Передоплата частинами в Торгсофт: від рахунка до видачі товару

Щоб прийняти кілька передоплат і передати покупцю товар після повного розрахунку, працюйте в Торгсофт через «Торгівлю з випискою рахунка». Менеджер створює один рахунок, касир записує кожний внесок, а під час видачі товару оформлює видаткову накладну та останню доплату. Для послідовних платежів установіть друк чека накладної «На суму оплати». Якщо магазин зобов’язаний застосовувати реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), кожний готівковий чи картковий внесок потрібно супроводжувати окремим фіскальним чеком.

Перед початком роботи визначте, коли покупець забере товар і як сплачуватиме кожну частину. Режим «На суму оплати та боргу» завершує фіскальне оформлення накладної в програмі й блокує наступні чеки її оплат. Можливість записати подальше погашення боргу у фінансовому обліку не звільняє магазин від обов’язку видати належний чек. Повернення також потребує окремого контролю: повернений товар, фактична виплата покупцю та фіскальні документи мають відповідати одне одному. Описаний порядок стосується торгівлі в Україні.

Що з’ясувати перед вибором складної схеми оплат

Якщо плануєте передавати товар до повного розрахунку або застосовувати складну схему, для якої не визначено порядок оформлення всіх обов’язкових чеків, заздалегідь уточніть цей порядок у Державній податковій службі України (ДПС). У зверненні опишіть, коли покупець отримує товар, як сплачує кожну частину та як магазин повертатиме кошти у разі відмови від покупки. Погодьте з бухгалтером, які документи потрібні на кожному етапі, зокрема при поверненні після кількох оплат.

Зіставте цей порядок із налаштуваннями та обмеженнями Торгсофт, описаними нижче. Власник вирішує, чи прийматиме магазин оплати за такою схемою, до її запровадження. Якщо для обраної послідовності платежів не визначено, як сформувати всі обов’язкові чеки, оберіть інший порядок розрахунків. Запис оплати у фінансовому обліку або налаштування програми не замінює обов’язкового фіскального документа.

Підготуйте Торгсофт до приймання передоплат

«Торгівля з випискою рахунка» доступна в ліцензіях «Ультра» та «Термінал». У «Старт» виписка рахунка недоступна. Для описаних операцій через вбудований ПРРО потрібна окрема платна опція «Програмний РРО», яку купують на кожне робоче місце, де реєструють фіскальні чеки. Перед придбанням звірте потрібну кількість робочих місць і строк користування на сторінках ліцензій Торгсофт та опції ПРРО.

Власник доручає адміністратору налаштувати підприємство-продавця, центр обліку — магазин або склад у Торгсофт, каси й банківські рахунки. Для ПРРО потрібно налаштувати реєстрацію торгової точки, самого ПРРО та касирів, установити кваліфікований електронний підпис (КЕП), указати податки й засоби оплати. У товарах мають бути правильні назви та ознаки включення до фіскального чека.

Подальша інструкція розрахована на звичайний рахунок, який працівник створює вручну: один продавець, товари повністю включаються до фіскального чека, розрахунки ведуться у гривнях, товар видають один раз після повної оплати. Для замовлень із маркетплейсів можуть діяти інші обмеження: зокрема, поєднана дія створення накладної та її оплати недоступна для замовлень Rozetka.

Установіть параметри друку чеків

Адміністратор відкриває «Налаштування → Параметри → Чек» і задає порядок роботи касира:

• У полі «Умови друку чека в Торгівлі з випискою рахунка» обирає «Пропонувати друк» або «Друк чека завжди».
• Для «Друк чека передоплати на ПРРО» встановлює пропозицію друку або постійний друк. Якщо програма запитує підтвердження, касир має підтверджувати кожний обов’язковий чек.
• Для «Друк чека накладної на ПРРО» обирає «На суму оплати», коли покупець розраховуватиметься послідовними внесками.
• Увімкнення напису «Передоплата за» перед назвою товару налаштовує через параметр «Відображати "Передоплата за" перед назвою товару при друку чека за передоплатою рахунка».

Порядок вибору цих параметрів описано в інструкції з роботи ПРРО в торгівлі з випискою рахунка. Перед першою оплатою адміністратор і касир мають узгодити фактичний спосіб платежу з формою та засобом оплати в програмі. Зокрема, карткова оплата й прямий банківський переказ потребують правильного вибору відповідних значень.

Створіть один рахунок на все замовлення

Менеджер відкриває «Документ → Торгівля з випискою рахунка», переходить на вкладку «Рахунок» і натискає «Додати». У рахунку зазначає покупця, підприємство-продавця та потрібний центр обліку. На вкладці «Товар рахунка» додає товари, звіряє кількість, ціни та підсумкову суму.

Як практичне правило, запишіть погоджені суми внесків і строк видачі товару в документах замовлення. Передоплату до передачі товару регулює стаття 693 Цивільного кодексу України. Якщо магазин планує передати товар до повної оплати, це вже інший порядок: для продажу в кредит із розстроченням платежу стаття 695 вимагає погодити ціну, порядок, строки та розміри платежів.

Кожний наступний внесок записуйте за тим самим рахунком. Так працівник зможе зіставити загальну вартість покупки з отриманими коштами й сумою, яку покупець ще має сплатити.

Прийміть кілька платежів і видайте товар після остаточного розрахунку

Умовний приклад. Покупець замовляє один стілець за 2 000 грн. Він сплачує готівкою 500 грн, потім 700 грн, а під час отримання товару — останні 800 грн. Знижок, бонусів і часткової видачі товару немає.

Перший внесок — 500 грн

1. Касир знаходить створений рахунок і виконує дію «Внести оплату».
2. У формі оплати обирає готівкову форму, касу та підприємство-продавця, указує фактично отримані 500 грн і дату платежу.
3. Підтверджує внесення оплати й формування потрібного фіскального чека.
4. Переконується, що чек зареєстровано, і надає його покупцю.

Після цього за рахунком має бути отримано 500 грн, а несплачений залишок становитиме 1 500 грн. Товар залишається в магазині: на цьому етапі працівник ще не оформлює його видачу.

Другий внесок — 700 грн

Касир знову відкриває цей рахунок і вносить нову оплату 700 грн, обравши фактичну касу, підприємство та дату. Перед підтвердженням він звіряє попередні 500 грн, щоб не записати їх удруге. Після операції загалом отримано 1 200 грн, залишилося сплатити 800 грн.

У послідовності часткових оплат Торгсофт формує перший чек передоплати, наступний — чергової сплати, а під час закриття залишку — остаточного розрахунку. Наступні чеки містять посилання на фіскальний номер першого чека передоплати — унікальний номер зареєстрованого документа. Касир звіряє цей зв’язок, суму нового внеску та залишок.

Останні 800 грн і передача стільця

1. Менеджер або касир відкриває рахунок і звіряє товар, повну ціну 2 000 грн та вже отримані 1 200 грн.
2. Виконує дію «Створити накладну та оплатити її». Видаткова накладна оформлює передачу товару й зняття його зі складського обліку.
3. У формі оплати вказує лише новий внесок — 800 грн, фактичну касу, підприємство та дату. Якщо працівник скасує введення доплати після прив’язування попередніх 1 200 грн, накладна все одно залишиться створеною. Перед повторною спробою він знаходить її та звіряє оплати, щоб не створити ще одну накладну й не списати товар повторно.
4. Під час формування чека звіряє враховані передоплати й поточну доплату. Для карткової оплати також обирає відповідний безготівковий засіб оплати.
5. Після реєстрації надає покупцю остаточний чек і передає товар за накладною.

У порядку роботи з рахунком можна знайти дії створення накладної, внесення оплати та перегляду передоплат. Після завершення касир має отримати такі підсумки:

Не додавайте повну вартість товару з остаточного чека до вже отриманих авансів як нове надходження. У прикладі магазин отримав 2 000 грн. Відображення товару за повною ціною в остаточному документі не означає повторного отримання цієї суми.

Які чеки потрібні для готівкових і карткових внесків

Для магазину, який зобов’язаний застосовувати РРО або ПРРО, приймання готівки й карткової оплати є розрахунковими операціями за статтями 2 і 3 Закону України № 265/95-ВР. Державна податкова служба України (ДПС) вимагає окремий фіскальний чек на кожну таку частину розрахунку. Банківське підтвердження карткового платежу не замінює фіскального чека.

В авансовому чеку має бути зрозуміло, за який товар внесено кошти. Під час передачі товару остаточний чек повинен показувати його назву, повну ціну, кількість, попередні аванси та доплату. Цей порядок ДПС пояснює у відповіді про авансову оплату й остаточний розрахунок в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР).

Якщо покупець сплатив усю вартість авансами, а товар отримує пізніше, за позицією ДПС під час видачі все одно потрібен остаточний чек із нульовою доплатою. Закриття оплати рахунка саме по собі не підтверджує оформлення цього документа. До приймання останнього авансу окремо налаштуйте порядок подальшої видачі товару; не записуйте фіктивний повторний платіж для отримання чека.

Обов’язкові реквізити встановлює Положення, затверджене наказом Міністерства фінансів України № 13. Касир звіряє продавця й торгову точку, товарні дані, суми, форму та засіб оплати, дату й фіскальний номер. Якщо продавець є платником податку на додану вартість (ПДВ), бухгалтер також контролює його відображення: за поясненням ДПС щодо оплати частинами, в авансових чеках ПДВ припадає на отримані аванси, а в остаточному — на залишок до сплати.

Чому після чека на оплату та борг не формується наступний чек

Режим «На суму оплати та боргу» включає до чека поточну оплату й несплачену частину. Наприклад, для покупки за 2 000 грн це можуть бути отримані 500 грн і борг 1 500 грн. Для боргової частини касир зазначає налаштовані форму та засіб оплати. Конкретний напис у чеку залежить від цих налаштувань.

Такий чек Торгсофт вважає остаточним: наступний фіскальний чек оплати за цією накладною сформувати вже не можна. Тому цей режим не підходить як загальне налаштування для послідовних готівкових або карткових внесків, на кожний із яких потрібен окремий чек. Зміна загального параметра після реєстрації остаточного документа не є способом скасувати його наслідки.

У фінансовому обліку погашення залишається доступним через «Видаткова накладна → Внести оплату за товар». Працівник указує фактичну суму, спосіб платежу, касу або банківський рахунок, підприємство та дату. Ця операція зменшує борг без повторного списання товару зі складу, але фінансовий запис не підтверджує реєстрацію нового фіскального чека.

Якщо остаточний чек із боргом уже створено, збережіть рахунок, накладну, оплати та всі чеки. До наступного готівкового чи карткового розрахунку передайте підтримці Торгсофт реквізити цих документів і погодьте з нею та бухгалтером порядок оформлення наступного платежу й обов’язкового фіскального документа. Не видаляйте оплати й не створюйте повторний продаж для обходу обмеження.

Як врахувати прямий переказ на IBAN і банківську розстрочку

Прямий переказ на поточний рахунок за реквізитами міжнародного номера банківського рахунку (IBAN) за умов, описаних ДПС, може відбуватися без РРО або ПРРО. Бухгалтер записує фактичне надходження за відповідним рахунком покупця та звіряє його з банківською випискою. Якщо всі платежі є такими прямими переказами без розрахункової операції, передачу товару оформлюють накладною та зберігають банківські підтвердження.

Якщо після прямої IBAN-передоплати покупець доплачує готівкою, касир оформлює фіскальний чек із врахуванням попереднього надходження. Раніше отриманий переказ не можна записувати як сьогоднішню готівку. Сам факт зарахування коштів на рахунок з IBAN не доводить, що це прямий переказ: надходження від еквайрингу — приймання карткових платежів через банк або платіжного надавача — потрібно відрізняти за документами платежу.

За банківської розстрочки власник спочатку з’ясовує умови розрахунків із магазином. Якщо банк оплачує продавцю всю покупку однією операцією, подальші внески покупця банку не є новими оплатами магазину. Не записуйте їх у Торгсофт як повторні надходження від покупця.

Як повернути передоплату до видачі товару

Менеджер знаходить рахунок, установлює підставу повернення та звіряє отримані кошти. Якщо продавець не передав товар у погоджений строк, частина друга статті 693 Цивільного кодексу України дає покупцю право вимагати передачі товару або повернення передоплати.

1. У рахунку оберіть «Повернення передоплати».
2. Звірте доступну суму, форму оплати та дату повернення.
3. Запишіть погоджене повернення й перевірте його на вкладці «Передоплата рахунка».
4. Окремо оформіть належний фіскальний документ і проконтролюйте фактичну виплату покупцю.

Повернути цією дією можна лише передоплату, яка не розподілена на видаткові накладні. Якщо накладна вже існує, спочатку визначте, яка частина внесків залишилася нерозподіленою. Не використовуйте повернення вільної передоплати для повторного повернення коштів, уже врахованих у розрахунках за накладною.

Умовний приклад. Покупець уніс 500 грн і 700 грн, товар ще не отримав, сторони погодили повернення всіх внесків. До виплати належать 1 200 грн. Несплачені 800 грн до цієї суми не входять.

Як почати повернення після видачі товару

Для вже переданого товару відкрийте «Видаткова накладна → Повернення накладної». Працівник вибирає товар, указує фактично повернену кількість і переходить на вкладку «Повернення». Повернення товару в обліку, фінансова дія «Виплатити» та реєстрація фіскального повернення потребують окремого контролю.

Для стільця з умовного прикладу оформлюють повернення одного стільця за однією накладною. Три попередні платежі не потребують трьох повернень тієї самої одиниці товару. Якщо покупець сплатив 2 000 грн і попередніх повернень не було, повне повернення оплати становитиме 2 000 грн. Після цієї виплати не можна додатково повертати старі аванси 500 грн і 700 грн.

За продажем із кількома чеками до фінансової виплати передайте підтримці Торгсофт перелік пов’язаних чеків для визначення порядку дій у встановленій програмі, а бухгалтеру — суми й способи всіх платежів. Це потрібно також для змішаних готівкових і карткових оплат: не розраховуйте на автоматичний розподіл повернення між первісними способами оплати. Під час фіскального повернення програма автоматично обирає посилання на первісний чек; касир має звірити його, оскільки це не обов’язково останній чек продажу.

ДПС у відповідях ЗІР № 40888 і № 41513 вимагає при поверненні товару, оплаченого частинами, анулювати всі пов’язані чеки такого продажу. Тому один документ повернення товару або один фінансовий запис не є достатнім підтвердженням завершення всіх фіскальних операцій. Після їх оформлення бухгалтер звіряє весь перелік чеків і фактичну загальну виплату покупцю.

Які документи оформити для виплати

Коли повернення коштів є розрахунковою операцією, касир оформлює фіскальний касовий чек видачі коштів за формою № ФКЧ-2 відповідно до розділу III Положення № 13 та надає його покупцю. Для карткового повернення відповідальний працівник також проводить операцію через банк або платіжного надавача й контролює її виконання. Реєстрація чека сама по собі не перераховує гроші на картку.

Для апаратного РРО пункти 5–7 розділу III Порядку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 547, передбачають реєстрацію повернення одночасно з розрахунком через від’ємну суму. Застосовувати «сторно» для реєстрації такої від’ємної суми заборонено. «Службова видача» не замінює повернення покупцю.

Якщо при поверненні товару виплачують понад 100 грн, пункт 8 розділу III Порядку № 547 зобов’язує касира або матеріально відповідальну особу скласти акт про видачу коштів. У ньому зазначають дані документа, що встановлює особу покупця, відомості про товар, суму виплати, номер, дату й час документа про придбання. Власник зберігає акт три роки. Для виплати рівно 100 грн цей пункт такого обов’язку не встановлює.

У роз’ясненні про повернення коштів через РРО та ПРРО ДПС застосовує вимоги щодо актів і трирічного зберігання також до ПРРО. Для повернення авансу до передачі товару практично доцільно оформити заяву покупця та акт із реквізитами авансових чеків. Це рекомендація для підтвердження виплати: буквальна умова пункту 8 про поріг 100 грн стосується повернення товару або відшкодування послуги.

Що робити, якщо оплата є, а чека немає або суми не збігаються

1. З’ясуйте статус першої спроби. Знайдіть документ в аналітиці ПРРО та перевірте фіскальний номер і відповідь сервера. Після переривання зв’язку не вносьте гроші повторно й не надсилайте операцію знову, доки невідомо, чи її зареєстровано.
2. Звірте чотири суми. Порівняйте вартість документа, попередні внески, поточну оплату та несплачений залишок. Окремо врахуйте вже здійснені повернення.
3. Перевірте режим чека. Установіть, чи не було раніше обрано «На суму оплати та боргу». Якщо вибір залишено користувачу, з’ясуйте, який варіант підтвердив касир.
4. Порівняйте спосіб оплати з фактичним. Перевірте касу або рахунок, продавця, форму та засіб оплати. Для готівки окремо перевірте, чи не закрито фінансовий касовий день: він може блокувати внесення коштів незалежно від зміни ПРРО.
5. Знайдіть причину розбіжності. Перевірте знижки, округлення та кількість. Не змінюйте випадкову товарну суму на копійку лише для прийняття документа.
6. Передайте конкретні дані підтримці. Підготуйте повне повідомлення про помилку, номер рахунка й накладної, суми та способи платежів, обраний режим і наявні фіскальні номери.

Додаткові дії наведено в інструкції з усунення розбіжностей при часткових оплатах. Зареєстровані чеки залишаються у фіскальному обліку після редагування документів у Торгсофт. Тому не видаляйте оплати із зареєстрованими чеками замість оформлення належного повернення або виправлення.

Нормативні акти та офіційні роз’яснення

• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР: стаття 2, пункти 1–2 статті 3 — розрахункові операції, проведення розрахунків і надання документів покупцю.
• Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV: стаття 693 — передоплата та її повернення при порушенні строку передачі товару; статті 694–695 — продаж у кредит і розстрочення платежу.
• Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми № ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)»: пункт 3 розділу I, розділи II–III Положення, форми № ФКЧ-1 і № ФКЧ-2 — реквізити чеків продажу та видачі коштів.
• Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій»: пункти 5–8 розділу III Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), — повернення, від’ємні суми, акти та трирічне зберігання.
• Роз’яснення ДПС «Як проводити розрахунки у разі продажу товарів з частковою оплатою, у тому числі, при оплаті з розстроченням платежу?» — окремий чек на кожний готівковий або картковий внесок, врахування попередньої IBAN-оплати при готівковій доплаті.
• Відповідь ДПС у ЗІР № 40888 «Яким чином відображається у розрахункових документах РРО/ПРРО інформація щодо оплати товарів частинами?» — авансові й остаточні чеки, ПДВ та повернення за всіма пов’язаними чеками продажу.
• Відповідь ДПС у ЗІР № 41513 «Яким чином проводити через РРО та/або ПРРО попередню (авансову) оплату за товар (послугу), реалізацію товару з відстроченням платежу, остаточний розрахунок?» — ідентифікація авансу, остаточний чек при передачі товару, зокрема без доплати, та повернення.
• Відповідь ДПС у ЗІР № 38129 «Яким чином через РРО та/або ПРРО здійснюється видача коштів у разі повернення товару (відмови від послуги, прийняття цінностей під заставу, виплати виграшів у державні лотереї та в інших випадках) або скасування помилково проведеної суми?» — видаткові чеки, акти та їх зберігання.