Товарний облік для ФОП: вимоги, правила та штрафи

Товарний облік у ФОП: хто зобов’язаний вести, як оформити та які штрафи загрожують

Товарний облік для ФОП — це не бухгалтерський облік за стандартами для юросіб, а окремий обов’язок, встановлений Законом про РРО та Порядком Мінфіну № 496. Суть вимоги проста: підприємець, на якого поширюється цей обов’язок, має вести встановлену Форму обліку товарних запасів, вносити до неї надходження і вибуття товарів на підставі первинних документів та продавати лише ті товари, які відображені в такому обліку. Під час перевірки документи про облік і походження товару мають бути в місці продажу або доступні для надання контролюючому органу. (Законодавство України)

Не всі ФОП зобов’язані вести такий облік. Виняток діє для ФОП — платників єдиного податку, які не є платниками ПДВ, але навіть для них звільнення не працює, якщо вони продають технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, вироби медичного призначення або ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння. За продаж товарів, не облікованих у встановленому порядку, або за ненадання документів під час перевірки передбачено фінансову санкцію у розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. (Законодавство України)

Що саме вважається товарним обліком

Порядок № 496 прямо визначає, що документами, які підтверджують облік і походження товарів, є дві складові:

До первинних документів можуть належати опис залишків товару на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки та інші документи, які дозволяють ідентифікувати постачальника, отримувача, дату операції, найменування, кількість і вартість товару. (Законодавство України)

Тобто для ФОП товарний облік — це не абстрактний “контроль залишків”, а конкретна зв’язка: є запис у Формі обліку і є первинний документ, на підставі якого цей запис зроблено. Без одного з цих елементів облік вважається ризиковим. Заборонено продавати товар, якщо у місці продажу немає первинних документів, записів у Формі або і документів, і записів одночасно. (Законодавство України)

Хто зобов’язаний вести товарний облік

Товарний облік зобов’язані вести ФОП, які проводять розрахункові операції у сфері торгівлі, громадського харчування чи послуг і на яких поширюється пункт 12 статті 3 Закону № 265. На практиці це насамперед:

Хто може не вести товарний облік за Порядком № 496

Не зобов’язані вести товарний облік ФОП — платники єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, якщо вони не торгують переліченими вище “спеціальними” групами товарів. Це саме виняток із пункту 12 статті 3 Закону № 265 та статті 20 цього Закону. (Законодавство України)

Але це звільнення стосується саме обов’язку вести Форму обліку товарних запасів за Порядком № 496. Воно не скасовує інших спеціальних правил для окремих товарів — наприклад, ліцензійних вимог для аптек або ліцензійних правил для роздрібної торгівлі алкоголем і тютюновими виробами. (Законодавство України)

Як вести товарний облік правильно

1. Оберіть форму ведення: паперова або електронна

Форма обліку може вестися або в паперовому, або в електронному вигляді. Для електронної форми ФОП сам обирає програмний формат і спосіб внесення інформації, головне — дотриматися вимог Порядку № 496. Це означає, що вести такий облік можна не лише “вручну”, а й у власній обліковій системі, якщо вона дозволяє відтворити встановлену форму і показати її під час перевірки. (Законодавство України)

2. Заповніть реквізити ФОП і місця обліку

У Формі обліку мають бути зазначені дані ФОП: ПІБ, податковий номер або паспортні дані у передбачених законом випадках, податкова адреса, а також назва й адреса місця продажу або місця зберігання, в межах якого ведеться облік. Якщо форма паперова, ці дані мають бути на титульному аркуші. (Законодавство України)

3. Внесіть початкові залишки

Якщо у ФОП виник обов’язок вести товарний облік і на цю дату в нього вже є товари, перший запис у Формі має відображати залишки на початок обліку. Для цього підприємець самостійно складає опис залишків у довільній формі із зазначенням найменування товарів, кількості та вартості. Якщо залишків немає, перший запис про залишки не вноситься. (Законодавство України)

4. Вносьте надходження до початку продажу

Порядок № 496 вимагає постійно вносити до Форми обліку інформацію про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів. При цьому записи про надходження товару треба внести до початку його реалізації. Це одна з ключових вимог: спочатку документ і запис, потім продаж. (Законодавство України)

5. Відображайте вибуття товару там, де це потрібно

У графі 8 Форми обліку відображається вибуття товарів, але не продажі через РРО/ПРРО. Для цілей Порядку вибуттям вважаються, зокрема, продаж без застосування РРО/ПРРО у випадках, дозволених законом, внутрішнє переміщення між власними точками продажу чи місцями зберігання, знищення або втрата товару, повернення постачальнику, використання на власні потреби. (Законодавство України)

6. Зберігайте форму і первинку в місці продажу

Форма обліку та первинні документи на товар мають зберігатися в місці продажу до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких документах. Документи потрібно щомісяця групувати в хронологічному порядку їх відображення у Формі або підшивати разом із Формою. Якщо оригінали документів тимчасово відсутні у місці продажу, під час перевірки можна надати копії з подальшим пред’явленням оригіналів до закінчення перевірки, якщо це потрібно. (Законодавство України)

Які документи підходять для підтвердження походження товару

Для товарного обліку важлива не назва документа сама по собі, а його зміст. Документ має дозволяти встановити, хто поставив товар, кому він переданий, коли відбулася операція, який це товар, у якій кількості та за якою вартістю. Саме тому Порядок № 496 прямо називає серед допустимих документів накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки та інші аналогічні документи з потрібними реквізитами. (Законодавство України)

Якщо ФОП має кілька торгових точок, облік ведеться окремо за кожним місцем продажу. Для переміщення товару між власними магазинами, складами чи іншими господарськими об’єктами потрібні первинні документи на внутрішнє переміщення. Вони є невід’ємною частиною товарного обліку. (Законодавство України)

Склад, магазин, автомобіль, кур’єрська доставка

Порядок № 496 визначає місце продажу і місце зберігання широко. Це може бути не лише стаціонарний магазин чи склад, а й пересувний об’єкт, у тому числі транспортний засіб. Це означає, що для виїзної торгівлі, доставки або торгівлі з автомобіля підприємець так само має організувати документи й облік так, щоб контролюючий орган міг перевірити походження товару та записи у Формі. Для електронної форми вона має бути візуалізована у форматі, придатному для перегляду та копіювання під час перевірки. (Законодавство України)

РРО/ПРРО і товарний облік: як вони пов’язані

Товарний облік не замінює РРО/ПРРО, а існує поруч із ним. Якщо ФОП зобов’язаний застосовувати РРО або ПРРО, він має одночасно виконувати й вимоги Закону № 265 щодо розрахункових документів, і вимоги щодо товарного обліку, якщо входить до кола зобов’язаних осіб. Окремо Закон № 265 вимагає надавати покупцю за його вимогою чек, накладну або інший документ, що підтверджує передання права власності на товар для цілей захисту прав споживачів. (Законодавство України)

Практичний висновок тут такий: наявність фіскального чека не замінює документ про походження товару, а документ про походження товару не замінює фіскальний чек у тих випадках, коли чек обов’язковий. Це різні обов’язки. (Законодавство України)

Товарний облік не скасовує податковий облік

ФОП на загальній системі оподаткування окремо ведуть облік доходів і витрат за типовою формою, затвердженою Мінфіном. ФОП — платники єдиного податку третьої групи, які є платниками ПДВ, також ведуть облік доходів і витрат за типовою формою. А ФОП — платники єдиного податку першої і другої груп та третьої групи без ПДВ ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення доходів. Це інший облік, ніж товарний. (lv.tax.gov.ua)

Отже, Форма обліку товарних запасів за Порядком № 496 не замінює ані податковий облік доходів і витрат, ані книги та форми, які вимагає Податковий кодекс для відповідної системи оподаткування. (Законодавство України)

Окремі товари, для яких діють додаткові правила

Для лікарських засобів і аптечної діяльності товарний облік — лише частина вимог. Роздрібна торгівля лікарськими засобами здійснюється за окремими ліцензійними умовами, затвердженими постановою КМУ № 929, до яких у 2025–2026 роках вносилися зміни. Якщо ФОП продає ліки або медичні товари, треба перевіряти не лише Закон № 265 і Порядок № 496, а й профільні ліцензійні умови. (Законодавство України)

Для алкоголю, тютюнових виробів, рідин для електронних сигарет та пального діє окремий ліцензійний режим за спеціальним законом. Тому навіть коли питання стосується саме товарного обліку, бізнесу з такими товарами недостатньо лише мати форму обліку та первинні документи — потрібно окремо контролювати ліцензії та інші профільні правила обігу.

Яка відповідальність загрожує

Основна санкція саме за порушення правил товарного обліку передбачена статтею 20 Закону № 265. Вона застосовується у двох ситуаціях:

Розмір санкції — вартість таких товарів за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Для ФОП-єдинників без ПДВ ця санкція не застосовується, якщо вони не торгують спеціальними групами товарів, переліченими в законі. (Законодавство України)

Важливий нюанс: стара інформація про штраф у “подвійному розмірі вартості товару” для цієї норми більше не відповідає чинній редакції статті 20. У чинному тексті йдеться саме про вартість товарів за цінами реалізації, а не про подвійну вартість. (Законодавство України)

Що показує судова практика

Судова практика підтверджує ризикований момент перевірок: ненадання документів саме під час перевірки може розглядатися як самостійна підстава для штрафу за статтею 20 Закону № 265, навіть якщо підприємець намагається надати документи пізніше. На це звертав увагу Верховний Суд в огляді актуальної практики Касаційного адміністративного суду.

Для бізнесу це означає просте правило: товарний облік треба не лише вести, а й уміти одразу показати перевіряючому в конкретному місці продажу. Документи, які “десь є у бухгалтера” або “можуть бути надіслані потім”, не усувають ризик санкції автоматично. (Законодавство України)

Чек-лист для ФОП

Товарний облік в програмі Торгсофт

Для ведення обліку товарних запасів згідно з Наказом Мінфіну № 496 у програмі Торгсофт розроблено спеціальну додаткову опцію «Облік товарних запасів». Вона дозволяє автоматично формувати встановлений звіт, у якому фіксується первинна документація (надходження та вибуття), зазначаються реквізити та загальна вартість товарів.

Щоб правильно налаштувати та вести товарний облік у Торгсофт, дотримуйтесь наступного алгоритму:

1. Активація та базове налаштування

Після придбання опції перейдіть до головного меню програми Налаштування - Параметри - Додаткові опції. У цьому вікні з'явиться розділ «Форма обліку товарних запасів». Вам необхідно активувати параметр «Використовувати для поточного робочого місця» та зберегти зміни.

2. Запуск форми та фіксація початкових залишків

Безпосередня робота зі звітом здійснюється у меню Склад - Форма ведення обліку товарних запасів. Роботу на цій формі потрібно розпочати зі встановлення фільтра «Дата початку ведення обліку». Це фактична дата, з якої ви як ФОП зобов'язані вести цей облік. Після вибору дати програма автоматично розрахує початкові залишки на цей день. Першим рядком у таблиці з'явиться запис «Вид – Початкові залишки». У колонці сум буде відображено суму собівартості всіх товарів, що перебували на складі на обрану дату.

3. Налаштування центрів обліку (торгових точок)

За замовчуванням програма формує звіт для поточного центру обліку. Однак, якщо ваша єдина господарська одиниця (фізичний магазин) розділена в програмі на декілька центрів обліку (наприклад, окремо «Торговий зал» і окремо «Склад»), ви можете обрати їх усі у відповідному фільтрі. У такому разі документи з усіх обраних центрів будуть виводитися в єдиний хронологічний звіт.

4. Використання фільтрів для ФОП

5. Друк встановленої форми та реквізити ФОП

Головною дією на формі є кнопка «Друк», яка відкриває готовий для податкової попередній перегляд Форми ведення обліку товарних запасів. Щоб у роздрукованому документі правильно відображався блок інформації про підприємця (ПІБ, податкова адреса, ІПН/ЄДРПОУ), ці дані мають бути попередньо коректно та уважно заповнені у налаштуваннях Торговельної мережі, Підприємства та Центру обліку. Якщо якесь поле залишиться порожнім, програма може підставити дані з іншої форми, що призведе до помилки у звіті. Як надійну альтернативу, програма дозволяє вручну налаштувати шаблон друкованої форми для кожного центру обліку. Це гарантує, що у звіті завжди будуть вказані правильні реквізити саме того ФОП, який зобов'язаний надати документ контролюючому органу.

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва