Працівника мобілізували: документи, виплати та повернення до роботи

Якщо працівника мобілізували, роботодавець зберігає за ним місце роботи й посаду та оформлює увільнення від роботи на період військової служби. Ця гарантія діє і для підприємств, і для ФОП, у яких працівник працював на час призову. Середній заробіток за сам період служби роботодавець за законом не зберігає, проте має виконувати чинні зобов’язання щодо додаткових виплат, які встановив у трудових або колективних документах.

Щоб правильно оформити відсутність, спочатку встановіть вид служби та її початкову дату за підтвердними документами, потім видайте наказ і передайте його бухгалтеру та працівнику, який веде табель. Окремо перевірте право на компенсацію невикористаних відпусток, адже заяву для її отримання без звільнення працівник має подати до кінця місяця увільнення. Коли працівник повертається, рішення про допуск до роботи потрібно пов’язати з підтвердженим закінченням служби та можливими додатковими гарантіями через лікування, полон або відновлення після звільнення.

За якої служби потрібно зберігати місце роботи й посаду

Частина третя статті 119 Кодексу законів про працю України, або КЗпП, захищає працівників, направлених на базову військову службу, призваних під час мобілізації, за призовом осіб офіцерського складу чи резервістів в особливий період, а також прийнятих на військову службу за контрактом, зокрема за новим контрактом. Для застосування цієї норми перевірте конкретний вид служби та дію особливого періоду. Місце роботи й посаду зберігають до закінчення особливого періоду або до дня фактичного звільнення працівника з військової служби. Якщо працівник отримав ушкодження здоров’я та лікується, перебуває в полоні або визнаний безвісно відсутнім, перевірте додаткові строки гарантії, пояснені в розділі про повернення. Особливий період охоплює мобілізацію, воєнний час і демобілізацію після завершення воєнних дій, тому його тривалість не визначається лише строком окремого призову.

У наказі використовуйте формулювання «увільнити від роботи зі збереженням місця роботи і посади», оскільки трудові відносини продовжуються. Пункт 3 статті 36 КЗпП про припинення трудового договору через призов містить виняток для працівників, захищених частиною третьою статті 119. Закінчення строку трудового договору також не слід вважати достатнім поясненням для втрати цієї гарантії без оцінки застосовних норм і конкретних обставин.

Якщо для роботи магазину потрібен інший продавець або комірник, під час воєнного стану можна укласти з новим працівником строковий трудовий договір на період заміщення тимчасово відсутнього працівника. Зазначте цю підставу в договорі та наказі про прийняття, щоб повернення основного працівника не створило невизначеності щодо строку роботи його заміни.

Сам факт мобілізації не є достатньою підставою для призупинення трудового договору. Стаття 13 Закону №2136-IX пов’язує призупинення з наслідками збройної агресії, які виключають можливість обох сторін виконувати свої обов’язки. Для працівника, якого призвали на службу, застосовуйте передбачене законом увільнення та відповідні гарантії.

Як відрізнити мобілізацію від інших військових обов’язків

Перед нарахуванням виплат перевірте, для чого саме працівник залишає роботу. Повістка для уточнення військово-облікових даних, направлення на медичний огляд, призов на збори та документ про початок військової служби можуть давати різні підстави для оплати відсутності.

Військовослужбовець Сил територіальної оборони та член добровольчого формування територіальної громади, або ДФТГ, мають різний правовий статус. Для військовослужбовця перевіряйте підставу служби за статтею 119 КЗпП. Для члена ДФТГ контракт і посвідчення підтверджують членство, а оплачуваний час потрібно визначати за його фактичною участю в підготовці або виконанні завдань у робочі години. Практично для цього можна отримати підтвердження командира із зазначенням дат і часу; універсальної обов’язкової форми такого листа наведені норми не встановлюють.

Якщо добровольця призвали або прийняли на військову службу, перевірте документи про зміну статусу та змініть підставу увільнення й оплати. Контракт ДФТГ припиняється також за іншими підставами, визначеними Положенням №1449, зокрема через закінчення строку, стан здоров’я, порушення контракту або розформування. Коли доброволець просить розірвати контракт, датою припинення його повноважень є рішення командира, а не сама дата заяви. Наявність посвідчення після припинення контракту не підтверджує продовження членства.

Які документи отримати та що зазначити в наказі

Попросіть документ, який підтверджує початок служби та дає змогу встановити її вид. Це може бути довідка, видана територіальним центром комплектування та соціальної підтримки, або ТЦК та СП, документ військової частини чи належні відомості у військовому документі. Повістка для явки до ТЦК сама по собі не підтверджує, що військова служба вже почалася.

За Порядком, затвердженим наказом Міноборони №456, ТЦК видає довідку визначеним категоріям призваних і направлених осіб не пізніше дня відправлення до військової частини або навчального центру. Якщо особа прибуває безпосередньо до частини для служби за контрактом, мобілізацією або призовом резервістів, довідку видають за місцем служби протягом трьох календарних днів із дня прибуття. Ці строки встановлені для органу, який видає документ; вони не дають роботодавцю підстав ігнорувати підтверджений початок служби через пізніше отримання довідки.

Для Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту передбачені військова ідентифікаційна картка й електронний документ в «Армія+», якщо відповідну можливість технічно реалізовано. Електронний документ дійсний лише з QR-кодом. До отримання нового документа військовослужбовець використовує довідку разом із документом, що посвідчує особу; раніше оформлені військові квитки та посвідчення, перелічені в наказі №456, залишаються дійсними до заміни.

Якщо працівник подає електронний військово-обліковий документ за Порядком №559 або його роздруківку, перевірте QR-код: він має бути цілим і придатним для зчитування. Електронна та паперова форми мають однакову юридичну силу. Для документа на бланку також важлива відповідність визначених реквізитів даним реєстру; Порядок №559 передбачає окремі винятки для військовозобов’язаних і резервістів СБУ та розвідувальних органів.

Початкову дату увільнення пов’яжіть із датою початку служби за статтею 24 Закону №2232-XII. Для мобілізованого через ТЦК це за загальним правилом день відправлення до військової частини, для прийнятого за контрактом — день зарахування до списків особового складу. Для добровільного прибуття до частини під час мобілізації та окремих категорій резервістів діють правила зарахування до списків; для інших резервістів — правила відправлення. Тому дату контракту, повістки або отримання документа роботодавцем не можна автоматично використовувати як початок служби.

Спеціальної типової форми наказу про військове увільнення наведені акти не встановлюють. Роботодавець може підготувати власний наказ, у якому потрібно чітко зазначити:

• працівника, його посаду та підтверджений вид служби;
• дату початку увільнення та умову його закінчення відповідно до застосовної гарантії;
• збереження місця роботи й посади, а для оплачуваних військових обов’язків — також середнього заробітку за належний період;
• документи, на підставі яких роботодавець ухвалив рішення;
• доручення щодо табеля, нарахувань і належного військового обліку.

Передайте наказ працівнику погодженим способом та збережіть підтвердження комунікації. Під час воєнного стану сторони можуть домовитися про електронний обмін наказами й повідомленнями. Кожна сторона має постійно забезпечувати можливість зв’язку та невідкладно повідомляти про зміну контактних даних, у будь-якому разі не пізніше десяти календарних днів. Підприємство або ФОП виконує цей обов’язок шляхом внесення відповідних змін до Єдиного державного реєстру. Працівник надсилає інформацію на адресу місцезнаходження або електронну адресу роботодавця, зазначену в цьому реєстрі. Якщо працівник не може скористатися поштовим чи електронним зв’язком, він може надіслати текстове повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.

Якщо сторона не повідомила нові контакти, інша сторона може користуватися останніми відомими адресою, електронною поштою або номером телефону. Якщо за останніми відомими контактами немає поштового зв’язку та/або технічних засобів електронної комунікації, стаття 7 Закону №2136-IX звільняє іншу сторону від установленої законом вимоги повідомляти про виникнення чи припинення трудових прав та обов’язків або про припинення чи розірвання трудового договору. Зберігайте докази обставин, на які спираєтеся. Самостійно визначати порядок кадрового діловодства за спеціальним територіальним правилом можуть роботодавці на територіях активних або можливих бойових дій із відповідного переліку, забезпечуючи достовірний облік роботи й витрат на оплату праці.

Як вести табель і військовий облік

У табелі відображайте документально встановлену причину відсутності. Типова форма П-5 передбачає позначення «ІН», цифровий код 22, для іншого невідпрацьованого часу, передбаченого законодавством. Форма має рекомендаційний характер, тому роботодавець може додати власні показники, які дозволять окремо обліковувати оплачувані військові обов’язки та службу без обов’язкового збереження заробітку.

Якщо працівник не виходить на роботу й обставини ще не встановлені, у формі П-5 є позначення «НЗ», код 28, для неявок із нез’ясованих причин. Після отримання підтверджень виправте табель за належний період і перевірте нарахування. Це практичний порядок уточнення обліку; поки ви з’ясовуєте причини, не оформлюйте відсутність як прогул лише через брак документа в перший день.

Підприємства, установи та організації ведуть персональний військовий облік за списками й відомістю оперативного обліку відповідно до Порядку №1487. За його пунктом 44 дані осіб, увільнених через призов або прийняття на військову службу під час особливого періоду та виключених із персонального обліку, зберігаються у списках до кінця поточного року з відповідним відображенням чисельності. Особи, з якими призупинено трудовий договір, залишаються у списках за іншим правилом.

Підприємство повідомляє відповідний ТЦК, орган СБУ або підрозділ розвідувального органу про прийняття чи звільнення працівника протягом семи днів із дня видання наказу. Увільнення через військову службу зберігає трудові відносини, тому цей строк повідомлення про звільнення до нього не застосовується. Окреме правило пункту 34 стосується змін прізвища, імені та по батькові, реквізитів паспорта, зареєстрованої, задекларованої чи фактичної адреси проживання, місця роботи та посади. За підтвердними документами внесіть такі зміни до списків протягом п’яти днів і надсилайте повідомлення щомісяця до 5 числа через кабінет персонального обліку, а за відсутності технічної можливості — на папері. Повідомлення про прийняття або звільнення, подане через Портал Дія чи кабінет персонального обліку, на папері не дублюють.

ФОП має виконувати трудові гарантії мобілізованого працівника, проте норми про персональний військовий облік у статті 34 Закону №2232-XII та Порядку №1487 називають інше коло суб’єктів. Обов’язки підприємств щодо списків і повідомлень не слід автоматично переносити на ФОП лише через наявність найманих працівників.

Коли потрібно платити середній заробіток

Обов’язкове збереження середнього заробітку за частиною третьою статті 119 КЗпП скасоване з 19 липня 2022 року Законом №2352-IX. Ця зміна стосується періоду відповідної військової служби та не скасовує оплату необхідного часу військового обліку, належного медичного огляду, зборів або виконання державних і громадських обов’язків у робочий час.

Якщо магазин вирішив підтримувати працівника власним коштом, визначте суму або спосіб її розрахунку, період виплати, коло отримувачів та умови припинення. Якщо виплату встановлено як зарплатну, дотримуйтеся строків статті 115 КЗпП: виплачуйте її не рідше двох разів на місяць із проміжком не більш як 16 календарних днів і не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який її нараховано. Коли встановлений день виплати припадає на вихідний, святковий або неробочий день, виплатіть кошти напередодні. Для підприємства умови заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюють у колективному договорі, а за його відсутності погоджують із представницьким органом працівників відповідно до статті 15 Закону «Про оплату праці». Для ФОП перевірте умови трудового договору та документ, яким оформлено виплату, оскільки правило про колективний договір підприємства не визначає універсального оформлення для всіх роботодавців.

Перед припиненням додаткової виплати перевірте, чи вона вже є вашим договірним зобов’язанням. Під час воєнного стану про зміну умов оплати повідомляють не пізніше їх запровадження, однак цей строк не дозволяє порушувати чинні зобов’язання. Окремі положення колективного договору, які регулюють відносини за Законом №2136-IX, можна зупинити лише за взаємною згодою його сторін у передбаченому договором порядку.

Розрахунок обов’язкового середнього заробітку

Для оплачуваних військових обов’язків бухгалтер застосовує Порядок №100: за загальним правилом бере два календарні місяці перед місяцем відповідної події, визначає належний заробіток за фактично відпрацьований час і ділить його на відпрацьовані робочі дні або години. Отриманий середньоденний чи середньогодинний заробіток множить на дні або години, які потрібно оплатити за графіком працівника. Для ДФТГ це особливо важливо, коли завдання займають лише частину зміни.

До двомісячного розрахунку не включають попередні виплати за збереженим середнім заробітком і допомогу з тимчасової непрацездатності. Одноразову матеріальну допомогу, компенсацію невикористаної відпустки та інші виплати з пункту 4 Порядку №100 також виключають. Премії, зокрема місячні, та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи розподіляйте на кількість місяців, за які їх нараховано, починаючи з місяця нарахування. Щоб визначити частину для відповідного місяця розрахункового періоду, поділіть премію на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який її нараховано, і помножте на відпрацьовані робочі дні цього місяця. Якщо преміальний період відпрацьовано частково, загальна врахована сума не може перевищувати фактично нараховану премію.

Якщо працівник не працював у двох календарних місяцях перед місяцем відповідної події, використовуйте виплати за попередні два місяці роботи. Якщо заробітної плати або розрахункового періоду немає, розрахуйте середній заробіток із установленої трудовим договором тарифної ставки чи посадового окладу. Якщо оклад нижчий за мінімальну зарплату на час розрахунку, використовуйте мінімальну зарплату, а за неповного робочого часу визначте її пропорційно умовам договору. Обрану місячну суму помножте на два та поділіть на кількість робочих днів за графіком підприємства в останніх двох календарних місяцях перед місяцем події. Отриманий середньоденний заробіток помножте на кількість робочих днів, які потрібно оплатити.

Умовний приклад: працівнику потрібно оплатити три робочі дні виконання військово-облікових обов’язків. У двох попередніх місяцях він відпрацював 40 днів, за які нараховано 32 000 грн належної для розрахунку зарплати; премій і виключених виплат немає. Середньоденний заробіток становить 32 000 ÷ 40 = 800 грн, а нарахована оплата відсутності — 800 × 3 = 2 400 грн до утримання податків.

Виплати за збори та їх відшкодування

За статтею 29 Закону №2232-XII середня зарплата за збори та виконання обов’язків служби у військовому резерві фінансується з державного бюджету в установленому порядку. Для призваних на збори постанова №1644 передбачає виплату підприємством, установою або організацією з подальшим відшкодуванням. За Інструкцією Міноборони №80 перед від’їздом виплачують зарплату за відпрацьований час і середню зарплату за перші пів місяця зборів, а за решту часу — у звичайні зарплатні строки. Гарантія охоплює основну роботу й сумісництво.

Для відшкодування за Інструкцією №80 підприємство подає рахунок і відомість за встановленою нею формою. У відомості зазначте прізвище, ім’я та по батькові працівника, середню зарплату на місяць, період зборів і суму витрат, що підлягає відшкодуванню, включно з ЄСВ. Інструкція використовує назви військових комісаріатів; чинне Положення про ТЦК покладає відшкодування за кошти Міноборони на відповідні регіональні ТЦК, а районні ТЦК є їхніми підрозділами. За пунктом 12 Інструкції №80 рахунок із відомістю подають до районного органу, у якому працівник перебуває на військовому обліку; цей орган перевіряє рахунок і передає його регіональному органу для оплати. Оскільки Інструкція використовує старі назви військових комісаріатів, перед поданням уточніть у відповідному районному ТЦК чинні реквізити та спосіб передання документів. Для зборів у військових організаційних структурах або самостійних структурних підрозділах ГУР Міноборони та підпорядкованих його начальнику військових частинах застосовуйте Інструкцію, затверджену наказом №33. Рахунок і відомість за формою її додатка подайте до відповідної структури, підрозділу або військової частини за місцем проведення зборів.

Процедури, які прямо називають підприємства, установи й організації та збори, не слід автоматично застосовувати до ФОП або до інших обов’язків резервіста. У таких випадках збережіть належну працівнику гарантію та отримайте від відповідного органу документальне підтвердження застосовного порядку фінансування. Для сезонних і тимчасових працівників Інструкція №80 окремо передбачає середню зарплату за весь час зборів і дороги, а збереження посади — на строк робіт, обумовлений договором; у разі реорганізації платника визначають за видом правонаступництва. За її правилами звільнення з ініціативи роботодавця від отримання повістки на збори до повернення заборонене, крім ліквідації. Якщо працівника призвали на збори під час щорічної або додаткової відпустки, пункт 10 Інструкції №80 передбачає її продовження після зборів або перенесення. Отримайте підтвердження періоду зборів, визначте невикористані дні, погодьте з працівником новий строк і оформіть відповідний наказ.

Як оподаткувати виплату від магазину

Перш ніж нараховувати податки, визначте зміст виплати. Регулярна виплата мобілізованому працівнику, встановлена в межах трудових відносин як зарплатна гарантія або компенсація за невідпрацьований час, підпадає під зарплатні правила. Назва «допомога» сама по собі не визначає її оподаткування. Для ЄСВ застосовуйте Закон №2464-VI та Інструкцію №449 з їхнім відсиланням до класифікації виплат; статистична Інструкція №5 не є самостійною універсальною підставою для всіх податків.

Із зарплатної виплати роботодавець утримує податок на доходи фізичних осіб, або ПДФО, за ставкою 18% і військовий збір за ставкою 5%. Ставка військового збору 1,5% передбачена для визначених законом військових виплат і не застосовується автоматично до зарплатної виплати магазину через статус отримувача. Податкову соціальну пільгу не застосовують до зарплати, яку працівник у тому самому місяці отримує одночасно з бюджетним грошовим забезпеченням військовослужбовця.

Єдиний соціальний внесок, або ЄСВ, роботодавець за загальним правилом нараховує за ставкою 22% власним коштом, без зменшення бази на утримані податки. За основним місцем роботи перевірте вимогу мінімального внеску: вона застосовується за умовами Інструкції №449, зокрема за повного календарного місяця трудових відносин або відпрацювання всіх передбачених графіком робочих днів. Для неосновного місця роботи, договору з нефіксованим робочим часом та належно підтвердженої ставки 8,41% діють винятки. Якщо весь місяць немає жодної виплати, яка утворює базу ЄСВ, сам факт збереження трудових відносин не створює зарплатної бази.

У 2026 році мінімальна місячна зарплата становить 8 647 грн, тому мінімальний внесок за ставкою 22% дорівнює 1 902,34 грн, коли вимога мінімальної бази застосовується. Максимальна місячна база для звичайної зарплатної виплати магазину становить 20 мінімальних зарплат, тобто 172 940 грн. Окрема межа для визначених законом військових виплат не змінює класифікацію зарплатної виплати цивільного роботодавця.

Умовний приклад: магазин нарахував мобілізованому працівнику 10 000 грн добровільної зарплатної виплати за місяць. Для прикладу застосовуються загальна ставка ЄСВ 22%, відсутня податкова соціальна пільга, а роботодавець не користується спеціальним правом не сплачувати ЄСВ. Розрахунок буде таким:

Що перевірити для ставки ЄСВ 8,41%

Підприємство та ФОП, зокрема на спрощеній системі, можуть застосовувати 8,41% до належних виплат працівнику з інвалідністю. Для цього отримайте належно засвідчений витяг із рішення експертної команди щодо встановлення інвалідності або копію довідки МСЕК, виданої до 1 січня 2025 року. Роботодавець застосовує пільгову ставку з дати отримання відповідних документів і протягом установленого строку, тому дата встановлення інвалідності та дата отримання документа роботодавцем мають різне значення.

Стару довідку МСЕК не потрібно відхиляти лише через зміну системи оцінювання, однак необхідно перевірити її строк і законну підставу продовження статусу. Загальні перехідні строки 2025 року та 1 квітня 2026 року вже минули, тому вони не підтверджують автоматичне продовження кожної довідки. Для військовослужбовців та інших прямо визначених службових категорій постанова №1338 передбачає продовження інвалідності на період служби й протягом 60 календарних днів після звільнення або до дати оцінювання. Перевірте документи про службу, звільнення та результати оцінювання, перш ніж застосувати це правило до конкретного місяця.

Для старої строкової інвалідності, повторний огляд якої припав на воєнний стан і не був проведений за правилами постанови №225, пункт 3 постанови №1338 передбачає окремі винятки. Вони стосуються осіб, які проживають на включених до офіційного переліку територіях без визначеної дати завершення бойових дій або окупації, а також осіб із переліченими в постанові порушеннями: неможливістю самостійно пересуватися та самообслуговуватися, відсутністю слуху, мовлення або зору, відсутністю очей, кінцівок, кистей, стоп чи одного з парних органів, онкологічним захворюванням, інтелектуальними порушеннями, психічними розладами, церебральним паралічем, іншими паралітичними синдромами або інвалідністю з дитинства. За цих умов статус продовжується до останнього числа шостого місяця після припинення або скасування воєнного стану, якщо оцінювання не проведено раніше. Ці винятки не застосовуються до визначених постановою військовослужбовців та інших службових категорій, а також до чоловіків віком 25–60 років зі строковою інвалідністю II або III групи. Для службових категорій перевіряйте окреме правило продовження на період служби та 60 календарних днів після звільнення. Перш ніж застосовувати ставку ЄСВ 8,41%, зіставте документи працівника з відповідною умовою продовження. Дати встановлення, зміни або невстановлення групи беріть із рішення експертної команди; за пунктом 40 датою, до якої встановлено інвалідність, є перше число місяця після місяця запланованого повторного оцінювання.

Спеціальне право єдинників щодо ЄСВ

Пункт 9-20 розділу VIII Закону №2464-VI дозволяє ФОП — платникам єдиного податку другої та третьої груп і юридичним особам третьої групи за власним рішенням не сплачувати ЄСВ за працівників, призваних під час мобілізації до ЗСУ. Перевірте групу роботодавця, підставу призову та військове формування за документами працівника. Внесок потрібно розрахувати й відобразити у звітності. Для визначення суми, яка підлягає сплаті з державного бюджету, цей пункт прямо відсилає до ставок частин п’ятої та чотирнадцятої статті 8. Ставка 8,41% установлена частиною тринадцятою, тому для працівника, до виплат якого застосовується ця ставка, отримайте податкове роз’яснення про розрахунок і звітне відображення внеску за спеціальним порядком. Бюджетне фінансування не охоплює періоди, коли працівник отримував грошове забезпечення, з якого ЄСВ уже сплачено з бюджету.

Перед використанням цієї норми бухгалтер має перевірити підставу призову, належність до ЗСУ, виплату грошового забезпечення та правила чинної форми звітності. За пунктом 9-20 вимога мінімальної бази не застосовується до зарплати або доходу за останній календарний місяць, у якому відбулася фактична демобілізація такого працівника. Наявність у довіднику категорій коду бюджетної компенсації не підтверджує право компенсувати будь-яку добровільну виплату магазину.

Коли сплачувати податки та подавати звітність

Строк подання звітності й строк сплати податків перевіряйте окремо. ПДФО та військовий збір із доходу, який перераховують через банк, сплачують під час виплати. За виплати готівкою з каси або надання доходу в негрошовій формі ці платежі перераховують протягом трьох операційних днів із дня, наступного за днем відповідного нарахування, виплати чи надання. За нарахованого, але невиплаченого доходу діють строки місячного податкового періоду: загалом 30 календарних днів після його закінчення, незалежно від квартальної звітності ФОП; у передбаченому ПКУ випадку останній день сплати переноситься на наступний операційний день.

ЄСВ сплачують одночасно з кожною виплатою доходу, на який його нараховано, якщо внесок уже не сплачений або немає належно підтвердженої достатньої переплати. Остаточний місячний строк для звичайного роботодавця — не пізніше 20 числа наступного місяця. Якщо останній день припадає на вихідний, святковий або неробочий день, Інструкція №449 переносить його на перший наступний робочий день. Ці правила застосовуйте з урахуванням законно обраного спеціального режиму несплати ЄСВ, якщо роботодавець має на нього право.

Використовуйте чинні окремі форми для юридичних осіб та ФОП, запроваджені наказом Мінфіну №243: для юридичних осіб нову форму вперше застосовують за липень 2026 року, а для ФОП передбачено перше подання за I квартал 2026 року. Якщо останній день подання припадає на вихідний або святковий день, Порядок №4 переносить його на наступний операційний банківський день. Розрахунок подають за основним місцем обліку; за неуповноважений відокремлений підрозділ його подає юридична особа.

Як показати працівника без виплат

Коли роботодавець подає Розрахунок, у Д1 або ФІЗ-Д1 потрібно врахувати мобілізованого працівника, з яким тривають трудові відносини, навіть якщо йому не нараховано виплат. Зазначайте належну кількість календарних днів трудових відносин у графі 14. Військове увільнення не є відпусткою без збереження зарплати, тому його дні не переносіть до графи 13 як дні такої відпустки. Якщо за працівником є кілька рядків, дні трудових відносин зазначають лише в одному, у зарплатному — за його наявності.

Водночас чинні ПКУ та Порядок №4 пов’язують подання поточного Розрахунку з нарахуванням відповідних доходів протягом звітного періоду. Якщо у всього роботодавця за весь місяць юридичної особи або квартал ФОП немає жодних таких нарахувань, сам факт наявності лише увільнених працівників не встановлює за цим правилом обов’язку подати поточний Розрахунок. Коли дохід нарахований, його фактична невиплата не звільняє від звітування; виправлення попередніх періодів потрібно оцінювати окремо.

У 4ДФ або ФІЗ-4ДФ працівника без нарахованих і виплачених доходів не показують лише через збереження трудових відносин. Саме увільнення у зв’язку з мобілізацією цивільний роботодавець у Д5 або ФІЗ-Д5 також не відображає як припинення договору. Відомості про військову службу за місцем служби та цивільні трудові відносини мають різних страхувальників; якщо у магазині відбулася інша подія, передбачена правилами Д5, перевірте обов’язок відобразити саме її.

Як показати добровільну виплату

Для підтвердженої зарплатної виплати у 4ДФ застосовуйте ознаку доходу 101 та окремо показуйте нарахований і виплачений дохід, нараховані та перераховані ПДФО й військовий збір. Нарахований дохід відображають повністю, до утримань. Зарплату, своєчасно виплачену в наступному місяці, показують за спеціальним правилом у періоді її нарахування.

Код категорії застрахованої особи в Д1 вибирайте за змістом виплати, видом роботодавця та чинним довідником. Код 47 описує виплати в межах середнього заробітку за кошти підприємств, установ, організацій та інших юридичних осіб, код 66 — відповідні виплати особам з інвалідністю, а код 75 — середню зарплату визначеним членам ДФТГ за ставкою 22%. Ці описи не дозволяють автоматично призначати код 47 кожному працівнику ФОП, використовувати його для будь-якої довільної суми або поєднувати код 75 зі ставкою 8,41%.

Для звичайної зарплатної виплати за ставкою ЄСВ 22%, яка не відповідає опису спеціальної категорії, довідник передбачає код 1. Він прямо охоплює працівників юридичних осіб і ФОП. Для звичайних зарплатних виплат працівникам з інвалідністю підприємств, установ та організацій довідник містить код 2 зі ставкою 8,41%; для виплат, які відповідають опису категорії 66, перевіряйте саме цю спеціальну категорію.

Якщо конкретний випадок залишається неоднозначним, зокрема застосування 8,41% до виплати працівнику ФОП або члену ДФТГ, передайте бухгалтеру документ про виплату, її розрахунок, підтвердження інвалідності та дані роботодавця й отримайте податкове роз’яснення щодо коду. Ставку ЄСВ визначайте за законом і підтвердними документами, а код категорії — за чинним довідником та роз’ясненням для відповідного випадку.

Що зробити з невикористаною відпусткою

Працівник, якого призвали за переліченими у статті 24 Закону «Про відпустки» підставами або прийняли на військову службу за контрактом, може за власним бажанням отримати компенсацію всіх невикористаних днів щорічної відпустки та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Для цього він подає заяву не пізніше останнього дня місяця, у якому був увільнений від роботи. Поясніть цей строк працівнику одразу, оскільки компенсація за цією підставою не потребує припинення трудового договору.

Бухгалтер має перевірити залишок днів за кожним видом відпустки й робочим роком. Період військової служби за підставами, переліченими у пункті 2 частини першої статті 9 Закону «Про відпустки», з 19 липня 2022 року не додає стажу для щорічної основної відпустки; добровільна виплата роботодавця не скасовує цього винятку. Водночас військова служба громадянина України зараховується до страхового стажу, стажу роботи та роботи за спеціальністю, тому ці види стажу потрібно обліковувати окремо.

Для періоду, за який офіційно встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії, стаття 9 містить окреме правило зарахування до відпускного стажу за збереження посади без зарплати. Якщо у працівника є таке підтвердження, перевірте його окремо від звичайного періоду служби.

Щоб розрахувати компенсацію, розділіть дні за часом набуття права. Для відпусток, право на які виникло до 31 грудня 2023 року, Порядок №100 передбачає розрахунок із виплат, нарахованих у 2023 році. Для решти за загальним правилом використовують останні 12 календарних місяців перед місяцем компенсації. За роботи менше року беруть визначений Порядком фактичний період, а час законної відсутності без заробітку або з частковим заробітком та час без зарплатних даних через бойові дії виключають із розрахунку.

Для відпускного розрахунку враховують належні зарплатні виплати, попередній збережений середній заробіток і допомогу з тимчасової непрацездатності; премії розподіляють за правилами пункту 3 Порядку №100. Якщо заробітку або розрахункового періоду немає, використовуйте встановлену трудовим договором тарифну ставку чи посадовий оклад. Якщо оклад нижчий за мінімальну зарплату на час розрахунку, використовуйте мінімальну зарплату, а за неповного робочого часу визначайте її пропорційно умовам договору. Для визначення розрахункового заробітку помножте обрану місячну суму на кількість місяців відповідного розрахункового періоду. Для розрахунку з окладу або мінімальної зарплати поділіть визначений розрахунковий заробіток на календарні дні відповідного умовного розрахункового періоду. Дні служби без зарплати з цього умовного періоду не віднімайте, оскільки такий розрахунок застосовують саме за відсутності заробітку або розрахункового періоду. Тому тривала служба без зарплати не означає нульової компенсації.

Якщо компенсацію розраховуєте з фактично нарахованого заробітку, поділіть належні виплати на календарні дні розрахункового періоду після передбачених Порядком №100 виключень. В обох випадках отриманий середньоденний заробіток помножте на кількість невикористаних днів відпустки, за які виплачуєте компенсацію. Під час воєнного стану стаття 73 КЗпП не застосовується, тому святкові дати не зменшують кількість календарних днів для цього розрахунку.

Умовний приклад: працівник має 10 невикористаних днів щорічної відпустки, право на які набув після 2023 року. Він відпрацював увесь розрахунковий період з 1 жовтня 2025 року до 30 вересня 2026 року, отримав 144 000 грн належної зарплати й не мав періодів або виплат, які потрібно виключити. За умов прикладу розрахунковий період містить 365 календарних днів, тому компенсація дорівнює 144 000 ÷ 365 × 10 = 3 945,21 грн до утримання податків.

Як оформити повернення після служби

Попросіть документ із датою виключення зі списків особового складу, оскільки саме цей день Закон №2232-XII визначає як закінчення військової служби. Зіставте документ із підставою увільнення та перевірте, чи продовжується гарантія через лікування, полон або інші описані нижче обставини. Якщо продовженої гарантії немає, визначте датою виходу перший робочий день за графіком працівника після дня закінчення військової служби. Якщо гарантія продовжується, встановіть за документами дату її завершення та визначте перший робочий день після неї. Оформіть завершення увільнення наказом і повідомте працівника, бухгалтера та відповідального за табель. Відновіть табель і нарахування за фактичну роботу, а підприємство також має привести персональний військовий облік у відповідність до нового статусу. Повернення зі збережених трудових відносин не є новим прийняттям на роботу. Якщо після повернення підприємство скорочує чисельність або штат, перевірте також статтю 42 КЗпП. Колишній мобілізований працівник протягом двох років із дня звільнення з військової служби має переважне право залишитися на роботі за рівних умов продуктивності праці та кваліфікації. Тому спочатку порівняйте ці показники працівників, а за їх рівності врахуйте підтверджені вид служби та дату звільнення.

Після звільнення зі служби особа має протягом п’яти днів прибути до відповідного ТЦК, органу СБУ або розвідувального органу для взяття на військовий облік. Цей строк не створює автоматичної п’ятиденної відпустки. Необхідний для виконання військово-облікового обов’язку час оформлюйте за належними підтвердженнями та відповідною оплачуваною гарантією.

За працівниками, які під час служби отримали поранення чи інші ушкодження та лікуються в медичних закладах, потрапили в полон або визнані безвісно відсутніми, частина п’ята статті 119 КЗпП передбачає продовження гарантії. Для цих працівників гарантія триває до дня, наступного за днем взяття на військовий облік після звільнення з військової служби у разі закінчення лікування, повернення з полону або появи після визнання безвісно відсутніми. Тривалість лікування не обмежує цю гарантію. Для безвісно відсутньої особи закон також визначає закінчення гарантії днем оголошення її судом померлою. Тому перед припиненням увільнення перевірте підтвердження відповідної події, звільнення зі служби та взяття на військовий облік. До кадрового рішення перевірте документи про кожну відповідну подію.

Окремо стаття 119-1 КЗпП зберігає місце роботи особі з установленим фактом позбавлення свободи протягом цього періоду та протягом шести місяців із дня звільнення, якщо вона проходить передбачені законом медичні, реабілітаційні або інші відновлювальні заходи. Факт позбавлення свободи встановлює відповідна Комісія, а працівник або інший уповноважений одержувач може отримати безоплатну виписку з реєстру. Роботодавець не має загального прямого доступу до цього реєстру, тому попросіть належне підтвердження статусу й дат.

Для продовження гарантії після звільнення перевірте також фактичне проходження заходів за Порядком №296 та їхні періоди. Рекомендація лікаря пройти реабілітацію й документ про її фактичне проходження мають різне значення, а виписка із закладу не завжди завершує подальший супровід. Універсальної обов’язкової довідки для всіх роботодавців ці норми не встановлюють. Стаття 11 Закону №2010-IX не поширюється на осіб із числа військовослужбовців. Для мобілізованого працівника перевірте окремо умови статей 119 і 119-1 КЗпП: виняток у Законі №2010-IX сам по собі не скасовує передбачених Кодексом гарантій. Визначте дату закінчення кожної застосовної гарантії за документами про звільнення зі служби, військовий облік, звільнення з полону та проходження відновлювальних заходів. Шестимісячний період за статтею 119-1 відлічують від звільнення з місць несвободи, тому його не додають автоматично до строку гарантії за статтею 119. Звільнення з полону, завершення відновлювальних заходів і звільнення з військової служби є різними подіями.

Частина третя статті 119 КЗпП також має спеціальні винятки: її гарантії не поширюються на рядовий і начальницький склад служби цивільного захисту, а збереження посади — на визначених осіб на виборних посадах місцевого самоврядування після закінчення повноважень. Гарантії частин другої та третьої не застосовуються до осіб із обвинувальним вироком за військові кримінальні правопорушення під час особливого періоду, який набрав законної сили. Повідомлення про підозру або непідтверджена інформація не замінюють такого вироку.

Яку відпустку можна надати після повернення

Перевірте залишок щорічної відпустки та документи про статус працівника. Звичайна мінімальна тривалість щорічної основної відпустки становить 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, для осіб з інвалідністю I–II груп — 30, III групи — 26, для працівників до 18 років — 31 день. Під час воєнного стану стаття 12 Закону №2136-IX дозволяє роботодавцю обмежити щорічну основну відпустку за поточний робочий рік 24 календарними днями та відмовити в наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Тому перед погодженням відпустки після повернення визначте, за який робочий рік працівник просить дні та яке рішення роботодавець ухвалює за цією статтею. Після рішення КСУ №3-р/2026 положення про надання днів без зарплати не можна застосовувати так, щоб позбавити неповнолітніх та осіб з інвалідністю оплачуваної основної відпустки встановленої для них мінімальної тривалості.

Працівник із підтвердженим статусом учасника бойових дій або особи з інвалідністю внаслідок війни має право на додаткову відпустку тривалістю 14 календарних днів на рік за статтею 16-2 Закону «Про відпустки». Водночас під час воєнного стану для відпусток понад основну діють правила статті 12 Закону №2136-IX щодо перенесення й можливого надання без зарплати. Роботодавець також може відмовити у відпустці працівнику, фактично залученому до визначених законом робіт на критичній інфраструктурі, виробництва оборонних товарів або мобілізаційного завдання. Самого бажання зберегти повний склад зміни магазину для цієї спеціальної підстави недостатньо.

Обов’язкова за бажанням працівника неоплачувана відпустка до 60 календарних днів після повернення передбачена лише для тих, хто звільнений зі служби через закінчення особливого періоду або оголошення демобілізації та вже приступив до роботи. Звільнення зі служби за іншою підставою не дає автоматичного права на ці 60 днів.

Що робити, якщо працівник хворіє

Лікарняний під час військової служби не створює автоматичного обов’язку магазину виплатити допомогу. За Законом №1105-XIV допомога компенсує втрату зарплати через належний страховий випадок, тому роботодавець або уповноважена ним особа має перевірити період, підставу відсутності й документ. За зборами або виконанням обов’язків резервіста стаття 29 Закону №2232-XII окремо передбачає збереження місця й посади, коли хвороба триває після завершення цих обов’язків, із переходом на допомогу з тимчасової непрацездатності від дня їх закінчення.

Якщо після повернення виник належний страховий випадок, підставою виплати є листок непрацездатності; паперова форма застосовується у передбачених законом обставинах неможливості сформувати електронний документ. Для звичайної хвороби або невиробничої травми перші п’ять днів оплачують коштом роботодавця, а з шостого дня застосовують фінансування Пенсійного фонду. Документи розглядають не пізніше десяти робочих днів після надходження, а повідомлення про відмову з причиною та порядком оскарження надсилають не пізніше п’яти днів після рішення.

Для фінансування подайте заяву-розрахунок із належними сумами; закон передбачає фінансування протягом трьох робочих днів після її надходження. Для працівника допомогу виплачують у найближчий після призначення строк виплати зарплати з урахуванням належного фінансування. Звернення по виплату має надійти не пізніше шести календарних місяців із дня відновлення працездатності. Під час розгляду перевірте підстави відмови за статтею 16, зокрема неоплачувану відпустку, необґрунтований лікарняний, визначені законом обставини травми або хвороби та порушення лікувального режиму.

Які наслідки має порушення гарантій

Перед рішенням про звільнення або припинення виплат перевірте правову підставу та документи, оскільки незаконне звільнення може спричинити поновлення на роботі й виплату середнього заробітку за вимушений прогул. Стаття 235 КЗпП передбачає загальну межу такої виплати в один рік, а якщо справа розглядається довше не з вини працівника — за весь час вимушеного прогулу.

Стаття 265 КЗпП передбачає за порушення спеціальних військових гарантій штраф у чотири мінімальні зарплати за кожного працівника, а для юридичних осіб і ФОП — платників єдиного податку першої–третьої груп за цим складом застосовують попередження. За мінімальної зарплати 8 647 грн чотири її розміри становлять 34 588 грн; закон використовує величину, встановлену на момент виявлення порушення. Порушення оплати часу ДФТГ за частиною першою статті 119 не слід автоматично відносити до цього самого складу: для зарплатних порушень закон окремо передбачає три мінімальні зарплати за затримку понад місяць або неповну виплату та дві за кожного працівника за недотримання мінімальних державних гарантій.

Якщо перевірка виявила затримку належних виплат більш як за місяць, неповну виплату, недотримання мінімальних гарантій оплати праці або спеціальних військових гарантій, виконайте припис і усуньте порушення в зазначений у ньому строк. Для цих порушень стаття 265 передбачає незастосування фінансових штрафів за своєчасного усунення. Якщо штраф уже накладено, сплата 50% його суми протягом десяти банківських днів із дня вручення постанови означає виконання цієї постанови. Під час воєнного стану стаття 16 Закону №2136-IX також передбачає незастосування штрафів статті 265 за повного та своєчасного виконання припису після позапланової перевірки. Виплатіть працівнику належний борг і окремо перевірте можливу адміністративну чи кримінальну відповідальність, оскільки ці правила стосуються фінансових штрафів.

За порушення спеціальних військових трудових гарантій частина сьома статті 41 КУпАП передбачає адміністративний штраф для визначених посадових осіб і ФОП у межах 50–100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Для інших трудових порушень застосовують відповідний склад цієї статті. Порушення підприємством обов’язків військового обліку оцінюють окремо за статтею 210-1 з урахуванням кола відповідальних осіб, особливого періоду та законного винятку щодо даних, які держатель реєстру може отримати електронною взаємодією.

Грубе порушення трудового законодавства за наявності ознак статті 172 Кримінального кодексу може спричинити кримінальну відповідальність. Стаття 175 окремо стосується умисної безпідставної невиплати належних виплат понад місяць і містить правило звільнення від кримінальної відповідальності за їх виплати до притягнення до неї. Затримка через бойові дії також потребує доказів: стаття 10 Закону №2136-IX може звільнити від відповідальності за порушення строку за доведених обставин, але обов’язок виплатити зарплату зберігається.

За пунктом 5 підрозділу 1 розділу XX Податкового кодексу для розрахунку таких штрафів один неоподатковуваний мінімум становить 17 грн. Тому штраф у 50–100 мінімумів дорівнює 850–1 700 грн. Для кваліфікації адміністративного або кримінального правопорушення закон передбачає іншу величину, пов’язану з податковою соціальною пільгою відповідного року.

Офіційні джерела

• Кодекс законів про працю України №322-VIII: статті 9-1, 36, 115, 119, 119-1, 235, 265.
• Закон «Про військовий обов’язок і військову службу» №2232-XII: статті 2, 21, 24, частина одинадцята статті 26, статті 29, 34.
• Закон «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» №3543-XII: стаття 1.
• Закон №2352-IX щодо оптимізації трудових відносин: пункт 1 розділу I, зміни до статті 119 КЗпП, порядок набрання чинності.
• Закон «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» №2136-IX: статті 1–3, 6–7, 10–13, 16; Рішення КСУ №3-р/2026: пункти 1–3 резолютивної частини.
• Указ №596/2026 про продовження воєнного стану та Закон №4928-IX про його затвердження; Указ №597/2026 про продовження мобілізації та Закон №4929-IX: строки дії та набрання чинності.
• Закон «Про основи національного спротиву» №1702-IX: статті 1, 24; Положення про добровольчі формування територіальних громад, постанова КМУ №1449: пункти 21, 23–24, 27; наказ Міноборони №84: форми контракту та посвідчення.
• Наказ Міноборони №456: перехідні правила та пункти 1–3, 7, 13, 15–17 Порядку; постанова КМУ №559: пункти 3, 8-1, 8-2, 9–11 щодо військово-облікових документів.
• Порядок військового обліку, постанова КМУ №1487: пункти 33–34, 41–44; наказ Держкомстату №489: форма П-5 і примітка 2.
• Постанова КМУ №1644 про виплати військовозобов’язаним і резервістам: пункти 2, 4–5; Інструкція Міноборони №80: пункти 7–13; Інструкція ГУР Міноборони №33: пункти 1, 8; Положення про ТЦК, постанова КМУ №154: пункти 7, 10.
• Закон «Про оплату праці» №108/95-ВР: статті 1–2, 12, 15; Інструкція зі статистики заробітної плати №5: пункти 1.1–1.3, 2.2.12, 2.3–2.3.1.
• Податковий кодекс України №2755-VI: підпункт 14.1.48, статті 49, 57, 164, 167–169, 171, підпункт «б» пункту 176.2, пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX.
• Закон про ЄСВ №2464-VI: статті 6–9, пункт 9-20 розділу VIII; Інструкція Мінфіну №449: пункт 2 розділу III, пункти 2, 5 розділу IV; Закон «Про Державний бюджет України на 2026 рік» №4695-IX: статті 8, 32.
• Порядок і форми Податкового розрахунку, наказ Мінфіну №4: пункти 5–9 розділу I, правила Д1, 4ДФ, Д5 і відповідних додатків ФОП, додатки 1–2; наказ Мінфіну №243: пункти 4, 6; роз’яснення ДПС «Мобілізований найманий працівник: податки та звітність»: персональні відомості без виплат і невідображення самого увільнення в Д5.
• Закон «Про відпустки» №504/96-ВР: статті 6, 9, 16-2, 24, пункт 20 статті 25; Порядок обчислення середньої зарплати, постанова КМУ №100: пункти 2–5, 7–8.
• Закон №2010-IX про захист осіб із установленим фактом позбавлення свободи: статті 3, 11; постанова КМУ №1281: пункт 10 Положення про Комісію, пункти 12–13 Порядку реєстру; Порядок відновлювальних заходів, постанова КМУ №296: пункти 1–5, 10–13, 19–20, 28.
• Постанова КМУ №1338 щодо оцінювання повсякденного функціонування: пункти 3, 11 постанови, пункт 40 Порядку оцінювання; постанова КМУ №1111: пункт 2 і застосовні зміни пункту 14.
• Закон «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» №1105-XIV: статті 12, 15–16, 22–24, 26.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення №8073-X: статті 41, 210–210-1 та примітка; Кримінальний кодекс України №2341-III: статті 172, 175.