діє Стандарт державної мови «Український правопис», затверджений рішенням Національної комісії зі стандартів державної мови від 1 березня 2026 року № 47. Комісія має повноваження затверджувати правопис відповідно до статей 43–44 Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної».

Для фемінітивів принципово нічого не змінило: § 32 чинного Правопису 2026 року зберіг правила їх утворення. Національна комісія окремо повідомила, що редакційні зміни 2026 року не змінили правописних правил.

Тому посилання Класифікатора професій на правописні правила залишається зрозумілим за змістом, хоча зазначена в тексті Зміни № 9 постанова КМУ № 437 вже не є чинною. Сам дозвіл адаптувати професійні назви робіт для працівниць із Класифікатора не вилучений.

Який Класифікатор професій використовувати

ДК 003:2010 продовжує фактично використовуватися в кадровому та звітному обліку. Після Зміни № 9 Класифікатор неодноразово доповнювали: у 2025 році були затверджені Зміни № 15 і № 16, а наказом Мінекономіки від 14 квітня 2026 року № 4946 — Зміна № 17.

Одночасно трудове законодавство передбачає Єдиний реєстр кваліфікацій — Класифікатор професій. Стаття 4-1 КЗпП визначає його як автоматизовану систему, яка містить інформацію про професії, види занять і кваліфікації. Порядок функціонування цього Реєстру затверджений постановою КМУ від 29 жовтня 2025 року № 1387, яка набрала чинності 2 травня 2026 року. Реєстр адмініструє Національне агентство кваліфікацій.

При цьому сам Реєстр передбачає відображення коду професії за ДК 003:2010, а його офіційний сайт повідомляє про роботу в режимі дослідної експлуатації. Крім того, чинна форма кадрової звітності Д5 прямо продовжує посилатися на ДК 003:2010. Тому підприємству не слід самостійно відмовлятися від кодів і професійних назв ДК 003:2010.

Де можна використовувати фемінітив

Практичний підхід залежить від конкретного документа.

Правило щодо записів у паперових трудових книжках потрібно застосовувати разом із чинною статтею 48 КЗпП. Трудова книжка зберігається у працівника, а роботодавець зобов’язаний вносити до неї записи про прийняття, переведення та звільнення на вимогу працівника. Пункт 2.14 Інструкції № 58 вимагає, щоб найменування роботи, професії або посади відповідало Класифікатору професій.

Як фемінітиви відображати в додатку Д5

Старе правило про таблицю 5 звіту з ЄСВ уже не є актуальним. Відомості про початок і припинення трудових відносин, переведення та інші кадрові події подаються у додатку Д5 до Податкового розрахунку.

Чинна редакція Порядку заповнення Податкового розрахунку встановлює:

• графи 13 та 14 — професійна назва роботи і код професії обираються з довідника, що відповідає ДК 003:2010;

• графа 15 — зазначається назва посади, яка відповідає запису у трудовій книжці;

• у графі 16 зазначають документ-підставу відповідної кадрової події.

Це означає, що використання фемінітива не потребує створення нового коду професії.

Наприклад, якщо базова професійна назва за Класифікатором — «бухгалтер», а щодо конкретної працівниці у кадрових документах законно використовується форма «бухгалтерка», код відповідної професії не змінюється. У класифікаторному полі Д5 використовується професійна назва з довідника ДК 003:2010, а фактичне найменування посади має відповідати кадровому оформленню працівниці.

Саме тому немає потреби чекати, доки всі фемінітиви окремими рядками з’являться у довіднику професій. Класифікатор дозволяє адаптувати назву конкретної професії, а не створює для кожного фемінітива окрему професію та окремий код.

Чи потрібно переоформлювати документи вже працюючих жінок

Ні. Масового обов’язкового переоформлення немає.

Якщо працівниця вже оформлена як «бухгалтер», «менеджер», «юрист», «інженер» або за іншою професійною назвою, яка відповідає Класифікатору, ці документи залишаються чинними. Відсутність фемінітива не робить назву посади неправильною.

Якщо працівниця хоче, щоб у її кадрових документах використовувався фемінітив, Мінекономіки у своїх офіційних роз’ясненнях допускає застосування відповідних правил на прохання працівниці та прямо зазначає, що одним із варіантів документального підтвердження такого прохання може бути заява.

Для роботодавця це також зручний спосіб уникнути ситуації, коли зміна назви посади відбувається односторонньо.

Як оформити зміну назви для конкретної працівниці

Доцільна послідовність така:

1. Працівниця подає заяву з проханням використовувати відповідну назву професії у жіночому роді.

2. Роботодавець перевіряє базову професійну назву та її код за ДК 003:2010.

3. Фемінітив утворюється відповідно до § 32 Стандарту державної мови «Український правопис».

4. Роботодавець видає кадровий наказ про застосування відповідної назви щодо конкретної працівниці.

5. За потреби назву узгоджують у письмовому трудовому договорі або контракті, посадовій інструкції та інших персональних кадрових документах.

6. Якщо працівниця просить про внесення відповідного запису до паперової трудової книжки, роботодавець вносить його відповідно до кадрового наказу.

7. Під час подання Д5 базова професійна назва та код обираються з класифікаторного довідника, а фактична назва посади зазначається відповідно до кадрових документів.

Чому не варто масово перейменовувати посади з ініціативи роботодавця

КЗпП відносить зміну найменування посад до зміни істотних умов праці. Держпраці у роз’ясненні від 23 червня 2026 року також зазначає, що зміна найменування професії чи посади потребує врахування вимог статті 32 КЗпП.

Тому підприємству не варто видавати один наказ і механічно замінювати у всіх працівниць «директорів» на «директорок», «менеджерів» на «менеджерок» тощо. Законодавство цього не вимагає, а зайві кадрові зміни створюють додатковий документообіг і ризик розбіжностей між штатним розписом, кадровими наказами, трудовими книжками та звітністю.

Якщо використання фемінітива ініціює конкретна працівниця, документально оформлене прохання дає роботодавцю значно зрозумілішу підставу для зміни її персональних кадрових документів.

Особлива увага — професіям, що дають право на пільги та компенсації

Для професій, посад і робіт, з якими законодавство пов’язує спеціальні пільги, компенсації, право на пільгове пенсійне забезпечення або інші спеціальні гарантії, назву потрібно оформлювати особливо уважно.

Мінекономіки звертає увагу, що невідповідність професійної назви Класифікатору може мати негативні наслідки при підтвердженні права на пільги та компенсації. У своєму офіційному роз’ясненні Міністерство рекомендує при застосуванні фемінітивів на прохання працівниці враховувати такі можливі наслідки.

Тому для посад із пільговими умовами доцільно зберігати максимально чіткий зв’язок із базовою професійною назвою та кодом Класифікатора і не використовувати довільних назв, яких неможливо однозначно співвіднести з відповідною професією.

Приклад оформлення

У Класифікаторі професій базова назва — «інженер». Працівниця просить використовувати щодо неї форму «інженерка».

Класифікатор прямо наводить «інженер — інженерка» як допустимий приклад адаптації професійної назви. Працівниця може оформити відповідне прохання заявою. Роботодавець використовує жіночу форму в її персональних кадрових документах, але професія не стає іншою: код Класифікатора залишається кодом відповідної професійної назви «інженер».

У березні 2026 року Національна комісія зі стандартів державної мови окремо підтвердила на офіційному рівні, що використання фемінітивів для професій і посад є допустимим, але не обов’язковим.

Що потрібно запам’ятати роботодавцю

Фемінітиви в українській кадровій документації дозволені. Проте це не означає, що всі назви посад працівниць потрібно терміново змінити.

Основою кадрового обліку залишається професійна назва та код відповідної професії. Фемінітив — це допустима мовна адаптація цієї назви щодо конкретної працівниці, а не нова професія.

Найменше ризиків виникає, коли підприємство:

• перевіряє базову професійну назву та код у чинному Класифікаторі;

• не проводить масового перейменування посад без необхідності;

• застосовує фемінітив щодо конкретної працівниці за її бажанням;

• правильно утворює назву відповідно до чинного Українського правопису;

• забезпечує узгодженість кадрових документів;

• у Д5 використовує класифікаторні назви та коди у відповідних полях;

• особливо обережно оформлює професії, від назви яких залежить право на пільги, компенсації або спеціальні гарантії.

Офіційні джерела

1. Кодекс законів про працю України № 322-VIII — стаття 4-1 щодо Єдиного реєстру кваліфікацій — Класифікатора професій; стаття 48 щодо трудових книжок. КЗпП України на сайті Верховної Ради

2. Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327; розділ 3 «Основні положення». Класифікатор професій ДК 003:2010

3. Наказ Мінекономіки від 18.08.2020 № 1574 «Про затвердження Зміни № 9 до національного класифікатора ДК 003:2010» — правило про можливість адаптувати професійні назви робіт для означення жіночої статі працівниці. Зміна № 9 до Класифікатора професій

4. Наказ Мінекономіки від 14.04.2026 № 4946, Зміна № 17 до ДК 003:2010 — актуальні зміни до Класифікатора професій. Офіційна сторінка Мінекономіки

5. Закон України «Про забезпечення функціонування української мови як державної» № 2704-VIII — статті 43–44 щодо Національної комісії зі стандартів державної мови та її повноважень затверджувати правопис. Закон № 2704-VIII

6. Рішення Національної комісії зі стандартів державної мови від 01.03.2026 № 47 «Про затвердження Українського правопису як стандарту державної мови»; Стандарт державної мови «Український правопис», § 32, пункт 4. Рішення № 47 та чинний Український правопис

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 27.03.2026 № 398 — визнала такою, що втратила чинність, постанову КМУ від 22.05.2019 № 437. Постанова КМУ № 398

8. Постанова Кабінету Міністрів України від 29.10.2025 № 1387 «Деякі питання функціонування Єдиного реєстру кваліфікацій — Класифікатора професій» — пункти 1–3 та Порядок створення, внесення змін і ведення Реєстру; чинна з 02.05.2026. Постанова КМУ № 1387

9. Наказ Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» — пункт 2.14 щодо відповідності професійних назв Класифікатору професій. Інструкція № 58

10. Наказ Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4 у чинній редакції, зокрема зі змінами 2026 року, — Порядок заповнення Податкового розрахунку та додатка Д5; графи 13–15 щодо професійної назви роботи, коду Класифікатора і фактичної назви посади. Наказ Мінфіну № 4 та чинна форма Податкового розрахунку

11. Міністерство економіки України — «Класифікатор професій: Допомога користувачам» — офіційне роз’яснення щодо застосування фемінітивів на прохання працівниці, можливості оформлення такого прохання заявою та необхідності враховувати права на пільги й компенсації. Роз’яснення Мінекономіки щодо Класифікатора професій