КОРО для магазину: реєстрація, відмова та робота під час відключень

Якщо магазин працює з класичним касовим апаратом — РРО, власник має визначити, як касир проводитиме розрахунки під час несправності або відключення електроенергії. Для паперових розрахунків потрібні зареєстровані КОРО та РК: книга обліку розрахункових операцій і розрахункова книжка з квитанціями. Власник може оформити відмову від них, але тоді касир припиняє розрахунки до відновлення роботи або належного підключення зареєстрованого резервного РРО. Для програмного РРО паперові книги не є аварійною заміною: за відсутності зв’язку працюють за правилами офлайн, а за несправності ПРРО зупиняють розрахунки або підключають резервний РРО.

КОРО на касовий апарат заповнюють під час використання паперових квитанцій через несправність чи відключення. Щодня вклеювати в неї Z-звіти за звичайної роботи РРО не потрібно, проте самі Z-звіти треба зберігати. Окремі магазини можуть постійно працювати з КОРО та РК без РРО за спеціальними умовами закону. Власник відповідає за реєстрацію книг, навчання касирів, повідомлення про несправності, звітність і зберігання документів.

Яка КОРО потрібна вашому магазину

КОРО містить записи про розрахунки, а РК — квитанції, відривну частину яких касир видає покупцям. Сама книга обліку не замінює розрахункового документа.

Коли магазин може постійно працювати з КОРО та РК без РРО

Таке право залежить від конкретної форми торгівлі, умов роботи й річного обсягу розрахунків. Постанова № 1336 не поширюється на суб’єктів господарювання, які здійснюють роздрібну торгівлю підакцизними товарами.

ФОП на єдиному податку в селі або селищі

Пункт 1 Переліку дозволяє роздрібну торгівлю непідакцизними товарами з КОРО та РК для ФОП — платників єдиного податку на території села або селища. Ця підстава не охоплює всі послуги чи всі види діяльності в таких населених пунктах.

Використати її не можна, якщо є хоча б одна з обставин:

• у тому самому торговельному об’єкті також продають підакцизні товари;
• цей ФОП здійснює дистанційну торгівлю, зокрема через інтернет;
• місцева рада ухвалила рішення про обов’язкове застосування РРО або ПРРО для цієї форми торгівлі на відповідній території.

Граничний річний обсяг розрахунків становить 167 мінімальних зарплат, установлених законом на 1 січня відповідного року, на один пункт продажу. Бухгалтер має визначити грошовий ліміт для потрібного року та окремо контролювати розрахунки кожного пункту.

Інші торговельні формати

Для гірського населеного пункту потрібен саме офіційно наданий статус. Розташування магазину в гірській місцевості цього не підтверджує. Для кожної підстави також діє загальне обмеження щодо підакцизної роздрібної торгівлі.

Після перевищення відповідного ліміту підприємець має перейти на РРО або ПРРО протягом одного місяця з дати перевищення.

Умовний приклад: магазин законно працює за пунктом 22, а загальний обсяг розрахунків суб’єкта за рік до чергового продажу становить 498 000 грн. Продаж на 3 000 грн збільшує обсяг до 501 000 грн: 498 000 + 3 000 = 501 000. Ліміт перевищено на 1 000 грн. Власник фіксує дату цього продажу й організовує перехід протягом місяця від неї.

Як зареєструвати КОРО та розрахункову книжку

Спочатку перевірте облік магазину

Перед поданням заяви власник або бухгалтер перевіряє в приватній частині Електронного кабінету адресу, назву й стан магазину та облік за його місцезнаходженням. Відомості про магазин, зокрема орендований, подають за формою № 20-ОПП до ДПС за основним місцем обліку протягом 10 робочих днів після його реєстрації, створення чи відкриття.

Якщо магазин відкрито на території, де підприємець не перебуває на обліку, потрібно також стати на облік за неосновним місцем. Зміни адреси, назви, виду права або стану об’єкта повідомляють за № 20-ОПП у тому самому порядку та строки.

№ 20-ОПП можна подати електронно. Для об’єктів, зареєстрованих державним органом без присвоєння реєстраційного номера, діє паперовий порядок із копією підтвердного документа. Після електронного подання ДПС вносить відомості не пізніше наступного дня, після паперового — не пізніше 10 робочих днів від отримання. Перевірте, що магазин відображається як чинний об’єкт, перш ніж реєструвати книгу.

Підготуйте книги та заяви

1. Оберіть відповідну форму КОРО: на РРО або на господарську одиницю. Офіційні форми й заяви наведені в Порядку реєстрації та ведення КОРО і РК.
2. Прошнуруйте КОРО, послідовно пронумеруйте аркуші та встановіть засіб контролю, який не дозволяє вилучити аркуші без порушення його цілісності.
3. Заповніть титульну сторінку: дані підприємця або підприємства, кількість аркушів, номер засобу контролю. Для КОРО на РРО також зазначте модифікацію апарата, заводський і фіскальний номери та версію програмного забезпечення.
4. Підготуйте РК, скріплену виробником машинним способом. Перевірте послідовність квитанцій і відсутність повторних серій та номерів у межах установленої розрядності. Заповніть дані підприємця на реєстраційній сторінці та встановіть засіб контролю.
5. Подайте документи до належного органу ДПС. Якщо діє представник, він повинен мати документи, що посвідчують особу й підтверджують повноваження.

Загальне місце реєстрації КОРО — ДПС за основним місцем податкового обліку. Платник податку на прибуток може реєструвати книги за місцезнаходженням відокремленого підрозділу в іншій територіальній громаді за умовами Порядку.

За відсутності підстав для відмови ДПС реєструє книгу не пізніше двох робочих днів із дня отримання заяви. Для першої КОРО на РРО дата реєстрації збігається з датою реєстрації апарата.

У КОРО на господарську одиницю реєстраційні записи на титульній сторінці робить посадова особа ДПС. Після реєстрації КОРО на РРО підприємець вписує її фіскальний номер і назву органу ДПС. Для РК підприємець заповнює номер книжки, дату реєстрації, назву ДПС, серію та номер першого бланка, кількість бланків і номер засобу контролю. Після цього РК вважається зареєстрованою.

Чому ДПС може відмовити

Перевірте пакет і податкові дані, якщо отримали відмову. Порядок передбачає такі підстави:

• РРО не зареєстрований або його реєстрацію скасовано — для книги на РРО;
• документи подані не повністю;
• ДПС має відомості про анулювання ліцензії на відповідну діяльність;
• підприємець не перебуває на обліку в органі, до якого подав документи;
• про господарську одиницю не повідомлено або в податкових даних вона закрита чи не експлуатується;
• підприємця чи підприємство не включено до ЄДР;
• підприємець або його відокремлений підрозділ не перебуває на обліку за адресою господарської одиниці.

ДПС повідомляє причину відмови не пізніше двох робочих днів. За електронного подання причину можуть зазначити в другій квитанції. Збережіть підтвердження успішної реєстрації разом із документами на касу.

Як оформити відмову від КОРО

Власник видає наказ або інший власний розпорядчий документ: при несправності РРО чи відключенні електроенергії касир припиняє розрахунки до належного підключення резервного РРО або відновлення роботи. У документі доцільно назвати відповідального за зупинку каси, повідомлення сервісного центру та підключення резервного апарата.

Якщо РРО реєструють уперше, рішення зазначають у заяві № 1-РРО. У реєстраційному посвідченні ДПС робить позначку про відсутність КОРО та припинення розрахунків у відповідних аварійних ситуаціях.

Для вже зареєстрованих книг дійте послідовно:

1. Оформіть розпорядчий документ.
2. Не пізніше двох робочих днів від виникнення підстави подайте № 2-КОРО для кожної КОРО, зареєстрованої на цей РРО.
3. Перевірте скасування всіх книг. Після отримання заяви ДПС проводить скасування не пізніше наступного робочого дня. Пов’язані РК скасовують одночасно з КОРО.
4. Подайте № 1-РРО з позначкою про перереєстрацію та чинне реєстраційне посвідчення для отримання нового посвідчення № 3-РРО. За відсутності підстав для відмови ДПС перереєстровує РРО й видає нове посвідчення не пізніше двох робочих днів із дня подання заяви.
5. Ознайомте касирів із порядком роботи та збережіть раніше використані книги протягом належного строку.

Послідовність скасування кожної книги та отримання нового посвідчення пояснює ДПС щодо відмови від КОРО. Припинення записів у книзі не замінює цієї процедури. Під час аварії після оформленої відмови касир не може приймати оплату з обіцянкою видати чек пізніше.

Що робити касиру, коли немає світла або РРО зламався

Для тимчасового відключення електроенергії стаття 5 Закону № 265 дозволяє розрахунки з КОРО та РК протягом не більше ніж 7 робочих днів. Якщо відключення триває понад 7 робочих днів, касир припиняє розрахунки з КОРО та РК. Для продовження розрахунків власник забезпечує роботу належно зареєстрованого РРО або ПРРО з дотриманням правил його застосування. Для ремонту РРО діють окремі правила, зокрема обов’язки центру сервісного обслуговування — ЦСО.

Якщо касир виявив несправність РРО або пошкодження його засобів контролю, власник чи призначений працівник повідомляє ЦСО письмово або електронними засобами в довільній формі протягом цього робочого дня. ДПС за місцем податкового обліку потрібно повідомити протягом двох робочих днів після дня виявлення. Збережіть повідомлення й підтвердження відправлення. Ремонт організовують через ЦСО.

Якщо ЦСО не забезпечив гарантійний ремонт не пізніше сьомого робочого дня від передачі апарата в ремонт, він зобов’язаний ввести в експлуатацію резервний РРО, належно зареєстрований на підприємця.

Перед першою паперовою квитанцією

1. Перевірте, що КОРО зареєстрована саме на цей РРО, а РК — на відповідну КОРО.
2. Зазначте дату початку використання на титульній сторінці КОРО та реєстраційній сторінці РК, якщо починаєте ці книги.
3. До початку роботи з РК заповніть графи 1–5 розділу 2 КОРО за їхніми назвами в бланку.
4. Запишіть готівку, що перебуває на місці розрахунків у момент аварії, у корінець квитанції як службове внесення.
5. Використовуйте зареєстровані РК послідовно за їхніми порядковими номерами та до повного використання квитанцій у кожній книжці. Після завершення аварії збережіть незакінчену РК для наступного використання. На кожному місці розрахунків має бути окрема РК.

До початку використання РК власник забезпечує заповнення належних постійних реквізитів у всіх квитанціях. Для звичайного продажу використовуйте квитанцію форми РК-1. Спрощена РК-2 дозволена лише у визначених випадках; для продажу непідакцизних товарів або послуг — коли закон дозволяє розрахунки без РРО і загальна сума розрахунку не перевищує 10 грн.

Як заповнити квитанцію РК-1

Квитанція має корінець, який залишається в книжці, та відривну частину для покупця. Касир спочатку заповнює корінець, потім відривну частину. Повна сума розрахунку в обох частинах повинна збігатися. Відривну частину видають не пізніше завершення розрахунку.

Перевірте обов’язкові написи на бланку: у відривній частині — «РОЗРАХУНКОВА КВИТАНЦІЯ», «Сума розрахунку» та «Розрахунок провів» із рядком для підпису; у корінці — «Сума розрахунку, всього» та передбачені формою написи для податкових ставок. Написи й рядки для товарних даних також мають відповідати формі РК-1. Перевірте такі реквізити та записи:

• серію з чотирьох літер і номер із шести цифр, надруковані виробником та однакові в обох частинах;
• у відривній частині — назву підприємця або підприємства й податкові реквізити: для неплатника ПДВ — податковий номер із позначенням «ІД», для платника ПДВ — індивідуальний податковий номер із позначенням «ПН»; для осіб із належною паспортною відміткою діють передбачені формою паспортні реквізити;
• загальну суму та валюту розрахунку в обох частинах;
• дату розрахунку — день, місяць і рік — у корінці та відривній частині, а також передбачений формою підпис касира у відривній частині;
• у корінці — суми розрахунків за відповідними ставками ПДВ, акцизного чи іншого податку, якщо підприємець є його платником.

Форма РК-1 також містить написи й рядки для назви товару, вартості одиниці, податкових ставок і вартості товарів. На вимогу покупця касир додатково записує передбачені формою відомості про придбані товари. При роздрібному продажу підакцизних товарів касир обов’язково записує в корінці назву та вартість товару, для палива також зазначає марку. При продажу алкогольних напоїв і тютюнових виробів назву, вартість, ставку та суму акцизного чи іншого податку записують і в корінці, і у відривній частині. Реквізити акцизної марки зазначають у випадках, передбачених законодавством. Магазини безмитної торгівлі також зазначають спеціальні характеристики товарів і паспортні реквізити покупця за розділом IV Положення № 13.

Використання паперової РК під час аварії класичного РРО не надає права постійно продавати підакцизні товари без РРО за постановою № 1336. Для аварійного продажу зберігаються вимоги, які стосуються відповідного товару.

Записи роблять кульковою ручкою з темною пастою. Документ, у якому відсутній хоча б один обов’язковий реквізит або не дотримано сфери його призначення, не приймається як розрахунковий. Водночас неточність у назві товару, яка не спотворює інформацію про операцію, сама по собі не робить документ нерозрахунковим.

Повернення, службова готівка й помилки

При поверненні грошей касир записує суму зі знаком мінус у корінці та відривній частині квитанції. Якщо повернення за товар або раніше оплачену послугу перевищує 100 грн, касир або матеріально відповідальна особа складає акт про видачу коштів. У ньому зазначають дані документа покупця, відомості про товар чи послугу, суму повернення та номер квитанції, яка підтверджує купівлю.

Акт передають до бухгалтерії. Якщо бухгалтерії немає, його підклеюють до останньої сторінки відповідної КОРО. Порядок передбачає зберігання актів протягом трьох років; для документів податкового обліку також враховуйте застосовні строки Податкового кодексу.

Готівку, яку власник додає на місце розрахунків, касир записує в корінець із позначкою «Службове внесення». Готівку, яку вилучають, — із позначкою «Службова видача». Ці операції не є продажем товару.

Виправляти запис у квитанції, використовувати її повторно чи вилучати корінець заборонено. Якщо касир помилився або пошкодив квитанцію, він пише «Анульовано» на обох частинах і засвідчує це своїм підписом. Для правильного розрахунку використовує наступну квитанцію.

Записи в КОРО протягом аварії

У чинній КОРО на РРО розділ 1 призначений для руху готівки та сум розрахунків, розділ 2 — для обліку розрахункових квитанцій. Якщо один цикл використання РК охоплює кілька робочих днів, касир робить окремі записи за кожний день. Графи 1 і 2 розділу 2 заповнює тільки в перший день циклу, графу 8 — тільки в останній.

На підставі квитанцій касир щодня заповнює розділ 1. До запису за перший день додає відповідні дані контрольної стрічки від початку робочого дня до аварії. Графи 6–8 розділу 2 він заповнює до відновлення розрахунків через РРО.

Умовний приклад для перевірки готівки: у момент відключення в касі було 1 000 грн. За РК касир отримав 2 400 грн готівкою, повернув покупцю 300 грн і видав власнику 800 грн. Очікуваний залишок: 1 000 + 2 400 − 300 − 800 = 2 300 грн. Початкові 1 000 грн записують як службове внесення, вилучені 800 грн — як службову видачу. Отримані від покупців 2 400 грн і повернені 300 грн обліковують окремо; повернення понад 100 грн потребує акта.

Як завершити роботу з РК після відновлення РРО

1. Завершіть записи за використаними квитанціями в КОРО до першого нового розрахунку через РРО.
2. Проведіть через відремонтований або резервний РРО суми розрахунків за час роботи з РК окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного чи іншого податку.
3. Якщо оперативна пам’ять РРО обнулилася, додайте відповідні доаварійні суми за контрольною стрічкою.
4. Виконайте Z-звіт — фіскальний звітний чек із підсумком роботи.
5. У записі КОРО за цим Z-звітом зазначте попередні дати, дані за які він підсумовує.
6. За потреби виконайте службове внесення на суму готівки, яка фактично залишається на місці розрахунків.

Якщо попередній РРО не підлягає подальшому ремонту й замість нього вводять новий апарат, діє окремий порядок. ДПС пояснює, що суми РК, пов’язаної з попереднім неремонтопридатним РРО, через новий РРО не проводять. Власник подає заяву № 4-РРО для скасування старого апарата разом із реєстраційним посвідченням, а за використані квитанції подає належну звітність. Це описано у відповіді ЗІР про заміну РРО, який не підлягає ремонту.

Як вести КОРО на господарську одиницю

Коли магазин законно працює без РРО з КОРО та РК, касир веде книгу щодня. Вона має бути в зареєстрованій господарській одиниці або на місці розрахунків. Реквізити квитанцій записують до початку використання РК та безпосередньо після завершення її використання в межах дня чи зміни.

Отримані від покупців і видані їм суми записують окремо. Якщо в магазині кілька місць розрахунків, можна використовувати одну КОРО, але кожне місце повинно мати окрему РК та окремі щоденні записи. Якщо на одному місці за день використали кілька РК, записи роблять окремо за кожною книжкою.

ЗВР-1 і Довідка про використані РК: хто та коли подає

Звітність за використаними книгами готує бухгалтер або сам ФОП. ЗВР-1 подають щодо КОРО на господарську одиницю, які ведуть із РК у передбачених законом випадках. Звітність щодо використаних розрахункових квитанцій включає ЗВР-1 і Довідку про використані РК. Це стосується також квитанцій, використаних під час аварійної роботи класичного РРО.

Строк — не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним. Документи подають до ДПС за місцем реєстрації РК. Самі КОРО та РК разом зі звітом подавати не потрібно. Зберігайте підтвердження прийняття звітності.

Якщо аварійна КОРО лише зареєстрована, а РК протягом місяця не використовували, сама наявність книги не створює безумовного обов’язку подавати щомісячний нульовий ЗВР-1.

ЗВР-1 складають за місяць у гривнях і копійках. За чинною Інструкцією до наказу № 13:

• у графі 1 зазначають порядковий номер запису;
• у графі 2 — фіскальний номер КОРО на господарську одиницю;
• у графі 3 — загальну суму коштів, отриманих від покупців;
• у графах 4 і 5 — частини розрахунків, які оподатковуються відповідно ПДВ та акцизним податком;
• у графах 6 і 7 — відповідні суми податків;
• у графі 8 — кошти, видані при поверненнях.

Помилково записані суми до граф 3–8 не включають. За потреби додайте пояснювальну записку. У рядку «Разом» підсумуйте відповідні графи. Для юридичної особи звіт підписують керівник і головний бухгалтер, для ФОП — сам підприємець. Використовуйте чинну форму ЗВР-1 та Інструкцію і офіційну Довідку про використані РК.

Коли потрібна перереєстрація КОРО та РК

При перереєстрації КОРО на господарську одиницю або самого РРО власник чи представник також перереєстровує пов’язану РК. Для РК застосовують порядок пункту 1 глави 2 розділу II Порядку КОРО і РК: подають № 1-КОРО з позначкою «Перереєстрація», зазначають причину та подають книжку, яку перереєстровують, не пізніше п’яти робочих днів із дня виникнення підстави.

Перереєстрація потрібна при зміні зазначених у книзі даних підприємця, адреси чи назви господарської одиниці, сфери застосування РРО, версії його внутрішнього програмного забезпечення, а також при помилках або розбіжностях на титульній сторінці.

За загальним порядком власник або представник не пізніше п’яти робочих днів від виникнення підстав подає до ДПС за місцем реєстрації № 1-КОРО з позначкою «Перереєстрація», причиною та саму книгу. ДПС проводить перереєстрацію не пізніше двох робочих днів і засвідчує зміни на титульній сторінці.

При перереєстрації РРО ДПС може автоматично перереєструвати всі зареєстровані на нього КОРО. Якщо змінилися дані, які потребують заміни реєстраційного посвідчення РРО, зокрема версія його внутрішнього програмного забезпечення, власник або представник протягом п’яти робочих днів після дня виникнення змін подає до ДПС за місцем реєстрації апарата № 1-РРО з позначкою «Перереєстрація», зазначенням причини та реєстраційне посвідчення. Зокрема, при зміні внутрішнього програмного забезпечення РРО окрему № 1-КОРО подавати не потрібно — це підтверджує відповідь ЗІР про перереєстрацію КОРО на РРО. Після процедури перевірте відповідність паперової титульної сторінки новим даним; автоматична зміна в системі ДПС не є записом у паперовій книзі.

При переході підприємця до іншого органу ДПС за основним місцем обліку система ДПС автоматично перереєстровує КОРО протягом двох робочих днів після переведення. Видана книга залишається чинною до виникнення змін у даних на титульній сторінці. Для перейменування вулиць та інших об’єктів топоніміки Порядок окремо передбачає подання заяви з позначкою «Перереєстрація» та книги.

Виправлення, закінчення та скасування КОРО

Виправити запис у КОРО може працівник, який його зробив, або той, хто виконує його обов’язки. Виправлення засвідчує відповідальна особа підприємства або ФОП своїм підписом.

Зіпсований аркуш або аркуш із більш ніж п’ятьма виправленнями перекреслюють по діагоналі з обох боків, пишуть «Анульовано», ставлять дату й підпис відповідальної особи або ФОП. Усі дані переносять на новий аркуш, номер якого зазначають на анульованому.

Коли КОРО закінчилася, на титульній сторінці зазначають дату закінчення. Коли використані всі квитанції РК, на її реєстраційній сторінці зазначають дату закінчення та загальну суму розрахунків за книжкою. Завершення заповнення не означає добровільної відмови від книг або їх знищення.

КОРО на РРО скасовують разом із реєстрацією апарата або за заявою власника, зокрема при втраті, викраденні, непридатності чи оформленій відмові. Для КОРО на господарську одиницю підставами також є використання за іншою адресою, закриття об’єкта, припинення діяльності, відповідні судові рішення, передбачені Порядком обставини щодо ФОП і порушення засобу контролю.

Заяву № 2-КОРО подають не пізніше двох робочих днів від виникнення підстави. При викраденні додають копію відповідного документа поліції. ДПС скасовує реєстрацію не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви.

При порушенні цілісності засобу контролю КОРО ДПС може скасувати реєстрацію або прийняти рішення про переопломбування. Самостійно міняти засіб контролю й продовжувати розрахунки за такою книгою не слід. Для РК пошкоджений, підроблений чи невідповідний засіб контролю спричиняє процедуру скасування її реєстрації.

Як зберігати книги й Z-звіти та що робити при втраті

Використані КОРО та РК зберігають щонайменше три роки після їх закінчення за Законом № 265. У стаціонарному магазині також має бути остання належно закінчена КОРО. Порядок передбачає винятки для транспорту, виїзної та пересувної торгівлі, а також об’єктів, де законно не зареєстровано КОРО за рішенням власника.

Z-звіти можна зберігати в паперовій та/або електронній формі. Спосіб зберігання має дозволяти візуально переглянути звіт, зокрема під час перевірки. Дані повинні відповідати електронним копіям у фіскальній пам’яті РРО та/або на сервері ДПС. Власник призначає відповідального за архів і перевіряє, що файли відкриваються та доступні за потрібну дату.

Для Z-звітів Порядок № 547 прямо відсилає до пункту 44.3 Податкового кодексу. Не застосовуйте однаковий строк до всіх документів:

• для документів юридичних осіб, які належать до підпункту 44.3.2, мінімум становить 1 825 днів;
• для інших документів за підпунктами 44.3.3 і 44.3.4 — 1 095 днів;
• для спеціальних категорій податкового контролю за підпунктом 44.3.1 — 2 555 днів.

Строк для документів, використаних у податковій звітності, рахують від її подання, а при неподанні — від граничної дати. Для документів щодо іншого підконтрольного ДПС законодавства — від відповідної господарської операції. Якщо до книги або квитанцій застосовується довший податковий строк, дотримуйтеся його поряд із вимогою трьох років після закінчення. Враховуйте передбачене законом продовження строків; документи, пов’язані з перевіркою, зберігайте до її завершення та закінчення передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень. Якщо триває адміністративне оскарження або судовий розгляд, зберігайте документи до завершення відповідної процедури чи вирішення справи судом. У кожному випадку дотримуйтеся мінімальних строків пункту 44.3 ПКУ.

При втраті РК повідомте ДПС за місцем реєстрації КОРО не пізніше двох робочих днів від втрати. При втраті КОРО подайте заяву про її скасування у встановлений дводенний робочий строк.

Для документів, охоплених статтею 44 ПКУ, додатково діє загальна процедура: письмово повідомте ДПС протягом п’яти днів із підтвердними документами про подію та відновіть документи протягом 90 календарних днів, які рахують від дня після надходження повідомлення до ДПС. Невідновлення або повторна втрата після використання цього права має наслідки, установлені пунктом 44.5 ПКУ.

Підпункт 69.28 ПКУ встановлює спеціальні правила для платників податків і податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасової окупації та не можуть пред’явити первинні документи для підтвердження показників податкової звітності. Втрата документів має бути пов’язана з бойовими діями. Для документів, які залишилися на відповідних територіях, умовою є неможливість їх вивезення, ризик для життя чи здоров’я або адміністративні перешкоди, встановлені органами влади. За належних умов подають довільне повідомлення з обставинами, звітними періодами та переліком документів, за можливості — з реквізитами. Для підприємства його підписують керівник і головний бухгалтер. Сам факт воєнного стану не дає права застосувати цей виняток і не замінює процедур щодо КОРО та РК.

ПРРО: відсутність зв’язку та несправність

Якщо справний ПРРО втратив зв’язок із фіскальним сервером, він може працювати офлайн із заздалегідь отриманим діапазоном фіскальних номерів. Без невикористаних номерів офлайн-розрахунки заборонені. У документі має бути ознака офлайн.

Загальні обмеження становлять 36 годин поспіль і 168 годин на календарний місяць. Пункт 13 розділу II Закону № 265 дозволяє перевищувати ці строки під час воєнного чи надзвичайного стану або обставин непереборної сили. Вимога мати отриманий діапазон номерів залишається. За наявності зв’язку використовувати офлайн не можна.

Після відновлення зв’язку ПРРО має автоматично перейти в онлайн. Протягом години потрібно передати офлайн-документи та повідомлення про час і дату початку й завершення роботи без зв’язку. Копії офлайн-документів передають на фіскальний сервер ДПС перед передаванням електронного фіскального звіту та електронного фіскального звітного чека за день їх формування. ПРРО зберігає ці документи до отримання від сервера підтвердження їх доставки.

Якщо несправний сам ПРРО, касир припиняє розрахунки до усунення несправності або підключення резервного РРО. Власник протягом дня виявлення подає повідомлення № 2-ПРРО до ДПС, виробника ПРРО та/або ЦСО за наявності. Цю форму також використовують у передбачених Порядком випадках викрадення ПРРО або компрометації особистого ключа.

Після усунення несправності для відновлення роботи подають заяву з позначкою «Відновлення роботи». Якщо вона не надійшла протягом місяця, до Реєстру вносять запис про скасування реєстрації ПРРО.

Контроль офлайн-режиму ПРРО в Торгсофт

У інструкції з додавання ПРРО в Торгсофт описана дія «Перевести в офлайн режим» для вибраних ПРРО на визначений час. Час відображається в колонці «Офлайн режим до», яку можна сортувати за спаданням. Це дає відповідальному за каси працівнику змогу бачити встановлений час для кожного вибраного ПРРО.

Врахуйте технічне обмеження: інструкція для версії 2026.0.3 описує відсутність автоматичного переходу онлайн до заданого часу та автоматичну спробу переходу протягом 10 хвилин після його завершення. Закон вимагає переходу онлайн в момент відновлення зв’язку. Перед використанням цієї дії відповідальний працівник має отримати від підтримки підтвердження, що конкретна версія та налаштування забезпечують автоматичний перехід онлайн одразу після відновлення зв’язку. Якщо ПРРО залишається офлайн до заданого часу або очікує подальшої автоматичної спроби, цю дію для проведення розрахунків не використовуйте. Офлайн-розрахунки проводьте лише за відсутності зв’язку та з невикористаними фіскальними номерами з отриманого діапазону.

Які наслідки має порушення

Для цих фінансових санкцій один неоподатковуваний мінімум дорівнює 17 грн: 50 × 17 = 850 грн, 30 × 17 = 510 грн. Належно оформлена відмова від КОРО не є порушенням обов’язку використовувати книги. Різні санкції не слід автоматично додавати за одну подію без визначення конкретного порушення.

Умовний приклад: якщо продаж із порушенням пункту 1 статті 17 становив 2 000 грн і немає застосовного звільнення, санкція за перше порушення дорівнює 2 000 × 100% = 2 000 грн. За наступне порушення на таку саму суму — 2 000 × 150% = 3 000 грн. Пільгові ставки 25% і 50% для окремих ФОП діяли до 31 липня 2025 року.

Окремо стаття 155-1 КУпАП передбачає адміністративні штрафи за порушення порядку торговельних розрахунків: для осіб, які проводять розрахунки, — 34–85 грн, для посадових осіб — 85–170 грн. Якщо особу протягом року вже піддали адміністративному стягненню за таке порушення, суми становлять відповідно 85–170 грн і 170–340 грн. Протокол можуть складати уповноважені посадові особи ДПС, а справу розглядає суд. Загальний строк для цих судових справ — три місяці від вчинення, для триваючого порушення — від виявлення.

Воєнні звільнення від відповідальності

Воєнний стан не скасовує всі вимоги Закону № 265. Пункт 14 його розділу II передбачає звільнення від відповідальності за відповідні порушення при продажах на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій до визначених законом дат завершення відповідного статусу. Виняток — порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів.

Щоб визначити застосовність звільнення, власник або бухгалтер перевіряє конкретне місце продажу, категорію території та її дати в Переліку, затвердженому наказом № 376. Звільнення не поширюють на всю область лише через наявність у ній окремих територій із відповідним статусом.

Підпункт 112.8.9 ПКУ також передбачає звільнення від фінансової відповідальності, якщо конкретне порушення спричинили обставини непереборної сили. Для цього потрібен причинний зв’язок із конкретною дією або бездіяльністю. Зберігайте документи про аварію, пошкодження та неможливість виконати обов’язок.

Що власнику підготувати для касира

До аварії власник має визначити дозволений спосіб розрахунків і призначити працівників, які відповідають за кожну дію. Біля каси варто тримати коротку інструкцію та документи, потрібні саме для обраного способу роботи:

• рішення про роботу з КОРО та РК або про припинення розрахунків при аварії;
• належно зареєстровані книги, підготовлені квитанції та темну кулькову ручку — якщо застосовуєте паперові розрахунки;
• контакти ЦСО, відповідального працівника та порядок повідомлення ДПС;
• бланк акта про повернення коштів із потрібними реквізитами;
• порядок завершення РК, проведення сум через РРО та збереження Z-звіту;
• строк передачі документів бухгалтеру для ЗВР-1 і Довідки;
• місце зберігання використаних книг, звітів і підтверджень їх прийняття.

Офіційні джерела

• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР: стаття 3, пункти 5–7, 14, 16; статті 5, 9, 10; стаття 17, пункти 1, 3, 10; стаття 26; розділ II, пункти 12–15.
• Порядок реєстрації та ведення РК і КОРО, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547: розділ II, глава 1, пункти 1–11; глава 2, пункти 1–3; глава 3, пункти 1–4; глава 4, пункти 1–14; розділ III, глави 1–2; додатки 1–6.
• Порядок реєстрації та застосування РРО, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547: розділ II, глава 2, пункт 4; глава 3, пункти 2–3; глава 4, пункт 3; розділ III, пункти 2, 9–10.
• Постанова КМУ від 23.08.2000 № 1336: пункти 2 і 2-1; Перелік, пункти 1–4, 6, 7, 22. Постанова КМУ від 07.02.2001 № 121: додаток, пункт 2 — строк переходу після перевищення ліміту.
• Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну від 21.01.2016 № 13: розділ I, пункти 3–4; розділи IV і V, пункти 1–5 — квитанції РК-1 та РК-2.
• Порядок подання звітності за КОРО та РК, затверджений наказом Мінфіну від 21.01.2016 № 13: пункти 3–5 і додаток. Форма ЗВР-1 та Інструкція, затверджені наказом № 13: пункти 1–3, 6–8.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: пункти 44.3–44.5, підпункт 112.8.9, пункт 121.1; розділ XX, підрозділ 1, пункт 5; підрозділ 10, підпункт 69.28.
• Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588: розділ VIII, пункти 8.1–8.6, 8.8; додаток 10 — № 20-ОПП.
• Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317: розділ II, пункт 12; розділ V, пункти 1–2.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення № 8073-X: статті 38, 155-1, 221, 255.
• Наказ Мінрозвитку від 28.02.2025 № 376 про Перелік територій бойових дій і тимчасової окупації: пункти 1–2 та Перелік. Постанова КМУ від 06.12.2022 № 1364: пункти 1 і 1-1 — категорії територій та дати їхнього статусу.
• Указ Президента України від 13.07.2026 № 596/2026: пункти 1, 3 — продовження воєнного стану; Закон України № 4928-IX: пункти 1–2 — затвердження Указу та набрання чинності.
• Роз’яснення ДПС про відмову від КОРО; ЗІР про перереєстрацію КОРО на РРО; ЗІР про розрахунки при заміні неремонтопридатного РРО.