Як ФОП отримати лікарняні через хворобу

ФОП на спрощеній або загальній системі може отримати допомогу через власну хворобу, якщо має право на страхову виплату, підтверджену лікарняним і даними про ЄСВ. Пенсійний фонд України оплачує календарні дні непрацездатності з шостого дня. Перші п’ять днів підприємцю за себе не компенсують. Сума залежить від доходу, з якого сплачено ЄСВ, страхового стажу та встановлених обмежень.

Для отримання грошей підприємець перевіряє лікарняний і внески, розраховує допомогу, оформлює рішення про її призначення та подає до ПФУ заяву-розрахунок. Кошти надходять на окремий рахунок. Із допомоги ФОП утримує ПДФО та військовий збір, виплачує собі решту, повідомляє ПФУ про виплату й подає податкову звітність. Звернутися за призначенням допомоги потрібно протягом шести календарних місяців після відновлення працездатності.

Перевірте право на допомогу та сплату ЄСВ

Право на лікарняні виникає, якщо хвороба почалася під час підприємницької діяльності та людина була застрахована. Самої реєстрації ФОП для виплати недостатньо: ПФУ перевіряє відомості про нарахування і сплату єдиного соціального внеску — ЄСВ.

Перевірте внески за розрахунковий період і за місяць, у якому почалася хвороба. ПФУ пояснює, що для допомоги підприємцю потрібна сплата ЄСВ, зокрема за місяць страхового випадку. Для підтвердження використовують дані реєстру, довідки ОК-5 або ОК-7, відомості ДПС і документи про відсутність заборгованості. Пояснення ПФУ щодо внесків і документів для ФОП.

Зіставте платіжні документи з даними в Електронному кабінеті ДПС та на порталі ПФУ. Якщо є борг, новий платіж можуть зарахувати на погашення старої недоїмки, штрафів і пені за черговістю їх виникнення. Тому квитанція про переказ ще не підтверджує, що внесок за потрібний місяць зарахований повністю.

Загальний строк сплати ЄСВ за себе — до 20 числа місяця після відповідного кварталу. Для оформлення допомоги забезпечте сплату та відображення ЄСВ за себе за місяць початку хвороби у встановленому законом розмірі, не меншому за мінімальний страховий внесок, якщо маєте законні підстави сплачувати його за цей місяць. Якщо платіж або звітні дані не відображаються, зверніться до ДПС для звірки та до ПФУ щодо даних у реєстрі.

Як врахувати звільнення від ЄСВ

• Якщо роботодавець сплатив за вас не менше мінімального страхового внеску за місяць, частина шоста статті 4 Закону № 2464-VI звільняє вас від ЄСВ за себе за цей місяць. Самостійно визначати базу ЄСВ за себе за такий місяць ця норма не дозволяє. Якщо це місяць початку хвороби, лікарняні оформлюйте через роботодавця. Коли внесок роботодавця менший за мінімальний, ФОП може самостійно визначити базу ЄСВ за себе та сплатити внесок не менший за мінімальний. Для призначення допомоги за підприємницькою діяльністю перевірте в ПФУ сплату й облік власних внесків.
• ФОП, які отримують пенсію за віком або за вислугу років, є особами з інвалідністю чи належать до інших категорій частини четвертої статті 4 Закону № 2464-VI, можуть бути звільнені від ЄСВ за себе. Якщо підприємець користується цим звільненням і не бере добровільної участі у страхуванні, підстав для лікарняних за підприємницькою діяльністю немає.
• На загальній системі за місяць без доходу підприємець може самостійно визначити базу ЄСВ за правилами статті 7 Закону № 2464-VI. Місяць без внеску потрібно окремо врахувати під час перевірки права на виплату та її розрахунку.

Не виключайте з розрахунку всі місяці без ЄСВ. Порядок № 1266 прямо дозволяє виключати період звільнення за частиною шостою статті 4 Закону № 2464-VI — коли внесок сплачував роботодавець. Звільнення пенсіонера або особи з інвалідністю за частиною четвертою цієї статті саме по собі такої підстави не створює.

Оформіть лікарняний і перевірте його в кабінеті ПФУ

Зверніться до лікаря, коли захворіли. Лікар визначає непрацездатність і створює медичний висновок. На його основі формується електронний листок непрацездатності. Для призначення допомоги потрібен саме листок непрацездатності; повідомлення про медичний висновок його не замінює.

Увійдіть на вебпортал ПФУ та перевірте номер лікарняного, причину непрацездатності, дати й статус. Для власної хвороби електронний лікарняний вважається виданим через сім днів після дати його закриття. Після цього переходьте до розрахунку та призначення допомоги. Якщо статус «Готовий до сплати» з’явився раніше, дочекайтеся завершення семиденного строку. За потреби сформуйте витяг із реєстру. Якщо листок не з’явився або містить помилку, зверніться до лікаря щодо медичних даних, а до ПФУ — щодо відомостей про страхування та відображення документа.

Коли електронний листок неможливо сформувати, закон допускає паперовий лікарняний у передбачених МОЗ випадках. Підставу для його видачі визначає медичний заклад. Якщо одночасно працюєте за трудовим договором, для оформлення виплати за іншою діяльністю потрібна копія паперового листка, засвідчена керівником і печаткою, якщо вона є, за основним місцем роботи. Якщо одночасно ведете підприємницьку та іншу діяльність без трудового договору, копію засвідчує заклад, який видав листок.

Для власної хвороби ПФУ фінансує дні із шостого до відновлення працездатності або встановлення інвалідності в передбаченому законом порядку. Якщо хвороба тривала п’ять днів або менше, оплачуваних ПФУ днів немає. У разі продовження одного випадку непрацездатності перевірте зв’язок між листками, щоб правильно визначити оплачуваний період.

Підготуйте дані та документи

ФОП може доручити бухгалтеру підготувати розрахунок і документи. Рішення про призначення допомоги приймає страхувальник — сам підприємець або уповноважена ним особа.

Зберіть:

• електронний лікарняний або належно оформлений паперовий листок;
• відомості про загальний страховий стаж і стаж за останні 12 місяців;
• помісячні дані про дохід, з якого сплачено ЄСВ, та самі внески;
• документи про періоди, які потрібно виключити з розрахунку;
• документи про право на пільговий відсоток допомоги, якщо відповідних даних немає в державних системах;
• реквізити окремого банківського рахунку для страхових коштів.

Як передати дані про ЄСВ до завершення року

Якщо потрібні відомості ще не потрапили до реєстру з річної звітності, подайте декларацію для призначення страхових виплат. ФОП першої — третьої груп єдиного податку подає декларацію з типом «Звітна» та додатковою позначкою «Довідково», разом із Додатком 1 про ЄСВ. У Додатку 1 зазначає мету «призначення матеріального забезпечення, страхових виплат» і місяць початку страхового випадку. У розділі 8 указує період від закінчення попереднього звітного періоду до дати початку страхового випадку включно, протягом якого був платником ЄСВ на спрощеній системі, та код категорії застрахованої особи «6». Помісячні дані заповнює за цей період. Довідкове подання не замінює декларацію та Додаток 1 за звичайний звітний період. Інструкція ДПС для платників єдиного податку.

ФОП на загальній системі подає декларацію про майновий стан і доходи з типом «Звітна» та додатковою позначкою «Довідкова», разом із додатком ЄСВ1. У додатку також зазначає тип «Звітна», додаткову позначку «Довідкова» та мету «призначення матеріального забезпечення, страхових виплат». У рядку 4.1 додатка ЄСВ1 зазначте місяць подання довідкової декларації. У рядку 8 укажіть період перебування на обліку як платника ЄСВ від закінчення попереднього звітного періоду до дати початку страхового випадку. Табличну частину заповніть помісячними даними, актуальними до цієї дати, включно з місяцем початку хвороби. Довідкова декларація не замінює звичайної звітності за відповідний звітний період. Пояснення ДПС щодо додатка ЄСВ1.

ФОП четвертої групи єдиного податку подає декларацію платника єдиного податку четвертої групи з одночасними позначками «Загальна», «Звітна» та «Довідково», разом із Додатком 2 про ЄСВ. У пункті 5 додатка зазначає мету «призначення матеріального забезпечення, страхових виплат», а в полі місяця — місяць початку хвороби. Таке подання не замінює звичайної звітності. Форма декларації четвертої групи та Додатка 2.

Розрахуйте суму лікарняних

Для розрахунку беріть дохід, з якого сплачено ЄСВ. Оборот магазину, надходження на підприємницький рахунок і прибуток не можна автоматично підставляти замість цієї бази.

1. Визначте розрахунковий період: за загальним правилом це 12 календарних місяців перед місяцем початку хвороби. Наприклад, для хвороби, що почалася в жовтні, беруть період із жовтня попереднього року до вересня включно. Якщо діяльність тривала менше, застосуйте правила Порядку № 1266 для фактичного періоду: повних календарних місяців або календарних днів перед страховим випадком.
2. Підсумуйте дохід, який входить до розрахунку, та визначте кількість календарних днів підприємницької діяльності в цьому періоді.
3. Виключіть дні з поважних причин, передбачених пунктом 3 Порядку № 1266. Для ФОП це, зокрема, попередня непрацездатність і період звільнення від ЄСВ за частиною шостою статті 4 Закону № 2464-VI. Повні місяці виключайте за умовами цього пункту.
4. Не враховуйте дохід за повні місяці, виключені з розрахункового періоду з поважних причин. Дохід за решту періоду поділіть на календарні дні, що залишилися. Якщо весь розрахунковий період виключено з поважних причин або хвороба почалася в перший день підприємницької діяльності, за наявності права на допомогу визначте середньоденний дохід із мінімальної зарплати на день страхового випадку, поділеної на 30,44.
5. Застосуйте відсоток за страховим стажем, перевірте обмеження та помножте денну виплату на оплачувані календарні дні хвороби.

Страховий стаж охоплює підтверджені періоди страхування, зокрема роботу за трудовим договором до реєстрації ФОП. Повний місяць зазвичай зараховують, якщо внесок за нього не менший за мінімальний. Якщо внесок менший, місяць зараховують пропорційно за правилами статті 14 Закону № 1105-XIV.

Окремі категорії мають право на 100% незалежно від стажу. Стаття 17 Закону № 1105-XIV визначає такі пільги, зокрема, для постраждалих від Чорнобильської катастрофи першої — третьої категорій, ветеранів війни, постраждалих учасників Революції Гідності, визначених законом членів сімей загиблих, жертв нацистських переслідувань, донорів із правом на відповідну пільгу та окремих реабілітованих осіб. Пільгу потрібно підтвердити.

Перевірте два обмеження

Якщо за 12 місяців перед хворобою у вас менше шести місяців страхового стажу, допомога обмежена сумою, розрахованою з мінімальної зарплати на час страхового випадку. Денна виплата не може перевищувати мінімальну зарплату, поділену на 30,44. Це обмеження суми: стаж менше шести місяців сам по собі не позбавляє застрахованого ФОП права на допомогу.

Також середньоденний дохід не може перевищувати максимальну базу ЄСВ за останній місяць розрахункового періоду, поділену на 30,44. Допомога в розрахунку на місяць обмежена максимальною базою ЄСВ. Для звичайних лікарняних закон не встановлює загального правила доплачувати допомогу до мінімальної зарплати.

Умовний приклад розрахунку

Припустімо, ФОП хворів 12 календарних днів. Його загальний страховий стаж — 6 років, а за останні 12 місяців усі місяці зараховані повністю. Дохід, який входить до розрахунку, становить 146 000 грн, розрахунковий період — 365 календарних днів без виключень. Денна сума не перевищує застосовних обмежень.

У цьому прикладі до заяви-розрахунку входить нарахована допомога 1 960 грн. Після утримання податків підприємець отримує 1 509,20 грн. Для власного розрахунку підставте підтверджені доходи, стаж, дні та чинні для вашого страхового випадку обмеження.

Призначте допомогу та подайте заяву до ПФУ

Оформіть письмове рішення про призначення допомоги. Зазначте дату, дані ФОП, номер лікарняного, період непрацездатності, оплачувані дні, страховий стаж, відсоток і суму. Додайте розрахунок. Документи для призначення звичайних лікарняних потрібно розглянути не пізніше десяти робочих днів із дня їх надходження.

Відкрийте в банку окремий поточний рахунок для страхових коштів. Повідомте банку його призначення та отримайте IBAN. Використовувати наявний рахунок можна лише тоді, коли він відповідає цій вимозі.

Не пізніше п’яти робочих днів після рішення подайте заяву-розрахунок за формою додатка 1 до Порядку № 28-1. Зазначте реквізити рахунку, дані застрахованої особи, лікарняного, стажу, оплачуваних днів і нарахованої допомоги. Подати документ можна:

• через вебпортал ПФУ з кваліфікованим електронним підписом або дозволеним удосконаленим підписом на кваліфікованому сертифікаті;
• особисто до територіального органу ПФУ;
• поштою в паперовій формі;
• через Дію, якщо відповідна технічна можливість доступна.

ПФУ отримує доступні державним системам відомості через електронний обмін. Якщо потрібних даних немає, додайте документи, що підтверджують страховий випадок, внески, пільгу або інші обставини. Кольорові скани мають містити всі сторінки та поля документа. Порядок передбачає jpg або pdf, до 1 Мб на файл; рекомендована якість сканування — 300 dpi.

Перевіряйте квитанцію контролю. Якщо заяву залишили без руху, ПФУ має повідомити недоліки, спосіб виправлення і надати щонайменше три робочі дні для їх усунення. Створіть виправлену заяву за даними попередньої та подайте її повторно. Для фінансування потрібен статус «Прийнято». ПФУ перераховує кошти протягом трьох робочих днів після надходження прийнятої заяви-розрахунку.

Сплатіть податки та повідомте про виплату

Допомога через хворобу є оподатковуваним доходом фізичної особи. За стандартною процедурою, коли ФОП сам призначає собі допомогу й отримує фінансування на окремий рахунок, він виконує обов’язки податкового агента: утримує 18% ПДФО і 5% військового збору. У день надходження допомоги від ПФУ на окремий рахунок сплатіть ПДФО та військовий збір одночасно з отриманням грошей у банку або переказом допомоги на особистий рахунок. Якщо допомогу нараховано, але ще не виплачено, податки потрібно сплатити не пізніше 30 календарних днів після місяця нарахування; для вихідного чи святкового дня діє перенесення на наступний операційний день. Роз’яснення ДПС про обов’язки ФОП та строки сплати.

На суму допомоги, отриманої підприємцем за себе, окремо ЄСВ не нараховують. Водночас лікарняний сам по собі не звільняє від звичайних зобов’язань із ЄСВ за підприємницькою діяльністю. Платник єдиного податку не включає цільові кошти ПФУ до підприємницького доходу за підпунктом 4 пункту 292.11 ПКУ. На загальній системі лікарняні також не є виручкою від підприємницької діяльності.

Покажіть допомогу та утримані податки у квартальному Податковому розрахунку, з розбивкою за місяцями, у додатку ФІЗ-4ДФ з ознакою доходу «127». Загальний строк подання квартального розрахунку — 40 календарних днів після завершення кварталу, з урахуванням правил перенесення граничного дня. Це потрібно і тоді, коли ФОП не має працівників, але сам нарахував собі оподатковувану допомогу. Форма квартального розрахунку для ФОП; ознака доходу для лікарняних підприємця.

Допомогу самому ФОП потрібно виплатити протягом десяти робочих днів після її призначення відповідно до пункту 2 частини другої статті 24 Закону № 1105-XIV. Після виплати подайте до ПФУ повідомлення за формою додатка 2 до Порядку № 28-1. Строк — не пізніше 30 календарних днів від зарахування коштів на окремий рахунок і набуття заявою статусу «Оплачено». Збережіть повідомлення, квитанцію його прийняття, рішення, розрахунок і платіжні документи. Якщо повідомлення не подати протягом трьох місяців, ПФУ має підставу для позапланової перевірки.

Що може завадити виплаті

Дотримуйтеся режиму, який призначив лікар, і приходьте на огляди. За порушення режиму або неявку без поважної причини можна втратити право на допомогу з дня порушення на строк, визначений рішенням органу, що її призначає.

Стаття 16 Закону № 1105-XIV передбачає відмову, зокрема, якщо людина отримала травму або захворіла під час учинення кримінального правопорушення, навмисно заподіяла шкоду своєму здоров’ю для ухилення від роботи чи інших обов’язків або симулювала хворобу. Допомогу також не надають, якщо захворювання чи травма сталися внаслідок алкогольного, наркотичного або токсичного сп’яніння чи дій, пов’язаних із таким сп’янінням. Допомогу також не надають за час арешту, судово-медичної експертизи, примусового лікування за рішенням суду та за період листка, визнаного необґрунтованим.

Якщо одночасно працюєте за трудовим договором, за цим місцем роботи допомогу не надають за дні відпустки без збереження зарплати, творчої або додаткової відпустки у зв’язку з навчанням. Право на допомогу за підприємницькою діяльністю перевіряйте окремо з урахуванням сплати ЄСВ за себе. За кожним місцем роботи та підприємницької діяльності окремо визначте розрахунковий період і середній дохід. Для виплати за іншою діяльністю використайте довідку про зарплату за основним місцем роботи або відповідні індивідуальні відомості з реєстру застрахованих осіб. Якщо працюєте на кількох роботах за сумісництвом, додайте довідки про середню зарплату за цими місцями роботи. Перевірте, щоб сумарна зарплата, з якої розраховують виплати за основним місцем роботи та сумісництвом, за кожний місяць розрахункового періоду не перевищувала максимальної бази ЄСВ.

Якщо припинили ФОП уже під час хвороби, право на виплату за випадком, що почався під час застрахованої діяльності, не припиняється лише через закриття бізнесу. У період державної реєстрації припинення чи зняття з обліку зверніться до територіального органу ПФУ: закон передбачає окрему процедуру призначення та виплати. Якщо допомогу безпосередньо нараховує і виплачує вам ПФУ, обов’язки податкового агента виконує ПФУ. Перевірте утримані податки за документами виплати; повторно утримувати їх і звітувати про цей дохід як ФОП не потрібно.

Кошти на окремому рахунку використовуйте для страхової виплати та пов’язаних із нею податкових платежів. Не оплачуйте з нього товари, оренду або борги магазину. Невикористаний залишок поверніть ПФУ протягом трьох робочих днів. Якщо самі знайшли помилку в нарахуванні, поверніть зайву суму та одночасно надішліть письмове пояснення.

Неправомірно використані страхові кошти поверніть ПФУ. За несвоєчасне або неповне повернення страхових коштів передбачено штраф 10% суми, яку повернули із запізненням або не повернули повністю. На неповернуті вчасно кошти та штрафні санкції нараховують пеню 0,1% за кожний день прострочення. ПФУ може відмовити у фінансуванні через недостовірні відомості, порушення використання коштів або перешкоджання перевірці. У рішенні мають бути підстави та порядок оскарження; його можна оскаржити адміністративно та/або в суді.

Офіційні джерела

• Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 1105-XIV: частина шоста статті 8; статті 11–17; частини перша і третя статті 22; стаття 23; частини перша, друга і п’ята статті 24; статті 25–26.
• Постанова КМУ № 1266 від 26.09.2001 про обчислення середньої зарплати та доходу для страхових виплат: пункти 2–5, 25–30, 30-1 Порядку.
• Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 2464-VI: пункт 4 частини першої, частини четверта і шоста статті 4; пункти 2–3 частини першої статті 7; частина восьма статті 9; частина шоста статті 25.
• Постанова правління ПФУ № 28-1 від 19.08.2025 про фінансування страхових виплат: пункти 3–9, 11–14; додатки 1–2.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: підпункт 49.18.2; пункт 167.1; підпункти 168.1.1, 168.1.2, 168.1.5; підпункт «б» пункту 176.2; пункт 177.6; підпункт 4 пункту 292.11; підпункти 1.3–1.6 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу XX.