10 змін для ФОП і ритейлу: що врахувати підприємцям станом на червень 2026 року

Наприкінці весни та на початку літа 2026 року для ФОП і роздрібної торгівлі найбільше практичне значення мають кадрово-податкова звітність за працівників і виплати фізособам, новий порядок розрахунку внеску за невиконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю, зміни щодо листків непрацездатності, електронний документообіг з ДПС і в трудових відносинах, завершення перехідного періоду для митних брокерів, а також посилення вимог до документального підтвердження операцій у банках, ЗЕД, РРО/ПРРО та підакцизному роздробі.

Підприємцю варто перевірити не лише податки, а всю операційну модель: чи правильно оформлені працівники, чи подано звітність за виплати фізособам, чи є документи на товар, чи коректно працює РРО/ПРРО, чи прив’язані каси до ліцензій у підакцизному роздробі, чи збережені накладні, ТТН, митні декларації, договори, акти й банківські підтвердження. Для магазинів, інтернет-торгівлі, кафе, складів, імпортерів і продавців алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет або пального ці вимоги напряму впливають на штрафи, ризик блокування операцій, втрату ліцензії або проблеми під час перевірки.

1. ФОП із працівниками та виплатами фізособам: звітність за І квартал 2026 року

ФОП та особи, які провадять незалежну професійну діяльність і є податковими агентами, у 2026 році звітують за квартал із розбивкою показників по місяцях звітного кварталу. Це стосується ФОП, які мають найманих працівників або виплачують кошти фізичним особам, зокрема за цивільно-правовими договорами. ДПС пояснила, що за І квартал 2026 року ФОП мали подати розрахунки до 11 травня 2026 року, а через відсутність затвердженої квартальної форми тимчасово подавали чинну місячну форму окремо за січень, лютий і березень. (tax.gov.ua)

Звіт подається лише тоді, коли протягом кварталу нараховувалися або виплачувалися доходи фізичним особам, утримувався податок або нараховувався ЄСВ. Якщо протягом кварталу таких операцій не було, звіт подавати не потрібно. ДПС також роз’яснила, що попередження у квитанції №2 про нібито несвоєчасне подання місячної форми за січень, лютий і березень до 11 травня мало інформаційний характер і не означало автоматичного штрафу. (tax.gov.ua)

Для ФОП-роботодавця це означає, що кадровий облік, зарплата, цивільно-правові договори, акти, лікарняні, відпускні, ПДФО, військовий збір і ЄСВ мають бути синхронізовані між собою. Помилка в одному документі часто тягне помилки у звітності.

2. Працівники з інвалідністю: новий порядок розрахунку внеску для роботодавців

Кабінет Міністрів затвердив Порядок обчислення середньомісячної зарплати або винагороди для розрахунку внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Постанова №268 набрала чинності 3 березня 2026 року та застосовується з 1 січня 2026 року. (Законодавство України)

Порядок стосується роботодавців, у яких середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу за календарний квартал становить 8 і більше осіб і які не виконали норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю. Якщо у роботодавця менше ніж 8 працівників або норматив виконано, цей порядок не застосовується. (Законодавство України)

Розрахунковим періодом є календарний квартал. Роботодавець сам розраховує показник на підставі облікових, бухгалтерських та первинних документів. До розрахунку не включаються винагороди за цивільно-правовими договорами, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами, оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності коштом роботодавця та допомога по тимчасовій непрацездатності коштом Пенсійного фонду. (Законодавство України)

Для роздрібної торгівлі це важливо насамперед магазинам, мережам, складам, кафе, сервісним точкам і інтернет-магазинам із найманими працівниками. Якщо в різні місяці кварталу кількість працівників змінюється, потрібно рахувати саме середньообліковий показник, а не просто кількість людей “на сьогодні”.

Що має бути в документах

• штатний розпис або інший документ, що підтверджує структуру персоналу;

• накази про прийняття, переведення та звільнення;

• табелі обліку робочого часу;

• документи про працевлаштування осіб з інвалідністю;

• розрахунок середньооблікової кількості працівників;

• первинні документи щодо зарплати та виплат;

• підтвердження сплати внеску, якщо норматив не виконано.

3. Лікарняні з 1 квітня 2026 року: нові правила контролю

З 1 квітня 2026 року набрав чинності Закон №4683-IX, яким змінено Закон України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” щодо видачі, продовження та контролю обґрунтованості листків непрацездатності. Пенсійний фонд роз’яснив, що перевірку обґрунтованості видачі або продовження листків непрацездатності здійснюють визначені посадові особи територіальних органів ПФУ, а медичні висновки про тимчасову непрацездатність можуть перевіряти лише уповноважені лікарі. (Пенсійний фонд України)

Для роботодавця ключове правило таке: якщо неможливо сформувати електронний листок непрацездатності, підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності або допомоги по вагітності та пологах може бути паперовий листок непрацездатності. (Пенсійний фонд України)

ФОП-роботодавець має правильно зберігати документи щодо лікарняних, своєчасно відображати їх у зарплатному обліку та не оплачувати періоди без належної підстави.

4. Електронний документообіг із ДПС і трудові документи в електронній формі

Мінфін наказом №169 від 25 березня 2026 року змінив Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами; наказ зареєстрований у Мін’юсті 9 квітня 2026 року за №487/45881. Для ФОП це означає, що звітність, листування з податковою, заяви, квитанції, повідомлення та інші документи потрібно подавати з чинним електронним підписом і з правильними повноваженнями підписанта. (Законодавство України)

Окремо Мінекономіки наказом №4408 від 26 березня 2026 року змінило порядок електронного документообігу у сфері трудових відносин, зокрема охорони праці. Наказ зареєстровано в Мін’юсті 13 квітня 2026 року за №499/45893. (Законодавство України)

Електронний кадровий документообіг не означає, що можна просто перестати вести паперові документи без внутрішнього рішення. Роботодавець має визначити, які документи ведуться електронно, хто їх створює, підписує, зберігає, як працівники отримують доступ до них і як підтверджується ознайомлення.

Що перевірити

• строк дії КЕП або іншого дозволеного електронного підпису;

• чи має бухгалтер або інша особа право підписувати звітність;

• чи зберігаються перша й друга квитанції;

• чи є внутрішній наказ про електронний кадровий документообіг;

• чи визначено перелік документів, які ведуться електронно;

• чи забезпечено доступ працівників до електронних документів.

5. РРО/ПРРО: фіскалізація, чеки, товарний облік і штрафи

Суб’єкти господарювання, які проводять розрахункові операції у готівковій або безготівковій формі із застосуванням електронних платіжних засобів, мають проводити такі операції на повну суму через зареєстрований РРО або ПРРО, якщо немає прямого законного винятку. Розрахунковий документ потрібно надати покупцю в паперовій або електронній формі, зокрема при замовленні або оплаті через інтернет. (Законодавство України)

У разі здійснення розрахункових операцій потрібно щоденно створювати фіскальні звітні чеки, створювати контрольні стрічки та зберігати їх у строки, передбачені законом. Для підакцизних товарів РРО/ПРРО має працювати в режимі програмування із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД, найменування, ціни, кількості, а при роздрібній торгівлі алкоголем — також цифрового значення штрихового коду марки акцизного податку. (Законодавство України)

Окрема вимога — товарний облік. Підприємець має продавати лише товари, відображені в обліку, і на початок перевірки надати документи, що підтверджують облік і походження товарних запасів. Для ФОП — платників єдиного податку, які не є платниками ПДВ, є виняток, але він не працює для тих, хто продає технічно складні побутові товари з гарантійним ремонтом, лікарські засоби, медичні вироби, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння. (Законодавство України)

Штраф за непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО, проведення її не на повну суму або невидачу чека становить 100% суми продажу за перше порушення і 150% — за кожне наступне. (Законодавство України)

Що має бути в роздробі

6. Алкоголь, тютюн, рідини для електронних сигарет і пальне: ліцензії, марки, РРО та ризик втрати дозволів

Для роздрібної торгівлі алкогольними напоями, тютюновими виробами та рідинами для електронних сигарет ліцензії надаються за кожним місцем роздрібної торгівлі. Такі ліцензії є безстроковими, а плата за них справляється щоквартально рівними частинами. Перший платіж потрібно здійснити до отримання ліцензії. (Законодавство України)

Для пального діє окрема модель: ліцензія на роздрібну торгівлю пальним надається на кожне місце роздрібної торгівлі пальним, а річна плата визначається у частці мінімальної зарплати, встановленої на 1 січня звітного року. Закон забороняє роздрібну торгівлю пальним у неналежних місцях, крім реалізації пального у споживчій тарі об’ємом до 5 літрів включно та окремих випадків для скрапленого газу в балонах. (Законодавство України)

Підакцизний роздріб має перевірити не тільки наявність ліцензії, а й те, чи внесені фіскальні номери РРО/ПРРО або КОРО до відповідного реєстру ліцензіатів. Закон передбачає штраф за роздрібну торгівлю алкоголем, тютюном, рідинами для електронних сигарет або пальним через РРО/ПРРО, відомості про які відсутні у відповідному реєстрі: 200% вартості реалізованих через такий РРО/ПРРО товарів, але не менше 8,5 розміру мінімальної зарплати на 1 січня звітного року. (Законодавство України)

Торгівля алкогольними напоями, тютюновими виробами або рідинами для електронних сигарет без відповідної ліцензії тягне штраф 200% вартості реалізованих товарів, але не менше 3 розмірів мінімальної зарплати на 1 січня звітного року. Для роздрібної торгівлі пальним без ліцензії передбачено штраф 45 розмірів мінімальної зарплати на 1 січня звітного року. (Законодавство України)

Підстави для припинення дії ліцензії

Закон №3817-IX замість терміна “анулювання” використовує механізм припинення дії ліцензії. Серед підстав — заява ліцензіата, припинення ФОП або юридичної особи, невідповідність даних у реєстрах фактичним даним, використання документів, які не видавалися або не погоджувалися уповноваженими органами, несплата чергового платежу за ліцензію, відсутність ліцензіата за місцем діяльності, незаконна відмова у допуску до перевірки, відмова від інвентаризації під час перевірки, реалізація підакцизної продукції без марок акцизного податку або необлікованих підакцизних товарів у випадках, визначених законом. (Законодавство України)

Рішення про припинення дії ліцензії набирає чинності на другий робочий день після направлення платнику податків, а рішення можна оскаржити в адміністративному або судовому порядку залежно від органу, який його ухвалив. (Законодавство України)

7. Звітність виробників, імпортерів і оптовиків підакцизних товарів

З 1 березня 2026 року для суб’єктів у сфері виробництва та обігу підакцизних товарів діють оновлені форми звітності, затверджені наказом Мінфіну №641 від 22 грудня 2025 року. Йдеться, зокрема, про місячні форми №1-ВП та №1-ОП для виробників, імпортерів, експортерів і оптових продавців відповідних підакцизних товарів. (tax.gov.ua)

Звичайний роздрібний магазин, який лише продає алкоголь, тютюн або рідини для електронних сигарет кінцевим споживачам, не повинен автоматично подавати ці форми тільки через факт роздрібної торгівлі. Але якщо ФОП або компанія одночасно є імпортером, виробником, експортером або оптовим продавцем, потрібно перевірити, чи виникає обов’язок подавати відповідну форму.

Що перевірити підакцизному бізнесу

• вид діяльності: роздріб, опт, імпорт, експорт, виробництво;

• наявність ліцензії саме на потрібний вид діяльності;

• правильність даних у реєстрі ліцензіатів;

• фіскальні номери РРО/ПРРО у заяві та реєстрі;

• наявність акцизних марок або електронних марок у передбачених випадках;

• документи постачання, залишки, інвентаризацію;

• максимальні роздрібні ціни для тютюнових виробів, якщо вони застосовуються.

8. Е-акциз: повноцінний запуск перенесено на 1 листопада 2026 року

Повноцінне запровадження Електронної системи обігу алкогольних напоїв, тютюнових виробів і рідин для електронних сигарет із використанням електронної акцизної марки перенесено на 1 листопада 2026 року. ДПС зазначає, що такі зміни передбачені Законом №4698-IX та постановою КМУ №1752. (kyiv.tax.gov.ua)

Перенесення строку не скасовує підготовку. Ритейлу варто вже зараз впорядкувати номенклатуру, штрихкоди, залишки, постачальницькі документи, сканування марок, прив’язку товару до партій і коректність чеків. Коли електронна система запрацює повноцінно, хаотичний або ручний облік підакцизних товарів стане суттєвим ризиком.

9. Імпорт і митні брокери: з 20 квітня 2026 року перевіряйте авторизацію брокера

Держмитслужба наказом №1790 від 17 квітня 2026 року скасувала з 00:00 20 квітня 2026 року дозволи на провадження митної брокерської діяльності, надані підприємствам і ФОП, які не отримали відповідних авторизацій. Цим же наказом передбачено припинення публікації старого “Реєстру митних брокерів”. (Державна Митна Служба)

Для імпортерів, інтернет-магазинів, магазинів електроніки, одягу, косметики, обладнання, запчастин і товарів для дому це означає: перед митним оформленням потрібно перевіряти не лише договір із брокером, а й наявність чинної авторизації. Якщо брокер втратив право працювати, імпорт може затриматися, а підприємець — отримати додаткові витрати на зберігання, простої, переоформлення документів або пошук нового представника.

Документи для імпорту

• зовнішньоекономічний договір або інший документ, що використовується в міжнародній практиці;

• інвойс;

• пакувальний лист;

• транспортні документи;

• митна декларація;

• документи щодо походження товару, якщо потрібні;

• дозвільні документи, сертифікати або декларації відповідності, якщо вони потрібні для конкретного товару;

• підтвердження авторизації митного брокера, якщо оформлення здійснює брокер.

10. Банки, ЗЕД і фінмоніторинг: операції ФОП мають бути документально зрозумілими

НБУ постановою №56 від 27 травня 2026 року змінив нормативні акти з питань нагляду у сфері фінансового моніторингу, валютного нагляду та санкцій. Постанова набрала чинності 30 травня 2026 року. Це не створює нового прямого обов’язку для кожного ФОП, але впливає на роботу банків і небанківських установ, які перевіряють операції клієнтів. (Національний банк України)

Для підприємця головний висновок: кожна операція має мати економічний зміст і документи. Особливо це важливо для ФОП із великим потоком переказів від фізичних осіб, різким зростанням оборотів, імпортом, експортом, маркетплейсами, дропшипінгом, підакцизними товарами, оплатами на картки та операціями з нерезидентами.

ДПС також нагадувала суб’єктам господарювання, що під час експортно-імпортних операцій потрібно своєчасно подавати банкам документи та правильно зазначати банківські реквізити в митних деклараціях. Інакше банки можуть формувати повідомлення про можливі порушення строків розрахунків. (tax.gov.ua)

Що зберігати для банку та перевірки

11. Податки ФОП у 2026 році: чинні суми та ризик ставки 15%

Для ФОП 1 і 2 груп у 2026 році діють фіксовані ставки єдиного податку, прив’язані до прожиткового мінімуму та мінімальної зарплати. ДПС повідомила такі показники: прожитковий мінімум для працездатних осіб — 3 328 грн, мінімальна зарплата — 8 647 грн, максимальний єдиний податок для ФОП 1 групи — 332,80 грн на місяць, для ФОП 2 групи — 1 729,40 грн на місяць. Військовий збір для ФОП 1, 2 і 4 груп — 864,70 грн на місяць. (tax.gov.ua)

Підвищена ставка єдиного податку 15% застосовується, зокрема, у разі перевищення граничного обсягу доходу, отримання доходу від діяльності, не зазначеної в реєстрі платників єдиного податку, застосування недозволеного способу розрахунків або здійснення заборонених для спрощеної системи видів діяльності. (tax.gov.ua)

Що перевірити ФОП

• групу єдиного податку;

• КВЕДи в реєстрі платників єдиного податку;

• ліміт доходу;

• види діяльності, заборонені для спрощеної системи;

• строки сплати єдиного податку, ЄСВ і військового збору;

• чи не приймаються розрахунки у формі, яка не дозволена для спрощеної системи;

• чи не ведеться діяльність, яка фактично виходить за межі обраної групи.

12. “Білий бізнес”: податкова дисципліна стає важливішою

ДПС 30 квітня 2026 року опублікувала Інформаційний лист №2/2026 щодо формування переліку платників податків із високим рівнем добровільного дотримання податкового законодавства. (tax.gov.ua)

Це не окрема ліцензія і не універсальна гарантія від перевірок. Але для підприємця це сигнал, що податкова дисципліна, своєчасна звітність, відсутність боргів, прозорі операції, оформлені працівники, коректні РРО/ПРРО та реальні первинні документи стають дедалі важливішими для репутації бізнесу та взаємодії з контролюючими органами.

Контрольний чек-лист для ФОП і ритейлу

1. Перевірити податкову звітність за працівників і виплати фізособам.

2. Звірити кадрові документи, табелі, зарплатні нарахування, лікарняні та ЦПХ-договори.

3. Якщо працівників 8 і більше — розрахувати виконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю.

4. Перевірити чинність КЕП, права підписанта та доступ до електронного кабінету.

5. Перевірити РРО/ПРРО, Z-звіти, контрольні стрічки, чеки та номенклатуру товарів.

6. Зібрати документи на товар: договори, накладні, акти, ТТН, митні декларації.

7. Для підакцизних товарів перевірити ліцензії, чергові платежі, РРО/ПРРО в реєстрах, марки, УКТ ЗЕД і залишки.

8. Для імпорту перевірити авторизацію митного брокера та повний комплект митних документів.

9. Для ЗЕД і банківських операцій підготувати документи, що пояснюють походження коштів і зміст операцій.

10. Звірити групу єдиного податку, КВЕДи, ліміти доходу, ставки податків і військового збору.

Офіційні джерела