Програмний РРО для бізнесу: все, що потрібно знати ФОПам і юрособам

Програмний РРО для бізнесу: вимоги до ФОП і юридичних осіб у 2026 році

Програмний реєстратор розрахункових операцій — це законна альтернатива класичному касовому апарату, яка працює на комп’ютері, планшеті, смартфоні або іншому сумісному пристрої. ПРРО необхідний тоді, коли підприємець або юридична особа приймає від покупців готівку, оплату платіжними картками, через POS-термінал, інтернет-еквайринг або іншим способом, що визнається розрахунковою операцією. Для кожної такої оплати потрібно сформувати фіскальний чек на повну суму, зареєструвати його на фіскальному сервері ДПС і надати покупцеві в паперовій або електронній формі.

Щоб законно працювати з ПРРО, бізнесу потрібно повідомити ДПС про господарську одиницю за формою № 20-ОПП, зареєструвати програмну касу, передати дані про електронні підписи касирів, правильно запрограмувати товари, податки та способи оплати, щодня закривати зміну Z-звітом і зберігати документи про походження товарів у випадках, установлених законом. З 1 серпня 2025 року за непроведення операції через РРО/ПРРО або невидачу належного чека застосовуються повні штрафи: 100% вартості продажу за перше порушення і 150% — за кожне наступне.

Що таке програмний РРО

Програмний РРО, або ПРРО, — це програмне рішення, у якому реалізовані фіскальні функції. Воно створює розрахункові документи, передає їх на фіскальний сервер ДПС, отримує фіскальні номери та формує електронні фіскальні чеки.

ПРРО може працювати:

• на комп’ютері або ноутбуці;

• на планшеті чи смартфоні;

• у складі облікової або касової системи;

• через вебінтерфейс;

• як окремий мобільний інструмент для кур’єра або виїзного продавця;

• через інтеграцію облікової програми з фіскальним сервером ДПС.

ПРРО не є просто електронним товарним чеком. Розрахунковий документ набуває статусу фіскального після його реєстрації фіскальним сервером ДПС або після присвоєння дозволеного офлайн-номера під час роботи без зв’язку.

Чим ПРРО відрізняється від класичного РРО

ПРРО не завжди є універсальною заміною будь-якого касового обладнання. Для окремих операцій, зокрема у сфері обігу пального або використання спеціалізованих автоматів, можуть діяти додаткові технічні та галузеві вимоги.

Хто зобов’язаний застосовувати ПРРО або класичний РРО

Загальне правило поширюється на юридичних осіб і ФОП, які проводять розрахункові операції у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.

РРО або ПРРО, як правило, потрібен, якщо бізнес приймає:

• готівку;

• платіжні картки через POS-термінал;

• оплату карткою на сайті через інтернет-еквайринг;

• оплату за допомогою платіжного застосунку або платіжного пристрою;

• готівку чи картку під час доставки;

• аванс, передоплату або часткову оплату готівкою чи карткою;

• оплату подарунковим сертифікатом, жетоном або іншим засобом, що використовується під час розрахунку;

• кошти за повернення, обмін або інші операції, для яких закон вимагає розрахунковий документ.

Обов’язок залежить не від того, чи має підприємець магазин, а від способу приймання коштів. ФОП, який працює лише через інтернет, також повинен застосовувати РРО/ПРРО, якщо покупець оплачує товар карткою через еквайринг.

ФОП на єдиному податку

ФОП другої, третьої та четвертої груп, які проводять розрахункові операції, застосовують РРО або ПРРО на загальних підставах.

ФОП першої групи звільнені від застосування РРО/ПРРО пунктом 296.10 Податкового кодексу. Проте звільнення діє лише тоді, коли підприємець справді відповідає умовам першої групи: не має найманих працівників, здійснює роздрібний продаж із торговельного місця на ринку та/або надає визначені побутові послуги населенню. Граничний дохід першої групи у 2026 році становить 1 444 049 грн. У разі порушення критеріїв групи виникають податкові ризики, а не лише питання застосування ПРРО.

Коли РРО або ПРРО можна не застосовувати

Наявність безготівкової оплати сама по собі не завжди означає, що ПРРО не потрібен. Значення має спосіб ініціювання платежу.

Для підтвердження нерозрахункового переказу покупцеві потрібно надавати саме повні банківські реквізити поточного рахунку у форматі IBAN. Оплата через кнопку на сайті, платіжне посилання або введення реквізитів картки зазвичай здійснюється через еквайринг і потребує фіскалізації.

Стаття 9 Закону № 265 також містить низку вузьких спеціальних звільнень, зокрема для окремих операцій підприємств із продукцією власного виробництва, продажу проїзних документів, торгівлі фізичними особами на ринках та інших визначених законом випадків. Кожне таке звільнення потрібно застосовувати лише за повної відповідності встановленим умовам.

Для деяких видів торгівлі та послуг постанова Кабінету Міністрів № 1336 дозволяє використовувати книгу обліку розрахункових операцій і розрахункову книжку замість РРО/ПРРО. Це не означає, що продаж можна проводити без документа: покупцеві необхідно видати розрахункову квитанцію, а встановлені граничні обсяги та інші умови мають дотримуватися.

Які документи потрібні для реєстрації ПРРО

Перед реєстрацією програмної каси необхідно підготувати:

• кваліфікований або інший допустимий законом електронний підпис керівника, ФОП, касира чи уповноваженої особи;

• документи, що підтверджують право власності або користування приміщенням, торговельною точкою, складом чи іншим об’єктом;

• актуальні дані про господарську одиницю;

• повідомлення за формою № 20-ОПП;

• відомості про касирів та сертифікати їхніх електронних ключів;

• перелік товарів і послуг, ціни, податкові групи, ставки ПДВ та акцизу;

• коди УКТ ЗЕД для підакцизних товарів та інших випадків, коли код обов’язковий;

• дані про способи оплати;

• за потреби — договір з еквайром, службою доставки або постачальником комерційного ПРРО.

Назва й адреса господарської одиниці в документах на приміщення, у формі № 20-ОПП, заяві на реєстрацію ПРРО та фіскальному чеку мають узгоджуватися. Закриття об’єкта у формі № 20-ОПП може призвести до автоматичного скасування зареєстрованого на нього ПРРО.

Реєстрація ПРРО: послідовність дій

1. Повідомити ДПС про господарську одиницю

Якщо магазин, офіс, склад, салон, пункт видачі, пересувний об’єкт або інше місце діяльності ще не взяте на облік, потрібно подати повідомлення за формою № 20-ОПП.

Для інтернет-магазину господарською одиницею може бути офіс, склад, місце видачі товарів, приміщення, з якого здійснюється діяльність, або пересувний об’єкт — залежно від фактичної моделі роботи.

2. Подати заяву за формою № 1-ПРРО

Для реєстрації, перереєстрації або скасування використовується заява за формою № 1-ПРРО, ідентифікатор J/F1316605. Вона подається в електронній формі через Електронний кабінет, програмний інтерфейс ДПС або сумісне програмне забезпечення.

Після успішної реєстрації ДПС присвоює ПРРО фіскальний номер. Цей номер діє до скасування реєстрації та після закриття повторно не використовується.

3. Зареєструвати електронні ключі касирів

Дані про сертифікати електронних підписів осіб, які працюватимуть із програмною касою, подаються за формою № 5-ПРРО — повідомленням J/F1391802.

Один касир не повинен одночасно відкривати дві зміни на одному ПРРО. Перед звільненням працівника, заміною ключа або припиненням його доступу інформацію про сертифікат потрібно актуалізувати.

4. Налаштувати номенклатуру і податки

У ПРРО необхідно правильно внести:

• назву кожного товару або послуги;

• ціну;

• одиницю виміру та кількість;

• ставку й літерне позначення ПДВ;

• акцизний податок;

• код УКТ ЗЕД, коли він обов’язковий;

• дані акцизної марки або електронної акцизної марки, якщо цього вимагає закон;

• форму оплати;

• інформацію про знижку, націнку, повернення та інші операції.

5. Перевірити формування чека

До початку продажів необхідно перевірити, чи збігаються в чеку:

• найменування суб’єкта господарювання;

• назва та адреса господарської одиниці;

• податковий номер;

• назва товару;

• ціна і кількість;

• податкова група;

• форма оплати;

• загальна сума;

• дата, час, номер чека і фіскальний номер ПРРО.

Актуальні електронні форми для ПРРО оприлюднені ДПС: № 1-ПРРО — J/F1316605, № 2-ПРРО — J/F1316701, № 4-ПРРО — J/F1316901, повідомлення про сертифікати ключів — J/F1391802.

Як відбувається продаж через ПРРО

Стандартна касова операція складається з таких етапів:

1. Касир входить у програму за допомогою свого електронного підпису.

2. Відкриває зміну.

3. Додає до чека товари або послуги.

4. Перевіряє кількість, ціну, знижку, податки та форму оплати.

5. Приймає оплату.

6. Підписує та надсилає чек на фіскальний сервер ДПС.

7. Отримує фіскальний номер.

8. Надає чек покупцеві.

9. Наприкінці робочої зміни формує Z-звіт.

Фіскалізувати потрібно кожну окрему розрахункову операцію. Працівник не може на власний розсуд обирати, які продажі передавати до ДПС, а які залишати лише у внутрішньому обліку.

Яким має бути фіскальний чек

Фіскальний чек може бути паперовим або електронним. Електронний документ можна:

• надіслати на наданий покупцем номер телефону;

• надіслати на електронну адресу;

• показати на екрані пристрою у вигляді QR-коду, за яким покупець може ідентифікувати документ;

• роздрукувати на принтері.

Чек повинен містити обов’язкові реквізити, зокрема:

Якщо обов’язкового реквізиту немає, документ може не визнаватися розрахунковим. Незначна помилка в назві, яка не спотворює інформацію про операцію і дає змогу однозначно ідентифікувати товар та продавця, сама по собі не завжди позбавляє чек статусу розрахункового документа. Проте відсутність податкового номера, адреси, фіскального номера, суми, форми оплати або інших ключових реквізитів створює значний ризик штрафу.

ПРРО і платіжний термінал

Оплата платіжною карткою через фізичний або віртуальний термінал є розрахунковою операцією. Тому продавець повинен видати фіскальний чек, навіть якщо банк або еквайр уже сформував власну квитанцію.

Квитанція POS-термінала підтверджує ініціювання платіжної операції, але не підтверджує фіскальну реєстрацію продажу. Вона не замінює чек РРО/ПРРО.

Інтеграція термінала з обліковою системою або ПРРО дає змогу автоматично передавати суму до платіжного пристрою та зменшує ризик, що сума банківської операції відрізнятиметься від суми фіскального чека. Якщо термінал поєднаний або з’єднаний із РРО/ПРРО, до фіскального чека включаються передбачені Положенням № 13 реквізити платіжної операції.

Обов’язок приймати безготівкову оплату

Для більшості торговців обов’язок забезпечити покупцеві можливість безготівкового розрахунку вже діє незалежно від чисельності населеного пункту. Це не обов’язково має бути окремий класичний POS-термінал: закон допускає електронні платіжні засоби, платіжні застосунки або платіжні пристрої.

Для ФОП першої групи, торгівлі через торговельні автомати, виїзної або виносної торгівлі та продажу власноручно вирощеної чи відгодованої продукції строк виконання цього обов’язку відкладено до спливу трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану. Окремі винятки діють для територій бойових дій і тимчасово окупованих територій.

ПРРО в інтернет-магазині та під час доставки

Повна оплата на IBAN

Якщо покупцеві надаються повні реквізити поточного рахунку продавця у форматі IBAN і він самостійно перераховує кошти на цей рахунок, така операція, як правило, не потребує РРО/ПРРО.

До відправлення потрібно додати документ на товар — накладну, товарний чек або інший супровідний документ. Для гарантійних товарів також додаються гарантійний талон, технічний паспорт або інші передбачені законом документи.

Передоплата карткою

Якщо покупець оплачує товар карткою через платіжну сторінку, інтернет-еквайринг або платіжне посилання, продавець повинен сформувати фіскальний чек. Його можна надіслати покупцеві електронно або вкласти у відправлення.

Доставка власним кур’єром продавця

Якщо кур’єр продавця приймає готівку або картку під час передачі товару, він повинен провести оплату через мобільний чи інший зареєстрований ПРРО та надати покупцеві фіскальний чек на повну суму операції.

Післяплата через службу доставки

Порядок фіскалізації залежить від договорів між продавцем, перевізником, кур’єром і фінансовою компанією.

Можливі дві основні моделі:

1. Служба доставки або кур’єр від свого імені приймає післяплату і видає покупцеві належний розрахунковий документ. У такому випадку продавець вкладає до відправлення накладну або інший документ про походження товару.

2. Логістична компанія лише доставляє товар і не є учасником розрахунку, а кошти продавцеві переказує окремий фінансовий посередник. За роз’ясненнями ДПС, у такій моделі продавець може бути зобов’язаний сформувати чек до відправлення товару із зазначенням відповідної форми та умов оплати.

Тому визначати обов’язок лише за тим, що кошти згодом надійшли на IBAN, небезпечно. Потрібно враховувати, хто юридично приймає оплату від покупця, хто видає фіскальний документ і що передбачено договором зі службою доставки.

Часткова оплата і розстрочення

Кожну частину оплати, прийняту готівкою або карткою, потрібно оформити окремим фіскальним чеком. Якщо одна частина сплачена прямим переказом на IBAN, а інша — готівкою, чек формується на готівкову частину.

Приклад

Інтернет-магазин отримав передоплату карткою в розмірі 500 грн, а решту 1 500 грн кур’єр продавця прийняв готівкою під час доставки. Продавець повинен сформувати один чек на карткову передоплату та другий чек на 1 500 грн у момент розрахунку з кур’єром. Якщо ж передоплату 500 грн було перераховано покупцем безпосередньо на поточний рахунок за IBAN, чек потрібен лише на готівкові 1 500 грн. Такий порядок відповідає роз’ясненню ДПС щодо продажів із кількома платежами.

Відкриття зміни і Z-звіт

Касир повинен відкрити зміну перед першою розрахунковою операцією. Максимальна тривалість зміни не може перевищувати 24 години.

Якщо протягом дня проводилися розрахункові операції, необхідно сформувати фіскальний звітний чек — Z-звіт. Автоматичне створення звіту програмою не звільняє суб’єкта господарювання від обов’язку контролювати його реєстрацію.

Якщо розрахункових операцій не було і зміна не відкривалася, формувати порожній Z-звіт не потрібно.

«Службове внесення» і «службова видача»

Будь-яке внесення або вилучення готівки з місця розрахунків, яке не є продажем чи поверненням коштів покупцеві, реєструється через:

• «службове внесення» — наприклад, внесення розмінної монети або відображення залишку готівки на початку роботи;

• «службову видачу» — наприклад, вилучення готівки для здавання до банку або передачі до каси підприємства.

Ці операції не замінюють касові документи юридичної особи та не скасовують вимог касової дисципліни.

Повернення товару та виправлення помилкового чека

Фіскальний чек, уже зареєстрований на сервері ДПС, не можна просто видалити з облікової програми.

У разі повернення товару або відмови від послуги формується видатковий чек на суму коштів, що повертається покупцеві.

Якщо в ПРРО сформовано чек із помилковою сумою, операцію можна скасувати через операцію «сторно» із зазначенням фіскального номера чека, що сторнується. «Сторно» щодо помилкової операції виконується стосовно останнього чека до реєстрації наступного розрахункового документа або Z-звіту. Якщо після помилкового чека вже зареєстровані інші документи, застосовується процедура повернення з формуванням видаткового чека.

У випадках, передбачених порядком, зокрема при поверненні понад установлену суму, потрібно оформити акт із даними покупця, товару, сумою повернення та реквізитами первісного чека.

Робота ПРРО без інтернету

За загальним правилом офлайн-режим може використовуватися:

• не більше 36 годин поспіль;

• не більше 168 годин протягом календарного місяця;

• лише за наявності невикористаного діапазону резервних фіскальних номерів.

Під час офлайн-роботи ПРРО присвоює документам номери із заздалегідь отриманого діапазону. Після відновлення зв’язку програма повинна автоматично перейти в онлайн-режим і передати на сервер ДПС усі створені чеки, Z-звіти та повідомлення.

Перехід у режим офлайн і його завершення фіксуються повідомленням за формою № 4-ПРРО, J/F1316901.

Перехідні положення Закону № 265 передбачають, що в період дії воєнного або надзвичайного стану чи за наявності обставин непереборної сили офлайн-операції та використання резервних фіскальних номерів можуть проводитися з перевищенням загальних часових обмежень. Програмне рішення та порядок роботи підприємства мають забезпечувати передачу всіх документів після відновлення зв’язку.

Для безперервної роботи доцільно мати:

• резервний інтернет-канал;

• заряджений мобільний пристрій;

• актуальний резерв фіскальних номерів;

• другий зареєстрований ПРРО або інший законний резервний спосіб проведення розрахунків;

• внутрішню інструкцію для касирів на випадок втрати зв’язку.

Несправність, втрата пристрою або компрометація ключа

Про несправність ПРРО, крадіжку пристрою або компрометацію електронного ключа потрібно повідомити ДПС за формою № 2-ПРРО, J/F1316701.

Якщо пристрій украдено або ключ скомпрометовано, реєстрація ПРРО може бути скасована. Продовжувати роботу з таким пристроєм або ключем не можна. Для подальшої роботи потрібно отримати новий ключ, зареєструвати інший ПРРО або виконати інші передбачені процедурою дії.

Звичайне короткочасне зависання, після якого робота повністю відновилася шляхом перезапуску без втрати даних, не обов’язково вважається несправністю, що потребує скасування реєстрації. Проте всі чеки мають бути передані до ДПС, а відкриті зміни — коректно завершені.

Підстави для скасування реєстрації ПРРО

Підприємець може самостійно скасувати реєстрацію, подавши:

• форму № 1-ПРРО з позначкою «Скасування реєстрації»;

• форму № 2-ПРРО з позначкою про несправність;

• форму № 2-ПРРО з позначкою про крадіжку пристрою або компрометацію ключа.

До добровільного скасування потрібно передати на фіскальний сервер усі офлайн-чеки, Z-звіти та повідомлення.

ДПС автоматично скасовує реєстрацію ПРРО, якщо:

• у ЄДР зареєстровано припинення юридичної особи або підприємницької діяльності ФОП;

• об’єкт, на який зареєстрований ПРРО, зазначено у формі № 20-ОПП як закритий або такий, що не експлуатується;

• набрало законної сили судове рішення про ліквідацію, банкрутство або припинення суб’єкта господарювання;

• щодо ФОП наявні дані про смерть, визнання недієздатним, безвісно відсутнім або обмеження цивільної дієздатності;

• суб’єкта господарювання знято з податкового обліку в інших установлених законом випадках.

Після скасування фіскальний номер закривається і надалі не використовується. Помилкове закриття об’єкта у формі № 20-ОПП замість подання відомостей про зміну адреси або назви може спричинити автоматичне скасування ПРРО.

Облік товарів і документи про їх походження

Суб’єкт господарювання повинен вести облік товарних запасів у порядку, встановленому законодавством, та продавати лише ті товари, які відображені в такому обліку. Під час перевірки необхідно надати документи, що підтверджують облік і походження товарів.

Такими документами можуть бути:

• видаткові та товарно-транспортні накладні;

• акти приймання-передачі;

• митні декларації;

• фіскальні або товарні документи постачальника;

• документи на власне виробництво;

• інші первинні документи, що підтверджують надходження товару.

Вимога щодо ведення обліку товарних запасів за місцем реалізації не поширюється на ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, крім тих, хто продає:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;

• лікарські засоби;

• медичні вироби;

• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного й напівдорогоцінного каміння.

Це звільнення не дає права продавати товар без документів про законність його придбання, якщо обов’язок мати такі документи випливає з інших норм податкового, митного або галузевого законодавства.

Підакцизні товари, ліцензії та маркування

ПРРО не замінює ліцензію на роздрібну торгівлю алкоголем, тютюновими виробами, рідинами для електронних сигарет або пальним.

Під час продажу підакцизних товарів у ПРРО потрібно запрограмувати:

• точну назву товару;

• код товарної підкатегорії за УКТ ЗЕД;

• ціну;

• кількість;

• ставку і суму акцизного податку;

• реквізити марки акцизного податку або електронної акцизної марки, коли їх зазначення є обов’язковим.

Одна узагальнена позиція на кшталт «алкоголь», «сигарети» або «підакцизний товар» не відповідає вимогам до програмування номенклатури.

Окрім правил ПРРО, продавець повинен дотримуватися вимог щодо:

• отримання і чинності ліцензії;

• місця роздрібної торгівлі;

• вікових обмежень;

• мінімальних роздрібних цін, коли вони встановлені;

• маркування продукції;

• документів про походження;

• зберігання та транспортування;

• заборонених місць і способів продажу.

Реєстрація ПРРО сама по собі не надає права продавати ліцензійні товари.

ПРРО і податковий облік

ПРРО не визначає систему оподаткування і не розраховує остаточні податкові зобов’язання підприємця замість бухгалтерського або податкового обліку.

Дані фіскальної системи повинні відповідати:

• фактичній сумі отриманої оплати;

• даним облікової програми;

• звітам еквайра;

• банківським випискам;

• касовим документам;

• податковим групам товарів;

• ставкам ПДВ та акцизного податку;

• даним декларацій та бухгалтерського обліку.

Розбіжності між фіскальними чеками, касою, складським обліком і банківськими надходженнями можуть стати підставою для запитань під час фактичної або документальної перевірки.

Первинні документи, облікові регістри та інші документи, пов’язані з оподаткуванням, потрібно зберігати протягом строків, установлених статтею 44 Податкового кодексу.

ПРРО в програмі обліку Торгсофт

Інтеграція ПРРО з Торгсофт дає змогу проводити продаж і фіскалізацію в межах єдиного робочого процесу: касир формує продаж із товарного довідника, обирає форму оплати, після чого система передає дані для створення фіскального документа. Залежно від підключеної конфігурації можуть підтримуватися робота з касирами та їхніми ключами, податковими групами, електронними чеками, поверненнями, Z-звітами, офлайн-операціями й платіжним обладнанням.

Перед початком роботи в Торгсофт необхідно перевірити:

• актуальність реквізитів ФОП або юридичної особи;

• відповідність господарської одиниці даним форми № 20-ОПП;

• правильність фіскального номера ПРРО;

• чинність ключів касирів;

• назви та ціни товарів;

• коди УКТ ЗЕД;

• ставки ПДВ і акцизного податку;

• форми оплати;

• інтеграцію з платіжним терміналом;

• друк або електронне надсилання чеків;

• формування повернення і сторнування;

• автоматичне або ручне закриття зміни;

• синхронізацію офлайн-документів.

Облікова програма і модуль ПРРО є технічними інструментами. Відповідальність за правильність номенклатури, податків, ліцензій, даних господарської одиниці, своєчасне проведення операцій, видачу чеків і дії касирів несе суб’єкт господарювання. Щоб зменшити ризики для бізнесу, доступ до налаштувань податкових груп, видалення облікових операцій і зміни реквізитів доцільно обмежити правами відповідальних працівників.

Основні штрафи за порушення правил РРО/ПРРО

З 1 серпня 2025 року тимчасово зменшені санкції 25% і 50% не застосовуються. Діють загальні розміри відповідальності, установлені статтею 17 Закону № 265.

Якщо сформований документ через відсутність обов’язкових реквізитів не визнається розрахунковим, контролюючий орган може кваліфікувати операцію як проведену без видачі належного фіскального чека.

Спеціальні звільнення від відповідальності передбачені для визначених законом періодів і територій можливих або активних бойових дій та тимчасово окупованих територій. Вони залежать від офіційного переліку територій і, як правило, не поширюються на порушення під час продажу підакцизних товарів.

Перевірка ПРРО: що контролює ДПС

Під час фактичної або документальної перевірки можуть перевіряти:

• наявність зареєстрованого ПРРО;

• відповідність ПРРО господарській одиниці;

• проведення кожної операції на повну суму;

• видачу покупцям фіскальних чеків;

• обов’язкові реквізити чека;

• відповідність готівки даним ПРРО;

• відкриття і закриття змін;

• Z-звіти;

• офлайн-документи;

• ключі касирів;

• програмування підакцизних товарів;

• документи про походження та облік товару;

• ліцензії;

• відповідність банківських і фіскальних операцій;

• правильність оформлення повернень.

Для зниження ризиків доцільно регулярно звіряти продажі в обліковій системі із Z-звітами, даними ДПС, банківськими виписками та звітами еквайра.

Контрольний список перед початком роботи

Перед першим продажем через ПРРО потрібно переконатися, що:

• господарська одиниця подана за формою № 20-ОПП;

• адреса і назва об’єкта зазначені правильно;

• ПРРО зареєстрований і має чинний фіскальний номер;

• електронні ключі касирів зареєстровані;

• працівники мають належні права доступу;

• товари та послуги внесені до номенклатури;

• ставки ПДВ і акцизу налаштовані правильно;

• для підакцизних товарів внесені коди УКТ ЗЕД;

• налаштовані всі способи оплати;

• чек містить обов’язкові реквізити;

• працює друк або електронне надсилання чека;

• налаштовані повернення та сторнування;

• сформований резерв офлайн-номерів;

• визначено порядок роботи в разі відключення інтернету або електроенергії;

• забезпечено щоденний контроль Z-звіту;

• документи про походження товарів доступні для перевірки;

• необхідні ліцензії є чинними.

Офіційні джерела

1. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР — статті 2, 3, 5, 9, 10, 12, 17, розділ II.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80#Text

2. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — статті 44, 63, 291, 296, зокрема пункт 296.10 щодо ФОП першої групи.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text

3. Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій» — правила реєстрації та застосування РРО.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0918-16#Text

4. Наказ Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317 — Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних РРО; розділи II–VI.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0635-20#Text

5. Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 — форма та зміст фіскального чека; розділи I–II Положення, у редакції з урахуванням наказу № 601 від 22.11.2024.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16#Text

6. Постанова Кабінету Міністрів України від 23.08.2000 № 1336 — перелік видів діяльності, для яких дозволено проводити розрахунки з використанням розрахункових книжок і КОРО без РРО/ПРРО.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1336-2000-%D0%BF#Text

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 29.07.2022 № 894 — строки забезпечення торговцями можливості безготівкових розрахунків.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/894-2022-%D0%BF#Text

8. Постанова Кабінету Міністрів України від 29.12.2025 № 1768 — відтермінування вимог щодо безготівкових розрахунків для окремих категорій торговців.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1768-2025-%D0%BF#Text

9. Закон України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» від 18.06.2024 № 3817-IX — ліцензування й обіг підакцизної продукції.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text

10. Державна податкова служба України: актуальні форми ПРРО — форми № 1-ПРРО, № 2-ПРРО, № 4-ПРРО та повідомлення про сертифікати відкритих ключів.
    https://tax.gov.ua/baneryi/programni-rro/formi-prro/formi-prro/