Фіскальний і товарний чек: відмінності та правила видачі в Україні

Якщо продавець проводить розрахункову операцію, для якої українське законодавство вимагає реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), покупцеві потрібно надати фіскальний чек. Звичайний товарний чек, квитанція платіжного термінала чи накладна цього обов’язку не замінюють. Щоб правильно оформити продаж, спочатку визначте спосіб отримання грошей, перевірте підстави для застосування РРО та підготуйте документи, які підтверджують склад покупки і передання товару.

Прямий переказ на підприємницький рахунок за міжнародним номером банківського рахунку IBAN і оплата через картковий еквайринг — послугу приймання платежів картками для продавця — мають різні наслідки для застосування РРО. Повна післяплата через NovaPay також потребує окремої оцінки: Верховний Суд визнав відсутність розрахункової операції продавця за конкретного поєднання умов доставки, оплати та зарахування коштів. Тому для кожного способу оплати варто встановити власний порядок оформлення документів.

Що підтверджують фіскальний чек, товарний чек і платіжна квитанція

Фіскальний касовий чек на товари або послуги — це розрахунковий документ за формою № ФКЧ-1, який створює РРО чи ПРРО. Він містить відомості про продавця, товари, суму та оплату і підтверджує проведення відповідної розрахункової операції. Визначення документа містить розділ II Положення, затвердженого наказом Міністерства фінансів № 13.

Звичайний товарний чек продавець оформлює для підтвердження конкретної покупки. Його можна надрукувати з облікової програми або заповнити вручну. Наявність слова «чек», штрихкоду чи переліку товарів сама собою не свідчить про фіскалізацію.

Для інтернет-продажу зберігайте документи разом за номером замовлення. Наприклад, рахунок пояснює призначення платежу, банківська виписка підтверджує надходження коштів, а накладна або товарний чек визначає передані товари. Статті 11 і 13 Закону «Про електронну комерцію» зобов’язують надати покупцеві підтвердження електронного правочину та документ про отримання коштів із датою розрахунку. У підтвердженні правочину продавець має зазначити свої найменування й місцезнаходження, порядок прийняття претензій, умови обміну та повернення, гарантійні зобов’язання й інформацію про пов’язані послуги, а для договору без визначеного строку дії — порядок його розірвання. Покупець повинен отримати це підтвердження під час вчинення правочину або виконання продавцем обов’язку передати товар.

Як визначити, коли потрібен фіскальний чек

Почніть із визначення розрахункової операції у статті 2 Закону № 265/95-ВР. Для роздрібної торгівлі це, зокрема, приймання від покупця готівки або платіжної картки за товар. Пункти 1 і 2 статті 3 цього Закону зобов’язують проводити такі операції на повну суму через належно зареєстрований РРО або ПРРО та надавати покупцеві розрахунковий документ, якщо немає законної підстави для іншого порядку.

1. Визначте, хто приймає оплату: ваш касир, ваш кур’єр, банк або окремий надавач платіжних послуг.
2. Уточніть механізм платежу: готівка, картковий еквайринг, прямий переказ за IBAN чи післяплата за договором із платіжною установою.
3. Перевірте, чи має продавець право на звільнення та чи охоплює воно саме цей товар і спосіб роботи.
4. Встановіть, який документ створює продавець, хто передає його покупцю та як документ пов’язується із замовленням.

Готівка та картковий еквайринг

Якщо магазин приймає готівку або оплату карткою через термінал і повинен застосовувати РРО, касир оформлює фіскальний чек. Квитанція термінала підтверджує карткову операцію, тому видача лише цієї квитанції залишає невиконаним обов’язок надати належний розрахунковий документ на товар. Такий самий аналіз потрібний для оплати товарів через інтернет-еквайринг: зарахування виручки на банківський рахунок не перетворює карткову оплату на звичайний переказ за реквізитами.

Прямий переказ за IBAN

Коли покупець самостійно переказує гроші зі свого рахунку на підприємницький поточний рахунок продавця за реквізитами IBAN, без приймання продавцем готівки чи картки через еквайринг, у продавця немає відповідної розрахункової операції для проведення через РРО. Для такого продажу збережіть банківську виписку та оформіть документ на товар.

Практично варто надсилати покупцю назву отримувача, його податковий номер, IBAN, суму та призначення платежу з номером замовлення. Перед відвантаженням перевіряйте фактичне надходження грошей за випискою. Якщо посилання або код відкриває карткову платіжну сторінку, оцінюйте оплату як еквайринг, а не за зовнішнім виглядом способу оплати.

Звільнення залежать від конкретних умов

Стаття 9 Закону № 265/95-ВР містить окремі випадки незастосування РРО, ПРРО та розрахункових книжок. Наприклад, пункт 6 стосується фізичних осіб — підприємців (ФОП), які не застосовують реєстратори відповідно до Податкового кодексу України. Самого статусу платника єдиного податку недостатньо, щоб вважати будь-який продаж звільненим.

Пункт 14 статті 9 стосується розрахунків за послуги, якщо вони відбуваються виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів. Цю норму не слід переносити на роздрібний продаж товарів. Окремі форми торгівлі за статтею 10 можуть працювати без РРО, але з розрахунковою книжкою та книгою обліку розрахункових операцій. Звичайний товарний чек не замінює документи, які передбачає такий порядок.

Повна післяплата через NovaPay: як врахувати позицію Верховного Суду

У справі № 520/27700/25 Верховний Суд підтримав скасування штрафу за непроведення операцій продавця через РРО. Визначальними були сукупні обставини: дистанційний продаж, доставка «Новою поштою», відсутність будь-якої, навіть часткової, передоплати, оплата повної вартості покупцем через NovaPay під час отримання та подальше безготівкове зарахування коштів на підприємницький поточний рахунок продавця.

За цих обставин суд установив, що отримання продавцем коштів від небанківської установи не відповідало ознакам розрахункової операції зі статті 2 Закону № 265/95-ВР. Суд окремо наголосив, що його висновок ґрунтується на специфічному поєднанні умов справи.

Податкова служба обстоювала інше тлумачення: продавець має сформувати фіскальний чек на товар, оскільки NovaPay документує лише приймання коштів для переказу. Цю позицію контролюючий орган підтримував і під час касаційного розгляду, однак суд її не прийняв щодо встановлених операцій. Тому при оцінці аналогічного продажу необхідно враховувати судовий висновок разом із фактичними умовами договорів і платежів.

Як практичний порядок для повної післяплати рекомендуємо:

1. Зафіксувати в замовленні оплату всієї вартості під час отримання та перевірити, що передоплати справді не було.
2. Зберігати умови договорів із доставкою та платіжною установою, за якими працює продавець.
3. Додати до відправлення або передати покупцю товарний чек чи накладну з конкретним переліком товарів і даними продавця.
4. Пов’язати номер замовлення з документом доставки, документами переказу та надходженням за банківською випискою.
5. Повторно оцінити порядок застосування РРО, якщо змінюються спосіб оплати, отримувач коштів або умови договору.

Цей висновок не охоплює автоматично картковий еквайринг, часткову передоплату, надходження на особисту картку чи інші договірні моделі. Крім того, Верховний Суд прямо зазначив, що питання видачі та відповідності документів вимогам щодо форми і змісту виходило за межі предмета цієї справи. Отже, продавцю потрібно належно документувати товар і правочин також у випадку, коли він не проводить отримання коштів через власний РРО.

Як відокремити дату доходу від питання про чек

У цій постанові Верховний Суд навів лист Міністерства фінансів № 11220-02-2/93, за яким для описаної оплати товару через NovaPay датою отримання доходу платника єдиного податку є дата зарахування коштів на його рахунок. Це роз’яснення стосується моменту отримання доходу, тоді як застосування РРО залежить від наявності розрахункової операції. Для практичного обліку фіксуйте окремо відправлення товару, його отримання покупцем і зарахування грошей за випискою. Наведений у постанові лист стосується саме описаної оплати через NovaPay. Для інших способів отримання грошей рекомендуємо окремо перевірити з бухгалтером, коли продавець повинен відобразити дохід.

Які реквізити перевіряти у фіскальному чеку

Перевіряйте чек за пунктами 2–9 розділу II Положення № 13. Розміщення написів у формі рекомендоване, а обов’язковість окремих відомостей залежить від продавця, товару, способу оплати та типу реєстратора.

• Продавець і магазин. Чек містить найменування продавця, назву та адресу господарської одиниці, повідомлені Державній податковій службі України (ДПС) за формою № 20-ОПП. Адреса магазину не обов’язково збігається з адресою реєстрації продавця.
• Податкові дані. Платник податку на додану вартість (ПДВ) зазначає індивідуальний податковий номер із позначенням «ПН». Неплатник ПДВ — податковий номер із позначенням «ІД» або передбачені Положенням паспортні дані особи, яка має законну підставу користуватися ними замість податкового номера.
• Товари. Потрібні назва, вартість і передбачене формою літерне позначення ставки ПДВ. Коли кількість не дорівнює одиниці виміру, зазначають кількість і вартість одиниці. Для різних найменувань відповідні товарні рядки повторюються.
• Спеціальні товарні реквізити. Код за Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності (УКТ ЗЕД), штрихкод товару та реквізити акцизної марки зазначають у випадках, установлених законодавством. Для підакцизних товарів пункт 11 статті 3 Закону № 265/95-ВР передбачає програмування відповідних товарних даних.
• Оплата. Форма передбачає позначення «ГОТІВКА», «БЕЗГОТІВКОВА» або «ІНШЕ», суму за формою оплати, валюту та засоби оплати. За кількох форм або засобів оплати відповідні рядки повторюються. Пункт 7 розділу II окремо встановлює, що для форми «ГОТІВКА» рядок 18 не друкується; налаштування потрібно перевіряти разом із цим правилом.
• Підсумки та податки. Чек містить загальну вартість із написом «СУМА» або «УСЬОГО». Платник ПДВ відображає передбачені формою ставку та суму ПДВ; платник акцизного або іншого відповідного податку — належні відомості про такий податок. Положення допускає не друкувати рядки за податковими групами, якщо сума ПДВ або акцизного податку дорівнює нулю.
• Готівкове заокруглення. Коли воно застосовується за правилами Національного банку України, чек відображає «Заокруглення» та «До сплати» із сумою після заокруглення. Для готівкової оплати також передбачено решту з валютою.
• Ідентифікація операції. Потрібні фіскальний номер із написом «ЧЕК №», дата і час до секунд, двовимірний QR-код для пошуку документа в системі ДПС та фіскальний номер реєстратора з позначенням «ФН» або «ФН ПРРО».
• Дані реєстратора. Для апаратного РРО передбачені заводський номер «ЗН» і код автентифікації повідомлення. Для ПРРО — позначка режиму онлайн або офлайн, а в офлайн-режимі також контрольне число. Заводський номер ПРРО не зазначають. Форма містить напис «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» і графічне зображення найменування або логотипу виробника.

Якщо картковий термінал з’єднаний або поєднаний із РРО чи ПРРО та фактично обмінюється з ним даними, заповнюють рядки 12–17: ідентифікатори еквайра, торгівця й платіжного пристрою, комісію за її наявності, вид операції, безпечно відображені реквізити електронного платіжного засобу та дані платіжної системи й авторизації. Для окремого термінала, який не взаємодіє з реєстратором, ця умова заповнення рядків не виникає, але обов’язок видати фіскальний чек на товар зберігається.

Магазини безмитної торгівлі під час продажу тютюнових виробів та алкогольних напоїв додатково зазначають спеціальні товарні характеристики й паспортні реквізити покупця, визначені формою. Ці поля не є загальною вимогою до кожного роздрібного магазину.

Спрощену назву товару можуть використовувати ФОП — платники єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, у межах дозволу пункту 2 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Дозвіл не охоплює підакцизні товари, технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, медичні вироби та визначені законом ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних матеріалів. Спрощена назва повинна відображати споживчі ознаки товару й однозначно визначати його належність до групи за Державним класифікатором продукції та послуг ДК 016:2010. Тому перед налаштуванням назви перевірте відповідну групу в цьому класифікаторі.

Практично перевірте кілька реальних документів: готівкову оплату, карткову оплату, продаж кількох одиниць, змішану оплату та повернення. За пунктом 3 розділу I Положення № 13 відсутність обов’язкового реквізиту або недотримання сфери призначення документа перешкоджає визнанню його розрахунковим. Водночас неточність у назві товару, яка не спотворює інформацію про операцію, сама собою не робить чек нерозрахунковим.

Як надати електронний чек і перевірити його

Пункт 2 статті 3 Закону № 265/95-ВР дозволяє паперову та/або електронну форму. Продавець може надіслати електронний розрахунковий документ на номер телефону чи електронну адресу, які надав покупець, або відобразити на дисплеї QR-код, що дає змогу зчитати та ідентифікувати документ. Загального обов’язку друкувати паперовий примірник кожному покупцю ця норма не встановлює.

Касиру варто до завершення обслуговування уточнити спосіб отримання чека, перевірити правильність контакту та переконатися, що покупець має доступ до документа. Самого збереження чека у внутрішній базі магазину недостатньо для його надання покупцеві. За частиною 11 статті 8 Закону № 1023-XII документ має бути виданий або створений електронно не пізніше передання товару чи послуги.

Для перевірки відкрийте посилання з QR-коду або сервіс пошуку фіскального чека ДПС. Зіставте продавця, дату, суму та номер реєстратора. Якщо документ створений ПРРО офлайн, врахуйте, що його передають на фіскальний сервер після відновлення зв’язку. Стаття 5 Закону № 265/95-ВР передбачає використання заздалегідь отриманого діапазону фіскальних номерів; звичайний нефіскальний друк не замінює цього порядку.

Як оформити товарний чек

Для звичайного товарного чека немає єдиного затвердженого бланка на зразок форми № ФКЧ-1. Щоб покупець і продавець могли встановити зміст покупки, рекомендуємо включити:

• назву «Товарний чек», номер і дату документа;
• повне найменування продавця або дані ФОП, податковий номер, адресу та контакт для звернень;
• окрему назву кожного товару, за потреби модель, артикул чи серійний номер;
• одиницю виміру, кількість, ціну за одиницю та суму за кожною позицією;
• загальну вартість у гривнях, знижку за її наявності та відомості про оплату, якщо документ засвідчує її отримання;
• дані особи, яка оформила документ, і підпис для паперового документа.

Умовний приклад. Покупець придбав два органайзери по 240 грн і одну папку за 90 грн. У товарному чеку продавець показує: 2 × 240 = 480 грн; 1 × 90 = 90 грн; разом 570 грн. Якщо гроші ще не отримані, продавець не повинен позначати покупку як оплачену.

Норму про надання покупцю на вимогу чека, накладної чи іншого документа, який засвідчує передання права власності, містить пункт 15 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Вона не скасовує обов’язкового фіскального чека там, де застосовуються пункти 1 і 2 цієї статті. Водночас документ на покупку доцільно надавати одразу, щоб надалі можна було встановити продавця, товар і дату продажу.

Якщо документи потрібні покупцю для бухгалтерського обліку підприємства, узгодьте їх оформлення до продажу. Рекомендуємо до оформлення документів попросити бухгалтера покупця перевірити, чи достатньо в них відомостей про продавця, товари, зміст та обсяг операції й відповідальних осіб для обліку конкретної покупки.

Які документи готувати в типових ситуаціях

Для оплат частинами рекомендуємо вести облік платежів за замовленням: загальна вартість, кожне надходження, його спосіб, номер документа та залишок боргу. Умовний приклад: за замовленням на 1 500 грн покупець сплатив 400 грн авансу; залишок становить 1 100 грн. Документи мають дозволяти простежити обидва платежі, щоб продавець не пропустив розрахунок і не врахував одну суму двічі.

Як приймати товар на обмін або повернення

Права покупця в Україні визначають статті 8 і 9 Закону № 1023-XII «Про захист прав споживачів». Загальне набрання чинності Законом № 3153-IX відкладене щонайменше до припинення або скасування воєнного стану згідно з пунктом 1 його прикінцевих та перехідних положень. Тому порядок звернень потрібно будувати на застосовних нормах Закону № 1023-XII.

1. З’ясуйте причину звернення. Для якісного непродовольчого товару стаття 9 передбачає обмін протягом 14 днів без урахування дня купівлі, якщо продавець не оголосив довший строк. Товар має бути невикористаним, зі збереженими властивостями, виглядом, пломбами та ярликами. Перевірте також перелік товарів належної якості, що не підлягають обміну або поверненню, за постановою № 172.
2. Установіть покупку. Приймайте до перевірки паперовий або електронний розрахунковий документ. Для гарантійних вимог врахуйте передбачені статтею 8 документи про гарантію та дату продажу.
3. Визначте належну вимогу. Якщо якісний товар підлягає обміну, але аналогічного немає, покупець має передбачений статтею 9 вибір, зокрема повернення грошей. Якщо покупець виявив недолік протягом гарантійного строку, стаття 8 передбачає пропорційне зменшення ціни, безоплатне усунення недоліків або відшкодування витрат на їх усунення. Покупець може вимагати розірвання договору з поверненням грошей або заміни товару, якщо протягом гарантійного строку виявлено істотний недолік, який виник із вини виробника, продавця чи виконавця, або фальсифікацію товару. За необхідності ці обставини підтверджують висновком експертизи. Для непридатного харчового продукту діє інше правило: продавець повинен замінити його на придатний до споживання або повернути сплачені кошти.
4. Оформіть результат. Зафіксуйте товар, кількість, причину, суму та зв’язок із первісним продажем. Якщо повернення коштів є розрахунковою операцією та потребує застосування РРО або ПРРО, оформіть видатковий фіскальний чек за формою № ФКЧ-2 відповідно до розділу III Положення № 13. При розірванні договору за статтею 8 або 9 Закону № 1023-XII продавець повертає гроші в день розірвання, а якщо це неможливо — в погоджений із покупцем строк, але не пізніше семи днів. За статтею 9 розрахунок проводять за вартістю товару на час купівлі; за статтею 8 у разі підвищення ціни враховують вартість на час вимоги, а в разі зниження — на час купівлі.

Якщо покупець загубив паперовий чек, спочатку допоможіть знайти електронний документ або відновити відомості про продаж у вашій системі. Для пошуку можуть знадобитися дата, приблизний час, сума, назва товару, номер замовлення, банківська виписка чи листування. Такі матеріали допомагають установити покупку та можуть бути доказами у спорі, але не кожен із них автоматично замінює розрахунковий документ, прямо передбачений статтями 8 і 9.

Для дистанційного продажу застосовуйте також статтю 13 Закону № 1023-XII. Покупець може повідомити продавця про розірвання договору протягом 14 днів із моменту підтвердження інформації або одержання товару чи першої поставки. Якщо підтвердження не відповідає вимогам частини 3 цієї статті, покупець має 90 днів для розірвання договору: щодо матеріального товару цей строк відлічують від одержання товару або першої поставки, в інших випадках — від одержання такої інформації.

Якщо продавець виправив підтвердження протягом цього строку, покупець має 14 днів від одержання виправленого підтвердження. Перевірте винятки частини 5: зокрема, для товару, виготовленого чи переробленого на замовлення, виняток залежить від неможливості продати його іншій особі або істотних фінансових втрат продавця. Самої позначки «під замовлення» недостатньо. Частина 7 статті 13 поширює на такі договори частини 5–9 статті 12: витрати на повернення покладаються на продавця. Покупець повинен зберігати товар у незміненому стані, проте відкриття упаковки, огляд чи перевірка товару та спричинене ними зменшення вартості не позбавляють його права розірвати договір.

Так само це право зберігається, якщо товар знищений, пошкоджений або зіпсований не з вини покупця. Тому перед відмовою покупцю перевірте підставу звернення та відповідні умови закону.

Який штраф загрожує за невидачу фіскального чека

За порушення, перелічені в пункті 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР, зокрема непроведення розрахункової операції через РРО або ПРРО, проведення на неповну суму чи ненадання належного розрахункового документа, фінансова санкція становить 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% за кожне наступне.

Умовний приклад: якщо сума продажу з порушенням становить 800 грн, санкція за перше порушення дорівнює 800 грн, а за наступне порушення на таку саму суму — 1 200 грн. Тимчасові знижені ставки 25% і 50%, передбачені пунктом 15 прикінцевих положень, для поточних операцій не застосовуються.

Пункт 14 прикінцевих положень передбачає територіальне звільнення від відповідальності за визначених ним умов, крім порушень під час продажу підакцизних товарів. Воно пов’язане з продажами на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій та відповідними датами в офіційному переліку. Перевіряйте місце і дату конкретного продажу. Це звільнення від відповідальності не скасовує встановленого законом порядку проведення розрахунків.

Товарні та фіскальні чеки в Торгсофт: як налаштувати документи продажу

У режимі «Реалізація» Торгсофт передбачені окремі дії для друку нефіскального чека, накладної та рахунка. Власнику варто визначити, який документ касир використовує для кожного способу оплати, і перевірити шаблон товарного чека на дані продавця, товари, кількість та суми. Врахуйте особливість дії «Не фіскальний чек»: за інструкцією Торгсофт у новій реалізації вона показує оплату як готівкову, а у відкритій для редагування — відповідно до проведеної оплати. Перед видачею документа перевірте, чи правильно він відображає фактичний спосіб оплати.

Звичайний друк із програми не підтверджує проведення через РРО. Якщо операція потребує фіскалізації, потрібні налаштований фіскальний засіб на відповідному робочому місці та його належна реєстрація; доступні можливості програми й робочі місця необхідно узгодити з умовами обраної ліцензії Торгсофт. Результат перевіряйте за фактично сформованим фіскальним документом і даними ДПС.

Для звернень покупців Торгсофт підтримує пошук продажу для повернення за штрихкодом або числовим кодом чека, а також вибір реалізації та пошук товару без чека. Практично це допомагає знайти первісну покупку й оформити потрібну кількість товару, що повертається. Перевірте параметр «Максимальний термін повернення» в загальних налаштуваннях: програма враховує його під час оформлення повернення та відбору продажів. Якщо налаштування перешкоджає законній вимозі покупця, узгодьте його зміну з відповідальним працівником; строк у програмі не визначає обсяг прав покупця. Для повної післяплати, яка відповідає умовам висновку Верховного Суду про відсутність розрахункової операції продавця, зберігайте належні товарні та платіжні документи. Наявність облікової програми або фіскального обладнання сама собою не встановлює обов’язку фіскалізувати таке надходження.

Офіційні джерела для перевірки документів

• Закон № 265/95-ВР: статті 2, 3, 5, 9, 10 і 17; пункти 14 і 15 прикінцевих положень.
• Положення № 13 про форму та зміст розрахункових документів: розділи I–III та VI.
• Постанова Верховного Суду у справі № 520/27700/25: умови повної післяплати через NovaPay та межі висновку суду.
• Закон № 1023-XII «Про захист прав споживачів»: статті 8, 9, 12 і 13.
• Закон № 3153-IX: умови набрання чинності в прикінцевих та перехідних положеннях.
• Закон «Про електронну комерцію»: статті 7, 11 і 13.
• Постанова Кабінету Міністрів України № 172: перелік товарів належної якості, що не підлягають обміну або поверненню.