Медична довідка, медичний висновок і лікарняний: що робити роботодавцю

Роботодавцю в Україні для призначення допомоги працівнику потрібен листок непрацездатності: електронний або паперовий, виданий у передбаченому законодавством випадку. Медична довідка про відвідування лікаря може допомогти з’ясувати причину відсутності, але сама по собі не дає підстав нарахувати лікарняні. Медичний висновок про тимчасову непрацездатність — це електронний документ лікаря, на основі якого формується листок непрацездатності.

Коли працівник магазину повідомить про хворобу, зафіксуйте період його відсутності. Бухгалтер або інша уповноважена роботодавцем особа має знайти лікарняний у кабінеті роботодавця на порталі Пенсійного фонду України (ПФУ), звірити дані працівника, причину й дати непрацездатності, статус документа та право на виплату. Якщо листка немає, працівник звертається до медзакладу, а роботодавець з’ясовує, чи правильно відображені трудові відносини та персональні дані в обліку соціального страхування.

Як розрізнити довідку, медичний висновок і листок непрацездатності

За статтею 23 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV підставою для призначення допомоги є листок непрацездатності, сформований на основі медичного висновку або документа про усиновлення чи встановлення опіки над дитиною. Якщо електронний листок неможливо сформувати, у встановлених випадках застосовують паперовий.

Працівник приніс лише довідку: що робити

Попросіть працівника пояснити, коли він був відсутній і що саме підтверджує документ: відвідування лікаря, обстеження чи встановлений період непрацездатності. Зіставте ці відомості з графіком зміни. Довідка про прийом у певний час не підтверджує автоматично неможливість працювати протягом усієї зміни.

Для роботи з таким зверненням організуйте дії так:

1. Відповідальний за персонал записує дати й години відсутності, реквізити документа та пояснення працівника.
2. Якщо працівник повідомляє, що лікар встановив непрацездатність, попросіть його уточнити в медзакладі, чи сформовано медичний висновок і чи передано відомості для електронного лікарняного.
3. Бухгалтер паралельно шукає листок у кабінеті роботодавця.

Відсутність листка непрацездатності сама по собі не дає достатніх підстав автоматично визнати відсутність безповажною або застосувати дисциплінарне стягнення. Оцініть пояснення й підтвердні документи окремо від питання страхової виплати. Поважна причина відсутності також не створює автоматичного права на оплату цього часу як лікарняного.

Не обіцяйте працівнику обов’язкового «обміну довідки на лікарняний». За пунктом 3 розділу III Порядку формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України від 01.06.2021 № 1066, початок медичного висновку загалом не може передувати даті його формування. Винятки стосуються:

• першого медичного висновку щодо непрацездатності, яка виникла за кордоном;
• висновку категорії «Вагітність та пологи», який не був сформований у 30 тижнів вагітності;
• ідентифікації раніше неідентифікованої непрацездатної особи;
• обставин, визначених пунктами 7 і 9 розділу IV Порядку: оформлення після встановлення непрацездатності у дозволені строки та виправлення медичного висновку.

Пункт 7 розділу IV дозволяє лікарю сформувати висновок не пізніше наступного дня після встановлення непрацездатності, якщо медичну допомогу надавали поза місцем провадження медичної практики. Якщо недоступна медична інформаційна система — програма, якою користується медзаклад, — обмін даними з центральною базою технічно неможливий через несправність або в електронній системі охорони здоров’я відсутня відповідна технічна можливість, лікар формує висновок не пізніше п’яти днів із дати встановлення непрацездатності.

Період у висновку має відповідати тому, який лікар визначив під час встановлення непрацездатності. Лікар визначає, чи можна застосувати виняток і які дати зазначити. Довідка не дозволяє довільно встановлювати попередню дату.

Умовний приклад. Продавець пропустив дві зміни й надав довідку про одну консультацію. Керівник з’ясовує обставини обох пропусків, а працівник уточнює в лікаря, чи встановлювалася непрацездатність і на який період. Роботодавець призначає лікарняні після отримання належної документальної підстави та встановлення права на допомогу.

Як знайти електронний лікарняний і що звірити перед оплатою

Медичний висновок формує лікуючий лікар медзакладу або фізичної особи — підприємця, які мають ліцензію на медичну практику та здійснюють експертизу тимчасової непрацездатності. Лікар повинен мати право формувати висновок відповідної категорії за своєю посадою та спеціальністю згідно з пунктом 2 розділу I та додатками 1 і 2 Порядку, затвердженого наказом № 1066. Він використовує медичні записи та оцінює непрацездатність. Кадровик і бухгалтер не створюють медичних записів та не визначають медичний період хвороби.

Електронний листок надходить у кабінет страхувальника в день створення та спочатку має інформаційне значення. Статус «Готовий до сплати» настає через сім днів після закриття, а для вагітності та пологів — через сім днів після відкриття. Бухгалтер має звірити фактичний статус у кабінеті та дотримуватися алгоритму призначення та виплати лікарняних ПФУ.

Перед призначенням допомоги бухгалтер або інша уповноважена роботодавцем особа має виконати такі дії:

1. Знайдіть листок непрацездатності. Зіставте його з повідомленням працівника про період відсутності. Не використовуйте номер медичного висновку як номер лікарняного.
2. Звірте особу та трудові відносини. Переконайтеся, що документ стосується вашого працівника, а страховий випадок — подія, яка може давати право на допомогу, — настав у період роботи. За статтею 12 Закону № 1105-XIV до цього періоду належать також випробування та день звільнення.
3. З’ясуйте причину непрацездатності. Власна хвороба, догляд за дитиною та вагітність і пологи мають різні правила оплати. Позначка про зв’язок із професійною діяльністю потребує окремого розгляду. Не застосовуйте до такого випадку автоматично правила загального захворювання.
4. Зіставте дати та продовження. Визначте, чи це новий випадок, чи продовження попереднього. Для одного безперервного випадку не починайте відлік перших п’яти днів заново з кожним наступним листком.
5. Зіставте причину непрацездатності з видом відпустки. Допомога по тимчасовій непрацездатності не надається за період відпустки без збереження зарплати, творчої чи додаткової навчальної відпустки. За власного загального захворювання або невиробничої травми щорічна відпустка не виключає допомоги. Для догляду за дитиною чи іншим членом сім’ї врахуйте обмеження частини шостої статті 15 Закону № 1105-XIV.
6. Окремо розгляньте допомогу по вагітності та пологах. За статтею 18 Закону № 1105-XIV щорічна, неоплачувана, додаткова навчальна чи творча відпустка не виключає виплати з дня виникнення права на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Підстави для відмови або припинення виплати визначайте для відповідного виду допомоги.

Лікарняний не з’явився: хто має виправити помилку

Працівник звертається до лікаря або адміністрації медзакладу, щоб звірити свої дані в Реєстрі пацієнтів електронної системи охорони здоров’я: прізвище, ім’я, дату народження, документ, що посвідчує особу, та реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП). Якщо працівник законно відмовився від РНОКПП, він має з’ясувати правильність відповідної відмітки.

Бухгалтер зіставляє персональні дані та відомості про працевлаштування зі звітністю й даними обліку соціального страхування. Якщо причина у відомостях роботодавця, бухгалтер організовує їх виправлення через відповідну звітність або звернення до ПФУ. Працівник може уточнити власні дані в Реєстрі застрахованих осіб — державному реєстрі відомостей про людей, охоплених соціальним страхуванням. Після виправлення даних бухгалтер повторно шукає листок у кабінеті.

Якщо помилка міститься в медичному висновку, попросіть працівника одразу звернутися до лікаря. За пунктом 9 розділу IV Порядку, затвердженого наказом № 1066 зміни можна внести не пізніше сьомого дня з дати формування висновку. Коли цей строк сплив, можливість видачі паперового листка розглядає лікарсько-консультативна комісія (ЛКК), а за її відсутності — керівник медзакладу.

Щоб контролювати виправлення, відповідальний за документи записує, коли виявили проблему, хто звернувся до медзакладу або ПФУ, що потрібно виправити й коли повторно переглянути кабінет. Не створюйте розрахунок за вигаданим номером листка та не просіть оформити документ довільно заднім числом.

Коли можна прийняти паперовий лікарняний

Перш ніж прийняти паперовий листок, бухгалтер має з’ясувати підставу його видачі. Пункт 8 наказу № 1066 дозволяє паперову форму в таких випадках:

• продовження та закриття листків, виданих до 1 жовтня 2021 року;
• сплив строку виправлення медичного висновку — за рішенням ЛКК, а за її відсутності керівника медзакладу;
• видача застрахованій особі протягом двох місяців із дня народження дитини на підставі свідоцтва про народження та рішення суду про усиновлення;
• технічні проблеми передачі даних між реєстрами, через які електронний листок неможливо сформувати понад сім днів із дати створення медичного висновку, — до усунення проблем;
• зупинення доступу користувачів електронної системи охорони здоров’я до її центральної бази даних в умовах воєнного стану;
• запізнення зі зверненням для продовження непрацездатності через обставини непереборної сили під час воєнного або надзвичайного стану, якщо на дату звернення особа залишається непрацездатною за результатами оцінки її стану та висновком лікуючого лікаря.

В останньому випадку ЛКК, а за її відсутності керівник медзакладу, вирішує питання продовження з дня, наступного після завершення попереднього підтвердженого періоду. Якщо паперовий листок продовжує електронний, у ньому зазначають номер електронного листка, який продовжується.

Для паперових листків у цих випадках пункт 6 наказу № 1066 передбачає застосування правил видачі, заповнення та обліку на період воєнного стану й протягом трьох місяців після його припинення або скасування. Бухгалтер звіряє підставу паперового оформлення та реквізити документа перед переданням на розгляд.

Лікарняний на білому аркуші: які умови потрібні

За пунктом 8-1 наказу № 1066 на період воєнного стану та протягом трьох місяців після його припинення або скасування медзаклад може видавати листки, роздруковані на білому папері за затвердженою формою. Для цього одночасно потрібні три умови: відсутність бланків, неможливість їх отримати та рішення керівника медзакладу.

У полі серії зазначають код закладу в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України, а в полі номера — порядковий номер запису в журналі реєстрації листків непрацездатності. Такий документ прирівнюється до листка на бланку. Довідка довільної форми, навіть із підписом лікаря, не є таким листком.

Бухгалтер звіряє дані працівника та період непрацездатності, з’ясовує, чи документ первинний, чи продовжує попередній листок. Якщо є сумніви, передайте працівнику конкретні питання для медзакладу: наприклад, щодо підстави видачі на білому папері, реквізитів або номера листка, який продовжується. Не дописуйте відомості замість лікаря.

Після прийняття документа відповідальні працівники заповнюють зворотний бік паперового лікарняного у частині роботодавця.

Який документ потрібен суміснику

Сумісництво — це робота за окремим трудовим договором у вільний від основної роботи час. Стаття 22 Закону № 1105-XIV передбачає допомогу за основним місцем роботи та за сумісництвом у встановленому порядку.

Для паперового листка частина п’ята статті 23 Закону № 1105-XIV визначає окрему документальну підставу: копію, засвідчену підписом керівника та печаткою, якщо вона є, за основним місцем роботи. Попросіть працівника надати таку копію. Звичайна фотографія документа без належного засвідчення цієї вимоги не виконує.

Це правило також стосується особи, яка працює за трудовим договором і водночас здійснює підприємницьку чи іншу діяльність. Якщо людина одночасно здійснює підприємницьку та іншу діяльність, але не працює за трудовим договором, копію засвідчує медзаклад, який видав листок. Для електронного лікарняного роботодавець працює з відомостями свого кабінету.

Ці правила документального оформлення діють із 1 квітня 2026 року відповідно до Закону України від 05.11.2025 № 4683-IX. Пункт 1 розділу I цього Закону змінив частину першу та доповнив статтю 23 частиною п’ятою, яка визначає порядок засвідчення паперових копій. Закон опублікований у газеті «Голос України» 31.01.2026 і за пунктом 1 розділу II набрав чинності через два місяці з дня, наступного за днем опублікування, — 01.04.2026.

Як призначити допомогу та отримати фінансування

За статтями 22 і 24 Закону № 1105-XIV рішення про призначення допомоги приймає роботодавець як страхувальник або уповноважена ним особа. Документи для допомоги по тимчасовій непрацездатності потрібно розглянути не пізніше десяти робочих днів із дня надходження, а для допомоги по вагітності та пологах — не пізніше трьох робочих днів.

Для електронного листка відлічуйте строк розгляду від дня набуття статусу «Готовий до сплати»: не пізніше десяти робочих днів для допомоги по тимчасовій непрацездатності та трьох робочих днів для допомоги по вагітності та пологах. Такий початок відліку передбачає алгоритм ПФУ. Відповідальний працівник має записати дату набуття статусу та кінцевий день розгляду, щоб роботодавець своєчасно прийняв рішення.

1. Роботодавець або уповноважена особа оформлює рішення. У ньому зазначають працівника, листок, період та дні, що підлягають оплаті. Якщо оплачуються не всі дні, зазначають причину.
2. Бухгалтер розраховує допомогу. Він ураховує страховий стаж — період, який зараховується для соціального страхування, — право на пільги та законодавчі обмеження. Зокрема, за стажу менш як шість місяців протягом попередніх дванадцяти місяців діють обмеження статті 12 Закону № 1105-XIV. Умови, тривалість і розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності визначають статті 15–17 цього Закону.
3. Роботодавець готує рахунок для фінансування від ПФУ. Якщо допомогу повністю або частково фінансує ПФУ, роботодавець має використовувати окремий поточний рахунок для страхових коштів відповідно до статті 26 Закону № 1105-XIV. Якщо такого рахунку ще немає, роботодавець відкриває його в банку.
4. Роботодавець подає заяву-розрахунок на суми, які фінансує ПФУ. Це документ із нарахованими сумами допомоги для отримання страхових коштів. Роботодавець формує його в кабінеті страхувальника на порталі ПФУ та надсилає до Фонду не пізніше п’яти робочих днів із дати рішення про призначення виплати. Якщо всі дні лікарняного оплачує роботодавець власним коштом, заяву-розрахунок для їх фінансування до ПФУ не подають.
5. Бухгалтер контролює надходження коштів. За статтею 26 Закону № 1105-XIV ПФУ фінансує страхувальника протягом трьох робочих днів після надходження заяви-розрахунку. Кошти надходять на окремий рахунок і використовуються виключно для страхових виплат.
6. Бухгалтер контролює виплату працівнику. За статтею 24 Закону № 1105-XIV працівнику за трудовим договором допомогу виплачують у найближчий після дня її призначення строк, установлений для виплати зарплати.

Бухгалтер має окремо контролювати дати призначення допомоги, подання заяви-розрахунку, фінансування та фактичної виплати. Якщо кошти не надійшли в установлений строк, він з’ясовує причину в ПФУ та повідомляє керівнику причину затримки й стан звернення.

Хто оплачує перші дні

За власного загального захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, перші п’ять днів оплачує роботодавець, а з шостого дня допомогу фінансує ПФУ. Це правило встановлює стаття 15 Закону № 1105-XIV. Допомогу по вагітності та пологах, а також допомогу для догляду за хворою дитиною або іншим хворим членом сім’ї фінансує ПФУ з першого дня, який підлягає оплаті.

Умовний приклад. За одного безперервного випадку загального захворювання тривалістю дев’ять календарних днів, якщо всі вони підлягають оплаті, роботодавець фінансує п’ять днів, ПФУ — чотири: 9 − 5 = 4. Розмір виплати бухгалтер обчислює окремо.

Для догляду за хворою дитиною до 14 років допомога передбачена з першого дня за період, протягом якого дитина за висновком лікаря потребує догляду. За амбулаторного лікування, тобто без перебування у стаціонарі, допомогу виплачують не більш як за 14 календарних днів. Якщо необхідне спільне перебування з дитиною у стаціонарі, допомога надається за весь такий період. Для догляду за іншим хворим членом сім’ї допомога надається з першого дня, але не більш як за три календарні дні. У виняткових випадках, з урахуванням тяжкості хвороби та побутових обставин, допомога надається не більш як за сім календарних днів.

Частина шоста статті 15 виключає допомогу за відповідні періоди догляду під час щорічної, додаткової навчальної або творчої відпустки. Стаття 16 також виключає допомогу по тимчасовій непрацездатності за період відпустки без збереження зарплати. Тому бухгалтер спочатку визначає причину непрацездатності й обставини відсутності, а потім застосовує правила фінансування.

Коли можлива відмова та як повідомити працівника

Підстави для відмови в допомозі по тимчасовій непрацездатності встановлює стаття 16 Закону № 1105-XIV. Перед рішенням уповноважена особа зіставляє документально встановлені обставини з конкретною підставою та визначає період, за який допомога не надається:

• травма або захворювання під час вчинення працівником кримінального правопорушення;
• навмисне заподіяння шкоди здоров’ю для ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляція хвороби;
• перебування під арештом або проведення судово-медичної експертизи;
• примусове лікування за судовим рішенням;
• захворювання або травма внаслідок алкогольного, наркотичного чи токсичного сп’яніння або пов’язаних із ним дій;
• період відпустки без збереження зарплати, творчої чи додаткової навчальної відпустки;
• період непрацездатності, зазначений у листку, визнаному необґрунтованим.

Працівник втрачає право на допомогу по тимчасовій непрацездатності з дня порушення, якщо в період отримання цієї допомоги він:

• порушує встановлений лікарем режим;
• не виконує необхідних інструкцій і рекомендацій фахівців із реабілітації відповідно до погодженого ним індивідуального реабілітаційного плану;
• без поважних причин не з’являється у призначений строк на медичний огляд, зокрема ЛКК, чи на оцінювання повсякденного функціонування особи — оцінювання того, як стан здоров’я впливає на її повсякденне життя.

Строк, на який працівник втрачає право на допомогу, визначає своїм рішенням орган, що призначає цю допомогу. Роботодавець має спиратися на встановлені обставини та належні відомості. Припущення керівника зміни не є достатньою підставою для такого рішення.

Ці підстави стосуються допомоги по тимчасовій непрацездатності. Для допомоги по вагітності та пологах застосовуйте окремі умови статті 18 Закону № 1105-XIV, зокрема щодо збігу з іншими відпустками.

Якщо роботодавець або уповноважена особа прийняли рішення про відмову, повідомлення із причиною та порядком оскарження потрібно видати або надіслати працівнику не пізніше п’яти днів після рішення. У повідомленні зазначте конкретний період, обставину та правову підставу. Якщо електронного листка немає через невиправлену помилку, спочатку з’ясуйте причину. Сама затримка його появи не доводить зловживання працівника.

Окремо контролюйте строк звернення по допомогу: за частиною п’ятою статті 24 Закону № 1105-XIV звернення має надійти не пізніше шести календарних місяців із дня відновлення працездатності, а для допомоги по вагітності та пологах — із дня закінчення відповідної відпустки. Не відкладайте з’ясування проблеми з документами до завершення цього строку.

Як передавати документи та обмежити доступ до медичних відомостей

Для внутрішньої роботи визначте відповідального за приймання документів і зв’язок із працівником. Якщо паперовий листок потрібно передати працівнику для виправлення в медзакладі, відповідальний записує його реквізити, дату передачі та конкретну причину. Домовтеся з працівником, коли він повідомить про результат звернення й повторно подасть документ.

Керівнику магазину для організації змін достатньо знати період відсутності та дату наступного повідомлення працівника. Бухгалтеру й уповноваженій особі потрібні відомості для призначення та розрахунку допомоги. Для звичайного оформлення лікарняного не вимагайте діагнозу, результатів обстежень або повної медичної картки. Не пересилайте довідки в загальні чати працівників. Надавайте доступ лише тим, хто опрацьовує відповідну справу.

Офіційні джерела

• Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV — статті 12, 15–18, 22–24 і 26: право на допомогу, умови оплати, документи, строки та фінансування.
• Наказ Міністерства охорони здоров’я України «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність» від 01.06.2021 № 1066 — пункти 6, 8 і 8-1 наказу; розділи I–V та додатки 1 і 2 затвердженого ним Порядку: формування й виправлення висновків, паперові листки та вимоги до лікарів.
• Закон України «Про внесення змін до Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” щодо удосконалення порядку видачі, продовження та контролю за обґрунтованістю видачі листків непрацездатності та документів, що є підставою для їх формування» від 05.11.2025 № 4683-IX — пункт 1 розділу I та пункт 1 розділу II: документальні підстави, засвідчення паперових копій і набрання чинності.
• Алгоритм здійснення виплати за лікарняним ПФУ — статус електронного листка, розгляд документів і подання заяви-розрахунку.
• Роз’яснення ПФУ «У яких випадках можна оформити паперовий лікарняний?» — оформлення паперового документа та заповнення зворотного боку роботодавцем.

Почніть із фіксації дат відсутності працівника та пошуку листка непрацездатності в кабінеті роботодавця на порталі ПФУ. Якщо листок є, відповідальна особа звіряє його дані й статус та записує кінцевий строк розгляду. Якщо листка немає, працівник уточнює дані в медзакладі, а бухгалтер — відомості про працевлаштування й соціальне страхування, після чого повторно шукає документ.