Довіреність на отримання товару: бланк і правила заповнення

Для отримання товару представник покупця має підтвердити свої повноваження. В Україні для цього можна використати довіреність, письмовий договір або акт органу юридичної особи — залежно від того, як оформлено представництво. Обов’язкової форми М-2 немає. Якщо складаєте довіреність, обов’язково зазначте дату її вчинення, визначте одержувача та його повноваження, а документ підпишіть належною уповноваженою особою.

Перед відвантаженням постачальник має встановити особу одержувача та з’ясувати, чи може він отримати саме цю партію і підписати документи. Фактичну передачу товару оформлюють накладною або іншим належним первинним документом. Довіреність підтверджує повноваження представника, але сама по собі не підтверджує отримання товару.

Завантажити бланк довіреності на отримання товару

Завантажити бланк довіреності у форматі DOCX

Бланк можна пристосувати до конкретного отримання: зазначити постачальника, документ на замовлення, перелік товарів і дозволені дії представника. Якщо використовуєте шаблон М-2, його назва та надруковані поля не роблять цю форму обов’язковою. Перед підписанням приберіть зайві реквізити й заповніть ті, які потрібні для однозначного визначення повноважень.

Чи обов’язкова форма М-2, печатка та журнал довіреностей

Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом Міністерства фінансів України № 99, втратила чинність із 1 січня 2015 року. Це передбачено наказом Міністерства фінансів України від 30.09.2014 № 987. Від цієї дати форму М-2 не потрібно застосовувати як обов’язкову державну форму.

Для звичайної довіреності на отримання товарів немає універсальної вимоги про строк у 10 або 15 днів, обов’язкову печатку, підпис головного бухгалтера чи ведення журналу за формою скасованої Інструкції № 99. Так само немає загального правила, за яким представником може бути лише працівник покупця. Підприємство може організувати власний облік довіреностей, але це слід оформити як внутрішній порядок.

Якщо постачальник просить саме М-2, відповідальний за закупівлі має заздалегідь узгодити з ним документ для підтвердження повноважень і переглянути умови договору. Це допоможе уникнути затримки на складі через різні вимоги сторін до оформлення отримання.

Коли потрібна довіреність і чим її можна замінити

За статтями 237 і 244 Цивільного кодексу України представник діє від імені іншої особи, а довіреність є письмовим документом для такого представництва перед третіми особами. Довіритель — це особа, яка видає довіреність. Наприклад, магазин доручає водієві отримати закуплені товари у постачальника та підписати накладну від імені покупця.

Пункт 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом № 88, допускає підтвердження повноважень одержувача, зокрема, письмовим договором, довіреністю або актом органу юридичної особи. Це стосується отримання цінностей в інтересах юридичної особи чи фізичної особи — підприємця.

Для разової поїздки на склад зручно скласти окрему довіреність із посиланням на замовлення. Для регулярних поставок можна узгодити постійний порядок підтвердження повноважень у договорі. В обох випадках працівник складу повинен мати доступ до документа, за яким він установлює право одержувача на товар.

Якщо фізична особа — підприємець отримує свій товар особисто, вона не видає довіреність сама собі. Коли за юридичну особу діє керівник або інша особа, яка має право діяти без довіреності, постачальник установлює її особу та підставу таких повноважень. Оплата готівкою чи статус постачальника як підприємця самі по собі не підтверджують повноважень стороннього одержувача.

Хто видає та підписує довіреність

Від імені юридичної особи довіреність видає її орган або інша особа, уповноважена установчими документами. Таке правило встановлює стаття 246 Цивільного кодексу України. Тому перед підписанням потрібно з’ясувати, хто саме має право видати документ від імені підприємства. Працівник бухгалтерії може підготувати текст, але це не надає йому автоматичного права підпису.

Фізична особа — підприємець може видати довіреність представнику на отримання товарів для своєї діяльності. Представником може бути й особа, яка не перебуває з покупцем у трудових відносинах. Водночас договір із перевізником або посада водія самі по собі не визначають права підписувати документи від імені покупця: ці повноваження потрібно належно оформити.

Чи потрібен нотаріус

За статтею 245 Цивільного кодексу України форма довіреності має відповідати формі, у якій закон вимагає вчиняти відповідний правочин. Для звичайного отримання партії товарів, щодо якого закон не встановлює нотаріальної форми, загальної вимоги нотаріально посвідчувати довіреність немає. Для передоручення діє окреме правило про нотаріальне посвідчення, описане нижче.

Як заповнити довіреність на отримання товарів

Дата вчинення довіреності обов’язкова: без неї документ є нікчемним відповідно до статті 247 Цивільного кодексу України. Решту змісту варто сформулювати так, щоб постачальник без додаткових припущень установив покупця, представника та межі його повноважень.

1. Зазначте довірителя. Напишіть повне найменування юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові підприємця. Додайте ідентифікаційний код чи податковий номер для розрізнення покупців з однаковими назвами.
2. Поставте дату вчинення документа. Номер зручний для внутрішнього обліку й посилань у накладних, тому його також доцільно присвоїти.
3. Назвіть представника. Запишіть його прізвище, ім’я та по батькові. Для звіряння особи можна зазначити реквізити документа, який представник пред’явить на складі. Узгодьте потрібні дані з постачальником до поїздки.
4. Визначте постачальника та підставу отримання. Наведіть номер і дату договору, замовлення, рахунку або специфікації, щоб документ стосувався потрібної поставки.
5. Опишіть товар і допустимий обсяг отримання. Зазначте найменування, одиниці виміру та кількість або однозначно визначте перелік через конкретну специфікацію. Для отримання частинами прямо передбачте таку можливість.
6. Перелічіть дозволені дії. Окремо визначте право отримати товар, підписати накладну чи акт приймання та зафіксувати розбіжності. Якщо представник не повинен змінювати ціну або погоджувати заміну товару, запишіть це обмеження.
7. Визначте строк і передоручення. Для разової поставки зручно зазначити кінцеву дату. Якщо передавати повноваження іншій особі не плануєте, прямо вкажіть це.
8. Підпишіть документ. Зазначте посаду, ім’я та прізвище належного підписанта, а для юридичної особи — також підставу його повноважень.

Банківські реквізити, зразок підпису представника та підпис головного бухгалтера не є універсально обов’язковими реквізитами кожної довіреності на товар. Не залишайте в документі порожніх місць для істотних умов: до підписання впишіть погоджений зміст, а зайві поля приберіть.

Умовний приклад заповнення

Усі назви, імена, номери та обставини в цьому прикладі вигадані. Перед використанням замініть їх даними своєї поставки та визначте належного підписанта.

Такий опис дає працівнику складу конкретне завдання: передати визначеній особі саме зазначені товари та прийняти її підпис у межах наданих повноважень. Якщо поставка змінилася, покупцю варто оформити відповідні повноваження до відвантаження.

Строк дії та межі повноважень представника

За статтею 247 Цивільного кодексу України строк установлюють у самій довіреності. Якщо строк не встановлено, вона зберігає чинність до припинення її дії. Відсутність кінцевої дати не має такого самого наслідку, як відсутність дати вчинення документа.

Для разового отримання практично визначити строк із запасом на перенесення відвантаження та назвати конкретне замовлення. Для регулярного отримання потрібно також визначити постачальника, дозволені документи й обмеження за кількістю або сумою. Сам по собі тривалий строк не надає представнику необмежених прав.

За статтями 238–239 Цивільного кодексу України представник може вчиняти лише ті правочини, право на які має довіритель; наслідки дій представника виникають для довірителя. Представник не може вчиняти суто особисті правочини або діяти від імені довірителя у власних інтересах чи одночасно в інтересах іншої представленої ним особи, крім установлених законом винятків, зокрема щодо комерційного представництва.

Право отримати товар не варто тлумачити як дозвіл змінити договір, погодити додаткову закупівлю або прийняти інший асортимент. За статтею 241 правочин із перевищенням повноважень створює права й обов’язки для довірителя лише в разі його наступного схвалення, зокрема діями, які свідчать про прийняття до виконання. Тому за невідповідності замовлення повноваженням постачальнику доцільно призупинити передачу спірної частини й отримати належне підтвердження.

Чи може замість представника приїхати інша людина

За статтею 240 Цивільного кодексу України представник виконує надані повноваження особисто. Передоручення — передача повноважень іншій особі — допускається за підставами, визначеними цією статтею: коли це встановлено договором або законом, або коли представник вимушений діяти так для охорони інтересів довірителя. Представник має повідомити довірителя та надати необхідні відомості про замісника; інакше він відповідає за його дії як за власні.

Довіреність у порядку передоручення за загальним правилом підлягає нотаріальному посвідченню. Винятки частини четвертої статті 245 стосуються визначених там платежів і поштової кореспонденції та не є загальним звільненням для отримання товарів на складі. Строк передоручення не може перевищувати строку основної довіреності.

Якщо водія просто замінили перед поїздкою, для звичайного отримання зручно, щоб покупець видав нову довіреність безпосередньо новому одержувачу. Передавати йому документ, виписаний на іншу людину, недостатньо.

Що перевірити постачальнику перед видачею товару

Керівнику складу варто включити до внутрішнього порядку відвантаження такі дії відповідального працівника:

1. Установити особу одержувача. Звірити дані пред’явленого документа з документом про повноваження. Якщо записані реквізити не збігаються, з’ясувати причину до передачі товару.
2. Установити підставу представництва. Прочитати довіреність, відповідні умови договору або акт органу юридичної особи. З’ясувати право особи, яка видала документ, надавати такі повноваження.
3. Перевірити чинність. У довіреності має бути дата вчинення; установлений строк не повинен закінчитися. Також потрібно врахувати отримані повідомлення про скасування чи інше припинення повноважень.
4. Зіставити обсяг дозволеного з відвантаженням. Звірити покупця, постачальника, замовлення, товари, кількість і право підписувати документи. За часткових відвантажень урахувати вже передані товари.
5. Оформити фактичну передачу. Записати в накладній або акті реальні товари й кількість, зазначити одержувача та отримати належний підпис чи інші передбачені законом дані для його ідентифікації.
6. Надати документ одержувачу. Передати його примірник або копію документа про операцію та залишити у постачальника документи, за якими можна відтворити обставини видачі.

Для повторних отримань зручно вести облік відвантажень за кожною довіреністю. Умовний приклад: якщо дозволено отримати 100 штук, а за першою накладною вже передано 60, залишок становить 40 штук. Працівник складу має бачити цей залишок до оформлення наступної накладної.

Покупцю й постачальнику варто заздалегідь узгодити, де зберігатиметься оригінал довіреності та як підтверджуватимуть повноваження під час наступних отримань. Загального чинного правила скасованої Інструкції № 99 про обов’язкове залишення довіреності у постачальника при першому відпуску застосовувати не потрібно.

Як скасувати довіреність або відмовитися від отримання

За статтями 248–249 Цивільного кодексу України представництво припиняється, зокрема, після закінчення строку, скасування довіреності, відмови представника або припинення юридичної особи, яка видала довіреність чи якій її видано. Для фізичних осіб Кодекс також визначає підстави, пов’язані зі смертю, оголошенням померлою, визнанням недієздатною, безвісно відсутньою або обмеженням цивільної дієздатності. У разі смерті довірителя зберігається спеціальний виняток для невідкладних справ або дій, невиконання яких може спричинити збитки.

Звичайну довіреність довіритель може скасувати в будь-який час; для безвідкличних довіреностей закон установлює спеціальні правила. Після скасування потрібно негайно повідомити представника та відомих постачальників, перед якими він мав діяти. Одного внутрішнього наказу без повідомлення цих осіб недостатньо для належного виконання цього обов’язку.

Практичний порядок такий: відповідальна особа зазначає в повідомленні дату й номер довіреності, представника та факт скасування, надсилає його погодженим каналом і зберігає підтвердження доставки. Постачальник передає повідомлення працівникам, які видають товар, і фіксує заборону подальших відвантажень за цим документом.

Це має значення, оскільки стаття 249 за певних умов зберігає для довірителя наслідки дій представника, вчинених до того, як він довідався або міг довідатися про скасування. Це правило не діє, якщо третя особа знала або могла знати про припинення довіреності. Після припинення представництва представник зобов’язаний негайно повернути довіреність, а передоручення втрачає чинність.

За статтею 250 представник може відмовитися від визначених довіреністю дій, негайно повідомивши довірителя. Водночас він не може відмовитися від невідкладних дій або дій, спрямованих на запобігання збиткам довірителю чи іншим особам. Якщо звичайне отримання зірвалося, покупцю потрібно узгодити з постачальником нового одержувача та оформити його повноваження.

Як оформити приймання товару та зберігати документи

Первинний документ — це документ із відомостями про господарську операцію. Для передачі товарів ним може бути видаткова накладна або акт приймання-передачі з належними реквізитами. За статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV саме первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку операцій.

У документі про передачу товарів мають бути назва документа, дата складання, назва підприємства, від імені якого його складено, зміст та обсяг операції, одиниця виміру, посади й прізвища відповідальних осіб, підписи або інші дані для ідентифікації учасників. Спеціальна можливість оформлення окремих документів без реквізитів замовника, передбачена статтею 9 для послуг, робіт і найму за визначених умов, не поширюється на звичайну передачу товарів.

Після доставки одержувач передає товар відповідальному працівнику магазину або складу та подає документи особі, яка веде облік. На підприємстві керівник наказом затверджує графік руху первинних документів: визначає строки їх створення або отримання, прийняття до обліку, обробки й передання до архіву. Працівникам доводять строки та порядок подання документів відповідно до їхніх обов’язків. У цьому графіку можна передбачити подання накладної в день доставки та визначити, хто звіряє фактичну кількість товару з документом. Якщо є нестача, пошкодження чи інша невідповідність, її потрібно зафіксувати до підписання документа про отримання без зауважень.

На підприємстві бухгалтер перевіряє первинні документи за формою та змістом відповідно до пунктів 2.14–2.15 Положення № 88. Неістотний недолік не означає автоматичного невизнання операції, якщо документ дає змогу встановити її учасника, дату, підприємство, зміст та обсяг. Водночас це не усуває нікчемності довіреності без дати її вчинення.

Документи про повноваження зручно зберігати разом із накладними або пов’язувати їх за номером у системі обліку документів. Для електронних первинних документів потрібно дотримуватися вимог до електронного документообігу та забезпечити збереження цілісності. Електронні первинні документи, які програма створює автоматично, застосовують за наявності належного електронного підпису чи печатки відповідно до закону.

Строк зберігання не варто визначати лише від дати видачі довіреності. Для документів, пов’язаних з оподаткуванням, пункти 44.3–44.4 Податкового кодексу України встановлюють різні мінімальні строки. Зокрема, для звичайної первинної та пов’язаної податкової документації юридичних осіб, охоплених підпунктом 44.3.2, включно з юридичними особами на спрощеній системі, мінімум становить 1825 днів. Для інших документів, на які не поширюються довші строки підпунктів 44.3.1–44.3.2, — 1095 днів; для спеціальних категорій податкового контролю діє строк 2555 днів.

Для документів, використаних у податковій звітності, відлік починається з дня її подання, а за неподання — з граничного строку подання. Потрібно також ураховувати продовження строків у випадках, передбачених пунктом 44.3, архівні вимоги та незавершені перевірки або спори. Документи, пов’язані з предметом перевірки, адміністративним оскарженням або судовим розглядом, зберігають до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження її результатів та/або вирішення справи судом, але не менше мінімальних строків пункту 44.3 Податкового кодексу України. Дату можливого знищення комплекту має визначити відповідальний за облік з урахуванням усіх застосовних строків.

Офіційні нормативні акти

• Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV — статті 237–250: підстави та межі представництва, довіреність, її форма, строк, передоручення і припинення.
• Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 — пункти 2.3–2.6, 2.12–2.15, глави 5–6: повноваження одержувача, первинні документи, їх рух і зберігання.
• Наказ Міністерства фінансів України від 30.09.2014 № 987 «Про внесення зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку та визнання такими, що втратили чинність, наказів Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 року № 99 та від 24 березня 2000 року № 61» — пункти 1, 2 і 4: способи підтвердження повноважень та скасування Інструкції № 99 із 1 січня 2015 року.
• Закон України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» — статті 2 і 9: сфера застосування та вимоги до первинних документів.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — пункти 44.1, 44.3–44.4: документальне підтвердження податкових показників і строки зберігання документів.