Як підприємцю відправляти товари Новою поштою: оплата, чеки, облік і повернення

Щоб фізична особа — підприємець (ФОП) могла правильно відправляти товари Новою поштою по Україні, потрібно узгодити умови продажу, оформити доставку й отримання коштів, визначити порядок видачі документів та звіряти кожне замовлення з оплатою. Потреба в реєстраторі розрахункових операцій (РРО) або програмному реєстраторі розрахункових операцій (ПРРО) залежить від фактичного способу розрахунку та умов договорів. Самого слова «післяплата» для такого висновку недостатньо.

Для повної післяплати без будь-якого авансу є суттєва позиція Верховного Суду: за встановлених ним обставин, коли покупець сплачував за товар через NovaPay під час отримання, а продавець отримував кошти безготівково на підприємницький поточний рахунок, продавець не здійснював розрахункової операції. Щоб застосовувати цей висновок до своєї роботи, перевірте відповідність усіх умов, зберігайте договори, документи на товар і платіжні підтвердження. Для передоплати, карткового еквайрингу та інших способів отримання грошей порядок потрібно визначати окремо.

Що підготувати до першого відправлення

Наведений порядок стосується підприємницького продажу товарів із доставкою в межах України. До початку роботи перевірте державну реєстрацію ФОП, зареєстровані види діяльності, відповідність асортименту обраній системі оподаткування та групі єдиного податку. Якщо товар потребує ліцензії або спеціальних умов продажу, з’ясуйте ці вимоги до прийняття замовлення. Податкові обмеження перевіряють за статтею 291 Податкового кодексу України; перевізник окремо визначає, які відправлення приймає.

1. Підготуйте інформацію про продавця. На сайті або сторінці продажу забезпечте доступ до прізвища, імені та по батькові підприємця, місця реєстрації та фактичного проживання, електронної адреси та/або адреси інтернет-магазину, реєстраційного номера облікової картки платника податків, а за потреби — відомостей про ліцензію. Якщо підприємець через релігійні переконання офіційно відмовився від податкового номера та має відповідну відмітку в паспорті, він зазначає серію та номер паспорта. Перелік установлює стаття 7 Закону України «Про електронну комерцію».
2. Опишіть умови замовлення. Зазначте характеристики товару, ціну з інформацією про податки, спосіб оплати, строк відправлення, умови доставки, гарантії, порядок прийняття претензій і повернення. Також повідомте покупцеві, протягом якого строку він може прийняти вашу пропозицію укласти договір. До оформлення замовлення повідомте покупцеві вартість доставки та поясніть, хто сплачує перевезення й комісію за переказ коштів. Узгодьте також строк доставки покупцеві. За частиною 6 статті 13 Закону № 1023-XII, якщо дистанційний договір не передбачає іншого, продавець повинен поставити товар у прийнятний строк, але не пізніше 30 днів від отримання згоди споживача на укладення договору. Якщо замовленого товару немає і виконати договір неможливо, продавець повинен повідомити споживача негайно, але не пізніше цього 30-денного строку.
3. Оформіть відносини з Новою поштою. Перевірте, до якого саме договору ви приєдналися як підприємець, хто зазначений замовником послуг і які повноваження має працівник, що передає посилки.
4. Окремо оформіть отримання післяплати. Перевірте фінансовий договір із NovaPay, реквізити підприємця, рахунок зарахування, комісії, строки переказу та доступ до реєстрів платежів. Договір доставки й договір переказу коштів регулюють різні послуги.
5. Погодьте порядок обліку. Визначте, хто підтверджує оплату, створює документи на товар, контролює повернення та перевіряє банківську виписку.

Правова основа для інформації про продавця та підтвердження замовлення — статті 7, 11 і 13 Закону «Про електронну комерцію» та стаття 13 Закону № 1023-XII «Про захист прав споживачів». Договори, правила пакування та заяви для бізнес-клієнтів розміщені в офіційному розділі документів Нової пошти.

Для робочої схеми післяплати оберіть зарахування на підприємницький рахунок, зазначений у фінансовому договорі. Нова пошта описує таку послугу з реєстрами, які містять номер відправлення, платника, дату, прийняту й перераховану суми та комісію. Це дозволяє встановити, за які товари надійшли гроші. Умови наведені на сторінці зарахування післяплати на рахунок. Висновок Верховного Суду щодо повної післяплати стосується саме надходження на підприємницький поточний рахунок. Практична рекомендація: перевірте в договорі тип обраного рахунку, оскільки сама назва «бізнес-рахунок» не підтверджує відповідності обставинам справи. Якщо сервіс пропонує платіжний рахунок, окремо перевірте застосовність судового висновку: у справі йшлося про надходження на банківський рахунок підприємця. Отримання на особисту картку або готівкою потребує іншої оцінки.

Як підтвердити замовлення перед пакуванням

Практично зручно присвоювати кожному замовленню один номер і зазначати його в документах та листуванні. Після перевірки залишку менеджер надсилає покупцеві підтвердження, у якому фіксує:

• назву, артикул або модель, розмір, колір, кількість і погоджену ціну товарів;
• загальну вартість товарів, отриманий аванс і залишок до сплати;
• одержувача, телефон, населений пункт, відділення або адресу доставки;
• платника доставки та переказу коштів, строк відправлення;
• контакти продавця, порядок звернення щодо гарантії, обміну та повернення.

Збережіть підтвердження і відповідь покупця разом із замовленням. Стаття 11 Закону «Про електронну комерцію» зобов’язує продавця оперативно підтвердити отримання електронного замовлення. Стаття 13 Закону № 1023-XII вимагає письмового або електронного підтвердження переддоговірної інформації. Якщо покупець змінив розмір чи адресу, зафіксуйте остаточний варіант до створення накладної.

Які документи потрібні для товару, доставки й оплати

Для одного замовлення можуть існувати кілька документів, оскільки вони підтверджують різні події. Під час перевірки або повернення важливо встановити зв’язок між ними.

Відмінність між розрахунковим документом на товар і документом про переказ випливає зі статей 2 і 3 Закону № 265/95-ВР та роз’яснена в позиції Державної податкової служби України. Відсутність обов’язку продавця проводити певне надходження через РРО не усуває потреби підтвердити продаж і склад замовлення.

Коли потрібен РРО при післяплаті: як визначити свою схему

Статті 2 і 3 Закону № 265/95-ВР пов’язують застосування РРО та ПРРО зі здійсненням розрахункових операцій. Тому підприємець має встановити, хто приймає оплату від покупця, на якій договірній підставі, яким способом і куди надходять кошти продавцю.

Повна післяплата через NovaPay без авансу

У постанові у справі № 520/27700/25 Верховний Суд дійшов висновку про відсутність розрахункової операції продавця за сукупності таких обставин:

• покупець замовляв товар дистанційно через інтернет;
• продавець відправляв товар Новою поштою без будь-якої, навіть часткової, передоплати;
• покупець сплачував повну вартість товару під час отримання через NovaPay;
• NovaPay переказувала кошти безготівково безпосередньо на поточний рахунок підприємця;
• фактичні операції підтверджувалися договорами й обліковими документами.

Суд прямо обмежив висновок особливостями цієї схеми. Він також зазначив, що питання видачі або невидачі документа та відповідності його форми й змісту виходило за межі предмета цієї справи: оскаржений штраф стосувався непроведення операцій через РРО. Тому продавцю, який працює за аналогічною схемою, потрібно забезпечити покупця належними товарними та гарантійними документами й зберігати підтвердження переказу.

Практична рекомендація: перед застосуванням цього підходу зіставте свої договори, налаштування оплати на сайті та реальний рух грошей з усіма наведеними умовами. Збережіть у робочій папці договори, приклад замовлення без авансу, ТТН, товарний документ, реєстр NovaPay і виписку про зарахування. Якщо хоча б одна умова відрізняється, окремо визначте порядок розрахунків із бухгалтером або податковим консультантом.

Як урахувати відмінну позицію податкової

Роз’яснення Державної податкової служби України (ДПС) описує підхід, за яким незалежний експедитор доставляє товар, а окремий фінансовий посередник переказує гроші; для такого випадку ДПС вимагала від продавця фіскальний чек на товар до відправлення. Водночас для іншого договору, коли кур’єр приймає післяплату від власного імені та видає розрахунковий документ під час вручення, податкова допускала відсутність власного РРО продавця.

Позицію ДПС потрібно оцінювати разом із наведеним висновком Верховного Суду. Суд визнав відсутність розрахункової операції продавця саме за повної післяплати через NovaPay на поточний рахунок без авансу. Відмінність підходів робить документи та точну відповідність фактичної схеми особливо важливими. Для нестандартного договору доцільно отримати індивідуальну податкову консультацію з повним описом платежів, а під час оцінки відповіді врахувати судову позицію.

Переказ за IBAN, еквайринг і передоплата

Прямий переказ із рахунку покупця на підприємницький рахунок продавця за міжнародним номером банківського рахунку (IBAN) слід відрізняти від карткового еквайрингу — приймання оплати карткою через платіжну форму чи термінал. За прямого переказу з рахунку на рахунок продавець не приймає готівку або картку в розумінні розрахункової операції. Для карткового еквайрингу саме зарахування виплати на рахунок не усуває обов’язку фіскалізувати розрахункову операцію, якщо немає застосовного винятку.

У справі № 520/27700/25 Верховний Суд окремо відмежував повну післяплату від дистанційного еквайрингу та передоплати. Отже, платіжне посилання з оплатою карткою, частковий аванс, переказ на особисту картку або інші договірні ролі потребують окремої оцінки. Звільнення за пунктом 14 статті 9 Закону № 265/95-ВР стосується розрахунків за послуги й саме по собі не створює загального звільнення для продажу товарів.

Як оформити аванс і остаточну післяплату без повторного обліку

Якщо покупець сплачує частину вартості до відправлення, зафіксуйте спосіб, дату й суму цього платежу. Визначте його фіскальне оформлення та порядок остаточного розрахунку до передачі посилки. Висновок суду щодо повної післяплати без авансу на таке замовлення автоматично не поширюється.

1. Збережіть підтвердження фактичного авансу та прив’яжіть платіж до номера замовлення.
2. Розрахуйте суму, яку покупець ще має сплатити за товар, і внесіть саме її в параметри післяплати.
3. Якщо операція потребує фіскалізації, налаштуйте оформлення передоплати й остаточного розрахунку з урахуванням уже внесеної суми. Документи мають дозволяти перевірити повну вартість товарів і кожний платіж без подвійного зарахування авансу.
4. Після вручення зіставте фактичну післяплату з залишком боргу, реєстром NovaPay та випискою.

Умовний приклад. Вартість товару становить 2 400 грн. Покупець сплатив аванс 600 грн, тому післяплата за товар має становити 1 800 грн: 2 400 − 600 = 1 800. Загальна оплата товару дорівнює 2 400 грн: 600 + 1 800. Якщо після авансу помилково встановити післяплату 2 400 грн, покупець загалом сплатить 3 000 грн, тобто на 600 грн більше погодженої ціни. Доставку та платіжні комісії обліковуйте окремо відповідно до того, хто їх сплачує.

Якщо платіж є розрахунковою операцією та потребує фіскалізації, продавець створює фіскальний чек під час цієї операції. Це стосується й авансу, отриманого способом, який потребує застосування РРО або ПРРО. Статті 2 і 3 Закону № 265/95-ВР визначають момент створення електронного розрахункового документа та допускають паперову й електронну форму чека. Частина 11 статті 8 Закону № 1023-XII додатково вимагає видати документ або створити його в електронній формі не пізніше передачі товару. Тому чек на отриманий аванс оформлюйте під час відповідної розрахункової операції. Надходження виплати від посередника не повинно спричиняти повторну фіскалізацію вже оформленого розрахунку.

Практична рекомендація для електронних чеків: до запуску перевірте отримання повідомлень про оплату, створення чека, його фіскальний номер і доставлення покупцеві. Якщо процес залежить від оновлення статусів перевізника, призначте працівника для контролю затримок. Сам статус посилки не підтверджує, що чек створений і наданий.

Як перевірити товар, упакувати посилку й передати її перевізнику

Після підтвердження замовлення працівник, який комплектує посилку, звіряє фактичний товар із замовленням і видатковою накладною. Для товарів із серійними номерами доцільно записати номер конкретної одиниці: це допоможе ідентифікувати товар у разі гарантійного звернення або повернення.

1. Перевірте допустимість пересилання. Зіставте товар із правилами Нової пошти та обмеженнями обраного способу доставки. Для товару, що потребує температурного режиму або спеціального пакування, перевірте відповідні умови до обіцянки доставки покупцеві.
2. Перевірте стан і комплектність. Порахуйте одиниці, перевірте модель, розмір, аксесуари, інструкції та гарантійні документи. За потреби зробіть фото товару й комплектації для внутрішнього контролю.
3. Упакуйте відправлення. Доберіть пакування відповідно до офіційних правил перевізника та властивостей товару. Вимірюйте й зважуйте вже підготовлену посилку.
4. Заповніть накладну. Укажіть правильного відправника, одержувача, телефон, адресу, кількість місць, фактичні вагу й габарити, опис вкладення, оголошену цінність і платників послуг. Перевірте відповідність оголошеної цінності реальній вартості вкладення.
5. Перевірте суму післяплати. Після авансу вона має відповідати залишку до сплати. Для повністю оплаченого товару перевірте, що повторне стягнення не встановлене.
6. Підтвердьте фактичну передачу. Збережіть номер ТТН і підтвердження прийняття відправлення перевізником, після чого надішліть покупцеві номер для відстеження.

Створена в кабінеті ТТН ще не підтверджує, що посилка фізично передана перевізнику. Для контролю розділіть у замовленні дати створення накладної, прийняття перевізником і вручення. Джерело вимог до пакування та умов приймання — правила й документи Нової пошти.

Кому потрібен облік товарних запасів за наказом № 496

Вимоги до документів на закупівлю залежать від податкового статусу підприємця та асортименту. ФОП на загальній системі зобов’язаний мати підтвердні документи щодо походження товару за пунктом 177.10 Податкового кодексу України. Для визначення його оподатковуваного доходу також важливі документально підтверджені витрати.

Пункт 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР передбачає виняток із вимог товарного обліку для ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками податку на додану вартість (ПДВ). Виняток не охоплює підприємців, які продають технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, медичні вироби та визначені законом ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних матеріалів. Тому належність до спрощеної системи сама по собі не визначає однакових правил для всіх продавців.

Якщо на ФОП поширюється Порядок ведення обліку товарних запасів, затверджений наказом Міністерства фінансів України № 496, він вносить надходження до встановленої форми до початку реалізації та зберігає первинні документи як її невід’ємну частину. Порядок також охоплює вибуття товарів при законному безготівковому продажу без РРО. Отже, відсутність фіскалізації певного платежу не скасовує застосовний обов’язок товарного обліку.

Практично доцільно зберігати документи постачальника за партіями й пов’язувати їх із товарними позиціями. Навіть коли форма за наказом № 496 не потрібна, підтвердження закупівлі допомагає перевіряти собівартість, комплектність і претензії до постачальника. Податкові показники підтверджуйте документами відповідно до статті 44 Податкового кодексу України.

Як щодня звіряти замовлення, післяплату й надходження

Для звірки використовуйте номер замовлення та номер ТТН. Реєстр NovaPay показує прийняті й перераховані кошти, а виписка з рахунку підтверджує фактичне зарахування. Якщо одна виплата охоплює кілька посилок, розподіліть її за деталізацією реєстру.

Як визначити дохід платника єдиного податку

За пунктами 292.1 і 292.6 Податкового кодексу України грошовий дохід платника єдиного податку визначають за фактом надходження коштів. У постанові у справі № 520/27700/25 Верховний Суд навів лист Міністерства фінансів України № 11220-02-2/93: для описаного продажу через NovaPay з оплатою при отриманні датою доходу є дата зарахування коштів на рахунок платника. Отже, дату вручення посилки й дату доходу перевіряйте окремо.

При продажу власного товару платник єдиного податку враховує повну суму отриманої оплати за товар до утримання своєї комісії посередника. Витрати на переказ не зменшують дохід за статтею 292. Для платника ПДВ враховуйте передбачене пунктом 292.11 виключення суми цього податку. Комісія або доставка, які покупець сплачує безпосередньо відповідному надавачу послуг і які не є виручкою продавця, потребують окремого відображення у звірці.

Умовний приклад для ФОП на єдиному податку без ПДВ. Покупець сплатив за товар 2 000 грн. За умовами умовного договору посередник утримав із коштів продавця 26 грн комісії та перерахував на його рахунок 1 974 грн: 2 000 − 26 = 1 974. Дохід від цього продажу становить 2 000 грн. У звірці відобразіть 2 000 грн оплати, 26 грн комісії та 1 974 грн зарахування; дохід за описаною схемою визнайте на дату зарахування. Комісія в прикладі наведена лише для розрахунку.

Отриманий аванс включайте до обліку доходу за фактом його надходження, а післяплату — у відповідній фактично отриманій сумі. Передача товару, формування накладної або виплата вже врахованих коштів не повинні створювати повторний дохід. Правові підстави — статті 292 і 296 Податкового кодексу України; пояснення щодо NovaPay процитоване в постанові Верховного Суду.

Що змінюється для загальної системи та ПДВ

Для ФОП на загальній системі пункт 177.2 Податкового кодексу України визначає об’єкт оподаткування як різницю між загальним оподатковуваним доходом і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю. Тому в обліку окремо показуйте виручку й допустимі витрати на товар, перевезення та обслуговування платежів із належними підтвердженнями. Правило єдиного податку про дохід без зменшення на комісію не замінює розрахунку чистого доходу за статтею 177.

Якщо ФОП зареєстрований платником ПДВ, він окремо визначає дату податкових зобов’язань. За загальним правилом пункту 187.1 це раніша з подій: зарахування оплати або відвантаження товару. Тому при післяплаті зобов’язання з ПДВ можуть виникнути до отримання грошей. Для карткових розрахунків додатково перевірте спеціальний пункт 187.5. Правила ПДВ та висновок про наявність розрахункової операції застосовують окремо. Підстави — статті 177 і 187 Податкового кодексу України.

Що робити, якщо покупець не забрав посилку

Спочатку встановіть, чи були отримані гроші. Від цього залежить фінансове оформлення, тоді як фізичне повернення товару потрібно підтвердити в кожному випадку.

Покупець нічого не сплачував

Зафіксуйте відмову або незабране відправлення, оформіть повернення через перевізника та збережіть зв’язок початкової і зворотної ТТН. Коли посилка фактично повернеться, перевірте комплектність і стан товару та оформіть його повернення до доступного залишку. До фізичного отримання доцільно тримати товар у статусі «повертається», щоб працівники не продали його як наявний.

Якщо гроші від покупця не надходили, підстав оформлювати виплату йому коштів немає. Для єдиного податку сама відправка неоплаченого товару не створює грошового доходу. Якщо фіскальний документ уже був сформований до відправлення, окремо оформіть належне виправлення за фактичними обставинами та правилами застосування вашого РРО або ПРРО. Не позначайте гроші як повернуті покупцеві, якщо виплати не було.

Був аванс або товар уже оплачений

1. Отримайте звернення покупця, зафіксуйте номер замовлення, товари, підставу та суму повернення.
2. Перевірте первісні платежі й документи, щоб установити фактично сплачену суму.
3. Оформіть повернення товару та перевірку його стану, якщо товар повертається.
4. Проведіть реальне повернення коштів погодженим способом і збережіть платіжне підтвердження.
5. Якщо повернення потребує фіскального оформлення, створіть відповідний документ із прив’язкою до первісного продажу.
6. Відобразіть податкові наслідки за своєю системою оподаткування.

Підпункт 5 пункту 292.11 Податкового кодексу України передбачає невключення до доходу коштів, які повертаються покупцеві внаслідок повернення товару, розірвання договору або за листом-заявою про повернення коштів. Для застосування цієї норми збережіть підставу та підтвердження реальної виплати. Сам статус ТТН «повернення» не підтверджує повернення грошей. Якщо отримання й повернення припали на різні звітні періоди, порядок коригування звітності визначте окремо за документами.

Для внутрішнього контролю зручно складати документ приймання повернення з номером замовлення, ТТН, переліком і кількістю товарів, результатом огляду та відповідальним працівником. За наявності виплати додайте її суму, дату й реквізити підтвердного документа. Збирайте лише ті персональні дані покупця, які потрібні для оформлення конкретної операції: такого підходу вимагає частина 4 статті 7 Закону «Про електронну комерцію».

Як дотриматися прав покупця під час обміну та повернення

Коли фізична особа купує товар для особистих потреб, застосовуйте до дистанційного продажу статтю 13 українського Закону № 1023-XII «Про захист прав споживачів». Для придбання товарів у межах підприємницької діяльності порядок повернення визначайте окремо за договором і застосовними нормами законодавства України. За частиною 4 статті 13 споживач має право повідомити продавця про розірвання дистанційного договору протягом 14 днів від підтвердження інформації або отримання товару. Якщо підтвердження інформації не відповідає вимогам частини 3 статті 13, для матеріального товару строк розірвання становить 90 днів від його отримання або першої поставки.

Якщо протягом цього строку продавець виправить підтвердження, споживач матиме 14 днів від отримання виправленого підтвердження. Повернення матеріального товару також свідчить про розірвання договору. Частина 5 статті 13 передбачає винятки, якщо договором не встановлено іншого. Зокрема, виняток стосується виготовлення або переробки товару на замовлення споживача, коли його неможливо продати іншій особі або можна продати лише з істотними фінансовими втратами.

Частина 7 статті 13 поширює на дистанційні договори частини 5–9 статті 12. Споживач повинен повідомити продавця, де можна забрати товар, і зберігати його в незміненому стані. Пошкодження не з вини споживача та зменшення вартості через відкриття упаковки, огляд або перевірку не позбавляють його права розірвати договір. Продавець оплачує повернення та відшкодовує відповідні витрати споживача. Якщо продавець не надав документа про правочин або підтвердження інформації, споживач повідомляє його про недійсність договору; продавець повинен протягом 30 днів від отримання повідомлення повернути кошти й відшкодувати витрати на повернення товару.

Також урахуйте правило частини 5 статті 12: якщо продавець протягом 60 днів після отримання товару споживачем не вжив заходів, щоб забрати його, обов’язок споживача зберігати товар припиняється, а товар переходить у його власність без обов’язку оплачувати його. За частиною 9 статті 12, яка також застосовується до дистанційних договорів, якщо продавець порушить установлений строк повернення коштів, він повинен виплатити споживачеві неустойку — один відсоток вартості продукції за кожний день затримки.

Узгодьте умови магазину й порядок приймання повернень із цими вимогами до прийняття замовлень.

Окремо розрізняйте обмін якісного непродовольчого товару за статтею 9 та вимоги через недоліки за статтею 8. Якщо протягом гарантійного строку виявлено звичайний недолік, споживач може вимагати пропорційного зменшення ціни, безоплатного усунення недоліку або відшкодування витрат на його усунення. Вимоги про розірвання договору з поверненням коштів або заміну товару стаття 8 пов’язує з істотними недоліками з вини виробника, продавця чи виконавця або фальсифікацією товару, за потреби підтвердженими експертизою.

Для непридатних харчових продуктів частина 8 статті 8 окремо передбачає заміну або повернення коштів. Продавець повинен прийняти товар неналежної якості; доставку великогабаритного товару або товару вагою понад п’ять кілограмів продавцю та його повернення споживачеві оплачують продавець або виробник. За статтею 9 споживач може вимагати обміну протягом 14 днів, не рахуючи дня купівлі, якщо продавець не оголосив тривалішого строку. Товар має бути невикористаним, зі збереженими товарним виглядом, споживчими властивостями, пломбами, ярликами та розрахунковим документом у передбаченій законом формі.

Якщо аналогічного товару немає у продажу, споживач може, зокрема, розірвати договір і отримати кошти. Також перевірте перелік винятків за постановою Кабінету Міністрів України № 172. При розірванні договору за статтями 8 або 9 продавець повертає кошти в день розірвання, а за неможливості — у погоджений строк, щонайпізніше протягом семи днів. За статтею 9 суму визначають за вартістю товару на час купівлі. За статтею 8 при підвищенні ціни розрахунок проводять за вартістю товару на час пред’явлення вимоги, а при зниженні — за вартістю на час купівлі.

Для дистанційної відмови перевіряйте саме її правову підставу й застосовні відсилання, перш ніж обіцяти строк виплати.

У зверненні покупця з’ясуйте, чи він відмовляється від дистанційного договору, просить обмін якісного товару або заявляє про недолік. Це допоможе правильно визначити строк, витрати на доставку та набір документів. Основні правила містить Закон № 1023-XII. Загальне набрання чинності Законом № 3153-IX відкладене, зокрема до припинення або скасування воєнного стану, тому його положення не слід автоматично переносити в чинні умови магазину; підстава — пункт 1 розділу IX Закону № 3153-IX.

Облік відправлень Новою поштою в Торгсофт

Для роботи з внутрішніми відправленнями Торгсофт має додаткову платну опцію «Інтеграція з Новою поштою»: вона дозволяє створювати й друкувати ТТН, додавати вже створену накладну за номером і відстежувати її стан. Потрібні інтернет-з’єднання, кабінет Нової пошти, чинний ключ прикладного програмного інтерфейсу (API), налаштовані відправник та адреси. Опція працює з режимом «Торгівля з випискою рахунка», тому перед придбанням перевірте сумісність ліцензії: у «Торгсофт-Старт» цей режим недоступний. Можливості та умови описані в інструкції інтеграції та порівнянні ліцензій.

Практичний порядок роботи можна побудувати так: перевірити товар у «Стані складу», оформити рахунок і видаткову накладну в режимі «Торгівля з випискою рахунка», а в параметрах доставки видаткової накладної відкрити «Робота з ТТН» та створити накладну Нової пошти. Перед збереженням перевірте суму післяплати: за документацією вона може автоматично підставлятися із загальної суми видаткової накладної, тому після авансу потрібно перевірити, що покупець сплатить лише залишок. Окремо заповніть поле «Оціночна вартість» відповідно до вартості вкладення: за інструкцією інтеграції, якщо залишити його порожнім, для створення накладної використовується значення 300 грн.

Далі контролюйте статус доставки. При імпорті замовлення із сайту передавайте дані одержувача й адреси за документованим форматом. Усі текстові поля для створення адреси одержувача Нової пошти заповнюйте українською мовою: програма використовує їх для пошуку та створення записів на сервері перевізника й у базі Торгсофт. У налаштуваннях Нової пошти також виберіть контактну особу відправника для центру обліку, з якого списуватимуться товари під час синхронізації. Для повернення програма дозволяє вибрати товари з реалізації та оформити накладну повернення; дію повернення грошей використовуйте відповідно до фактичної виплати.

Перевірте параметр «Максимальний термін повернення» в загальних налаштуваннях програми: документація пов’язує можливість оформлення повернення з установленою кількістю днів. Налаштування програми має дозволяти виконувати законні вимоги покупців, зокрема щодо товарів із недоліками протягом гарантійного строку. Підстави — умови імпорту доставки, документація реалізації та оформлення повернень.

Порядок фіскалізації визначте окремо для кожного способу оплати. Якщо операція потребує ПРРО, перевірте його реєстрацію, окреме підключення й налаштування, підтримуване обладнання, форми оплати та спосіб надання чека. Друк накладних або звичайного чека не підтверджує фіскалізації; можливості друку залежать від налаштованого принтера. Документація інтеграції доставки не встановлює автоматичного створення товарного фіскального чека через NovaPay. Для повної післяплати, яка відповідає обставинам справи № 520/27700/25, зберігайте визначений порядок роботи без розрахункової операції продавця та забезпечуйте належні товарні й платіжні документи.

Що перевіряти перед закриттям кожного замовлення

• Покупець отримав погоджений товар і документи або повернення посилки фактично прийняте та оформлене.
• Номер замовлення пов’язаний із видатковою накладною, ТТН і платежами.
• Аванс та післяплата разом відповідають вартості товарів; повторного зарахування одного платежу немає.
• Реєстр NovaPay узгоджений із комісіями та фактичним зарахуванням на підприємницький рахунок.
• Для операцій, які потребують фіскалізації, покупцеві надано належний чек.
• Повернення товару й повернення грошей підтверджені окремими документами відповідно до реальних подій.
• Дохід, витрати за потреби та ПДВ відображені за правилами податкового статусу підприємця.

Документи замовлення зберігайте разом із можливістю знайти їх за номером продажу або ТТН. Строк зберігання визначайте за статтею 44 Податкового кодексу України з урахуванням передбачених продовжень; документи, пов’язані з перевіркою чи спором, зберігайте до їх завершення та протягом установленого мінімального строку.