Як підприємцям і компаніям продавати товари до Європейського Союзу через Укрпошту

Українська фізична особа — підприємець (ФОП) або компанія може продавати товари покупцям у Європейському Союзі (ЄС) і пересилати їх Укрпоштою. До першого замовлення потрібно перевірити вимоги до самого товару, підготувати умови продажу, налаштувати надходження виручки на підприємницький рахунок в Україні та погодити спосіб митного оформлення. Для поштового експорту вартістю до 1000 євро передбачене спрощення за визначених законом умов, але воно не звільняє продавця від достовірного декларування та вимог країни покупця.

Продаж до ЄС потребує окремого розрахунку податку на додану вартість (ПДВ), ввізного мита й послуг оператора. Для комерційних поштових відправлень до 150 євро діє тимчасове мито 3 євро за кожну окрему тарифну категорію товару, а ПДВ може стягуватися вже під час покупки. Перед відправленням узгодьте, хто сплачує ці суми, передайте оператору належні електронні митні дані та збережіть документи, які пов’язують замовлення, оплату, товар і поштовий номер.

Виберіть товар і країну ЄС до запуску продажів

Ця інструкція стосується комерційного експорту з України звичайних непідакцизних споживчих товарів: наприклад, текстильних чохлів, сумок, органайзерів або нескладних аксесуарів для дому. Українське законодавство регулює статус продавця, його податки, розрахунки та вивезення товару. Правила ЄС і країни призначення визначають умови ввезення, безпечність продукції та захист покупця. Для інших європейських країн потрібно окремо перевіряти їхні правила.

Практично зручно почати з одного виду товару й однієї країни. Складіть картку виробу: матеріал, призначення, виробник, країна походження, розміри, вага, артикул, фото та можливі ризики використання. Від цих характеристик залежать товарний код, вимоги до маркування і можливість пересилання.

1. Перевірте поштові обмеження. Знайдіть країну й товар у переліку заборонених вкладень Укрпошти. Перевіряйте також комплект: дозволений виріб може містити небезпечну рідину, аерозоль або батарею.
2. Перевірте українські обмеження за товарним кодом. Стаття 235 Митного кодексу України забороняє пересилати товари без дозвільних документів, коли вони потрібні. Якщо для виробу встановлено обмеження експорту або вивізне мито, звичайний спрощений порядок до 1000 євро не підходить.
3. Перевірте вимоги ринку ЄС. З’ясуйте, які правила безпечності, маркування та інформування покупця застосовуються саме до цього виробу. Приймання посилки Укрпоштою не підтверджує право продавати товар у ЄС.

Якщо ви додаєте до асортименту іграшки, електричні вироби, косметику, харчові продукти або іншу спеціально регульовану продукцію, підготуйте окрему процедуру для цієї категорії. Не переносьте на неї умови, за якими відправляєте звичайні текстильні аксесуари. Підстави для перевірки українських обмежень містять статті 235–236 Митного кодексу України.

Підготуйте підприємницький статус і податковий облік

Для запланованої регулярної торгівлі оформіть ФОП або юридичну особу. Право українських підприємців і компаній здійснювати зовнішньоекономічну діяльність передбачає стаття 5 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність». Відкриття банківського рахунку не замінює державної реєстрації бізнесу чи обрання податкового режиму.

Доберіть коди за Класифікацією видів економічної діяльності (КВЕД), які відповідають продажам і виробництву. Для інтернет-роздрібу путівник Укрпошти наводить код 47.91. Якщо ви самі виготовляєте товар або продаєте його гуртом, перевірте й відповідні коди. У платника єдиного податку фактична діяльність має відповідати умовам його групи та відомостям податкового реєстру.

Відрізняйте продаж товару від надання послуги. Обмеження другої групи щодо надання послуг платникам єдиного податку та/або населенню не встановлює такого самого обмеження для продажу товарів. Наприклад, продаж готового чохла іноземній компанії та окрема послуга розроблення дизайну для цієї компанії потребують різної оцінки. Підстава — підпункт 2 пункту 291.4 Податкового кодексу України.

Практична рекомендація: перед запуском передайте бухгалтеру опис товару, приклад замовлення та схему виплат майданчика. Разом визначте дату визнання доходу, порядок обліку комісій, податки й внески вашого бізнесу. Для платника єдиного податку валютний дохід перераховують у гривні за офіційним курсом Національного банку України (НБУ) на дату отримання доходу за правилами пунктів 292.5–292.6 Податкового кодексу. Комісії платформи фіксуйте окремо: сума виплати після утримань сама по собі не пояснює всі складові продажу.

Налаштуйте рахунок, договір і підтвердження оплати

Відкрийте підприємницький рахунок для потрібної валюти та отримайте в банку точні реквізити для іноземних платежів. Для експорту товарів кошти від нерезидента мають надходити на рахунок резидента в банку в Україні. Це передбачають пункти 16 і 23 Положення НБУ № 5 та пункт 14-4 постанови НБУ № 18.

Якщо оплата проходить через маркетплейс або платіжний сервіс, до першої покупки з’ясуйте весь рух коштів: хто приймає платіж, які документи формує, коли утримує комісію та як перераховує виручку на український підприємницький рахунок. Погодьте з банком документи для ідентифікації цих виплат. Залишок у кабінеті сервісу не підтверджує зарахування експортної виручки до українського банку.

Зовнішньоекономічний договір укладають у простій письмовій або електронній формі за статтею 6 Закону № 959-XII. Для інтернет-продажів практично підготувати узгоджений комплект: умови продажу або оферту, підтверджене замовлення й інвойс. Збережіть редакцію умов, яку прийняв покупець, і підтвердження його замовлення. Спеціальне правило цієї статті про укладення договору шляхом виставлення інвойсу за надані послуги не слід автоматично переносити на продаж фізичних товарів.

Що зазначити в інвойсі

• Номер і дату документа, номер замовлення.
• Повне найменування ФОП або компанії, адресу, податкові та банківські реквізити продавця.
• Ім’я або найменування покупця, адресу доставки та платника, якщо це різні особи.
• Точний опис кожного товару, кількість, ціну одиниці, валюту й суму.
• Окремо — доставку, страхування та інші погоджені складові платежу.
• Умови оплати, доставки й розподіл імпортних платежів.

Практична рекомендація: використовуйте один номер замовлення в інвойсі, обліку продажу й реєстрі відправлень. До нього додавайте виписку платіжного сервісу з утриманими комісіями та банківську виписку. Якщо маркетплейс виплачує гроші за кілька замовлень разом, складіть розшифрування цієї виплати за кожним продажем.

Як контролювати строк надходження виручки

Під час дії воєнного стану загальний граничний строк розрахунків за відповідними експортними операціями становить 180 календарних днів. Для експорту товарів закон пов’язує відлік із днем митного оформлення. Водночас постанова НБУ № 18 передбачає виняток для операцій у незначній сумі, визначеній її пунктом 14-3, крім дроблення операцій, а також врахування спеціальних винятків для окремих товарів і галузей.

До першого відправлення попросіть банк визначити, чи підлягає ваша операція валютному нагляду, який документ підтверджує її початок та чим банк підтвердить завершення розрахунків. Для операцій, на які поширюється строк, ведіть окремий контроль неоплачених сум. За прострочення частина п’ята статті 13 Закону № 2473-VIII передбачає пеню за кожний день у розмірі 0,3% суми неодержаних за договором коштів. Валютну заборгованість для цього розрахунку перераховують у гривні за курсом НБУ на день виникнення заборгованості. Загальна пеня не може перевищувати суму неодержаних за договором коштів. Продовження або зупинення строку потребує встановлених законом підстав і документів; затримка виплати майданчиком сама собою цього не забезпечує.

Визначте, чи потрібен український фіскальний чек

Обов’язок застосовувати реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) залежить від фактичного способу розрахунку. Статті 2–3 Закону № 265/95-ВР охоплюють, зокрема, розрахунки із застосуванням платіжних карток і передбачають надання документа також за інтернет-замовленнями.

• Прямий банківський переказ на підприємницький рахунок за міжнародним номером банківського рахунку (IBAN). Якщо покупець здійснює саме переказ із рахунку на рахунок, а продавець не приймає картковий платіж через еквайринг, такий переказ не є розрахунковою операцією продавця в розумінні Закону № 265. Зберігайте інвойс і банківську виписку.
• Інтернет-еквайринг. Для приймання карткової оплати налаштуйте РРО/ПРРО та видачу покупцю належного фіскального документа, якщо немає застосовного законного винятку.
• Маркетплейс або платіжний посередник. Перевірте договір і схему платежу: хто продає товар покупцю, хто приймає оплату та який документ отримує покупець. Повідомлення платформи про успішну оплату не створює автоматичного звільнення українського продавця від фіскалізації.

Виняток пункту 14 статті 9 Закону № 265 для певних дистанційних розрахунків за послуги не поширюйте на торгівлю товарами. Поштова митна декларація CN22 або CN23 також не є українським фіскальним чеком. Практично перевірити всю процедуру на одному тестовому замовленні: від оплати до надсилання покупцю документів.

Оберіть порядок митного оформлення в Україні

Під час оформлення відправлення повідомте Укрпошті, що відправляєте товар як ФОП або компанія. У даних відправника зазначайте реальні підприємницькі реквізити. Продаж має однаково відображатися в замовленні, інвойсі, платіжних документах і поштових даних.

Для спрощеного експорту через оператора частина дванадцята статті 236 Митного кодексу встановлює межу 1000 євро сумарної митної вартості та дві умови: на товари не встановлено вивізне мито й обмеження щодо вивезення за статтею 197 Кодексу. Оператор може помістити такі товари в режим експорту шляхом подання додаткового реєстру. Інвойсна ціна потрібна для оформлення, але критерій закону — саме митна вартість; перед відправленням поблизу межі погодьте її визначення з оператором або брокером.

Межа 150 євро в статті 234 та правила статті 374 Митного кодексу стосуються відповідних операцій ввезення в Україну. Вони не визначають податки на імпорт у ЄС. Особистий поріг 10 000 євро для відправлень громадян також не є підставою оформляти комерційний експорт ФОП за правилами приватної посилки.

Коли підготувати облік у митниці

Якщо потрібна декларація за формою єдиного адміністративного документа, заздалегідь перевірте взяття бізнесу на облік у митних органах. Бізнес-розділ Укрпошти посилається на статтю 455 Митного кодексу та порядок Міністерства фінансів № 552 і надає перехід до електронного сервісу Державної митної служби України. Це облік особи, яка здійснює операції з товарами. Для відправлення через додатковий реєстр оператора спершу погодьте з Укрпоштою вимоги саме до вашого оформлення.

Практична рекомендація: передайте брокеру картку товару, інвойс, умови продажу та документи про закупівлю або виготовлення. Попросіть підтвердити товарний код, потрібні дозволи, спосіб декларування й документи, які ви отримаєте після завершення оформлення.

Заповніть CN22 або CN23 та зберіть документи

Укрпошта передбачає CN22 для дрібних пакетів і CN23 для посилок та відправлень EMS — міжнародної прискореної пошти. У її путівнику з експорту зазначено один примірник CN22 і три примірники CN23. Онлайн-сервіси формують декларації для друку; перед здаванням перевірте комплект для обраної послуги та країни.

Для кожного виду вкладення внесіть:

• точний опис англійською мовою, за яким можна визначити товар, матеріал і призначення;
• кількість одиниць, фактичну вартість і валюту;
• вагу відповідно до полів форми;
• код за Гармонізованою системою опису та кодування товарів (HS), а для українського оформлення — потрібний код за Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності (УКТ ЗЕД);
• країну походження, яка відповідає реальному виробництву;
• правильну категорію відправлення — продаж товару, а також дані відправника й одержувача.

Практичний приклад опису: замість «аксесуари» зазначте «бавовняний чохол на блискавці для зберігання канцелярії», а в англомовному полі передайте цей самий зміст. Такий опис дозволяє зіставити вкладення з інвойсом і товарним кодом. Код підбирайте за характеристиками виробу, а не за назвою схожого товару в чужому магазині.

Підготуйте комерційний інвойс, підтвердження замовлення, документи про вартість і походження товару. Для закупленої продукції це можуть бути документи постачальника, для власної — калькуляція виробництва та інші наявні підтвердження. Якщо оформлюєте єдиний адміністративний документ, підготуйте окремий комплект документів за вимогами Укрпошти: зокрема, три примірники двомовного рахунка-фактури або рахунка-фактури з перекладом, опис товару та документи за кодом УКТ ЗЕД. До відправлення погодьте з оператором або брокером спосіб засвідчення документів. Копію договору для продажу іншому бізнесу готуйте відповідно до вимог цього оформлення.

Комерційний товар не позначайте подарунком, не занижуйте його вартість і не розбивайте операцію штучно заради порогів. Подарункові правила не застосовують лише тому, що продавець обрав таку позначку. Розбіжності між оплатою, інвойсом і декларацією ускладнюють підтвердження вартості та законності операції.

Після відправлення збережіть CN22/CN23, квитанцію приймання, поштовий номер, інвойс та доступне підтвердження митного оформлення. За оформлення через реєстр завчасно уточніть у оператора, які відомості про завершений експорт він надає саме відправнику.

Розрахуйте ПДВ і мито в ЄС та перевірте застосування імпортного єдиного вікна (IOSS)

Як працює IOSS для покупок до 150 євро

Імпортне єдине вікно — Import One Stop Shop (IOSS) — дозволяє декларувати й сплачувати ПДВ із дистанційних продажів імпортованих непідакцизних товарів у відправленнях із внутрішньою вартістю не більш як 150 євро. За цією схемою ПДВ стягують під час покупки, а належне передання чинного номера IOSS забезпечує відповідне звільнення від ПДВ на етапі імпорту. Призначення схеми пояснює Європейська комісія.

Для перевірки порога відокремлюйте ціну товарів від доставки й страхування, якщо вони зазначені окремо. Не припускайте, що будь-яка підсумкова сума оплати є внутрішньою вартістю для IOSS: підтвердьте її склад за інвойсом і правилами оформлення.

Маркетплейс за визначених умов може вважатися постачальником для цілей ПДВ, зокрема коли сприяє дистанційному продажу імпортованих товарів у відправленні до 150 євро. Однак наявність замовлення на платформі ще не підтверджує застосування IOSS до нього. Перевіряйте податкові дані конкретного продажу та інструкції майданчика. Для власного сайту до приймання оплати перевірте умови реєстрації українського продавця в IOSS, зокрема вимогу щодо посередника в ЄС, або оберіть іншу процедуру справляння імпортного ПДВ. Номер іншого продавця чи платформи не можна використовувати для сторонніх замовлень.

1. Перевірте в замовленні, чи платформа вже стягнула ПДВ і чи надала дані IOSS для цього відправлення.
2. Внесіть номер у спеціальне захищене електронне поле митних даних Укрпошти.
3. Не друкуйте номер IOSS на загальнодоступному адресному ярлику й не публікуйте його в описі товару.
4. Збережіть підтвердження стягнення ПДВ, номер замовлення та підтвердження передання даних оператору.
5. Якщо покупцю повторно нарахували ПДВ, зберіть повідомлення про нарахування і зверніться до платформи та оператора за їхньою процедурою виправлення або відшкодування.

Сам напис «ПДВ сплачено» на коробці не замінює електронних даних. Якщо IOSS не застосовується, податок справляють за відповідною процедурою імпорту. До покупки повідомте покупцю, які платежі включені в ціну та які можуть виникнути під час оформлення.

Як рахувати мито 3 євро

Регламент Ради (ЄС) 2026/382 скасував загальне звільнення від мита для маловартісних відправлень і встановив тимчасове мито 3 євро за товарну позицію для відповідних відправлень із внутрішньою вартістю до 150 євро. Для поштового пересилання через Укрпошту істотно, що регламент охоплює поштові відправлення також незалежно від використання IOSS.

За роз’ясненням Європейської комісії, мито рахують за окремими тарифними категоріями, а не за кількістю фізичних одиниць. П’ять футболок однієї тарифної категорії означають 3 євро; футболка й годинник у різних категоріях — 6 євро. Для вашого набору кількість категорій потрібно визначити за його реальною класифікацією.

Це мито існує окремо від ПДВ та плати оператора за оформлення. За роз’ясненням Комісії, його сплачує декларант у відповідній схемі, а покладення такого обов’язку безпосередньо на споживача можливе лише в окремих випадках. Практично до продажу потрібно з’ясувати у платформи й оператора, хто декларує товар, кому виставляють суму та як її врахувати в ціні.

Преференційне українське походження може мати значення лише за виконання умов торговельної угоди й належного підтвердження. Комісія описує виняток для товарів, які користуються преференціями, якщо ПДВ не стягували через IOSS і товар задекларовано за повною формою імпортної митної декларації з кодом H1. Напис «Виготовлено в Україні» сам по собі не забезпечує цей виняток. Порівняйте з брокером можливу економію з витратами на повне оформлення.

Для відправлень понад 150 євро схема IOSS не підходить; мито визначають за застосовним тарифом, класифікацією й походженням. Правила оцінюйте для країни призначення та моменту імпортного оформлення: між здаванням посилки в Україні та її ввезенням до ЄС може пройти час. Перед відправленням також перевіряйте нові вимоги до електронних ідентифікаторів товару. Запропонований загальний збір ЄС за оброблення не включайте до розрахунку як чинну фіксовану суму без підтверджених правил його застосування.

Підготуйте товар і картку продажу за правилами безпеки ЄС

Для споживчих товарів у відповідній сфері діє Регламент (ЄС) 2023/988 про загальну безпечність продукції — General Product Safety Regulation (GPSR). Він охоплює ризики, які не врегульовані спеціальними правилами ЄС, і містить винятки для окремих категорій. Для звичайного аксесуара потрібно перевірити як GPSR, так і можливі спеціальні вимоги до його матеріалів та призначення.

Якщо ви виготовляєте виріб, стаття 9 GPSR вимагає від виробника оцінити ризики й підготувати технічну документацію. Її обсяг залежить від товару: вона має описувати виріб та істотні для безпеки характеристики, а за потреби — ризики, заходи їх зменшення, випробування й застосовані стандарти. Виробник має підтримувати технічну документацію актуальною та зберігати її протягом 10 років після введення товару в обіг. Якщо ви перепродаєте чужий товар, отримайте необхідні дані від виробника.

Що перевірити на виробі та пакуванні

• Тип, партію, серійний номер або інший ідентифікатор, який дозволяє встановити конкретний товар.
• Ім’я або найменування виробника, його поштову й електронну адресу.
• Необхідні інструкції та попередження мовою, зрозумілою покупцю відповідно до вимог країни продажу.
• Ім’я або найменування, поштову й електронну адресу відповідального економічного оператора, встановленого в ЄС. Для товару, на який поширюється стаття 16 GPSR, наявність такого оператора є обов’язковою умовою введення в обіг.

GPSR встановлює правила розміщення даних: зокрема, перенесення ідентифікатора й контактів виробника на пакування або супровідний документ допускається за передбачених умов, коли нанесення на виріб неможливе. Для даних відповідального оператора стаття 16 передбачає розміщення на товарі, пакуванні, посилці або супровідному документі.

Відповідальний оператор у ЄС має виконувати визначену законом роль. Ним може бути, наприклад, належний імпортер або уповноважений представник із відповідним мандатом. Адреса знайомого чи покупця не замінює такого оператора. До продажів погодьте його повноваження, доступ до документації та порядок дій у разі проблем із безпекою.

Що показати в онлайн-пропозиції

Стаття 19 GPSR вимагає чітко й помітно зазначати виробника та його поштову й електронну адресу; для виробника поза ЄС — також дані відповідального оператора в ЄС. Додайте фото, тип або інші дані ідентифікації виробу та необхідні попередження й інформацію про безпеку відповідною мовою. Перевірте це як у власному магазині, так і на сторінці маркетплейсу.

Маркування європейської відповідності (CE) застосовують до продукції, для якої його вимагають спеціальні правила ЄС. Ручне виготовлення саме собою не створює обов’язку наносити CE й не звільняє від вимог безпеки. Якщо виявлено небезпечний товар, виробник має організувати належні коригувальні дії, інформування та повідомлення через Safety Business Gateway — портал ЄС для повідомлень бізнесу про небезпечну продукцію. Вимоги викладено у статтях 2, 9, 16 і 19 Регламенту 2023/988.

Покажіть покупцю ціну, доставку, гарантії та умови повернення

Коли магазин спрямовує продажі на споживачів у ЄС, перевіряйте обов’язкові правила країни призначення. Директива 2011/83/ЄС діє через національне законодавство держав-членів. До оплати покупець має отримати необхідну інформацію про продавця, характеристики товару, повну ціну, податки й додаткові витрати, оплату, доставку, розгляд скарг, відмову від договору та законну гарантію відповідності.

Для дистанційних продажів товарів базове правило директиви — 14 днів для відмови від договору з моменту отримання товару споживачем або визначеною ним особою, яка не є перевізником. Для одного замовлення з окремими поставками відлік може залежати від отримання останнього товару чи частини. Якщо продавець не надав належної інформації про право відмови, строк закінчується через 12 місяців після завершення початкового строку. Якщо продавець надасть цю інформацію протягом зазначених 12 місяців, покупець матиме 14 днів для відмови від дня її отримання. Це передбачає стаття 10 директиви.

• Заява покупця. Покупець може використати форму або іншу однозначну заяву про відмову. Не встановлюйте єдиним способом паперовий лист із посилки.
• Відправлення назад. За загальним правилом покупець має надіслати товар протягом 14 днів після повідомлення про відмову. Прямі витрати повернення він несе, якщо продавець належно повідомив про це й не взяв їх на себе.
• Повернення грошей. Продавець повертає платежі, включно з вартістю стандартної початкової доставки, протягом 14 днів після повідомлення про відмову. Доплату за дорожчий спосіб доставки, який покупець обрав замість запропонованого стандартного, продавець повертати не зобов’язаний. Гроші повертають тим самим способом, яким покупець оплатив замовлення, якщо він прямо не погодив інший спосіб без додаткових витрат для себе. Якщо продавець не запропонував сам забрати товар, він може затримати виплату до отримання товару або доказу його відправлення — залежно від того, що відбудеться раніше.
• Винятки. Вони можуть стосуватися справді персоналізованого товару або виробу за індивідуальними специфікаціями покупця. Самі позначки «ручна робота» чи «виготовляємо після замовлення» не доводять наявності винятку. Правила щодо дефектного товару при цьому зберігаються.

Перед запуском перевірте виконання статті 11a директиви за законодавством цільової країни: для договорів через онлайн-інтерфейс вона передбачає доступну протягом належного строку функцію відмови, підтвердження дії та невідкладне електронне підтвердження з датою і часом. Для маркетплейсу перевірте, яку частину цього процесу забезпечує платформа, а які повідомлення має обробляти продавець.

Також перевірте повідомлення про законну гарантію відповідності щонайменше на два роки та іншу застосовну гарантійну інформацію за статтею 6. Національні правила можуть передбачати триваліший захист. Це окреме питання від добровільної комерційної гарантії виробника. Підстави: статті 6, 9–11a, 13–14 і 16 Директиви 2011/83/ЄС.

Практично створіть доступну покупцю сторінку умов: контакти продавця, країни доставки, склад ціни, очікуваний порядок вручення, адресу повернення, спосіб повідомлення про відмову та порядок скарг. Умови договору мають відповідати обов’язковим правилам цільової країни. Окремо визначте, хто у вашому бізнесі відповідає покупцю, контролює повернення й проводить виплату.

Перевірте тариф, упакуйте товар і передайте посилку

На день оформлення перевірте в Укрпошті доступність доставки до потрібної країни, вид відправлення, обмеження ваги й габаритів, тариф, можливість оголошення цінності, умови відшкодування та повернення. Розраховуйте доставку за вагою і розмірами вже упакованої посилки. Не встановлюйте покупцю строк на підставі попереднього відправлення: маршрут і митне оформлення можуть відрізнятися.

1. Звірте вкладення. Працівник, який комплектує замовлення, перевіряє артикул, кількість, колір і стан товару за інвойсом.
2. Перевірте маркування. Переконайтеся, що ідентифікатори, контакти та потрібні інструкції залишаться з товаром після розпакування.
3. Упакуйте. Захистіть виріб від вологи, тертя й переміщення всередині коробки. Крихкі частини відокремте, порожнини заповніть.
4. Зважте й виміряйте. Внесіть фактичні дані готової посилки та повторно перевірте тариф.
5. Звірте документи. Опис, кількість, вартість, валюта й дані одержувача мають збігатися в замовленні, інвойсі та декларації.
6. Передайте відправлення. Збережіть квитанцію, поштовий номер і копії документів; надішліть покупцю номер для відстеження та потрібні розрахункові документи.

Фото вкладення й готового пакування корисно зберігати разом із замовленням. Воно допомагає розбиратися з помилками комплектації або пошкодженням, хоча саме собою не гарантує відшкодування.

Складіть кошторис одного замовлення

Умовний приклад, який не є тарифом Укрпошти чи податковим розрахунком. Продавець отримує 80 євро за товари та 12 євро за доставку. У відправленні дві різні тарифні категорії, до яких застосовується тимчасове мито по 3 євро. За погодженою схемою ці витрати несе продавець. ПДВ покупця маркетплейс стягує окремо; до наведеного доходу продавця він не входить.

До власної таблиці додайте оплату відповідального оператора в ЄС, підготовку документації, можливі випробування, брокера та підтверджені збори за оформлення. Податки українського бізнесу рахуйте окремо за своїм режимом. Комісії, фактична доставка та повернення можуть змінити результат, тому цей приклад не прогнозує прибутковість продажу.

Підтвердьте експорт для українського ПДВ

Для платника ПДВ вивезення товарів, сумарна митна вартість яких не перевищує еквівалент 150 євро, не є об’єктом оподаткування за підпунктом 196.1.16 Податкового кодексу України. Для експорту понад цю межу застосовують нульову ставку за підпунктом 195.1.1, якщо вивезення підтверджене митною декларацією в установленому порядку. Перед оформленням бухгалтер має визначити, яке правило застосовується до конкретного відправлення. Для відправлень до 150 євро включно окремо перевірте, чи потрібно нарахувати податкові зобов’язання щодо товарів, матеріалів і послуг, придбаних із ПДВ та використаних у такій операції, і врахуйте результат у кошторисі. Підстави — підпункти 195.1.1, 196.1.16 та пункт 198.5 Податкового кодексу України.

CN22/CN23 і поштовий трек не слід вважати універсально достатнім комплектом для нульової ставки. До вибору спрощеного оформлення бухгалтер має погодити, який митний документ і підтвердження вивезення отримає бізнес. Якщо для належного підтвердження потрібна окрема митна декларація, її оформлення організуйте до відправлення.

Продавець, який не є платником ПДВ, не оформлює продаж як власну оподатковувану операцію за ставкою 0% лише через закордонну адресу покупця. Його український статус не скасовує ПДВ, який виникає за правилами імпорту й продажу в ЄС.

Організуйте повернення товару й грошей

Повернення складається з кількох дій: домовленості з покупцем, зворотного пересилання, українського митного оформлення, виплати коштів і відображення в обліку. До погодження адреси та способу відправлення зв’яжіть повернення з початковим замовленням і передайте покупцю точні інструкції щодо опису вкладення та документів.

1. Збережіть заяву покупця, причину повернення й листування. Відокремте відмову від дистанційного договору від претензії щодо дефекту.
2. Погодьте з Укрпоштою або брокером документи та спосіб зворотного ввезення. Якщо розглядаєте реімпорт, перевірте можливість застосування цього режиму до конкретного товару; одного напису «повернення» на коробці недостатньо.
3. Підготуйте початковий інвойс, експортні й поштові документи, ідентифікатори товару та номер зворотного відправлення.
4. Проведіть повернення коштів за застосовними правилами договору, країни покупця та платіжного сервісу. Збережіть підтвердження фактичної виплати.
5. Передайте бухгалтеру документи на товар і гроші, а банку — документи для врегулювання валютного нагляду, якщо він здійснюється.

Повернення посилки не означає автоматичного завершення валютного нагляду або скасування податків. Для єдиного податку підпункт 5 пункту 292.11 Податкового кодексу передбачає невключення відповідних повернених сум до доходу за визначених умов, зокрема через повернення товару, розірвання договору або заяву про повернення коштів. Бухгалтер має врахувати документи й період операції. Коригування українського ПДВ, ПДВ через платформу та імпортних платежів перевіряйте кожне за його процедурою.

Облік експортних продажів і повернень у Торгсофт

Перед комплектацією замовлення в Торгсофт можна перевірити кількість, ціну й собівартість товару в режимі «Стан складу», а також переглянути його рух після надходження, реалізації, повернення чи переміщення. Практично звіряти за цими даними товар для іноземного покупця та власний кошторис. Для інтернет-магазину й повного обліку врахуйте умови ліцензії: «Старт» має обмеження, зокрема не призначений для інтернет-магазину, кількох центрів обліку та гурту; для відповідних процесів потрібен належний варіант програми.

У документі «Реалізація» можна записати коментар і прикріпити файли. Практичний порядок роботи: зазначити номер зовнішнього замовлення, додати інвойс, підтвердження оплати та документи відправлення. Так працівник зможе знайти підтвердження конкретного продажу в одному обліковому документі.

Режим «Повернення» дозволяє вибрати початкову реалізацію, зазначити весь товар або частину кількості та сформувати накладну повернення. Перед роботою перевірте налаштування максимального строку повернення: воно впливає на доступність операції в програмі, але не визначає законні права покупця. Повернення коштів через банк або платформу підтверджуйте окремим платіжним документом, а митне оформлення, IOSS і документацію з безпеки ведіть у відповідних зовнішніх процедурах.

Контрольний список перед переданням Укрпошті

Практична рекомендація: призначте відповідального за кожен пункт і збережіть результат перевірки в записі замовлення. У невеликому бізнесі всі ролі може виконувати власник.

Офіційні джерела та документи для оформлення

• Митний кодекс України № 4495-VI: статті 233–236 — поштове переміщення, обмеження та декларування; частина дванадцята статті 236 — спрощений експорт до 1000 євро; стаття 374 — правила ввезення громадянами, які не визначають комерційний експорт.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: підпункт 195.1.1 — підтвердження експорту для нульової ставки ПДВ; статті 291–293 — умови спрощеної системи, дохід і повернення коштів.
• Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» № 959-XII: статті 5–6 — право на діяльність і форма договору.
• Положення, затверджене постановою Правління НБУ № 5: пункти 16, 23 — розрахунки через банківські рахунки та зарахування експортної виручки.
• Постанова Правління НБУ № 18: пункти 14-2–14-4 — строки розрахунків, винятки та зарахування коштів до банку в Україні.
• Закон України «Про валюту і валютні операції» № 2473-VIII: стаття 13 — відлік строку, продовження, зупинення та пеня.
• Закон України № 265/95-ВР про застосування РРО: статті 2–3, 9 — розрахункова операція, документи та винятки.
• Укрпошта: митне оформлення та путівник з експорту: бізнес-відправлення, поштові форми, супровідні документи й передання IOSS.
• Регламент Ради (ЄС) 2026/382: статті 1–2, 4 — скасування маловартісного звільнення та тимчасове мито; роз’яснення Європейської комісії — розрахунок за тарифними категоріями й умови преференційного винятку.
• Європейська комісія: VAT One Stop Shop — ПДВ, IOSS і роль електронних платформ.
• Регламент (ЄС) 2023/988: статті 2, 9, 16, 19 — сфера дії, обов’язки виробника, відповідальний оператор у ЄС та дистанційна пропозиція.
• Директива 2011/83/ЄС про права споживачів: статті 6, 9–11a, 13–14, 16 — інформація до покупки, відмова, онлайн-функція, повернення коштів і винятки; застосовується через національні правила країни продажу.