Облік доходів і витрат ФОП на загальній системі: як заповнювати Типову форму

ФОП-магазин на загальній системі веде облік доходів і витрат за Типовою формою, яку Мінфін затвердив наказом від 13.05.2021 № 261. Підприємець може обрати папір, Excel або Електронний кабінет. Реєструвати форму в ДПС не потрібно. Записи роблять за підсумками кожного робочого дня, коли отримали дохід або понесли витрати, на підставі документів.

До форми потрапляє фактично отримана виручка, а витрати зменшують оподатковуваний дохід лише за правилами статті 177 Податкового кодексу. Для товару потрібні підтвердження придбання, оплати та продажу: всю закупівлю одразу списувати не можна. Повернення покупцю зменшує дохід, а повернення самого товару потребує коригування його раніше врахованої вартості. Платник ПДВ виключає ПДВ із доходів і витрат. Форму та підтвердні документи треба зберігати з урахуванням строків статті 44 Кодексу.

Хто веде форму та як почати

Обов’язок вести облік покладено на ФОП. Підприємець може доручити бухгалтеру підготовку записів і розрахунків, але має забезпечити повноту даних та наявність документів. Продавці передають відомості про продажі й повернення, працівник, який закуповує товар, — документи постачальників, а власник — банківські виписки та підтвердження інших оплат.

Типова форма за наказом № 261 призначена для ФОП на загальній системі та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність. Правила обліку для платників єдиного податку відрізняються.

1. Відкрийте Типову форму в наказі Мінфіну № 261 та збережіть її структуру з усіма 11 графами.
2. На першому аркуші зазначте прізвище, ім’я, по батькові за наявності та РНОКПП. Якщо ви офіційно відмовилися від РНОКПП через релігійні переконання й маєте відповідну відмітку в паспорті, зазначте паспортні дані, передбачені Порядком.
3. Оберіть спосіб ведення та визначте, хто щодня збирає документи й готує записи.
4. Організуйте зберігання документів так, щоб за датою та номером із форми можна було знайти потрібну накладну, чек, акт чи оплату.

Якщо ви також виробляєте й продаєте власну сільськогосподарську продукцію, облік цієї діяльності ведіть окремо. Окремий облік потрібен і для роздрібної торгівлі пальним та роздрібного продажу алкоголю або тютюнових виробів за адресою місця торгівлі пальним — окремо від інших видів діяльності. Ці вимоги встановлює пункт 177.10 Кодексу.

Папір, Excel чи Електронний кабінет

Порядок дозволяє паперовий та/або електронний облік. Якщо користуєтеся кількома способами, звіряйте записи, щоб одна операція не потрапила до підсумку двічі. Реєстрація форми в податковій та її шнурування не передбачені. Це підтверджує роз’яснення ДПС щодо наказу № 261.

На вимогу контролюючого органу підприємець, який веде електронний облік, має надати належно засвідчену паперову копію. Тому зберігайте файл із повною історією записів і перевіряйте, чи всі графи читаються після друку.

Що записувати в усі 11 граф

Записи ведіть у хронологічному порядку, у гривнях із копійками. Дані накопичуйте від початку року: підсумок має охоплювати всі попередні записи та коригування. Формули нижче стосуються саме граф Типової форми.

Чистий дохід у цій формі — податковий показник. Залишок грошей на рахунку чи в касі може відрізнятися від нього через закупівлю ще не проданого товару, борги, перекази між рахунками та особисті вилучення власника.

Як враховувати виручку та банківську комісію

Відвантаження товару з відстрочкою оплати саме собою не означає, що ФОП отримав грошовий дохід. Запис про виручку робіть після фактичного отримання оплати. Отримана передплата також потрапляє до доходу; якщо повернете її покупцю, суму повернення покажіть у графі 3.

Для банківського та інтернет-еквайрингу з видачею фіскального чека ДПС визначає датою доходу дату цього чека. До доходу входить повна виручка, включно з комісією, яку утримав банк. Цей порядок пояснює ДПС у роз’ясненні про дату доходу при еквайрингу.

Наприклад, покупець сплатив 1 000 грн, банк утримав 20 грн і переказав 980 грн. ФОП, який не є платником ПДВ, показує у графі 2 дохід 1 000 грн. Комісію 20 грн він окремо включає до графи 9 після її фактичного утримання, якщо має банківський документ, що підтверджує витрату. Запис лише 980 грн приховає частину виручки й не покаже комісію окремо.

Звіряйте фіскальні чеки з випискою банку. Якщо банк зарахував оплату наступного дня, не записуйте ту саму виручку повторно. Так само здавання вже врахованої готівкової виручки на власний підприємницький рахунок має залишатися переміщенням цих коштів, без повторного включення до доходу.

Платник ПДВ не включає до доходів і витрат ПДВ, що входить до ціни товарів, робіт або послуг. Наприклад, із продажу на 1 200 грн, у ціні якого 200 грн ПДВ, до доходу форми потрапить 1 000 грн. Суми роздрібного акцизу, зазначені в підпункті 177.3.1 Кодексу, також не включають до доходу. Бюджетний грант не включають до підприємницького доходу за статтею 177: для нього Кодекс передбачає окремі правила оподаткування.

Коли закупівля товару стає витратою

Для магазину головна перевірка перед записом у графу 6 — чи оплачений товар, чи проданий він і чи отримано дохід від цього продажу. Документи мають дозволяти пов’язати закупівельну вартість із конкретними проданими товарами.

Умовний приклад: ФОП оплатив постачальнику 30 однакових одиниць товару по 200 грн — разом 6 000 грн. Покупці придбали й оплатили 8 одиниць. До графи 6 потрапить 8 × 200 = 1 600 грн. Вартість решти 22 одиниць — 4 400 грн — поки не зменшує оподатковуваний дохід.

Якщо спочатку продали товар і отримали гроші, а постачальнику заплатили пізніше, витрату відображайте на дату фактичної оплати. ДПС окремо пояснює цей випадок у роз’ясненні про дохід і витрати в різних місяцях. Уже враховану вартість повторно до витрат не додавайте.

Які документи потрібні

Для товару зберігайте документи про його походження й отримання, підтвердження оплати та документи продажу. Наприклад, накладна постачальника показує, що і за якою ціною ви придбали, банківський документ — скільки сплатили, а документи продажу — яку частину товару реалізували. Неоплачена накладна сама по собі не підтверджує сплачену витрату.

Порядок № 261 називає серед підтвердних документів платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанцію, фіскальний чек, акт закупівлі, акт виконаних робіт або наданих послуг та інші первинні документи, які засвідчують оплату. У графі 5 зазначайте реквізити потрібних документів, а самі документи зберігайте разом із деталізацією розрахунку.

Для оренди, реклами, доставки чи інших послуг підготуйте договір, документи про фактично отримані послуги та підтвердження оплати — залежно від умов операції. Рахунок із сумою до сплати ще не доводить, що ви оплатили послугу й маєте право врахувати витрату.

Які інші витрати дозволено враховувати

Для кожної витрати перевірте три умови: вона пов’язана з підприємницькою діяльністю, входить до переліку статті 177.4 та підтверджена документами. Сплачені оренду, рекламу, зв’язок, банківські послуги й інші допустимі поточні витрати записуйте за датою оплати. Для вартості товарів додатково діють умови продажу й отримання доходу.

• До графи 7 відносьте допустиму оплату праці та оплату робіт або послуг за цивільно-правовими договорами. Якщо податки утримали із зарплати працівника, не враховуйте їх вдруге як окрему додаткову витрату понад суму зарплати.
• До графи 8 включайте дозволені сплачені податки, збори, ЄСВ та платежі за дозволи. Підпункт 177.4.3 виключає, зокрема, ПДВ для платника ПДВ, акцизний податок, ПДФО з власного підприємницького доходу та податок на житлову нерухомість.
• До графи 9 включайте витрати з підпункту 177.4.4: оренду, зв’язок, рекламу, розрахунково-касове обслуговування, допустимі витрати на ремонт і експлуатацію майна, перевезення товарів та інші прямо зазначені послуги.

Особисті покупки власника, документально не підтверджені витрати та витрати поза господарською діяльністю не зменшують оподатковуваний дохід. Придбання основного засобу, який підлягає амортизації, також не можна одразу повністю списати до поточних витрат. Окремі заборони для витрат на придбання й утримання землі, житлової нерухомості та легкових автомобілів встановлюють підпункти 177.4.5–177.4.6.

Умовний приклад заповнення за один день

ФОП не є платником ПДВ. За день покупці оплатили товар на 10 000 грн: 4 000 грн готівкою та 6 000 грн картками. Банк цього ж дня утримав комісію 2%, тобто 120 грн. Закупівельна вартість проданих і раніше оплачених товарів — 6 000 грн.

Того ж дня один покупець повернув товар, придбаний у межах цих продажів, і отримав назад 1 000 грн. Закупівельна вартість поверненого товару — 600 грн; товар повернувся до залишків магазину. Документально підтверджені витрати ФОП на частину зарплати цього дня становили 1 000 грн до утримання податків: суму після утримань виплачено працівнику, а утримані податки перераховано до бюджету. ФОП також сплатив 500 грн оренди та 300 грн допустимого збору, пов’язаного з діяльністю. Усі суми й документи в прикладі умовні; амортизації немає, банк комісію не повертав.

Загальна сума врахованих витрат — 7 320,00 грн. Чистий оподатковуваний дохід за день — 1 680,00 грн. Таблиця показує підсумок дня; деталізацію та реквізити всіх документів підприємець зберігає для підтвердження сум.

Як повернення змінює розрахунок

До повернення чистий дохід у прикладі дорівнював би 10 000 − 6 000 − 1 000 − 300 − 620 = 2 080 грн. Повернення зменшило виручку на 1 000 грн і водночас зменшило враховані товарні витрати на 600 грн. Отже, чистий дохід зменшився на 400 грн: 2 080 − 400 = 1 680 грн.

Якщо повернення відбулося після того, як продаж уже внесли до форми, у день фактичної виплати покупцю покажіть повернуту суму в графі 3. Коли товар повернувся до магазину, скоригуйте його вартість, раніше включену до графи 6. Для електронної форми додайте коригувальний рядок із від’ємною сумою витрат. Збережіть документи повернення, виплати коштів і розрахунок закупівельної вартості.

При поверненні лише передплати, коли товар не передавали покупцю й його вартість не включали до витрат, коригувати графу 6 немає підстав. Якщо повернення стосується року, за який декларацію вже подали, бухгалтеру потрібно також перевірити наслідки для звітності.

Як виправляти записи та підбивати підсумки

На папері не приховуйте початковий запис: створіть новий виправний запис і підпишіть його. В Excel або Електронному кабінеті додайте рядок із додатною чи від’ємною сумою, яка виправляє помилку. Наприклад, якщо дохід завищили на 200 грн, коригування має зменшити його на 200 грн, а не ще раз відобразити всю правильну суму.

Щоб було зрозуміло, що саме змінили, збережіть пояснення з посиланням на дату початкового запису й відповідний документ. Повернення покупцю обліковуйте як повернення у графі 3; помилково внесену суму виправляйте коригувальним записом.

Наприкінці місяця звірте доходи з документами продажів, готівковими оплатами й банківськими операціями. Перевірте, чи комісії враховані окремо, повернення підтверджені, а закупівельна вартість стосується потрібної кількості проданого товару. Підсумки за місяць, квартал і рік мають узгоджуватися з даними від початку року; підсумкові рядки не додавайте до оборотів повторно.

Порядок № 261 передбачає використання цих даних для річної декларації про майновий стан і доходи. Заповнення форми та подання декларації — окремі дії підприємця.

Як вести додаток для амортизації

Амортизація дозволяє поступово включати до витрат вартість основного засобу або нематеріального активу. Перед заповненням додатка перевірте, чи матеріальний об’єкт відповідає визначенню основного засобу за підпунктом 14.1.138 Кодексу: зокрема, його вартість має перевищувати 20 000 грн, а очікуваний строк корисного використання з дати введення в експлуатацію — понад один рік або операційний цикл, якщо він довший за рік. Цей вартісний критерій не застосовуйте до нематеріальних активів. ФОП обирає амортизацію добровільно та веде окремий облік кожного об’єкта. Придбання, виготовлення чи поліпшення має бути підтверджене документами.

У додатку до Типової форми графи 1–3 містять номер запису, групу й назву об’єкта. У графах 4–5 зазначте реквізити документів придбання або виготовлення та документа про готовність до використання, наприклад акта введення в експлуатацію. У графі 6 зазначте встановлений підприємцем строк використання, не менший за мінімальний. У графі 7 покажіть документально підтверджені витрати на придбання, виготовлення та відповідні поліпшення без поточного ремонту й без ПДВ: саме так визначає вартість, яка амортизується, пункт 7 розділу III Порядку № 261. У графах 8–9 зазначте річну та місячну амортизацію. До графи 10 внесіть первісну вартість об’єкта, придбаного або виготовленого в поточному періоді, а для об’єкта попередніх періодів — значення графи 12 за попередній період. У графі 11 покажіть амортизацію за звітний період, а у графі 12 — різницю між графами 10 і 11.

Річну суму розраховуйте прямолінійно: первісна вартість, яка амортизується, поділена на строк використання. Місячна сума — річна, поділена на 12. Амортизація за період дорівнює місячній сумі, помноженій на кількість місяців, за які її нараховують у цьому періоді. За роз’ясненням ДПС, для основних засобів нарахування починається з місяця, наступного за місяцем введення в експлуатацію, і припиняється з місяця, наступного за місяцем вибуття. Визначайте кількість місяців за документами введення та вибуття; місяць введення основного засобу до розрахунку не включайте. Підсумок графи 11 додатка перенесіть до графи 10 основної форми.

Умовний приклад: документально підтверджена вартість обладнання, яка амортизується, — 60 000 грн, строк використання — 5 років. Річна амортизація становить 12 000 грн, місячна — 1 000 грн. Якщо обладнання ввели в експлуатацію в червні й використовували до кінця року, амортизацію нараховують за липень–грудень: 6 × 1 000 = 6 000 грн. Цю суму відобразіть у формі один раз, без повторного включення до щоденних витрат.

Земельні ділянки, житлову нерухомість і легкові автомобілі за цими правилами не амортизують. Поточний ремонт та ліквідацію основних засобів у частині залишкової вартості підпункт 177.4.6 дозволяє враховувати у витратах звітного періоду за встановлених умов.

Скільки зберігати форму та документи

Пункт 3 розділу II Порядку № 261 вимагає зберігати Типову форму три роки після закінчення звітного періоду, у якому зроблено останній запис. Водночас стаття 44 Податкового кодексу встановлює строки для податкових документів та інший початок їх відліку. Обидві вимоги треба виконати.

Для звичайних документів ФОП-магазину, на які не поширюються спеціальні довші строки, мінімум за підпунктом 44.3.3 — 1 095 днів. Відлік починається з дня подання звітності, для якої використали документи, а якщо звітність не подали — з її граничного строку. Для документів щодо виконання вимог іншого законодавства, які охоплює підпункт 44.3.4, мінімальний строк також становить 1 095 днів, але його відлічують із дня відповідної господарської операції, а для дозвільних документів — із дня завершення строку їх дії. Тому перед знищенням форми й документів перевірте строк та початок відліку для кожного виду документів.

Строки продовжуються на періоди зупинення відліку давності у випадках пункту 102.3 Кодексу. Для документів попередніх років перевірте зупинення строків за пунктом 52-2 та підпунктом 69.9 підрозділу 10 розділу XX, а також за пунктом 102.9 Кодексу, який діяв до 31 липня 2023 року включно. Бухгалтер має врахувати редакції цих норм і передбачені ними винятки для відповідного періоду. Періоди зупинення, які збігаються, не додавайте до строку зберігання двічі. Для перевірок, які не проводяться за відповідними воєнними обмеженнями, врахуйте підпункт 69.36 цього підрозділу. Перед знищенням документів бухгалтер має визначити, які зупинення стосуються конкретного періоду та перевірки, і розрахувати кінцеву дату зберігання. Документи, пов’язані з перевіркою або оскарженням, зберігайте до завершення відповідних процедур та строків оскарження, але щонайменше протягом строку статті 44. Для документів щодо операцій, прямо названих у підпункті 44.3.1, діє мінімум 2 555 днів. Якщо документи використовуються в кількох періодах, врахуйте це перед їх знищенням.

Практично зберігайте форму, накладні, акти, чеки, банківські документи та розрахунки разом, із резервною копією електронних даних. Документи на товар, який ще не продано, та об’єкти, які амортизуються, потрібні й для майбутніх записів.

Що робити, якщо документи втрачено

За загальним правилом пункту 44.5 протягом п’яти днів від втрати, пошкодження або дострокового знищення документів подайте письмове повідомлення до ДПС за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності. Додайте оформлені відповідно до законодавства документи, які підтверджують подію, що спричинила втрату, пошкодження або знищення. Якщо документи стосуються відповідних митних процедур, повідомте також орган, визначений цим пунктом. Відновіть документи протягом 90 календарних днів, відлічуючи з дня після надходження повідомлення до контролюючого органу. Якщо повідомлення та підтвердні документи подано своєчасно і через втрату, пошкодження або знищення документів перевірку неможливо провести, строки її проведення переносять до відновлення та надання документів у межах строків пункту 44.5, але не більш як на 120 днів.

Це перенесення не поширюється на перевірки, визначені статтею 200 Кодексу. Якщо документи не відновлено або після використання цієї процедури їх повторно втрачено, пошкоджено чи достроково знищено, пункт 44.5 передбачає, що вони вважаються відсутніми на час складання відповідної звітності.

Для платників, які працювали на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях і не можуть пред’явити первинні документи через їх втрату чи неможливість безпечно вивезти, підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Кодексу передбачає спеціальну процедуру. Перед поданням повідомлення підприємець перевіряє статус території, де провадив діяльність, і відповідні дати за офіційним Переліком територій, визначеним у встановленому Кабінетом Міністрів України порядку. Для застосування підпункту 69.28 потрібні саме територія активних бойових дій або тимчасово окупована територія та передбачені цим підпунктом обставини неможливості пред’явлення документів.

Повідомлення в довільній формі підприємець адресує контролюючому органу за основним місцем обліку. Він зазначає обставини втрати або неможливості вивезення, податкові періоди та загальний перелік первинних документів, за можливості — з реквізитами. Повідомлення можна надіслати через меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету або подати на папері до будь-якого діючого центру обслуговування платників: особисто, через уповноважену особу чи поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення. Якщо після повідомлення про неможливість вивезення стане відомо про втрату документів, потрібно подати окреме повідомлення про втрату та її обставини.

Втрата, не пов’язана з бойовими діями, не дає права застосувати підпункт 69.28. За правомірного застосування процедури відсутність первинних документів сама по собі не є підставою відхилити показники звітності за зазначені періоди. Після повідомлення про неможливість вивезення документів ДПС не проводить документальних перевірок зазначених у ньому періодів. Після повідомлення про втрату документів за підпунктом 69.28 ДПС не перевіряє зазначені періоди, зокрема після завершення воєнного стану. За періоди, зазначені в повідомленні, підпункт 69.28 забороняє перегляд у бік збільшення задекларованих податкових зобов’язань, від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток та заявленого бюджетного відшкодування ПДВ.

Якщо ДПС відмовляє в застосуванні процедури, вона має протягом місяця від отримання повідомлення видати вмотивоване рішення з підставами та доказами відмови. Підприємець може оскаржити його в адміністративному або судовому порядку. До остаточного рішення у справі ДПС не може ставити під сумнів показники звітності або ініціювати будь-яку перевірку періодів, зазначених у повідомленні. Порядок повідомлення пояснює ДПС щодо неможливості вивезення або втрати документів.

Яка відповідальність за порушення обліку

За незберігання податкових документів протягом строків статті 44 або ненадання ДПС їх оригіналів чи копій під час податкового контролю у передбачених Кодексом випадках пункт 121.1 встановлює штраф 1 020 грн. Для ненадання документів цей пункт містить виняток щодо документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних. За ті самі дії, якщо протягом року вже застосували штраф за таке порушення, — 2 040 грн.

За неведення або неналежне ведення обов’язкового обліку доходів і витрат стаття 164-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає попередження або штраф від 3 до 8 неоподатковуваних мінімумів. Якщо протягом року після адміністративного стягнення особа повторно вчинить те саме порушення, штраф становить від 5 до 8 неоподатковуваних мінімумів.

За загальним правилом витрата без документального підтвердження не зменшує оподатковуваний дохід. Пункт 44.6 передбачає, що документи, які підтверджують показники звітності й не надані до закінчення перевірки або у строки пункту 86.7, вважаються відсутніми на час складання звітності. Ця норма містить виняток для виїмки або іншого вилучення документів правоохоронними органами. Документи, подані після перевірки до прийняття рішення в порядку пункту 86.7, ДПС має врахувати. Для належно заявлених випадків втрати або неможливості вивезення через бойові дії застосовуються спеціальні правила підпункту 69.28, описані вище.

Фінансовий облік каси, рахунків і витрат у Торгсофт

Фінансовий облік у Торгсофт допомагає зібрати операції магазину для роботи власника й бухгалтера. У режимі «Оплата — Фінансовий документ» користувач переглядає рух коштів у касах і на розрахункових рахунках та вручну додає потрібні прибуткові й видаткові операції. Оренду, банківські комісії та інші витрати можна розподіляти за статтями фінансового аналізу.

Для повного обліку потрібно фіксувати кожну фактичну операцію та звіряти рахунки з банківськими виписками, а каси — з перерахованою готівкою. Інструкція Торгсофт у розділі 12.5 пояснює суттєву різницю: дія «Здати виручку» переміщує кошти до обраної каси, а «Інкасація» вилучає їх із внутрішнього обороту програми. Особисті вилучення власника також слід обліковувати окремо; назва статті «Дивіденди» у програмі сама по собі не визначає податкову природу операції.

Ці дані допомагають бухгалтеру звірити продажі, оплати й витрати з первинними документами. Бухгалтер окремо визначає дату податкового доходу, допустиму вартість оплачених проданих товарів, коригування повернень і заповнює Типову форму. Управлінські дані та звіти Торгсофт не замінюють Типову форму за наказом № 261 і податкову декларацію. Підприємець або бухгалтер окремо перевіряє податкові показники, веде форму та готує декларацію до подання.

Офіційні джерела

• Наказ Міністерства фінансів України від 13.05.2021 № 261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення»: Типова форма та додаток; розділ I, пункти 1–5; розділ II, пункти 1–5; розділ III.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: пункти 44.1, 44.3–44.7, 102.3, 121.1; пункти 177.2–177.4, підпункти 177.4.1–177.4.9, пункт 177.10; підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-X: стаття 164-1, частини перша та друга.
• Роз’яснення ДПС про способи ведення Типової форми та відсутність її реєстрації: застосування наказу Мінфіну № 261 і пункту 177.10 Податкового кодексу.
• Роз’яснення ДПС про дату доходу ФОП на загальній системі при еквайрингу: повна сума виручки з комісією банку та дата фіскального чека; пункт 177.2 Податкового кодексу.
• Роз’яснення ДПС про дохід і пов’язані витрати в різних місяцях: пункт 177.2 Податкового кодексу; пункт 1 розділу I та підпункти 3, 6 пункту 1 розділу II Порядку за наказом № 261.
• Роз’яснення ДПС про повідомлення щодо неможливості вивезення або втрати первинних документів: підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу.