Єдиний рахунок для податків та ЄСВ: підключення, платежі й виправлення помилок

ФОП або підприємство може добровільно підключити єдиний рахунок для сплати податків, зборів, ЄСВ та інших платежів, які контролює ДПС. Після підключення платежі, охоплені цим механізмом, потрібно проводити через нього. ПДВ, акцизний податок з реалізації пального та спирту етилового, а також частину чистого прибутку державних і комунальних унітарних підприємств та їх об’єднань сплачують окремо. Повідомлення про підключення або відмову подають через Електронний кабінет; відмова починає діяти з 1 січня наступного календарного року.

Перед переходом перевірте борги, переплати й найближчі строки сплати. Для переказу візьміть реквізити з власного Електронного кабінету та заповніть структуроване призначення платежу. Кошти розподіляються за законодавчою черговістю: спочатку недоїмка з ЄСВ, потім податковий борг та відповідна заборгованість, далі інші зобов’язання. Після платежу перевірте рух коштів, реєстр платежів і зарахування за кожним податком або внеском.

Що таке єдиний рахунок і кому він доступний

Єдиний рахунок відкритий у Казначействі на ім’я ДПС. Платник перераховує на нього кошти, ДПС формує реєстр їх розподілу, а Казначейство переказує платежі відповідним отримувачам. Кошти на цьому рахунку не належать ДПС.

Механізм доступний фізичним особам, зокрема підприємцям, юридичним особам та їхнім відокремленим підрозділам, які мають обов’язок сплачувати відповідні платежі. Для магазину або інтернет-магазину перехід добровільний. Якщо не подавати повідомлення про використання єдиного рахунку, порядок сплати через нього не застосовується.

Після підключення охоплені механізмом платежі сплачують через єдиний рахунок. Нараховувати податки, подавати декларації та розрахунки, визначати строки сплати й перевіряти виконання зобов’язань потрібно окремо.

Які платежі можна проводити через єдиний рахунок

Виняток щодо акцизу стосується саме податку з реалізації пального та спирту етилового. Його не слід поширювати на всі акцизні платежі роздрібного продавця. Для кожного платежу визначте його вид і перевірте, чи належить він до переліку винятків.

На єдиний рахунок зараховують кошти в гривнях, зокрема переказані з рахунків платника в банку або в небанківського надавача платіжних послуг. Приймати на нього електронні гроші заборонено.

Що перевірити перед підключенням

Власник бізнесу або бухгалтер має скласти перелік зобов’язань, які потрібно сплачувати, і звірити його з даними Електронного кабінету. Особливу увагу приділіть недоїмці з ЄСВ та податковому боргу: вони впливають на розподіл наступних надходжень.

1. Перевірте нарахування, борги й переплати за кожним платежем в інтегрованих картках платника. Інтегрована картка — це облік ДПС за окремим податком, збором або ЄСВ.
2. Відокремте платежі, які заборонено сплачувати через єдиний рахунок.
3. Звірте подані декларації, розрахунки та уточнення з власним обліком.
4. Перевірте платежі, виконані до переходу, особливо авансові суми за періоди, за які звітність ще не подана.
5. Визначте, хто подає повідомлення, готує банківські платежі, щодня переглядає повідомлення ДПС і контролює зарахування.

Для юридичної особи з відокремленими підрозділами повідомлення про використання або відмову подається за кожним відокремленим підрозділом. Перелік магазинів варто зіставити з юридичною структурою підприємства, щоб визначити, за кого необхідно подати повідомлення.

Як підключити єдиний рахунок

1. Увійдіть до приватної частини Електронного кабінету та оберіть повідомлення про використання єдиного рахунку.
2. Заповніть повідомлення, підпишіть і надішліть його електронно.
3. Збережіть подане повідомлення та квитанції його обробки. Переконайтеся, що документ прийнято.
4. Перевірте включення до реєстру платників, які використовують єдиний рахунок, і дату початку використання.
5. Отримайте реквізити єдиного рахунку у власному кабінеті. Перенесіть їх до банківської платіжної інструкції та перевірте дані платника й отримувача.
6. Змініть банківські шаблони для платежів, які відтепер мають проходити через єдиний рахунок.

За пунктом 35-1.2 Податкового кодексу використання починається з дня, наступного за днем подання повідомлення. Порядок № 321 передбачає включення до реєстру не пізніше наступного робочого дня після подання. Під час переходу через вихідні врахуйте ці строки та перевірте відображення реєстрації й реквізитів до переказу.

Повідомити про використання або відмову можна один раз протягом календарного року. Перехід потребує попереднього рішення: припинити використання одразу після підключення не вийде.

Чи можна після підключення платити на звичайні податкові рахунки

З початком використання єдиного рахунку платник зобов’язаний проводити через нього всі охоплені ним платежі. Якщо сплатити їх на інші казначейські рахунки, такі суми вважаються помилково сплаченими. Повернення здійснюється за встановленою процедурою.

Тому після переходу перегляньте збережені шаблони, регулярні платежі та інструкції бухгалтеру. Окремі способи сплати зберігаються для ПДВ, акцизу з реалізації пального та спирту етилового й частини чистого прибутку підприємств, зазначених у законодавчому винятку.

Як заповнити платіжну інструкцію

Призначення платежу заповнюють у структурованому форматі за наказом Мінфіну № 148. Для переказу на єдиний рахунок ДПС передбачено два варіанти: без визначення напрямів розподілу або з їх визначенням.

Варіант 1. Переказ без визначення напрямів

У структурованому реквізиті «Призначення платежу» заповніть тільки поле «Додаткова інформація запису». Зазначте в ньому інформацію про переказ у довільній формі, наприклад «Кошти для сплати зобов’язань через єдиний рахунок».

Напрями розподілу можна визначити через Електронний кабінет. Якщо їх не визначити, ДПС розподілить кошти на підставі податкової інформації, передбаченої пунктом 35-1.5 ПКУ, з дотриманням законодавчої черговості. Вона враховує платіжні інструкції, декларації, розрахунки з ЄСВ та інші відповідні дані.

Варіант 2. Переказ із визначенням напрямів

Для кожного платежу заповніть такі структуровані поля:

• «Номер рахунку» — IBAN бюджетного або небюджетного рахунку, на який потрібно спрямувати відповідну частину коштів.
• «Сума податку» — сума для зарахування на цей рахунок. Поле з такою назвою використовують також для ЄСВ.
• «Інформація про податкове повідомлення (рішення)» — номер податкового повідомлення-рішення, рішення, вимоги та/або рішення щодо ЄСВ, якщо платіж здійснюється на підставі такого документа.
• «Додаткова інформація запису» — пояснення платежу в довільній формі, яке дає змогу зрозуміти його зміст.

IBAN єдиного рахунку в основних реквізитах отримувача і номер рахунку в структурованому призначенні виконують різні завдання. На перший ви переказуєте загальну суму. Другий визначає бюджетний або небюджетний рахунок, на який Казначейство має спрямувати конкретну частину коштів.

В одній платіжній інструкції можна визначити декілька напрямів. Для цього повторіть набір структурованих реквізитів за кожним платежем і звірте загальну суму з підсумком усіх складових.

Для цих двох варіантів сплати на єдиний рахунок застосовується спеціальний пункт 6 розділу II Порядку № 148. Він не передбачає заповнення поля «Код виду сплати». Код 101 не потрібно додавати як універсальне позначення переказу на єдиний рахунок. Структуровані поля заповнюйте у відповідній формі банку або іншого надавача платіжних послуг.

Умовний приклад розподілу 6 000 грн

Припустімо, бухгалтер уже визначив поточні зобов’язання: 4 000 грн податку та 2 000 грн ЄСВ. Загальна сума переказу становить 6 000 грн: 4 000 + 2 000 = 6 000.

Якщо бухгалтер визначає напрями в платіжній інструкції, він заповнює два набори структурованих реквізитів: один для 4 000 грн на відповідний бюджетний рахунок, другий для 2 000 грн на відповідний небюджетний рахунок ЄСВ. Номери рахунків бере з реквізитів, доступних у власному Електронному кабінеті.

Цей приклад показує лише арифметику та структуру платежу. Він не визначає реальні податки магазину, ставки або строки сплати. За наявності недоїмки чи боргу застосовується законодавча черговість розподілу.

У якій черговості розподіляються кошти

Пункт 35-1.6 ПКУ встановлює сім черг. Реєстр формується в межах доступних коштів з урахуванням відповідних помилково та надміру сплачених сум.

1. Недоїмка з ЄСВ.
2. Податковий борг і заборгованість з інших платежів, які контролює ДПС. Враховуються черговість виникнення в межах відповідного податку або збору та правила пункту 131.2 ПКУ.
3. Зобов’язання за податковими повідомленнями-рішеннями. Застосовується хронологія надходження інструкцій, які містять дату й номер відповідного повідомлення-рішення.
4. Визначені платником або податковим агентом зобов’язання з податків, зборів і ЄСВ. Враховується хронологія інструкцій, що містять призначення платежу та його одержувача.
5. Зобов’язання із загальнодержавних податків і зборів за деклараціями. Враховуються хронологія їх надходження, суми зобов’язань і строки сплати.
6. Зобов’язання з місцевих податків за деклараціями. Враховуються хронологія їх надходження, суми зобов’язань і строки сплати.
7. Інші платежі, які контролює ДПС. Враховується хронологія інструкцій, що містять призначення платежу та його одержувача.

Зазначення конкретного отримувача не змінює встановленої законом черговості сплати. Якщо є недоїмка з ЄСВ або податковий борг, суми для поточних платежів потрібно планувати з урахуванням їх погашення.

Коли кошти потрапляють до розподілу

ДПС формує реєстри щодня, крім вихідних, святкових та неробочих днів. Порядок № 321 передбачає окремі часові межі обробки:

• Кошти, які надійшли на єдиний рахунок після 15:00, включаються до інформації про надходження наступного робочого дня.
• Повідомлення щодо визначення або виправлення призначення платежу, які надійшли після 14:00, включаються до відповідної інформації наступного робочого дня.
• ДПС надсилає зведений реєстр Казначейству до 16:30.
• Казначейство забезпечує автоматичну обробку записів після перевірки до 17:30 у день отримання реєстру.

Плануйте переказ із запасом часу до строку сплати. Час списання в банку, надходження на єдиний рахунок і відображення розподілу за окремими платежами можуть відрізнятися.

Як перевірити результат і які документи зберегти

Контроль проводить підприємець або бухгалтер, відповідальний за податки. Після переказу послідовно перевірте:

1. Виконання банком. Звірте суму, дату, платника, отримувача та структуроване призначення з виконаною платіжною інструкцією і випискою.
2. Надходження на єдиний рахунок. Перегляньте рух коштів у кабінеті. ДПС відображає його в єдиній картці в режимі реального часу, але не пізніше наступного робочого дня після отримання інформації від Казначейства.
3. Розподіл. Перегляньте доступний реєстр платежів і зіставте суми та рахунки з потрібними зобов’язаннями.
4. Облік за кожним платежем. Перевірте надходження в інтегрованих картках та залишок зобов’язань, боргу або переплати.
5. Повідомлення ДПС. Переконайтеся, що немає невиправлених помилок або розбіжностей.

Зберігайте повідомлення про підключення чи відмову, квитанції їх обробки, виконані платіжні інструкції, банківські виписки, відомості про розподіл, декларації та розрахунки, а також листування щодо помилок. Якщо платіж ґрунтується на повідомленні-рішенні, рішенні або вимозі, збережіть і цей документ.

Що робити з помилкою або переплатою

ДПС не може визначити отримувача

Якщо помилка у платіжній інструкції не дозволяє визначити належного отримувача, відповідна сума спочатку не включається до реєстру розподілу. ДПС надсилає повідомлення в Електронний кабінет.

Не пізніше наступного робочого дня після отримання повідомлення визначте через кабінет належність платежу відповідному отримувачу. Перевірте рахунок, суму та документ-підставу. Якщо цього не зробити у встановлений строк, інформація вважатиметься такою, що не визначає отримувача, і кошти розподілять за податковою інформацією та законодавчою черговістю.

Переказ надійшов від незареєстрованого або неідентифікованого платника

Якщо відправник не включений до реєстру користувачів єдиного рахунку або ДПС не може його ідентифікувати, кошти повертаються на рахунок, через який здійснено переказ. Вони не вважаються зарахованими на єдиний рахунок і не відображаються в єдиній картці платника.

Перевірте прийняття повідомлення про підключення, реєстрацію та код платника у виконаній інструкції. Після усунення причини підготуйте належний платіж і проконтролюйте повернення попереднього переказу.

Після підключення гроші сплачено на інший податковий рахунок

Для платежів, які потрібно проводити через єдиний рахунок, такий переказ вважається помилковим. Збережіть інструкцію й виписку, перевірте, де обліковуються гроші, та зверніться щодо повернення за процедурою статті 43 ПКУ. Окремо перевірте виконання потрібного зобов’язання через єдиний рахунок.

Потрібно використати переплату або повернути кошти

Через Електронний кабінет платник може визначити напрям використання наявних помилково або надміру сплачених грошових зобов’язань і пені, які враховуються під час формування реєстру. Для повернення за статтею 43 ПКУ за загальним правилом потрібно подати заяву та зазначити напрям перерахування коштів. За наявності податкового боргу повернення на рахунок платника або на єдиний рахунок можливе лише після повного погашення цього боргу. Протягом строку застосування санкцій повернення заборонене, якщо відповідні рішення прийнято щодо платника та/або його засновників, учасників чи кінцевих бенефіціарних власників. За пунктом 43.3 ПКУ заяву за загальним правилом подають протягом 1095 днів від дня виникнення помилково або надміру сплаченої суми чи пені. Під час обчислення цього строку не враховують період з 18 березня 2020 року до 31 липня 2023 року включно.

Для ЄСВ діє окрема процедура зарахування в рахунок майбутніх платежів або повернення. Порядок № 321 розмежовує повернення бюджетних платежів та ЄСВ. Перед зверненням встановіть, за яким платежем і на якому рахунку обліковується сума, та оберіть відповідну процедуру.

Для механізму врахування й повернення за пунктами 19–22 Порядку № 321 беруться суми, які виникли за даними ДПС починаючи з 1 січня 2021 року та не були повернуті. Окремий пункт 23-1 регулює кошти, сплачені до завершення строку подання звітності за період, що передує включенню платника до реєстру: їх зараховують за тим самим видом доходів, за яким вони обліковуються.

Помилку допустили під час розподілу ДПС і Казначейство

Пункт 28 Порядку № 321 передбачає виправлення технічної або методологічної помилки щодо вже перерахованих сум. ДПС має направити документи для повернення коштів на єдиний рахунок не пізніше наступного робочого дня після виявлення помилки.

Якщо бачите невідповідність, зверніться до ДПС із платіжною інструкцією, випискою та даними реєстру. Зазначте суму, дату й конкретну розбіжність. Після виправлення знову звірте рух коштів та інтегровані картки.

Як відмовитися від єдиного рахунку

Подайте через Електронний кабінет повідомлення про відмову, збережіть його та квитанції. ДПС не пізніше наступного робочого дня вносить до реєстру інформацію про виключення з 1 січня наступного календарного року.

До цієї дати продовжуйте сплачувати охоплені платежі через єдиний рахунок. Перед переходом перевірте залишки, нерозподілені суми, переплати й борги. Після припинення використання отримайте належні реквізити для окремих платежів і змініть банківські шаблони.

Єдиний рахунок і податкові обов’язки під час воєнного стану

Єдиний рахунок визначає спосіб переказу коштів. Наявність законного звільнення від конкретного платежу, перенесення строку або іншої спеціальної умови потрібно встановлювати для відповідного податку чи ЄСВ та конкретного платника.

Якщо спеціальна норма впливає на суму або строк вашого зобов’язання, врахуйте її перед підготовкою платежу й збережіть документи, які підтверджують застосування цієї норми. Саме підключення до єдиного рахунку не надає податкової пільги чи звільнення від відповідальності. Для належних до сплати сум перевіряйте рахунок для сплати, черговість розподілу та відображення в обліку ДПС.

Офіційні джерела

• Податковий кодекс України № 2755-VI: стаття 35-1, пункти 35-1.1–35-1.10 — платежі, винятки, підключення, відмова, розподіл і переплати; стаття 42-1 — Електронний кабінет; стаття 43 — повернення помилково та надміру сплачених грошових зобов’язань і пені; пункт 89.7 статті 89 та пункт 131.2 статті 131 — норми, які враховуються під час розподілу.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 29.04.2020 № 321 «Про затвердження Порядку функціонування єдиного рахунка та виконання норм статті 35-1 Податкового кодексу України центральними органами виконавчої влади»: пункти 3–17 — винятки, реєстрація, реквізити, перекази, помилки та реєстри; пункти 19–23-1 — врахування й повернення коштів; пункти 26–28 — виконання реєстрів і виправлення помилок.
• Наказ Міністерства фінансів України від 22.03.2023 № 148 «Про затвердження Порядку заповнення реквізиту “Призначення платежу” платіжної інструкції…»: пункт 1 розділу I — структурований формат; пункти 1–6 та 9 розділу II — поля, варіанти сплати на єдиний рахунок і платник; додаток 1 — коди видів сплати; пункти 3 і 5 наказу — припинення дії попереднього порядку та набрання чинності.
• Постанова Правління Національного банку України від 29.07.2022 № 163 «Про затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг»: додаток до Інструкції, пункти 5–8, 11–13, 16 та 18 — сума, ідентифікація платника й отримувача, рахунки, призначення платежу та засвідчення інструкції.