В яких випадках податкова скасує реєстрацію ПРРО?

Податкова може скасувати реєстрацію ПРРО: коли це відбувається і що робити підприємцю

ПРРО діє не безстроково “сам по собі”, а до дати скасування його реєстрації. Після скасування програмний РРО виключають із Реєстру ПРРО, а його фіскальний номер закривають — надалі використовувати цей номер не можна. Скасування може ініціювати сам підприємець, а в окремих випадках воно відбувається автоматично через фіскальний сервер ДПС.

Головне для підприємця: перед скасуванням потрібно закрити зміну, сформувати фіскальний звітний чек або фіскальний звіт, передати до фіскального сервера всі чеки, Z-звіти, повідомлення та документи, створені в офлайн-режимі. Після скасування продавати через цей ПРРО не можна: треба зареєструвати новий ПРРО, використовувати інший зареєстрований ПРРО або РРО, або тимчасово не проводити розрахункові операції, для яких РРО/ПРРО є обов’язковим.

Коли підприємцю взагалі потрібен РРО або ПРРО

РРО або ПРРО застосовують суб’єкти господарювання, які проводять розрахункові операції у готівковій або безготівковій формі із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо при продажу товарів або наданні послуг у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг. Розрахунок має проводитися на повну суму покупки або послуги, а покупцю потрібно надати розрахунковий документ встановленої форми та змісту.

ПРРО не можна використовувати для оптової або роздрібної торгівлі пальним. Для таких операцій закон прямо забороняє використання програмного РРО.

Не всі операції потребують РРО/ПРРО. Наприклад, РРО/ПРРО та розрахункові книжки не застосовуються у випадках, прямо визначених статтею 9 Закону про РРО: зокрема, для окремих банківських операцій, окремих продажів квитків, деяких видів торгівлі на ринках, продажу окремих товарів з автоцистерн, а також якщо в місці отримання товарів або надання послуг не здійснюються готівкові розрахунки. Для платників єдиного податку діє окреме правило: РРО/ПРРО не застосовують платники єдиного податку першої групи.

Що означає скасування реєстрації ПРРО

Скасування реєстрації ПРРО — це не штраф і не перевірка. Це технічна та юридична дія, після якої ПРРО більше не може використовуватися для фіскалізації продажів. Фіскальний номер такого ПРРО закривається, а сам ПРРО виключається з Реєстру.

Після скасування:

• фіскальний номер не можна використовувати повторно;

• нові чеки через цей ПРРО створювати не можна;

• покупцям не можна видавати чеки з уже скасованого ПРРО;

• для продовження роботи треба використовувати інший зареєстрований ПРРО/РРО або зареєструвати новий;

• якщо зміна не була закрита, фіскальний сервер дозволяє лише сформувати Z-звіт і закрити зміну.

Як підприємець може самостійно скасувати ПРРО

Підприємець або юридична особа може самостійно подати заяву на скасування реєстрації ПРРО. Для цього використовується Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 1-ПРРО з позначкою “Скасування реєстрації”. Актуальний ідентифікатор форми — J/F 1316605.

Перед поданням заяви потрібно:

1. Перевірити, що на ПРРО немає відкритої зміни.

2. Сформувати фіскальний звітний чек або фіскальний звіт за зміну.

3. Передати до фіскального сервера всі електронні розрахункові документи.

4. Передати всі документи, створені в офлайн-режимі з офлайн-фіскальними номерами.

5. Передати електронні фіскальні звітні чеки, електронні фіскальні звіти та повідомлення, передбачені Порядком № 317.

6. Подати форму № 1-ПРРО через Електронний кабінет, API або інші засоби телекомунікацій.

7. Перевірити повідомлення в Електронному кабінеті та статус ПРРО в Реєстрі.

Якщо підприємець скасував ПРРО, але забув закрити зміну, ДПС роз’яснює, що програмне забезпечення має дозволяти увійти на касу скасованого ПРРО тільки для формування Z-звіту та закриття зміни. Інші операції на такому ПРРО проводити не можна.

Скасування через несправність, крадіжку пристрою або компрометацію ключа

Якщо ПРРО несправний, пристрій викрадено або втрачено, або є ризик компрометації особистого ключа, подається Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 2-ПРРО. Актуальний ідентифікатор форми — J/F 1316701.

Повідомлення за формою № 2-ПРРО подають протягом дня, в якому виявлено несправність. Його надсилають до контролюючого органу, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування, якщо такий є. На період виходу з ладу ПРРО розрахункові операції через нього не проводяться до усунення несправності або підключення резервного РРО.

Якщо в повідомленні зазначено несправність, у Реєстрі робиться відмітка, що ПРРО несправний. Після усунення несправності для відновлення роботи подається заява з позначкою “Відновлення роботи”. Якщо така заява не надійшла протягом місяця, до Реєстру вноситься запис про скасування реєстрації ПРРО.

Якщо пристрій викрадено або ключ скомпрометовано, безпечніше одразу припинити роботу через такий ПРРО, подати форму № 2-ПРРО з відповідною позначкою та зареєструвати новий ПРРО. Старий фіскальний номер після скасування не використовується.

Коли податкова скасовує ПРРО автоматично

Автоматичне скасування відбувається через фіскальний сервер без окремої заяви підприємця на скасування. Після цього суб’єкту господарювання надсилається повідомлення через Електронний кабінет із зазначенням підстав.

На практиці найчастіше ризик автоматичного скасування виникає при зміні статусу господарської одиниці. Якщо підприємець подав форму № 20-ОПП і зазначив магазин, склад, кіоск, салон або інший об’єкт як закритий чи такий, що не експлуатується, система може автоматично скасувати ПРРО, зареєстрований на цей об’єкт. ДПС прямо роз’яснювала: при закритті об’єкта через форму № 20-ОПП реєстрація ПРРО скасовується через фіскальний сервер.

Коли скасування ПРРО не потрібне

Не кожна зміна в бізнесі означає, що ПРРО потрібно скасовувати. У багатьох випадках достатньо перереєстрації або внесення змін до даних про ПРРО.

Перереєстрація ПРРО проводиться, якщо змінюється:

• найменування або ПІБ суб’єкта господарювання без припинення ФОП чи юрособи;

• податковий номер;

• найменування господарської одиниці;

• адреса господарської одиниці, де використовується ПРРО.

Для перереєстрації подається форма № 1-ПРРО з позначкою “Перереєстрація”. Перед цим потрібно закрити останню зміну та направити останній фіскальний звітний чек.

Якщо змінюються дані, які не потребують перереєстрації, наприклад назва ПРРО, подається заява про внесення змін у дані про ПРРО. Скасування реєстрації для цього не потрібне.

Що перевірити перед скасуванням ПРРО

Перед поданням заяви або повідомлення варто пройти короткий контрольний список:

Офлайн-режим і скасування ПРРО

ПРРО може працювати офлайн тільки у встановлених межах: не більше 36 годин поспіль і не більше 168 годин протягом календарного місяця. У такому режимі електронним розрахунковим документам присвоюються фіскальні номери з діапазону, сформованого фіскальним сервером.

Після відновлення зв’язку ПРРО має сформувати повідомлення про завершення офлайн-режиму та передати пакет даних до фіскального сервера протягом години. До скасування ПРРО потрібно переконатися, що такі документи передані.

Якщо офлайн-документи не передані, підприємець ризикує отримати проблему не через саме скасування, а через неналежне виконання обов’язку щодо передачі розрахункових документів та звітів.

ПРРО, персонал і електронні підписи

ПРРО може застосовуватися лише на пристрої, що належить суб’єкту господарювання на праві власності, володіння або користування. Розрахункові операції через ПРРО можуть проводити тільки ті особи, сертифікати електронних підписів або печаток яких внесені до Реєстру щодо цього ПРРО.

Для внесення сертифікатів використовується повідомлення щодо кваліфікованих або удосконалених сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО. У ДПС для цього зазначена форма J/F 1391802.

Якщо касир звільнився, ключ скомпрометовано або змінюється відповідальна особа, потрібно своєчасно оновити дані про сертифікати. Якщо ключ скомпрометовано, роботу через такий ПРРО слід припинити і діяти через форму № 2-ПРРО.

Підакцизні товари, маркування і ПРРО

Для підакцизних товарів ПРРО має працювати з режимом програмування із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД, найменування, ціни та кількості товарів. Для роздрібної торгівлі алкогольними напоями додатково зазначається цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку — серія та номер.

Порушення цього правила є окремим фінансовим ризиком. За проведення розрахункових операцій через РРО/ПРРО без режиму програмування найменування кожного підакцизного товару із зазначенням коду УКТ ЗЕД, ціни та обліку кількості передбачена фінансова санкція у розмірі 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Скасування ПРРО не скасовує ліцензії на торгівлю підакцизними товарами, але продаж алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет або інших підакцизних товарів без належної фіскалізації та правильних реквізитів у чеку може призвести до окремих санкцій.

Доставка, інтернет-магазини та ПРРО

Якщо товар або послуга замовляються чи оплачуються через інтернет, але при цьому відбувається розрахункова операція, покупцю потрібно надати розрахунковий документ встановленої форми та змісту. Чек може бути паперовим або електронним: зокрема, через QR-код на дисплеї пристрою, надсилання на номер телефону або електронну пошту покупця.

Якщо ПРРО скасований, інтернет-магазин не може фіскалізувати нові оплати через нього. Перед продовженням продажів потрібно зареєструвати інший ПРРО або використовувати інший законний спосіб проведення розрахунків.

Які штрафи можливі, якщо після скасування ПРРО продовжити продажі

Якщо після скасування ПРРО підприємець продовжує проводити розрахункові операції через незареєстрований або скасований ПРРО, це може розцінюватися як непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО з фіскальним режимом роботи або як ненадання належного розрахункового документа.

За такі порушення стаття 17 Закону про РРО передбачає фінансові санкції:

Фінансові санкції за Законом про РРО сплачуються до державного бюджету протягом 10 календарних днів з дня їх узгодження. Окремо посадові особи та працівники, які порушили порядок проведення розрахунків, можуть нести адміністративну відповідальність за КУпАП.

Що робити, якщо ПРРО скасували автоматично помилково

Якщо підприємець отримав повідомлення про автоматичне скасування ПРРО, потрібно:

1. Перевірити підставу, зазначену в Електронному кабінеті.

2. Перевірити статус господарської одиниці у формі № 20-ОПП.

3. Перевірити, чи не було помилково подано об’єкт як закритий або такий, що не експлуатується.

4. Перевірити актуальність даних в ЄДР.

5. Якщо помилка пов’язана з об’єктом оподаткування — подати уточнену форму № 20-ОПП.

6. За потреби зареєструвати новий ПРРО на правильну господарську одиницю.

ДПС рекомендує після подання форми № 20-ОПП перевіряти, чи відповідають дані про об’єкти оподаткування даним про господарську одиницю, а у разі розбіжностей — повторно подати форму № 20-ОПП та/або провести перереєстрацію ПРРО. У разі автоматичного скасування ПРРО можна повторно зареєструвати ПРРО на нову господарську одиницю.

Приклад із практики

Підприємець закриває магазин і подає форму № 20-ОПП, у якій зазначає, що господарська одиниця закрита або не використовується. Якщо на цей магазин був зареєстрований ПРРО, система автоматично скасовує його реєстрацію через фіскальний сервер. Це підтверджено роз’ясненням ГУ ДПС у Дніпропетровській області від 3 липня 2025 року щодо закриття господарської одиниці та наслідків для РРО/ПРРО.

Що врахувати користувачам програмного РРО Торгсофт

Програмний РРО у складі облікової системи — це інструмент для створення та передачі фіскальних документів. Відповідальність за правильність даних про ФОП або юридичну особу, господарську одиницю, податковий статус, електронні підписи, товарні найменування, коди УКТ ЗЕД, ціни, кількість, акцизні реквізити та своєчасне закриття змін несе суб’єкт господарювання, який проводить розрахункові операції.

Перед скасуванням або перереєстрацією ПРРО потрібно перевірити не лише налаштування програми, а й дані в Електронному кабінеті ДПС: форму № 20-ОПП, статус господарської одиниці, чинність ключів, наявність відкритої зміни та передачу всіх документів на фіскальний сервер. Це зменшує ризик блокування роботи каси, помилкового автоматичного скасування ПРРО та претензій під час перевірки.

Офіційні джерела

1. Закон України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” № 265/95-ВР: статті 2, 3, 7, 8, 9, 10, 12-1, 17, 20, 25, 26.
   Посилання: https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80

2. Наказ Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317 “Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547”: Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, розділи II, III, IV, V; форми № 1-ПРРО, № 2-ПРРО, № 4-ПРРО.
   Посилання: https://zakon.rada.gov.ua/go/z0635-20

3. Податковий кодекс України № 2755-VI: статті 63, 67, 296.10.
   Посилання: https://zakon.rada.gov.ua/go/2755-17

4. Наказ Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 “Про затвердження Порядку обліку платників податків і зборів”: розділ VIII, форма № 20-ОПП, пункти 8.1–8.5.
   Посилання: https://zakon.rada.gov.ua/go/z1562-11

5. Кодекс України про адміністративні правопорушення № 8073-X: стаття 155-1, стаття 26 Закону про РРО щодо адміністративної відповідальності.
   Посилання: https://zakon.rada.gov.ua/go/8073-10

6. Офіційна сторінка ДПС “Форми ПРРО”: актуальні ідентифікатори форм J/F 1316605, J/F 1316701, J/F 1316901, J/F 1391802.
   Посилання: https://tax.gov.ua/baneryi/programni-rro/formi-prro/formi-prro/

7. Роз’яснення ДПС у ЗІР щодо закриття зміни та формування Z-звіту на скасованому ПРРО.
   Посилання: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?id=40685&src=ques

8. Роз’яснення ДПС щодо автоматичного скасування ПРРО при закритті господарської одиниці через форму № 20-ОПП.
   Посилання: https://dp.tax.gov.ua/media-ark/local-news/911882.html