Оплата за посиланням без сайту: як приймати платежі та оформлювати продажі

Щоб приймати оплату за посиланням без власного сайту, спочатку оберіть банк або іншого надавача платіжних послуг, який підтримує такий спосіб продажу. До укладення договору з’ясуйте комісію, строки зарахування, порядок повернення коштів і спосіб підтвердження успішного платежу. Для отримання оплат використовуйте рахунок свого бізнесу.

За українським законодавством потреба у фіскальному чеку залежить від способу розрахунку та законних винятків. Карткова оплата через інтернет-еквайринг — приймання карткових платежів через інтернет — зазвичай потребує оформлення фіскального чека. Для звичайного переказу з рахунку на рахунок за реквізитами діють інші правила. Посилання чи QR-код самі собою не визначають спосіб розрахунку. Перед видачею товару продавець має зіставити замовлення з підтвердженою оплатою, оформити належні документи та передати покупцеві чек, якщо він обов’язковий.

Яке посилання на оплату потрібне магазину

Платіжне посилання відкриває сторінку або застосунок, через які покупець може оплатити замовлення. Його можна надіслати в месенджері чи електронною поштою. Власний сайт для цього не обов’язковий, якщо обраний сервіс підтримує створення посилань для дистанційних продажів.

Еквайринг — це платіжна послуга з приймання платіжних інструментів, зокрема карток, для переказу коштів продавцю. Продавець приймає такі платежі за договором із надавачем послуги відповідно до статті 1 Закону України «Про платіжні послуги».

Попросіть надавача пояснити, як кошти переходять від покупця до продавця. Наявність IBAN у реквізитах продавця ще не означає, що покупець здійснює звичайний банківський переказ: на цей рахунок можуть надходити й виплати за картковим еквайрингом.

Під час вибору сервісу врахуйте призначення PayLink від Checkbox: ця програма з’єднує фізичний банківський термінал із порталом Checkbox і передає дані оплати в чек. Для приймання інтернет-платежів за посиланнями оберіть послугу банку або платіжного надавача, яка прямо підтримує цей спосіб оплати.

Що погодити з банком або платіжним сервісом

Власник магазину має укласти договір від імені фізичної особи — підприємця (ФОП) або юридичної особи, яка продає товар. Для підключення підготуйте її реквізити та рахунок для підприємницької діяльності. Особисту картку власника не використовуйте як рахунок магазину.

Якщо підключаєте приймання карток платіжних систем, погодьте з еквайром підтримку щонайменше трьох платіжних систем. Одна з них має бути багатоемітентною платіжною системою, створеною резидентом України, тобто системою, у якій картки випускають кілька установ. Цю вимогу встановлює частина 28 статті 38 Закону «Про платіжні послуги». Перевірте, що підключений спосіб оплати забезпечує приймання відповідних карток.

До підписання договору з’ясуйте такі умови:

• Хто надає послугу та має право її надавати. Зіставте юридичну назву в договорі з установою, яка фактично приймає платежі. Якщо підключаєте еквайринг, перевірте наявність у еквайра ліцензії на цю послугу. Для небанківського надавача також перевірте відомості в Реєстрі платіжної інфраструктури Національного банку України. Якщо сервіс забезпечує лише технічну частину, уточніть, хто є еквайром.
• Які продажі дозволені. Погодьте свій асортимент, дистанційний спосіб замовлення та перелік документів, які надавач вимагатиме для підключення.
• Скільки коштує обслуговування. З’ясуйте комісію з операції, можливі регулярні платежі, витрати на повернення та порядок зміни тарифів. Збережіть договір і чинні комерційні умови.
• Коли надходитимуть кошти. Уточніть графік зарахування, правила роботи у вихідні та підстави можливого затримання виплати. Сповіщення про успішну оплату і надходження грошей на рахунок можуть відбутися в різний час.
• Як підтверджувати платежі. Переконайтеся, що можете отримати номер операції, дату, суму, статус, комісію та дані для зіставлення із замовленням.
• Як повертати кошти та опрацьовувати оскарження платежів. Погодьте, хто з працівників може повертати кошти, які документи потрібні та як відстежувати завершення повернення.

Комісію за приймання оплати враховуйте у витратах бізнесу. Частина 29 статті 38 Закону «Про платіжні послуги» забороняє торговцю встановлювати додаткову плату за оплату електронним платіжним засобом, платіжним застосунком або платіжним пристроєм та різні ціни на той самий товар залежно від готівкової чи безготівкової форми розрахунку. Продавець також не має обмежувати вибір покупцем електронного платіжного засобу тих платіжних систем, приймання яких він зобов’язаний забезпечити. За частиною 36 цієї статті розрахунки між еквайром і торговцем за операціями на території України, зокрема в інтернеті, здійснюються виключно у гривні в порядку, встановленому договором. Під час погодження виплат перевірте валюту зарахування та відповідні умови договору.

Що повідомити покупцеві до оплати

Менеджер спочатку погоджує замовлення, а потім надсилає платіжне посилання. У повідомленні зазначте номер замовлення, товар, його характеристики й кількість, загальну ціну, спосіб оплати, вартість та умови доставки. Окремо зазначте строк, протягом якого діє пропозиція, і порядок дій після його завершення.

За статтею 7 Закону України «Про електронну комерцію» продавець має забезпечити покупцеві прямий, простий і постійний доступ до відомостей про себе. Надайте такі дані:

• Для юридичної особи: повне найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код.
• Для ФОП: прізвище, ім’я, по батькові, місце реєстрації, місце фактичного проживання та реєстраційний номер облікової картки платника податків. Якщо ФОП через релігійні переконання офіційно відмовився від цього номера, повідомив податковий орган і має відповідну відмітку в паспорті, зазначте серію та номер паспорта.
• Для зв’язку: електронну пошту продавця.
• Якщо діяльність підлягає ліцензуванню: серію, номер, строк дії та дату видачі ліцензії.

Також поясніть покупцеві, чи включені податки у ціну та скільки коштує доставка.

Якщо оформлюєте електронний договір, включіть у пропозицію всі істотні умови відповідного договору та поясніть, якою дією покупець її приймає. Коли такою дією є оплата, усі умови мають бути доступні до платежу.

Продавець складає пропозицію, текст електронного договору та електронні повідомлення українською мовою. За бажанням покупця й за згодою сторін електронний договір можна укласти іншою мовою.

Якщо покупець сплатив кошти, але не виконав інших умов пропозиції або не надав усіх визначених нею відомостей, така оплата не означає прийняття пропозиції та підлягає поверненню. Менеджер перевіряє виконання умов замовлення, а відповідальний за повернення працівник організовує повернення такого платежу.

За статтями 11 і 13 цього Закону продавець оперативно підтверджує отримання електронного замовлення, визначає способи, строки й порядок розрахунків у договорі та забезпечує документальне підтвердження укладеної угоди й отримання коштів.

Менеджер передає покупцеві документальне підтвердження електронного правочину — укладеної електронної угоди — у момент його вчинення або виконання продавцем обов’язку передати товар. У підтвердженні зазначте:

• найменування й місцезнаходження продавця;
• умови та порядок обміну або повернення товару;
• порядок подання претензії;
• застосовні гарантійні зобов’язання та інформацію про обслуговування й ремонт;
• порядок розірвання договору, якщо строк його дії не визначений.

Забезпечте покупцеві отримання документа, що підтверджує надходження оплати та містить дату розрахунку. Його може надати продавець або інша особа, яка отримала платіж, зокрема надавач платіжних послуг.

У пропозиції або електронному договорі зазначте можливість отримати його у формі, що унеможливлює зміну змісту, та поясніть покупцеві порядок отримання. Менеджер має надати покупцеві документ саме в такій формі. Збирайте лише ті дані покупця, без яких неможливо укласти й виконати договір.

Коли потрібен фіскальний чек

Реєстратор розрахункових операцій (РРО) — касовий пристрій або комплекс для реєстрації розрахунків. Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) виконує ці функції програмно через фіскальний сервер податкового органу. За статтями 2 і 3 Закону № 265/95-ВР карткові розрахунки за товари та послуги підпадають під правила застосування РРО або ПРРО, якщо для конкретної операції чи продавця немає законного винятку.

• Карткова оплата товару через еквайринг. Організуйте оформлення фіскального чека на повну суму покупки, якщо не застосовується конкретне звільнення. Комісія еквайра не зменшує суму покупки у чеку.
• Звичайний переказ із рахунку на рахунок за IBAN. Коли покупець здійснює саме такий переказ без приймання продавцем картки через еквайринг, він не є картковою розрахунковою операцією продавця за визначенням статті 2. Збережіть рахунок на оплату, банківське підтвердження надходження та документи продажу.
• Оплата послуг. Пункт 14 статті 9 передбачає незастосування РРО, ПРРО та розрахункових книжок, якщо розрахунки за послуги проводяться виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів. Перед застосуванням цього винятку передайте бухгалтеру перелік послуг і всіх способів приймання оплат. Бухгалтер має визначити, чи кожен спосіб відповідає умовам винятку.

Виняток для послуг не поширюється автоматично на інтернет-продаж товарів. Сам факт дистанційної оплати або використання QR-коду не звільняє магазин від оформлення фіскальних чеків.

Інші звільнення визначає стаття 9 Закону № 265/95-ВР, зокрема вона відсилає до правил Податкового кодексу України для окремих ФОП — платників єдиного податку. Стаття 10 передбачає окремий порядок розрахунків із розрахунковими книжками та книгами обліку розрахункових операцій для визначених урядом форм і умов діяльності. Це документи для оформлення та обліку розрахунків за відповідним порядком. Застосовуйте його лише після встановлення конкретної підстави й виконання всіх її умов.

Якщо чек обов’язковий, касир формує його під час розрахункової операції та забезпечує надання покупцеві належного розрахункового документа, зокрема при отриманні товару. Для дистанційного продажу заздалегідь погодьте спосіб передавання чека: паперовий документ із товаром або електронний документ на наданий покупцем номер телефону чи адресу електронної пошти. Ці способи передбачає пункт 2 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Відповідальний працівник перевіряє, що паперовий чек додали до замовлення або електронний чек надіслали за погодженими контактними даними. Квитанція платіжного сервісу підтверджує платіж, але не замінює обов’язкового фіскального чека.

Власник має заздалегідь призначити працівника, який відстежуватиме дистанційні оплати та оформлюватиме чеки.

Як прийняти оплату за посиланням: порядок для продавця

1. Створіть замовлення. Менеджер записує його номер, покупця, товари, кількість, суму й умови доставки. Перевіряє наявність товару та погоджує строк оплати.
2. Сформуйте посилання у сервісі, підключеному за договором. Працівник, який створює посилання, перевіряє продавця — отримувача коштів і суму. Якщо сервіс дозволяє додати номер замовлення, зазначає його. В іншому разі зберігає відповідність між замовленням і посиланням у своєму обліку.
3. Надішліть покупцеві умови й посилання. Менеджер просить покупця звірити продавця та суму на платіжній сторінці. Реквізити картки й коди підтвердження покупець вводить у платіжному середовищі, без передавання продавцю в листуванні.
4. Підтвердьте результат у власному кабінеті сервісу. Відповідальний працівник зіставляє номер операції, замовлення, суму та остаточний статус оплати. Знімок екрана покупця не є достатньою підставою позначити замовлення оплаченим.
5. Оформіть чек і передачу товару. Касир формує фіскальний чек, якщо він потрібний, а працівник, який комплектує замовлення, звіряє товари та їх кількість із замовленням. Покупцеві передають належні документи та інформацію про доставку.
6. Звірте виплату. Бухгалтер або власник зіставляє звіт сервісу з банківською випискою, окремо відображає комісію та перевіряє, чи немає невиплачених сум, подвійних оплат або повернень.

Наприклад, PrivatPayBot доступний бізнесу з чинним договором на приймання платежів. Щоб надіслати посилання через цей сервіс, продавець:

1. Обирає «Посилання на оплату».
2. Вводить суму.
3. Копіює посилання та надсилає його клієнту.

Бот повідомляє про успішність операції. За приймання платежів стягується комісія, яка залежить від договору й каналу оплати. Зарахування на рахунок відбувається за процедурами банку. Перед підключенням перегляньте умови й комісії на офіційній сторінці PrivatPayBot.

Як діяти, якщо статус платежу незрозумілий

Якщо покупець повідомляє про списання, але у вашому кабінеті немає підтвердження успішної оплати, призупиніть видачу замовлення та зверніться до підтримки надавача з номером операції. Перш ніж просити покупця платити повторно, з’ясуйте статус першого платежу, щоб уникнути подвійної оплати.

Якщо покупець не оплатив замовлення на умовах пропозиції протягом строку для відповіді, пропозиція вважається неприйнятою за частиною 4 статті 13 Закону «Про електронну комерцію». Менеджер перевіряє статус платежу, повторно погоджує наявність товару, ціну й доставку та створює нове посилання для нового або повторно погодженого замовлення.

Якщо закінчився технічний строк дії самого посилання, менеджер також перевіряє відсутність успішної оплати перед створенням нового.

Строк пропозиції в повідомленні покупцеві сам собою не вимикає платіжну сторінку: можливість її закриття та повторного використання залежить від сервісу.

Як звіряти суму продажу, комісію та надходження

Бухгалтер або власник має окремо обліковувати суму, сплачену покупцем, комісію надавача та фактичне зарахування. Якщо сервіс перераховує гроші загальною виплатою за кілька покупок, використовуйте його деталізований звіт, щоб розподілити надходження між замовленнями.

Умовний приклад. Покупець сплатив 1 500 грн. Припустімо, за договором сервіс утримує 2%: 1 500 × 2% = 30 грн. На рахунок надходить 1 470 грн. Замовлення оплачене на 1 500 грн, комісія становить 30 грн, а банківське надходження — 1 470 грн. Якщо потрібен фіскальний чек, його сума становить 1 500 грн.

Для ФОП — платників єдиного податку першої — третьої груп правила визначення доходу встановлює стаття 292 Податкового кодексу України. Передайте бухгалтеру договір, звіт із повною сумою оплат, комісіями й виплатами та банківську виписку. За цими документами бухгалтер має визначити суму доходу та дату його отримання з урахуванням фактичної схеми розрахунків.

Як повернути оплату та зберегти підтвердження

Відповідальний працівник знаходить первинне замовлення й платіж, фіксує підставу та суму повернення. Далі виконує повернення за процедурою банку або платіжного надавача, зберігає номер операції та відстежує її завершення. Якщо повернення потребує фіскального оформлення, касир створює відповідний розрахунковий документ.

В обліку пов’яжіть повернення з первинним продажем і документами покупця. Для платника єдиного податку підпункт 5 пункту 292.11 Податкового кодексу України передбачає невключення до доходу відповідних сум, повернених унаслідок повернення товару, розірвання договору або за листом-заявою про повернення коштів. Збережіть підтвердження підстави та фактичного перерахування.

Повідомте покупцеві про оформлене повернення й строк, передбачений процедурою надавача. Відповідальний працівник має окремо проконтролювати скасування замовлення в обліку та завершення банківського повернення коштів.

Як обліковувати оплати й банківські надходження у Торгсофт

Створіть рахунок і відобразіть оплату

Для обліку замовлення менеджер може створити рахунок у Торгсофт — документ із товарами та сумою до оплати. Режим виписки рахунків доступний у ліцензіях Ультра й Термінал. Перед придбанням перегляньте можливості та чинні комерційні умови в порівнянні ліцензій.

1. Заповніть рахунок. Менеджер зазначає покупця, товари й підприємство-продавця.
2. Оберіть центр обліку. Це магазин або склад у Торгсофт. Зазначте той, з якого відвантажуватимете товар.
3. Внесіть підтверджену оплату. У меню «Документ» — «Торгівля з випискою рахунка» відповідальний працівник обирає рахунок і натискає «Внести передплату». У вікні оплати обирає безготівкову форму, підприємство та його розрахунковий рахунок, звіряє суму й дату з підтвердженням платежу та натискає «Внести оплату». Якщо застосовується комісія еквайра, перед збереженням перевіряє налаштування її врахування, щоб оплата покупця й банківське надходження були відображені правильно.
4. Оформіть відвантаження. Менеджер створює за рахунком видаткову накладну — документ, за яким програма списує товар зі складу.
5. Перевірте результат. Менеджер звіряє залишок боргу, товари та їх кількість у накладній із фактичною передачею покупцеві.

Підключіть банківські виписки, якщо потрібне перенесення надходжень в облік

Платна опція «Банківські виписки» працює з рахунками Приват24, monobank та УКРСИББАНКУ. Вона дає змогу передавати надходження в облік і пов’язувати їх із рахунками покупців. Опція оплачується щорічно: для окремих установок її купують на кожне робоче місце, для локальної мережі — одну на мережу, для термінальної ліцензії — одну на сервер. Перед придбанням перегляньте чинні умови додаткових опцій.

1. Налаштуйте доступ. Після активації опції відповідальний працівник відкриває «Налаштування» — «Налаштування виписок по банківських рахунках», підключає потрібний рахунок за процедурою свого банку та надає працівникам відповідні права доступу.
2. Перевірте налаштування еквайрингу. Працівник відкриває «Налаштування» — «Параметри» — «Додаткові функції» — «Виписки з банківських рахунків» і перевіряє параметр «Враховувати еквайринг під час створення оплати». Разом із налаштуваннями відповідного розрахункового рахунку він визначає створення фінансового документа еквайрингу — документа для обліку цієї операції у програмі.
3. Отримайте виписки. У меню «Оплата» — «Виписки з банківських рахунків» працівник зазначає потрібний період і натискає «Отримати виписки». Для УКРСИББАНКУ за запитом програми натискає «Авторизуватися», входить у UKRSIB business, повертається до Торгсофт і натискає «Отримати токен». Токен — це дані доступу, які дозволяють програмі отримувати виписки протягом доби; після завершення цього строку авторизацію потрібно повторити. Працівник перевіряє, що операції за обраний період з’явилися у списку.
4. Зіставте надходження із замовленням. Працівник звіряє суму та опис платежу з рахунком покупця. Якщо банк зарахував суму за вирахуванням комісії, додатково звіряє повну оплату у звіті сервісу та налаштування еквайрингу в Торгсофт. До прив’язування перевіряє, що комісія не залишить помилкового боргу покупця. Загальну виплату за кілька замовлень спочатку розбирає за деталізованим звітом надавача; таку виплату не слід цілком прив’язувати до одного рахунка. Якщо порядок її розподілу в програмі ще не налаштований, відповідальний працівник погоджує його з технічною підтримкою до передавання операції в облік.
5. Виключіть повторне внесення. Якщо оплату вже внесли вручну, працівник застосовує до відповідної операції виписки дію «Позначити як передану» та не передає її повторно.
6. Передайте нове надходження в облік. Для ще не внесеної оплати працівник обирає надходження та виконує дію передавання фінансової операції. Відкривається «Невизначена оплата» — запис про отримані кошти, ще не пов’язаний із рахунком покупця. Працівник перевіряє дані та зберігає запис.
7. Пов’яжіть оплату з рахунком. У меню «Документ» — «Торгівля з випискою рахунка» на вкладці «Оплати клієнтів» — «Невизначені оплати» працівник обирає потрібний запис, натискає «Пов’язати з рахунком», обирає відповідний рахунок і натискає «Вибрати».
8. Перевірте результат. Працівник перевіряє повідомлення про прив’язування та звіряє відображені оплату замовлення, комісію й залишок боргу з рахунком і звітом надавача.

Налаштуйте формування фіскальних чеків

Для формування фіскальних чеків можна окремо підключити платну опцію «Програмний РРО». Її оплачують щорічно для кожного робочого місця, де формують фіскальні чеки. Опція працює з ліцензіями Старт, Ультра й Термінал. Перед придбанням перегляньте чинні комерційні умови додаткових опцій.

1. Активуйте опцію та підготуйте касу до роботи. Відповідальний працівник активує «Підключення програмного РРО» в меню «Налаштування». У меню «Налаштування» — «Підприємство» на вкладці «КЕП (ЕЦП)» додає кваліфікований електронний підпис — електронний підпис установленого законом рівня захисту. На вкладці «Реєстрація програмного РРО» подає заяви на господарську одиницю — торгову точку або інший об’єкт, до якого прив’язують касу, — сам ПРРО та касирів. До першого розрахунку перевіряє завершення їх реєстрації в податковому органі.
2. Налаштуйте роботу каси. Відповідальний працівник налаштовує касирів, податки та реквізити чеків. Касир щодня створює фіскальний звітний чек із підсумками розрахунків, якщо протягом дня проводили розрахункові операції. Якщо сам ПРРО несправний, проведення розрахункових операцій через нього припиняють до усунення несправності. Протягом дня її виявлення відповідальний працівник електронно повідомляє податковий орган і виробника ПРРО за встановленою формою. Офлайн-режим застосовують за відсутності зв’язку із фіскальним сервером; він не замінює усунення несправності програми.

3. Перевіряйте оформлені чеки. Під час роботи онлайн касир перевіряє реєстрацію чека на фіскальному сервері та забезпечує його надання покупцеві. Для роботи без зв’язку із сервером заздалегідь налаштуйте офлайн-режим і отримайте діапазон резервних фіскальних номерів; без нього проводити такі операції заборонено. Описані умови опції Торгсофт передбачають до 36 годин однієї офлайн-сесії та до 168 годин загалом за календарний місяць. Пункт 13 розділу II Закону № 265/95-ВР дозволяє перевищувати законодавчі часові межі на період воєнного чи надзвичайного стану або обставин непереборної сили, однак можливість продовжити роботу в конкретній конфігурації програми потрібно погодити з технічною підтримкою.

   В офлайн-чеку має бути позначка про цей режим. Після відновлення зв’язку відповідальний працівник протягом години контролює передавання чеків і повідомлення податкового органу про початок та завершення офлайн-роботи. Чеки передають до денного фіскального звіту й зберігають до отримання підтвердження доставки.

Які норми застосувати до вашого способу оплати

Перш ніж приймати платежі, визначте вимоги до своєї операції та продавця:

• З’ясуйте, чи потрібен фіскальний чек і коли його надати. У Законі України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР стаття 2 визначає розрахункові операції та документи, пункти 1–2 статті 3 — проведення розрахунку й надання чека, стаття 9, зокрема пункт 14, — звільнення, а стаття 10 — окремий порядок із розрахунковими книжками. Пункт 9 статті 3 встановлює обов’язок щоденно створювати фіскальний звітний чек, якщо проводили розрахункові операції. Стаття 5 і пункт 16 статті 3 визначають дії при несправності ПРРО, умови роботи без зв’язку із сервером та передавання документів після його відновлення. Пункт 13 розділу II передбачає спеціальні правила щодо тривалості офлайн-режиму.
• Погодьте з надавачем приймання карток і врахуйте обмеження щодо ціни. У Законі України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-IX стаття 1 визначає надавачів, еквайринг, торговця та Реєстр платіжної інфраструктури. Частина 28 статті 38 встановлює вимогу приймати електронні платіжні засоби щонайменше трьох платіжних систем, якщо торговець приймає такі засоби платіжних систем. Частина 29 статті 38 забороняє обмежувати вибір платіжного засобу, встановлювати додаткову плату та різні ціни залежно від форми розрахунку. Частина 36 цієї статті встановлює гривневі розрахунки між еквайром і торговцем за платіжними операціями на території України, зокрема в інтернеті.
• Підготуйте відомості для покупця й підтвердження замовлення. У Законі України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII стаття 7 встановлює вимоги до відомостей про продавця й захисту платіжної інформації, стаття 11 — до електронного договору й підтвердження правочину, стаття 13 — до порядку розрахунків і підтвердження отримання коштів.
• Визначте суму й дату доходу та оформте повернення. Для платників єдиного податку застосовуйте пункти 292.1 і 292.6 та підпункт 5 пункту 292.11 Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Почніть із запиту до обраного банку або платіжного сервісу: попросіть умови приймання оплат за посиланням і пояснення, як саме покупець переказуватиме кошти. До першого продажу визначте, чи потрібен фіскальний чек, і призначте працівника, який підтверджуватиме оплату, пов’язуватиме її із замовленням та передаватиме покупцеві належні документи.