Права та обов’язки ФОП у роздрібній та інтернет-торгівлі

Фізична особа — підприємець (ФОП), яка продає товари в Україні, має зареєструвати діяльність, обрати допустиму систему оподаткування та організувати облік товарів і грошей. Перед першою оплатою потрібно визначити, чи потрібен фіскальний чек, перевірити дозволи для свого асортименту й підготувати інформацію для покупців. Про магазин або склад повідомте податкову за формою № 20-ОПП протягом 10 робочих днів після його реєстрації, створення або відкриття. Ці обов’язки стосуються також продажів через сайт, маркетплейс і соціальні мережі.

Під час роботи підприємець повинен підтверджувати операції документами, своєчасно звітувати й сплачувати належні платежі, оформлювати працівників до початку роботи та розглядати звернення покупців за законом. Водночас ФОП має право отримувати податкові консультації, застосовувати пільги за встановлених умов, перевіряти повноваження інспекторів і оскаржувати їхні рішення. Наведені нижче правила стосуються української юрисдикції та звичайної роздрібної й інтернет-торгівлі.

До початку продажів: зареєструйте діяльність і перевірте податковий статус

Внесіть до реєстрів фактичні види діяльності

Для державної реєстрації ФОП подають заяву за статтею 18 Закону № 755-IV. У ній можна також зазначити прохання про обрання спрощеної системи оподаткування або реєстрацію платником податку на додану вартість (ПДВ). Податкова бере підприємця на облік на підставі відомостей державного реєстратора за правилами статті 65 Податкового кодексу України (ПКУ).

Практично підготовку варто почати з переліку операцій: що ви продаватимете, через які канали, чи буде власне виробництво та чи надаватимете окремі послуги. Під цей перелік доберіть коди Класифікації видів економічної діяльності (КВЕД) і перевірте їх у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (ЄДР). Якщо обрали єдиний податок, звірте діяльність також із реєстром платників єдиного податку.

Запис у ЄДР і реєстрація платником єдиного податку мають різне призначення. Отримайте витяг із податкового реєстру та перевірте групу, ставку, дату початку їх застосування й види діяльності. За пунктом 298.1.2 ПКУ новостворений ФОП, який подав заяву на першу або другу групу до завершення місяця реєстрації, стає платником єдиного податку з наступного місяця. Для третьої групи без ПДВ заява, подана протягом 10 днів із дня державної реєстрації, дає можливість застосовувати її з дня реєстрації. Продажі до початку дії обраного режиму потрібно враховувати за режимом, який фактично діяв у цей період.

Оберіть групу за форматом торгівлі, доходом і працівниками

Умови спрощеної системи встановлює стаття 291 ПКУ. Для розрахунку річних лімітів використовуйте мінімальну заробітну плату, встановлену на 1 січня відповідного року. Ліміт стосується доходу, визначеного за податковими правилами.

Обмеження другої групи щодо кола замовників стосується надання послуг: їх можна надавати платникам єдиного податку та населенню. Воно не встановлює загальної заборони продавати товари підприємствам на загальній системі чи іноземним покупцям. Походження звичайного товару також саме собою не забороняє другу групу. Окремо потрібно перевірити обмеження щодо конкретного товару та операції.

Наприклад, торгівля ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів і каміння не допускає другу групу: за дотримання інших умов для такої діяльності передбачена третя група зі ставкою 5%. Для підакцизних товарів пункт 291.5.1 ПКУ встановлює загальну заборону спрощеної системи з конкретними винятками, зокрема для роздрібного продажу пива, сидру, пері без додання спирту та столових вин. Податкова допустимість товару не скасовує вимог до його ліцензування.

Четверта група призначена для сільськогосподарських товаровиробників, які відповідають спеціальним критеріям. Звичайний магазин, що перепродає продукти харчування, не отримує права на цю групу через свій асортимент. Платники першої — третьої груп повинні розраховуватися за відвантажені товари у грошовій формі відповідно до пункту 291.6 ПКУ.

Підготуйте рахунок, приміщення та потрібні дозволи

За пунктом 10 Інструкції Національного банку України № 162 фізична особа відкриває окремі рахунки для підприємницької діяльності та власних потреб. Для безготівкових оплат покупцям потрібно надавати реквізити підприємницького рахунку. Доцільно також оплачувати з нього закупівлі й витрати бізнесу, щоб банківські виписки дозволяли простежити кожну операцію.

Про власні та орендовані об’єкти, через які ведеться діяльність, подають заяву за формою № 20-ОПП про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність. Для магазину, складу чи іншого відповідного об’єкта строк становить 10 робочих днів після його реєстрації, створення або відкриття. Такий самий порядок і строк діють при зміні місцезнаходження, типу, назви, стану об’єкта або права на нього — пункти 8.4–8.5 Порядку № 1588.

Використовуйте чинний бланк: він передбачає окремі поля адреси, зокрема тип і назву вулиці, номер будинку або офісу, доповнення до номера, корпус і квартиру. Після подання перевірте відображення об’єкта в приватній частині Електронного кабінету. Якщо об’єкт розташований за іншим місцем податкового обліку, перевірте також взяття на облік за неосновним місцем.

Для звичайної торгівлі одягом чи канцелярією не потрібно отримувати ліцензію лише через факт продажу товарів. Для алкоголю, тютюнових виробів, рідин для електронних сигарет і пального спочатку перевіряють відповідний вид ліцензії та винятки спеціального закону. Стаття 41 Закону № 3817-IX передбачає окремі ліцензії за видами діяльності, а для визначених роздрібних операцій — окремо на кожне місце торгівлі. Перед додаванням нового товару до асортименту перевірте, чи дозволяє ваш податковий режим його продаж і чи потрібні для нього ліцензія або інші дозволи.

Для харчових продуктів перевірте статус місця їх зберігання або продажу. За статтями 23 і 25 Закону № 771/97-ВР потужності, для яких не потрібен експлуатаційний дозвіл, підлягають державній реєстрації. Заяву подають не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку роботи. Для роздрібних закладів передбачений виняток з обов’язку отримувати експлуатаційний дозвіл, але окреме виробництво або зберігання продуктів тваринного походження потрібно оцінювати за фактичною діяльністю та винятками статті 23.

Для кожного замовлення: визначте спосіб оплати та потрібний документ

Коли потрібен РРО або ПРРО

Реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) застосовують залежно від фактичної платіжної операції та законного винятку. За статтями 2 і 3 Закону № 265/95-ВР розрахункові операції потрібно проводити на повну суму через належно зареєстрований реєстратор і надавати покупцеві розрахунковий документ у паперовій або електронній формі. Це поширюється й на замовлення через інтернет. Для оптової та роздрібної торгівлі пальним застосовувати ПРРО заборонено за пунктом 1 статті 3 цього Закону.

Платники єдиного податку першої групи не застосовують РРО та ПРРО за пунктом 296.10 ПКУ. Для другої та третьої груп немає загального звільнення, яке дозволяло б не видавати фіскальний чек до досягнення певного обороту. Пункт 14 статті 9 Закону № 265/95-ВР стосується розрахунків за послуги, проведених виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів. Поширювати цей виняток на весь продаж товарів через інтернет не можна.

Якщо фіскальний чек не потрібен, окремо забезпечте документальне підтвердження купівлі для споживача. Частина одинадцята статті 8 Закону № 1023-XII зобов’язує продавця видати або створити в електронній формі розрахунковий документ із датою продажу не пізніше передання товару. Залежно від операції це може бути належно оформлений товарний чек або інший документ, передбачений законом; звільнення від РРО саме собою не скасовує цього обов’язку.

Практично варто скласти інструкцію для кожного способу оплати: хто перевіряє її надходження, хто створює чек і як покупець його отримує. За підсумками дня, в якому були розрахункові операції, створюйте фіскальний звітний чек і контролюйте передання даних. При несправності ПРРО припиніть розрахункові операції до її усунення та протягом дня виявлення повідомте податкову, виробника ПРРО та/або центр сервісного обслуговування за його наявності в установленій електронній формі. Відсутність зв’язку із фіскальним сервером має окремий порядок: для роботи офлайн потрібен заздалегідь отриманий діапазон фіскальних номерів.

У кожному розрахунковому документі зазначайте, що операцію проведено в режимі офлайн. Протягом години після відновлення зв’язку передайте копії створених офлайн розрахункових документів на фіскальний сервер і повідомте податкову про дату й час початку та завершення таких розрахунків. Передайте документи до передання фіскального звіту та фіскального звітного чека за відповідний день і зберігайте їх у ПРРО до отримання підтвердження доставки. Загальні межі офлайн за статтею 5 — 36 годин поспіль і 168 годин протягом календарного місяця.

Пункт 13 розділу II Закону № 265/95-ВР дозволяє перевищувати ці межі під час воєнного або надзвичайного стану чи обставин непереборної сили; інші вимоги режиму залишаються застосовними.

За непроведення належної розрахункової операції, проведення її на неповну суму або невидачу відповідного документа пункт 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР передбачає санкцію 100% суми продажу з порушенням уперше та 150% — за кожне наступне порушення. Територіальне звільнення від відповідальності за пунктом 14 розділу II має власні умови, періоди й виняток щодо підакцизних товарів. Воно не означає загального скасування обов’язку застосовувати реєстратор.

Забезпечте можливість безготівкової оплати

Обов’язок приймати безготівкову оплату потрібно перевіряти окремо від обов’язку застосовувати РРО. Постанова Кабінету Міністрів України № 894 охоплює також дистанційні продажі. Для звичайних торговців її загальні строки вже охоплюють населені пункти будь-якої чисельності населення, тому невелике село саме собою не звільняє магазин від цієї вимоги.

Для першої групи єдиного податку, торгівлі через автомати, виїзної та виносної торгівлі й продажу власноручно вирощеної або відгодованої продукції встановлено окремий строк — через три місяці після припинення чи скасування воєнного стану. Постанова також містить територіальний виняток. Обираючи технічне рішення, перевіряйте його відповідність вимозі забезпечити безготівкові розрахунки: постанова передбачає електронні платіжні засоби, платіжні застосунки та платіжні пристрої.

При надходженні та продажу товару: зберігайте документи й ведіть потрібний облік

Визначте, чи поширюється на вас Порядок № 496

Обов’язковий облік товарних запасів за наказом Міністерства фінансів України № 496 не поширюється автоматично на кожного ФОП. Його застосування випливає з пункту 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Для підприємців, які підпадають під цю норму, облік обов’язковий на загальній системі та для платників ПДВ. Від вимоги звільнені ФОП на єдиному податку без ПДВ, крім тих, які продають:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарські засоби та вироби медичного призначення;
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Виняток сформульований щодо підприємця, який провадить відповідну діяльність. Тому при змішаному асортименті не варто обмежувати облік лише кількома спеціальними позиціями, залишаючи інші товари поза встановленим порядком.

Якщо облік обов’язковий, організуйте приймання так: відповідальний працівник звіряє фактичні товари з первинним документом, перевіряє постачальника, назви, кількість і вартість, а потім вносить надходження до Форми обліку до початку продажу. Для кількох місць продажу ведуть облік також за кожним із них і документують внутрішні переміщення. На дату виникнення обов’язку наявні залишки відображають на підставі опису, складеного за Порядком № 496. Надалі до Форми обліку вносять також документально підтверджене вибуття: продаж із безготівковим розрахунком без застосування РРО або ПРРО у встановлених законом випадках, внутрішні переміщення, повернення постачальнику, знищення, втрату та використання товарів для власних потреб. Продажі через РРО або ПРРО до графи вибуття цієї Форми не вносять.

Форму можна вести на папері або електронно. Первинні документи, на підставі яких зроблено записи, є невід’ємними додатками до Форми обліку. Форму обліку та первинні документи на товари зберігайте в місці продажу до вибуття останньої одиниці товару, відображеної у відповідних документах. Якщо під час перевірки оригіналів первинних документів там немає, можна надати копії, а за потреби пред’явити оригінали до завершення перевірки. Під час перевірки електронну форму потрібно показати у вигляді, придатному для перегляду та копіювання. Звичайна таблиця залишків у програмі виконує цю вимогу лише тоді, коли організований облік відповідає всім умовам Порядку.

Підтверджуйте податкові показники незалежно від товарного обліку

Звільнення від Порядку № 496 не скасовує статтю 44 ПКУ: показники податкової звітності мають спиратися на документи. Підприємці на загальній системі додатково зобов’язані мати документи щодо походження товару за пунктом 177.10 ПКУ. Зберігайте накладні постачальників, документи оплати, банківські виписки, документи продажу, заяви покупців і підтвердження повернення коштів відповідно до операцій, які вони підтверджують.

Для звичайних документів ФОП, які не належать до спеціальних категорій підпунктів 44.3.1–44.3.2 ПКУ, мінімальний строк за підпунктом 44.3.3 становить 1095 днів. Для документів, використаних у звітності, його рахують від дня її подання, а якщо звітність не подана — від граничного строку подання. Для документів щодо іншого підконтрольного податковій законодавства діє окреме правило відліку від операції, а для дозволів — від завершення строку їх дії.

Не знищуйте документи лише через сплив трьох календарних років. Строки продовжуються у випадках, визначених пунктом 102.3 ПКУ; документи, пов’язані з предметом перевірки, зберігають до її завершення та закінчення передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень. Якщо рішення оскаржують, документи зберігають до завершення адміністративного оскарження та/або вирішення справи судом. У кожному випадку потрібно дотримати також мінімальний строк зберігання за пунктом 44.3 ПКУ. Інші застосовні вимоги також можуть передбачати довше зберігання. При втраті або пошкодженні документів пункт 44.5 ПКУ вимагає письмового повідомлення податкової у п’ятиденний строк із підтвердженням події та відновлення документів протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення.

Для покупця: підготуйте інформацію, доставку та повернення

Наведені нижче права споживача стосуються фізичної особи, яка купує товар для особистих потреб, не пов’язаних безпосередньо з підприємницькою діяльністю або виконанням обов’язків найманого працівника. Якщо товар купують для бізнесу, умови поставки, гарантії та повернення потрібно визначати за договором і застосовними нормами цивільного законодавства. Для харчових продуктів Закон № 1023-XII застосовується лише у випадках, які він прямо передбачає, відповідно до статті 1-1. Тому наведені нижче загальні правила дистанційного договору та гарантій не слід автоматично переносити на продаж харчових продуктів. Обов’язок замінити непридатний харчовий продукт або повернути кошти прямо встановлений частиною восьмою статті 8.

Повідомте умови до оформлення замовлення

За статтею 15 Закону № 1023-XII покупець має отримати необхідну інформацію до придбання товару. Перевірте назву й основні властивості товару, його номінальну кількість, дату виготовлення, ціну з обов’язковими платежами, умови придбання, безпечного використання та зберігання, строк придатності або служби, необхідні дії після його закінчення й гарантійні зобов’язання. Покупцеві також мають бути доступні найменування та місцезнаходження виробника, продавця й підприємства, яке приймає претензії та проводить ремонт.

Зазначайте ціну одиниці товару або відповідної категорії та стандартної одиниці продукції за правилами частини третьої статті 15. Для окремої продукції діють спеціальні вимоги до інформації та маркування. Інформацію про товар надавайте з дотриманням законодавства про мови. За частиною чотирнадцятою статті 11 Закону № 675-VIII пропозицію укласти електронний договір, текст договору та електронні повідомлення складають українською мовою; за бажанням покупця сторони можуть погодити іншу мову електронного договору.

В інтернет-магазині додатково забезпечте доступ до прізвища, імені та по батькові підприємця, місця реєстрації та місця фактичного проживання підприємця, реєстраційного номера облікової картки платника податків, електронної адреси та/або адреси інтернет-магазину. Якщо підприємець законно відмовився від податкового номера через релігійні переконання та має відповідну відмітку в паспорті, зазначте серію та номер паспорта. Якщо діяльність підлягає ліцензуванню, оприлюдніть відомості про ліцензію: серію, номер, строк дії та дату видачі. Також зазначте, чи включено податки у вартість товару, а за наявності доставки — її вартість. Це вимоги статті 7 Закону № 675-VIII «Про електронну комерцію».

Продавець зобов’язаний оперативно підтвердити отримання замовлення через інформаційну систему за статтею 11 Закону № 675-VIII. Покупець також має отримати підтвердження електронного правочину під час його вчинення або передання товару. У цьому документі зазначте умови обміну й повернення, дані та місцезнаходження продавця, порядок прийняття претензій, гарантійні зобов’язання та інші відомості, передбачені частиною одинадцятою цієї статті. До укладення дистанційного договору повідомте покупцеві відомості за частиною другою статті 13 Закону № 1023-XII: дані продавця й порядок прийняття претензій, основні характеристики товару, ціну з доставкою, умови оплати та поставки, гарантійні зобов’язання й пов’язані послуги, період прийняття пропозиції та порядок розірвання договору.

Для періодичних поставок зазначте мінімальну тривалість договору, а за потреби — вартість електронних комунікаційних послуг, якщо вона відрізняється від граничного тарифу. Підтвердьте надання цієї інформації письмово або електронним повідомленням; після підтвердження продавець не може змінювати її одноосібно. Практично доцільно зберігати надіслане підтвердження та редакцію умов, яку прийняв покупець.

Якщо сторони не погодили інше, дистанційно замовлений товар потрібно поставити в прийнятний строк, але не пізніше 30 днів після отримання згоди покупця на укладення договору. Якщо замовленого товару немає і продавець не може виконати договір, він повинен повідомити покупця негайно, але не пізніше 30 днів із моменту одержання згоди покупця на укладення договору. Тому доцільно перевіряти наявність перед підтвердженням оплати та називати покупцеві реальний строк відправлення.

Розрізняйте три підстави звернення щодо товару

Перелік товарів належної якості, які не підлягають обміну за відповідною підставою, міститься в додатку 3 до постанови Кабінету Міністрів України № 172. Наявність товару в цьому переліку не скасовує вимог покупця щодо неналежної якості. Для відмови від дистанційного договору окремо перевірте винятки частини п’ятої статті 13. Якщо договір не передбачає ширших прав покупця, право на таку відмову, зокрема, не поширюється на виготовлення або переробку товару на замовлення, коли його неможливо продати іншій особі або можна продати лише з істотними фінансовими втратами, на відкриті покупцем запечатані аудіо- чи відеокасети або носії програмного забезпечення та на доставку періодичних видань.

За частиною сьомою статті 12 покупець повинен зберігати отриманий товар у незміненому стані. Водночас відкриття упаковки, огляд чи перевірка товару, які зменшили його вартість, самі собою не позбавляють покупця права розірвати договір. Так само це право зберігається при пошкодженні, знищенні або псуванні товару не з вини покупця. Продавець має організувати його повернення: за частиною п’ятою статті 12 обов’язок покупця зберігати продукцію припиняється через 60 днів після одержання; якщо продавець протягом цього строку не вжив заходів для її повернення, вона переходить у власність покупця без обов’язку оплачувати її.

При зверненні зафіксуйте дату, товар, документ купівлі, опис проблеми та конкретну вимогу покупця. Покупець має право особисто або через представника брати участь у перевірці якості за частиною чотирнадцятою статті 8. Якщо протягом гарантійного строку потрібно встановити причину втрати якості, за частиною четвертою статті 17 Закону № 1023-XII продавець повинен організувати експертизу протягом трьох днів після отримання письмової згоди покупця та спочатку оплатити її. Якщо експертиза доведе, що недоліки виникли після передання товару через порушення покупцем правил використання, зберігання чи транспортування або через дії третіх осіб, покупець відшкодовує витрати на експертизу, а відповідні вимоги не задовольняють. Сторони можуть оскаржити висновок експертизи в суді.

Виконайте заміну товару в належний строк

Якщо покупець має право на заміну неякісного товару й обрав цю вимогу, за наявності товару продавець повинен виконати її негайно. Якщо потрібно перевірити якість, строк становить 14 днів або інший строк за домовленістю сторін. Якщо товару немає, продавець повинен виконати вимогу протягом двох місяців із моменту подання заяви. Якщо заміна в цей строк неможлива, покупець може обрати іншу вимогу за статтею 8. При заміні на товар аналогічної марки, моделі, артикулу й модифікації ціну не перераховують. При заміні на такий самий товар іншої марки, моделі, артикулу або модифікації вартість повернутого товару визначають на час обміну, якщо ціна підвищилася, або на час купівлі, якщо вона знизилася.

Перевірте документи та гарантійний строк

Для розгляду вимоги щодо недоліків перевірте розрахунковий документ, а для товару з установленим гарантійним строком — також технічний паспорт або документ, що його замінює, з позначкою про дату продажу: ці умови передбачені частиною одинадцятою статті 8 Закону № 1023-XII. Для технічно складного побутового товару експлуатаційні документи та гарантійні зобов’язання можуть надаватися електронно за частинами десятою й одинадцятою статті 7. На прохання покупця продавець під час продажу реєструє такий товар на офіційному сайті виробника й оформлює електронну гарантію, а на вимогу покупця надає експлуатаційні документи на папері.

Після перевірки документів визначте строк звернення. За статтею 7 Закону № 1023-XII, якщо гарантійного строку або строку придатності не встановлено, покупець може пред’явити відповідні вимоги щодо недоліків, виявлених протягом двох років від передання товару. Для дистанційного продажу гарантійний строк зазвичай починається від передання товару, а для товару, що потребує спеціального встановлення чи складення, — від виконання цих дій. Для сезонних товарів враховуйте початок відповідного сезону за додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України № 172.

Після гарантійного ремонту строк збільшується на час перебування товару в ремонті, який рахують від звернення покупця, а після обміну починається заново. Закінчення гарантійного строку не завжди припиняє право покупця вимагати безоплатного усунення недоліків. За частиною десятою статті 8 споживач може пред’явити таку вимогу продавцю або виробнику протягом установленого строку служби, а якщо його не встановлено — протягом десяти років, якщо недоліки виникли з вини виробника.

Якщо вимогу не виконано у строк, передбачений частиною дев’ятою цієї статті, споживач може обрати іншу вимогу за частиною першою статті 8.

Організуйте ремонт і надання товару на заміну

Продавець або виробник повинен безоплатно усунути недоліки протягом 14 днів із дати пред’явлення товару, якщо сторони не погодили інший строк. Якщо товар входить до переліку в додатку 2 до постанови Кабінету Міністрів України № 172, на письмову вимогу споживача на час ремонту йому надають із доставкою товар аналогічної марки з обмінного фонду. Частина дев’ята статті 8 передбачає неустойку в розмірі 1% вартості товару за кожний день затримки виконання цієї вимоги та за кожний день затримки усунення недоліків понад установлений строк. Для великогабаритного товару або товару вагою понад п’ять кілограмів доставку у випадках, передбачених цією статтею, оплачує продавець або виробник.

Після прийняття рішення оформіть рух товару, повернення грошей і відповідну розрахункову операцію. Для повернення коштів і товару після відмови від дистанційного договору застосовуйте частини п’яту — дев’яту статті 12 Закону № 1023-XII, на які прямо посилається частина сьома статті 13. Якщо продавець не надав документа або підтвердження інформації, споживач повідомляє його про недійсність договору. У такому випадку частина шоста статті 12 зобов’язує продавця протягом 30 днів після отримання повідомлення повернути кошти та відшкодувати витрати на повернення продукції.

Якщо продавець порушує цей строк повернення коштів, частина дев’ята статті 12 передбачає виплату покупцеві неустойки — 1% вартості продукції за кожний день затримки. Ця норма застосовується також до дистанційних договорів відповідно до частини сьомої статті 13. Витрати на повернення продукції при розірванні дистанційного договору покладаються на продавця за частиною п’ятою статті 12. Практична рекомендація: організуйте повернення коштів одразу після отримання повідомлення покупця та погодьте спосіб їх перерахування.

За статтями 8 і 9 кошти повертають у день розірвання договору, а якщо це неможливо — у погоджений сторонами строк, але не пізніше семи днів. За статтею 9 суму визначають за вартістю товару на час купівлі. При розірванні договору через неналежну якість за статтею 8 у разі підвищення ціни розрахунок проводять за вартістю товару на час пред’явлення вимоги, а в разі зниження — за вартістю на час купівлі.

Умови магазину та налаштування облікової програми мають враховувати законні права покупця.

Правила для цих звернень установлює Закон № 1023-XII. Основні положення Закону № 3153-IX мають відкладене набрання чинності, пов’язане, зокрема, з припиненням або скасуванням воєнного стану. До настання визначених його прикінцевими положеннями умов їх не застосовують як чинні обов’язки продавця.

Збирайте лише потрібні персональні дані

За статтями 6 і 11 Закону № 2297-VI обробка даних повинна мати конкретну законну мету та правову підставу. Такою підставою може бути виконання договору або законного обов’язку; згода покупця є однією з можливих підстав. Для замовлення визначте, які дані потрібні для зв’язку, доставки й документів, та не додавайте зайвих обов’язкових полів.

Окремо опишіть використання даних для програми лояльності або повідомлень, якщо плануєте такі процеси. Обмежте доступ працівників відповідно до їхніх завдань, установіть обґрунтовані строки зберігання та перевірте підстави передання даних перевізнику чи іншій особі за статтею 14 цього Закону.

Перед першою зміною працівника: оформіть трудові відносини

За статтею 24 Кодексу законів про працю України працівника не можна допустити до роботи без трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням, і повідомлення про прийняття на роботу в установленому порядку. Це потрібно виконати до того, як продавець почне обслуговувати покупців, зокрема під час випробування.

Для договору з фізичною особою загальне правило передбачає письмову форму. Водночас стаття 2 Закону № 2136-IX дозволяє сторонам у період воєнного стану за згодою визначати форму трудового договору. Практично письмове визначення посади, оплати, графіка й обов’язків допомагає підтвердити домовленості. Спеціальне правило про форму договору не скасовує оформлення прийняття та повідомлення до допуску.

Організуйте облік виконаної роботи, нарахування та виплати зарплати, утримання податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) і військового збору, нарахування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ) та відповідну звітність. ФОП виконує функції податкового агента щодо оподатковуваних виплат фізичним особам за пунктом 177.7 ПКУ. Для другої групи контролюйте також кількість працівників з урахуванням винятків пункту 291.4.1 ПКУ.

Щомісяця, щокварталу та щороку: звіряйте дохід, податки й внески

Розраховуйте платежі за своїм режимом

Для першої та другої груп знайдіть рішення місцевої ради про ставку саме для ваших видів діяльності. Якщо їх кілька, застосовують найбільшу з установлених для них ставок; при діяльності на територіях більш як однієї ради — максимальну ставку відповідної групи за статтею 293 ПКУ. Для четвертої групи військовий збір також становить 10% мінімальної зарплати на 1 січня року за місяць, але сама група потребує окремої перевірки фермерських критеріїв. За пунктом 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ військовий збір для платників єдиного податку діє до 31 грудня третього календарного року, наступного за роком припинення або скасування воєнного стану. Для доходів ФОП на загальній системі після завершення цього періоду передбачено ставку 1,5% замість 5%. Врахуйте ці умови, коли складаєте календар майбутніх платежів.

На загальній системі оподатковуваний результат — різниця між загальним оподатковуваним доходом і документально підтвердженими витратами, допустимими за статтею 177 ПКУ. Залишок грошей на рахунку не показує цю величину. На єдиному податку закупівля товарів та інші витрати загалом не зменшують базу єдиного податку: дохід визначають за статтею 292 ПКУ, включно з її спеціальними правилами та виключеннями.

Умовний приклад. ФОП третьої групи без ПДВ отримав за квартал 200 000 грн доходу, який повністю входить до бази єдиного податку та військового збору. Єдиний податок становить 200 000 × 5% = 10 000 грн, військовий збір — 200 000 × 1% = 2 000 грн. Разом ці два платежі — 12 000 грн. Закупівля товару на 120 000 грн не зменшує цю базу. ЄСВ та інші застосовні зобов’язання обчислюють окремо.

Для загальної системи окремо контролюйте ПДВ. За статтями 181 і 183 ПКУ перевищення 1 000 000 грн оподатковуваних постачань без ПДВ протягом останніх 12 календарних місяців створює обов’язок реєстрації; заяву подають не пізніше 10 числа наступного місяця. Виняток із цієї вимоги передбачено для платників єдиного податку першої — третьої груп. Для переходу зі спрощеної системи діють спеціальні правила статті 183.4. Платник ПДВ веде відповідний облік окремо, оскільки момент виникнення зобов’язань не завжди збігається з отриманням грошей.

Перевіряйте ЄСВ за кожний місяць

За статтями 7 і 8 Закону № 2464-VI загальна ставка ЄСВ за себе становить 22% установленої бази. Для спрощеної системи підприємець визначає базу самостійно в законних межах, а внесок за відсутності звільнення не може бути меншим за мінімальний страховий внесок. Його формула — мінімальна зарплата за відповідний місяць × 22%. Максимальну базу потрібно перевіряти з урахуванням чинного закону про державний бюджет.

Для загальної системи базою є дохід або прибуток, який оподатковується ПДФО; за місяць із таким доходом внесок не може бути меншим за мінімальний. Якщо оподатковуваного доходу немає, стаття 7 дозволяє самостійно визначити базу в установлених межах. Загального права всім підприємцям не сплачувати ЄСВ лише через воєнний стан застосовувати не слід: дію відповідного пункту 9-19 розділу VIII Закону № 2464-VI зупинено бюджетним законом.

Стаття 4 Закону № 2464-VI звільняє від ЄСВ за себе осіб, які отримують пенсію за віком або за вислугу років, осіб з інвалідністю, а також осіб, які досягли віку за статтею 26 закону про пенсійне страхування й отримують відповідну пенсію або соціальну допомогу. Для підприємця, за якого роботодавець сплатив внесок не менше мінімального, звільнення діє за відповідні місяці. Якщо роботодавець сплатив менше мінімального, частина шоста статті 4 передбачає можливість самостійного визначення бази за такими місяцями з установленими мінімальними та максимальними межами. Тому перевіряйте фактичну сплату за кожний місяць.

Складіть календар із контрольними документами

Стаття 16 ПКУ зобов’язує вести облік, подавати належну звітність і своєчасно сплачувати податки. Платники першої та другої груп і третьої групи без ПДВ ведуть облік доходів у довільній формі з помісячним відображенням. Третя група з ПДВ веде облік доходів і витрат за встановленою типовою формою; для загальної системи діють вимоги статті 177.

В Україні фізичні особи — підприємці (ФОП) третьої групи єдиного податку за загальним правилом подають декларацію платника єдиного податку протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу, а першої та другої груп — протягом 60 календарних днів після закінчення року. ФОП на загальній системі подають річну декларацію про майновий стан і доходи до 1 травня наступного року. Ці строки визначають стаття 49 та пункти 296.2, 296.3 і 177.11 Податкового кодексу України.

Для випадків, коли перша чи друга група повинна звітувати щокварталу, та для звітності при припиненні підприємницької діяльності діють відповідні спеціальні правила. Рекомендація: внесіть до календаря конкретну граничну дату з урахуванням пункту 49.20: якщо останній день подання припадає на вихідний або святковий день, строк переноситься на операційний день, що настає за ним.

Для кожної декларації внесіть у свій календар конкретну граничну дату за застосовним звітним періодом, статтею 49 ПКУ та чинною формою. Зберігайте підтвердження прийняття звітності. Перевищення ліміту або зміна групи може створити квартальний обов’язок звітування навіть для першої чи другої групи. Зобов’язання щодо працівників і ПДВ потрібно додати до календаря окремо.

За відсутності продажів перевірте підставу кожного звільнення

Відсутність доходу на першій або другій групі сама собою не скасовує фіксованого єдиного податку та військового збору. ФОП цих груп без найманих працівників має право на звільнення від обох платежів на один календарний місяць відпустки на рік, а також за період хвороби тривалістю 30 і більше календарних днів. Подайте заяву, а для хвороби додайте витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності — пункт 295.5, підпункт 298.3.2 та підпункт 1.13 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ.

Для третьої групи без доходу за статтею 292 немає бази для відсоткового єдиного податку та військового збору, проте ЄСВ оцінюють окремо. Територіальне право не сплачувати військовий збір для першої та другої груп за підпунктом 1.12 залежить від податкової адреси на визначену законом дату, статусу території та відповідного періоду. Перед застосуванням збережіть відомості про адресу, дані офіційного переліку територій, на який посилається норма, і розрахунок місяців. Переїзд може змінити право на пільгу. Умови одного платежу не можна автоматично переносити на інший.

Коли змінюєте діяльність, адресу або закриваєте ФОП

Перед новим напрямом продажів перевірте КВЕД у ЄДР і діяльність у реєстрі платників єдиного податку. Для першої та другої груп дохід від діяльності, якої немає в податковому реєстрі, підпадає під спеціальну ставку 15%. Статті 298–299 ПКУ також передбачають обов’язковий перехід з єдиного податку й анулювання реєстрації за визначених порушень. Тому практично безпечніше внести потрібну діяльність до першої відповідної операції.

При зміні податкової адреси, місця торгівлі або видів діяльності перша та друга групи подають заяву не пізніше 20 числа наступного місяця за пунктом 298.5 ПКУ. Третя група при зміні податкової адреси або місця діяльності подає заяву не пізніше останнього дня кварталу змін за пунктом 298.6. Переміщення магазину або складу потребує також оновлення форми № 20-ОПП; окремо перевірте реєстраційні дані каси та спеціальних дозволів, якщо вони використовуються.

Для добровільної зміни групи за дотримання її критеріїв загальний строк заяви — не пізніше ніж за 15 календарних днів до наступного кварталу. Для відмови від спрощеної системи — не пізніше ніж за 10 календарних днів до нового кварталу або року. Зміна ставки третьої групи з переходом на ПДВ має спеціальні строки статті 293.8, тому її потрібно планувати разом із ПДВ-реєстрацією.

Якщо перевищили річний ліміт, зафіксуйте дату й суму перевищення. За пунктом 293.8 ПКУ ФОП застосовує ставку єдиного податку 15% до суми перевищення. З наступного календарного кварталу платник першої групи переходить до другої або третьої, якщо відповідає її умовам, або відмовляється від спрощеної системи. Платник другої групи переходить до третьої за дотримання її умов або відмовляється від спрощеної системи. Платник третьої групи повинен перейти на загальну систему. Відповідну заяву подають не пізніше 20 числа місяця після кварталу перевищення.

Для припинення діяльності подають заяву про державну реєстрацію припинення ФОП. За пунктом 65.10 ПКУ запис про припинення не припиняє зобов’язань, які виникли під час діяльності. Після нього потрібно завершити розрахунки, подати належну останню звітність, виконати податкові та страхові зобов’язання й забезпечити зберігання документів.

1. Зафіксуйте залишки товарів, невиконані замовлення, повернення, заборгованість покупців і постачальників.
2. Перевірте дати державного припинення та анулювання реєстрації єдиного податку. Для фіксованого єдиного податку пункт 295.8 ПКУ передбачає нарахування до кінця відповідного місяця.
3. Визначте останній звітний період за своїм режимом. На загальній системі останню підприємницьку декларацію подають за місячними строками відповідно до пункту 177.11 ПКУ; для єдиного податку період визначає пункт 294.6.
4. Перевірте завершення трудових відносин і розрахунків із працівниками, якщо вони були.
5. Виконайте належні дії щодо об’єктів, кас і дозволів. Для зареєстрованої харчової потужності стаття 25 Закону № 771/97-ВР передбачає повідомлення про припинення використання протягом 10 робочих днів.
6. Збережіть звітність, квитанції, виписки та первинні документи з урахуванням строків, їх продовження, можливих перевірок і спеціальних правил архівування при припиненні.

Під час податкової перевірки: перевірте документи та зафіксуйте свою позицію

Стаття 17 ПКУ дає підприємцю право представляти свої інтереси особисто або через уповноважену особу, бути присутнім під час перевірки, надавати пояснення, отримувати акт і подавати заперечення. Для документальної виїзної та фактичної перевірки стаття 81 ПКУ передбачає направлення, копію наказу та службові посвідчення інспекторів або належні документи, що засвідчують їхній статус.

Звірте осіб із направленням, реквізити ФОП або об’єкта, вид, підставу, початок і тривалість перевірки. Непред’явлення потрібних документів або їх оформлення з порушенням вимог пункту 81.1 може бути підставою для недопуску. Відмовляти з інших підстав цей пункт не дозволяє. Фактична перевірка за статтею 80 може відбуватися без попередження, тому відсутність завчасного повідомлення сама собою не доводить порушення.

Після початку перевірки надавайте документи, що належать до її предмета, за статтею 85 ПКУ. Поза перевіркою письмова вимога про документи має містити конкретний перелік і законні підстави відповідно до підпункту 16.1.5. Передання копій оформлюйте описом і залишайте свій примірник. Оригінали за загальним правилом не вилучають; винятки визначає кримінальне процесуальне законодавство. Підприємець може відкрито здійснювати фото-, відео- та звукозапис перевірки за підпунктом 17.1.17 ПКУ.

Якщо не погоджуєтеся з актом, підпишіть його із застереженням і викладіть аргументи з посиланнями на операції та документи. Загальний строк заперечень за пунктом 86.7 ПКУ — 10 робочих днів із дня, наступного за днем отримання акта. Для акта додаткової перевірки за підпунктом 78.1.5 діє спеціальний строк п’ять робочих днів. Відмова підписати або отримати акт не замінює заперечень.

Податкове повідомлення-рішення чи інше рішення можна оскаржити адміністративно або до суду за статтею 56 ПКУ. Загальний строк адміністративної скарги — 10 робочих днів після дня отримання рішення. До скарги варто додати власний розрахунок, копії підтвердних документів та пояснення, у чому полягає помилка податкової. Одразу збережіть доказ дати отримання рішення й перевірте процедуру та строки саме для нього.

Отримайте індивідуальну консультацію до спірної операції

За статтею 52 ПКУ ФОП може безоплатно отримати індивідуальну податкову консультацію (ІПК) щодо практичного застосування норми. У зверненні зазначте прізвище, ім’я та по батькові, податкову адресу, реєстраційний номер облікової картки платника податків або передбачені законом паспортні дані, а також номер телефону й електронну адресу, якщо вони є. Опишіть фактичні обставини та практичну необхідність консультації, поставте дату й належний підпис. Загальний строк відповіді — 25 календарних днів після отримання звернення; його можуть продовжити не більше ніж на 15 календарних днів із належним повідомленням.

Для питання про оплату опишіть договір, учасників, спосіб приймання грошей і документи, які отримує покупець. Для подальшого використання доцільно обирати паперову або електронну ІПК із реєстрацією в єдиному реєстрі. Вона має індивідуальний характер і призначена для платника, якому надана. Стаття 53 прямо встановлює, що дотримання консультації не звільняє від сплати податкового зобов’язання. Її висновок потрібно застосовувати до відповідних фактичних обставин і чинних норм.

Облік залишків, продажів і повернень ФОП у Торгсофт

Торгсофт можна використовувати для щоденного обліку товарів: у «Стані складу» доступні кількість, ціна, собівартість і рух товару після надходження, продажу, повернення або переміщення. Практичний порядок роботи — вносити отримані товари за документами постачальника, оформлювати кожний продаж у «Реалізації» та звіряти фактичні залишки з даними програми. Для кількох складів або інтернет-магазину врахуйте можливості ліцензій: «Старт» має один центр обліку й не передбачає переміщень між складами та інтернет-магазину.

Для повернення товару можна знайти відповідний продаж, вибрати товари та кількість, створити накладну повернення й окремо зафіксувати повернення грошей. Налаштований у програмі максимальний строк повернення потрібно узгоджувати з правовою підставою звернення покупця. Програмні записи допомагають звіряти товар і розрахунки; виконання вимог до первинних документів, податкового обліку та належного фіскального чека організовує сам підприємець.

Контрольний список для власника магазину

Закріпіть за кожною дією відповідального й перевірний результат. Якщо працюєте самостійно, використовуйте цю таблицю як перелік регулярних перевірок.

Офіційні джерела для перевірки своїх операцій

• Податковий кодекс України № 2755-VI: статті 16–17, 44, 49, 52–53, 56, 63, 65, 75, 78, 80–81, 85–86, 167, 177, 181–183, 187, 291–296, 298–299; пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX.
• Закон № 755-IV про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань: стаття 18.
• Порядок обліку платників податків і зборів, наказ Міністерства фінансів України № 1588: розділ VIII, додаток 10 — форма № 20-ОПП.
• Інструкція про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків, постанова Правління Національного банку України № 162: пункт 10.
• Закон № 265/95-ВР про застосування реєстраторів розрахункових операцій: статті 2–3, 5, 9–10, 17, 20; пункти 13–14 розділу II.
• Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, наказ Міністерства фінансів України № 496: розділи I–II та Форма обліку.
• Постанова Кабінету Міністрів України № 894 щодо забезпечення безготівкових розрахунків: пункти 1–2.
• Закон № 2464-VI про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування: статті 4, 7–9; розділ VIII.
• Закон про Державний бюджет України № 4695-IX: стаття 32 та положення про зупинення дії пункту 9-19 розділу VIII Закону № 2464-VI.
• Кодекс законів про працю України № 322-VIII: статті 21 і 24; Закон № 2136-IX про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану: стаття 2.
• Закон № 1023-XII «Про захист прав споживачів»: статті 8–9, 12–13, 15; постанова Кабінету Міністрів України № 172: додатки 2–3.
• Закон № 3153-IX «Про захист прав споживачів»: прикінцеві та перехідні положення щодо набрання чинності.
• Закон № 675-VIII «Про електронну комерцію»: статті 7, 11, 13; Закон № 2297-VI «Про захист персональних даних»: статті 6, 11, 14.
• Закон № 3817-IX про державне регулювання виробництва й обігу спирту, алкогольних напоїв, тютюнової продукції, рідин для електронних сигарет та пального: стаття 41.
• Закон № 771/97-ВР «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів»: статті 23 і 25.