РРО або ПРРО не працює: що робити касиру та власнику магазину

Якщо магазин зобов’язаний застосовувати РРО або ПРРО, збій каси не дозволяє приймати оплату без належного розрахункового документа. Продовжити розрахунки можна лише за передбаченим для вашої ситуації порядком: через зареєстрований резервний РРО, з використанням зареєстрованих КОРО та розрахункової книжки або через справний ПРРО в режимі офлайн.

Спочатку визначте причину: зламався реєстратор, зникло живлення чи втрачено зв’язок із фіскальним сервером ДПС. Поломка ПРРО та відсутність зв’язку мають різні правила. Несправну програмну касу не можна використовувати для продажів. Справна програмна каса без зв’язку може формувати офлайн-чеки, якщо для цього виконані необхідні умови.

Що касир має зробити одразу після збою

1. Призупиніть нові розрахунки на касі, яка не формує належного документа. Повідомте власника або відповідального за каси.
2. Перевірте живлення пристрою, роботу програми та доступ до інтернету. Якщо інтернет працює, окремо перевірте, чи є зв’язок ПРРО з фіскальним сервером.
3. З’ясуйте результат останньої операції: чи списані кошти, чи сформований чек і чи отримано підтвердження його реєстрації. Не повторюйте продаж лише через повідомлення про помилку.
4. Визначте доступний спосіб продовження роботи: резервний РРО, зареєстровані КОРО та розрахункова книжка для апаратного РРО або дозволений офлайн-режим справного ПРРО.
5. Якщо підготовленого законного способу немає, не приймайте нові розрахункові оплати до відновлення роботи.

Сліп платіжного термінала підтверджує карткову операцію, але не замінює фіскальний чек. Обов’язок провести розрахунок на повну суму та надати покупцю належний документ поширюється і на оплату карткою.

Який порядок застосувати при різних збоях

Відключення світла не завжди означає поломку ПРРО. Якщо пристрій і програма працюють від резервного живлення, подальші дії залежать від зв’язку з фіскальним сервером. Якщо пристрій вимкнувся, формувати офлайн-чеки на ньому неможливо.

Апаратний РРО працює, але немає зв’язку для передавання даних

Для апаратного РРО з електронною контрольною стрічкою втрата зв’язку не означає перехід у режим офлайн ПРРО. Підпункт 3.1.2 пункту 3.1 розділу III Вимог, затверджених наказом Мінфіну від 08.10.2012 № 1057, передбачає накопичення контрольно-звітної інформації та її автоматичне передавання після відновлення зв’язку. Якщо передавання неможливе протягом 72 годин, розрахункові операції блокуються. Перевірте канал передавання даних і зверніться до ЦСО; не обходьте блокування. За пунктом 9 Вимог, затверджених постановою КМУ від 18.02.2002 № 199, блокування знімається після усунення його причини. Виключення щодо строків офлайн-роботи ПРРО не скасовує цього обмеження апаратного РРО.

Апаратний РРО зламався: повідомлення та ремонт

За пунктом 16 статті 3 Закону № 265/95-ВР магазин повинен повідомити центр сервісного обслуговування — ЦСО — протягом робочого дня, у якому виявлено несправність або пошкодження засобів контролю. Повідомлення подають письмово або засобами електронних комунікацій у довільній формі.

Контролюючий орган, у якому продавець зареєстрований платником податків, потрібно повідомити протягом двох робочих днів після дня виявлення несправності чи пошкодження. Для цього також передбачена довільна письмова або електронна форма. Збережіть підтвердження надсилання, щоб контролювати виконання строків.

Касир повідомляє про збій відповідальному працівнику. Власник або уповноважена особа організовує звернення до ЦСО, повідомлення ДПС і перехід на підготовлений спосіб розрахунків. Не розбирайте РРО та не знімайте пломби самостійно: закон вимагає ремонту через ЦСО.

За статтею 14 Закону № 265/95-ВР ЦСО має відновити роботу РРО протягом семи робочих днів. Якщо гарантійний ремонт не забезпечено, не пізніше сьомого робочого дня з дня прийняття РРО в ремонт ЦСО повинен ввести в експлуатацію резервний РРО, належним чином зареєстрований на продавця.

Як застосувати резервний РРО

Резервний РРО потрібно зареєструвати до його використання. Він має відповідати сфері застосування, бути належно опломбованим і працювати за правилами реєстрації та застосування РРО. Позичений незареєстрований апарат не виконує цієї вимоги.

РРО застосовують у господарській одиниці, зазначеній у його реєстраційному посвідченні, за наявності договору про технічне обслуговування та ремонт. На місці розрахунків зберігають реєстраційне посвідчення й останню довідку про опломбування або їх копії.

КОРО та розрахункова книжка: коли й як ними користуватися

КОРО — книга обліку розрахункових операцій. Розрахункова книжка, або РК, містить номерні розрахункові квитанції для покупців. Для роботи під час поломки апаратного РРО або тимчасового відключення електроенергії потрібні належним чином зареєстровані КОРО та РК. Звичайний блокнот або довільний товарний чек їх не замінює.

Якщо магазин обрав роботу без КОРО та повідомив про це під час реєстрації РРО, при поломці або відключенні електроенергії розрахунки потрібно зупинити до належного підключення резервного РРО або відновлення можливості працювати. Купити книжку й одразу почати виписувати квитанції недостатньо.

Як оформляти розрахунки під час зупинки РРО

1. Перевірте реєстрацію книжок та їх відповідність РРО. КОРО має бути на місці розрахунків.
2. Зазначте дату початку використання РК на її реєстраційній сторінці.
3. До початку використання РК заповніть графи 1–5 розділу 2 КОРО на РРО.
4. У корінці та відривній частині кожної квитанції зазначайте повну суму розрахунку й заповнюйте передбачені реквізити. Покупцю надавайте відривну частину не пізніше завершення розрахункової операції.
5. Готівку, яка була на місці розрахунків у момент збою, відображайте в корінці квитанції з позначкою «Службове внесення». Вилучення готівки відображайте з позначкою «Службова видача».
6. Ведіть записи КОРО за кожний робочий день використання РК. Якщо один період використання охоплює кілька днів, робіть окремі записи за кожний день.

У перший день до записів розділу 1 КОРО включають також відповідні суми за контрольною стрічкою від початку робочого дня до поломки чи відключення світла. Отримані від покупців і видані їм суми потрібно обліковувати окремо.

Платник ПДВ, акцизного або іншого податку зазначає в корінці звичайної розрахункової квитанції відповідні оподатковувані суми за правилами ведення РК. При поверненні коштів суму в корінці та відривній частині зазначають зі знаком мінус. Якщо сума повернення перевищує 100 грн, матеріально відповідальна особа або працівник, який проводить розрахунок, складає акт про видачу коштів. В акті зазначають дані документа, що встановлює особу покупця, відомості про товар або послугу, суму виданих коштів, номер, дату й час видачі розрахункового документа, що підтверджує покупку. Акт передають до бухгалтерії та зберігають протягом трьох років; якщо бухгалтерії немає, його підклеюють до останньої сторінки відповідної КОРО.

Не виправляйте записи у квитанціях і не використовуйте їх повторно. Помилкову чи пошкоджену квитанцію анулюють: на корінці та відривній частині роблять позначку «Анульовано» й засвідчують її підписом касира. Корінці залишають у книжці.

Що означають сім робочих днів

У статті 5 Закону № 265/95-ВР обмеження «не більше семи робочих днів» прямо стосується тимчасового відключення електроенергії. Окремо стаття 14 установлює семиденний строк відновлення роботи РРО для ЦСО та строк введення резервного РРО, якщо гарантійний ремонт не забезпечено.

Не переносіть цей строк на ПРРО: для несправного ПРРО та для його офлайн-роботи діють інші правила. Також не використовуйте семиденний строк як дозвіл приймати оплату без зареєстрованих книжок або резервного РРО.

ПРРО зламався: форма № 2-ПРРО та відновлення роботи

Якщо несправність стосується самого ПРРО, протягом дня її виявлення потрібно електронно повідомити контролюючий орган, виробника ПРРО та/або ЦСО за наявності. Для цього передбачено форму № 2-ПРРО — повідомлення про виявлення несправностей.

Форма № 4-ПРРО має інше призначення: вона повідомляє про початок і завершення офлайн-роботи через відсутність зв’язку з фіскальним сервером. Її не використовують замість повідомлення про поломку.

Після повідомлення про несправність у Реєстрі ПРРО роблять відповідну відмітку. Розрахунки на цьому ПРРО не проводять до усунення несправності. Порядок дозволяє підключити належним чином зареєстрований резервний РРО.

Після усунення несправності для відновлення роботи подають заяву за формою № 1-ПРРО з позначкою «Відновлення роботи». Якщо така заява не надійде протягом місяця, до Реєстру вносять запис про скасування реєстрації ПРРО. Власнику потрібно контролювати цей строк і результат опрацювання заяви.

Як діяти після зміни програмного забезпечення

Перед відновленням продажів перевірте, чи змінилися реєстраційні дані ПРРО. Порядок розрізняє відновлення роботи, перереєстрацію та внесення змін до Реєстру. Не вважайте повідомлення про відновлення достатнім, якщо реквізити каси більше не відповідають Реєстру.

Перереєстрація потрібна при зміні найменування або податкового номера продавця без припинення його діяльності, а також найменування чи адреси господарської одиниці. Для інших змін даних заяви, які не потребують перереєстрації, подають заяву про внесення змін. Перед такими заявами потрібно направити останній фіскальний звітний чек і закрити останню зміну за правилами Порядку.

ПРРО без інтернету або зв’язку з ДПС: умови офлайн-роботи

Офлайн — це режим, у якому справний ПРРО створює електронні розрахункові документи без зв’язку з фіскальним сервером. Номери для них беруть із діапазону, заздалегідь отриманого від ДПС для конкретного ПРРО.

• ПРРО повинен мати отриманий невикористаний діапазон фіскальних номерів.
• Для ПРРО не має бути заявлена відмова від офлайн-розрахунків.
• Кожний номер використовують один раз для одного електронного документа і лише на тому ПРРО, якому видано діапазон.
• Офлайн-чек повинен містити фіскальний номер, контрольне значення та відмітку про роботу офлайн.
• Документи зберігають на ПРРО до передавання серверу й отримання підтвердження доставки.

У момент переведення ПРРО в офлайн програма повинна сформувати повідомлення за формою № 4-ПРРО з відміткою «початок переведення ПРРО в режим офлайн», присвоїти йому номер із діапазону та зберігати до передавання серверу після відновлення зв’язку. Це вимога пункту 6 розділу V Порядку застосування ПРРО.

Діапазон потрібен не лише для чеків продажу. Номери використовують також для передбачених офлайн-документів, зокрема повідомлень і фіскальних звітних чеків. Тому кількість невикористаних номерів не дорівнює кількості покупок, які ще можна оформити.

Ліміти 36 і 168 годин та спеціальне виключення

Загальні межі статті 5 Закону № 265/95-ВР — не більше 36 годин безперервної офлайн-роботи та не більше 168 годин протягом календарного місяця.

Пункт 13 розділу II цього Закону дозволяє перевищувати зазначені строки на період дії воєнного або надзвичайного стану чи обставин непереборної сили. Це спеціальне виключення стосується тривалості офлайн-роботи та використання номерів.

Виключення не скасовує потреби отримати діапазон фіскальних номерів, формувати належні документи й передавати їх після відновлення зв’язку. Воно також не забезпечує працездатність несправної програми чи вимкненого пристрою. Перед тривалою роботою перевірте технічні обмеження вашого програмного рішення.

За загальним порядком коротке відновлення зв’язку не обов’язково перериває облік офлайн-часу. Якщо між завершенням однієї офлайн-сесії та початком наступної сервер не зареєстрував жодного онлайн-розрахункового документа, цей проміжок також включають до офлайн-часу.

Як передати офлайн-чеки після відновлення зв’язку

1. ПРРО повинен перейти до онлайн-обміну в момент відновлення зв’язку з фіскальним сервером.
2. При завершенні офлайн-режиму формується повідомлення за формою № 4-ПРРО з відповідною відміткою.
3. Протягом години після встановлення зв’язку до сервера направляють пакет із повідомленнями про початок і завершення офлайн-роботи та електронними копіями розрахункових документів і фіскальних звітних чеків. Пакет підписують електронним підписом особи, яка проводила розрахунки, або електронною печаткою продавця, на якого зареєстровано ПРРО. Якщо під час офлайн-роботи закінчився строк дії сертифіката ключа касира, програмне рішення повинно забезпечувати можливість підписання чинним сертифікатом ключа старшого касира або керівника.
4. Розрахункові документи передають до передавання електронного фіскального звіту або фіскального звітного чека за день їх створення.
5. Перевіряють підтвердження доставки. До його отримання документи мають зберігатися на ПРРО.

Якщо під час офлайн-роботи потрібно закрити зміну, фіскальний звітний чек формують після останнього розрахункового документа цієї зміни та до повідомлення про відкриття наступної. Втрата зв’язку не скасовує оформлення завершення зміни.

Як не зареєструвати один продаж двічі

Умовний приклад: сервер зареєстрував онлайн-чек на 800 грн, але відповідь не дійшла до ПРРО. Програма завершила ту саму операцію офлайн з іншим номером. Після відновлення зв’язку можуть виявитися два документи на одну покупку.

У такій ситуації спочатку зіставте документи, їхні номери та фактичну оплату. Пункт 11 розділу V Порядку застосування ПРРО передбачає усунення такого дублювання операцією «сторно» з реєстрацією на фіскальному сервері та зазначенням номерів документа, який сторнується, і документа, який дублюється. Не скасовуйте чек лише на підставі припущення.

Офлайн-чеки вже є розрахунковими документами з присвоєними номерами. Після повернення зв’язку потрібно передати їх серверу, а не оформлювати ті самі покупки як нові продажі.

Як повернутися до апаратного РРО після ремонту або відновлення світла

Перед поновленням роботи перевірте справність РРО та належне опломбування після ремонту. Якщо під час ремонту змінилася версія внутрішнього програмного забезпечення РРО, потрібна перереєстрація: протягом п’яти робочих днів після дня виникнення змін подайте до контролюючого органу за місцем реєстрації заяву за формою № 1-РРО з позначкою «Перереєстрація», зазначивши причину, та реєстраційне посвідчення. Це вимога пункту 2 глави 3 розділу II Порядку застосування РРО; її не слід переносити на звичайне оновлення програми ПРРО. Якщо на апаратний РРО зареєстровано КОРО, зміна версії його внутрішнього програмного забезпечення також потребує перереєстрації КОРО за пунктом 1 глави 2 розділу II Порядку ведення КОРО та РК. Зареєстровану РК також перереєстровують у разі перереєстрації РРО — за пунктом 8 глави 1 розділу III цього Порядку. Власнику потрібно організувати ці дії разом із перереєстрацією апарата.

Якщо використовували РК, до початку реєстрації операцій через РРО заповніть графи 6–8 розділу 2 КОРО. Перевірте щоденні записи та відповідність сум квитанціям.

За пунктом 10 розділу III Порядку застосування РРО після встановлення відремонтованого або резервного РРО чи відновлення електропостачання проведіть через РРО суми розрахунків за час використання РК. Якщо оперативну пам’ять обнулено, також проведіть суми за контрольною стрічкою за час роботи до збою. Суми проводять окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного або іншого податку чи збору, після чого виконують Z-звіт. За потреби суму готівки на місці розрахунків реєструють операцією «Службове внесення».

У записі КОРО за фіскальним звітним чеком після відновлення роботи зазначте, за які попередні дати підсумовано дані. Проведення сум із РК через РРО є передбаченою процедурою відновлення обліку; повторно приймати оплату від покупців не потрібно.

Продажі, які вже належно проведені через резервний РРО, не оформлюйте повторно як нові покупки на основному. Відповідальний за облік має звірити документи основного РРО, резервного РРО та РК, якщо її використовували, з оплатами й рухом товарів.

Якщо під час поломки РРО або відключення електроенергії використовували РК, подайте до контролюючого органу Звіт за формою № ЗВР-1 не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним. Його заповнюють за Інструкцією, затвердженою наказом Мінфіну від 21.01.2016 № 13. У разі використання РК під час виходу РРО з ладу у складі звіту також подають Довідку про використані розрахункові книжки. Проведення накопичених сум через РРО після відновлення роботи не замінює цієї звітності.

Використані КОРО та РК зберігають протягом трьох років після їх закінчення. Зберігання щоденних Z-звітів має забезпечувати можливість їх візуального перегляду; для них Порядок ведення КОРО відсилає до строку, визначеного пунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу.

Підакцизні та ліцензійні товари: що перевірити перед продовженням продажів

При торгівлі підакцизними товарами збій не скасовує вимог до програмування товарів у РРО або ПРРО. Потрібні код товарної підкатегорії за УКТ ЗЕД, найменування, ціна та облік кількості. При роздрібній торгівлі алкогольними напоями, які підлягають маркуванню марками акцизного податку, у фіскальному чеку зазначають цифрове значення штрихового коду марки — серію та номер. Для напоїв, які за законодавством не підлягають такому маркуванню, цей реквізит не застосовується.

Для оптової та роздрібної торгівлі пальним застосування ПРРО заборонено. Тому ПРРО не можна обрати як запасний спосіб фіскалізації продажу пального.

Для АЗС зі спеціалізованим РРО загальний порядок роботи з КОРО та РК не є заміною справного обладнання. За роз’ясненням ДПС, під час поломки такого РРО розрахунки проводять лише через належним чином зареєстрований резервний РРО, а при відключенні електроенергії розрахункові операції не здійснюють. Технічні вимоги до спеціалізованих ЕККА для АЗС, затверджені протокольним рішенням Державної комісії від 27.06.2002 № 13, передбачають блокування відпуску пального за відсутності живлення ЕККА.

Перед роздрібним продажем алкогольних напоїв, тютюнових виробів або рідин для електронних сигарет через резервний РРО, якщо для цієї торгівлі потрібна ліцензія, перевірте його відомості в Єдиному реєстрі ліцензіатів для відповідного місця торгівлі. Якщо використовуватимете КОРО та РК, перевірте також відомості про ці книжки. Для роздрібної торгівлі пальним перевіряють Єдиний реєстр ліцензіатів та місць обігу пального з урахуванням спеціальних правил для АЗС. Орган ліцензування вносить зміни або відмовляє в їх внесенні протягом п’яти робочих днів після отримання заяви. Якщо додавання резервної каси збільшує кількість РРО/ПРРО для роздрібної торгівлі алкогольними напоями, крім сидру та перрі без додання спирту, потрібно внести плату за ліцензію за кожний доданий РРО/ПРРО відповідно до статті 52 Закону № 3817-IX. Реєстрація апарата як РРО не замінює внесення ліцензійних відомостей.

Зміна переліку фіскальних номерів РРО, ПРРО, КОРО та РК є підставою для подання заяви про внесення змін до відповідного реєстру. Частини дев’яті статей 34 і 35 Закону України від 18.06.2024 № 3817-IX установлюють строк — 30 календарних днів із дня події, яка спричинила зміни. Цей строк не дозволяє продавати через реєстратор, відомості про який відсутні в потрібному реєстрі: за таку торгівлю пункт 23 частини другої статті 73 передбачає окрему санкцію. Підготуйте ліцензійні відомості резервної каси до її використання.

Які санкції передбачає закон

За пунктом 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР продаж без належної фіскалізації, на неповну суму або без видачі відповідного розрахункового документа тягне фінансову санкцію: 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% — за кожне наступне.

Умовний розрахунок: якщо перше порушення стосується продажу на 800 грн, санкція становить 800 грн. За наступне порушення щодо продажу на таку саму суму — 1200 грн: 800 × 150%.

Зменшені санкції 25% і 50% для визначених законом ФОП діяли в обмежений період до 31 липня 2025 року. Для нових порушень після цієї дати їх не застосовують.

Пункт 14 розділу II Закону передбачає територіальне звільнення від відповідальності за визначені порушення на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій — до відповідних дат за офіційним переліком. Це звільнення не поширюється на порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Сам факт відключення світла або інтернету не означає автоматичного звільнення від санкцій.

Як перевіряти фіскальні чеки в Торгсофт після збою

Додаткова платна опція «Програмний РРО» формує фіскальні чеки в Торгсофт і передає їх ДПС. Пункт «Програмний РРО» стає доступним після активації опції «Підключення програмного РРО». Опція працює з ліцензіями Старт, Ультра та Термінал; її підключають на кожне робоче місце, де відбувається фіскалізація.

Для перевірки після збою використовуйте дані аналітики за ПРРО: статуси чеків, фіскальні номери, товари й податки. Якщо покупцю потрібен документ уже зареєстрованого продажу, програма підтримує повторний друк копії. Спочатку перевірте наявний чек, щоб не створити повторний продаж.

Офіційна сторінка опції описує автоматичний перехід коректно налаштованого ПРРО в офлайн і подальше передавання накопичених чеків. Перед роботою перевірте реєстраційні дані, чинність електронного підпису, отриманий діапазон номерів і налаштування офлайн-режиму. Законодавче виключення щодо тривалості офлайн не означає, що встановлена версія програми технічно дозволить перевищити її обмеження.

Що власнику підготувати до наступного збою

• Визначте відповідального за каси, повідомлення ДПС та звернення до ЦСО. Збережіть доступні касиру контакти.
• Для апаратного РРО перевірте підготовлений резервний РРО або реєстрацію КОРО та РК. Якщо обрано зупинку розрахунків без книжок, поясніть цей порядок касирам.
• Для ПРРО перевірте чинність електронних підписів, відомості касирів у Реєстрі, дозвіл офлайн-роботи та наявність невикористаних номерів.
• Перевірте резервне живлення пристрою, на якому працює каса, і доступний спосіб відновлення зв’язку.
• Поясніть касирам, як перевірити результат останньої оплати та наявність чека перед повторною дією.
• Визначте, хто після відновлення звіряє доставки офлайн-документів, звіти, квитанції, оплати й рух товарів.

Офіційні джерела

Додаткові джерела для правил передавання даних апаратного РРО, звітності після використання РК та ліцензійних відомостей:

• Роз’яснення ДПС щодо відключення електроенергії та відсутності інтернет-зв’язку: підпункт 3.1.2 пункту 3.1 розділу III Вимог за наказом Мінфіну від 08.10.2012 № 1057; пункт 9 Вимог за постановою КМУ від 18.02.2002 № 199.
• Роз’яснення ДПС щодо заповнення та подання ЗВР-1 після відновлення електроенергії: Порядок подання звітності та Інструкція за наказом Мінфіну від 21.01.2016 № 13.
• Роз’яснення ДПС щодо розрахунків на АЗС при поломці спеціалізованого РРО або відключенні електроенергії: Технічні вимоги за протокольним рішенням Державної комісії від 27.06.2002 № 13.
• Закон України від 18.06.2024 № 3817-IX: статті 34 і 35 щодо ліцензійних реєстрів та внесення змін; пункт 23 частини другої статті 73 щодо відповідальності.
• Роз’яснення ДПС щодо зміни відомостей про РРО, ПРРО, КОРО та РК у ліцензійних реєстрах: строк подання заяви та внесення змін органом ліцензування.

• Закон України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: стаття 3, зокрема пункти 1, 2, 6, 9–11, 14 і 16; статті 5, 14, 17; пункти 13–15 розділу II.
• Порядок реєстрації та застосування РРО для розрахунків за товари та послуги, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547: розділ III, зокрема пункти 2–4.
• Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547: глава 1 розділу II; пункти 6, 9 і 10 глави 4 розділу II; глави 1 і 2 розділу III.
• Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317: пункти 8–12 розділу II; розділи IV і V; форми № 1-ПРРО, № 2-ПРРО та № 4-ПРРО.
• Порядок визначення діапазону, видачі, резервування та використання фіскальних номерів для офлайн-роботи ПРРО, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317: пункт 5 розділу I; розділи II і III.