Відпустка з 1 липня 2026: розрахунок відпускних і зарплата за червень

Відпустка з 1 липня 2026 року: як визначити розрахунковий період, виплатити відпускні та врахувати зарплату за червень

Якщо щорічна відпустка працівника починається 1 липня 2026 року, розрахунковим періодом за загальним правилом є 1 липня 2025 року — 30 червня 2026 року. Червень 2026 року входить до розрахунку незалежно від того, коли роботодавець виплачує відпускні. Автоматично виключати червень лише тому, що на дату виплати ще не закрито табель або не нараховано зарплату, не можна.

Водночас законодавство більше не вимагає виплачувати відпускні за три календарні дні до початку відпустки. Загальне правило — виплатити їх до початку відпустки, якщо інший строк не передбачено трудовим або колективним договором. Порядок № 100 не встановлює для всіх працівників окремого безпечного механізму «попереднього» розрахунку з подальшою доплатою. Тому роботодавцю варто організувати нарахування так, щоб до встановленого строку виплатити повну суму з урахуванням червня.

Який розрахунковий період застосовувати

Середню заробітну плату для оплати щорічної та інших відпусток, крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки.

Визначальною є саме дата початку відпустки, а не:

• дата видання наказу;

• дата подання заяви;

• дата складання розрахунку;

• дата перерахування коштів;

• дата закриття табеля;

• дата нарахування зарплати за останній місяць.

Для відпустки, яка починається 1 липня 2026 року:

Отже, зарплата, премії та інші виплати, які належать до червня 2026 року і враховуються відповідно до Порядку № 100, мають потрапити до розрахунку середньої зарплати.

Коли потрібно виплатити відпускні

За загальним правилом заробітна плата за весь час відпустки виплачується до початку відпустки.

Якщо відпустка починається 1 липня 2026 року, за відсутності іншого правила у трудовому або колективному договорі відпускні потрібно виплатити не пізніше 30 червня 2026 року.

Законодавчої вимоги виплачувати їх саме 26 червня або не пізніше ніж за три календарні дні до початку відпустки немає. Така триденна вимога була виключена із законодавства у 2022 році.

Інший строк виплати допускається, якщо він прямо передбачений:

• письмовим трудовим договором із працівником;

• колективним договором.

Наприклад, у договорі може бути передбачено виплату відпускних разом із найближчою виплатою зарплати. За відсутності такого положення роботодавець повинен виплатити відпускні до початку відпустки. Це підтверджує і офіційне роз’яснення Держпраці.

Що робити, якщо зарплата за червень ще не нарахована

Відсутність остаточно нарахованої зарплати за червень не змінює розрахункового періоду. Червень не можна:

• автоматично виключити;

• прирівняти до невідпрацьованого місяця;

• замінити травнем для працівника з погодинною або місячною оплатою;

• розрахувати відпускні лише за 11 місяців;

• не врахувати через те, що кошти виплачуються до закриття місяця.

Роботодавець може застосувати один із таких організаційних варіантів.

1. Провести остаточний розрахунок максимально близько до початку відпустки

Якщо трудовий або колективний договір не встановлює іншого строку, для відпустки з 1 липня відпускні можна виплатити 30 червня.

До цієї дати роботодавцю необхідно:

• отримати належно оформлений табель;

• визначити фактично відпрацьований час;

• нарахувати зарплату за червень;

• розподілити премії та інші виплати за правилами Порядку № 100;

• обчислити середньоденну зарплату;

• виплатити відпускні.

Це найбезпечніший варіант для працівників із доплатами, надбавками, нічними годинами, роботою у вихідні, надурочними годинами або іншими змінними складовими зарплати.

2. Встановити інший строк у трудовому або колективному договорі

Якщо на підприємстві об’єктивно неможливо остаточно закрити місяць до початку відпустки, сторони можуть письмово визначити інший строк виплати.

Умова повинна бути конкретною. Наприклад:

Заробітна плата за час щорічної відпустки виплачується у найближчий установлений на підприємстві день виплати заробітної плати, якщо інший строк письмово не погоджений сторонами.

Самого усного прохання працівника або службової записки бухгалтера недостатньо, якщо відповідний порядок не закріплений у трудовому чи колективному договорі.

3. Провести розрахунок за наявними даними з негайним перерахунком

Порядок № 100 не містить загальної норми, яка прямо дозволяла б усім роботодавцям виплачувати приблизну суму відпускних, а після закриття місяця без будь-яких наслідків проводити перерахунок.

Якщо підприємство все ж використовує попередні дані, після остаточного нарахування зарплати потрібно негайно:

1. повторно визначити виплати розрахункового періоду;

2. перерахувати середньоденну зарплату;

3. оформити бухгалтерський розрахунок;

4. доплатити працівнику різницю;

5. правильно відобразити коригування у зарплатному та податковому обліку.

Важливо: подальша доплата не гарантує, що первісна виплата не буде визнана неповною на дату, коли роботодавець мав розрахуватися з працівником.

Якщо після перерахунку виникла переплата, роботодавець не може автоматично утримати її із наступної зарплати. Відрахування можливі лише у випадках і межах, установлених статтями 127–128 КЗпП. Зокрема, наказ про повернення сум, надміру виплачених унаслідок лічильної помилки, можна видати не пізніше одного місяця з дня виплати, якщо працівник не заперечує проти підстави та розміру відрахування.

Спеціальне правило для працівників із відрядною оплатою

Для працівників із відрядною оплатою праці Порядок № 100 передбачає окремий виняток.

Якщо на дату розрахунку немає оперативних даних про заробіток за останній місяць розрахункового періоду, цей місяць може бути замінений місяцем, який безпосередньо передує розрахунковому періоду.

Для відпустки з 1 липня 2026 року:

• звичайний період — липень 2025 року — червень 2026 року;

• якщо немає оперативних даних про відрядний заробіток за червень 2026 року, червень 2026 року може бути замінений червнем 2025 року;

• фактично для обчислення використовуватимуть виплати за червень 2025 року — травень 2026 року.

Це правило стосується саме відрядної оплати праці. Поширювати його на працівників із місячним окладом або погодинною оплатою не можна.

Формула розрахунку відпускних

Загальна формула:

Відпускні = середньоденна заробітна плата × кількість календарних днів відпустки.

Середньоденну зарплату визначають так:

Виплати, що враховуються за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів розрахункового періоду після передбачених законом виключень.

До знаменника не включають періоди, протягом яких працівник відповідно до законодавства не працював і за ним:

• не зберігався заробіток;

• заробіток зберігався частково.

Також можуть виключатися періоди, за які відсутні дані про нараховану зарплату через проведення бойових дій.

Виключення повинно мати документальне підтвердження. Сам факт відсутності на дату розрахунку бухгалтерського нарахування за червень не є підставою виключити весь місяць.

Чи виключати святкові та неробочі дні

За звичайних умов із розрахункового періоду виключають святкові та неробочі дні, установлені статтею 73 КЗпП.

Однак під час дії воєнного стану норми статті 73 КЗпП не застосовуються. Тому святкові та неробочі дні, які припадають на період дії воєнного стану, не зменшують кількість календарних днів для розрахунку середньої зарплати.

У періоді з 1 липня 2025 року до 30 червня 2026 року — 365 календарних днів. Якщо у працівника немає інших періодів, які підлягають виключенню, середню зарплату потрібно ділити на 365, а не на кількість днів за мінусом державних свят.

Які виплати враховуються

До розрахунку включають виплати, нараховані працівнику відповідно до законодавства, трудового та колективного договору, крім виплат, прямо виключених пунктом 4 Порядку № 100.

Зокрема, враховуються:

• основна заробітна плата;

• доплати й надбавки;

• оплата нічних і надурочних годин;

• оплата роботи у вихідні дні;

• виробничі премії та винагороди, які не мають разового характеру;

• індексація зарплати;

• оплата попередніх відпусток;

• виплати за періоди, коли за працівником зберігався середній заробіток;

• допомога по тимчасовій непрацездатності.

Зарплата враховується у тому місяці, за який вона нарахована, а не лише за датою фактичного проведення виплати або відображення в бухгалтерській програмі.

Премії та інші заохочувальні виплати розподіляються між місяцями за спеціальними правилами пункту 3 Порядку № 100. Тому їх не слід механічно включати лише до місяця фактичного нарахування.

Які виплати не враховуються

До середнього заробітку не включають, зокрема:

• одноразові виплати за виконання окремих доручень, які не входять до трудових обов’язків;

• одноразову матеріальну допомогу;

• компенсацію за невикористану відпустку;

• вихідну допомогу;

• компенсаційні виплати на відрядження;

• відшкодування вартості проїзду, проживання та добових;

• виплати до ювілейних і пам’ятних дат;

• вартість безоплатно виданого спецодягу або засобів індивідуального захисту;

• доходи за акціями, дивіденди, проценти;

• інші виплати, прямо перелічені у пункті 4 Порядку № 100.

Якщо виплата має назву «премія», це ще не означає, що вона автоматично враховується. Необхідно перевірити її підставу, регулярність, зв’язок із виконаною роботою та положення про преміювання.

Працівник працює менше 12 місяців

Якщо працівник пропрацював менше року, розрахунковим періодом є фактичний період роботи:

• з першого числа місяця, наступного після оформлення на роботу;

• до першого числа місяця, в якому починається відпустка.

Якщо працівника прийняли не першого календарного дня місяця, але саме цього дня був перший робочий день за графіком підприємства, такий місяць включається до розрахункового періоду як повний.

Наприклад, працівника прийняли в понеділок 3 листопада 2025 року, а 1 і 2 листопада були вихідними. Якщо відпустка починається у липні 2026 року, листопад 2025 року може входити до розрахункового періоду.

Немає заробітку або розрахункового періоду

Якщо у працівника немає заробітку в розрахунковому періоді або відсутній сам розрахунковий період, середню зарплату визначають виходячи з установленої працівнику тарифної ставки або посадового окладу.

Якщо оклад менший за мінімальну заробітну плату, розрахунок проводять виходячи з мінімальної зарплати, установленої на момент розрахунку.

За неповної зайнятості розрахункову величину застосовують пропорційно до встановленої працівнику норми робочого часу.

З 1 січня 2026 року мінімальна заробітна плата становить:

• 8 647 грн на місяць;

• 52 грн за годину.

Приклад розрахунку

Працівник іде у щорічну відпустку з 1 липня 2026 року на 14 календарних днів.

Умови:

• розрахунковий період — 1 липня 2025 року — 30 червня 2026 року;

• виплати, що враховуються, — 240 000 грн;

• періодів, які потрібно виключати, немає;

• кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 365.

Середньоденна зарплата:

240 000 грн ÷ 365 = 657,53 грн.

Відпускні:

657,53 грн × 14 календарних днів = 9 205,48 грн.

Це нарахована сума до утримання податків.

За загальними ставками:

Спеціальні ставки ЄСВ і законодавчі винятки застосовуються за наявності відповідних підстав.

Документи, які повинен оформити роботодавець

Для підтвердження правомірності надання та оплати відпустки доцільно мати та зберігати:

1. Графік відпусток.
   Черговість щорічних відпусток визначається графіком, який затверджує роботодавець і доводить до відома працівників.

2. Письмове повідомлення працівника.
   Працівника необхідно письмово повідомити про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за два тижні.

3. Заяву працівника — коли вона необхідна.
   Заяву зазвичай оформлюють, якщо працівник просить відпустку поза графіком, перенесення, поділ відпустки або зміну погодженої дати. Закон не встановлює заяву як універсальну передумову кожної відпустки, що надається за графіком.

4. Наказ або розпорядження про надання відпустки.

5. Табель обліку використання робочого часу.

6. Розрахунок середньої заробітної плати.
   У документі доцільно зазначити розрахунковий період, виплати за кожний місяць, виключені дні, середньоденну зарплату та загальну суму.

7. Розрахунковий лист працівника.

8. Документ про виплату.
   Це може бути банківська відомість, платіжна інструкція з підтвердженням виконання або видатковий касовий документ.

9. Документи про коригування.
   Якщо проводився перерахунок, потрібно оформити окремий бухгалтерський розрахунок із зазначенням причини та суми доплати або переплати.

Роботодавець також зобов’язаний вести облік наданих працівникам відпусток.

Особливості під час воєнного стану

Під час дії воєнного стану роботодавець за своїм рішенням може обмежити щорічну основну відпустку працівника за поточний робочий рік 24 календарними днями.

Якщо працівник має право на більшу тривалість, невикористані дні переносяться на період після припинення або скасування воєнного стану, якщо роботодавець не надасть їх раніше.

Працівнику, залученому до робіт на об’єктах критичної інфраструктури, виробництва товарів оборонного призначення або виконання мобілізаційного завдання, роботодавець у передбачених законом випадках може відмовити у наданні відпустки. Винятки стосуються відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до трьох років.

Воєнний стан не скасовує обов’язку нарахувати та виплатити належні працівнику суми. Звільнення роботодавця від відповідальності можливе лише тоді, коли він доведе, що порушення строків сталося внаслідок бойових дій або інших обставин непереборної сили. Сам борг при цьому не припиняється.

Наслідки несвоєчасної або неповної виплати

Якщо відпускні не виплачені у встановлений строк, працівник має право вимагати перенесення щорічної відпустки на інший період.

До роботодавця можуть застосовуватися фінансові санкції за статтею 265 КЗпП:

Конкретна кваліфікація залежить від обставин, тривалості затримки, повноти виплати та результатів перевірки.

Під час воєнного стану штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються, якщо роботодавець у повному обсязі та у встановлений строк виконав припис про усунення порушень, виявлених під час позапланової перевірки. Це не звільняє від обов’язку виплатити працівнику належні суми та не скасовує інших видів відповідальності.

Крім фінансової санкції для підприємства, посадових осіб або ФОП-роботодавця можуть притягнути до адміністративної відповідальності за статтею 41 КУпАП:

• від 510 до 1 700 грн — за порушення строків або неповну виплату;

• від 1 700 до 5 100 грн — за повторне протягом року порушення або порушення щодо визначених законом захищених категорій працівників.
  Якщо виплату затримано на один або більше календарних місяців, працівнику також може належати компенсація втрати частини доходу через інфляцію. Її обчислюють із суми невиплаченого доходу після утримання податків із застосуванням індексів інфляції за період затримки.

Контрольний список для роботодавця

Перед виплатою відпускних потрібно перевірити:

• дату початку відпустки;

• правильність 12-місячного розрахункового періоду;

• чи не працює працівник менше року;

• чи є періоди, які потрібно виключити;

• чи правильно враховані премії;

• чи не включено одноразові та компенсаційні виплати;

• чи враховано зарплату останнього місяця;

• чи застосовується спеціальне правило для відрядної оплати;

• чи встановлено інший строк виплати у трудовому або колективному договорі;

• чи виплачена повна сума у належний строк;

• чи правильно утримано ПДФО та військовий збір;

• чи правильно нараховано ЄСВ;

• чи оформлено наказ, табель, розрахунок і підтвердження виплати.

Офіційні джерела

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 року № 100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» — пункти 2–4, 7: розрахунковий період, виплати, виключення та формула розрахунку.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/100-95-%D0%BF#Text

2. Закон України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР — статті 10, 11, 21: графік, повідомлення, перенесення та строк виплати відпускних.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#Text

3. Кодекс законів про працю України — статті 115, 127, 128, 265: строк виплати, правила відрахувань і фінансова відповідальність.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text

4. Закон України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» — статті 6, 10, 12, 16: святкові дні, строки виплати, обмеження відпусток і перевірки.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#Text

5. Податковий кодекс України від 2 грудня 2010 року № 2755-VI — стаття 167, пункт 168.1, пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX: ПДФО та військовий збір.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text

6. Закон України від 8 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» — статті 7–8: база та ставки ЄСВ.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17#Text

7. Закон України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» № 4695-IX — стаття 8: розмір мінімальної заробітної плати.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4695-20#Text

8. Кодекс України про адміністративні правопорушення — стаття 41: відповідальність посадових осіб і ФОП-роботодавців за порушення законодавства про працю.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10#Text

9. Закон України від 19 жовтня 2000 року № 2050-III «Про компенсацію громадянам втрати частини доходів у зв’язку з порушенням строків їх виплати» — статті 2–4.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2050-14#Text

10. Постанова Кабінету Міністрів України від 21 лютого 2001 року № 159 «Про затвердження Порядку проведення компенсації громадянам втрати частини грошових доходів у зв’язку з порушенням термінів їх виплати».
    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/159-2001-%D0%BF#Text