Переведення годинників: як облікувати й оплатити нічну зміну

В Україні годинники переводять за постановою Кабміну № 509: останньої неділі жовтня о 04:00 — на годину назад. У 2026 році це 25 жовтня. Якщо працівник магазину працює з 22:00 до 06:00 без неоплачуваної перерви, така зміна триває 9 фактичних годин. Роботодавець має врахувати повторну годину в обліку й оплаті та нарахувати нічну доплату за всі відпрацьовані нічні години — щонайменше 20% годинної тарифної ставки за кожну.

Чи буде повторна година надурочною, залежить від установленого режиму роботи. За звичайного поденного обліку роботодавець перевіряє перевищення встановленої тривалості робочого дня. За підсумованого обліку бухгалтер визначає надурочні години після завершення облікового періоду. До переходу власник має узгодити графік, призначити відповідального за облік часу й пояснити працівникам час завершення зміни. Воєнний стан не скасовує нічних доплат і підвищеної оплати надурочної роботи.

Коли переводять годинники і кого це стосується

Пункт 1 постанови № 509 передбачає два щорічні переходи: останньої неділі березня о 03:00 годинник переводять на годину вперед, останньої неділі жовтня о 04:00 — на годину назад. Восени після 03:59 знову настає 03:00, тому проміжок від 03:00 до 04:00 повторюється.

Для магазину, який працює лише вдень, переведення годинників саме по собі не додає робочої години. Перерахунок потрібен для працівників, чия зміна охоплює момент переходу: продавців цілодобової точки, охоронців, комірників та інших працівників із нічним графіком.

Плануйте роботу за чинною постановою. Повідомлення про пропозицію скасувати сезонне переведення часу не змінює графік роботи й порядок оплати.

Як порахувати фактичну тривалість зміни

Відповідальний за табель має рахувати час, протягом якого працівник справді виконував роботу. Восени просте віднімання часу початку від часу завершення дасть неправильний результат для зміни, яка охоплює повторну годину.

Умовний приклад: працівник почав роботу 24 жовтня о 22:00 і завершив 25 жовтня о 06:00. Він працював увесь цей час, а умови роботи дозволяють приймати їжу протягом робочого часу за порядком, установленим відповідно до статті 66 КЗпП.

Якщо працівник мав справжню неоплачувану перерву для відпочинку й харчування тривалістю 30 хвилин, робочий час становитиме 9 − 0,5 = 8,5 години. Стаття 66 КЗпП дозволяє працівнику використовувати таку перерву на власний розсуд і відлучатися з робочого місця. Якщо працівник продовжує обслуговувати покупців або виконувати інші обов’язки, цей час не можна відняти лише тому, що в графіку записано «обід».

Для перерви або передачі зміни в проміжку від 03:00 до 04:00 зазначайте, про яке настання часу йдеться: до переведення годинника чи після нього. Наприклад, запис «перерва 03:10–03:40 після переведення» дає бухгалтеру однозначні вихідні дані.

Яку доплату нарахувати за нічні години

За частиною третьою статті 54 КЗпП нічний час триває з 22:00 до 06:00. У наведеному прикладі всі 9 фактичних годин припадають на нічний час, включно з повторною годиною.

Стаття 108 КЗпП установлює нічну доплату не нижче 20% тарифної ставки або окладу за кожну нічну годину. Бухгалтер перевіряє розмір, передбачений застосовними генеральною, галузевою чи регіональною угодами та колективним договором. Якщо для роботодавця діє вищий розмір, потрібно застосувати його. Якщо колективного договору немає, роботодавець погоджує умови й розмір доплати з виборним органом первинної профспілкової організації або профспілковим представником, який представляє більшість працівників, а за його відсутності — з іншим органом, уповноваженим трудовим колективом представляти його інтереси.

Умовний розрахунок: годинна тарифна ставка — 100 грн, нічна доплата — 20%, усі 9 годин входять у норму робочого часу за належно встановленого підсумованого обліку. Основна оплата становить 9 × 100 = 900 грн. Нічна доплата — 9 × 100 × 20% = 180 грн. Разом за ці години — 1 080 грн до утримань, без інших нарахувань.

Якщо неоплачувана півгодинна перерва також припала на нічний час, оплачуваних нічних годин буде 8,5. За тих самих умов основна оплата становитиме 850 грн, нічна доплата — 170 грн, разом — 1 020 грн.

Для працівника з місячним окладом бухгалтер визначає годинну ставку відповідно до встановленого порядку розрахунку. Оклад сам по собі не звільняє роботодавця від нічної доплати. Доплати за нічний і надурочний час також не включають до суми, якою забезпечують мінімальну зарплату: це прямо передбачає стаття 3-1 Закону «Про оплату праці».

Коли повторна година стає надурочною

За звичайного обліку робочого часу

Стаття 62 КЗпП визначає надурочну роботу як роботу понад установлену тривалість робочого дня. Якщо роботодавець установив восьмигодинний робочий день і доручив працівнику відпрацювати дев’ять годин, потрібно оцінити й оформити перевищення за правилами надурочної роботи.

Переведення годинника не є окремою підставою для залучення до надурочних робіт у статті 62. Тому власнику варто заздалегідь організувати передачу зміни так, щоб працівник відпрацював установлену тривалість. Наприклад, для восьмигодинної роботи від 22:00 без неоплачуваної перерви завершення припаде на 05:00 після осіннього переведення.

За загальним порядком надурочні роботи допускаються у виняткових випадках, визначених законом. Зокрема, коли змінник не з’явився, а робота не допускає перерви, роботодавець повинен негайно вжити заходів для його заміни. Якщо створено первинну профспілкову організацію, роботодавець до початку надурочної роботи інформує її виборний орган або профспілкового представника. Для випадків, визначених пунктами 1 і 2 частини третьої статті 62 КЗпП, допускається інформування протягом наступного робочого дня.

За підсумованого обліку робочого часу

Підсумований облік означає, що роботодавець порівнює фактично відпрацьовані години з нормою за встановлений період, наприклад місяць. Стаття 61 КЗпП дозволяє його там, де умови роботи не дають дотримуватися щоденної або щотижневої тривалості. Запровадження потребує погодження з виборним органом первинної профспілкової організації або профспілковим представником.

За такого обліку дев’ятигодинна зміна не означає автоматично одну надурочну годину. Роботодавець може врахувати її в графіку й зберегти норму за весь обліковий період. Бухгалтер обов’язково включає повторну годину до фактичного часу, а перевищення визначає після завершення періоду.

Умовний приклад: розрахункова норма конкретного працівника за місяць — 160 годин. З урахуванням повторної години він відпрацював 161 годину. Перевищення становить 161 − 160 = 1 годину. Ці числа наведено лише для прикладу; норму конкретного працівника бухгалтер визначає за його режимом роботи та обставинами відповідного періоду.

Як оплатити надурочну нічну годину

За погодинної системи стаття 106 КЗпП вимагає оплачувати надурочну роботу в подвійному розмірі годинної ставки. Нічну доплату нараховують додатково. Замінювати оплату надурочної роботи відгулом заборонено.

Умовний приклад: із дев’яти нічних годин вісім оплачують за звичайною ставкою, одну належно визначено як надурочну. За ставки 100 грн і нічної доплати 20% розрахунок такий: 8 × 100 + 1 × 100 × 2 + 9 × 100 × 20% = 1 180 грн до утримань. Подвійна оплата надурочної години тут становить 200 грн; нічна доплата за всі дев’ять годин — 180 грн.

За відрядної системи роботодавець оплачує виконану роботу за встановленими розцінками й додає за всі надурочні години 100% тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації з погодинною оплатою. Це окреме правило частини другої статті 106.

Що врахувати під час воєнного стану

Для звичайного магазину загальна норма робочого часу залишається не більшою ніж 40 годин на тиждень, з урахуванням законних скорочених норм для окремих працівників. Стаття 6 Закону № 2136-IX дозволяє збільшення нормальної тривалості робочого часу до 60 годин на тиждень лише для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури. Для працівників таких об’єктів, яким законодавство встановлює скорочену тривалість робочого часу, межа становить 40 годин на тиждень. Ці правила збільшення норми не застосовуються до неповнолітніх. Таке збільшення потребує відповідного рішення роботодавця й пропорційного збільшення оплати; сама наявність воєнного стану не встановлює магазину 60-годинний тиждень.

Під час воєнного стану не діють частини перша й друга статті 54 КЗпП про скорочення нічної зміни та зрівняння її тривалості з денною. Визначення нічного часу з 22:00 до 06:00 і гарантія підвищеної оплати залишаються чинними.

Також тимчасово не застосовують обмеження надурочної роботи до чотирьох годин за два дні поспіль і 120 годин на рік. Роботодавець має й надалі обліковувати надурочні години кожного працівника, дотримуватися правил залучення до такої роботи та оплачувати її за статтею 106.

Перевіряйте відпочинок після зміни. Стаття 59 КЗпП установлює перерву між змінами не меншу за подвійну тривалість попередньої зміни, включно з обідньою перервою, і забороняє дві зміни поспіль. Для дев’ятигодинної зміни без обідньої перерви за цим правилом потрібно щонайменше 18 годин між змінами.

Кого можна поставити на нічну або надурочну роботу

До затвердження графіка власник чи кадровик перевіряє обмеження для конкретного працівника. Згоду, коли вона потрібна, варто отримати письмово й зберегти разом із документами про графік.

• Працівників до 18 років заборонено залучати до нічної та надурочної роботи — стаття 192 КЗпП.
• Під час воєнного стану вагітних жінок і жінок із дитиною до одного року не можна залучати до нічної роботи без їхньої згоди — частина перша статті 8 Закону № 2136-IX. Це правило стосується саме нічної роботи.
• Частина перша статті 8 Закону № 2136-IX забороняє під час воєнного стану залучати без їхньої згоди до нічної роботи осіб з інвалідністю, яким така робота протипоказана за медичними рекомендаціями. Перед включенням працівника до нічного графіка кадровик перевіряє медичні рекомендації та отримує його згоду. Стаття 172 КЗпП вимагає згоди на нічну роботу також від осіб з інвалідністю, яким вона не протипоказана. Для надурочної роботи осіб з інвалідністю стаття 63 КЗпП вимагає і згоди працівника, і відповідності роботи медичним рекомендаціям.
• До надурочних робіт заборонено залучати вагітних жінок і жінок із дітьми до трьох років. Працівників, які навчаються в закладах загальної середньої, професійної, фахової передвищої або вищої освіти, заборонено залучати до надурочних робіт у дні занять — стаття 63 КЗпП.
• Жінок із дітьми від трьох до чотирнадцяти років або дитиною з інвалідністю можна залучати до надурочних робіт лише за їхньою згодою. Для осіб з інвалідністю додатково потрібна відповідність медичним рекомендаціям.

Гарантії статей 176 і 177 КЗпП поширюються також на осіб, перелічених у статті 186-1: зокрема, батьків, які виховують дітей без матері, опікунів і піклувальників. Дозвіл на нічну роботу не дає окремого дозволу на надурочну.

Які документи підготувати і коли

1. До нічного переходу власник затверджує або перевіряє графік: працівників, час початку й завершення, фактичну тривалість зміни, перерви та передачу роботи. Працівники мають знати, що час завершення вказано після переведення годинника.
2. До початку роботи кадровик або власник перевіряє потрібні згоди й обмеження. Якщо планують надурочну роботу, роботодавець оформлює її підставу, працівників і тривалість та виконує належну процедуру залучення.
3. Після зміни відповідальний за табель записує фактичні години, нічні години й перерви. До запису додає пояснення про повторну годину. Журнал виходів або документ передачі зміни допоможе підтвердити початок і завершення роботи.
4. Перед нарахуванням бухгалтер звіряє табель, графік, ставки, нічну доплату та документи про надурочну роботу. За підсумованого обліку він визначає перевищення після завершення облікового періоду.
5. Під час виплати роботодавець повідомляє працівнику загальну суму з розшифруванням нарахувань, підстави й суми утримань та суму до виплати — стаття 110 КЗпП.

Якщо роботодавець змінює істотні умови праці або умови оплати, під час воєнного стану він повідомляє працівника не пізніше ніж до запровадження цих умов — частина друга статті 3 Закону № 2136-IX. Заднім числом зменшувати вже відпрацьовані години чи належні доплати не можна.

Зарплату виплачують не рідше двох разів на місяць, з інтервалом не більш як 16 календарних днів і не пізніше семи днів після завершення періоду, за який її нараховано. Якщо день виплати збігається з вихідним, виплатіть напередодні. Переведення годинників не змінює цих строків.

За статтею 10 Закону № 2136-IX роботодавець повинен вживати всіх можливих заходів для своєчасної виплати зарплати. Для звільнення від відповідальності за порушення строків він має довести, що затримка сталася внаслідок бойових дій або інших обставин непереборної сили. Якщо через бойові дії своєчасна виплата неможлива, строк виплати може бути відтермінований до відновлення діяльності підприємства. Обов’язок виплатити зарплату зберігається.

Облік фактичних годин і погодинна зарплата в Торгсофт

Платна опція «Зарплата та мотивація персоналу» підтримує графік планового й фактичного часу та погодинний розрахунок. Вона працює з ліцензіями Торгсофт-Ультра, Термінал і Торгсофт-Онлайн, починаючи з версії Торгсофт 7.6.4 (БД 354); у Торгсофт-Старт недоступна. Для посади потрібно налаштувати спосіб обліку часу й відповідний вид оплати.

У режимі «Фактичне відпрацювання» відповідальний може вручну внести кількість відпрацьованих годин і коментар. Для зміни з прикладу він записує 9 годин та пояснення про осінній перехід. Програма позначає запис як змінений вручну; такі записи не перезаповнюються дією автоматичного заповнення графіка. Категорія «Погодинна за графіком» рахує оплату як кількість відпрацьованих годин, помножену на годинну ставку.

Налаштування «Робота в нічну зміну» дозволяє зареєструвати завершення роботи наступного дня. Після переведення годинника відповідальний звіряє години в програмі з фактичною тривалістю зміни та за потреби виправляє запис у режимі «Фактичне відпрацювання». Бухгалтер окремо перевіряє нічну доплату, правову підставу надурочної роботи та її оплату. Назва категорії в програмі не визначає, чи є година надурочною за законом.

Відповідальність за неправильну оплату

Стаття 265 КЗпП передбачає за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці штраф у розмірі двох мінімальних зарплат за кожного працівника, якого стосується порушення. За затримку виплат більш ніж на місяць або виплату не в повному обсязі — три мінімальні зарплати. Для розрахунку беруть мінімальну зарплату, установлену на момент виявлення порушення.

Під час воєнного стану штрафи за статтею 265 не застосовують, якщо роботодавець повністю й у встановлений строк виконав припис про усунення порушень, виявлених під час позапланового контролю. Це умова частини третьої статті 16 Закону № 2136-IX. Вона не скасовує обов’язку донарахувати й виплатити належну зарплату.

Окремо стаття 41 КУпАП передбачає адміністративну відповідальність посадових осіб і підприємців за порушення трудового законодавства, зокрема неповну виплату зарплати. Перед закриттям розрахунку бухгалтер має звірити фактичний час із документами зміни та переконатися, що повторну годину й нічну доплату враховано.

Офіційні джерела

• Постанова Кабінету Міністрів України від 13.05.1996 № 509 «Про порядок обчислення часу на території України» — пункт 1.
• Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII — статті 50, 51, 54, 57, 59, 61–63, 65, 66, 97, 106, 108, 110, 115, 172, 176, 177, 186-1, 192; частина друга статті 265.
• Закон України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» — частина третя статті 1, частина друга статті 3, частини 1–8 статті 6, статті 7, 8, 10, частина третя статті 16, пункт 3 Прикінцевих положень.
• Закон України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» — частина друга статті 3-1, частина друга статті 30.
• Указ Президента України від 24.02.2022 № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» — пункт 1 зі змінами щодо продовження строку, внесеними Указом № 596/2026.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-X — частини перша й друга статті 41.
• Роз’яснення Держпраці про табелювання фактично відпрацьованих годин.
• Роз’яснення Держпраці про оплату надурочної роботи — застосування статті 106 КЗпП.