Посадова інструкція менеджера з постачання

Найменування роботодавця: ____________________

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника ____________________
Підпис ____________ Власне ім’я та прізвище ____________________
Дата ____________________

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ № ____________
Місце складання ____________________

1. Загальні положення

1.1. Ця інструкція визначає завдання, обов’язки, права, відповідальність і взаємодію працівника за професією «Менеджер (управитель) з постачання», код ДК 003:2010 — 1475.4. Сфера роботи — закупівлі товарів. Структурний підрозділ: ____________________.

1.2. Працівник належить до категорії «керівники» та безпосередньо підпорядковується комерційному директору або керівнику підприємства. Робоче місце та режим роботи визначаються трудовим договором і правилами внутрішнього трудового розпорядку.

1.3. Приймається на роботу та звільняється з роботи наказом роботодавця з підстав і в порядку, передбачених трудовим законодавством. До початку роботи ознайомлюється з трудовою функцією, умовами праці та цією інструкцією.

1.4. Кваліфікаційні вимоги: вища освіта з менеджменту, економіки, підприємництва або торгівлі та професійні компетентності з організації постачання. До самостійної роботи допускається після ознайомлення з асортиментом, порядком закупівель, договірною роботою й установленими фінансовими повноваженнями.

1.5. У роботі керується законодавством України, застосовними правилами торгівлі й охорони праці, трудовим договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, законними наказами роботодавця, цією інструкцією та затвердженими документами свого підрозділу.

1.6. Повинен знати: ринок постачальників, асортимент і вимоги до товарів; методи планування потреби, оцінювання пропозицій та контролю виконання договорів; вимоги до супровідних і первинних документів; порядок претензійної роботи, оплати та аналізу залишків у Торгсофт.

1.7. На час відсутності працівника його обов’язки виконує особа, визначена наказом роботодавця, з дотриманням вимог до кваліфікації, допуску до роботи, згоди працівника та оплати заміщення у випадках, установлених законодавством. Передавання обов’язків не надає автоматично доступу до облікової системи.

1.8. Працює в програмі обліку Торгсофт під власним обліковим записом у межах наданих прав. Не передає пароль іншим особам, не змінює дані поза своїми повноваженнями та повідомляє про помилки відповідальному працівнику. Доступ до персональних даних обмежується виконанням трудових обов’язків.

2. Завдання та обов’язки

2.1. Організовує забезпечення підприємства товарами за затвердженим асортиментом, строками й бюджетом. Одержує потребу від магазинів і складу та перевіряє її обґрунтованість.

2.2. Аналізує залишки й рух товарів у Торгсофт у межах доступу, звіряє їх із планами продажу та відкритими поставками; готує план поповнення без необґрунтованого дублювання замовлень.

2.3. Збирає пропозиції постачальників, порівнює ціну, якість, строки, умови доставки, оплати та повернення; подає керівнику обґрунтований вибір за встановленим порядком.

2.4. Перевіряє реквізити контрагента й необхідні документи на товар у межах дорученої перевірки; питання, що потребують спеціальних знань, передає юристу, бухгалтерії або товарознавцю.

2.5. Готує до погодження заявки, специфікації та умови договорів; підписує документи й приймає зобов’язання лише в межах наданих повноважень.

2.6. Передає постачальнику погоджене замовлення, підтверджує склад, кількість, ціну та строк; зберігає підтвердження змін і повідомляє склад про очікувану поставку.

2.7. Контролює виконання поставок, узгоджує відхилення з керівником та інформує зацікавлені підрозділи про затримки, заміни або недопоставку.

2.8. Зіставляє документи постачальника з погодженими умовами; спільно зі складом і товарознавцем опрацьовує розбіжності фактичного приймання.

2.9. Готує матеріали претензій щодо недостачі, якості та строків, контролює узгоджене повернення товарів або інше врегулювання; передає підтвердні документи бухгалтерії.

2.10. Подає до бухгалтерії погоджені документи на оплату та звіряє стан виконання зобов’язань; не дає розпоряджень на платіж поза фінансовими повноваженнями.

2.11. Оцінює виконання постачальниками умов, готує звіти про закупівлі, причини надлишкових запасів і пропозиції щодо поліпшення постачання. Повідомляє про особисту заінтересованість, що може вплинути на вибір контрагента.

2.12. Проходить передбачені для роботи навчання та інструктажі з охорони праці, а також обов’язкові медичні огляди у випадках, установлених законодавством. Користується справним обладнанням і виданими засобами захисту за їх призначенням.

2.13. Негайно повідомляє безпосереднього керівника про загрозу життю чи здоров’ю, аварію, пожежу, травмування або несправність. У небезпечній ситуації припиняє небезпечну роботу, діє за планом реагування та евакуації, не наражає себе й інших на небезпеку.

3. Права

3.1. Одержувати від керівника та відповідальних працівників документи, достовірні відомості й роз’яснення, необхідні для виконання трудової функції, у межах установленого доступу.

3.2. Вимагати забезпечення справним обладнанням, належними умовами праці, потрібними матеріалами та засобами індивідуального захисту, якщо вони необхідні для роботи.

3.3. Повідомляти про порушення та вносити пропозиції щодо організації роботи, збереження майна, безпеки й поліпшення обслуговування; одержувати розгляд таких пропозицій керівником.

3.4. Відмовитися від дорученої роботи, якщо створилася виробнича ситуація, небезпечна для життя чи здоров’я працівника, людей, які його оточують, або для виробничого середовища чи довкілля, негайно повідомивши безпосереднього керівника або роботодавця.

3.5. Користуватися правом на оплату праці, відпочинок, професійне навчання та захист трудових прав відповідно до законодавства. Давати пояснення щодо обставин порушень до ухвалення рішення про дисциплінарне стягнення.

4. Відповідальність

4.1. За винне невиконання або неналежне виконання трудових обов’язків, порушення трудової дисципліни та вимог охорони праці несе відповідальність у порядку й межах, установлених законодавством. Дисциплінарні стягнення застосовуються з дотриманням установленої процедури.

4.2. Матеріальна відповідальність настає за наявності передбачених законом підстав та умов, за пряму дійсну шкоду, заподіяну винними протиправними діями або бездіяльністю. Її вид і межі визначаються законодавством; сам факт нестачі не є підставою для автоматичного покладення повної матеріальної відповідальності.

4.3. Ця інструкція не встановлює грошових штрафів, додаткових дисциплінарних стягнень, безумовного відшкодування нестач або права роботодавця утримувати кошти із заробітної плати поза законними підставами та порядком.

4.4. За порушення правил збереження документів, облікових даних, майна та конфіденційної інформації відповідає за наявності вини в межах, установлених законодавством.

5. Взаємовідносини за посадою

5.1. Із комерційним директором погоджує бюджет і вибір постачальників; від магазинів і товарознавця одержує вимоги до асортименту, від складу — дані про приймання.

5.2. З логістом узгоджує доставку, з бухгалтерією — документи та оплату, з юристом — договірні умови й спірні питання; керівнику подає звіт про поставки та відхилення.

5.3. Передає незавершені справи та результати роботи визначеному керівником працівнику. Фіксує передавання документів, товарів, коштів або інших цінностей у встановленому порядку; повідомляє про неврегульовані розбіжності.

6. Прикінцеві положення

6.1. Інструкція набирає чинності після затвердження роботодавцем. Працівник ознайомлюється з нею до початку виконання відповідної роботи під підпис або в інший погоджений законом спосіб, що дає змогу підтвердити ознайомлення.

6.2. Зміни до інструкції затверджуються наказом роботодавця з дотриманням трудового законодавства та застосовних особливостей воєнного стану. Зміна інструкції не замінює належного оформлення зміни трудової функції, переведення чи зміни істотних умов праці.

6.3. Примірник інструкції зберігається у відповідальної за кадрові документи особи. Працівнику забезпечується можливість ознайомлюватися з чинною інструкцією та одержати її копію.

Розробив: посада ____________ підпис ____________ власне ім’я та прізвище ____________________ дата ____________

Погоджено: посада ____________ підпис ____________ власне ім’я та прізвище ____________________ дата ____________

З інструкцією ознайомлений / ознайомлена: власне ім’я та прізвище ____________________ підпис ____________ дата ____________

Нормативна база

• Кодекс законів про працю України: статті 29–32, 139, 147–149, глава IX
• Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом № 327, із чинними змінами
• Закон України «Про охорону праці» № 2694-XII: статті 6, 13, 14, 18
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX: статті 1–3, 7
• Цивільний кодекс України № 435-IV: положення про договори, купівлю-продаж, послуги та відповідні зобов’язання
• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV: статті 8, 9
• Порядок провадження торговельної діяльності та правила торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів, постанова КМУ № 833