Допомога по частковому безробіттю для магазину та ФОП: умови, розрахунок і порядок отримання

Магазин може звернутися по допомогу по частковому безробіттю для працівників, якщо тимчасове скорочення господарської діяльності спричинило достатнє зменшення їхнього робочого часу та зарплати. Застрахований ФОП також може отримувати допомогу для себе, якщо скоротилися його робочий час і дохід. Перед зверненням потрібно перевірити відсотки скорочення, сплату єдиного соціального внеску (ЄСВ), відсутність боргів та інших підстав для відмови, а заяву подати протягом 90 календарних днів від початку зупинення або скорочення діяльності.

Самого падіння виторгу або запровадження меншої кількості змін недостатньо для призначення виплат. Центр зайнятості перевірятиме причину скорочення, страхові відомості та документи, які підтверджують втрату робочих годин і доходу. Правила встановлюють стаття 47 Закону «Про зайнятість населення» та Порядок №702.

Хто звертається по допомогу: роботодавець чи ФОП

Допомога підтримує застраховану особу, яка втратила частину зарплати або доходу через тимчасове зупинення чи скорочення діяльності з економічних або технологічних причин, через надзвичайну ситуацію, введення надзвичайного чи воєнного стану або встановлення карантину. Визначення охоплює виробництво продукції, виконання робіт і надання послуг, а Порядок №702 пов’язує його з тимчасовим скороченням господарської діяльності. Для магазину потрібно встановити, як конкретні обставини вплинули на робочий час і заробіток людей.

Працівник не подає індивідуальну заяву замість роботодавця. ФОП може отримувати допомогу для себе лише за умови, що він не отримує її як найманий працівник. Цей розподіл заявників і виплат передбачений пунктом 8 Порядку №702.

Як перевірити пороги скорочення для магазину та ФОП

Для працівників: щонайменше 20% персоналу та скорочення часу і зарплати від 30%

За пунктом 6 Порядку №702 скорочення має охопити не менш як 20% чисельності працівників роботодавця. У цих працівників робочий час і зарплата повинні скоротитися на 30% або більше за місяць. Обидва показники мають відповідати порогу: зменшення лише часу або лише зарплати не виконує цю умову.

Умовний приклад. У роботодавця працюють 10 людей. У двох працівників місячний робочий час зменшився зі 160 до 104 годин, а зарплата — з 9 000 до 5 850 грн. Частка таких працівників становить 2 ÷ 10 × 100% = 20%. Скорочення часу дорівнює (160 − 104) ÷ 160 × 100% = 35%, а зарплати — (9 000 − 5 850) ÷ 9 000 × 100% = 35%. Кількісні критерії виконані, але право на допомогу залежить також від решти умов. Якщо таке скорочення відбулося лише в одного з десяти працівників, частка становить 10% і поріг охоплення не виконаний.

Для ФОП: робочий час і дохід мають скоротитися щонайменше на 30%

Для застрахованого ФОП, який звертається для себе, пункт 6 встановлює скорочення тривалості робочого часу та доходу на 30% або більше за місяць. Поріг охоплення 20% персоналу стосується допомоги працівникам. Якщо підприємець звертається одночасно для себе та найманих працівників, він перевіряє обидві групи умов.

Умовний приклад. Якщо виторг магазину впав на 40%, але підприємець продовжує працювати стільки ж годин, самого показника продажів недостатньо. ФОП має підтвердити скорочення свого робочого часу та доходу. Виторг у звіті про продажі не можна без додаткового обґрунтування переносити до відомостей як показник особистого доходу підприємця.

ЄСВ, борги та інші обставини, які впливають на право

За частиною 4 статті 47 Закону та пунктами 5–6 Порядку №702 ЄСВ має бути сплачений за відповідного працівника або самим ФОП протягом останніх шести місяців, що передують місяцю початку зупинення чи скорочення діяльності. Перевірка стосується кожної особи, на яку заявляють допомогу.

Для законного звільнення від сплати ЄСВ передбачено спеціальне правило. Якщо протягом останніх шести місяців до звернення законодавство надавало відповідному роботодавцю або ФОП право не сплачувати ЄСВ, застосовують попередні 180 календарних днів до такого періоду. Самостійне рішення не платити внесок не створює цього винятку. У такій ситуації можна підготувати підтвердження правової підстави звільнення та розрахунків за період, який підлягає перевірці.

Стаття 47 Закону та пункти 6–7 Порядку №702 передбачають такі обмеження:

• Протягом шести місяців, що передують місяцю початку скорочення, у роботодавця або ФОП не повинно бути заборгованості із зарплати, ЄСВ чи страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування.
• Заборгованість перед державним або місцевим бюджетом понад шість місяців, що передують місяцю початку скорочення, є підставою для відмови.
• Допомогу не надають, якщо скорочення має сезонний характер або виникло виключно з організаційно-виробничих причин. До останніх Порядок відносить, зокрема, перепрофілювання, технічне переоснащення, зміну технології та перехід на іншу сировину для подолання причин зупинення.
• Заявник не може перебувати у процесі припинення юридичної особи чи підприємницької діяльності, бути визнаним банкрутом, мати порушену справу про банкрутство або відкриту ліквідаційну процедуру, перебувати у процесі санації чи визнавати неспроможність своєчасно виконувати зобов’язання перед кредиторами через незадовільний фінансово-господарський стан.
• Роботодавець не може бути фондом загальнообов’язкового державного соціального страхування.
• Допомога не надається працівникам органів державної влади, місцевого самоврядування та створених ними закладів, установ і організацій, які повністю утримуються коштом державного або місцевого бюджету.

Окремого працівника не включають до отримувачів, якщо він працює за сумісництвом, проходить альтернативну невійськову службу або відмовився від працевлаштування чи тимчасового переведення на підходящу роботу в цього роботодавця з повним робочим днем або тижнем.

Як враховувати обмеження державної допомоги під час воєнного стану

За загальними правилами пунктів 7 і 9 Порядку №702 допомога по частковому безробіттю разом з іншою державною підтримкою або допомогою, незалежно від видів і джерел, не може перевищувати суму незначної державної допомоги, визначену Законом «Про державну допомогу суб’єктам господарювання». Пункт 14 передбачає відомості про господарську діяльність і всю незначну державну допомогу за останні три роки, її форму та мету. Пункт 20 регулює подання таких відомостей за попередній місяць; якщо іншої державної допомоги, крім допомоги по частковому безробіттю, не було, ці місячні відомості не подають.

Під час воєнного стану діє виняток пункту 27-1 Порядку №702: зазначені обмеження сукупної суми та вимоги щодо відомостей про господарську діяльність і незначну державну допомогу не застосовуються. Цей виняток не скасовує перевірку ЄСВ, боргів, відсотків скорочення чи інших умов отримання допомоги.

Чому простій, неоплачувана відпустка та призупинення договору потребують окремого обліку

За пунктом 8 Порядку №702 допомога працівнику не виплачується за період отримання оплати простою, перебування у відпустці без збереження зарплати або призупинення трудових відносин. Тому наказ про простій сам по собі не підтверджує право на цю допомогу. У відомостях потрібно відокремлювати години скорочення діяльності, за які заявляють виплату, від періодів, за які вона не передбачена.

Призупинення дії трудового договору має власну підставу: за статтею 13 Закону №2136-IX збройна агресія повинна виключати можливість обох сторін виконувати обов’язки за договором. Зменшення продажів не встановлює цю обставину автоматично.

Якщо скорочення діяльності потребує зміни істотних умов праці або умов оплати, роботодавець має окремо оформити такі зміни. Під час воєнного стану частина 2 статті 3 Закону №2136-IX вимагає повідомляти працівника не пізніше ніж до запровадження нових умов. Заява про допомогу не замінює кадрових документів. Так само звільнення від відповідальності за затримку зарплати через доведені обставини бойових дій не скасовує обов’язку її виплатити — це прямо встановлює стаття 10 цього Закону.

Як підготувати документи, які можна перевірити

Для організації роботи можна використати такий рекомендований порядок підготовки. Це можливий робочий сценарій для магазину; обов’язковий склад заяви й додатків визначає Порядок №702.

1. Зафіксувати початок і причину скорочення. У документах про зміну роботи магазину можна зазначити дату, фактичні економічні чи технологічні обставини або вплив відповідної надзвичайної ситуації чи воєнного стану, а також підрозділи та працівників, яких це стосується.
2. Зіставити чисельність, години та зарплату. Для кожного працівника можна звести нормальну місячну тривалість роботи, фактичні години, години скорочення, зарплату та відсотки зменшення. Окремий підрахунок покаже частку персоналу, яка відповідає критеріям.
3. Відокремити періоди без права на виплату. Табелі, накази та розрахунки мають узгоджуватися щодо оплаченого простою, неоплачуваних відпусток і призупинення договорів.
4. Перевірити страхові та платіжні дані. Можна звірити подану звітність, платіжні документи та стан розрахунків щодо ЄСВ, зарплати й бюджетних платежів. Якщо застосовується законне звільнення від ЄСВ, потрібно правильно визначити період перевірки.
5. Для ФОП підготувати відомості про власну діяльність. Облік часу та доходу має дозволяти перевірити 30-відсоткове скорочення. Для розрахунку суми допомоги окремо потрібні дані про базу нарахування ЄСВ.

Цей набір робочих матеріалів не означає, що кожен документ потрібно обов’язково додавати до початкової заяви. Він допоможе обґрунтувати відомості, якщо центр зайнятості попросить пояснення або проводитиме перевірку.

За пунктом 14 Порядку №702 роботодавець додає до заяви відомості про працівників за додатком 1. ФОП, який звертається для себе, подає відомості за додатком 2. Якщо ФОП заявляє допомогу і для себе, і для працівників, він подає обидві форми. Відомості про господарську діяльність і незначну державну допомогу подають з урахуванням винятку на період воєнного стану.

Сплату ЄСВ та стан бюджетних розрахунків підтверджують через обмін інформацією між службою зайнятості, ДПС і Пенсійним фондом. За відсутності необхідної інформації заявник подає витяг з інформаційної системи ДПС щодо стану розрахунків з бюджетом і цільовими фондами, зокрема щодо ЄСВ. Відомості про застрахованих осіб перевіряють за інформацією Пенсійного фонду. Ці механізми передбачають пункти 15–16-1 Порядку №702.

Куди подати заяву та коли чекати рішення

Строк звернення — 90 календарних днів від дня зупинення або скорочення діяльності. За пунктами 12–13 Порядку №702 заяву подають до центру зайнятості за місцем провадження господарської діяльності. Рішення ухвалює регіональний центр зайнятості.

Заявник може звернутися особисто або подати заяву через Портал Дія за наявності технічної можливості. Порядок не дає підстав вважати будь-яке надсилання електронною поштою рівнозначним поданню через Дію. Для подання через портал потрібні електронний кабінет, ідентифікація та підпис заяви й доданих відомостей керівником, уповноваженою особою або ФОП. Можливе використання кваліфікованого електронного підпису чи передбаченого Порядком удосконаленого підпису, зокрема Дія.Підпис. Для подання через Дію керівник, уповноважена особа роботодавця або ФОП повинні мати дійсний паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, посвідку на постійне проживання або посвідку на тимчасове проживання.

Рекомендований варіант організації звернення — отримати актуальні форми в центрі зайнятості та зберегти підтвердження подання з датою. Це дозволить відстежити 90-денний строк і строки подальшого розгляду.

Повідомлення про залишення без руху повинно містити конкретні недоліки, посилання на порушені вимоги, спосіб і строк виправлення, а також порядок оскарження. Якщо роботодавець усуне недоліки в установлений строк, датою подання залишається первинна дата, а строк розгляду продовжується на період залишення без руху. Повторно залишати без руху заяву через уже усунуті зазначені недоліки не допускається. До рішення роботодавець може подати пояснення, документи та інші докази.

Окремо пункт 17 Порядку №702 передбачає повідомлення роботодавцю або ФОП про неповний пакет чи помилки в межах п’яти робочих днів. Після доповнення або доопрацювання заявник має право повторно звернутися протягом п’яти робочих днів від отримання повідомлення, а рішення за повторно поданими документами ухвалюють протягом п’яти робочих днів. Тому при отриманні повідомлення потрібно визначити, яку процедуру застосував центр і який строк указав для відповіді.

Відмову можна оскаржити в адміністративному порядку відповідно до Закону «Про адміністративну процедуру» та/або до адміністративного суду — це передбачає пункт 19 Порядку №702. Якщо роботодавцю або ФОП відмовили з незалежних від нього причин, пункт 18 дозволяє повторно звернутися за коштами для виплати допомоги працівникам у межах строку зупинення чи скорочення діяльності. Цей пункт прямо не передбачає такого повторного звернення ФОП за допомогою для себе.

Як розрахувати суму допомоги

За пунктом 9 Порядку №702 допомогу визначають за кожен місяць пропорційно робочому часу, який скорочено:

Допомога = СРД ÷ НРЧ × СРЧ.

• СРД для працівника — тарифна ставка або оклад за відповідний місяць; за нетарифної системи оплати — середня зарплата.
• СРД для ФОП — середній розмір місячної бази нарахування ЄСВ за рік, що передує року звернення, за відповідною звітністю. Якщо такої бази немає, використовують середній розмір бази за шість місяців перед датою зупинення чи скорочення діяльності, з яких ФОП сплачував ЄСВ.
• НРЧ — кількість годин нормальної тривалості робочого часу за відповідний місяць.
• СРЧ — кількість годин, на які робочий час скорочено за відповідний місяць.

У розрахунку враховують саме втрачені через скорочення години. Якщо з нормальних 160 годин працівник відпрацював 104, для формули використовують 56 годин скорочення.

Місячна сума на одну особу не може перевищувати 50% мінімальної зарплати, встановленої законом. Отже, після обчислення потрібно порівняти результат із законодавчою межею, застосовною до відповідного місяця. Фіксована сума в гривнях не є постійною межею для всіх періодів.

Умовний розрахунок для працівника

Припустімо, оклад працівника становить 9 000 грн, нормальна тривалість роботи — 160 годин, фактична — 104 години. Скорочення становить 56 годин, або 35%. Розрахунок: 9 000 ÷ 160 × 56 = 3 150 грн. Якщо 50% законодавчо встановленої мінімальної зарплати за відповідний місяць дорівнює або перевищує 3 150 грн, обмеження не зменшить цей результат. Якщо межа нижча, застосовують її. Це умовний розрахунок; він не підтверджує право на призначення допомоги.

Умовний розрахунок для ФОП

Припустімо, середня місячна база нарахування ЄСВ, визначена за належним періодом, становить 12 000 грн. Нормальний час — 160 годин, фактичний — 96, скорочення — 64 години, або 40%. Дохід ФОП також умовно скоротився на 40%. Розрахунок: 12 000 ÷ 160 × 64 = 4 800 грн. До цієї суми також застосовують межу 50% мінімальної зарплати. Для визначення суми допомоги використана база ЄСВ, а для перевірки права окремо потрібне підтвердження скорочення доходу.

Скільки тривають виплати та що подавати щомісяця

За пунктами 10 і 23 Порядку №702 допомога охоплює період зупинення чи скорочення діяльності з першого дня скорочення робочого часу, але не більш як 180 календарних днів сумарно протягом 36 місяців від дня зупинення чи скорочення діяльності. Повторне звернення в межах цього періоду не поновлює використаний ліміт для тієї самої особи. Допомога при повторному зверненні можлива для отримувачів, які ще не використали дозволену тривалість.

1. Щомісяця до 10 числа за попередній місяць роботодавець подає відомості за додатком 3, а ФОП для себе — за додатком 4. Спосіб подання визначається пунктом 13 Порядку. Відомості про іншу державну допомогу подають з урахуванням правил пунктів 20 і 27-1.
2. Регіональний центр зайнятості перераховує кошти протягом трьох робочих днів після надходження відповідного фінансування на його рахунок, на підставі поданих відомостей. Фінансування здійснюється в межах передбачених коштів Фонду та інших дозволених джерел, тому дата рішення сама по собі не визначає дату надходження грошей.
3. Роботодавець виплачує допомогу працівникам не пізніше трьох робочих днів після отримання коштів на свій рахунок, за окремою платіжною відомістю.
4. Не пізніше п’яти календарних днів після виплати роботодавець подає центру копію відомості та підтвердження переказу на рахунок працівника або відомість на виплату готівки.

Пункт 21 Порядку №702 передбачає як безготівкове перерахування, так і виплату за відомістю на виплату готівки. Якщо в місячних відомостях виявлять розбіжності з реєстрами страхувальників або застрахованих осіб, пункт 20 допускає продовження строку перерахування для усунення невідповідностей до п’яти робочих днів від отримання повідомлення центру.

Якщо право на допомогу виникло в осіб, яких немає у відомостях за вже ухваленим рішенням, роботодавець або ФОП додатково подає заяву й відомості про них. Центр перевіряє їхню відповідність умовам та ухвалює окреме рішення. Самого додавання людини до місячної відомості недостатньо.

Коли роботодавець або ФОП має повернути допомогу

Перед звільненням отримувача допомоги роботодавець має перевірити підставу й дату звільнення, оскільки від них залежить обов’язок повернути кошти. Частина 5 статті 47 Закону передбачає повернення допомоги, якщо у визначений нею строк після завершення виплат працівника звільняють за угодою сторін; за його ініціативою через порушення роботодавцем трудового законодавства чи умов колективного або трудового договору, а також через цькування чи невжиття заходів для його припинення, якщо це підтверджено судовим рішенням, що набрало законної сили; за ініціативою роботодавця через зміни в організації виробництва і праці, зокрема ліквідацію, реорганізацію, банкрутство, перепрофілювання або скорочення чисельності чи штату. Ці підстави визначають пункт 1 статті 36, частина 3 статті 38 та пункт 1 частини 1 статті 40 Кодексу законів про працю України. ФОП перед припиненням власної діяльності також має перевірити, чи минув строк, протягом якого припинення діяльності зобов’язує його повернути отриману для себе допомогу.

Закон установлює строк шість місяців від завершення виплати, а якщо допомогу виплачували менше ніж 180 календарних днів — строк, що дорівнює тривалості виплати. Пункт 22 Порядку №702 зазначає 180 календарних днів після завершення виплат або коротший строк, що дорівнює тривалості виплати, та вимагає зберігати гарантії також під час отримання допомоги. Шість календарних місяців не завжди дорівнюють 180 календарним дням, тому після виплати допомоги протягом повних 180 днів роботодавець або ФОП має перевіряти обов’язок повернення за шестимісячним строком, установленим статтею 47 Закону. Роботодавець повертає повну суму допомоги, виплачену звільненій особі. ФОП, який припиняє діяльність у відповідний контрольний період, повертає отриману для себе допомогу.

Умовний приклад. Якщо виплати тривали 60 календарних днів, після їх завершення відповідний контрольний період також становить 60 календарних днів. Звільнення отримувача за угодою сторін у цьому періоді створює підставу для повернення всієї допомоги, виплаченої цій особі.

Повернення також передбачене в таких ситуаціях:

• Роботодавець отримав кошти за період після припинення трудових відносин із працівником.
• ФОП отримав кошти за період після припинення державної реєстрації. Якщо реєстрацію припинено між поданням місячних відомостей і перерахуванням, відповідні кошти йому не перераховують.
• Заявник подав недостовірні документи або відомості, які стали підставою для допомоги.
• Кошти використані не за цільовим призначенням або з порушенням установленого порядку.

Припинення трудових відносин не скасовує виплату за належний період до звільнення, зазначений у поданих місячних відомостях. Аналогічне правило діє для ФОП щодо періоду до припинення реєстрації. Водночас ці виплати не усувають можливого обов’язку повернення через порушення гарантій.

За пунктами 24–27 Порядку №702 заявник відповідає за достовірність відомостей і цільове використання коштів. Центр зайнятості може перевіряти документи, за потреби із залученням Держпраці, та зупиняти перерахування на час перевірки, але не більш як на 30 календарних днів. Перешкоджання перевірці може зупинити перерахування до її проведення, а відмова або перешкоджання протягом 30 календарних днів спричиняє припинення виплат. Остаточну перевірку цільового використання коштів роботодавцем проводять протягом 180 календарних днів після останньої виплати працівникам.

Як використати облік робочого часу в Торгсофт для допомоги по частковому безробіттю

Журнал приходу й виходу в Торгсофт можна використовувати як джерело даних для перевірки фактичної присутності працівників перед підготовкою відомостей на допомогу. За офіційною інструкцією з обліку робочого часу, базова реєстрація на ПК і перегляд текстового журналу доступні всім користувачам. Щоб записи стосувалися конкретного працівника, відповідальна особа має створити його картку, пов’язати її з користувачем програми та вибрати спосіб реєстрації: «За бейджем» або «За використанням програми». За першого способу працівник сканує бейдж, за другого реєстрація відбувається автоматично при вході в програму. Переглянути записи можна в меню «Налаштування» → «Співробітник» на вкладці «Журнал початку / закінчення роботи», де видно, хто, коли й де зареєструвався.

Рекомендуємо перед заповненням щомісячних відомостей доручити відповідальному бухгалтеру звірити ці записи із затвердженим графіком, табелем і кадровими документами. Якщо дані розходяться, бухгалтер має уточнити причину та перевірити документи, щоб правильно визначити години скорочення діяльності. Сам запис про відсутність не пояснює її правової підстави: періоди оплачуваного простою, неоплачуваної відпустки та призупинення трудових відносин бухгалтер визначає за відповідними документами. Якщо магазин хоче використовувати автоматичні графіки й нарахування зарплати, потрібна платна опція «Розрахунок зарплати»; для коректного автоматичного заповнення табеля та розрахунку сум необхідно попередньо налаштувати графік працівника. Державну допомогу бухгалтер обчислює окремо від програми за Порядком №702, використовуючи перевірені години та належні показники оплати.

Офіційні правила та форми для звернення

• Закон України «Про зайнятість населення» №5067-VI, стаття 47 — отримувачі, страхові умови, підстави відмови та повернення допомоги.
• Постанова КМУ №702 і Порядок надання допомоги по частковому безробіттю — пункти 5–9 щодо права й розрахунку, 10–23 щодо строків, заяви та виплат, 24–27-1 щодо відповідальності, перевірок і воєнного винятку; додатки 1–4 для відомостей.
• Закон України №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», статті 3, 10 і 13 — повідомлення про зміну умов праці, обов’язок виплати зарплати та підстави призупинення договору.