Розрахункова книжка та КОРО: коли потрібні, як зареєструвати й вести

Український роздрібний продавець може проводити розрахунки через зареєстровану розрахункову книжку (РК) у визначених законом випадках: тимчасово під час несправності апаратного реєстратора розрахункових операцій (РРО) або відключення електроенергії, а також для окремих видів діяльності за урядовим переліком. Разом із РК використовують зареєстровану книгу обліку розрахункових операцій (КОРО). Щоб підготувати магазин до перебоїв, підприємець має заздалегідь зареєструвати ці документи або резервний РРО; якщо доступного законного способу оформити розрахунок немає, приймати оплату за такими операціями потрібно припинити.

Для програмного реєстратора розрахункових операцій (ПРРО) діє окремий порядок: за відсутності зв’язку з фіскальним сервером він може формувати електронні чеки офлайн із заздалегідь отриманими фіскальними номерами. Паперова РК не замінює несправний або недоступний ПРРО автоматично. Перед вибором способу роботи перевірте правову підставу, зареєстровані документи та обладнання, а після відновлення каси правильно перенесіть підсумки, щоб не врахувати одну виручку двічі.

Що таке РК і КОРО та які документи вони підтверджують

За статтею 2 Закону України № 265/95-ВР РК — належним чином зброшурована та прошнурована книжка, зареєстрована в контролюючому органі. Вона містить номерні розрахункові квитанції, які продавець видає покупцям у передбачених законом випадках. КОРО містить щоденні звіти, складені за розрахунковими документами щодо руху коштів, товарів і послуг.

Квитанція з РК підтверджує конкретний розрахунок із покупцем. КОРО узагальнює відповідні операції. Ці документи мають власне призначення та порядок ведення: запис в обліку доходів, касова книга, накладна або довільний товарний чек не виконують вимог до зареєстрованої РК.

Статус фізичної особи — підприємця (ФОП), група єдиного податку та реєстрація платником податку на додану вартість (ПДВ) самі собою не визначають право працювати з РК. Зокрема, для ФОП третьої групи — платників ПДВ немає загального винятку з правил застосування РК і КОРО через те, що вони ведуть податковий облік доходів та витрат.

Як визначити, чи потрібна магазину розрахункова книжка

Спочатку встановіть, до якого з трьох правових випадків належить ваша діяльність. Від цього залежить, чи потрібні книжки взагалі та на що їх реєструвати.

Стаття 9, зокрема, передбачає звільнення для визначених Податковим кодексом України ФОП — платників єдиного податку, продажу окремих товарів із цистерн, бочок і бідонів, а також певних інших операцій. Наприклад, пункт 11 охоплює продаж води, молока, квасу, олії та живої риби з перелічених у ньому місткостей. Переносити цю норму на будь-який продаж напоїв або продуктів не можна.

Окреме звільнення для розрахунків за послуги виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів установлене пунктом 14 статті 9. Воно не дає загального звільнення інтернет-магазину, який продає товари. Для підприємця практично корисно записати конкретну статтю та пункт, на яких ґрунтується його спосіб розрахунків, і перевіряти цю підставу при зміні асортименту або формату продажу.

Коли дозволено постійно працювати з РК замість РРО

Постанова Кабінету Міністрів України від 23.08.2000 № 1336 дозволяє використовувати РК і КОРО для конкретних форм та умов діяльності. Для роздрібного продавця найчастіше можуть застосовуватися такі випадки:

Постанова № 1336 не поширюється на суб’єктів господарювання, які здійснюють роздрібну торгівлю підакцизними товарами. Це загальне обмеження встановлено пунктом 2-1 постанови.

Для сільської та селищної торгівлі за пунктом 1 додатково перевірте три умови. Цей пункт не застосовується, якщо в тому самому торговельному об’єкті продають підакцизні товари, якщо ФОП також здійснює дистанційну торгівлю, зокрема через інтернет, або якщо відповідна місцева рада ухвалила рішення про обов’язкове застосування РРО чи ПРРО для цієї діяльності.

Ліміт потрібно рахувати саме на ту одиницю, яку визначає постанова. Якщо межа встановлена на суб’єкта господарювання, відкриття другого торговельного місця не створює другого окремого ліміту. Практична рекомендація — щомісяця контролювати річний обсяг розрахункових операцій за відповідним лімітом і готувати перехід на РРО або ПРРО до його перевищення. За пунктом 2 додатка до постанови Кабінету Міністрів України від 07.02.2001 № 121 строк переходу на облік із застосуванням РРО становить один місяць із дати перевищення граничного річного обсягу. До завершення цього строку потрібно зареєструвати належний реєстратор і почати проводити через нього розрахунки.

Для частини інших видів діяльності перелік не встановлює граничного річного обсягу, однак зберігає вимоги до самої діяльності. Наприклад, пункт 19 охоплює приймання від населення вторинної сировини та металобрухту. Дозволу працювати з РК для будь-якої торгівлі продуктами чи для всіх туристичних послуг постанова не містить.

Як підготувати магазин до несправності РРО або відключення світла

За статтею 5 Закону № 265/95-ВР під час ремонту несправного РРО можна проводити розрахунки через КОРО та РК або резервний РРО. Для тимчасового відключення електроенергії закон установлює межу не більше семи робочих днів. Цю межу не слід перетворювати на універсальні сім календарних днів для будь-якого використання РК.

Для ремонту діють також обов’язки центру сервісного обслуговування (ЦСО). Стаття 14 Закону зобов’язує його відновити роботу РРО протягом семи робочих днів. Якщо ЦСО не забезпечив гарантійного ремонту, він повинен не пізніше сьомого робочого дня з дня прийняття апарата в ремонт ввести в експлуатацію належним чином зареєстрований на продавця резервний РРО.

1. Виберіть порядок дій заздалегідь. Для роботи з паперовими квитанціями зареєструйте КОРО на конкретний РРО та РК. Альтернативний варіант — підготувати зареєстрований резервний РРО.
2. Перевірте резервний апарат. У його реєстраційному посвідченні мають бути зазначені господарські одиниці, де його дозволено використовувати. Позичений незареєстрований апарат не забезпечує виконання цієї вимоги.
3. Оформіть рішення про припинення розрахунків, якщо відмовляєтеся від книжок. Порядок № 547 передбачає власний розпорядчий документ підприємця та повідомлення про обраний режим під час реєстрації РРО. За такого вибору розрахунки припиняють до відновлення роботи або належного підключення резервного РРО.
4. Підготуйте касира. У нього мають бути доступ до зареєстрованих книжок, ручка з темною пастою та зрозуміла послідовність заповнення квитанцій і КОРО.

Якщо апарат уже перестав працювати, а зареєстрованих книжок і доступного резервного РРО немає, розрахункові операції потрібно зупинити. Подання заяви на реєстрацію РК після несправності ще не дозволяє видавати незареєстровані квитанції.

Про несправність РРО або пошкодження засобів контролю продавець повідомляє ЦСО в довільній формі протягом робочого дня виявлення проблеми. Контролюючий орган за місцем податкового обліку потрібно повідомити протягом двох робочих днів після дня виявлення. Повідомлення можна подати письмово або засобами електронних комунікацій; практично доцільно зберегти підтвердження його надсилання.

Як зареєструвати КОРО та розрахункову книжку

Процедуру визначає окремий Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547, зареєстрований за № 920/29050. КОРО зазвичай реєструють у контролюючому органі за основним місцем податкового обліку продавця. РК реєструють за місцем реєстрації відповідної КОРО.

1. Виберіть правильну КОРО та підготуйте книжки

Для тимчасової заміни апаратної каси потрібна КОРО на РРО за додатком 1 до Порядку. Для діяльності без реєстратора за постановою № 1336 — КОРО на господарську одиницю за додатком 2. КОРО повинна бути прошнурована, послідовно пронумерована та мати засіб контролю, який унеможливлює вилучення аркушів без порушення його цілісності.

На титульній сторінці КОРО зазначають дані продавця, кількість аркушів і номер засобу контролю. Для КОРО на РРО потрібні також модифікація, заводський та фіскальний номери апарата, версія його програмного забезпечення.

РК повинна містити блоки послідовно пронумерованих квитанцій і реєстраційну сторінку за додатком 6 до Порядку. Виробник скріплює її машинним способом так, щоб корінці неможливо було вилучити без порушення засобу контролю. На книжку встановлюють засіб контролю, а серії та номери квитанцій одного виду не повинні повторюватися у цього продавця в межах установленої розрядності. Перед реєстрацією підприємець заповнює на реєстраційній сторінці своє найменування та податковий номер.

Завантажений шаблон квитанції сам собою не є зареєстрованою РК. Для застосування книжки потрібно виконати вимоги до виготовлення бланків, скріплення, нумерації, засобу контролю та реєстрації.

2. Подайте заяву за відповідною процедурою

• Для першої та наступних КОРО на господарську одиницю подають заяву за формою № 1-КОРО з додатка 3 до Порядку та підготовлену КОРО.
• Першу КОРО на РРО реєструють одночасно з реєстрацією самого РРО. Для другої та наступних КОРО на РРО підставою є заява № 1-КОРО.
• Першу РК реєструють одночасно з КОРО на РРО або господарську одиницю. Другу та наступні РК реєструють на підставі реєстраційної заяви.

Заяву подає керівник, ФОП або представник із документами, що посвідчують його особу та підтверджують повноваження. Для електронного подання потрібно виконати вимоги до електронної ідентифікації та документів. Порядок прямо передбачає можливість електронного подання заяв на КОРО на РРО; це не скасовує вимог до самих паперових книжок.

Усі розділи реєстраційної заяви потрібно заповнити. Звірте дані продавця, господарської одиниці, відповідної КОРО, РРО та книжок із їхніми документами. Форма № 1-РРО стосується реєстрації апаратного реєстратора; її не потрібно подавати як універсальний додаток до кожної наступної РК.

3. Завершіть оформлення після реєстрації

За відсутності підстав для відмови контролюючий орган реєструє КОРО та РК не пізніше двох робочих днів із дня отримання заяви. Перша КОРО на РРО має дату реєстрації відповідного РРО, а перша РК — дату реєстрації КОРО.

Після реєстрації КОРО на РРО підприємець зазначає на її титульній сторінці фіскальний номер КОРО та найменування контролюючого органу, який її зареєстрував.

Після реєстрації РК підприємець заповнює її номер, дату реєстрації, найменування контролюючого органу, серію та номер першого бланка, кількість бланків і номер засобу контролю. Після цього РК вважається зареєстрованою. Перед використанням потрібно забезпечити заповнення передбачених реквізитів продавця в усіх квитанціях.

Кількість книжок, які можна зареєструвати одночасно, не обмежена. Практична рекомендація — підготувати наступну РК до закінчення поточної, щоб касир не залишився без зареєстрованих бланків посеред робочого дня.

Що перевірити, якщо податкова відмовила

Підстави для відмови наведені в пункті 9 глави 1 розділу II Порядку. Серед них — неповні документи, відсутність належного податкового обліку, відсутність відомостей про продавця в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, неповідомлений або закритий об’єкт, відомості про анулювання відповідної ліцензії. Відсутність чи скасування реєстрації РРО є підставою саме для книжок, які реєструють на РРО.

Отже, відсутність апаратного РРО не є універсальною причиною відмови для КОРО на господарську одиницю, яка законно працює за постановою № 1336. Повідомлення про відмову повинно містити її підставу; за ним можна визначити, які дані або документи потрібно виправити.

Як касиру заповнювати квитанції РК-1

Форму та реквізити розрахункової квитанції № РК-1 визначає розділ IV Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13. Бланк виготовляють друкарським способом. Він має корінець, який залишається в книжці, та відривну частину для покупця.

1. На реєстраційній сторінці РК зазначте дату початку використання.
2. На кожному місці проведення розрахунків використовуйте окрему РК, зареєстровану на відповідну КОРО. Книжки використовуйте послідовно за порядковими номерами, до повного вичерпання квитанцій у кожній. Якщо одна КОРО охоплює кілька місць розрахунків, дотримуйтеся цієї послідовності окремо для кожного місця.
3. Під час розрахунку спочатку заповніть корінець, потім відривну частину. Виняток щодо послідовності передбачений для квитанцій із попередньо надрукованою або проштампованою вартістю.
4. Укажіть однакову повну суму розрахунку в обох частинах. Записи робіть кульковою ручкою з темною пастою.
5. Відокремте відривну частину по лінії відриву та видайте покупцю не пізніше завершення розрахункової операції.

У відривній частині РК-1 передбачені напис «РОЗРАХУНКОВА КВИТАНЦІЯ», друковані серія з чотирьох літер і номер із шести цифр, найменування продавця та його податкова ідентифікація. Для неплатника ПДВ застосовують реквізит «ІД», для платника ПДВ — «ПН» з індивідуальним податковим номером платника ПДВ. За наявності такого номера Положення дозволяє не зазначати загальний податковий номер.

Форма також містить поля щодо товару або операції виплати, вартості одиниці виміру, відповідних податкових ставок, вартості товарів, загальної суми та валюти розрахунку, дати й підпису особи, яка провела розрахунок. Для окремих товарів передбачені додаткові обов’язкові дані, зокрема реквізити акцизної марки у встановлених законодавством випадках. Корінець повинен мати ту саму серію та номер, повну суму, валюту, дату й належні дані за податковими ставками. При продажу алкогольних напоїв і тютюнових виробів касир обов’язково зазначає в корінці та відривній частині найменування товарів, їхню вартість, ставку та суму акцизного або іншого відповідного податку. Для підакцизних товарів у корінці також зазначають назву товару, а для пального — додатково його марку; реквізити акцизної марки записують у випадках, передбачених законодавством.

Пункт 5 глави 2 розділу III Порядку № 547 окремо регулює додаткове зазначення деталізації на вимогу покупця. Для щоденної роботи доцільно одразу заповнювати РК-1 із назвою товару, вартістю, застосовними ставками, датою та підписом за формою: це полегшує перевірку покупки, повернення і подальше підбиття підсумків.

Платник ПДВ, акцизного чи іншого відповідного податку зазначає в корінці також суми розрахунків, які оподатковуються цими податками. Сума продажів за певною ставкою та сума самого податку — різні показники. Касиру потрібно розрізняти їх, щоб правильно заповнити КОРО й провести підсумки через відновлений РРО.

Умовний приклад продажу та знижки

Покупець придбав два товари по 120 грн. Загальна вартість становить 2 × 120 = 240 грн. Продавець надав знижку 20 грн, тому повна сума розрахунку — 220 грн. Саме 220 грн касир зазначає і в корінці, і у відривній частині. За бажанням продавця загальну знижку можна зазначити в обох частинах у дужках поряд із сумою з позначкою «зн».

Як оформити службову готівку та повернення

Готівку, яка є на місці розрахунків на початок дня, вноситься протягом дня або залишається там на момент несправності РРО чи відключення електроенергії, записують у корінець із позначкою «Службове внесення». Вилучену протягом дня готівку записують у корінець із позначкою «Службова видача». Ці суми потрібно відокремлювати від оплат покупців.

При поверненні коштів покупцю суму записують зі знаком «−» у корінці та відривній частині. Якщо повернення перевищує 100 грн, матеріально відповідальна особа або касир складає акт про видачу коштів. В акті зазначають дані документа, що посвідчує особу покупця, відомості про товар чи послугу, суму повернення та номер квитанції, яка підтверджує покупку. Акт передають до бухгалтерії, а за її відсутності підклеюють до останньої сторінки відповідної КОРО.

Як діяти з помилковою квитанцією

Виправляти записи у квитанції, повторно її використовувати, вилучати корінці або порушувати кріплення книжки заборонено. Якщо касир помилився чи пошкодив бланк, він робить на корінці та відривній частині напис «Анульовано» і засвідчує його своїм підписом. Для правильного розрахунку використовує наступну квитанцію.

Коли можна використовувати спрощену квитанцію РК-2

За розділом V Положення № 13 форму № РК-2 дозволено використовувати, якщо продавець уже має законну підставу проводити відповідні розрахунки без РРО:

• за товари або послуги, коли загальна сума розрахунку не перевищує 10 грн, крім роздрібного продажу підакцизних товарів;
• при продажу квитків тривалого користування на декаду або довший період для проїзду в міському чи приміському пасажирському транспорті, якщо квитки є документами суворого обліку;
• при видачі коштів за прийняту від населення вторинну сировину, крім металобрухту.

Для першого випадку порівнюють із 10 грн усю суму розрахунку. Умовний приклад: покупка двох товарів по 8 грн становить 16 грн, тому ця підстава не дозволяє оформити її однією РК-2. Наявність у продажу дешевих товарів не звільняє магазин від РРО.

РК-2 також має корінець і відривну частину з однаковими друкованими серією та номером і загальною сумою. Перед використанням книжки в усіх спрощених квитанціях заповнюють реквізит податкового номера або паспортних даних. Для неплатника ПДВ у відривній частині перед цими даними зазначають «ІД». Паспортні дані замість податкового номера використовують фізичні особи, які через релігійні переконання відмовилися від реєстраційного номера облікової картки платника податків, офіційно повідомили про це контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті. Книжку зі спрощеними квитанціями реєструють за встановленим порядком; її реєстраційний номер додатково містить літеру «с».

Як вести КОРО під час роботи з квитанціями

Перед початком використання КОРО на титульній сторінці зазначають дату. Записи виконують кульковою ручкою з темною пастою. КОРО використовують лише в зазначеній господарській одиниці або з тим РРО, на який її зареєстровано. Поточна КОРО на господарську одиницю повинна перебувати в цій господарській одиниці або на місці проведення розрахунків, а КОРО на РРО — на місці проведення розрахунків, де встановлено відповідний апарат.

КОРО на господарську одиницю

До початку використання РК та безпосередньо після закінчення її використання в межах дня чи зміни касир записує реквізити розрахункових квитанцій. Щодня він відображає рух готівки та суми розрахунків, окремо показуючи отримані від покупців і видані їм кошти.

Якщо одна КОРО обслуговує кілька місць розрахунків, записи ведуть окремо за кожним місцем. Якщо протягом дня на одному місці використали кілька РК, дані також записують окремо за кожною книжкою. Це дає змогу зіставити денний підсумок із конкретними корінцями.

КОРО на апаратний РРО

Під час несправності або відключення електроенергії квитанції обліковують у розділі 2 КОРО. Графи 1–5 заповнюють до початку використання РК, а графи 6–8 — до поновлення розрахунків через РРО після відновлення електропостачання або встановлення відремонтованого апарата.

Якщо період роботи з РК охоплює кілька робочих днів, за кожний день роблять окремий запис. Графи 1 і 2 заповнюють лише в перший день цього періоду, графу 8 — лише в останній. На підставі квитанцій щодня заповнюють і розділ 1; до першого дня включають відповідні показники контрольної стрічки від початку дня до несправності або відключення.

Помилку в КОРО виправляє особа, яка зробила запис, або особа, яка виконує її обов’язки. Виправлення засвідчує підписом відповідальна особа чи ФОП. Зіпсований аркуш або аркуш із понад п’ятьма виправленнями перекреслюють по діагоналі з обох боків, пишуть «Анульовано», ставлять дату та підпис. Дані переносять на новий аркуш, номер якого зазначають на анульованому.

Як відновити роботу РРО та не подвоїти виручку

Пункт 10 розділу III Порядку реєстрації та застосування РРО, затвердженого наказом № 547, визначає дії після відновлення електропостачання або встановлення відремонтованого чи резервного апарата.

1. Підсумуйте розрахунки за час роботи з РК окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного або іншого податку чи збору.
2. Проведіть ці суми через РРО. Якщо оперативна пам’ять обнулилася, додатково відновіть за контрольною стрічкою відповідні суми за період роботи до несправності чи відключення.
3. Виконайте фіскальний звітний чек — Z-звіт.
4. За потреби зареєструйте «службове внесення» на суму готівки, яка фактично зберігається на місці розрахунків.
5. У записі КОРО за звітним чеком після відновлення зазначте попередні дати, дані за які підсумовані в ньому.

Умовний приклад: до відключення РРО зареєстрував продажі на 3 000 грн, а під час відключення касир оформив через РК продажі на 1 200 грн. Якщо оперативна пам’ять збереглася, після відновлення через РРО проводять 1 200 грн за книжкою. Загальна сума продажів за ці два періоди становить 4 200 грн. Повторно вводити збережені 3 000 грн як нові продажі не потрібно.

Практична рекомендація для обліку: складіть звірку із сумою за квитанціями, відповідними датами та номером Z-звіту відновлення. Перенесення 1 200 грн із РК до РРО відображає вже здійснені продажі, тому в обліку виручки цю суму потрібно зіставити з первинними операціями, щоб не додати її вдруге.

Що робити, якщо не працює ПРРО або немає інтернету

Спочатку визначте причину. Несправність ПРРО та відсутність зв’язку з фіскальним сервером мають різні наслідки. Несправним ПРРО розрахунки не проводять. Якщо програма працездатна, але сервер недоступний, можливий передбачений законом режим офлайн.

За статтею 5 Закону № 265/95-ВР звичайні межі офлайн становлять 36 годин безперервно та 168 годин протягом календарного місяця. Пункт 13 розділу II цього Закону дозволяє перевищувати ці строки на період дії правового режиму воєнного, надзвичайного стану або обставин непереборної сили. Ця спеціальна норма стосується строків: отриманий у податковому органі діапазон фіскальних номерів залишається обов’язковим.

Для роботи офлайн ПРРО повинен мати невикористані номери з такого діапазону та формувати належні електронні документи. Чек містить позначку режиму роботи й контрольне число, сформоване офлайн. Порядок передбачає повідомлення за формою № 4-ПРРО про початок і завершення цього режиму.

Якщо зміну потрібно завершити під час роботи офлайн, касир формує фіскальний звітний чек після останнього розрахункового документа цієї зміни та до відкриття наступної. ПРРО присвоює документам фіскальні номери з отриманого діапазону. Відсутність зв’язку не скасовує обов’язку закрити зміну та сформувати звітний чек.

Після відновлення зв’язку ПРРО переходить до обміну із сервером. Пакет документів передають протягом години після встановлення зв’язку; розрахункові документи передають до подання відповідного денного електронного фіскального звіту або звітного чека. Дані зберігають на ПРРО до підтвердження їх доставки.

Якщо продавець відмовився від офлайн під час реєстрації ПРРО або пізніше, невикористаного діапазону немає чи пристрій не може працювати без живлення, самостійно перейти на паперову РК не можна. За відсутності іншої самостійної законної підстави для РК розрахунки припиняють або використовують належним чином зареєстрований резервний РРО.

У разі несправності ПРРО підприємець протягом дня її виявлення надсилає повідомлення за формою № 2-ПРРО контролюючому органу, виробнику ПРРО та/або ЦСО за наявності. Після усунення несправності подають заяву з позначкою «Відновлення роботи». Якщо вона не надійде протягом місяця, до реєстру вносять запис про скасування реєстрації ПРРО. Ці правила встановлені пунктом 12 розділу II та розділом V Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО.

Коли подавати ЗВР-1 і довідку про використані РК

Порядок подання звітності, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13, зареєстрований за № 221/28351, передбачає звіт за формою № ЗВР-1 щодо КОРО, зареєстрованих на господарську одиницю, які ведуть разом із РК у визначених законом випадках. Звітність про використання квитанцій складається зі ЗВР-1 та Довідки про використані розрахункові книжки.

За пунктом 7 статті 3 Закону № 265/95-ВР звітність подають не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним, якщо цей пункт не передбачає передавання інформації каналами зв’язку. Її подають до контролюючого органу за місцем реєстрації РК. Самі книжки одночасно зі звітом подавати не потрібно.

Для магазину, який законно постійно працює за постановою № 1336, доцільно включити підготовку цієї звітності до щомісячних завдань. Перед заповненням звіряють денні записи КОРО з корінцями квитанцій та окремими сумами повернень.

Тимчасове використання РК біля апаратного РРО не створює автоматичного обов’язку подавати ЗВР-1 за кожний такий місяць. Якщо суми проведені через відновлений РРО й належні дані передаються електронно відповідно до пункту 7 статті 3 Закону, потрібно враховувати передбачений ним виняток. Сам факт наявності зареєстрованої запасної РК не означає універсальної щомісячної звітності за нею.

Як змінити дані, закрити книжки та зберігати документи

При зміні передбачених Порядком даних продавця, назви чи адреси господарської одиниці, відповідних даних РРО або виявленні помилок на титульній сторінці КОРО проводять перереєстрацію. За загальним правилом заяву № 1-КОРО з позначкою «Перереєстрація», причиною та відповідною книжкою подають не пізніше п’яти робочих днів із дня виникнення підстави. Для перейменування вулиць та інших об’єктів місцевою радою Порядок установлює окрему процедуру подання заяви й книжки.

РК перереєстровують у передбачених Порядком випадках при перереєстрації КОРО на господарську одиницю або РРО. Довільно переписувати реєстраційні дані замість належної процедури не слід.

Після використання всіх квитанцій на реєстраційній сторінці РК зазначають дату закінчення та загальну суму розрахунків. Після закінчення КОРО ставлять дату закінчення на її титульній сторінці.

Реєстрацію КОРО на РРО скасовують, зокрема, одночасно зі скасуванням реєстрації апарата або за заявою продавця через втрату, викрадення, непридатність чи рішення припиняти розрахунки під час перебоїв. Для КОРО на господарську одиницю підставами також можуть бути використання за іншою адресою, закриття об’єкта, припинення підприємця та порушення вимог до засобу контролю.

Заяву № 2-КОРО подають за місцем реєстрації не пізніше двох робочих днів із дня виникнення підстави для скасування; при викраденні додають копію відповідного документа поліції. РК скасовують одночасно зі скасуванням відповідної КОРО. Порушення цілісності чи невідповідність засобу контролю РК також є підставами для встановленої Порядком процедури її скасування. Про втрату РК повідомляють контролюючий орган за місцем реєстрації КОРО не пізніше двох робочих днів із дня втрати.

Використані КОРО та РК зберігають щонайменше три роки після їх закінчення — цього вимагає пункт 6 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Акти про повернення коштів за Порядком № 547 зберігають три роки. Якщо ці документи також підтверджують показники податкового обліку, потрібно дотримуватися застосовних строків Податкового кодексу України.

Для щоденних Z-звітів Порядок № 547 прямо відсилає до пункту 44.3 статті 44 Податкового кодексу України. Для документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, загальний мінімум становить 1825 днів для юридичних осіб, зазначених у підпункті 44.3.2, зокрема юридичних осіб — платників єдиного податку, та 1095 днів для ФОП, якщо немає підстав для довшого зберігання. Ці строки рахують із дня подання звітності, для складання якої використані документи, а якщо її не подали — з граничного строку подання. Пункт 44.3 також передбачає продовження строків у встановлених ним випадках. Зберігайте Z-звіти так, щоб їх можна було візуально переглянути, зокрема під час перевірки.

У господарській одиниці зберігають останню належним чином закінчену КОРО, з передбаченими Порядком винятками для транспортних засобів, виїзної та пересувної торгівлі й об’єктів без зареєстрованої КОРО. Для роботи під час несправності РРО або відключення електроенергії там також має бути поточна РК.

Яка відповідальність за порушення правил РК і КОРО

За пунктом 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР за встановлені ним порушення, зокрема розрахунок на неповну суму, невидачу належного документа або проведення операції без обов’язкової РК, передбачено санкцію 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% — за кожне наступне.

Пункт 3 статті 17 передбачає 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, якщо в обов’язкових випадках продавець не використовує КОРО чи РК, використовує незареєстровані книжки, порушує порядок їх застосування або не зберігає їх протягом установленого строку. За неподання обов’язкової звітності пункт 10 передбачає 30 таких мінімумів.

Для оцінки відповідальності враховують спеціальні умови Закону. Пункт 14 розділу II звільняє продавців від відповідальності за визначені ним порушення, вчинені з 1 жовтня 2023 року при продажу товарів або наданні послуг на тимчасово окупованих територіях України — по дату завершення тимчасової окупації, на територіях активних бойових дій — по дату завершення бойових дій, на територіях можливих бойових дій — по дату припинення можливості бойових дій. Щоб визначити, чи діє звільнення для конкретного порушення, потрібно зіставити місце й дату операції з категорією території та відповідними датами в офіційному переліку. Це звільнення не охоплює порушень порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Воно не є дозволом застосовувати незареєстровану РК.

Знижені санкції 25% і 50%, які пункт 15 розділу II передбачав для окремих ФОП, мали період застосування з 1 серпня 2023 року по 31 липня 2025 року, але не пізніше припинення або скасування воєнного стану. Для подальших операцій ці розміри не можна застосовувати лише через статус платника єдиного податку.

Офіційні джерела

• Закон України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: стаття 2; пункти 1, 2, 5–7, 16 статті 3; статті 5, 9, 10, 14; пункти 1, 3, 10 статті 17; пункти 13–15 розділу II.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 23.08.2000 № 1336 «Про забезпечення реалізації статті 10 Закону України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг”»: пункти 2, 2-1 постанови; пункти 1–3, 7, 17, 19, 22 затвердженого переліку.
• Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 05.07.2016 за № 920/29050: глави 1–4 розділу II, глави 1–2 розділу III; додатки 1–6, зокрема додаток 3 — форма № 1-КОРО, додаток 4 — форма № 2-КОРО, додаток 6 — реєстраційна сторінка РК.
• Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій» і затверджений ним Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), зареєстрований за № 918/29048: пункт 20 глави 2 розділу II; пункти 2, 9, 10 розділу III.
• Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13, зареєстроване у Міністерстві юстиції України 11.02.2016 за № 220/28350: пункт 3 розділу I, розділи IV–V, додатки 3–4 — форми № РК-1 і № РК-2; реквізити офлайн-чека в розділі II.
• Порядок подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), затверджений наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11.02.2016 за № 221/28351: пункти 3–5 та додаток — Довідка про використані розрахункові книжки.
• Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 07.07.2020 за № 635/34918: пункт 12 розділу II, розділи IV–V, додатки 2 і 4 — форми № 2-ПРРО та № 4-ПРРО.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: пункт 44.3 статті 44 — строки зберігання документів, до яких відсилає Порядок № 547.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 07.02.2001 № 121 «Про терміни переведення суб’єктів підприємницької діяльності на облік розрахункових операцій у готівковій та безготівковій формі із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій»: пункт 2 додатка — один місяць із дати перевищення граничного річного обсягу розрахункових операцій.