Як перевірити постачальника перед першою передоплатою

Перед першою передоплатою перевірте, хто саме продає товар, чи має підписант право укладати договір, кому належить рахунок і чи немає обмежень для операції. Зіставте реєстраційні дані з договором, рахунком та відомостями одержувача платежу. Окремо погодьте склад партії, строк поставки, документи, приймання та порядок повернення авансу.

Відомості з реєстрів допомагають оцінити ризик, але не гарантують поставку. Для першої закупівлі доцільно обмежити суму авансу, замовити пробну партію та прив’язати наступний платіж до погодженого результату. Збережіть датовані результати перевірки й документи фактичного виконання замовлення.

Почніть з реквізитів сторони договору

Попросіть постачальника надати повне найменування юридичної особи та код ЄДРПОУ. Для ФОП потрібні прізвище, ім’я, по батькові за наявності та податковий ідентифікатор. Для особи, яка має право здійснювати платежі за паспортними даними, використовується відповідний ідентифікатор. Назва магазину, сайту чи торговельної марки може відрізнятися від назви продавця.

До погодження платежу отримайте:

• реєстраційні відомості про постачальника;
• проєкт договору та специфікацію або інший документ із погодженим переліком товарів;
• дані підписанта й підставу його повноважень;
• рахунок із найменуванням одержувача та IBAN;
• відомості про податковий статус, якщо він впливає на закупівлю;
• адресу відвантаження, контакти відповідального працівника та перелік документів на партію.

Порівнюйте сторони за ідентифікатором. Однакові або схожі назви можуть належати різним особам. Якщо переговори веде посередник, з’ясуйте, хто буде продавцем, хто підписуватиме документи та хто відповідатиме за поставку.

Що перевірити в ЄДР

Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань містить дані для ідентифікації контрагента. Статті 9–11 Закону № 755-IV визначають склад відомостей, їхній правовий статус і способи отримання.

За статтею 11 Закону № 755-IV відомості ЄДР є відкритими, крім податкових номерів фізичних осіб і паспортних даних. Закон передбачає різні способи доступу, зокрема витяги, а в окремих випадках — плату. Не розраховуйте, що всі потрібні дані завжди доступні без авторизації. За потреби отримайте витяг через доступний офіційний сервіс. Паперовий та електронний витяги мають однакову юридичну силу.

Відомості, внесені до ЄДР, можуть використовуватися у спорі з третьою особою. Проте стаття 10 не дозволяє посилатися на недостовірні дані як на достовірні, якщо особа знала або могла знати про їхню недостовірність. Якщо витяг суперечить документам постачальника, з’ясуйте причину до платежу.

Винятки щодо бенефіціарів і відомостей під час воєнного стану

Вимога подавати відомості про кінцевого бенефіціарного власника та структуру власності має законодавчі винятки. Стаття 9 Закону № 755-IV прямо відсилає до переліку юридичних осіб у частині восьмій статті 5-1 закону про запобігання відмиванню доходів. Також у ЄДР може бути зазначена обґрунтована причина відсутності бенефіціара. Для ФОП перевірка бенефіціара юридичної особи не застосовується.

Тому відсутність прізвища бенефіціара сама по собі не доводить порушення. Попросіть пояснення та визначте, чи відповідає воно правовій формі й статусу контрагента. Окремий виняток статті 10 стосується використання відомостей про бенефіціарів у правовідносинах фінансового моніторингу: загальні правила цієї статті про достовірність ЄДР на них не поширюються.

Розділ VII Закону № 755-IV передбачає спеціальні правила адресних відомостей для визначених ним юридичних осіб оборонного сектору на період воєнного стану та протягом року після його припинення чи скасування. Якщо постачальник належить до цієї категорії, окремо погодьте доступний канал зв’язку, адресу для документів і місце відвантаження. Реєстраційна адреса не підтверджує фактичне розташування товару.

Перевірте повноваження підписанта

За статтями 92 та 207 Цивільного кодексу юридична особа діє через уповноважені органи або осіб. Підстава для підписання договору може міститися в установчих документах, довіреності чи законі. Працівник, який погоджує ціну або надсилає рахунок, не обов’язково має право укладати договір.

• Договір підписує керівник. Зіставте його дані з ЄДР. Перевірте доступні обмеження та положення установчого документа, що стосуються цієї угоди. Якщо потрібне погодження іншого органу, попросіть документ про нього.
• Договір підписує представник. Отримайте документ про повноваження. Перевірте, ким він виданий, які дії дозволяє та чи охоплює відповідну закупівлю. Для довіреності перевірте дату її вчинення: за частиною третьою статті 247 Цивільного кодексу довіреність без цієї дати є нікчемною. Якщо строк зазначено, перевірте, чи він не закінчився; якщо строк не встановлено, довіреність зберігає чинність до припинення її дії.
• Постачальник — ФОП. Перевірте, чи підписує договір сам підприємець або належно уповноважений представник.

Стаття 248 Цивільного кодексу передбачає припинення представництва, зокрема через закінчення строку або скасування довіреності. Наявність її копії не підтверджує, що повноваження збереглися. За сумніву зверніться безпосередньо до особи, яка видала документ.

Стаття 92 встановлює особливе правило щодо обмежень представництва у відносинах із третіми особами. Вони можуть мати значення, якщо юридична особа доведе, що контрагент знав або за всіма обставинами не міг не знати про них. Виявлені обмеження потрібно врахувати під час оформлення угоди.

Перевірте податковий статус і умови щодо ПДВ

Використовуйте офіційні реєстри ДПС. Для закупівлі з ПДВ перевірте реєстрацію постачальника платником ПДВ. Якщо він заявляє спрощену систему оподаткування, звірте відомості реєстру платників єдиного податку. Податковий статус і відповідні дати мають узгоджуватися з документами операції.

Статус платника єдиного податку не підтверджує автоматично статус платника ПДВ. Водночас закупівля у неплатника ПДВ сама по собі не є ознакою ненадійності. У договорі та рахунку чітко визначте, чи включає ціна ПДВ, а бухгалтеру передайте фактичний статус продавця.

Для покупця — платника ПДВ важлива реєстрація податкової накладної в ЄРПН. За пунктом 201.7 Податкового кодексу накладна складається також на аванс. Право нараховувати ПДВ та складати податкові накладні мають особи, зареєстровані платниками ПДВ.

Перед оплатою погодьте правильні реквізити покупця, номенклатуру та порядок взаємодії в разі помилки або зупинення реєстрації накладної. Бухгалтер має контролювати застосовний строк реєстрації та отримати накладну з ЄРПН. Для звичайної товарної закупівлі рахунок і платіжний документ не замінюють зареєстрованої податкової накладної як підстави для податкового кредиту.

Пункт 198.6 Податкового кодексу передбачає також інші належні підтвердження: митні декларації та документи з пункту 201.11. Зокрема, для визначених цим пунктом касових чеків діє обмеження вартості отриманих товарів або послуг — 200 грн за день без ПДВ. Цей виняток не охоплює звичайну значну передоплату за партію товару.

Якщо реєстрацію накладної зупинено, отримайте відповідну квитанцію та погодьте з постачальником подальші дії. Заява зі скаргою за пунктом 201.10 не замінює документ, необхідний для податкового кредиту. Податковий борг постачальника сам по собі не доводить шахрайство й не є автоматичною підставою для позбавлення покупця податкового кредиту. Оцінюйте документи та фактичні обставини конкретної операції.

Оцініть судові справи та банкрутство

На сторінці «Стан розгляду справ» перевірте участь контрагента в судових справах. Через офіційний портал «Судова влада України» перейдіть до Єдиного державного реєстру судових рішень та оголошень про банкрутство.

Оцінюйте зміст справи, роль постачальника та результат розгляду. Компанія може стягувати борги з покупців, оскаржувати рішення державного органу або відповідати за непоставлений товар. Ці ситуації мають різне значення для нової передоплати.

• Зіставте назву та доступні ідентифікаційні дані з вашим постачальником.
• З’ясуйте предмет спору, суму вимог і поточну стадію.
• Відрізняйте позовні твердження від установлених судом обставин.
• Перевірте, чи набрало рішення законної сили та чи є подальші рішення у справі.
• За наявності банкрутства, неплатоспроможності або припинення отримайте правову оцінку можливості укладення й виконання нового договору.

Кількість справ не є готовою оцінкою надійності. Відсутність результатів пошуку також не підтверджує відсутності всіх спорів: доступ до документів може бути обмежений, а відомості про сторони — знеособлені.

Перевірте санкції та конкретні обмеження

Перевірте постачальника в Державному реєстрі санкцій РНБО. Для юридичної особи також оцініть доступні відомості про власників і кінцевий контроль. Збіг назви або прізвища потребує зіставлення ідентифікаторів.

Для знайденого запису визначте особу, вид санкції, строк її застосування та рішення, яким санкцію введено в дію. Закон № 1644-VII передбачає різні заходи: блокування активів, обмеження торговельних операцій, зупинення виконання економічних і фінансових зобов’язань, припинення або зупинення дозволів. Їхні наслідки для закупівлі відрізняються.

Для персональних санкцій рішення РНБО вводиться в дію указом Президента. Для визначених законом секторальних санкцій потрібне також затвердження Верховною Радою. За статтею 5 чинні рішення є обов’язковими до виконання. Якщо виявлено санкцію, яка може охоплювати платіж або поставку, призупиніть погодження авансу до правової оцінки її змісту.

Частина четверта статті 4 встановлює винятки для сплати податків, зборів, ЄСВ та визначених законом дій із погашення відповідної заборгованості. Ці винятки не дають загального дозволу перерахувати комерційний аванс підсанкційному постачальнику.

Підтвердьте товар, контакти та одержувача платежу

Зв’яжіться з постачальником через незалежно підтверджений контакт. З’ясуйте, де знаходиться партія, хто її відвантажує, коли вона буде готова та чи можна оглянути товар або отримати зразок. Для першого замовлення домовтеся про фото конкретної партії, відеозв’язок зі складу чи особистий огляд — залежно від вартості та виду товару.

Зіставте найменування одержувача й ідентифікатор у платіжних реквізитах зі стороною договору. Попросіть документ із банківськими реквізитами постачальника. Коректний формат IBAN сам по собі не підтверджує, кому належить рахунок.

Якщо платіж пропонують перерахувати іншій особі, отримайте документи, які пояснюють правову підставу та наслідки такої оплати. Погодьте це в договорі або іншому належному документі. Зміна рахунку в повідомленні менеджера потребує окремого підтвердження через раніше перевірений канал зв’язку.

Що погодити в договорі до передоплати

Стаття 207 Цивільного кодексу дозволяє зафіксувати зміст правочину в одному або кількох документах, зокрема електронних. Для першої закупівлі з авансом доцільно оформити підписаний договір і специфікацію, щоб усі умови були доступні обом сторонам.

• Товар: назва, артикул, кількість, одиниці виміру, комплектація та погоджені характеристики.
• Ціна: вартість одиниці й партії, ПДВ або його відсутність, витрати на доставку.
• Оплата: сума авансу, строк платежу, підтвердження його отримання та умова сплати залишку.
• Поставка: конкретний строк, адреса, спосіб доставки, сторона, яка організовує перевезення, і погоджений момент переходу ризику пошкодження або втрати.
• Документи: документи передачі товару, транспортні документи за потреби, податкова накладна для відповідної операції та належні документи на товар.
• Приймання: порядок перевірки кількості, якості й комплектності, строки повідомлення про розбіжності та спосіб їх фіксації.
• Розбіжності: порядок заміни, допоставки, повернення товару, оплати зворотної доставки та повернення коштів.
• Непоставка: порядок повідомлення, погоджений строк повернення авансу та відповідальність сторін.
• Надзвичайні обставини: порядок повідомлення, підтвердження впливу на виконання, зміни строків і врегулювання тривалої неможливості поставки.

Для товарів, щодо яких потрібні спеціальні дозволи або документи, перевірте їх застосовність до конкретного виду діяльності, товару та місця провадження. Уточніть чинність і можливе зупинення чи припинення дозволу. Перелік документів залежить від асортименту; його варто погодити до закупівлі.

Воєнний стан, перебої з електропостачанням або проблеми з перевезенням можуть вплинути на поставку. Передбачте, як постачальник повідомлятиме про конкретну перешкоду та які документи надаватиме. Не погоджуйте безумовне звільнення від усіх обов’язків лише через згадку про війну або форс-мажор.

Приклад оплати частинами

Умовний приклад: магазин замовляє 10 одиниць товару по 1 000 грн. Загальна погоджена вартість — 10 000 грн. Аванс 30% становить 3 000 грн, залишок — 7 000 грн. У договорі можна погодити сплату залишку після приймання всієї партії та отримання визначених документів. Якщо постачальник погоджується на іншу послідовність, точно опишіть результат, після якого виникає обов’язок платити.

Оформіть приймання та збережіть документи

Рахунок визначає суму до оплати, а платіжний документ підтверджує переказ. Для підтвердження отримання товару оформіть відповідний документ передачі та збережіть докази фактичного приймання. За розбіжностей складіть документ із переліком недостачі, пошкоджень або невідповідностей, додайте фото й надішліть повідомлення способом, погодженим у договорі.

Пункт 44.1 Податкового кодексу вимагає підтверджувати показники податкового обліку належними документами. Результати перевірки контрагента доповнюють матеріали закупівлі, але не замінюють первинні документи операції.

Створіть окрему папку постачальника та зберігайте в ній:

• витяг або інші отримані відомості ЄДР із датою запиту;
• результати перевірки податкових реєстрів і санкцій;
• судові документи, які вплинули на рішення про закупівлю;
• документи про повноваження підписанта;
• договір, специфікацію, рахунок і підтверджені реквізити;
• листування щодо умов замовлення та зміни реквізитів;
• платіжні, первинні й транспортні документи;
• податкову накладну та підтвердження її реєстрації, якщо вони потрібні;
• документи приймання, претензії та відповіді постачальника.

Для документів та інформації, охоплених пунктом 44.3 Податкового кодексу, застосовуються різні мінімальні строки зберігання. Для визначених цим пунктом первинних та інших податкових документів юридичних осіб, зокрема юридичних осіб на спрощеній системі, — 1 825 днів. Для інших документів, на які не поширюються довші строки, — 1 095 днів. Для окремих категорій податкового контролю передбачено 2 555 днів.

Строк обчислюється за правилами пункту 44.3, переважно від подання звітності, для якої використано документи, або від граничного строку її подання. Він може продовжуватися у визначених законом випадках. Документи, пов’язані з перевіркою чи спором, зберігайте до завершення відповідних процедур і не менше встановленого мінімуму. Не видаляйте матеріали лише через завершення поставки.

Робочий порядок першої закупівлі

1. Закупівельник збирає реквізити, умови поставки, інформацію про партію та проєкти документів.
2. Власник або уповноважений працівник перевіряє ЄДР, повноваження, санкції та суттєві судові справи.
3. Бухгалтер звіряє податковий статус, ціну, ПДВ і документи для обліку.
4. Відповідальний за договір погоджує строки, приймання, оплату частинами та повернення авансу.
5. Працівник, який готує платіж, повторно звіряє сторону договору, одержувача, IBAN, суму й призначення платежу.
6. Працівник, який приймає товар, перевіряє партію, оформлює отримання та фіксує розбіжності.
7. Бухгалтер і закупівельник перевіряють завершення поставки, повноту документів та підставу для остаточного розрахунку.

Призупиніть оплату, якщо не збігаються ідентифікатори, не підтверджені повноваження, незрозумілий одержувач коштів або можливе застосування заборони до операції. За пояснюваних ризиків погодьте меншу пробну партію чи інший порядок оплати. Перед новим значним авансом, зміною підписанта або рахунку повторіть відповідні перевірки.

Офіційні джерела

• Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» № 755-IV: стаття 9, зокрема частина друга, пункти 9, 9-1, 13, 26, 28, 45, 46, та частина четверта; статті 10, 11; розділ VII.
• Цивільний кодекс України № 435-IV: статті 92, 207, 237, 244, 247, 248 — представництво, повноваження, дата і строк довіреності та письмова форма правочину.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: пункти 44.1, 44.3, 44.4; пункти 198.2, 198.6; пункти 201.1, 201.7–201.12, 201.16 — документи, податковий кредит і податкові накладні.
• Закон України «Про санкції» № 1644-VII: стаття 4, зокрема частини перша та четверта; стаття 5, зокрема частини друга, третя, п’ята–сьома — види санкцій, винятки, чинність, строки, зміна та скасування.
• Державна податкова служба України: офіційні реєстри — перевірка податкових статусів контрагента.
• Судова влада України: «Стан розгляду справ» — пошук відомостей про судові справи.
• Офіційний портал «Судова влада України» — доступ до Єдиного державного реєстру судових рішень та оголошень про банкрутство.