Як підтвердити походження товару та підготувати облік до перевірки

Як підтвердити походження товару: первинні документи, товарний облік і готовність до перевірки

Підприємець повинен мати можливість простежити шлях кожної партії товару: від конкретного постачальника та документа про одержання — до оприбуткування, переміщення між складами або магазинами й подальшого продажу. Для цього потрібні належно оформлені первинні документи, записи в бухгалтерському або товарному обліку та, коли закон цього вимагає, Форма ведення обліку товарних запасів ФОП. Запис у складській програмі допомагає систематизувати інформацію, але сам по собі не замінює документа постачальника.

ФОП — платники єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, звільнені від спеціальної вимоги Закону про РРО щодо обліку товарних запасів, крім продавців технічно складних побутових товарів, лікарських засобів, медичних виробів, а також ювелірних і побутових виробів із дорогоцінних металів та каміння. Для інших підприємців продаж необлікованого товару або відсутність документів у місці продажу може призвести до фінансової санкції в розмірі вартості такого товару за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Що означає підтвердження походження товару

У контексті товарного та податкового обліку «походження товару» означає документальне підтвердження того:

• від кого товар отримано;

• на якій правовій підставі;

• коли відбулася операція;

• який саме товар отримано;

• у якій кількості;

• за якою вартістю;

• на який склад, магазин або інший господарський об’єкт він надійшов;

• як товар переміщувався та вибував з обліку.

Для ФОП, які зобов’язані вести товарний облік, документами, що підтверджують облік і походження товару, є одночасно Форма ведення обліку товарних запасів та первинні документи. До таких документів Порядок № 496 відносить накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупівлі, фіскальні й товарні чеки та інші документи, які дають змогу ідентифікувати постачальника, одержувача, дату операції, найменування, кількість і вартість товару.

Це не слід плутати із сертифікатом країни походження. Сертифікати походження застосовуються у випадках, передбачених митним, зовнішньоекономічним або спеціальним законодавством. Для звичайної роздрібної торгівлі основне завдання підприємця — підтвердити законне придбання та належний облік товару.

Які документи підтверджують придбання товару

Набір документів залежить від способу отримання товару.

Транспортний документ підтверджує перевезення, але не завжди самостійно підтверджує перехід товару у власність покупця. Платіжне доручення або банківська виписка підтверджує оплату, але не факт фактичного отримання товару. Рахунок на оплату зазвичай містить пропозицію сплатити кошти, однак без документа про передачу товару не завжди доводить виконання поставки.

Податкова накладна виконує функцію документа для цілей ПДВ. Вона не замінює видаткову накладну, акт або інший первинний документ, що засвідчує фактичну передачу товару.

Обов’язкові реквізити первинного документа

Підставою для бухгалтерського обліку господарської операції є первинний документ. Він може бути складений у паперовій або електронній формі та повинен містити:

• назву документа;

• дату складання;

• назву підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст і обсяг господарської операції;

• одиницю виміру;

• посади та прізвища осіб, відповідальних за операцію і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в операції.

Номер документа, печатка, посилання на договір, місце складання, строк оплати, артикул, штрихкод, серійний номер або номер партії можуть бути додатковими реквізитами. Закон не називає номер документа універсальним обов’язковим реквізитом кожного первинного документа, але його наявність значно спрощує облік, пошук і зіставлення операцій.

Для товарного обліку ФОП вимоги конкретніші: документи мають дозволяти ідентифікувати постачальника й одержувача, містити дату операції, найменування, кількість і вартість товару. Тому накладна без даних контрагента, кількості або вартості створює значний ризик під час перевірки.

Неістотна помилка не повинна автоматично позбавляти документ юридичного значення, якщо вона не заважає встановити учасників, дату, зміст та обсяг операції. Водночас відсутність ключових даних про постачальника, товар або господарську операцію вже не є дрібним недоліком.

Хто зобов’язаний вести товарний облік

Звільнення окремого ФОП від спеціального товарного обліку за Законом про РРО не означає, що можна продавати товар невідомого походження. Документи можуть бути потрібні для підтвердження витрат, відповідності та безпечності продукції, гарантійних зобов’язань, захисту від претензій правовласників, митних або правоохоронних перевірок, а також для вирішення спорів із постачальником чи покупцем.

Як вести Форму обліку товарних запасів ФОП

ФОП, на якого поширюється Порядок № 496, повинен постійно вносити до Форми обліку інформацію про надходження і вибуття товарів. Первинні документи є невід’ємною частиною такого обліку.

Основні правила:

• надходження товару відображають до початку його реалізації;

• записи ведуть у хронологічному порядку;

• Форму можна вести на папері або в електронному вигляді;

• для кожного окремого місця продажу ведеться окремий облік;

• переміщення між магазинами, складами чи іншими об’єктами оформлюється документом внутрішнього переміщення;

• якщо на дату виникнення обов’язку вже є товарні залишки, перший запис робиться на підставі самостійно складеного опису залишків;

• виправлення виконуються через анулювання неправильного запису та внесення нового, а не шляхом непомітного видалення інформації;

• електронна Форма повинна бути придатною для перегляду та копіювання під час перевірки.

Продаж товару заборонено, якщо у місці продажу немає первинного документа, запису про нього у Формі обліку або відсутні одночасно і документ, і запис. Форму та первинні документи потрібно зберігати в місці продажу до вибуття останньої одиниці товару, зазначеної у відповідному документі. Документи групують щомісяця у хронологічному порядку.

Якщо оригінал документа тимчасово відсутній у магазині, під час перевірки можна надати копію, а оригінал — до закінчення перевірки, якщо посадова особа вимагатиме його пред’явлення. Працівник, який здійснює продаж, повинен мати доступ до паперових документів або можливість відкрити, показати та скопіювати електронну Форму і документи.

Товар у декількох магазинах або на різних складах

Наявність однієї накладної в центральному офісі не завжди достатня. Для ФОП, який працює у кількох місцях продажу, Порядок № 496 вимагає вести облік за кожним об’єктом.

Безпечний документальний ланцюг має виглядати так:

1. товар одержано від постачальника на центральний склад;

2. надходження внесено до обліку на підставі накладної;

3. передавання частини товару до магазину оформлено внутрішньою накладною;

4. у магазині відображено одержання товару;

5. під час перевірки можна зіставити фактичний залишок із документами постачальника та документами внутрішнього переміщення.

Перевезення товару між власними об’єктами без документа створює розрив у ланцюгу: накладна постачальника показує надходження на один об’єкт, а фактичний товар знаходиться в іншому.

Інтернет-магазини, доставка та дропшипінг

Продаж через сайт, соціальні мережі, маркетплейс або службу доставки не скасовує вимог до походження та обліку товару.

Інтернет-магазину доцільно зберігати:

• документи від постачальника;

• замовлення покупця;

• документи про оплату;

• видатковий або розрахунковий документ;

• накладну перевізника;

• документи про повернення або відмову від посилки;

• звіти маркетплейсу чи платіжного сервісу, якщо вони беруть участь у розрахунках.

За дропшипінгу, коли постачальник відправляє товар безпосередньо покупцеві, документи повинні пов’язувати між собою постачальника, продавця, покупця, конкретний товар, його кількість, вартість і доставку. Одна експрес-накладна перевізника без документа про правову підставу отримання або продажу товару не створює повного доказового ланцюга.

РРО/ПРРО і первинні документи — різні частини обліку

Первинний документ постачальника підтверджує надходження товару. Фіскальний чек РРО або ПРРО підтверджує розрахунок із покупцем. Один документ не замінює інший.

Під час розрахункової операції продавець зобов’язаний:

• провести операцію на повну суму через зареєстрований РРО або ПРРО, якщо закон вимагає його застосування;

• сформувати паперовий або електронний розрахунковий документ;

• надати його покупцеві;

• забезпечити відповідність найменування, кількості та ціни фактично проданому товару.

Фіскальний чек повинен містити обов’язкові реквізити, встановлені Положенням № 13. Відсутність хоча б одного обов’язкового реквізиту може бути підставою для невизнання документа розрахунковим. Водночас неточність у назві товару, яка не спотворює інформацію про операцію, не повинна автоматично позбавляти чек статусу розрахункового документа.

Для підакцизних товарів РРО або ПРРО програмують із зазначенням коду товарної підкатегорії за УКТ ЗЕД, найменування, ціни та кількості. Під час роздрібного продажу алкогольних напоїв у передбачених законом випадках у чеку зазначається цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку.

Наявність накладної не замінює ліцензію, державну реєстрацію, спеціальне маркування, декларацію відповідності чи інший дозвільний документ, якщо його вимагає закон для конкретного товару. Водночас відсутність загальної «ліцензії на походження товару» не можна використовувати як підставу вимагати від продавця дозвіл, не передбачений профільним законодавством.

Електронні документи та скановані копії

Первинні документи можуть створюватися в електронній формі. Автоматично сформований програмою документ може використовуватися в бухгалтерському обліку, якщо він містить обов’язкові реквізити та на нього накладено електронний підпис або печатку відповідно до законодавства.

Скан чи фотографія паперової накладної є електронною копією, але не автоматично електронним оригіналом. Тому безпечний підхід передбачає зберігання:

• паперового оригіналу з підписами;

• або електронного оригіналу з належним електронним підписом;

• резервної копії електронних документів;

• можливості швидко знайти, відкрити, візуалізувати та надати документ контролюючому органу.

Підприємство, яке зберігає первинні документи електронно, повинно на вимогу уповноважених органів виготовити їх паперові копії. Воно також повинно захищати записи від непомітного або несанкціонованого виправлення.

Податкове значення документів

Для податкового обліку доходи, витрати та інші показники визначаються на підставі первинних документів, бухгалтерських регістрів, фінансової звітності та іншої передбаченої законом інформації.

Для ФОП на загальній системі документально підтверджена вартість придбаних товарів може враховуватися у складі витрат за правилами статті 177 Податкового кодексу. Відсутність документів створює ризик невизнання закупівельної вартості витратами.

Для платника ПДВ товарна накладна та податкова накладна виконують різні функції:

• первинний документ підтверджує зміст господарської операції;

• зареєстрована податкова накладна є одним із документів, необхідних для формування податкового кредиту;

• сама реєстрація податкової накладної не усуває необхідності підтверджувати реальне одержання товару.

Скільки зберігати документи

Мінімальний строк залежить від статусу підприємця та призначення документа.

Строк зазвичай обчислюється з дня подання звітності, для складання якої використовувалися документи, або з граничного строку її подання. Його перебіг може продовжуватися чи зупинятися у випадках, передбачених Податковим кодексом.

Для ФОП, який веде товарний облік за Порядком № 496, діє додаткова вимога: Форма і первинні документи повинні залишатися в місці продажу до вибуття останньої одиниці товару з відповідної накладної. Якщо товар продається довше, ніж загальний податковий строк зберігання, документ не можна вилучати з поточного товарного обліку до завершення продажу цієї партії.

Не слід знищувати документи, які стосуються незавершеної перевірки, адміністративного чи судового оскарження, невиконаного договору, гарантійних претензій або спору з контрагентом.

Що робити, якщо документа на товар немає

Продаж товару без документа не слід продовжувати, якщо підприємець зобов’язаний вести товарний облік.

Послідовність дій:

1. Відокремити товар від доступного для продажу залишку.

2. Встановити фактичного постачальника та дату одержання.

3. Запросити дублікат паперового документа або належний електронний оригінал.

4. Зіставити документ із банківською оплатою, листуванням, замовленням і доставкою.

5. Внести надходження до обліку до відновлення реалізації.

6. Якщо підтвердити придбання неможливо — оформити повернення власнику, списання або інше законне вибуття залежно від фактичних обставин.

Не можна самостійно складати накладну від імені постачальника, змінювати дату операції або створювати фіктивний документ заднім числом. Внутрішня довідка чи акт інвентаризації може зафіксувати наявність товару, але не завжди підтверджує його придбання у конкретного постачальника.

Підготовка до перевірки

До початку фактичної перевірки суб’єкт господарювання, на якого поширюється пункт 12 статті 3 Закону про РРО, повинен надати документи, що підтверджують облік і походження товарів у місці продажу. Це можуть бути документи про одержання товару, інвентаризацію та внутрішнє переміщення.

Доцільно регулярно перевіряти:

• чи є первинний документ на кожну фактичну партію;

• чи збігаються назви, артикули, кількість і одиниці виміру;

• чи внесено документ до бухгалтерського та товарного обліку;

• чи оформлені переміщення між об’єктами;

• чи можна швидко знайти документ за товаром, постачальником, номером і датою;

• чи має продавець доступ до документів;

• чи відповідає фактичний залишок даним програми;

• чи проведена інвентаризація у випадках, передбачених законодавством та обліковою політикою;

• чи захищені документи від втрати або несанкціонованого редагування.

Відповідальність за порушення

Необлікований товар або ненадання документів

За реалізацію товарів, не облікованих у встановленому порядку, або ненадання під час перевірки документів, що підтверджують облік товарів у місці продажу, застосовується фінансова санкція:

вартість відповідних товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Ця санкція не застосовується до ФОП — платників єдиного податку, які не є платниками ПДВ, за винятком продавців технічно складних побутових товарів, лікарських засобів, медичних виробів і визначених законом виробів із дорогоцінних металів та каміння.

Ненадання документів під час податкового контролю

Ненадання контролюючим органам оригіналів документів або їх копій у випадках, передбачених Податковим кодексом, тягне штраф:

• 1020 грн — за перше порушення;

• 2040 грн — за повторне аналогічне порушення протягом року.

Порушення правил застосування РРО/ПРРО

За непроведення розрахунку через РРО/ПРРО, проведення його на неповну суму або невидачу належного розрахункового документа Закон передбачає фінансові санкції:

• 100% суми операції — за перше порушення;

• 150% суми операції — за кожне наступне порушення.

Для ліцензованих або спеціально регульованих товарів можуть додатково застосовуватися санкції профільного законодавства, зокрема за відсутність ліцензії, порушення правил маркування, зберігання чи реалізації. Підстави для припинення або анулювання ліцензії визначаються окремо для кожного виду діяльності; сама наявність первинної накладної не усуває таких вимог.

Як організувати надійний внутрішній процес

Для кожної поставки доцільно використовувати єдиний порядок:

1. Перевірити реквізити та статус постачальника.

2. Узгодити товар, ціну, кількість і спосіб доставки.

3. Приймати товар лише разом із первинним документом або належним електронним оригіналом.

4. Звірити фактичний товар із документом.

5. Зафіксувати розбіжності актом або претензією до постачальника.

6. Оприбуткувати товар до початку продажу.

7. Прив’язати товар до конкретної накладної або партії поставки.

8. Оформлювати кожне внутрішнє переміщення, повернення та списання.

9. Проводити продаж через РРО/ПРРО, коли це обов’язково.

10. Зберігати первинний документ, облікові записи, документи оплати та доставки як єдиний комплект.

11. Обмежити права працівників на зміну закупівельної ціни, постачальника або складу накладної.

12. Регулярно створювати резервні копії електронної бази та документів.

Як підтвердження походження товару реалізовано в Торгсофт

У Торгсофт товар оприбутковується через документ «Прихід товару». У ньому можна зазначити постачальника, підприємство, валюту, дату, номер документа постачальника, склад або магазин, до якого надійшов товар, а також склад накладної та закупівельні ціни. Номер накладної постачальника зберігається для подальшого пошуку і звіряння документів.

У «Реєстрі прихідних накладних» можна відбирати документи за періодом, постачальником, одержувачем, валютою, підприємством, станом і способом оплати. Для вибраної накладної програма відображає її товарний склад. Окремий довідник поставок дає змогу створювати партії та прив’язувати до них нові або раніше створені прихідні накладні. Це допомагає простежувати, з якої поставки надійшов товар, і аналізувати відповідні документи.

Такий облік дозволяє швидко знайти постачальника, номер і дату приходу, закупівельну вартість, склад поставки, партію та подальший рух товару. Водночас запис у Торгсофт є засобом систематизації й внутрішнього контролю. Юридично значущим підтвердженням придбання залишається належно оформлений паперовий або електронний первинний документ. Автоматично створений електронний документ набуває статусу первинного за наявності обов’язкових реквізитів та електронного підпису або печатки, коли вони необхідні за законом.

Приклад із судової практики

Касаційний господарський суд у складі Верховного Суду звернув увагу, що факт поставки може підтверджуватися не лише первинними документами, а сукупністю інших доказів фактичного здійснення господарської операції. Для бізнесу це означає, що разом із накладною варто зберігати оплату, листування, замовлення, транспортні документи, складські записи та докази подальшого руху товару. Водночас такий підхід не скасовує обов’язку оформлювати первинні документи, якщо він прямо передбачений законом.

Офіційні джерела

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV
   Ключові норми: стаття 8 — організація і збереження бухгалтерського обліку; стаття 9 — первинні документи, їх реквізити, електронна форма та виправлення.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14

2. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI
   Ключові норми: стаття 44 — облік і строки зберігання документів; стаття 85 — документи під час перевірки; стаття 121 — відповідальність за ненадання документів; стаття 177 — витрати ФОП на загальній системі.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17

3. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР
   Ключові норми: стаття 3, пункти 1, 2, 11, 12 і 15 — РРО/ПРРО, розрахункові документи та товарний облік; стаття 17 — санкції за порушення розрахункових операцій; стаття 20 — відповідальність за необліковані товари та відсутність документів.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80

4. Наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку»
   Ключові норми: розділ I — документи, що підтверджують облік і походження товару; розділ II — порядок внесення записів, окремий облік за місцями продажу, внутрішні переміщення, зберігання та надання документів.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1411-21

5. Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів»
   Ключові норми: розділ I, пункт 3 — обов’язкові реквізити розрахункових документів; розділ II — форма та зміст фіскального касового чека.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16

6. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV
   Ключові норми: статті 5–8 — електронний документ, електронний оригінал, юридична сила та допустимість електронних документів як доказів.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15

7. Офіційна публікація Верховного Суду «Факт поставки товару підтверджується не лише первинними документами, а й сукупністю інших доказів здійснення господарської операції»
   https://supreme.court.gov.ua/supreme/pres-centr/news/1965869/