ПРРО для інтернет-магазину: чеки, післяплата та повернення

ПРРО, фіскальні чеки, післяплата та повернення в інтернет-магазині: правила для підприємців

Для інтернет-магазину обов’язок застосовувати РРО або ПРРО залежить не від самого факту продажу через сайт, соціальні мережі чи маркетплейс, а від способу розрахунку. Якщо продавець приймає готівку, оплату платіжною карткою, через інтернет-еквайринг або інший платіжний інструмент, розрахунок зазвичай потрібно провести через РРО/ПРРО. Якщо покупець самостійно переказує кошти на поточний рахунок продавця за реквізитами IBAN без використання карткового еквайрингу, РРО/ПРРО не застосовується. Для післяплати вирішальними є договір із перевізником, особа, яка приймає гроші від покупця, і спосіб подальшого переказу коштів продавцеві.

Єдиного правила «сформувати чек до відправлення товару» немає. За карткової передоплати чек формують під час оплати. Якщо гроші приймає власний кур’єр продавця, чек видають під час розрахунку при доставці. Якщо товар доставляє експедитор, який не є стороною договору купівлі-продажу і не проводить розрахунок від свого імені, продавець повинен забезпечити надання свого фіскального чека до або не пізніше моменту отримання товару покупцем. Якщо посилку не забрали, порядок дій залежить від того, чи були отримані гроші та чи формував продавець первинний фіскальний чек.

Коли інтернет-магазину потрібен РРО або ПРРО

Закон № 265/95-ВР вимагає проводити через зареєстрований РРО/ПРРО розрахункові операції на повну суму покупки та надавати покупцеві розрахунковий документ установленої форми. Ця вимога поширюється і на товари, замовлені або оплачені через Інтернет. Чек може бути паперовим або електронним.
До розрахункових операцій належать, зокрема:

• приймання готівки;

• оплата платіжною карткою через POS-термінал;

• оплата карткою на сайті через інтернет-еквайринг;

• приймання оплати власним кур’єром;

• повернення покупцеві готівки або коштів за картковою операцією;

• інші операції із застосуванням платіжних інструментів, які за своїм змістом відповідають визначенню розрахункової операції.

Назва способу оплати на сайті не визначає обов’язок застосовувати ПРРО. Важливо встановити, як саме покупець ініціює платіж і хто приймає кошти.

Коли РРО/ПРРО не застосовується

РРО/ПРРО, зокрема, не потрібен у таких випадках:

1. Покупець переказує кошти безпосередньо на поточний рахунок продавця за реквізитами IBAN. Це має бути звичайний банківський переказ на підприємницький рахунок, а не оплата карткою через еквайринг або платіжну сторінку.

2. ФОП є платником єдиного податку першої групи. Такі підприємці звільнені від застосування РРО/ПРРО відповідно до пункту 296.10 Податкового кодексу.

3. Розрахункової операції фактично немає. Наприклад, кошти надходять продавцеві з рахунку поштового оператора після того, як оператор сам прийняв післяплату від покупця і видав власний фіскальний чек відповідно до договору.

4. Надаються послуги, розрахунки за які здійснюються виключно через системи дистанційного обслуговування або сервіси переказу коштів. Виняток із пункту 14 статті 9 Закону № 265 стосується саме послуг. Його не можна автоматично застосовувати до продажу товарів.

Переказ на особисту картку ФОП не є належною заміною підприємницького поточного рахунку та не створює автоматичного звільнення від РРО/ПРРО.

Як фіскалізувати різні способи оплати й доставки

Правила післяплати необхідно закріпити в договорі з перевізником. У договорі та фактичному русі коштів має бути зрозуміло:

• чи приймає перевізник гроші від власного імені;

• чи видає він покупцеві фіскальний чек;

• на який рахунок і від чийого імені переказуються кошти;

• чи виступає перевізник лише експедитором;

• хто відповідає за передачу покупцеві фіскального та товаросупровідного документів.

Коли формувати чек за карткової передоплати

Якщо покупець оплатив замовлення карткою через сайт, платіжне посилання або інтернет-еквайринг, продавець має провести розрахункову операцію через РРО/ПРРО під час оплати.

Чек можна:

• надіслати на електронну пошту;

• надіслати на номер телефону;

• надати через особистий кабінет покупця;

• вкласти в посилку в паперовій формі;

• надати шляхом відображення QR-коду, який дає змогу ідентифікувати чек.

Паперовий та електронний фіскальні чеки мають однакову юридичну силу. Вкладення паперового чека в посилку не звільняє від своєчасного проведення самої операції через ПРРО.

Чек при відстроченій оплаті та доставці експедитором

Коли покупець отримує товар із відстроченням платежу, а експедитор лише доставляє посилку і не є стороною розрахунку, продавець повинен забезпечити надання розрахункового документа до або не пізніше отримання товару покупцем.

У чеку потрібно зазначати форму оплати, яка відповідає реальним умовам договору. Не можна зазначати «готівка» або «картка», якщо кошти ще не отримані. Якщо програмне забезпечення передбачає форму оплати «кредит», «відстрочення», «післяплата» або інше відповідне позначення, воно має відповідати змісту договору та фактичній операції.

Отже, формування чека до відправлення може бути безпечним організаційним рішенням для конкретної моделі доставки, але законодавство не встановлює його як єдиний порядок для всіх інтернет-продажів.

Які реквізити повинен містити фіскальний чек

Форма та зміст фіскальних чеків визначаються наказом Міністерства фінансів України № 13. Чек інтернет-магазину має містити встановлені обов’язкові реквізити, зокрема:

• найменування продавця або дані ФОП;

• податковий номер;

• назву господарської одиниці;

• адресу місця проведення розрахунків;

• назву товару, яка дає змогу його ідентифікувати;

• кількість, ціну та вартість товару;

• загальну суму операції;

• форму і засіб оплати;

• ставки та суми податків — якщо вони застосовуються;

• дату і час операції;

• фіскальний номер чека;

• QR-код та інші передбачені формою реквізити.

Якщо обов’язкового реквізиту немає, документ може не визнаватися розрахунковим. Незначна помилка в назві товару, яка не спотворює зміст операції та дає змогу ідентифікувати товар, сама по собі не повинна робити чек недійсним.
Квитанція платіжного термінала, повідомлення банку, банківська виписка або квитанція платіжного сервісу підтверджують платіж, але не замінюють фіскальний чек, коли операція підлягає проведенню через РРО/ПРРО.

Оплата частинами: передоплата, черговий платіж та остаточний розрахунок

Кожна частина оплати, яка є розрахунковою операцією, проводиться через РРО/ПРРО окремо.

У ПРРО можуть використовуватися позначення:

• «Передплата»;

• «Чергова сплата»;

• «Остаточний розрахунок».

Під час чергової або остаточної оплати доцільно зазначати раніше сплачену суму, поточний платіж, залишок і фіскальний номер чека, яким була оформлена передоплата.

Приклад

Покупець сплатив 30% вартості карткою на сайті, а 70% має внести при отриманні:

1. На 30% продавець одразу формує чек через ПРРО.

2. Якщо решту отримує власний кур’єр продавця готівкою або карткою, продавець формує другий чек під час доставки.

3. Якщо решту приймає поштовий оператор від свого імені та видає власний чек, порядок фіскалізації цієї частини визначається договором з оператором.

4. Якщо решта переказується безпосередньо на поточний рахунок продавця за IBAN, ПРРО для цієї частини не застосовується.

Не потрібно формувати фіскальний чек лише через те, що покупець вніс частину коштів, якщо ця частина надійшла звичайним банківським переказом за IBAN і не є розрахунковою операцією в розумінні Закону № 265.

Якщо покупець не забрав посилку

Порядок оформлення залежить від первинної операції.

1. Післяплата не була внесена, продавець не отримав грошей і не формував свого чека

Якщо післяплату мав приймати поштовий оператор, покупець не забрав товар, кошти продавцеві не надходили і продавець не формував фіскального чека на продаж, оформлювати видатковий чек на повернення грошей немає підстав.

Потрібно зберегти:

• накладну або квитанцію перевізника про повернення;

• документ про первинне відправлення;

• внутрішній документ про повернення товару на склад;

• листування або повідомлення покупця — за наявності;

• документи, що підтверджують відсутність надходження післяплати.

2. Продавець сформував чек на продаж або відстрочену оплату

Якщо продавець уже сформував фіскальний чек, а товар повернувся через відмову покупця, необхідно оформити через ПРРО операцію повернення на підставі:

• первинного фіскального чека;

• накладної, квитанції або іншого документа перевізника, який підтверджує повернення;

• документа, за яким можна ідентифікувати конкретне замовлення і товар.

За роз’ясненням ДПС, таку операцію проводять у день отримання від служби доставки документів про повернення, а якщо це неможливо за графіком роботи — наступного робочого дня.

3. Покупець зробив передоплату, яку потрібно повернути

Якщо кошти були отримані та фіскалізовані, продавець оформлює видатковий фіскальний чек і повертає гроші покупцеві.

Якщо передоплата надійшла звичайним переказом за IBAN і ПРРО законно не застосовувався, повернення здійснюють банківським переказом без формування фіскального чека, з належним документальним оформленням.

Як оформити повернення оплаченого товару

У разі повернення товару та видачі покупцеві грошей через РРО/ПРРО формується видатковий чек — фіскальний касовий чек видачі коштів, форма ФКЧ-2.

Основні правила:

1. Повернення реєструють як від’ємну операцію через функцію повернення.

2. Не можна виправляти операцію шляхом звичайного «сторно», якщо програмне забезпечення не формує належний фіскальний документ повернення.

3. У видатковому чеку потрібно ідентифікувати первинний чек продажу.

4. Форма повернення коштів має відповідати первинному способу оплати: готівку повертають як готівку, картковий платіж — на відповідний платіжний інструмент, якщо інше не випливає із законодавства та правил надавача платіжних послуг.

5. Потрібно зберегти заяву покупця або інший документ про підставу повернення, первинний чек, видатковий чек і документи про фактичне перерахування чи видачу грошей.

Коли потрібен акт про видачу коштів

Якщо сума повернення перевищує 100 гривень, оформлюється акт про видачу коштів. В акті зазначають:

• дані документа, що посвідчує особу покупця, якщо вони фактично отримуються на законній підставі;

• відомості про товар;

• суму повернення;

• номер, дату і час первинного розрахункового документа;

• причину повернення.

Акт передають до бухгалтерії та зберігають протягом установленого строку. Для ФОП без бухгалтерії акт зберігає сам підприємець.

Якщо покупець не сплачував грошей і продавець нічого йому не повертає, акт про видачу коштів не складається. Сам факт повернення перевізником неоплаченої посилки не є видачею грошей покупцеві.

Право споживача повернути товар і фіскальне оформлення — різні процедури

Станом на 22 липня 2026 року чинним залишається Закон України № 1023-XII «Про захист прав споживачів». Новий Закон № 3153-IX ще не набрав чинності.

За договором, укладеним на відстані, споживач за загальним правилом може повідомити про його розірвання протягом 14 днів із моменту підтвердження переддоговірної інформації або одержання товару. Закон передбачає винятки, зокрема для товарів, виготовлених або перероблених на індивідуальне замовлення, якщо їх неможливо продати іншій особі або це спричинить істотні фінансові втрати.

Наявність права споживача на повернення не скасовує необхідності:

• прийняти товар за належним документом;

• оформити повернення коштів;

• сформувати видатковий фіскальний чек, якщо первинна оплата проводилася через РРО/ПРРО;

• відкоригувати товарний, податковий і бухгалтерський облік.

Дата доходу ФОП при оплаті карткою

Пункт 292.6 Податкового кодексу визначає датою отримання доходу платника єдиного податку дату надходження коштів у готівковій або безготівковій формі.

Для практичного обліку потрібно розрізняти способи оплати.

Готівка

Дохід виникає в день фактичного отримання готівки.

Звичайний переказ за IBAN

Дохід виникає в день зарахування коштів на поточний рахунок ФОП.

Оплата карткою через POS-термінал або інтернет-еквайринг

ДПС, посилаючись на позицію Міністерства фінансів, роз’яснює, що для ФОП — платника єдиного податку датою доходу за картковою операцією є дата, зазначена у фіскальному чеку, а не пізніша дата фактичного зарахування коштів банком-еквайром. До доходу включається повна сума, сплачена покупцем, без зменшення на банківську комісію.

Приклад

Покупець оплатив товар карткою 30 грудня. Фіскальний чек сформований 30 грудня, а банк зарахував продавцеві кошти 3 січня. За підходом ДПС дохід ФОП відображається 30 грудня в повній сумі платежу, включно з комісією еквайра.

Для нетипових платіжних моделей, агрегаторів, маркетплейсів або тривалих транзитних рахунків доцільно отримати індивідуальну податкову консультацію з описом договорів і руху коштів.

Як повернення впливає на єдиний податок

Суми авансу або передоплати, які ФОП повертає покупцеві через повернення товару, розірвання договору або на підставі заяви про повернення, не включаються до доходу відповідно до підпункту 5 пункту 292.11 Податкового кодексу.

Якщо отримання та повернення коштів відбулися в одному звітному періоді, повернута сума не відображається як остаточний дохід.

Якщо гроші були включені до доходу в одному звітному періоді, а повернуті в іншому, ДПС у чинному роз’ясненні ЗІР вимагає уточнити раніше подані декларації, в яких ця сума була врахована. Повернення має бути підтверджене первинними документами та фактичним рухом коштів.

Повернення у платника ПДВ

Якщо продавець є платником ПДВ, повернення товару або передоплати потребує не лише фіскального оформлення, а й коригування ПДВ.

Відповідно до статті 192 Податкового кодексу продавець складає розрахунок коригування до податкової накладної. За роз’ясненням ДПС, якщо дати фактичного повернення товару покупцем і його отримання продавцем різняться, розрахунок коригування складають на дату отримання товару продавцем або на дату повернення коштів — залежно від того, яка подія відбулася раніше.

Фіскальний видатковий чек не замінює розрахунку коригування до податкової накладної, а розрахунок коригування не замінює фіскального оформлення повернення коштів.

Документи, які повинен зберігати інтернет-магазин

Для кожної моделі продажу потрібно забезпечити повний документальний ланцюг від придбання товару до його продажу, доставки та можливого повернення.

До основних документів належать:

• договори з постачальниками;

• видаткові й прибуткові накладні;

• товарно-транспортні накладні;

• митні декларації — для імпортованих товарів;

• акти закупівлі та інші документи про походження товару;

• договори з банками, еквайрами, платіжними сервісами, маркетплейсами та перевізниками;

• банківські виписки;

• реєстри еквайрингу;

• фіскальні чеки продажу і повернення;

• Z-звіти та інші документи ПРРО;

• поштові й експрес-накладні;

• квитанції про видачу або повернення відправлення;

• заяви покупців;

• акти про видачу коштів;

• документи про повернення товару на склад;

• гарантійні документи;

• сертифікати, декларації відповідності, ліцензії та дозволи — якщо вони потрібні для конкретного товару.

У кожен день, коли здійснювалися розрахункові операції, РРО/ПРРО повинен сформувати фіскальний звітний чек — Z-звіт.

Строки зберігання залежать від виду документа та статусу платника. Для більшості податкових документів ФОП застосовується строк не менше 1095 днів, але Податковий кодекс передбачає також строки 1825 і 2555 днів для окремих категорій документів та операцій. Документи, пов’язані з перевіркою, адміністративним чи судовим спором, не можна знищувати до остаточного завершення відповідної процедури.

Електронний архів і резервне копіювання не замінюють дотримання законодавчих строків, але допомагають відновити документи у разі технічної несправності, втрати обладнання або перевірки.

Облік товарних запасів

Підприємець повинен мати документи, які підтверджують походження, придбання, переміщення та облік товарів. На початок перевірки документи можуть надаватися в паперовій або електронній формі.

До документів про товарні запаси можуть належати:

• накладні постачальників;

• товарно-транспортні накладні;

• митні декларації;

• закупівельні акти;

• фіскальні або товарні чеки постачальників;

• документи про внутрішнє переміщення;

• інвентаризаційні описи;

• документи про повернення товару від покупця.

За реалізацію необлікованих товарів або ненадання документів про їх облік стаття 20 Закону № 265 передбачає фінансову санкцію в розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Ця санкція не поширюється на ФОП — платників єдиного податку, які не є платниками ПДВ, крім продавців:

• технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;

• лікарських засобів;

• медичних виробів;

• ювелірних і побутових виробів із дорогоцінних металів та каміння.

Звільнення від санкції за статтею 20 не означає, що підприємець може продавати товар без документів про його законне походження.

Реєстрація ПРРО та місця діяльності

До початку розрахунків потрібно:

1. Повідомити ДПС про господарську одиницю або інший об’єкт оподаткування за формою № 20-ОПП, якщо обов’язок подати таке повідомлення виникає.

2. Зареєструвати ПРРО на відповідну господарську одиницю.

3. Забезпечити відповідність найменування та адреси господарської одиниці даним, поданим до ДПС.

4. Зареєструвати осіб, які працюватимуть із ПРРО, та належним чином організувати використання електронних підписів або печаток.

5. Запрограмувати товари, ціни, податкові групи та форми оплати.

6. Перевірити формування чеків продажу, передоплати, остаточного розрахунку та повернення.

7. Визначити порядок роботи при відсутності зв’язку з фіскальним сервером.

Адреса та назва господарської одиниці в чеку повинні відповідати документам на право власності або користування приміщенням і даним обліку в ДПС.

Інформація, яка має бути на сайті інтернет-магазину

Продавець повинен забезпечити прямий, простий і стабільний доступ покупців до такої інформації:

• повне найменування юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові ФОП;

• місцезнаходження юридичної особи або місце реєстрації та фактичного проживання ФОП;

• електронна адреса або адреса інтернет-магазину;

• податковий номер;

• відомості про ліцензію, якщо діяльність ліцензується;

• інформація про включення податків у ціну;

• вартість і умови доставки;

• порядок оплати;

• порядок прийняття претензій;

• основні характеристики товару;

• гарантійні умови;

• порядок повернення товару та розірвання договору.

Особа, яка отримала оплату за електронним договором, повинна надати покупцеві електронний документ, квитанцію, товарний або касовий чек чи інший документ, який підтверджує отримання коштів і містить дату розрахунку.
Фіскальний чек підтверджує розрахункову операцію, але не замінює повної інформації про продавця, товар, доставку, гарантію та умови договору.

Ліцензії, маркування та спеціальні товари

Окремої універсальної ліцензії лише для відкриття інтернет-магазину закон не встановлює. Однак якщо реалізація конкретних товарів підлягає ліцензуванню або потребує дозволу, продавати їх онлайн можна лише після отримання відповідної ліцензії чи дозволу. Відомості про ліцензію потрібно розмістити на сайті.

Спеціальні вимоги можуть стосуватися, зокрема:

• алкогольних напоїв;

• тютюнових виробів і рідин для електронних сигарет;

• пального;

• лікарських засобів;

• медичних виробів;

• харчових продуктів;

• ювелірних виробів;

• технічно складних побутових товарів.

ПРРО не замінює ліцензію, дозвіл, державну реєстрацію потужності, декларацію відповідності, документи щодо безпечності продукції чи обов’язкове маркування.

Для підакцизних товарів у чеку застосовується програмування із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД. Для алкогольних напоїв зазначаються також передбачені законом дані марки акцизного податку.

Приміщення, склад, умови зберігання, персонал і транспортування повинні відповідати спеціальним вимогам до конкретного виду продукції. Сам статус інтернет-магазину не звільняє від цих вимог.

Персональні дані покупців

Інтернет-магазин може збирати лише ті персональні дані, які потрібні для оформлення замовлення, оплати, доставки, гарантійного обслуговування та виконання інших законних цілей.

На сайті необхідно визначити:

• мету обробки даних;

• перелік даних, що збираються;

• правову підставу обробки;

• осіб, яким передаються дані, зокрема перевізників і платіжних провайдерів;

• строки зберігання;

• порядок реалізації прав покупця;

• заходи захисту даних.

Заборонено використовувати отримані для виконання замовлення дані для інших цілей без належної правової підстави.

Штрафи за порушення правил РРО/ПРРО

Основні фінансові санкції встановлені статтями 17 і 20 Закону № 265.

Пільгові санкції 25% за перше і 50% за наступні порушення, які тимчасово застосовувалися до окремих ФОП — платників єдиного податку, діяли лише до 31 липня 2025 року. У 2026 році застосовуються загальні ставки 100% і 150%.

Контроль здійснюється шляхом фактичних і документальних перевірок. Працівники та посадові особи також можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності.

Порушення правил РРО/ПРРО саме по собі не є універсальною підставою для «анулювання дозволу на інтернет-магазин», оскільки загального дозволу для такої діяльності немає. Для ліцензованих товарів наслідки, включно з припиненням або анулюванням ліцензії, визначаються окремими галузевими законами.

Практичний порядок роботи інтернет-магазину

Перед початком продажів потрібно:

1. Описати всі способи оплати й рух коштів.

2. Відокремити перекази за IBAN від карткового еквайрингу.

3. Перевірити договори з перевізниками, маркетплейсами та платіжними сервісами.

4. Визначити, хто формує чек за кожною моделлю післяплати.

5. Зареєструвати господарські одиниці, ПРРО та касирів.

6. Налаштувати актуальну форму чека відповідно до наказу № 13.

7. Запрограмувати назви товарів, ціни, податкові групи й коди УКТ ЗЕД для підакцизної продукції.

8. Автоматизувати надсилання електронних чеків покупцям.

9. Установити окремі процедури для передоплати, часткової оплати, післяплати, відмови від посилки та повернення грошей.

10. Забезпечити щоденне формування Z-звіту за наявності розрахункових операцій.

11. Організувати облік товарів і документів про їх походження.

12. Створити електронний архів чеків, накладних, банківських виписок і документів перевізників.

13. Навчити працівників не видаляти і не «сторнувати» фіскальні операції без належного оформлення повернення.

14. Періодично звіряти дані ПРРО, банку, еквайрингу, служби доставки, складського обліку та податкової звітності.

Офіційні джерела

1. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР — статті 2, 3, 9, 15, 17, 20, 25, 26; пункт 15 розділу II.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80

2. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — статті 44, 192, 292; пункт 296.10.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17

3. Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів…» — розділи I–III, форми ФКЧ-1 і ФКЧ-2.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16

4. Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 «Про затвердження порядків щодо реєстрації та застосування РРО і книг обліку розрахункових операцій» — порядок оформлення повернень та актів про видачу коштів.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0918-16

5. Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII — статті 5, 7, 11, 13, 14.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/675-19

6. Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII — статті 8, 9, 13, 15, 17, 23.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1023-12

7. Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI — статті 6, 8, 11, 24.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17

8. Роз’яснення ДПС щодо застосування РРО/ПРРО при інтернет-торгівлі та різних способах доставки й післяплати.

9. Роз’яснення ДПС щодо дати доходу ФОП при оплаті через POS-термінал та інтернет-еквайринг.

10. Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс ДПС: оформлення повернення, якщо покупець відмовився від поштового відправлення.

11. Роз’яснення ДПС щодо оформлення видаткового чека при поверненні товару.

12. Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс ДПС: передоплата, чергова сплата та остаточний розрахунок через ПРРО.