У чому різниця між ІПН, ЄДРПОУ, РНОКПП і ДРФОУ?

У чому різниця між ІПН, ЄДРПОУ, РНОКПП і ДРФО: які номери потрібні ФОП та юридичним особам

Для підприємця головне розмежування таке: ФОП ідентифікується насамперед за своїм РНОКПП, а не за кодом ЄДРПОУ. Реєстрація людини підприємцем не створює для неї нового окремого податкового номера. Якщо ФОП стає платником ПДВ, додатково присвоюється ІПН платника ПДВ. Юридична особа має код ЄДРПОУ, а якщо вона зареєстрована платником ПДВ — також окремий ІПН платника ПДВ.

ДРФО та ЄДРПОУ — це назви державних реєстрів, а не взаємозамінні назви податкових номерів. РНОКПП є номером фізичної особи в системі податкового обліку, код ЄДРПОУ ідентифікує юридичну особу, а ІПН потрібний саме для ПДВ. Через змішування цих понять найчастіше виникають помилки в договорах, рахунках, податкових накладних та налаштуваннях облікових програм.

Що таке РНОКПП

РНОКПП — реєстраційний номер облікової картки платника податків. Він присвоюється фізичній особі після її реєстрації у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків.

РНОКПП складається з 10 цифр. Він належить саме людині, а не її підприємницькій діяльності. Тому якщо громадянин реєструється як ФОП, він продовжує використовувати той самий РНОКПП. Окремий «код ФОП» через державну реєстрацію підприємцем не виникає.

Наприклад, якщо фізична особа має РНОКПП 1234567890, після державної реєстрації ФОП цей номер не замінюється іншим. Саме він використовується як податковий номер підприємця там, де відповідна форма чи документ передбачає РНОКПП.

РНОКПП присвоюється один раз. Зміна прізвища, імені, адреси проживання чи інших персональних даних сама по собі не означає отримання нового номера. При зміні даних фізична особа повинна оновити інформацію у ДРФО. ДПС вимагає зробити це протягом місяця з дня виникнення змін, подавши заяву за формою № 5ДР.

Що таке ДРФО і чому ДРФО — це не податковий номер

ДРФО — Державний реєстр фізичних осіб — платників податків.

Це інформаційна система, яку використовує ДПС для обліку фізичних осіб. Відомості про фізичну особу включаються до цього реєстру, а її обліковій картці присвоюється РНОКПП. Податковий кодекс прямо передбачає реєстрацію фізичних осіб у контролюючих органах шляхом включення інформації про них до ДРФО.

Тому правильно розрізняти:

• ДРФО — державний реєстр;

• РНОКПП — номер конкретної фізичної особи, відомості про яку містяться у цьому реєстрі.

Скорочення «ДРФОУ» іноді зустрічається в неофіційних текстах, однак Податковий кодекс і Положення Мінфіну № 822 використовують назву «Державний реєстр фізичних осіб — платників податків» та скорочення «ДРФО».

Як отримати РНОКПП

Фізична особа, яка ще не зареєстрована у ДРФО, подає облікову картку за формою № 1ДР. Вона одночасно є заявою про реєстрацію.

Для громадянина України використовуються дані документа, що посвідчує особу, зокрема:

• прізвище, ім’я та по батькові за наявності;

• дата і місце народження;

• місце проживання;

• громадянство.

Заяву можна подати особисто, у передбачених законодавством випадках через представника, а також засобами Електронного кабінету разом зі сканованими документами.

Звичайний строк реєстрації у ДРФО — три робочі дні від дня подання форми № 1ДР. Якщо в документах виявлені помилки або недостовірні дані, строк у передбачених Положенням випадках може бути продовжено.

Документом, який підтверджує реєстрацію, є картка платника податків з РНОКПП. Законодавство також допускає підтвердження номера відомостями, внесеними до відповідного документа особи в установленому порядку.

РНОКПП для дитини

РНОКПП може бути присвоєний незалежно від віку. Для малолітньої дитини документи подає один із батьків або інший законний представник відповідно до Положення № 822.

Для дитини, яка не досягла 14 років, або особи віком від 14 до 18 років, яка ще не отримала паспорт громадянина України вперше, використовуються, зокрема, свідоцтво про народження та документи законного представника. Для іноземних документів у передбачених Положенням випадках потрібен належним чином засвідчений переклад українською мовою.

Що робити при зміні прізвища, адреси або інших даних

Якщо змінилися відомості, внесені до облікової картки, подається заява за формою № 5ДР.

Обов’язок повідомити ДПС виникає, зокрема, при зміні прізвища, місця проживання або реквізитів документа, що посвідчує особу. Строк — один місяць із дня виникнення змін.

Сам РНОКПП через зміну прізвища чи адреси не стає іншим: оновлюються відомості, пов’язані з цим номером.

Для ФОП це важливо не лише для особистого податкового обліку. Розбіжність між актуальними даними підприємця та реквізитами, внесеними в облікові чи платіжні документи, може створювати проблеми з ідентифікацією платника, формуванням документів і роботою електронних сервісів.

Чи можна відмовитися від РНОКПП через релігійні переконання

Так. Податковий кодекс передбачає спеціальний порядок для громадян України, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та офіційно повідомляють про це контролюючий орган.

Такі особи обліковуються в окремому реєстрі ДРФО за прізвищем, ім’ям, по батькові за наявності та серією і/або номером паспорта.

Для оформлення відмови подається повідомлення за формою № 1П і пред’являються документи, встановлені Положенням № 822.

Це не означає, що людина взагалі перестає перебувати на податковому обліку. Змінюється спосіб її ідентифікації: замість РНОКПП застосовуються паспортні дані в порядку, передбаченому законом.

Що таке ІПН

Скорочення ІПН часто використовується в побуті як назва будь-якого «податкового номера». Через це його регулярно плутають із РНОКПП.

У чинному регулюванні ПДВ ІПН — це індивідуальний податковий номер платника ПДВ. Податковий кодекс передбачає, що особі, яка реєструється платником ПДВ, присвоюється індивідуальний податковий номер.

Отже, сам факт того, що людина стала ФОП, не означає автоматичного отримання окремого ІПН платника ПДВ. Він виникає у разі реєстрації підприємця платником ПДВ.

Для бізнесу це дає таку схему:

Скільки цифр має ІПН ФОП — платника ПДВ

Для фізичних осіб, яких реєструють платниками ПДВ за чинними правилами, ІПН є 12-розрядним числовим номером:

• знаки 1–10 — РНОКПП;

• знаки 11–12 — контрольні розряди.

Для ФОП, який офіційно відмовився від РНОКПП за релігійними переконаннями і обліковується за паспортними даними, перші десять знаків формуються відповідно до спеціальних правил Положення № 1130.

Цей алгоритм застосовується до реєстрації фізичних осіб — підприємців платниками ПДВ з 9 березня 2020 року. Якщо фізичній особі ІПН платника ПДВ був присвоєний до зміни правил, ДПС роз’яснює, що лише через зміну алгоритму раніше присвоєний номер не замінюється.

Юридична особа — платник ПДВ також має окремий ІПН платника ПДВ. Його не слід підміняти кодом ЄДРПОУ: це різні реквізити з різним призначенням.

Для чого потрібен ІПН платника ПДВ

ІПН використовується насамперед у ПДВ-обліку. Зокрема, він є реквізитом податкових накладних та розрахунків коригування і використовується для ідентифікації зареєстрованого платника ПДВ.

Тому поле «ІПН» у податковій накладній не слід автоматично заповнювати РНОКПП підприємця. Треба використовувати саме той ІПН, який присвоєний при реєстрації платником ПДВ.

Якщо ФОП не зареєстрований платником ПДВ, у нього немає підстав зазначати себе як платника ПДВ лише тому, що він має РНОКПП.

Практичне роз’яснення ДПС це прямо підтверджує: для фізичної особи — платника ПДВ ІПН є окремим номером, а його формування регулює Положення Мінфіну № 1130.

Що таке ЄДРПОУ

ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.

За Положенням, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 118, ЄДРПОУ є автоматизованою системою збирання, накопичення та опрацювання даних про юридичних осіб та їхні відокремлені підрозділи.

Коли в діловому обороті говорять «ЄДРПОУ підприємства», зазвичай мають на увазі код ЄДРПОУ — ідентифікаційний код юридичної особи. Для юридичних осіб це 8-значний код.

ФОП код ЄДРПОУ як юридична особа не отримує, тому що ФОП залишається фізичною особою. Для його податкової ідентифікації використовується РНОКПП або, у спеціальному випадку релігійної відмови, паспортні дані.

У нормативних документах це розмежування проводиться прямо: для осіб, які включаються до ЄДРПОУ, податковим ідентифікатором є код ЄДРПОУ, а для фізичних осіб застосовується РНОКПП або передбачений законом альтернативний спосіб обліку.

ЄДРПОУ і ЄДР — це різні реєстри

Ще одна поширена помилка — ототожнювати ЄДРПОУ з Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, скорочено ЄДР.

Це різні інформаційні системи.

ЄДРПОУ охоплює юридичних осіб та відповідні відокремлені підрозділи і функціонує відповідно до Положення, затвердженого постановою КМУ № 118.

ЄДР юридичних осіб, ФОП та громадських формувань працює відповідно до Закону № 755-IV. Саме в ньому містяться реєстраційні відомості про юридичних осіб і ФОП. Закон № 755-IV у чинній редакції визначає порядок державної реєстрації та отримання відомостей із цього реєстру.

Тому підприємець зазвичай отримує витяг із ЄДР, а не «витяг з ЄДРПОУ» у значенні документа про державну реєстрацію ФОП чи компанії.

Чи потрібно окремо отримувати код ЄДРПОУ після реєстрації компанії

Для звичайної державної реєстрації юридичної особи підприємцю не потрібно після реєстрації компанії проходити ще одну окрему процедуру в Міністерстві юстиції лише для того, щоб «отримати ЄДРПОУ».

Державна реєстрація юридичної особи проводиться за Законом № 755-IV, а необхідні відомості передаються між державними інформаційними системами у встановленому порядку. Код юридичної особи надалі використовується для її ідентифікації.

При цьому важливо не змішувати повноваження державних органів: Міністерство юстиції забезпечує функціонування ЄДР юридичних осіб, ФОП та громадських формувань, тоді як ЄДРПОУ є окремим державним реєстром підприємств та організацій.

Який номер зазначати ФОП, а який — юридичній особі

Для більшості підприємницьких ситуацій можна користуватися таким правилом:

Водночас конкретний склад реквізитів завжди залежить від документа. Не кожен договір, рахунок чи первинний документ має однаковий набір обов’язкових полів, тому назву реквізиту у формі потрібно читати буквально: «код ЄДРПОУ», «РНОКПП», «податковий номер» та «ІПН платника ПДВ» не є взаємозамінними позначеннями.

Податковий номер — ширше поняття, ніж РНОКПП

Податкове законодавство використовує загальне поняття податкового номера платника податків.

Залежно від категорії платника ним може бути:

• РНОКПП фізичної особи;

• код ЄДРПОУ особи, яка включається до ЄДРПОУ;

• реєстраційний або обліковий номер, присвоєний контролюючим органом окремим категоріям платників, для яких це передбачено Порядком обліку № 1588;

• у спеціальному порядку — паспортні дані фізичної особи, яка офіційно відмовилася від РНОКПП через релігійні переконання.

Такий поділ важливий, наприклад, коли у нормативній формі зазначено не конкретно «ЄДРПОУ» чи «РНОКПП», а загальний реквізит «податковий номер».

Де підприємцю найчастіше потрібні РНОКПП, ЄДРПОУ та ІПН

Ці реквізити використовуються залежно від статусу платника та конкретної операції, зокрема:

• під час податкового обліку і подання звітності;

• у державній реєстрації та роботі з державними інформаційними системами;

• при відкритті та обслуговуванні банківських рахунків, коли відповідний номер потрібний для ідентифікації клієнта;

• у договорах, рахунках, накладних та інших документах, якщо закон, форма документа або домовленість сторін передбачає відповідний реквізит;

• у податкових накладних та розрахунках коригування — для платників ПДВ;

• у документах товарного обліку, де нормативний акт вимагає ідентифікаційні дані постачальника чи отримувача.

Наприклад, у роз’ясненнях ДПС щодо обліку товарних запасів для фізичної особи — підприємця використовується РНОКПП, а для юридичної особи — код ЄДРПОУ. Це наочний приклад того, що законодавство не вважає ці два номери взаємозамінними.

Чи можна за РНОКПП перевірити «надійність» людини

РНОКПП не є універсальним відкритим номером для перевірки фізичної особи. Він належить до відомостей, пов’язаних із конкретною людиною, а інформація з ДРФО надається у порядку, установленому податковим законодавством.

Тому не слід сприймати РНОКПП як аналог відкритого бізнес-пошуку юридичної особи.

Для перевірки контрагента-юридичної особи або ФОП використовуються насамперед офіційні відомості ЄДР. Якщо для операції має значення статус платника ПДВ, його потрібно перевіряти за офіційними даними ДПС, а не робити висновок лише за форматом номера.

Найпоширеніші помилки з ІПН, РНОКПП та ЄДРПОУ

Помилка 1. Вважати, що кожен ФОП має окремий ІПН підприємця.
ФОП використовує свій РНОКПП. Окремий ІПН з’являється у нього як у платника ПДВ після відповідної реєстрації.

Помилка 2. Зазначати код ЄДРПОУ для ФОП.
ФОП не є юридичною особою. Для нього використовується РНОКПП або передбачені законом паспортні дані.

Помилка 3. Вважати РНОКПП та ІПН платника ПДВ одним номером.
Для сучасної реєстрації фізичної особи платником ПДВ це два різні реквізити: РНОКПП має 10 цифр, новий ІПН платника ПДВ — 12.

Помилка 4. Називати ДРФО кодом.
ДРФО — реєстр. Кодом фізичної особи є РНОКПП.

Помилка 5. Плутати ЄДРПОУ та ЄДР юридичних осіб і ФОП.
Це різні державні інформаційні системи.

Помилка 6. Автоматично переносити один номер у всі поля облікової програми.
Якщо поле призначене для ІПН платника ПДВ, туди потрібно вносити саме присвоєний ПДВ-номер. Якщо поле призначене для коду ЄДРПОУ — код юридичної особи. Якщо для РНОКПП — номер фізичної особи.

Як у Торгсофт зберігати ЄДРПОУ та ІПН і автоматично підставляти реквізити в документи

У Торгсофт реквізити підприємства можна зберігати централізовано, щоб не вводити їх вручну щоразу при оформленні документів. У налаштуваннях підприємства передбачені окремі поля, зокрема «ЄДРПОУ платника» та «Індивідуальний податковий номер». При формуванні документів програма може використовувати реквізити вибраного підприємства, а за визначених налаштувань — дані відповідного центру обліку.

Зокрема, при роботі з рахунками Торгсофт може підставляти код ЄДРПОУ та інші реквізити з картки вибраного підприємства. У механізмах формування друкованих даних передбачена логіка вибору значення «ЄДРПОУ (ІПН)»: спочатку використовуються дані підприємства, а якщо відповідне поле не заповнене — програма може звертатися до реквізитів центру обліку згідно з налаштуваннями. Це дає можливість вести декілька підприємств або торгових точок, але вимагає правильно заповнити реквізити кожного суб’єкта.

Для платників ПДВ у Торгсофт також передбачена робота з податковими накладними: їх можна формувати при реалізації товару або торгівлі з випискою рахунка. Програма підтримує облік зведених податкових накладних і збереження відповідних документів у XML. Перед використанням цих функцій потрібно перевірити, що в картці конкретного підприємства внесено саме його чинний код ЄДРПОУ та, якщо воно є платником ПДВ, правильний ІПН платника ПДВ.

Коротко: який код використовувати підприємцю

ФОП без ПДВ має РНОКПП. ФОП — платник ПДВ має РНОКПП плюс окремий ІПН платника ПДВ. Юридична особа має код ЄДРПОУ, а юридична особа — платник ПДВ додатково має ІПН платника ПДВ.

ДРФО не є номером, а є реєстром фізичних осіб — платників податків. ЄДРПОУ також є назвою реєстру, хоча у звичайному документообігу словом «ЄДРПОУ» часто скорочено називають 8-значний код юридичної особи.

Якщо в документі є окремі поля «РНОКПП», «код ЄДРПОУ» та «ІПН», заповнювати їх одним і тим самим номером не потрібно. Вибір номера залежить від того, хто є платником і чи зареєстрований він платником ПДВ.

Офіційні джерела

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — статті 63 і 70 щодо податкового обліку фізичних осіб та ДРФО; стаття 183, зокрема пункт 183.18, щодо присвоєння ІПН платнику ПДВ.
   Податковий кодекс України № 2755-VI — офіційний текст

2. Наказ Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822 «Про затвердження Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків» — розділи III, VII, VIII та IX; форми № 1ДР, № 1П і № 5ДР.
   Положення про реєстрацію фізичних осіб у ДРФО, наказ № 822

3. Наказ Міністерства фінансів України від 14.11.2014 № 1130 «Про затвердження Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість» — пункт 1.6 щодо ІПН платників ПДВ.
   Положення про реєстрацію платників ПДВ, наказ № 1130

4. Постанова Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 № 118 «Про створення Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України» — Положення про ЄДРПОУ.
   Постанова КМУ № 118 та Положення про ЄДРПОУ

5. Закон України від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» — стаття 1 та норми щодо ЄДР і державної реєстрації.
   Закон України № 755-IV — офіційний текст

6. Наказ Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 «Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів» — розділ II щодо податкових номерів та реєстраційних (облікових) номерів окремих категорій платників.
   Порядок обліку платників податків і зборів № 1588

7. Державна податкова служба України — «Реєстрація фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків» — порядок подання форми № 1ДР та строк реєстрації.
   Офіційне роз’яснення ДПС щодо отримання РНОКПП

8. Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс ДПС — роз’яснення щодо 12-розрядного ІПН фізичних осіб — платників ПДВ та особливостей номерів, присвоєних до 09.03.2020.
   Офіційне роз’яснення ДПС щодо ІПН платника ПДВ