Правила оформлення лікарняного у 2026 році

Лікарняні в Україні у 2026 році: оформлення, оплата, перевірки та дії роботодавця

На 27 березня 2026 року в Україні основним форматом залишається електронний лікарняний. Лікар формує медичний висновок про тимчасову непрацездатність в електронній системі охорони здоров’я, а на його підставі в Електронному реєстрі листків непрацездатності формується листок непрацездатності, з яким уже працює роботодавець. Окремі нові правила, ухвалені Законом № 4683-IX, набудуть чинності лише з 1 квітня 2026 року. (Закон України)

Що є підставою для оформлення лікарняного

Для працівника все починається з медичного висновку, який формує лікуючий лікар в ЕСОЗ. У відомостях такого висновку фіксуються дані про лікаря, який встановив факт тимчасової непрацездатності та підписав документ кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті. Після цього в електронному реєстрі формується листок непрацездатності. (Закон України)

Електронний листок непрацездатності є робочим документом для роботодавця. Він відображається в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України в день створення, спочатку як інформаційний документ, а після спливу визначеного строку — як документ, за яким можна проводити нарахування. (Пенсійний фонд України)

Коли можливий паперовий лікарняний

До них належать, зокрема:

• продовження і закриття листків, виданих до 1 жовтня 2021 року;
• сплив строку, протягом якого лікар може внести зміни до медичного висновку;
• усиновлення дитини протягом двох місяців з дня народження;
• технічні проблеми між реєстрами, через які електронний листок не формується понад сім днів;
• зупинення доступу користувачів ЕСОЗ до центральної бази даних в умовах воєнного стану;
• пропуск строку звернення для продовження непрацездатності через обставини непереборної сили під час воєнного або надзвичайного стану. (Закон України)

Окремо на період воєнного стану та протягом трьох місяців після його припинення або скасування дозволено видавати листки непрацездатності, роздруковані на білому аркуші паперу, якщо в закладі немає бланків і неможливо їх отримати. Такий документ прирівнюється до звичайного паперового листка непрацездатності. (Закон України)

Які випадки охоплює лікарняний

Порядок МОЗ передбачає такі основні категорії медичних висновків про тимчасову непрацездатність:

• захворювання або травма загального характеру,
• догляд за хворою дитиною,
• догляд за хворим членом сім’ї,
• догляд за дитиною у разі хвороби особи, яка доглядає за дитиною,
• карантин,
• обсервація або самоізоляція під час карантину,
• переведення на легшу роботу,
• ортопедичне протезування,
• вагітність та пологи,
• лікування в санаторно-курортному закладі. (Закон України)

Для бізнесу це означає, що лікарняний — не лише про власне захворювання працівника. Він може оформлюватися також для догляду за дитиною чи членом сім’ї, на період карантинних обмежень, при переведенні на легшу роботу за медичними показаннями, під час протезування чи санаторного лікування, а також у зв’язку з вагітністю та пологами. (Закон України)

Як роботодавцю працювати з е-лікарняним

Після створення е-лікарняного роботодавець бачить його у своєму кабінеті на порталі ПФУ в день формування. На цьому етапі він ще не оплачується. Статус «Закритий» переходить у статус «Готовий до сплати» через 7 днів після дати закриття — для випадків тимчасової непрацездатності, і через 7 днів після дати відкриття — для лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами. (Пенсійний фонд України)

Після набуття статусу «Готовий до сплати» страхувальник або уповноважені ним особи розглядають документи і приймають рішення про призначення виплати. Для допомоги по тимчасовій непрацездатності це потрібно зробити не пізніше 10 робочих днів з дня надходження документів, а для допомоги по вагітності та пологах — не пізніше 3 робочих днів. Закон прямо покладає на страхувальника обов’язок перевіряти правильність нарахування, своєчасність виплати та підстави для видачі документів. (Закон України)

Для фінансування виплат за рахунок коштів соціального страхування роботодавець формує та подає заяву-розрахунок до ПФУ не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про призначення виплати. Після надходження заяви-розрахунку територіальний орган ПФУ здійснює фінансування страхувальника протягом 3 робочих днів. Працівникові, який працює за трудовим договором, допомога виплачується у найближчий строк, установлений для виплати заробітної плати, після призначення допомоги. (Пенсійний фонд України)

Хто і скільки оплачує

За загальним правилом перші 5 днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, оплачує роботодавець. Із 6-го дня фінансування здійснює Пенсійний фонд України. Водночас допомога по вагітності та пологах, по догляду за дитиною або іншим членом сім’ї надається за рахунок страхових коштів з першого дня. (Закон України)

Розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності залежить від страхового стажу:

• 50% середньої заробітної плати — якщо страховий стаж до 3 років;

• 60% — від 3 до 5 років;

• 70% — від 5 до 8 років;

• 100% — понад 8 років.
  Окремі пільгові категорії мають право на 100% незалежно від стажу. (Закон України)

Якщо застрахована особа має страховий стаж менше 6 місяців за останні 12 місяців перед страховим випадком, лікарняні обмежуються сумою, обчисленою виходячи з мінімальної заробітної плати. Із 1 січня 2026 року мінімальна заробітна плата становить 8 647 грн. (Закон України)

Сумісники

З 4 квітня 2025 року допомога по тимчасовій непрацездатності та по вагітності та пологах знову виплачується не лише за основним місцем роботи, а й за місцем роботи за сумісництвом. Обмеження щодо кількості місць роботи за сумісництвом для таких виплат не встановлено. (Пенсійний фонд України)

Електронний листок непрацездатності надсилається страхувальникам за основним місцем роботи і за сумісництвом через кабінет страхувальника на порталі ПФУ. Для призначення виплати за місцем роботи за сумісництвом працівник подає довідку про середню заробітну плату з основного місця роботи; якщо місць роботи за сумісництвом кілька, додаються також довідки про середню зарплату з цих місць. (Пенсійний фонд України)

Спеціальні випадки та обмеження

Для працівників на сезонних і тимчасових роботах допомога по тимчасовій непрацездатності через захворювання або травму, не пов’язану з нещасним випадком на виробництві, надається не більш як за 75 календарних днів протягом календарного року. (Закон України)

Для догляду за хворою дитиною віком до 14 років допомога виплачується з першого дня за період, протягом якого дитина потребує догляду, але не більш як за 14 календарних днів в амбулаторних умовах. Якщо дитина потребує стаціонарного лікування, допомога виплачується за весь час перебування разом із нею в стаціонарі. Для догляду за хворим членом сім’ї, крім дитини до 14 років, виплата надається з першого дня, але не більш як за 3 календарні дні, а у виняткових випадках — не більш як за 7 календарних днів. (Закон України)

Допомога по догляду за хворою дитиною, хворим членом сім’ї або у випадку хвороби особи, яка доглядає за дитиною до 3 років чи дитиною з інвалідністю до 18 років, не надається, якщо застрахована особа в цей час перебувала у щорічній, навчальній або творчій відпустці. (Закон України)

Якщо тимчасова непрацездатність триває безперервно 120 календарних днів, це є критерієм для направлення особи на оцінювання повсякденного функціонування. Такий самий підхід застосовується і тоді, коли непрацездатність через одне й те саме захворювання або стан триває з перервами загалом 150 днів протягом року. Це межа, після якої питання вже виходить за рамки звичайного продовження лікарняного. (Міністерство освіти і науки України)

Під час воєнного стану та протягом трьох місяців після його припинення або скасування медичний висновок щодо непрацездатності, яка виникла за кордоном, може формуватися на підставі виданих за кордоном медичних документів. За загальним правилом такі документи мають бути перекладені державною мовою і засвідчені у встановленому порядку. (Закон України)

Перевірки обґрунтованості лікарняних

Уже зараз територіальні органи ПФУ мають право перевіряти обґрунтованість видачі та продовження листків непрацездатності і документів, що є підставою для їх формування. Перевірки проводять уповноважені посадові особи ПФУ та/або уповноважені лікарі, а перевірка медичних висновків здійснюється виключно уповноваженими лікарями. (Закон України)

Механізм побудований за принципом екстериторіальності: перевірку медичного висновку проводить уповноважений лікар з іншого регіону, ніж той, де працює лікар, який сформував висновок. Такий лікар проходить автоматизований відбір через ЕСОЗ і працює з деперсоналізованими даними, на підставі яких був сформований медичний висновок. (Закон України)

Строк проведення перевірки не може перевищувати 10 календарних днів. За її результатом формується висновок із підсумковою оцінкою «обґрунтовано» або «не обґрунтовано», а довідка про перевірку надсилається заявнику та керівнику медзакладу протягом 3 робочих днів з дати формування. (Закон України)

Що зміниться з 1 квітня 2026 року

З 1 квітня 2026 року набуде чинності Закон № 4683-IX. Він прямо перепише правила щодо перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності, а також відповідальності за формування необґрунтованого медичного висновку. До цієї дати такі норми ще не діють. (Закон України)

Після набрання чинності цим законом буде прямо закріплено, що у разі неможливості сформувати листок непрацездатності в електронному реєстрі підставою для призначення допомоги буде паперовий листок. Також окремо врегульовано правила використання паперової копії для сумісників і для осіб, які поєднують роботу з підприємницькою чи іншою діяльністю. (Закон України)

Крім того, закон встановлює окрему процедуру повідомлення про виявлені порушення, вимоги про компенсацію страхової виплати, 10-денний строк для добровільної компенсації або подання скарги, 30-денний строк розгляду скарги з можливістю продовження ще на 15 днів, правило про автоматичне задоволення скарги у разі пропуску строку розгляду, пеню 0,1% за кожен день прострочення та статус виконавчого документа для вимоги про компенсацію. Усі ці механізми запрацюють саме з 1 квітня 2026 року, а не раніше. (Закон України)

Оподаткування і нарахування для роботодавця

Допомога по тимчасовій непрацездатності та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності не належать до фонду оплати праці. Водночас лікарняні оподатковуються на загальних підставах:

• ПДФО — 18%,
• військовий збір — 5%. (ЗІР)

Для цілей ЄСВ база нарахування включає оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця, саму допомогу по тимчасовій непрацездатності та допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами. Загальна ставка ЄСВ для роботодавців становить 22% до визначеної законом бази нарахування. (Закон України)

Допомога по вагітності та пологах не включається до загального оподатковуваного доходу за підпунктом 165.1.1 Податкового кодексу України, тому ПДФО і військовий збір на неї не нараховуються. (ck.tax.gov.ua)

Приклад для бізнесу

Працівник працює у вас за сумісництвом і паралельно має основне місце роботи в іншій компанії. Після формування е-лікарняного цей документ автоматично надходить обом роботодавцям через портал ПФУ. Для призначення виплати за сумісництвом працівник подає лише довідку про середню заробітну плату з основного місця роботи. Саме за цією моделлю зараз і працює ПФУ. (Пенсійний фонд України)

Офіційні джерела

• Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV — ключові норми: ст. 15, 22, 23, 24, 25, 26; порядок виплат, строки розгляду документів, розмір допомоги, обмеження для стажу менше 6 місяців. (Закон України)

• Наказ МОЗ України від 01.06.2021 № 1066 «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність» — ключові положення: підписання медичного висновку, категорії медичних висновків, паперові винятки, правила на період воєнного стану, випадки тимчасової непрацездатності за кордоном. (Закон України)

• Постанова Кабінету Міністрів України від 03.03.2023 № 185 — Порядок проведення перевірок обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності; ключові пункти: 1, 2, 9, 13, 17. (Закон України)

• Закон України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» від 03.12.2025 № 4695-IX — розмір мінімальної заробітної плати з 1 січня 2026 року. (Закон України)

• Закон України від 18.12.2024 № 4158-IX — відновлення виплат лікарняних за сумісництвом з 04.04.2025. (Закон України)

• Закон України від 05.11.2025 № 4683-IX — зміни до правил видачі, контролю та відповідальності щодо лікарняних; набрання чинності з 01.04.2026. (Закон України)

• Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI — ключові норми: ст. 7 і ст. 8 щодо бази нарахування ЄСВ та ставки 22%. (Закон України)

• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI — ключові норми: пп. 165.1.1, п. 167.1, підрозділ 10 розділу XX щодо ПДФО і військового збору; офіційні роз’яснення ДПС щодо оподаткування лікарняних і допомоги по вагітності та пологах. (ЗІР)