Чи зобов’язані ФОП проводити переоблік товарів

ФОП не має загального обов’язку щороку проводити переоблік товарів. Правила щорічної інвентаризації перед фінансовою звітністю поширюються на юридичних осіб. Водночас податкова може вимагати інвентаризацію під час перевірки ФОП. Окремі види діяльності мають спеціальні правила, а підприємець, у якого виник обов’язок вести облік товарних запасів, повинен скласти початковий опис наявних товарів.

Власнику магазину варто визначити, чи потрібен йому обов’язковий товарний облік, забезпечити доступ до документів на товар і встановити власний графік підрахунків. Під час переобліку потрібно зафіксувати фактичну кількість, перевірити причини розбіжностей і документально оформити втрати. Якщо ФОП є платником ПДВ, нестача може також вимагати нарахування податкових зобов’язань.

Чому щорічна інвентаризація не обов’язкова для кожного ФОП

Переобліком у магазині зазвичай називають підрахунок товарів і порівняння результату із записами в обліку. Наприклад, програма показує 50 упаковок, а працівник знаходить 47. Інвентаризація може охоплювати також обладнання, готівку та інше майно.

Стаття 10 Закону № 996-XIV встановлює обов’язок підприємств проводити інвентаризацію. Сфера дії цього закону, визначена статтею 2, охоплює юридичних осіб та відповідні філії й представництва іноземних юридичних осіб. Так само пункт 2 розділу I Положення № 879 поширює його правила на юридичних осіб. ФОП до цього переліку не належить.

Тому строки щорічної інвентаризації, склад комісії та строк затвердження її протоколу протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації за Положенням № 879 не стають обов’язковими для підприємця лише через те, що він має магазин або найманих продавців. Для добровільного переобліку ФОП може використати цей порядок як основу власної інструкції.

Коли ФОП має перерахувати та описати товари

На вимогу податкової під час перевірки

Підпункт 20.1.9 Податкового кодексу дозволяє контролюючому органу вимагати від платника, якого перевіряють, інвентаризацію основних засобів, товарів і коштів, зокрема підрахунок залишків та готівки. Це право стосується і ФОП.

ДПС пояснює, що платник має отримати належно оформлений документ із вимогою. Єдиної затвердженої форми такої вимоги податкове законодавство не визначає. Представники ДПС можуть бути присутні під час інвентаризації. Роз’яснення ДПС про інвентаризацію під час перевірки.

1. Отримайте документ із вимогою та збережіть підтвердження дати його отримання.
2. Перевірте, які товари, кошти або обладнання потрібно охопити і який строк зазначила податкова. Якщо обсяг чи строк незрозумілий, одразу зверніться до посадової особи по письмове пояснення.
3. Визначте працівників, які рахуватимуть товари, та підготуйте документи про їх надходження, продажі, повернення і переміщення.
4. Зафіксуйте фактичні залишки й розбіжності в описі або акті. Зазначте дату, місце, перелік перевірених товарів, одиниці виміру, кількість і учасників підрахунку.
5. Передайте результати контролюючому органу та збережіть підтвердження їх передання.

Якщо доступ до товарів небезпечний або фізично неможливий, подайте контролюючому органу вмотивовану письмову заяву з описом перешкод і підтвердними документами. Під час дії воєнного стану підпункт 69.2-2 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу дозволяє проводити документальні та фактичні перевірки лише за наявності безпечних умов, зокрема для інвентаризації. Якщо розпочату перевірку неможливо завершити через такі перешкоди, її зупиняють наказом керівника контролюючого органу, його заступника або уповноваженої особи до їх усунення. Кодекс передбачає винятки для окремих документальних перевірок: щодо оподаткування доходів нерезидентів за підпунктом 78.1.1, бюджетного відшкодування за підпунктом 78.1.8 та перевірок за підпунктом 78.1.21. Подання заяви саме по собі не зупиняє перевірку. Не підписуйте опис із кількістю, яку ніхто фактично не перевірив.

Відмова від інвентаризації, яку вимагають відповідно до Податкового кодексу, є підставою для адміністративного арешту майна за підпунктом 94.2.8. Рішення про адміністративний арешт майна приймає керівник контролюючого органу, його заступник або уповноважена особа. Для коштів на рахунку чи електронному гаманці діє окремий порядок: за підпунктом 94.6.2 арешт можливий виключно за рішенням суду, до якого звертається контролюючий орган. За пунктом 94.10 суд має протягом 96 годин перевірити обґрунтованість рішення керівника контролюючого органу, його заступника або уповноваженої особи про адміністративний арешт майна; до цього строку не включають години, що припадають на вихідні та святкові дні.

Для ліцензіатів, які торгують алкоголем, тютюновими виробами, рідинами для електронних сигарет або пальним, є додатковий наслідок. Пункт 12 частини 2 статті 46 Закону № 3817-IX передбачає припинення дії відповідної ліцензії через відмову від інвентаризації під час документальної виїзної або фактичної перевірки. Податкова має зафіксувати відмову в акті та долучити матеріали фото- або відеофіксації. Рішення про припинення ліцензії приймає орган ліцензування.

Коли виникає обов’язок вести товарний облік

За Порядком № 496 ФОП складає опис залишку товарів на дату, коли в нього виник обов’язок вести облік товарних запасів. У документі потрібно зазначити назви наявних товарів, кількість, одиниці виміру та вартість, яку ФОП визначає самостійно. Щоб опис відповідав фактичній наявності, підприємець має перерахувати або зважити товари.

На підставі цього опису ФОП робить перший запис у Формі ведення обліку товарних запасів: зазначає номер рядка «1», дату запису, назву й дату опису, номер документа «1» та загальну вартість залишків у графі 7. Графи 6, 8 і 9 залишає порожніми. Якщо на дату виникнення обов’язку товарів немає, першого запису про залишки не роблять.

Для товарів зі спеціальними правилами

Інвентаризація нафтопродуктів на АЗС

Для АЗС, на діяльність яких поширюється Інструкція № 281/171/578/155, інвентаризація нафтопродуктів обов’язкова щонайменше раз на місяць. Перевіряють фактичну наявність нафтопродуктів за марками й видами незалежно від права власності, їх відповідність обліку, наявність нестандартних продуктів та умови зберігання. Перевіряють також готівку, талони, торгові картки й відомості на АЗС.

ФОП створює розпорядчим документом робочу та постійно діючу інвентаризаційні комісії з людей, які мають досвід таких перевірок. Інвентаризацію проводить комісія щонайменше з трьох фахівців. До робочої комісії не включають головного бухгалтера та матеріально відповідальних осіб. Одного працівника не можна призначати її головою у тих самих матеріально відповідальних осіб двічі поспіль. Постійно діюча комісія організовує роботи, інструктує учасників, перевіряє правильність інвентаризації та розглядає пояснення щодо нестач.

1. Перед початком члени комісій отримують розпорядження за формою № 20-НП із часом початку й завершення інвентаризації. Його реєструють у журналі за формою № 21-НП.
2. Відповідальна за облік особа завершує опрацювання документів про надходження й відпуск, вносить записи до обліку, визначає залишки на день інвентаризації та надає комісії довідку за формою № 22-НП. Матеріально відповідальні особи заповнюють книги обліку, складають звіт руху за марками й видами та дають розписку у формі № 25-НП: документи передано для обліку, отримані нафтопродукти оприбутковано, відпущені — списано.
3. Комісія перевіряє придатність засобів вимірювання й градуювальних таблиць, повірку або державну метрологічну атестацію засобів вимірювання, включно з резервуарами. Визначає об’єм і масу нафтопродуктів за марками й видами в резервуарах та технологічних трубопроводах АЗС за Інструкцією. Вимірювання записує до журналу № 7-НП й акта № 3-НП, розрахунок кількості в трубопроводах АЗС — до відомості № 35-НП. Розфасовані нафтопродукти переважують.
4. Якщо резервуар має понтон або плаваючу покрівлю й вимірювання припадає на зону її спливання, продукт зливають до встановлення покриття на опори або доливають до плаваючого стану. Якщо це неможливо й немає градуювальної таблиці для цієї зони, Інструкція дозволяє визначити рівень за даними обліку.
5. Відпуск нафтопродуктів та інших товарів під час інвентаризації заборонений. На документах про надходження, прийняті під час підрахунку матеріально відповідальною особою у присутності комісії, ставлять позначку «після інвентаризації» з датою та підписом голови комісії.
6. Результати записують до акта № 25-НП, який підписують усі члени комісії та матеріально відповідальні особи. Акт складають у двох примірниках: один передають для обліку, другий залишають матеріально відповідальній особі. При зміні таких осіб складають три примірники; другий і третій залишають тим, хто приймає та передає нафтопродукти, інші товари й готівку.
7. За марками й видами з розбіжностями складають порівняльну відомість № 27-НП. Природні втрати та похибку вимірювання маси розраховують за кожним резервуаром і власником. Для світлих нафтопродуктів у резервуарах місткістю до 100 м³ розрахунок природних втрат за кожним резервуаром не обов’язковий: їх розраховують за марками й видами. Розрахунок застосовних природних втрат на АЗС оформлюють за формою № 29-НП окремо для кожного власника; його підписують керівник і головний бухгалтер.

Для природних втрат застосовуйте чинні норми за постановою КМУ № 686. Їх використовують лише після встановлення фактичної нестачі. Норми втрат під час зберігання не поширюються на нафтопродукти в резервуарах АЗС. Норми також не охоплюють продукцію, яку приймають і здають поштучно в герметичній тарі, та нафтопродукти в резервуарах підвищеного тиску.

Якщо після врахування застосовних природних втрат розбіжність не перевищує граничної похибки вимірювання маси для відповідного резервуара, нестачу не стягують із матеріально відповідальної особи, надлишок не оприбутковують, а фактичною кількістю визнають облікову. Похибку застосовують до фактичного залишку маси в резервуарах і технологічних трубопроводах. Для надлишків понад похибку та нестач понад суму допустимих природних втрат і похибки комісія отримує письмові пояснення матеріально відповідальних осіб.

В однієї матеріально відповідальної особи можна зарахувати нестачу нафтопродукту надлишком тієї самої марки або виду в іншому резервуарі. Залік між різними марками чи видами допускається як виняток за один період, в однієї матеріально відповідальної особи, для однакового найменування та в однаковій кількості. Інструкція дозволяє також залік олив і мастил у подібній дрібній тарі. Переведення між марками оформлюють актом № 18-НП, а матеріально відповідальні особи надають вичерпні пояснення пересортиці. Переведення допускається, зокрема, при прийманні однієї марки на залишок іншої за відсутності порожнього резервуара або прийманні кількох марок через один приймальний трубопровід. Остаточне рішення про залік приймає керівник після розгляду матеріалів постійно діючої комісії.

Нестачі в межах застосовних норм природних втрат списують. За пунктом 13.17 Інструкції нестачі понад допустимі втрати й похибку відшкодовують матеріально відповідальні особи; збитки розраховують за останньою ціною реалізації з ПДВ. Якщо винних осіб не встановлено, вартість нестачі відносять на збитки підприємства. Надлишки понад похибку оприбутковують за ціною останнього надходження за партіонним обліком. Надлишки розфасованих нафтопродуктів і готівки також оприбутковують.

Для змішаних або зіпсованих нафтопродуктів спочатку вживають заходів для відновлення якості. Якщо це неможливо, на підставі висновку лабораторії їх переводять до іншої марки за актом № 18-НП. Втрати від переведення відшкодовують винні особи; якщо їх не встановлено, ці втрати відносять на витрати підприємства. Нафтопродукти, зібрані після зачищення обладнання або використані для промивання, за висновком лабораторії переводять до іншої марки чи відпрацьованих продуктів; непридатні для такого переведення утилізують. За наявності нафтопродуктів за договорами комісії або зберігання оформлюють також акти № 30-НП окремо за видами договорів.

Постійно діюча комісія відображає у протоколі причини нестач, установлених винних осіб і джерело відшкодування. Керівник розглядає та затверджує акт і протокол протягом трьох робочих днів. Після затвердження протоколу результати відображають в обліку за місяць завершення інвентаризації. Контрольні та вибіркові перевірки між інвентаризаціями проводять за розпорядженням керівника; за суттєвих порушень і його дорученням проводять повторну суцільну інвентаризацію. Розділ 13 Інструкції.

Інвентаризація контрольованих речовин

ФОП із ліцензією на медичну або ветеринарну практику, які здійснюють відповідний обіг за Порядком № 589, проводять щоквартальну інвентаризацію визначених ним запасів і складають баланс за додатком 6. Пункт 19 охоплює наркотичні засоби й психотропні речовини з таблиць II і III переліку, прекурсори зі списку № 1 таблиці IV, препарати з понад гранично допустимим вмістом контрольованих речовин та визначені цим пунктом стандартні зразки. Пункт 7 окремо встановлює щоквартальну інвентаризацію для обігу конопель для медичних цілей, продуктів їх переробки, рослинної субстанції канабісу та вироблених із них засобів і ліків. Пункт 35 також зобов’язує суб’єктів, які здійснюють обіг прекурсорів зі списку № 2 таблиці IV переліку, щокварталу проводити їх інвентаризацію та складати баланс за додатком 6. Для повідомлення про розбіжності цей пункт установлює той самий триденний строк і тих самих адресатів. Відомості про розбіжності в балансі або його невідповідність результатам інвентаризації подають протягом трьох календарних днів після виявлення Українському фармацевтичному агентству (Укрфармагентству) та Національній поліції, а щодо експортно-імпортних операцій — також СБУ. Пункти 1, 7 і 19 Порядку № 589.

Облік дорогоцінних металів і каміння

Якщо магазин працює з дорогоцінними металами та камінням, врахуйте власну інструкцію їх обліку й зберігання. У роз’ясненні Мінфіну зазначено, що суб’єктам, які здійснюють такі операції, необхідно розробити та затвердити власну інструкцію про порядок обліку й зберігання дорогоцінних металів і каміння. У власній інструкції визначте, хто перевіряє вироби, як фіксує кількість і масу та коли проводить підрахунок. Роз’яснення Мінфіну.

Кому потрібен обов’язковий облік товарних запасів

Стаття 3 Закону № 265/95-ВР установлює обов’язки суб’єктів, які здійснюють розрахункові операції при продажу товарів, зокрема приймають готівку або оплату електронними платіжними засобами. Пункт 12 цієї статті вимагає вести товарний облік і продавати лише відображені в ньому товари, з урахуванням звільнення для окремих ФОП на єдиному податку без ПДВ. Для ФОП правила та форму обліку встановлює Порядок № 496. Статус підприємця й асортимент, які впливають на звільнення, наведено в таблиці.

Наявність обов’язкового товарного обліку сама по собі не встановлює щорічного переобліку. ФОП постійно записує надходження та передбачені Порядком випадки вибуття на підставі документів. Звільнення від цієї Форми також не скасовує облік доходів і документальне підтвердження показників податкової звітності за Податковим кодексом.

Які документи тримати в магазині

Якщо ви зобов’язані вести товарний облік, оформіть Форму за Порядком № 496. Зазначте прізвище, ім’я та по батькові ФОП за наявності, РНОКПП або передбачені Порядком паспортні дані чи номер ID-картки, податкову адресу, назву та адресу місця продажу або зберігання, у межах якого ведете облік. У паперовій Формі ці дані розмістіть на титульному аркуші. Далі організуйте роботу так:

• Записуйте надходження до Форми обліку до початку продажу товарів. Додавайте накладні, акти закупівлі, митні декларації, чеки або інші первинні документи. Перевіряйте, щоб документи дозволяли ідентифікувати постачальника й отримувача за найменуванням та РНОКПП або кодом ЄДРПОУ, містили дату операції, назву, кількість і вартість товару. Для осіб, які офіційно відмовилися від РНОКПП через релігійні переконання й мають відповідну відмітку в паспорті, використовують передбачені Порядком паспортні дані або номер ID-картки.
• Ведіть облік за кожним місцем продажу. Переміщення між своїми магазинами та складами підтверджуйте документами на внутрішнє переміщення.
• Зберігайте Форму та документи в місці продажу до вибуття останньої одиниці товару, зазначеної у відповідному документі. Щомісяця групуйте документи в хронологічному порядку для подальшого зберігання разом із Формою. Після вибуття товару документи потрібно зберігати протягом строків за пунктом 44.3 Податкового кодексу. Для звичайних документів ФОП мінімальний строк становить 1095 днів: для документів податкової звітності його рахують від дня її подання, а за неподання — від граничного строку; для документів щодо виконання іншого підконтрольного ДПС законодавства — від дня відповідної операції. Строк зберігання продовжується на період зупинення строку давності у випадках за пунктом 102.3. Окремо підпункт 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу продовжує зберігання документів та інформації за пунктом 44.1 на період зупинення строку давності щодо документальних перевірок, які не проводяться згідно з підпунктами 69.2-2, 69.35-1 та 69.35-2. Перед знищенням документів ФОП або його бухгалтер має визначити кінцеву дату їх зберігання з урахуванням усіх застосовних періодів зупинення строків. Для давніших документів перевірте також карантинне зупинення за пунктом 52-2 підрозділу 10 розділу XX та зупинення за підпунктом 69.9 цього підрозділу, яке діяло до 1 серпня 2023 року. Періоди, що збігаються, не враховуйте двічі. Документи, пов’язані з перевіркою або оскарженням її результатів, зберігайте також до завершення процедур, визначених пунктом 44.4.
• Підготуйте Форму та документи, що підтверджують облік і походження товарів у магазині, для надання контролюючому органу на початок перевірки. Навчіть продавця знаходити й надавати їх посадовій особі. Якщо оригіналів первинних документів у магазині немає, можна надати копії та за потреби пред’явити оригінали до завершення перевірки.
• Забезпечте перегляд і копіювання електронної Форми на вимогу посадової особи.

У документі про знищення, втрату або використання товару на власні потреби зазначайте вартість за ціною придбання, підтвердженою товарним обліком. Реквізити постачальника й отримувача в такому документі не потрібні. Вибуття відображайте у графі 8 Форми. Продажі через РРО або ПРРО до цієї графи повторно не вносять.

Помилкові записи виправляйте за пунктом 6 розділу II Порядку № 496. Для видалення інформації поставте у графі «Примітки» відповідного рядка позначку «анульовано». Для виправлення поставте в попередньому рядку позначку «анульовано - виправлено» з номером рядка, що містить правильні дані, а в новому рядку — «виправлено» з номером попереднього рядка. Зберігайте обидва записи.

За продаж необлікованих товарів та/або ненадання під час перевірки документів, які підтверджують облік товарів у місці продажу, стаття 20 Закону № 265/95-ВР передбачає санкцію в розмірі їх вартості за цінами реалізації, щонайменше 170 грн (10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян по 17 грн). Виняток для ФОП на єдиному податку без ПДВ має ті самі обмеження щодо спеціального асортименту, які наведені в таблиці.

Окремо пункт 14 розділу II Закону № 265/95-ВР передбачає звільнення від відповідальності за порушення, вчинені з 1 жовтня 2023 року при продажу товарів або наданні послуг на тимчасово окупованих територіях, територіях активних чи можливих бойових дій, до відповідної дати завершення окупації, бойових дій або можливості бойових дій за офіційним Переліком територій. Звільнення має виняток щодо порушень порядку здійснення розрахункових операцій при продажу підакцизних товарів. Перед застосуванням цього положення перевірте статус території та дату порушення.

Як провести добровільний переоблік у магазині

Власник визначає графік залежно від того, що потрібно перевірити. Наприклад, можна щомісяця рахувати окрему групу дорогих товарів, а повний асортимент — за власним квартальним графіком. Це приклад внутрішнього порядку. Додатковий підрахунок доцільно провести після передачі товарів іншому працівнику, переїзду або виявлення розбіжностей.

1. До початку роботи запишіть дату, час, місця зберігання, перелік товарів та імена учасників. Власник відповідає за організацію, працівники — за підрахунок, бухгалтер або сам ФОП — за перевірку документів.
2. Завершіть внесення надходжень, продажів, повернень і переміщень до обліку. Збережіть залишки на обраний момент.
3. Призупиніть рух товарів, які рахуєте. Якщо магазин продовжує працювати, окремо фіксуйте кожну операцію під час підрахунку.
4. Перевірте товари на полицях, у підсобці, на складі та в зоні повернень. Окремо позначте чужі товари, відправлення покупцям і товари в дорозі.
5. Запишіть фактичну кількість за кожною позицією. Повторно перерахуйте позиції з нестачею або надлишком.
6. Звірте розбіжності з накладними, чеками, поверненнями та переміщеннями. Виправте підтверджені помилки документів.
7. Оформіть решту розбіжностей актом або відомістю. Учасники підписують результат, власник визначає подальші дії, а відповідальна за облік особа вносить документально підтверджені зміни.

Для добровільного переобліку звичайного магазину ФОП може скласти власну відомість. До практичного набору полів належать: назва документа, дата й час підрахунку, дані ФОП, адреса магазину, назва та артикул товару, одиниця виміру, облікова й фактична кількість, різниця, вартість, пояснення та підписи учасників. Якщо документ підтверджує втрату для обов’язкового товарного обліку, він має відповідати також Порядку № 496.

Умовний приклад розбіжностей

Припустімо, магазин перевіряє дві позиції. Усі ціни й кількості в прикладі умовні.

Працівник повторно рахує обидві позиції, а власник перевіряє документи продажу, приймання, повернення та переміщення. Суми 720 і 360 грн показують вартість окремих розбіжностей; причину кожної з них потрібно встановити окремо.

Для надлишку зафіксуйте у відомості назву товару, фактичну й облікову кількість, різницю та пояснення. Знайдіть документи його надходження й перевірте, чи не пропущено запис або чи не завищено кількість вибуття. Підтверджену помилку у Формі обліку виправте за Порядком № 496. Якщо походження товару документально не підтверджено, з’ясуйте його та отримайте належні документи до продажу. ФОП, який зобов’язаний вести товарний облік, має забезпечити наявність первинних документів і відповідних записів у Формі в місці продажу.

Що робити з нестачею та ПДВ

Після підрахунку встановіть причину нестачі. Невнесене повернення, помилкова кількість у продажу та фактична втрата потребують різних документів. Передайте бухгалтеру відомість переобліку, документи придбання й пояснення щодо втрати до підготовки податкової звітності. Якщо причина — природні втрати, бухгалтер має перевірити застосовні норми, розрахунок втрат і їх зв’язок з оподатковуваними операціями. За роз’ясненням ДПС, при списанні товарів, які втратили товарний вигляд, у межах норм природного убутку компенсувальні зобов’язання не нараховують за умови включення їх вартості до вартості готової продукції, що оподатковується ПДВ. Самої назви «природний убуток» в акті для цього недостатньо.

Для платника ПДВ пункт 198.5 Податкового кодексу передбачає нарахування зобов’язань за придбаними з ПДВ товарами, які призначаються для використання або починають використовуватися поза господарською діяльністю. Для товарів, придбаних до 1 липня 2015 року, ця вимога діє, якщо ПДВ під час придбання було включено до податкового кредиту. Базою для товарів є вартість придбання за пунктом 189.1. Платник складає зведену податкову накладну не пізніше останнього дня відповідного звітного періоду та за пунктом 201.10 реєструє її в ЄРПН протягом 20 календарних днів після останнього календарного дня місяця, у якому її складено.

Окремо пункт 198.5 визначає: нестача придбаних товарів, виявлена під час перевірки в акті вибіркової інвентаризації на вимогу контролюючого органу, означає використання цих товарів поза господарською діяльністю для цілей ПДВ. Виняток — знищення через обставини непереборної сили, підтверджені відповідно до законодавства.

Пункт 32-1 підрозділу 2 розділу XX Кодексу також виключає застосування пункту 198.5 до придбаних в оподатковуваних операціях товарів, знищених або втрачених через обставини непереборної сили під час воєнного чи надзвичайного стану. Для застосування цієї норми потрібні документи, що підтверджують подію, причину втрати та перелік товарів. Якщо такі товари знищено або втрачено через обставини непереборної сили під час воєнного стану, врахуйте також підпункт 69.29 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Кодексу. ПДВ, включений до податкового кредиту при їх придбанні, не враховують у розрахунку бюджетного відшкодування. Цю суму переносять до податкового кредиту наступного звітного періоду до її повного погашення.

Переоблік товарів і перевірка розбіжностей у Торгсофт

У Торгсофт працівник може відкрити відомість інвентаризації зі «Стану складу» або через меню «Документ — Відомість інвентаризації». Фактичну кількість вносить скануванням штрихкодів або вручну. Через дію «Рух товару» перевіряє операції з вибраною позицією. На час підрахунку власник організовує припинення руху товарів або окрему фіксацію операцій. Можливості складського обліку Торгсофт.

Повторно перерахуйте позиції з розбіжностями та перевірте документи їхнього руху. Користувач із відповідним доступом може надрукувати у відомості звіти про нестачу, надлишок і результати інвентаризації. Стандартні звіти показують роздрібні ціни; у звітах про нестачу й надлишок можна також зазначити собівартість. Перед використанням сум для документального оформлення втрат перевірте, які ціни містить звіт, і звірте їх із підтвердженою ціною придбання. Якщо ввімкнено налаштування «Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем», продавець не бачить облікової кількості товару на момент інвентаризації та оптової ціни й не може друкувати документи з результатами інвентаризації. Після перевірки фактичної кількості відповідальний користувач закриває відомість інвентаризації. Під час закриття програма створює прибуткову накладну на виявлені надлишки й акт списання на нестачі та змінює складські залишки відповідно до результатів підрахунку. У прибутковій накладній на надлишки програма використовує останню собівартість закупівлі, яка включає ціну закупівлі та додаткову вартість товару. Перевірте цю оцінку й документальне підтвердження походження надлишку.

Документи програми використовуйте разом із документами придбання й оформленими результатами переобліку. Податкові наслідки втрати визначає ФОП або його бухгалтер з урахуванням системи оподаткування та обставин. Власник також має забезпечити правильне ведення обов’язкової Форми товарного обліку, якщо вона потрібна для його діяльності.

Офіційні джерела

• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV — частина 1 статті 2, стаття 10.
• Наказ Мінфіну № 879 «Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань» — пункти 2, 7 і 10 розділу I; розділ II; пункти 1–3 розділу IV.
• Податковий кодекс України № 2755-VI — підпункт 20.1.9; пункти 44.1, 44.3 і 44.4; підпункти 94.2.8, 94.6.2 та пункт 94.10; пункт 102.3; пункти 177.10, 189.1, 198.5, 201.10 і 296.1; пункт 5 підрозділу 1, пункт 32-1 підрозділу 2, пункт 52-2 та підпункти 69.2-2, 69.9, 69.29 і 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX.
• Закон України № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» — пункт 12 статті 3, стаття 20, пункт 14 розділу II.
• Наказ Мінфіну № 496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку» — пункти 1–2 розділу I; пункти 1–6 і 8–11 розділу II; додаток із Формою обліку.
• Закон України № 3817-IX про державне регулювання виробництва й обігу спирту, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин для електронних сигарет та пального — частина 1 та пункт 12 частини 2 статті 46.
• Наказ № 281/171/578/155 про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти й нафтопродуктів — розділ 1; пункти 13.2–13.23; форми документів, зазначені в цих пунктах.
• Постанова КМУ № 686 про норми втрат нафтопродуктів — пункти 6–10 розділу I.
• Постанова КМУ № 589 про порядок діяльності з обігу наркотичних засобів, психотропних речовин, прекурсорів, у тому числі конопель для медичних цілей — пункти 1, 7, 19 і 35 Порядку, додаток 6.
• ДПС: проведення інвентаризації під час перевірки податковим органом — оформлення вимоги та участь представників ДПС.
• Мінфін: інформація для суб’єктів, які здійснюють операції з дорогоцінними металами та камінням — власні інструкції обліку й зберігання.
• Постанова КМУ від 23.09.2026 № 1209 «Деякі питання функціонування Українського фармацевтичного агентства» — пункти 2, 4 і 6 постанови; пункт 4 затверджених змін.
• Постанова КМУ від 05.08.2020 № 686 «Про затвердження норм втрат нафтопродуктів під час їх приймання, зберігання, відпуску, перевантаження та транспортування» — пункти 1–2 і 6–10 розділу I затверджених норм.