Первинні документи для ФОП і магазину: оформлення, виправлення та зберігання

Щоб підтвердити закупівлю, продаж, повернення товару або витрати магазину, потрібно зберегти документи про фактичну операцію та правильно відобразити її у своєму обліку. Спочатку визначте, що відбулося: передали товар, отримали послугу, перерахували аванс чи повернули гроші. Потім перевірте, який документ підтверджує саме цю дію, хто відповідає за його оформлення і де зберігатиметься оригінал.

Для юридичної особи первинні документи є підставою бухгалтерського обліку. Для фізичної особи — підприємця (ФОП) склад документів та порядок обліку залежать від системи оподаткування, статусу платника податку на додану вартість (ПДВ) і обов’язку вести облік товарних запасів. Наведені правила стосуються діяльності в Україні та українського законодавства.

Як визначити, що підтверджує документ

За статтями 1 і 9 Закону України № 996-XIV первинний документ містить відомості про господарську операцію та є підставою для її бухгалтерського обліку. Господарська операція — це дія або подія, яка змінює активи, зобов’язання чи власний капітал підприємства. Тому бухгалтер перевіряє і документ, і фактичні обставини: що отримали, передали, використали або оплатили. Підписи та печатки не підтвердять постачання, якого не було.

Для роботи магазину доцільно розрізняти такі документи:

• Договір визначає домовленості сторін: товар, ціну, доставку, оплату та приймання. Саме укладення договору не підтверджує, що постачальник уже передав товар.
• Рахунок на оплату або проформа зазвичай повідомляє, за що і скільки потрібно заплатити. Якщо він описує лише майбутнє постачання, фактичного отримання товару він не засвідчує.
• Платіжна інструкція містить розпорядження про переказ. Щоб підтвердити рух коштів, перевіряйте її виконання та відповідну банківську виписку.
• Видаткова накладна або акт приймання-передачі фіксує передавання конкретних товарів чи іншого майна.
• Документ про надані послуги або виконані роботи описує фактичний результат чи обсяг послуг і період їх надання.
• Фіскальний чек документує розрахункову операцію. Його потрібно пов’язати з відповідним продажем, оплатою або поверненням.
• Обліковий регістр накопичує відомості з документів. Запис у таблиці залишків сам по собі не підтверджує походження товару.

Умовний приклад. Магазин замовив 20 світильників по 300 грн, загалом на 6 000 грн. Постачальник отримав усю передоплату, але передав лише 15 світильників вартістю 4 500 грн. Документи про оплату підтверджують переказ 6 000 грн, а накладна має відображати фактичне передавання 15 одиниць. Непоставленим залишається товар на 1 500 грн. Якщо працівник підпише накладну на всі 20 одиниць, документи суперечитимуть фактичному прийманню.

Які правила застосовуються до компанії та ФОП

Юридична особа організовує бухгалтерський документообіг

Статті 2, 8 і 9 Закону № 996-XIV зобов’язують юридичних осіб вести бухгалтерський облік. Керівник забезпечує документування операцій, визначає права працівників на підписання документів і затверджує правила їх руху. Передавання обліку зовнішньому бухгалтеру потребує узгодженого порядку отримання документів від продавців, складу та контрагентів.

За пунктами 2.12 і 5.1 Положення № 88 керівник затверджує перелік осіб, уповноважених підписувати документи на відпуск майна й коштів, та наказом установлює графік документообігу. У графіку зазначають строки створення або отримання документів, прийняття їх до обліку, передавання в обробку та до архіву. Власні форми документів і порядок електронного обміну підприємство визначає відповідно до своїх операцій та застосовних вимог. Облікова політика має узгоджуватися із цими правилами. Наприклад, комірник підтверджує кількість прийнятого товару, менеджер отримує від постачальника належно оформлену накладну, а бухгалтер перевіряє її перед відображенням операції.

ФОП на загальній системі підтверджує доходи, витрати та походження товару

За пунктами 177.2, 177.4 і 177.10 Податкового кодексу України (ПКУ) підприємець веде облік доходів і витрат та має документи щодо походження товару. Документально не підтверджені витрати не включаються до підприємницьких витрат. Наявність документа також не означає, що будь-яка покупка зменшує оподатковуваний дохід: витрата повинна відповідати правилам статті 177 та бути пов’язаною з діяльністю.

Рекомендований комплект для закупівлі товару: документ про його отримання, підтвердження оплати та відомості, які дозволяють пов’язати закупівлю з підприємницькою діяльністю. Особисті покупки зберігайте окремо, щоб бухгалтер не включив їх до витрат помилково.

ФОП на єдиному податку веде облік за своїм режимом

За пунктом 296.1 ПКУ ФОП першої та другої груп, а також третьої групи без ПДВ відображають отримані доходи помісячно в довільній формі. ФОП третьої групи — платники ПДВ ведуть облік доходів і витрат за встановленою типовою формою. При цьому стаття 44 ПКУ вимагає документального підтвердження показників податкової звітності.

Для підприємця варто окремо визначити три питання: як він обліковує дохід, чи зобов’язаний застосовувати реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), чи повинен вести облік товарних запасів. Звільнення від одного обов’язку не встановлює автоматичного звільнення від інших. Зокрема, пункт 296.10 ПКУ звільняє першу групу від застосування РРО та ПРРО, але це не скасовує вимог до підтвердження податкових показників.

Компанійні бухгалтерські регістри, касову книгу та весь набір внутрішніх наказів не потрібно автоматично переносити на ФОП. Підприємець організовує документи відповідно до власних законних обов’язків.

Коли застосовується Порядок обліку товарних запасів № 496

За пунктом 1 розділу I Порядку № 496 його застосовують ФОП, які зобов’язані вести облік товарних запасів відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». Спочатку перевірте, чи здійснює ФОП розрахункові операції у значенні цього Закону: саме для таких суб’єктів стаття 3 встановлює відповідні обов’язки. Потім перевірте звільнення, передбачене пунктом 12 статті 3 Закону України від 06.07.1995 № 265/95-ВР: цей пункт звільняє від обліку товарних запасів ФОП на єдиному податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, крім підприємців, які продають технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, медичні вироби, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Для підприємців, які продають такі товари, зазначене звільнення не діє.

Якщо обов’язок установлено, підприємець починає ведення Форми обліку товарних запасів із запису про товари, які вже має на дату виникнення цього обов’язку. Підставою є самостійно складений опис залишків із найменуваннями, кількістю, одиницями виміру та вартістю, яку визначає ФОП; реквізити постачальника й отримувача для такого опису не потрібні. Якщо залишків немає, цей запис не роблять. Подальші надходження вносять до Форми обліку до початку реалізації товару, а первинні документи зберігають як обов’язкові додатки до неї. Облік ведуть також за кожним місцем продажу, а передавання між власними магазинами підтверджують документами на внутрішнє переміщення.

Для цього обліку документи повинні містити найменування постачальника й отримувача та їхні податкові ідентифікатори: реєстраційний номер облікової картки платника податків або код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України. Для осіб, які через релігійні переконання офіційно відмовилися від податкового номера й мають відповідну відмітку в паспорті, зазначають передбачені Порядком паспортні дані. Також потрібні дата операції, найменування, кількість та вартість товару. Порядок № 496 окремо передбачає виняток для документів про знищення, втрату або використання товарів на власні потреби: у них зазначають вартість за ціною придбання, підтвердженою обліком, без реквізитів постачальника й отримувача.

Практичне правило для продавця: перед викладенням нової партії перевірити, чи є документ про надходження і чи внесено його до Форми обліку. Звичайний складський запис у програмі потрібно зіставляти з вимогами Порядку № 496. Підприємець відображає у Формі обліку також документально підтверджене вибуття: внутрішні переміщення, повернення постачальнику, знищення, втрату, використання для власних потреб і безготівкові продажі, які закон дозволяє проводити без РРО або ПРРО. Дані про продажі через РРО або ПРРО до графи 8 не вносять. Записи про надходження й вибуття ведуть у хронологічному порядку.

Які документи підготувати для операцій магазину

Наведений комплект — практичний орієнтир. Остаточний склад визначають фактичні дії, договір та спеціальні правила відповідної операції. Загальні вимоги не встановлюють однакового обов’язку підписувати кожний документ обома сторонами.

Під час закупівлі призначте працівника, який має право приймати товар і підписувати відповідні документи. За пунктом 2.4 Положення № 88 повноваження отримувача можуть підтверджуватися, зокрема, письмовим договором, довіреністю або актом органу юридичної особи. Директор не зобов’язаний особисто підписувати кожну накладну, якщо це правомірно доручено іншій особі.

Як перевірити обов’язкові реквізити

Частина друга статті 9 Закону № 996-XIV встановлює такі загальні обов’язкові реквізити первинного документа:

• назва документа або форми;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг операції, одиниця її виміру;
• посади й прізвища осіб, відповідальних за операцію та правильність оформлення, з установленим законом винятком для документів, вимоги до яких визначає Національний банк України;
• особистий підпис або інші дані, які дозволяють ідентифікувати учасника операції.

Номер, місце складання, ідентифікаційний код і печатка не належать до універсального переліку обов’язкових реквізитів. Проте спеціальні правила можуть вимагати додаткових відомостей. Наприклад, документи для обліку запасів ФОП перевіряють за Порядком № 496, а касові ордери — за Положенням Національного банку України № 148. Тому відсутність коду в довільному акті й відсутність обов’язкового реквізиту спеціального документа оцінюють за різними правилами.

Неістотні недоліки не є самостійною підставою для невизнання операції, якщо вони не заважають ідентифікувати її учасника, а документ містить дату, назву підприємства, зміст та обсяг операції й інші необхідні відомості. Наприклад, відсутність необов’язкової печатки не дорівнює відсутності підтвердження операції. Водночас із документа має бути зрозуміло, хто і що фактично зробив.

Для перевірки змісту попросіть працівника відповісти за документом на три питання: який товар або результат отримано, в якій кількості чи обсязі та коли це відбулося. Запис «послуги за договором» варто конкретизувати так, щоб можна було встановити виконану роботу та її обсяг.

Коли документ про послуги може бути без підпису замовника

З 1 квітня 2026 року діє доповнення до частини другої статті 9 Закону № 996-XIV, внесене Законом № 4791-IX від 24.02.2026. Для послуг, робіт і найму або оренди відсутність посад, прізвищ та підпису чи інших ідентифікаційних даних зі сторони замовника або наймача не порушує вимог до оформлення за одночасного виконання умов:

1. Документ містить дату або період надання послуг, виконання робіт чи найму.
2. Такий порядок документування передбачено письмовим договором.
3. Операцію відображають у бухгалтерському обліку в періоді її здійснення.

Це правило не поширюється на операції, які оплачують публічними коштами; оренду державного або комунального майна; будівельний підряд і проектно-вишукувальні роботи; договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу. Воно також не встановлює загального дозволу оформлювати передавання товарів без належного підтвердження отримання.

Практично перед застосуванням такого порядку перегляньте договір: як виконавець передає документ, як замовник повідомляє про розбіжності та за якими даними сторони визначають фактичний обсяг. Відомості про виконавця й інші необхідні реквізити зберігаються.

Як оформити рахунок, оплату та податкову накладну

Назва «рахунок-фактура» не визначає облікової ролі документа. Рахунок на майбутню поставку показує запропоновані умови. Оплачений деталізований рахунок за фактично надану послугу може виконувати роль первинного документа, якщо він відображає реальне виконання, містить потрібні реквізити та відповідає погодженому законному порядку документування. Сама оплата може бути авансом, тому її недостатньо, щоб вважати послугу наданою.

Рекомендований порядок для бухгалтера: перевірити договір, зміст рахунка, період послуги, підтвердження оплати й виконання, а також необхідні підписи або умови законного оформлення без реквізитів замовника. Якщо рахунок описує лише майбутню роботу, отримайте документ про її виконання.

Податкова накладна має окреме призначення за статтею 201 ПКУ. Її складають платники ПДВ, зокрема на постачання або передоплату, і реєструють у Єдиному реєстрі податкових накладних. Пункт 201.10 визначає її значення для податкового кредиту покупця. При цьому накладна на аванс не засвідчує, що покупець уже отримав товар. Для приймання, складського та бухгалтерського обліку зберігайте документи про фактичну операцію.

Як узгодити форму, мову та дати документів

Пункти 1.4, 2.6 і 2.7 Положення № 88 дозволяють використовувати самостійно виготовлені бланки з необхідними реквізитами. Якщо для операції встановлено спеціальну форму чи додаткові вимоги, власний бланк має їх враховувати. Документи складають українською мовою, а до документів іноземною мовою, які є підставою бухгалтерських записів, потрібен впорядкований автентичний переклад українською.

Дата складання має відповідати фактичному оформленню. Якщо дата операції або період послуги відрізняється, зазначайте їх окремо. Не змінюйте дату підписання, щоб приховати затримку. Частина п’ята статті 9 Закону № 996-XIV вимагає відображати операції у звітному періоді їх здійснення, а пункт 3.4 Положення № 88 — переносити відомості до регістрів у строки, що забезпечують своєчасне складання звітності.

Єдиного строку на кшталт «кожну накладну оформляють протягом трьох днів» ці загальні норми не встановлюють. Окремі операції мають власні правила. Наприклад, за пунктом 32 Положення № 148 приймання та видачу готівки за касовими ордерами проводять тільки в день їх складання. Для готівкової реалізації пункт 2.1 Положення № 88 допускає первинний документ не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів і чеків.

Практична рекомендація для магазину: передавати документи про приймання товару бухгалтеру щодня або наступного робочого дня, а перед закриттям звітного періоду перевіряти всі незавершені операції. Це внутрішній порядок роботи, який підприємство встановлює з урахуванням своїх процесів.

Що робити, коли документ контрагента затримується

За пунктом 2.5 Положення № 88 підприємство може передбачити у правилах документообігу використання належно оформленого внутрішнього акта, якщо на момент завершення складання регістрів за звітний період документ контрагента не отримано. Акт складає посадова особа, відповідальна за приймання або відпуск товарів, робіт чи послуг.

В акті потрібно відобразити фактичну операцію та обґрунтовану оцінку. Після отримання документа контрагента бухгалтер звіряє його з актом і за пунктом 3.4 Положення № 88 коригує різницю в оцінці. Ця процедура стосується бухгалтерського обліку підприємства та не замінює спеціальних умов підтвердження податкового кредиту або обліку запасів ФОП.

Як зберегти електронний оригінал і перевірити підпис

За статтями 5–8 Закону України № 851-IV електронна форма сама по собі не зменшує юридичної сили документа. Електронний оригінал повинен містити обов’язкові реквізити, належний електронний підпис і дозволяти перевірити цілісність та справжність.

Звичайний скан підписаного паперу є електронним зображенням копії. Водночас файл у форматі PDF може бути оригіналом електронного документа, якщо його належно створено та підписано. Розширення файлу й видиме зображення підпису не визначають його статусу.

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) має юридичну силу власноручного підпису за частиною шостою статті 18 Закону України № 2155-VIII. Закон також не дозволяє відкидати інші електронні підписи лише через те, що вони некваліфіковані. Проте допустимий вид підпису потрібно визначати для конкретного документа з урахуванням законодавства та домовленостей сторін.

Наприклад, пункт 23 Положення № 148 вимагає від працівника підприємства КЕП для підписання електронного касового документа. ФОП може підписувати електронний касовий документ кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом. Для використання удосконаленого підпису пункт 23 вимагає договірних засад, технології, визначеної суб’єктом господарювання, та дотримання законодавства про електронні документи й електронні довірчі послуги і відповідних нормативних актів Національного банку України. Автоматично створені первинні документи за статтею 9 Закону № 996-XIV застосовують у бухгалтерському обліку за наявності електронного підпису чи печатки відповідно до законодавства.

1. Отримайте повний підписаний комплект. Збережіть документ разом із файлами підписів, якщо вони окремі.
2. Перевірте цілісність і підписувача. Збережіть результат перевірки та доступні відомості про сертифікат і час підписання.
3. Окремо перевірте повноваження. Дійсний підпис ідентифікує підписувача, але повноваження приймати товар або діяти від імені компанії підтверджують відповідні документи.
4. Зафіксуйте отримання. Узгодьте із контрагентом порядок підтвердження доставки та збережіть квитанції або інші підтвердження.
5. Перевірте відновлення з архіву. Відкрийте збережений документ і переконайтеся, що підпис можна перевірити після завантаження.

Стаття 13 Закону № 851-IV вимагає забезпечити доступність інформації, можливість відновити документ у початковому форматі та зберігати наявні дані про його походження, відправлення й отримання. Практично потрібні резервна копія та відповідальна особа, яка має доступ до архіву після зміни працівника або сервісу. Якщо підприємство складає та зберігає первинні документи й бухгалтерські регістри електронними засобами, воно повинне власним коштом виготовити паперові копії на вимогу інших учасників операції, а також правоохоронних та інших відповідних органів у межах їхніх законних повноважень. Цей обов’язок установлено частиною шостою статті 9 Закону № 996-XIV та пунктом 2.2 Положення № 88.

Як виправити помилку зі збереженням початкових даних

Порядок виправлень визначає глава 4 Положення № 88. Підчистки й необумовлені виправлення заборонені.

Для паперового документа, у якому виправлення дозволені, неправильний текст або число закреслюють однією рискою, щоб запис залишався читабельним. Над ним зазначають правильні дані, роблять напис «виправлено», ставлять дату та підписи осіб, які підписали документ. Якщо примірники є у кількох учасників, практично варто узгодити виправлення, щоб їхні документи не суперечили один одному.

У документах про касові, банківські операції та операції з цінними паперами виправлення не допускаються. Для них застосовують належний порядок оформлення заміни чи іншого документа за спеціальними правилами. Зокрема, пункт 32 Положення № 148 прямо забороняє виправляти касові ордери та видаткові відомості.

Помилки в електронних первинних документах і бухгалтерських регістрах виправляють способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень. За способом сторно роблять зворотний запис на величину помилки й одночасно зазначають правильну суму. Зберігають початкову інформацію, зазначають дату виправлення, посади та прізвища осіб, які склали виправлений електронний документ, а також їхні особисті підписи або інші дані, що дозволяють їх ідентифікувати. Виправлення вносять у звітному періоді, в якому виявлено помилку. Тому непомітно замінювати підписаний файл іншим із тим самим іменем не можна.

Для помилок у бухгалтерських регістрах минулого звітного періоду пункт 4.6 Положення № 88 передбачає бухгалтерську довідку з причиною помилки та посиланнями на документи й регістри. Її підписує укладач і після перевірки — головний бухгалтер. Довідка пояснює облікове виправлення та не підтверджує неіснуючу закупівлю.

ФОП, який веде Форму обліку запасів за Порядком № 496, у графі «Примітки» помилкового рядка ставить позначку «анульовано - виправлено» та номер рядка з правильними даними. У графі «Примітки» нового рядка ставить позначку «виправлено» та номер помилкового рядка. Якщо запис потрібно лише видалити без заміни, у його графі «Примітки» зазначає «анульовано».

Скільки зберігати первинні документи

Строк залежить від платника, призначення документа та обставин його використання. За пунктом 44.3 ПКУ діють такі мінімальні строки:

Для документів, використаних у звітності, строк рахують від дня її подання, а за неподання — від установленого ПКУ граничного строку. Для документів щодо іншого контрольованого законодавства відлік починають від відповідної операції, для дозвільних документів — від завершення їх дії. Тому дата накладної не завжди є початком відліку.

Строки продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках пункту 102.3 ПКУ. За пунктом 44.4 документи, пов’язані з перевіркою, адміністративним оскарженням або судовою справою, зберігають до завершення відповідних процедур і строків оскарження, щонайменше протягом установленого мінімуму. Окремий випадок передбачає другий абзац пункту 44.4: якщо платник отримав від контролюючого органу інформацію за пунктом 86.14 про обставини можливого надання неправомірної вигоди службовій особі іноземної держави, він повинен зберігати документи, які підтверджують ці обставини або стали підставою для обліку пов’язаних операцій, протягом строків пункту 44.3, збільшених на 1095 днів.

Як врахувати архівні вимоги для компанії

Перелік, затверджений наказом Міністерства юстиції України № 578/5, установлює для первинних документів і додатків, які підтверджують операції та стали підставою бухгалтерських і податкових записів, мінімум п’ять років із відповідними примітками. Це окремо від податкового строку в 1825 днів: потрібно виконати обидві застосовні вимоги. Для документів та інформації, на які поширюються статті 39 і 39-2 ПКУ, примітки, наведені в пункті 2.11 Переліку, встановлюють мінімум сім років. Якщо магазин має такі документи, перед їх знищенням перевірте завершення і семирічного архівного строку, і податкового строку в 2555 днів з усіма застосовними продовженнями.

Примітки, роз’яснені пунктом 2.11 Переліку, подовжують зберігання документів, пов’язаних із перевірками та оскарженням. Вони передбачають, зокрема, один рік після завершення строку судового оскарження, а за оскарження — один рік після набрання законної сили рішенням, яким завершено розгляд справи; у разі подальшого оскарження — три місяці після остаточного рішення, яке більше не можна оскаржити. Документи, потрібні для підтвердження вимог про відшкодування матеріальної шкоди, також слід окремо перевірити перед відбором на знищення.

Для податкових документів ФОП пункт 1.4 Переліку відсилає до ПКУ. Отже, компанійний п’ятирічний мінімум не потрібно автоматично застосовувати до всього податкового архіву підприємця. Водночас інші види документів можуть мати власні строки.

Рекомендований порядок архівування:

1. Групуйте документи за операціями, контрагентами та звітними періодами.
2. Для кожної категорії зазначайте застосовний строк, початок відліку й обставини його продовження.
3. Оригінали на папері зберігайте окремо від робочих сканів; електронні оригінали — разом із підписами.
4. Позначайте справи, пов’язані з перевірками, спорами або вимогами про відшкодування шкоди.
5. Перед знищенням перевіряйте всі строки та обмеження. Для організацій пункт 2.12 Переліку забороняє знищення без попередньої експертизи цінності документів.

Для ФОП за Порядком № 496 Форма обліку та документи на товар мають бути в місці продажу до вибуття останньої одиниці, зазначеної в них. Первинні документи щомісяця групують у хронологічному порядку їх відображення у Формі обліку та/або підшивають для подальшого зберігання разом із відповідною Формою обліку. Закінчення партії не означає, що документи вже можна знищити.

Що робити, якщо документи втрачено або пошкоджено

Загальний порядок: повідомити та відновити

За пунктом 44.5 ПКУ платник протягом п’яти днів із дня втрати, пошкодження чи дострокового знищення документів письмово повідомляє контролюючий орган за місцем обліку. Повідомлення подають у порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та додають оформлені відповідно до законодавства документи, які підтверджують подію. За наявності відповідних митних обставин повідомляють також зазначений у цьому пункті митний орган.

Відновити документи потрібно протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Збережіть підтвердження отримання повідомлення, щоб правильно визначити кінцеву дату.

1. Складіть перелік відсутніх документів із зазначенням контрагентів, операцій та періодів.
2. Збережіть підтвердження причини втрати й своєчасно подайте повідомлення.
3. Запросіть у контрагентів належні повторні примірники або дублікати, отримайте банківські документи та відновіть електронні оригінали з резервних копій.
4. Ведіть перелік відновлених документів і перевіряйте, чи збігаються вони з фактичною операцією та обліковими записами.

Для підприємств пункт 6.10 Положення № 88 додатково передбачає письмове повідомлення правоохоронних органів, призначення комісії та акт про перелік документів і причини втрати. Копії затвердженого акта надсилають визначеним цим пунктом адресатам у десятиденний строк.

Якщо повідомлення подано належно та своєчасно, а втрата унеможливлює перевірку, пункт 44.5 передбачає перенесення її строків до відновлення й надання документів у встановлених межах, але не більше ніж на 120 днів. Це правило має виняток для перевірок за статтею 200 ПКУ. Якщо платник не відновив документи або після використання цієї процедури повторно втратив, пошкодив чи достроково знищив їх, пункт 44.5 вважає такі документи відсутніми на час складання відповідної звітності або виконання вимог митного, валютного та іншого законодавства, яке контролюють податкові органи.

Спеціальний порядок для діяльності на визначених територіях

Підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ установлює виняток для платників, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях України та через відповідні обставини не можуть пред’явити первинні документи. Потрібно перевірити територіальні критерії та причину, через яку документи неможливо пред’явити. Для втрачених документів необхідний зв’язок втрати з бойовими діями. Якщо документи залишилися на відповідних територіях, підставою може бути неможливість їх вивезення, ризик для життя чи здоров’я людей під час вивезення або адміністративні перешкоди, встановлені органами влади. Самої дії воєнного стану для застосування цього винятку недостатньо.

Платник подає повідомлення в довільній формі з обставинами, податковими періодами й загальним переліком документів, за можливості — з реквізитами. Для підприємства норма передбачає підписи керівника та головного бухгалтера. Якщо після повідомлення про неможливість вивезення стало відомо про втрату документів, потрібно подати окреме повідомлення про втрату.

Для зазначених у повідомленні періодів контролюючий орган не може ставити під сумнів показники звітності лише через відсутність первинних документів. Повідомлення також є підставою для збереження витрат, від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток, податкового кредиту та від’ємного значення ПДВ минулих періодів без відповідних підтвердних документів. Після повідомлення про неможливість вивезення документів через їх перебування на визначених територіях діє мораторій на документальні перевірки зазначених періодів. Після належного повідомлення про втрату документів ці періоди не підлягають перевірці контролюючим органом, зокрема й після завершення воєнного стану. Водночас у цих періодах норма обмежує збільшення задекларованих податкових зобов’язань, від’ємного об’єкта оподаткування податком на прибуток та бюджетного відшкодування ПДВ.

Контролюючий орган має доводити відсутність підстав для застосування спеціального порядку та в разі відмови видати вмотивоване рішення не пізніше одного місяця після отримання повідомлення. Рішення можна оскаржити в адміністративному або судовому порядку. До остаточного рішення у справі контролюючий орган не може ставити під сумнів показники звітності або ініціювати будь-яку перевірку щодо періодів, зазначених у повідомленні. Безпідставне застосування спеціального порядку закон розцінює як ухилення від сплати податків і передбачає відповідальність. Цю процедуру потрібно оцінювати окремо від загального порядку «п’ять днів на повідомлення та 90 днів на відновлення».

Як надати документи під час податкової перевірки

За статтею 85 ПКУ після початку перевірки платник надає документи, що належать або пов’язані з її предметом. Витребування документів у випадках, не передбачених ПКУ, заборонено. Копії засвідчують підписом платника або його посадової особи та печаткою за її наявності. Запит на копії за пунктом 85.4 ПКУ інспектор повинен подати не пізніше ніж за п’ять робочих днів до закінчення перевірки. Отримання копій оформлюють описом, копію якого вручають платнику під підпис. Документи з комерційною таємницею або конфіденційною інформацією передають окремо із зазначенням посадової особи, яка їх отримала; передавання для огляду та повернення оформлюють актом. Оригінали не вилучають, крім передбачених кримінальним процесуальним законодавством випадків.

Практично призначте одну відповідальну особу, яка веде перелік запитів і переданих документів. До кожної операції підготуйте пов’язаний комплект: умови договору, отримання або передавання, оплату та відображення в обліку. За пунктом 12 статті 3 Закону № 265/95-ВР ФОП, на якого поширюється обов’язок обліку товарних запасів, повинен надати документи про облік і походження наявних у місці продажу товарів на початок перевірки. За пунктом 11 розділу II Порядку № 496 їх надає підприємець або особа, яка фактично продає товари чи проводить розрахунки. Якщо оригіналів первинних документів у магазині немає, можна надати копії, а оригінали за потреби пред’явити до завершення перевірки. Електронну Форму обліку на вимогу інспектора потрібно відобразити у форматі, який дозволяє переглядати та/або копіювати її.

За пунктом 44.6 ПКУ ненадання документів до завершення перевірки або в строки пункту 86.7 може означати, що вони вважаються відсутніми під час складання звітності. Норма містить виняток щодо виїмки чи іншого вилучення правоохоронними органами. Документи, подані після перевірки до прийняття рішення в порядку пункту 86.7, контролюючий орган повинен врахувати. За пунктом 86.7 ПКУ платник, який не погоджується з висновками перевірки або викладеними в акті чи довідці фактами й даними, може подати заперечення, додаткові документи та пояснення протягом 10 робочих днів із дня, наступного за днем отримання акта або довідки.

Для документальної позапланової перевірки за підпунктом 78.1.5 діє окремий порядок: за підпунктом 86.7.4 платник може подати заперечення протягом п’яти робочих днів із дня, наступного за днем отримання акта або довідки. Контролюючий орган не розглядає ці заперечення окремо, а долучає їх до матеріалів перевірки або скарги та враховує наведені факти й дані під час підготовки висновку або розгляду скарги. Збережіть підтвердження отримання акта та подання документів, щоб підтвердити дотримання цього строку.

Якщо інспектор відмовляється врахувати документи, пункт 44.7 дозволяє до завершення перевірки подати засвідчені копії безпосередньо контролюючому органу або надіслати листом із повідомленням про вручення та описом вкладення. Якщо платник надає документи або надіслані копії надходять до органу менш ніж за три дні до завершення перевірки, її продовжують на строк, визначений статтею 82 ПКУ. Якщо надіслані копії надходять уже після завершення перевірки, контролюючий орган має право відкласти прийняття рішення за її результатами та призначити позапланову документальну перевірку.

Пункт 121.1 ПКУ встановлює штраф 1 020 грн за незабезпечення зберігання визначених документів протягом установлених строків та/або ненадання оригіналів чи копій під час податкового контролю в передбачених Кодексом випадках. Щодо ненадання документів пункт 121.1 прямо встановлює виняток для документів, отриманих із Єдиного реєстру податкових накладних. За ті самі дії, якщо протягом року вже застосували штраф за таке саме порушення, сума становить 2 040 грн. Ця санкція має конкретні законні підстави; довільна описка в накладній сама по собі не є зазначеним порушенням.

Як підготувати видаткову накладну та перевірити оплату в Торгсофт

В офіційній довідці Торгсофт про реалізацію описано вибір клієнта, додавання товарів зі складу, зміну кількості та параметрів документа — дати, періоду, номера й підприємства. Для практичного оформлення відвантаження спочатку виберіть фактичного покупця та підприємство-продавця, звірте товари, кількість і дату, після чого відкрийте «Друк» → «Накладна». Програма дозволяє переглянути видаткову накладну, зберегти її у доступному форматі або надрукувати. Перед підписанням перевірте реквізити друкованої форми та дані відповідальних осіб.

У меню «Документ» відкрийте режим «Торгівля з випискою рахунка» та вкладку «Оплати клієнтів». Тут можна зіставляти оплати рахунків і накладних, знаходити невизначені платежі та пов’язувати їх із рахунками. Це зручно для перевірки передоплати перед відвантаженням. Отримання виписок із банківських рахунків у цьому режимі доступне за активованої додаткової функції «Банківські виписки по рахунках». Факт надходження коштів потрібно звіряти з банківськими даними.

Після формування накладної організуйте належне підписання та зберігання оригіналу. Друк або збереження файла самі по собі не означають накладення КЕП, реєстрації податкової накладної чи виконання всіх вимог бухгалтерського архіву. Для ФОП, який застосовує Порядок № 496, додатково забезпечте відповідність Форми обліку та документів цьому Порядку.

Як організувати щоденну перевірку документів магазину

1. Під час приймання працівник порівнює фактичний товар із документом і відразу фіксує нестачу, надлишок або пошкодження.
2. Перед продажем нової партії відповідальна особа перевіряє документи про надходження та, коли застосовується Порядок № 496, внесення запису до Форми обліку.
3. Під час оформлення працівник перевіряє дату, сторони, зміст, кількість, одиниці виміру та необхідні підписи. Вільні рядки паперових первинних документів прокреслює відповідно до пункту 2.10 Положення № 88.
4. Після оплати або повернення бухгалтер зіставляє рух грошей із відповідною операцією та не обліковує повторно один документ.
5. Перед завершенням звітного періоду бухгалтер перевіряє відвантаження, передоплати й отримані послуги, за якими бракує документів.
6. Після оброблення відповідальна особа передає оригінали до архіву та перевіряє доступність електронних документів і резервних копій.

Офіційні джерела для перевірки документів

• Закон України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: статті 1, 2, 8, 9; у частині другій статті 9 — зміни Законом від 24.02.2026 № 4791-IX, чинні з 01.04.2026.
• Наказ Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку: пункти 1.4, 2.1–2.16, 3.4, глави 4–6.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: статті 44, 85, пункт 86.7, пункт 121.1, статті 177, 201, 296; підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX.
• Наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496, Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОП: розділи I–II.
• Закон України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»: статті 5–8, 11–14.
• Закон України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»: статті 1, 15, 18.
• Постанова Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148, Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні: пункти 11, 23–29, 32, 39.
• Наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, Перелік типових документів зі строками зберігання: пункти 1.4, 1.7, 1.8, 2.10–2.14 та позиція щодо первинних документів і додатків до них.
• Закон України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: пункт 12 статті 3.