Призначення платежу для ФОП, ТОВ і фізичних осіб: як заповнювати без податкових та банківських ризиків

Призначення платежу має точно відповідати реальній операції та документам, на підставі яких перераховуються кошти. Сам текст у платіжній інструкції не перетворює оплату товару на подарунок, позику — на фінансову допомогу, а підприємницький дохід — на власні кошти. Податкові наслідки визначаються фактичним змістом операції, статусом її учасників, договорами, первинними документами та правилами оподаткування.

Для підприємця безпечна схема виглядає так: спочатку визначити юридичну підставу платежу, оформити договір, рахунок, накладну, акт або інший належний документ, після чого зазначити в платежі вид операції, реквізити документа, період та інформацію про ПДВ. Під час продажу товарів чи послуг окремо потрібно перевірити, чи є оплата розрахунковою операцією, для якої необхідний РРО або ПРРО.

Що закон вимагає зазначати у призначенні платежу

Платник повинен заповнити реквізит «Призначення платежу» так, щоб отримувач одержав повну інформацію про платіж і документи, на підставі яких він здійснюється. Повноту інформації визначає платник з урахуванням законодавства.

Банк під час приймання платіжної інструкції перевіряє цей реквізит лише за зовнішніми ознаками. Це означає, що банк не підтверджує правильність податкової кваліфікації операції та не встановлює, чи дійсно переказ є подарунком, позикою, виручкою або оплатою товару.

Для більшості господарських платежів доцільно вказувати:

• вид операції: оплата, аванс, повернення, орендна плата, позика, фінансова допомога;

• предмет платежу: товар, конкретна послуга, оренда приміщення, повернення коштів;

• номер і дату договору, рахунку, накладної, акта або заяви;

• період, за який проводиться оплата;

• інформацію про ПДВ, якщо вона відповідає податковому статусу операції;

• за потреби — номер замовлення, клієнта, особового рахунку або інший ідентифікатор.

Універсальна структура може бути такою:

«[Вид платежу] за [товар, послугу або іншу операцію] згідно з [назва документа] №___ від ___. [Інформація про ПДВ]».

Чого не визначає призначення платежу

Фрази «Не є доходом», «Особисті кошти», «Подарунок», «Без ПДВ» або «Поворотна допомога» самі по собі не створюють податкового звільнення.

Податковий облік має ґрунтуватися на первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, фінансовій звітності та інших документах, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків. Формувати податкову звітність на підставі непідтверджених даних заборонено.

Отже, напис у платежі повинен підтверджувати вже оформлену операцію, а не замінювати її документальне оформлення.

Рекомендовані призначення платежів для бізнесу

Формулювання «Оплата», «Переказ коштів», «За роботу», «Особистий переказ» не заборонені як окремі слова, але зазвичай не дозволяють однозначно пов’язати кошти з договором, рахунком або іншою операцією.

Внесення власних коштів на рахунок ФОП

Готівкова виручка, яка вже врахована в доході

Якщо ФОП — платник єдиного податку вносить на підприємницький рахунок готівкову виручку, вже відображену в обліку доходів, ДПС рекомендує зазначати:

«Внесення готівкової виручки за період з 01.08.2026 до 05.08.2026».

Сума внесення не повинна перевищувати суму виручки, відображену в обліку за відповідний період. За таких умов повторне включення тієї самої виручки до доходу не проводиться.

Для підтвердження необхідно зберігати:

• облік доходів за відповідний період;

• звіти РРО або ПРРО, якщо вони застосовувалися;

• касові та товарні документи;

• банківські квитанції про внесення готівки.

Особисті заощадження ФОП

Фраза «Внесення власних коштів. Не є доходом» не гарантує виключення суми з підприємницького доходу.

За чинною позицією ДПС власні кошти, внесені на підприємницький рахунок, не включаються до доходу платника єдиного податку, якщо вони були оподатковані під час нарахування або виплати та є документи про джерело коштів і сплату податків. Це можуть бути відомості з Державного реєстру фізичних осіб — платників податків, довідки про доходи, розрахункові документи, документи про продаж майна або інші докази.

Можливе формулювання:

«Внесення власних коштів на підприємницький рахунок. Джерело — раніше оподаткований дохід. Без ПДВ».

До банківської виписки потрібно додати документи, які підтверджують зазначене джерело.

Переказ між власними підприємницькими рахунками

Рекомендоване формулювання:

«Переказ власних коштів між підприємницькими рахунками ФОП. Без ПДВ».

Потрібно зберігати виписки з обох рахунків, щоб було видно, що кошти не надійшли від нового покупця, а лише перемістилися між рахунками одного підприємця.

Переказ коштів ФОП на власний особистий рахунок

Можливе формулювання:

«Переказ власних коштів ФОП на особистий рахунок. Без ПДВ».

Такий переказ не є окремою господарською витратою та не скасовує обов’язку попередньо врахувати підприємницький дохід і сплатити відповідні податки.

Позика та поворотна фінансова допомога

Позика або поворотна фінансова допомога повинна мати реальний обов’язок повернення. Доцільно укладати письмовий договір навіть тоді, коли закон прямо не вимагає письмової форми.

Договір позики обов’язково укладається письмово, якщо сума позики між фізичними особами не менш як у десять разів перевищує встановлений законом неоподатковуваний мінімум доходів громадян, а коли позикодавцем є юридична особа — незалежно від суми.

Рекомендовані формулювання:

Надання позики:

«Надання безпроцентної позики згідно з договором позики №5 від 04.08.2026. Строк повернення — до 04.08.2027. Без ПДВ».

Повернення позики:

«Повернення основної суми позики згідно з договором №5 від 04.08.2026. Без ПДВ».

Надання поворотної фінансової допомоги підприємству або ФОП:

«Надання поворотної фінансової допомоги згідно з договором №7 від 04.08.2026. Без ПДВ».

Повернення фінансової допомоги:

«Повернення поворотної фінансової допомоги згідно з договором №7 від 04.08.2026. Без ПДВ».

Для платника єдиного податку сума поворотної фінансової допомоги не включається до доходу, якщо її повернено протягом 12 календарних місяців із дня отримання. Якщо строк перевищено, неповернена сума включається до доходу за правилами статті 292 Податкового кодексу. Сам напис «поворотна фінансова допомога» без договору та фактичного повернення не забезпечує такого режиму.

Відсотки за користування коштами, штрафи, прощення боргу та неповернення позики мають окремі податкові наслідки і повинні оформлятися окремими документами.

Подарунки та перекази між родичами

Фраза «Грошовий подарунок» не означає автоматичної відсутності податків.

Для подарунків між фізичними особами податковий режим залежить від ступеня споріднення та податкового резидентства сторін:

• подарунки від членів сім’ї першого та другого ступенів споріднення оподатковуються ПДФО за нульовою ставкою;

• подарунок від іншої фізичної особи — резидента оподатковується за ставкою 5% ПДФО та 5% військового збору;

• у відносинах з нерезидентами застосовуються спеціальні правила, зокрема ставка ПДФО 18% і військовий збір за чинною ставкою.

До членів сім’ї першого ступеня належать батьки, чоловік або дружина та діти. До другого ступеня — рідні брати й сестри, баба і дід, онуки.

Для справжнього подарунка можна зазначити:

«Грошовий подарунок від батька дочці».

або

«Грошовий подарунок згідно з договором дарування від 05.08.2026».

Доцільно зберігати договір дарування або письмову заяву дарувальника, документи про споріднення та підтвердження джерела коштів.

Платіж від юридичної особи чи ФОП на користь фізичної особи не стає неоподатковуваним сімейним подарунком через відповідний напис. Для підприємства така виплата може бути додатковим благом, рекламним заохоченням, благодійною допомогою, виплатою працівнику або іншою операцією з окремими правилами оподаткування.

Допомога батькам, дітям та іншим родичам

Фраза «Матеріальна допомога» не є універсальною податковою пільгою. Потрібно встановити справжню підставу переказу:

• подарунок;

• аліменти;

• повернення позики;

• виконання обов’язку за договором;

• компенсація документально підтверджених витрат;

• утримання члена сім’ї.

Для аліментів можна зазначати:

«Аліменти на утримання дитини за серпень 2026 року».

Аліменти, що виплачуються відповідно до рішення суду або добровільного рішення сторін у визначених Податковим кодексом випадках, не включаються до оподатковуваного доходу отримувача.

Для звичайної безповоротної передачі грошей дорослій дитині, батькам чи іншим особам податковий режим потрібно визначати за правилами оподаткування подарунків.

Благодійна допомога

Напис «Благодійна допомога» має відповідати реальній благодійній операції.

Підприємству необхідно перевірити:

• хто є отримувачем;

• чи має організація статус неприбуткової;

• яка благодійна програма або мета фінансування;

• чи є лист-звернення, договір, рішення керівника або інший документ;

• чи передбачене цільове використання коштів;

• які податкові правила застосовуються до отримувача.

Приклад:

«Благодійна пожертва на реалізацію програми ___ згідно з договором №___ від ___. Без ПДВ».

Переказ коштів звичайній фізичній особі з написом «Благодійна допомога» не означає автоматичного звільнення від ПДФО та військового збору. Для неоподатковуваної благодійної допомоги мають виконуватися конкретні умови Податкового кодексу.

Інформація про ПДВ у призначенні платежу

Напис «Без ПДВ» не є самостійною підставою для ненарахування податку.

ПДВ визначається відповідно до:

• статусу постачальника;

• виду операції;

• місця постачання;

• наявності звільнення або режиму «не є об’єктом оподаткування»;

• дати виникнення податкових зобов’язань;

• договору, рахунку та податкової накладної.

Якщо операція оподатковується ПДВ, у платіжній інструкції можна зазначити:

«У тому числі ПДВ 20% — 2 000 грн».

Якщо постачальник не зареєстрований платником ПДВ:

«Без ПДВ».

Якщо операція звільнена від оподаткування, у податковій накладній запис «Без ПДВ» має супроводжуватися посиланням на норму Податкового кодексу, що передбачає звільнення.

Помилкове зазначення «Без ПДВ» не усуває податкових зобов’язань за фактично оподатковуваною операцією.

Податки, ЄСВ, митні та інші бюджетні платежі

Для сплати податків, зборів, ЄСВ, митних платежів, ліцензійних платежів та інших надходжень до бюджету не слід використовувати звичайні комерційні шаблони.

Наказ Мінфіну №148 передбачає структурований реквізит «Призначення платежу». Для звичайної сплати податків заповнюються, зокрема, поля «Код виду сплати» та «Додаткова інформація запису». Під час використання єдиного рахунку можуть заповнюватися додаткові структуровані поля.

Безпечний порядок:

1. Отримати актуальні реквізити рахунку в Електронному кабінеті або на офіційному сайті ДПС.

2. Вибрати в банківській системі шаблон для сплати відповідного податку чи ЄСВ.

3. Перевірити код отримувача, IBAN, код виду сплати, податковий період та інформацію про платника.

4. Не копіювати реквізити зі старих платіжних інструкцій без перевірки.

Коли банк може запросити документи

Банки застосовують ризик-орієнтований фінансовий моніторинг. Вони аналізують не лише призначення платежу, а й характер діяльності клієнта, очікувані та фактичні обсяги операцій, контрагентів, регулярність платежів, економічний зміст і джерела коштів.

Залежно від обставин банк може запросити:

• договір;

• рахунок, накладну або акт;

• документи про продаж майна;

• договір позики чи дарування;

• документи про споріднення;

• податкову декларацію;

• довідку про доходи;

• банківські виписки;

• документи про походження заощаджень;

• пояснення щодо економічного змісту операції.

Вибір документів і глибина перевірки залежать від ризику конкретного клієнта та операції. Закон не встановлює правила, за яким кожен переказ понад певну побутову суму автоматично блокується лише через розмір.

Найбільший ризик виникає, коли фактичні операції не відповідають:

• заявленому виду діяльності;

• звичайному обороту підприємця;

• інформації, раніше наданій банку;

• податковій звітності;

• договорам і первинним документам;

• призначенню платежів.

Надання банку неправдивих документів або штучне дроблення операцій не зменшує ризик, а може стати підставою для поглибленої перевірки.

Як призначення платежу пов’язане з РРО та ПРРО

РРО або ПРРО застосовується не через конкретне слово у призначенні платежу, а залежно від способу приймання оплати та характеру розрахункової операції.

За офіційними роз’ясненнями ДПС:

• оплата готівкою потребує проведення через РРО/ПРРО, якщо немає законного винятку;

• оплата платіжною карткою через POS-термінал, інтернет-еквайринг, LiqPay та аналогічні сервіси є розрахунковою операцією;

• прямий банківський переказ покупця на поточний рахунок продавця за реквізитами IBAN не потребує РРО/ПРРО;

• платники єдиного податку першої групи користуються окремим передбаченим законом винятком.

Під час дистанційного продажу продавець повинен заздалегідь визначити:

• хто приймає гроші від покупця;

• чи використовується еквайринг;

• чи діє поштовий оператор від імені продавця;

• хто зобов’язаний сформувати та передати фіскальний чек;

• у який момент виникає розрахункова операція.

Напис «Оплата на IBAN» не звільнить від РРО, якщо фактично покупець оплатив карткою через еквайрингове посилання. Водночас звичайний переказ з рахунку покупця на IBAN продавця не стає картковою розрахунковою операцією лише через те, що платник сформував його в мобільному банкінгу.

За непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО, проведення її на неповну суму або невидачу належного розрахункового документа пункт 1 статті 17 Закону №265 передбачає фінансову санкцію:

• 100% суми продажу, проведеного з порушенням, — за перше порушення;

• 150% — за кожне наступне порушення.

Як виправити помилкове призначення платежу

До списання коштів платник може відкликати платіжну інструкцію або сформувати нову — у порядку, визначеному договором із банком.

Після списання коштів банк зазвичай не змінює призначення вже виконаного платежу. Питання уточнення вирішують безпосередньо платник та отримувач. Такий підхід викладений у листі НБУ щодо заміни інформації у реквізиті «Призначення платежу».

Рекомендований порядок:

1. Платник складає лист про уточнення призначення платежу.

2. У листі зазначаються дата, сума, номер платіжної інструкції, помилковий і правильний текст.

3. Отримувач письмово підтверджує згоду або складає власну бухгалтерську довідку.

4. Листи додаються до банківської виписки, договору та первинних документів.

5. Якщо помилка стосується контрагента, суми або платежу без правової підстави, кошти доцільно повернути і провести новий платіж.

6. Якщо помилка вплинула на ПДВ, єдиний податок, податок на прибуток, РРО чи звітність, потрібно окремо виправити відповідні документи та податковий облік.

Для податкових і бюджетних платежів застосовується спеціальний порядок уточнення та повернення коштів. Звичайний лист між платником і отримувачем не змінює автоматично належність платежу в інтегрованій картці платника податків.

Яка відповідальність можлива через неправильне оформлення платежу

Окремого податкового штрафу лише за використання загальної фрази «Переказ коштів» або «Оплата» законодавство не встановлює.

Відповідальність виникає за фактичне порушення, яке може супроводжувати неправильне призначення платежу:

• не включено дохід до податкової декларації;

• неправильно визначено ПДВ;

• відсутні первинні документи;

• оформлено фіктивний договір позики або дарування;

• не застосовано РРО/ПРРО;

• не утримано ПДФО чи військовий збір;

• не сплачено податки або ЄСВ;

• подано недостовірну звітність;

• банку надано неправдиву інформацію;

• кошти використано всупереч умовам цільового фінансування.

У таких випадках можуть бути донараховані податки, штрафи та пеня, а банк може застосувати заходи фінансового моніторингу відповідно до закону та власних процедур.

Приклад із судової практики

У податковому спорі суд підтримав контролюючий орган, оскільки надані підприємством первинні документи містили суперечності та не підтверджували реальність господарських операцій. Суд зазначив, що обов’язок довести фактичне здійснення операцій і підтвердити їх належними документами покладається на платника податків. У рішенні також враховано аналогічну позицію Верховного Суду у справі №640/21884/20.

Отже, навіть правильно сформульоване призначення платежу не компенсує відсутності товару, послуги, договору, накладної, акта або іншого підтвердження реальної операції.

Внутрішні правила для ФОП і підприємств

Щоб зменшити податкові та банківські ризики, підприємству доцільно затвердити внутрішні шаблони призначень платежів.

Мінімальний контроль перед відправленням платежу:

1. Отримувач і його IBAN відповідають договору або рахунку.

2. Вид платежу відповідає реальній операції.

3. Є договір, рахунок, накладна, акт, заява або інший документ.

4. Номер і дата документа зазначені без помилок.

5. Правильно визначено аванс, остаточний розрахунок або повернення.

6. Інформація про ПДВ відповідає документам.

7. Для позики або фінансової допомоги визначено строк повернення.

8. Для внесення власних коштів підтверджено їх походження.

9. Для виплати фізичній особі перевірено ПДФО, військовий збір і статус податкового агента.

10. Для продажу визначено, чи потрібен РРО/ПРРО.

11. Для податків і ЄСВ використано актуальний структурований шаблон.

12. Платіж пов’язаний з операцією в бухгалтерському або управлінському обліку.

Доступ до створення і підписання платіжних інструкцій доцільно розділити між працівниками. Один працівник формує платіж, інший перевіряє документи та реквізити, а уповноважена особа підписує його.

Банківські виписки, платіжні доручення та звірка оплат у Торгсофт

У Торгсофт передбачена робота з банківськими виписками за рахунками. Після завантаження виписки операцію можна передати у фінансовий облік, унаслідок чого програма створює фінансовий документ. Для вхідного платежу, який неможливо одразу ідентифікувати, можна сформувати невизначену оплату, а потім пов’язати її з відповідним рахунком клієнта. Це допомагає не зарахувати одну оплату двічі та бачити платежі, які ще потребують перевірки.

Платіжне доручення в Торгсофт можна створити на підставі даних про постачальника та прибуткову накладну. Після фактичного проведення платежу в банку та отримання виписки операція передається у фінансовий документ і пов’язується з відповідною накладною. Фінансові документи за розрахунковим рахунком можна переглядати окремо, що спрощує звірку договору, накладної, суми платежу та заборгованості перед контрагентом.

Програма допомагає впорядкувати банківські операції, платежі клієнтів, розрахунки з постачальниками та рух коштів за рахунками. Водночас юридичний і податковий зміст призначення платежу визначає сам підприємець. Тому в Торгсофт доцільно використовувати затверджені підприємством шаблони, а перед проведенням платежу звіряти їх із договором, рахунком, накладною або актом.

Офіційні джерела

1. Закон України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 №1591-IX — статті 40–45 щодо платіжних інструкцій та виконання платіжних операцій:
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1591-20

2. Інструкція про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затверджена постановою Правління НБУ від 29.07.2022 №163 — пункти 37, 41, 42:
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0163500-22

3. Закон України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів…» від 06.12.2019 №361-IX — статті 7, 11–13:
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/361-20

4. Положення про здійснення банками фінансового моніторингу, затверджене постановою Правління НБУ від 19.05.2020 №65:
   https://bank.gov.ua/admin_uploads/law/19052020_65.pdf

5. Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI — пункт 44.1; підпункти 165.1.14, 165.1.31; статті 167, 174, 185, 201, 292, 296; підрозділ 10 розділу XX:
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17

6. Цивільний кодекс України від 16.01.2003 №435-IV — статті 717–719 щодо дарування, статті 1046–1049 щодо позики:
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15

7. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV — стаття 9:
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14

8. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88:
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95

9. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 №265/95-ВР — статті 2, 3, 9, 17:
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80

10. Наказ Міністерства фінансів України від 22.03.2023 №148 «Про затвердження Порядку заповнення реквізиту “Призначення платежу”…»:
    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0528-23

11. Лист НБУ від 09.06.2011 №25-111/1438-7141 «Про заміну інформації у реквізиті “Призначення платежу”»:
    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v7141500-11

12. Офіційне роз’яснення ДПС щодо внесення власних коштів і готівкової виручки на рахунок ФОП:
    https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/935530.html

13. Офіційне роз’яснення ДПС щодо оподаткування подарунків:
    https://tax.gov.ua/deklaratsiyna-kampaniya-2026/informatsiyni-povidomlennya/997097.html

14. Офіційне роз’яснення ДПС щодо РРО/ПРРО під час оплати карткою, через інтернет-еквайринг та прямого переказу на IBAN:
    https://rv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/887421.html