РРО зареєстровано до відкриття магазину: чи потрібні чеки та нульові Z-звіти

Якщо ви зареєстрували реєстратор розрахункових операцій (РРО — апаратну фіскальну касу) або його програмний аналог (ПРРО), але магазин ще не відкрили й розрахунків із покупцями не проводили, робити фіктивні продажі не потрібно. Сама реєстрація каси не є розрахунковою операцією. Для апаратного РРО за відсутності таких операцій щоденні нульові Z-звіти не потрібні.

Для ПРРО окремо перевірте, чи відкрита зміна. Якщо касир уже відкрив її, він має закрити зміну Z-звітом, навіть коли продажів не було. Касир має закрити зміну протягом 24 годин після її відкриття. До відкриття магазину не відкривайте зміну ПРРО без потреби.

Коли виникає розрахункова операція

Стаття 2 Закону № 265/95-ВР пов’язує розрахункову операцію з оплатою покупця або поверненням йому коштів. Для звичайного магазину це, зокрема, приймання готівки за товар, оплата банківською карткою та повернення грошей за повернутий товар.

Наприклад, покупець оплатив карткою светр на касі — магазин провів розрахункову операцію. Касир повинен провести її через належно зареєстрований РРО або ПРРО на повну суму та надати покупцеві фіскальний чек у паперовій чи електронній формі.

Подання заяви на реєстрацію каси, отримання фіскального номера, налаштування товарів і цін самі по собі не означають, що магазин прийняв оплату. Тому дата реєстрації не зобов’язує підприємця почати продажі того самого дня.

Водночас орієнтуйтеся на фактичні операції, а не лише на оголошену дату відкриття. Якщо до урочистого відкриття ви вже прийняли оплату за товар і вона відповідає визначенню розрахункової операції, виконайте вимоги до чека та Z-звіту.

Коли потрібен нульовий Z-звіт

Z-звіт — це фіскальний звітний чек із підсумками роботи каси за день або зміну. Пункт 9 статті 3 Закону № 265/95-ВР зобов’язує створювати його щодня, якщо магазин проводив розрахункові операції. Для апаратного РРО порядок застосування також передбачає створення такого звіту наприкінці робочого дня або зміни.

Якщо апаратний РРО зареєстрований, але розрахункових операцій не було, щоденний нульовий Z-звіт не потрібен. Це стосується і періоду підготовки магазину, і дня без розрахунків після початку торгівлі.

У ПРРО реєстрація та відкриття зміни — різні дії. Після реєстрації каса отримує фіскальний номер. Коли касир відкриває зміну, ПРРО надсилає окреме повідомлення на фіскальний сервер ДПС. Для закриття цієї зміни касир формує Z-звіт і надсилає його на реєстрацію. Тому вже відкриту зміну потрібно закрити, навіть якщо покупців не було.

Умовний приклад: продаж був лише в день відкриття

Підприємець зареєстрував касу 5 жовтня, а магазин відкрив 12 жовтня. До відкриття оплат і повернень не було, зміну ПРРО він не відкривав. За 5–11 жовтня створювати щоденні нульові Z-звіти не потрібно.

12 жовтня касир продав два товари по 350 грн: 2 × 350 = 700 грн. Він провів оплату через касу, надав покупцеві чек на 700 грн і наприкінці зміни сформував Z-звіт. Якщо 13 жовтня розрахунків не було, апаратному РРО нульовий Z-звіт не потрібен. Для ПРРО відповідь залежить від зміни: відкриту касир закриває Z-звітом, а невідкриту відкривати не потрібно. Додатковий продаж «для звіту» не потрібен у жодному з цих випадків.

Службове внесення та видача готівки

Коли касир кладе в касу гроші для решти або вилучає готівку, це не означає продаж товару. Для руху готівки, який не пов’язаний із розрахунком із покупцем, порядки застосування РРО та ПРРО передбачають операції «службове внесення» і «службова видача».

Наприклад, перед першою покупкою касир поклав у касу 1 000 грн для решти. Він реєструє цю суму службовим внесенням, а не чеком продажу. Якщо пізніше покупець оплатить товар за 250 грн, сума продажу становитиме 250 грн. Гроші для решти не збільшують її до 1 250 грн.

Не підміняйте службовою видачею повернення коштів покупцеві за товар: таке повернення є розрахунковою операцією. Якщо для службової операції ви відкрили зміну ПРРО, після завершення роботи закрийте її Z-звітом.

Що перевірити перед першим покупцем

Власник або бухгалтер перевіряє дані магазину та реєстрацію каси. Для апаратного РРО технічну підготовку виконує центр сервісного обслуговування — ЦСО. Касир перевіряє порядок оплати, видачі чека та закриття зміни.

1. Звірте магазин у формі № 20-ОПП. Господарська одиниця — це конкретна торгова точка, до якої прив’язана каса. Перевірте її назву, адресу, ідентифікатор і фактичний стан у приватній частині Електронного кабінету. Адреса має відповідати документам на приміщення та даним реєстрації каси.
2. Перевірте завершення реєстрації. Для апаратного РРО звірте реєстраційне посвідчення після подання форми № 1-РРО. Для ПРРО перевірте квитанцію ДПС про успішну реєстрацію за заявою № 1-ПРРО: у ній має бути присвоєний фіскальний номер ПРРО. Збережіть подані документи й отримані підтвердження.
3. Підготуйте апаратний РРО разом із ЦСО. Перевірте договір на обслуговування, введення в експлуатацію, фіскальний режим і цілісність пломб. Зберігайте на місці розрахунків реєстраційне посвідчення та останню довідку про опломбування або їх копії.
4. Перевірте підпис касира ПРРО. КЕП — це кваліфікований електронний підпис, яким касир підписує електронні документи. Переконайтеся, що сертифікат чинний, а ДПС внесла дані відповідного підпису або печатки до реєстру після подання форми № 5-ПРРО.
5. Перевірте товари, ціни й податки. Касир має обирати правильну назву товару, кількість, ціну та податкову групу. Для підакцизних товарів перевірте також обов’язкові спеціальні реквізити, зокрема код УКТ ЗЕД — код товару за митною класифікацією.
6. Перевірте налаштування чека. Звірте продавця, назву й адресу магазину, податкові дані, товари, суми, форму та засіб оплати, належні податкові реквізити, дату, час, номери чека й каси, QR-код та інші реквізити, потрібні для вашої операції. Якщо платіжний термінал з’єднаний або поєднаний із касою, врахуйте вимоги до платіжних реквізитів.
7. Покажіть касиру робочий порядок. Він має знати, як надати паперовий або електронний чек, перевірити результат операції та створити Z-звіт. Після першої реальної покупки перевірте виданий чек і підтвердження його фіскалізації.

Форму № 20-ОПП подають протягом 10 робочих днів після реєстрації, створення чи відкриття об’єкта. Якщо змінилися тип, назва, адреса, вид права на об’єкт або його стан, платник податків подає форму № 20-ОПП з оновленими даними протягом 10 робочих днів після зміни. Не відкладайте перевірку цих даних до першої оплати: вони потрібні для правильної реєстрації каси й реквізитів чека.

Зареєстрований РРО не замінює ліцензію на торгівлю товарами, для яких вона потрібна. Якщо плануєте продавати такі підакцизні товари, отримайте відповідну ліцензію до початку торгівлі. ПРРО заборонено використовувати для оптової та роздрібної торгівлі пальним.

Якщо відкриття перенесли або змінили магазин

Якщо ви лише перенесли дату відкриття, а магазин, його адреса та реєстраційні дані не змінилися, скасовувати реєстрацію каси через саму затримку не потрібно. Перед початком роботи повторно перевірте її статус, документи та чинність електронних підписів.

Якщо каса працюватиме в іншому магазині, спочатку подайте належні відомості за формою № 20-ОПП, а потім перереєструйте касу. Для апаратного РРО подайте форму № 1-РРО з позначкою «Перереєстрація» та реєстраційне посвідчення. Для ПРРО подайте форму № 1-ПРРО з відповідною позначкою. Перед перереєстрацією ПРРО закрийте останню відкриту зміну й надішліть її Z-звіт.

Зміна назви або адреси господарської одиниці також потребує перереєстрації ПРРО. Інші зміни в його даних можуть вимагати заяви з позначкою про внесення змін. Перевірте квитанцію ДПС: вона має підтверджувати успішну перереєстрацію або внесення змін. Лише після цього формуйте чеки з новими реквізитами. Перереєстрація ПРРО не змінює його фіскального номера.

Якщо ви вирішили зовсім припинити використання каси, оформіть скасування. Апаратний РРО спочатку розпломбовує ЦСО; підприємець подає форму № 4-РРО та реєстраційне посвідчення й отримує довідку про скасування. Перед скасуванням ПРРО передайте до фіскального сервера всі копії розрахункових документів із номерами, присвоєними в режимі офлайн, електронні фіскальні звітні чеки та повідомлення, передбачені порядком застосування ПРРО. Потім подайте форму № 1-ПРРО з позначкою «Скасування реєстрації».

Окремі підстави для скасування діють незалежно від рішення власника. Зокрема, повідомлення про господарську одиницю як закриту або таку, що не експлуатується, є підставою для скасування реєстрації апаратного РРО та автоматичного скасування ПРРО. Тому у формі № 20-ОПП зазначайте фактичний стан об’єкта. Скасування каси не стирає раніше зареєстровані фіскальні дані та не скасовує обов’язків щодо зберігання документів.

За що передбачені штрафи

Рання реєстрація каси та відсутність продажів самі по собі не є порушеннями, за які пункт 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР встановлює штраф. Ця норма стосується розрахунків на неповну суму, непроведення операції через належну фіскальну касу та невидачі відповідного розрахункового документа.

Загальний розмір санкції — 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% за кожне наступне. Знижені санкції 25% і 50%, передбачені для окремих ФОП, діяли лише до 31 липня 2025 року.

Пункт 10 статті 17 передбачає 30 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян за неподання звітності та електронних копій документів, коли їх подання обов’язкове. Це не штраф за відсутність нульового Z-звіту в день, коли апаратний РРО не проводив розрахункових операцій.

Пункт 14 розділу II Закону передбачає територіальне звільнення від відповідальності за порушення, вчинені при продажу товарів або наданні послуг починаючи з 1 жовтня 2023 року. Воно охоплює тимчасово окуповані території — до дати завершення окупації, території активних бойових дій — до дати завершення бойових дій, території можливих бойових дій — до дати припинення можливості бойових дій. Відповідні дати визначають за офіційним Переліком територій. Звільнення не поширюється на порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів і не скасовує самих вимог до роботи каси.

Як підготувати ПРРО Торгсофт до першого продажу

Програмний РРО Торгсофт — додаткова опція з ліцензією на один рік. Її підключають окремо на кожне робоче місце, де фіскалізують продажі. До початку роботи додайте КЕП, подайте документи для реєстрації господарської одиниці, ПРРО та касирів і перевірте квитанції ДПС.

Далі налаштуйте фіскальні товари, ціни й податкові ставки. Якщо ввімкнено змішаний режим друку чеків, перед оплатою касир має перевірити кольоровий квадрат у вікні «Оплата»: зелений означає, що програма проведе фіскальні товари через фіскальний реєстратор, а нефіскальні — через звичайний принтер чеків. За червоного квадрата при готівковій оплаті всі товари підуть на нефіскальний принтер. Для безготівкової оплати касир має також перевірити налаштування «При безготівковій оплаті завжди друкувати фіскальний чек» у меню «Налаштування — Параметри — Чек»: якщо воно ввімкнене, фіскальні товари фіскалізуються незалежно від кольору квадрата; якщо вимкнене — результат залежить від вибраного кольору. Для продажів, які потрібно фіскалізувати, перевірте і фіскальну ознаку товарів, і зелений режим оплати. Звичайний товарний чек не замінює фіскальний, коли закон вимагає саме його.

Першу зміну ПРРО Торгсофт відкривайте за наявності зв’язку з фіскальним сервером ДПС: під час цього відкриття програма отримує дані для роботи офлайн. Якщо під час підготовки ви вже відкрили зміну, виконайте дію «Надрукувати Z-звіт» і перевірте, що зміна закрита. Якщо зміна ще не відкрита, відкривати її лише через завершену реєстрацію ПРРО не потрібно.

Офіційні джерела

• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР: стаття 2; пункти 1, 2, 7, 9, 11, 14 статті 3; пункти 1 і 10 статті 17; пункти 14 і 15 розділу II.
• Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних РРО, затверджений наказом Мінфіну № 317 від 23.06.2020: розділ II — реєстрація, підписи касирів і перереєстрація; розділ III — скасування; пункти 2–5 і 9 розділу IV — застосування, зміни та службові операції.
• Порядок реєстрації та застосування РРО, затверджений наказом Мінфіну № 547 від 14.06.2016: глави 3 і 4 розділу II — перереєстрація та скасування; пункти 3–6 розділу III — місце застосування, документи, Z-звіти та службові операції.
• Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну № 1588 від 09.12.2011: пункти 8.4–8.6 та 8.8 розділу VIII — форма № 20-ОПП, строки, зміни та перегляд відомостей.
• Положення про форму та зміст розрахункових документів та електронних розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну № 13 від 21.01.2016: розділ II — форма № ФКЧ-1, обов’язкові реквізити фіскального чека та умови їх заповнення.

Роз’яснення ДПС про закриття зміни ПРРО: максимальна тривалість зміни — 24 години; порядок формування Z-звіту.