ПРРО без інтернету: як працює офлайн-режим, які діють обмеження та штрафи

Програмні реєстратори розрахункових операцій в Україні можна використовувати без зв’язку з фіскальним сервером ДПС. Офлайн-режим ПРРО не скасований, а стаття 5 Закону про РРО прямо передбачає його застосування. Обов’язково переходити на апаратний касовий апарат, розрахункову книжку або паперові чеки лише через зникнення інтернету користувачеві ПРРО не потрібно. Головна умова для законної офлайн-роботи — ПРРО має бути зареєстрований з можливістю роботи офлайн і мати невикористані фіскальні номери з діапазону, заздалегідь сформованого фіскальним сервером ДПС.

Загальне правило обмежує офлайн-режим 36 годинами безперервно та використання зарезервованих номерів — 168 годинами протягом календарного місяця. Водночас під час дії воєнного або надзвичайного стану чи обставин непереборної сили пункт 13 прикінцевих положень Закону № 265 дозволяє перевищувати ці строки. Воєнний стан продовжено з 2 серпня 2026 року на 90 діб, тому цей спеціальний виняток має практичне значення. Навіть за такого винятку працювати офлайн без отриманого від ДПС діапазону фіскальних номерів заборонено.

Чи заборонили ПРРО працювати офлайн

Ні. Чинний Закон України № 265/95-ВР зберігає офлайн-режим ПРРО. У базі Верховної Ради Закон є чинним у редакції від 30 грудня 2024 року, а стаття 5 продовжує регулювати роботу програмної каси у разі втрати зв’язку з фіскальним сервером.

Дискусії щодо зміни архітектури ПРРО справді проводилися при Міністерстві фінансів. У 2024 році Мінфін утворив міжвідомчу робочу групу з питань застосування ПРРО. Офіційно її завданням визначено підготовку пропозицій щодо вдосконалення системи, її архітектури, захисту інформації та контролю. На актуальній сторінці Мінфіну перелічено вісім засідань цієї групи, останнє з оприлюднених — 5 вересня 2025 року. Робоча група є консультативно-дорадчим органом, тому її пропозиції самі по собі не змінюють правил роботи підприємців. Поки відповідні зміни не прийняті як нормативно-правовий акт і не набрали чинності, застосовується чинний Закон № 265 та нормативні акти Мінфіну.

Отже, підприємцю потрібно орієнтуватися не на повідомлення про можливі майбутні зміни, а на чинну редакцію Закону про РРО та офіційні правила ДПС.

Коли ПРРО має право перейти в офлайн-режим

Офлайн-режим призначений саме для ситуації, коли немає зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером ДПС. Це не окремий спосіб роботи, який касир може довільно використовувати за наявності нормального зв’язку. Порядок № 317 передбачає автоматичне повернення ПРРО в онлайн-режим одразу після відновлення зв’язку. Перед формуванням кожного офлайн-чека програмне рішення має перевіряти, чи не відновилося з’єднання з сервером.

Для роботи без сервера потрібен резерв фіскальних номерів. Для кожного ПРРО фіскальний сервер формує окремий діапазон номерів, які можна присвоювати документам під час офлайн-сесії. Перша порція таких номерів формується сервером, зокрема, у відповідь на запит ПРРО або під час відкриття зміни; після передання використаних чеків сервер поповнює діапазон новими номерами.

Підприємець може зареєструвати ПРРО без використання офлайн-режиму. У такому випадку діапазон резервних фіскальних номерів не потрібен, але при втраті зв’язку проводити розрахункові операції через цей ПРРО не можна до відновлення з’єднання.

36 і 168 годин: як працюють загальні обмеження та воєнний виняток

Ці 36 і 168 годин залишаються загальними правилами статті 5 Закону № 265 та Порядку № 317. Окремий пункт 13 прикінцевих положень Закону № 265 встановлює спеціальне правило: під час воєнного, надзвичайного стану або обставин непереборної сили проведення офлайн-операцій і використання резервного діапазону можуть здійснюватися з перевищенням цих строків. ДПС підтверджує це у своїх актуальних роз’ясненнях.

Цей виняток не скасовує основну технологічну вимогу: кожен офлайн-чек повинен отримати фіскальний номер із діапазону, який раніше сформував фіскальний сервер. Якщо невикористаних номерів не залишилося, продовжувати фіскальні продажі в офлайн-режимі не можна.

Як формується фіскальний чек без інтернету

Під час офлайн-сесії ПРРО створює електронний розрахунковий документ так само на повну суму операції. Відмінність полягає в тому, що фіскальний номер такому документу надається не сервером у момент продажу, а береться із зарезервованого для конкретного ПРРО діапазону. У самому чеку обов’язково має бути позначка, що операцію проведено в режимі офлайн.

Покупець може перевірити такий чек у базі ДПС після завершення офлайн-режиму й передачі відповідних документів на фіскальний сервер. Фіскальний чек, сформований ПРРО, має таку саму юридичну силу, як чек класичного апаратного РРО.

Після відновлення зв’язку копії документів, сформованих в офлайн-режимі, передаються на сервер ДПС. Офіційне роз’яснення ДПС передбачає їх передачу протягом години після встановлення зв’язку та до передачі електронного фіскального звіту або Z-звіту за день, у якому були створені ці документи. До підтвердження їх доставки документи повинні зберігатися ПРРО.

Чи обов’язково друкувати паперовий чек

Ні. Закон не вимагає, щоб чек ПРРО був виключно паперовим.

Суб’єкт господарювання повинен надати покупцю розрахунковий документ установленої форми та змісту на повну суму операції. Він може бути створений у паперовій та/або електронній формі. Серед передбачених способів передання електронного документа — демонстрація QR-коду на дисплеї пристрою з ПРРО, надсилання документа на наданий покупцем номер телефону або адресу електронної пошти.

Вимоги до форми фіскального чека встановлює наказ Міністерства фінансів № 13. Він є чинним у редакції від 11 січня 2025 року із змінами, внесеними наказом Мінфіну № 601. Чек повинен містити передбачені Положенням обов’язкові реквізити. Відсутність інтернету не скасовує цих вимог — офлайн-чек також має відповідати встановленій формі.

Таким чином, відключення інтернету саме по собі не створює обов’язку повертатися до паперової розрахункової книжки або встановлювати апаратний фіскальний реєстратор.

Що робити при відключенні інтернету, світла або несправності ПРРО

Важливо відрізняти три різні ситуації.

Немає інтернету або зв’язку з фіскальним сервером, але пристрій із ПРРО працює. Якщо для ПРРО передбачено офлайн-режим і є зарезервовані номери, можна продовжувати оформляти фіскальні продажі офлайн. Після відновлення зв’язку ПРРО повинен передати документи ДПС і повернутися в онлайн.

Відключено електроенергію, але ПРРО можна запустити на іншому працездатному пристрої відповідно до його реєстраційних даних. Закон не прирівнює відсутність електроенергії до обов’язкового переходу користувача ПРРО на КОРО. Вирішальним є те, чи може зареєстрований ПРРО фактично працювати та сформувати належний фіскальний документ.

Сам ПРРО вийшов з ладу. Тут діє інше правило статті 5 Закону № 265: через несправний ПРРО розрахункові операції не проводяться до усунення несправності. ДПС окремо пояснює, що короткочасна зупинка, яка усувається простим перезавантаженням, не обов’язково вважається несправністю. Для фактичної несправності Порядком № 317 передбачена форма № 2-ПРРО.

Для апаратного РРО правила інші. При його поломці або тимчасовому відключенні електроенергії закон передбачає можливість використання КОРО і розрахункової книжки або належним чином зареєстрованого резервного РРО на строк не більше семи робочих днів. Цей механізм не треба автоматично переносити на ПРРО.

Що потрібно зареєструвати перед роботою з ПРРО

ПРРО пов’язується з конкретним суб’єктом господарювання та господарською одиницею. Перед реєстрацією каси суб’єкт господарювання і відповідний об’єкт мають перебувати на обліку в контролюючому органі. Відомості про господарську одиницю подаються відповідно до пункту 63.3 Податкового кодексу, після чого до ДПС подається електронна заява за формою № 1-ПРРО.

У заяві визначається, зокрема, спосіб роботи ПРРО на випадок відсутності зв’язку. Якщо підприємець планує продовжувати фіскальні продажі при зникненні інтернету, ПРРО повинен бути зареєстрований для роботи в офлайн-режимі та отримувати діапазон резервних фіскальних номерів.

Для касирів необхідно передати ДПС дані про сертифікати електронних підписів або печаток, які використовуватимуться на ПРРО. ДПС використовує для цього повідомлення за формою № 5-ПРРО. Проводити розрахункові операції можуть лише особи, дані про відповідні дійсні сертифікати яких внесені до Реєстру ПРРО.

У чинному реєстрі електронних документів ДПС форма № 1-ПРРО має електронний ідентифікатор J/F1316605, а повідомлення щодо сертифікатів для роботи касирів — J/F1391802. Під час налаштування стороннього програмного ПРРО доцільно використовувати актуальну версію програмного забезпечення, яка підтримує чинні формати обміну з ДПС.

Які штрафи можливі за неправильну роботу ПРРО офлайн

Сам факт зникнення інтернету або законного переходу зареєстрованого ПРРО в офлайн-режим не є порушенням.

Ризик відповідальності виникає, якщо підприємець, наприклад, продовжує приймати розрахунки без належного ПРРО, працює офлайн без діапазону фіскальних номерів, не проводить операцію на повну суму або не видає покупцю належний розрахунковий документ.

З 1 серпня 2025 року до всіх суб’єктів господарювання за порушення, передбачені пунктом 1 статті 17 Закону № 265, застосовуються стандартні фінансові санкції:

ДПС окремо наголошує, що кожний продаж без належного застосування РРО/ПРРО або без видачі чека розглядається як окреме порушення, а не як одна безперервна подія.

Крім фінансової санкції для суб’єкта господарювання, стаття 155-1 КУпАП передбачає адміністративну відповідальність за порушення встановленого порядку розрахунків. За перше порушення штраф для особи, яка безпосередньо проводить розрахунки, становить від 2 до 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, для посадової особи — від 5 до 10. При повторному протягом року порушенні — відповідно від 5 до 10 та від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів.

Тому під час перебоїв зі зв’язком важливо не просто мати встановлений ПРРО, а переконатися, що він зареєстрований для офлайн-роботи та фактично має невикористані фіскальні номери.

ПРРО Торгсофт: реєстрація каси, фіскалізація продажів і робота без інтернету

У Торгсофт передбачена робота з програмним РРО безпосередньо з облікової системи. У довідці програми описана можливість зареєструвати господарську одиницю, ПРРО та касирів, налаштувати товари для фіскального продажу, друк чеків, аналітику ПРРО, роботу кількох касирів, сторнування операцій і надсилання чека покупцю. Для реєстраційних операцій використовуються дані підприємства та електронний підпис підприємця або керівника юридичної особи.

Під час створення ПРРО у Торгсофт обирається господарська одиниця, тип програмного реєстратора та налаштування підтримки офлайн-режиму. У документації прямо зазначено: якщо підтримку офлайн вимкнути, реєстрація фіскальних чеків при відсутності зв’язку з фіскальним сервером буде недоступною. Це відповідає загальній логіці Закону № 265: підприємець або заздалегідь забезпечує можливість легальної офлайн-роботи, або зупиняє розрахункові операції до відновлення зв’язку.

У Торгсофт також описані зміна реєстраційних параметрів ПРРО та його зняття з реєстрації. Для безпечної роботи каси дані господарської одиниці, ПРРО, касирів, електронних підписів і фіскальних параметрів товарів мають відповідати інформації, яка використовується ДПС.

Приклад роботи магазину при зникненні інтернету

У магазині відкрито зміну на зареєстрованому ПРРО, для якого передбачено офлайн-режим і сформовано запас фіскальних номерів. Інтернет зникає, але комп’ютер або інший пристрій продовжує працювати.

ПРРО переходить в офлайн, а кожному новому чеку присвоює номер із зарезервованого діапазону. На чеку зазначається, що операція відбулася офлайн. Покупець отримує паперовий або електронний розрахунковий документ. Після відновлення з’єднання ПРРО повертається в онлайн і передає накопичені документи фіскальному серверу. Саме такий порядок роботи описує ДПС у чинному розділі запитань і відповідей щодо програмних РРО.

У цій ситуації підприємцю не потрібно лише через відсутність інтернету встановлювати апаратний РРО чи оформлювати продаж за паперовою розрахунковою книжкою.

Що підприємцю варто перевірити до наступного відключення зв’язку

Перед початком роботи або після зміни налаштувань каси доцільно перевірити:

• чи зареєстрована в ДПС господарська одиниця, на яку оформлено ПРРО;

• чи є сам ПРРО у Реєстрі програмних РРО;

• чи передбачена під час його реєстрації робота без зв’язку;

• чи отримано невикористаний діапазон фіскальних номерів для офлайн-сесій;

• чи внесені до Реєстру чинні сертифікати електронних підписів або печаток касирів;

• чи правильно ПРРО формує чек, зокрема позначку про офлайн-операцію;

• чи після відновлення зв’язку накопичені офлайн-документи передані серверу ДПС;

• чи використовується версія програмного забезпечення, яка підтримує чинні формати фіскальних документів.

Такий підхід дозволяє продовжувати продажі під час перебоїв зі зв’язком у межах законодавчої моделі ПРРО та зменшує ризик фінансових санкцій через нефіскалізовані операції.

Офіційні джерела

1. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР — статті 2, 3, 5, 7, 17; пункт 13 розділу II «Прикінцеві положення». Стаття 5 регулює офлайн-режим ПРРО, резервні фіскальні номери та роботу при несправності; стаття 17 встановлює основні фінансові санкції.
   Закон № 265/95-ВР на сайті Верховної Ради України

2. Наказ Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547» — Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО, зокрема розділи II і V. Визначає процедуру реєстрації, використання ПРРО та технічний порядок офлайн-роботи.
   Порядок застосування ПРРО на сайті Верховної Ради України

3. Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів…» — розділи I–II, форма фіскального касового чека ФКЧ-1. Визначає обов’язкову форму та реквізити фіскального чека РРО/ПРРО.
   Наказ Мінфіну № 13 на сайті Верховної Ради України

4. Кодекс України про адміністративні правопорушення — стаття 155-1. Встановлює адміністративну відповідальність касирів і посадових осіб за порушення порядку проведення розрахунків.
   КУпАП на сайті Верховної Ради України

5. Закон України від 14.07.2026 № 4928-IX «Про затвердження Указу Президента України “Про продовження строку дії воєнного стану в Україні”» та Указ Президента України від 13.07.2026 № 596/2026. Документи підтверджують продовження правового режиму воєнного стану з 2 серпня 2026 року на 90 діб, що має значення для застосування пункту 13 прикінцевих положень Закону № 265.
   Закон № 4928-IX на сайті Верховної Ради України

6. Державна податкова служба України — «Актуальні запитання-відповіді» щодо програмних РРО. Офіційні роз’яснення щодо 36/168 годин, воєнного винятку, резервних фіскальних номерів, реєстрації касирів, електронних чеків і переходу між онлайн- та офлайн-режимами.
   Актуальні роз’яснення ДПС про ПРРО

7. Міністерство фінансів України — Міжвідомча робоча група з питань застосування ПРРО. Офіційна інформація про статус групи, її консультативний характер та проведені засідання.
   МРГ ПРРО на сайті Міністерства фінансів України