Повернення товару ФОП: як оформити без ризиків

Повернення товару і коштів у ФОП та юросіб на єдиному податку: як оформити без податкових і споживчих ризиків

Для продавця на єдиному податку повернення товару — це не лише питання сервісу, а й питання права. Щоб повернення було законним і не створювало податкових донарахувань, потрібно одночасно виконати дві групи вимог: підтвердити право покупця на обмін або розірвання договору та правильно оформити саму операцію документально і через РРО/ПРРО, якщо він застосовується. Для товару належної якості діє правило 14 днів лише щодо непродовольчих товарів, які не були у використанні і не входять до урядового переліку товарів, що не підлягають обміну чи поверненню. Для товару з недоліками права покупця ширші, але вони залежать від гарантії, характеру недоліку та, у низці випадків, від підтвердження експертизою. (Законодавство України)

Для платника єдиного податку ключове правило таке: суми, які фактично повернуті покупцю за товар, роботу чи послугу, не включаються до доходу. Але цього недостатньо просто “на словах”. Потрібні документи, факт повернення грошей, належне відображення в обліку та декларації, а при роботі через РРО/ПРРО — ще й правильний розрахунковий документ і, у певних випадках, акт про видачу коштів. Інакше повернення може не спрацювати ні для податкового обліку, ні для перевірки з боку ДПС. (Законодавство України)

Який закон застосовується зараз

Станом на дату відповіді чинним у цій сфері є Закон України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII. Новий Закон № 3153-IX ще не введений у дію, тому для повернення товарів у роздрібній торгівлі зараз застосовуються саме норми Закону № 1023-XII, а для товарів належної якості — чинний урядовий перелік товарів, що не підлягають обміну (поверненню). (Законодавство України)

Коли покупець має право на повернення або обмін

1. Товар належної якості

Покупець має право обміняти непродовольчий товар належної якості протягом 14 днів, не рахуючи дня купівлі, якщо товар не підійшов за формою, габаритами, фасоном, кольором, розміром або з інших причин не може бути використаний за призначенням. Для цього товар не повинен бути у використанні, мають бути збережені товарний вигляд, споживчі властивості, пломби, ярлики та розрахунковий документ — паперовий, електронний або QR-код, який дає змогу ідентифікувати чек. (Законодавство України)

Якщо аналогічного товару немає в продажу, покупець може: взяти інший товар з перерахунком вартості, дочекатися надходження аналогічного товару або розірвати договір і отримати назад гроші. При розірванні договору гроші повертаються у день розірвання, а якщо це неможливо — в інший погоджений строк, але не пізніше ніж протягом 7 днів. Повернення здійснюється виходячи з вартості товару на момент купівлі. (Законодавство України)

Це правило не поширюється на товари з урядового переліку тих, що не підлягають обміну або поверненню з підстав “не підійшло”. Чинний перелік затверджений постановою КМУ № 172. (Законодавство України)

2. Товар неналежної якості

Якщо протягом гарантійного строку виявлено недоліки, покупець може вимагати: пропорційного зменшення ціни, безоплатного усунення недоліків у розумний строк або відшкодування витрат на їх усунення. Якщо ж виявлено істотний недолік, який виник з вини виробника, продавця чи виконавця, або товар є фальсифікованим, покупець може на вибір вимагати розірвання договору з поверненням грошей або заміни товару. За потреби істотний недолік підтверджується висновком експертизи. (Законодавство України)

Продавець або виробник зобов’язані прийняти товар неналежної якості. Якщо йдеться про великогабаритний товар або товар вагою понад 5 кг, доставка продавцю, виробнику чи сервісному виконавцю і повернення покупцеві здійснюються за рахунок продавця, виробника або уповноваженого підприємства. (Законодавство України)

3. Дистанційний продаж та інтернет-магазин

Для договорів на відстані продавець до укладення договору повинен надати споживачу інформацію про себе, місцезнаходження і порядок прийняття претензій, основні характеристики товару, ціну з урахуванням доставки, умови оплати, гарантію, інші умови поставки, строк прийняття пропозиції та порядок розірвання договору. Споживач має право розірвати такий договір протягом 14 днів з моменту підтвердження інформації або з моменту одержання товару чи першої поставки товару. (Законодавство України)

Якщо продавець не може виконати замовлення через відсутність товару, він повинен повідомити про це споживача не пізніше 30 днів з моменту одержання згоди на укладення договору. Для дистанційної торгівлі це означає, що умови повернення, доставки назад і спосіб повернення коштів краще заздалегідь прописати в публічній оферті, правилах магазину та внутрішньому регламенті, але ці умови не можуть звужувати права споживача, встановлені законом. (Законодавство України)

Які документи потрібні продавцю

Щоб повернення працювало і для споживчого, і для податкового блоку, продавцю варто мати повний комплект документів:

Під час продажу продавець зобов’язаний видати покупцю розрахунковий документ встановленої форми або створити його в електронній формі не пізніше моменту передачі товару чи послуги. Саме цей документ найчастіше є основною підставою для подальшого повернення. (Законодавство України)

Як оформити повернення через РРО/ПРРО

Коли продавець здійснює розрахункові операції через РРО/ПРРО, повернення коштів потрібно провести так само через РРО/ПРРО. Чинне Положення, затверджене наказом Мінфіну № 13, передбачає фіскальний касовий чек видачі коштів за формою № ФКЧ-2; у ньому мають бути обов’язкові реквізити, а форма оплати відображається окремим реквізитом. (Законодавство України)

Якщо сума коштів, виданих при поверненні товару або рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 100 грн, матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо проводить розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів. У цьому акті зазначаються дані документа, що встановлює особу покупця, відомості про товар чи послугу, сума виданих коштів, номер, дата і час первинного розрахункового документа. Такий самий акт складається і при скасуванні помилково проведеної через РРО суми або помилково вибраної форми оплати. (Законодавство України)

Акти про видачу коштів та акти про скасування помилкових розрахунків зберігаються протягом трьох років і мають бути надані контролюючому органу під час перевірки. (Законодавство України)

Як повернення впливає на єдиний податок

Для платника єдиного податку критичним є пункт 292.11 Податкового кодексу: до доходу не включаються суми коштів, що повертаються покупцю товару, робіт чи послуг, а також кошти, повернуті платником єдиного податку з інших підстав, зокрема через повернення товару, розірвання договору або за листом-заявою про повернення коштів. Це означає, що фактично повернуті покупцю гроші не повинні залишатися у базі єдиного податку. (Законодавство України)

Але зменшення доходу має бути підтверджене документально. Якщо продаж відбувся, а кошти покупцю реально не повернені, підстав для невключення цієї суми до доходу немає. Саме тому внутрішній пакет документів на повернення має бути повним і узгодженим між собою: заява покупця, документ про прийняття товару назад, документ про фактичне повернення грошей та, за наявності РРО/ПРРО, видатковий чек і акт. (Законодавство України)

За офіційною позицією ДПС, якщо повернення відбулося в тому самому податковому періоді, його відображають у поточній декларації. Якщо ж повернення сталося в іншому податковому періоді, коригування, як правило, проводиться через уточнюючу декларацію за той період, у якому дохід був показаний. (Законодавство України)

Скільки зберігати документи

Податковий кодекс вимагає зберігати документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, не менше 1095 днів. Для актів про видачу коштів за правилами РРО діє окрема вимога — три роки. На практиці пакет документів на повернення краще зберігати не менше загального податкового строку, а якщо він входить до матеріалів податкової перевірки або спору — до повного завершення такого спору. (Законодавство України)

Типові помилки продавця

Найчастіші ризики для продавця на єдиному податку такі:

За порушення вимог пунктів 1 і 2 статті 3 Закону про РРО застосовуються фінансові санкції за статтею 17 цього Закону: 100% вартості товарів, робіт чи послуг при першому порушенні та 150% — при кожному наступному. Для повернень це ризиковано тоді, коли продавець не проводить операцію належним чином через РРО/ПРРО або не видає належний розрахунковий документ. (Законодавство України)

Практичний приклад

Магазин-єдинник продав товар у березні, а покупець повернув його у квітні через істотний недолік. Продавець прийняв товар назад, оформив повернення коштів через ПРРО, сформував видатковий чек, а оскільки сума перевищувала 100 грн — склав акт про видачу коштів. Оскільки повернення відбулося вже в іншому податковому періоді, коригування доходу не варто залишати лише у внутрішньому обліку: за позицією ДПС, у такій ситуації застосовується уточнююча декларація за період, у якому дохід був задекларований. (Законодавство України)

Робочий алгоритм для підприємця

Як оформити повернення товару та коштів клієнту в Торгсофт

Програма має вбудовані алгоритми, які автоматизують цей процес, мінімізують людський фактор (помилки касирів) і захищають підприємця від податкових ризиків. Ось як саме організований цей процес:

Таким чином, програма Торгсофт закриває весь цикл повернення: від складського обліку (товар повертається на залишки) до фінансового контролю та юридичної фіскалізації (формування поворотного чека через РРО/пРРО).

Офіційні джерела

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва