Скорочення працівників магазину: порядок, документи та виплати

Роботодавець може скоротити працівників магазину, якщо справді змінює організацію роботи та зменшує кількість робочих місць. Для звільнення за пунктом 1 частини першої статті 40 КЗпП потрібно документально підтвердити зміни, перевірити захищені категорії та переважне право на роботу, персонально попередити працівників щонайменше за два місяці й пропонувати їм усі відповідні вакансії до дня звільнення. Ці обов’язки стосуються також ФОП, який має найманих працівників.

Якщо в роботодавця діє первинна профспілкова організація, він завчасно повідомляє її про заплановане скорочення та проводить консультації. За масового скорочення роботодавець також повідомляє службу зайнятості. У день звільнення він видає копію наказу, письмовий розрахунок виплат і виплачує зарплату, компенсацію невикористаної відпустки та вихідну допомогу — щонайменше середній місячний заробіток. Воєнний стан змінює окремі правила щодо профспілкової згоди й дати звільнення під час лікарняного або відпустки, але сам собою не скорочує двомісячного строку попередження.

Спочатку визначте, які робочі місця скорочуєте

Скорочення чисельності означає, що на певній роботі залишається менше працівників. Наприклад, у магазині працювали чотири продавці, а після зміни графіка залишаться троє. Скорочення штату означає, що роботодавець прибирає посаду або посади зі структури магазину. Наприклад, закриває власну доставку й прибирає посаду кур’єра.

Власник або керівник має описати причину змін: закриття торгової точки, припинення певного напряму роботи, зміну способу обслуговування покупців. Саме зменшення виторгу ще не визначає, кого звільняти. Потрібно показати, як через обране рішення зміниться робота магазину та які посади або штатні одиниці зникнуть.

Підготуйте рішення або наказ про організаційні зміни. Зазначте причину, перелік посад і кількість одиниць, які скорочуєте, дату запровадження нової структури та відповідальних за процедуру. Збережіть чинний штатний розпис і затвердьте новий або зміни до нього. Для ФОП документ має так само чітко показувати кількість робочих місць до і після скорочення.

Зміна власника або реорганізація сама по собі не припиняє трудових договорів: це прямо передбачає стаття 36 КЗпП. Якщо після зміни назви посади працівник фактично продовжує виконувати ту саму роботу, документи мають відображати реальні зміни. Формальне перейменування створює ризик спору про законність скорочення.

Перевірте, кого не можна звільнити за скороченням

До вибору працівників керівник або кадровик перевіряє документи про вагітність, дітей, військову службу, вік, профспілкові повноваження та встановлення факту позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України. Запропонуйте працівникам повідомити про обставини, які впливають на їхні трудові гарантії, та подати підтвердні документи.

Окремо перевірте гарантію збереження роботи для працівника, чия інвалідність настала через нещасний випадок на виробництві, професійне захворювання або трудове каліцтво в цього роботодавця. Стаття 17 Закону № 875-XII передбачає збереження роботи відповідно до рекомендацій індивідуальної програми реабілітації. Керівник або кадровик перевіряє документи про причину інвалідності та рекомендації програми й враховує цю гарантію перед визначенням працівників для скорочення. Стаття 17 Закону № 875-XII.

За працівником, щодо якого в установленому законом порядку підтверджено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, стаття 119-1 КЗпП зберігає місце роботи й посаду протягом усього періоду позбавлення свободи. Гарантія також діє протягом шести місяців після звільнення, якщо працівник проходить передбачені цією статтею лікувальні, реабілітаційні або інші відновлювальні заходи в установленому Кабміном порядку. Перед скороченням перевірте документи про встановлення цього факту та, за потреби, проходження відновлювальних заходів.

Закриття однієї торгової точки не є повною ліквідацією роботодавця. Якщо компанія продовжує працювати через інші магазини, застосовуйте правила скорочення та перевіряйте вакансії в усієї компанії. ФОП також має дотримуватися гарантій працівників; припинення підприємницької діяльності потребує окремої правової оцінки, зокрема щодо обов’язкового працевлаштування захищених осіб.

Визначте, хто має переважне право залишитися

Коли роботодавець скорочує частину робочих місць за однорідними професіями або однотипними посадами, керівник порівнює працівників, які їх обіймають, за статтею 42 КЗпП. Спочатку порівнюють кваліфікацію та продуктивність праці. Перевагу має працівник із вищими показниками.

Керівник може скласти таблицю порівняння: освіта й підготовка, досвід відповідної роботи, підтверджені результати, якість виконання обов’язків. Показники мають стосуватися роботи та спиратися на документи. Наприклад, виторг продавців потрібно оцінювати з урахуванням відпрацьованого часу, зміни та умов продажу. Один загальний показник без контексту може дати необґрунтований результат.

За однакової кваліфікації та продуктивності стаття 42 надає перевагу таким працівникам:

• сімейним, які мають двох і більше утриманців;
• особам, у сім’ї яких немає інших працівників із самостійним заробітком;
• працівникам із тривалим безперервним стажем у цього роботодавця;
• працівникам, які навчаються у вищих і середніх спеціальних закладах освіти без відриву від роботи;
• учасникам бойових дій, постраждалим учасникам Революції Гідності, особам з інвалідністю внаслідок війни, визначеним законом членам сімей загиблих ветеранів, Захисників і Захисниць України, а також окремим категоріям реабілітованих жертв репресій, зазначеним у пункті 5 частини другої статті 42;
• авторам винаходів, корисних моделей, промислових зразків і раціоналізаторських пропозицій;
• працівникам, які отримали в цього роботодавця трудове каліцтво або професійне захворювання;
• депортованим з України особам протягом п’яти років після повернення на постійне проживання;
• колишнім військовослужбовцям видів служби, перелічених у пункті 9 частини другої статті 42, та особам після альтернативної служби — протягом двох років після звільнення зі служби;
• працівникам, яким залишилося менше трьох років до пенсійного віку, що дає право на пенсійні виплати;
• членам пожежно-рятувальних підрозділів добровільної пожежної охорони зі стажем такого членства щонайменше один рік.

Перевірте також спеціальні закони, які стосуються підтвердженого статусу конкретного працівника: стаття 42 допускає додаткові категорії з переважним правом. Зафіксуйте результат порівняння в протоколі або іншому документі з поясненням рішення. Наявність двох утриманців не замінює першого етапу порівняння кваліфікації та продуктивності.

Вручіть попередження та запропонуйте вакансії

Керівник або кадровик персонально попереджає працівника про майбутнє звільнення за два місяці або раніше. У письмовому попередженні зазначте причину, посаду, заплановану дату звільнення та правову підставу. Збережіть доказ вручення: підпис із датою, підтвердження доставки або документи про погоджений електронний обмін. Два місяці — календарний строк; його не слід автоматично замінювати 60 днями.

Одночасно з попередженням роботодавець пропонує іншу роботу. Перевірте всі вакансії в цього роботодавця, зокрема в інших магазинах і підрозділах. Запропонуйте роботу, яку працівник може виконувати з огляду на освіту, кваліфікацію, досвід і стан здоров’я, включно з нижчеоплачуваними посадами. У пропозиції вкажіть місце роботи, обов’язки, оплату та графік, щоб працівник міг ухвалити рішення.

Обов’язок пропонувати вакансії триває до дня звільнення. Кадровик або власник має відстежувати нові вільні місця, повторно пропонувати відповідні посади та зберігати відповіді працівника. Перед наказом про звільнення перевірте вакансії ще раз. Якщо працівник погоджується, оформіть переведення за його згодою.

Верховний Суд у справі № 638/14165/21 пояснив: одного посилання на сторінку з вакансіями недостатньо. Роботодавець повинен довести, які саме посади він запропонував працівникові протягом процедури. Запрошення пройти загальний конкурс на роботу також не виконує цього обов’язку. Практичний спосіб — вручати датовані переліки з конкретними пропозиціями та фіксувати згоду або відмову. Позиція Верховного Суду щодо пропозиції вакансій.

Якщо відповідної роботи немає, зафіксуйте це документально. Якщо працівник відмовився від запропонованої роботи, збережіть його відповідь. Саме неможливість переведення за згодою працівника є умовою звільнення за частиною другою статті 40 КЗпП.

Як повідомляти під час воєнного стану

На територіях активних та можливих бойових дій, включених до затвердженого за законодавством переліку, частина перша статті 7 Закону № 2136-IX дозволяє роботодавцеві самостійно визначати порядок кадрового діловодства, оформлення й ведення трудових книжок та архівного зберігання документів. Роботодавець має забезпечити достовірний облік виконаної працівником роботи й витрат на оплату праці. Під час воєнного стану сторони також можуть погодити електронний або інший доступний спосіб обміну кадровими документами. Домовленість краще зафіксувати письмово: зазначити адресу чи номер, спосіб надсилання та підтвердження отримання.

Сторони мають постійно забезпечувати можливість зв’язку та повідомляти про зміну контактних даних невідкладно, щонайпізніше протягом 10 календарних днів. Компанія або ФОП виконує цей обов’язок шляхом оновлення своїх відомостей у ЄДР. Працівник надсилає інформацію на адресу роботодавця або його електронну адресу, зазначену в ЄДР; якщо поштове чи електронне надсилання неможливе, він може надіслати текстове повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця. Якщо працівник не виконав цей обов’язок, роботодавець може використовувати останні відомі контакти за умовами частин третьої та четвертої статті 7. Якщо за останніми відомими контактними даними відсутній поштовий зв’язок та/або технічні засоби електронних комунікацій, частина четверта статті 7 передбачає, що законодавча вимога повідомити цю сторону про виникнення чи припинення трудових прав та обов’язків або про припинення чи розірвання трудового договору не застосовується. Збережіть докази обставин, які дають підстави застосувати виняток; сама відсутність відповіді працівника цього не підтверджує.

Перевірте, чи є скорочення масовим

Стаття 48 Закону «Про зайнятість населення» визначає масовість за кількістю звільнень протягом одного місяця. Рахуйте працівників у всього роботодавця, а не лише в магазині, який закриваєте.

Умовний приклад: у компанії працюють 150 осіб у кількох магазинах. Вона планує скоротити 15 працівників протягом одного місяця. Розрахунок: 15 ÷ 150 × 100% = 10%. Таке звільнення є масовим. Для роботодавця з 250 працівниками поріг становить 250 × 10% = 25 осіб.

Планове закінчення строкових договорів або договорів для певних цілей не підпадає під статтю 48. Виняток із цього правила — їх дострокове припинення до завершення строку або виконання умов. Перевірте також заходи й показники, передбачені застосовними колективними договорами та угодами.

Коли подавати форму № 4-ПН

За звичайного масового скорочення інформацію до служби зайнятості подають не пізніше ніж за два місяці до звільнення. Наказ Мінекономіки № 563 затверджує форму № 4-ПН та порядок її подання. Підприємство подає її до центру зайнятості або філії за місцем своєї господарської діяльності: електронно з кваліфікованим електронним підписом або на папері з підписом керівника чи відповідальної особи.

Відповідальний працівник зазначає назви професій або посад за Класифікатором професій, кількість людей, дату наказу про попередження та заплановану дату звільнення. Записи з різними посадами або датами розділяють. У формі також зазначають контакти й дату складання. Повідомлення службі зайнятості має містити також причини звільнень, середню кількість і категорії працівників, кількість і категорії працівників, яких планують звільнити, строки звільнень та інформацію про проведення профспілкових консультацій. Відомості, для яких у формі № 4-ПН немає відповідних полів, подайте разом із нею в супровідному документі. Збережіть копії всіх поданих документів і підтвердження їх прийняття.

Для ФОП стаття 49-2 КЗпП прямо передбачає обов’язок повідомити службу зайнятості про масове звільнення. Водночас текст Порядку № 563 описує подання форми підприємствами, установами й організаціями. Якщо ФОП досягає порога масовості, завчасно погодьте з місцевим центром зайнятості спосіб подання інформації та отримайте підтвердження її прийняття. Це потрібно зробити в межах двомісячного строку.

Коли потрібні консультації та згода профспілки

За звичайного скорочення з економічних, технологічних, структурних або аналогічних причин роботодавець за статтею 22 Закону № 1045-XIV надає наявним первинним профспілковим організаціям інформацію не пізніше ніж за три місяці до запланованих звільнень і проводить консультації. У повідомленні зазначають причини, кількість і категорії працівників та строки звільнення. Цей обов’язок діє також за скорочення, яке не досягає порога масовості. Для масового звільнення додатково застосовують наведені далі вимоги статті 50 Закону № 5067-VI та статті 49-4 КЗпП. Стаття 50 Закону № 5067-VI вимагає повідомити причини, середню кількість і категорії працівників, кількість і категорії тих, кого можуть звільнити, та строки. Стаття 49-4 КЗпП також зобов’язує провести консультації не пізніше трьох місяців із дати рішення про масове звільнення.

На консультаціях керівник і профспілка розглядають способи зменшити кількість звільнень і їхні наслідки: переведення, іншу організацію роботи, навчання для наявних вакансій. Порядок консультацій визначають колективним договором, а за його відсутності — домовленістю. Збережіть повідомлення, протоколи, пропозиції та рішення щодо них. Пропозиції профспілки про перенесення, зупинення або скасування заходів роботодавець має розглянути.

За масового звільнення, якщо первинних профспілкових організацій кілька, роботодавець надсилає повідомлення та проводить консультації зі спільним представницьким органом, утвореним ними на засадах пропорційного представництва. За відсутності такого органу він звертається до виборного органу або представника первинної профспілки, яка об’єднує більшість працівників. Цьому органу також передають повідомлення про масове звільнення, подане службі зайнятості. Для скорочення, яке не є масовим, роботодавець виконує обов’язок інформування первинних профспілкових організацій і консультацій із ними за статтею 22 Закону № 1045-XIV.

Під час воєнного стану попередня згода за статтею 43 КЗпП для звичайного члена профспілки не потрібна. Виняток — працівники підприємств, установ або організацій, обрані до профспілкових органів. Для них перевірте також статтю 252 КЗпП і статтю 41 Закону № 1045-XIV: вони передбачають попередню згоду органу, членом якого є працівник, та вищого виборного органу профспілки.

Коли застосовується стаття 43, роботодавець подає обґрунтоване письмове подання. Профспілковий орган розглядає його протягом 15 днів, за загальним правилом у присутності працівника, і письмово повідомляє рішення протягом трьох днів після ухвалення. Пропуск строку повідомлення означає згоду. Відмова має бути обґрунтованою. Після отримання згоди роботодавець може звільнити працівника не пізніше ніж через місяць, одночасно дотримавшись інших строків і гарантій.

Після припинення воєнного стану діє загальне правило статті 43 щодо попередньої згоди на скорочення члена профспілки з винятками статті 43-1. Для скорочення, зокрема, мають значення відсутність первинної профспілки, відсутність членства працівника та окремі керівні посади.

Які спеціальні випадки змінюють процедуру

Звичайне скорочення через зміну роботи магазину проводять за пунктом 1 частини першої статті 40 КЗпП. Якщо роботодавець не може забезпечити роботу через знищення або відсутність виробничих, організаційних і технічних умов, засобів чи майна внаслідок бойових дій, пункт 6 частини першої статті 41 передбачає окрему підставу. Для неї потрібні документи, що підтверджують саме ці обставини та неможливість переведення за згодою працівника.

За цією окремою підставою працівника попереджають щонайменше за 10 календарних днів. У той самий строк надають інформацію профспілці, а за масового звільнення повідомляють службу зайнятості та протягом п’яти календарних днів проводять профспілкові консультації. Стаття 49-2 також містить виняток із її перших трьох частин для організаційних змін, пов’язаних із виконанням заходів під час мобілізації. Сам факт дії воєнного стану не підтверджує жодної з цих спеціальних підстав.

Якщо сторони добровільно застосовують спрощений режим трудових відносин, перевірте письмовий договір і відповідність критеріям статті 49-5 КЗпП. Для скорочення за пунктом 1 частини першої статті 40 діють законні підстава, порядок і гарантії з урахуванням особливостей глави III-Б. Стаття 49-5 звільняє таких роботодавців від вимог щодо кадрової, локальної та організаційно-розпорядчої документації з питань, урегульованих трудовим договором. Тому наведений у статті перелік внутрішніх документів потрібно застосовувати з урахуванням цього винятку; докази реального скорочення та виконання гарантій працівника слід зберегти. Стаття 49-8 також виключає застосування статті 43, крім звільнення працівників, обраних до профспілкових органів. Невелика кількість працівників сама по собі не запроваджує спрощений режим.

Визначте правильну дату звільнення

Перед наказом керівник або кадровик перевіряє закінчення строку попередження, останні вакансії, захищений статус працівника та необхідні профспілкові рішення.

Під час воєнного стану стаття 5 Закону № 2136-IX дозволяє оформити звільнення з ініціативи роботодавця, коли працівник перебуває на лікарняному або у відпустці. Датою звільнення потрібно зазначити перший робочий день після завершення лікарняного, підтвердженого відповідним документом, або відпустки. Це правило не поширюється на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами й відпустку для догляду за дитиною до трьох років. Інші гарантії захищених категорій також потрібно дотримати.

За загальним правилом частини третьої статті 40 КЗпП звільняти з ініціативи роботодавця під час лікарняного або відпустки не можна; виняток, який стосується цієї теми, — повна ліквідація підприємства. Якщо через лікарняний чи відпустку змінюється фактична дата звільнення, продовжуйте перевіряти та пропонувати вакансії до цієї дати.

Що видати та виплатити в день звільнення

У наказі зазначте посаду, дату й причину звільнення з посиланням на пункт 1 частини першої статті 40 КЗпП. Для конкретної ситуації формулювання може бути таким: «Звільнити у зв’язку зі скороченням чисельності працівників, пункт 1 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України». У підставах перелічіть документи, на яких ґрунтується рішення.

Роботодавець у день звільнення має:

• видати працівникові копію наказу;
• видати письмове повідомлення з окремими видами нарахованих і виплачених сум;
• провести остаточний розрахунок;
• на вимогу працівника внести запис про звільнення до паперової трудової книжки, яка зберігається у працівника;
• на вимогу працівника видати довідку про роботу й зарплату за статтею 49 КЗпП.

Бухгалтер включає до розрахунку зарплату за відпрацьований час, належні премії та доплати, компенсацію всіх невикористаних днів щорічних відпусток і додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, якщо працівник має право на таку відпустку, вихідну допомогу та інші виплати за законом і договором. Перевірте колективний і трудовий договори: вони можуть передбачати більшу вихідну допомогу. Якщо магазин є основним місцем роботи працівника, окремо перевірте його право на допомогу за Законом № 796-XII у розмірі трьох середньомісячних зарплат при скороченні. Вона передбачена для постраждалих від Чорнобильської катастрофи категорій 1 і 2, учасників ліквідації категорії 3, а також визначених законом вдів і вдівців, які не одружилися повторно та чий чоловік або дружина померли внаслідок Чорнобильської катастрофи. Бухгалтер перевіряє посвідчення та інші документи про право на допомогу, розраховує її окремо й оформлює документи для бюджетного відшкодування через Пенсійний фонд. Ця допомога виплачується додатково до вихідної допомоги за статтею 44 КЗпП.

Якщо працівник у день звільнення не працював, стаття 116 КЗпП вимагає виплатити належні суми не пізніше наступного дня після його вимоги про розрахунок. За спору щодо суми роботодавець повинен вчасно виплатити частину, яку не оспорює. Передання ключів, товарів або завершення інвентаризації організуйте окремо: вони не змінюють строків розрахунку, встановлених статтею 116. Для ФОП, призваного під час мобілізації або із числа резервістів в особливий період, стаття 47 встановлює спеціальний строк виконання її обов’язків — протягом місяця після звільнення з такої служби без санкцій і штрафів. Під час воєнного стану стаття 10 Закону № 2136-IX також допускає відтермінування зарплати до відновлення діяльності підприємства, якщо своєчасна виплата неможлива через бойові дії. Звільнення від відповідальності за порушення строків оплати праці потребує доказів причинного зв’язку з бойовими діями або іншими обставинами непереборної сили та не припиняє обов’язку виплатити зарплату.

Якщо звільняєте працівника під час призупинення трудового договору, врахуйте спеціальне правило статті 13 Закону № 2136-IX: розрахунок і видача трудової книжки, яка зберігається в роботодавця, — не пізніше наступного робочого дня після письмової вимоги працівника. Відсутність доступу до книжки або її втрата потребує оформлення дубліката за встановленим порядком.

Як розрахувати вихідну допомогу

Мінімальна вихідна допомога за скорочення — середній місячний заробіток. За Порядком № 100 бухгалтер за загальним правилом бере виплати за два календарні місяці перед місяцем звільнення. Середньоденний заробіток множить на середньомісячну кількість робочих днів: суму робочих днів за графіком роботодавця за останні два календарні місяці перед місяцем звільнення ділить на два. Ці місяці використовують і тоді, коли через відсутність роботи заробіток для середньоденного показника беруть за попередні два місяці.

Умовний приклад: за два розрахункові місяці працівникові нарахували 42 000 грн виплат, які входять до розрахунку. Він відпрацював 42 робочі дні. За графіком роботодавця в цих місяцях було загалом 43 робочі дні. Припускаємо, що всі вихідні дані відповідають Порядку № 100 і договір не передбачає більшої допомоги.

• Середньоденний заробіток: 42 000 грн ÷ 42 дні = 1 000 грн.
• Середньомісячна кількість робочих днів: 43 ÷ 2 = 21,5 дня.
• Вихідна допомога: 1 000 грн × 21,5 = 21 500 грн до податкових утримань.

Якщо працівник не працював у попередні два місяці, бухгалтер перевіряє попередні два місяці роботи. За відсутності розрахункового періоду або заробітку застосовує правила пунктів 2 і 4 Порядку № 100 щодо окладу та мінімальної зарплати. Премії, лікарняні й періоди зі збереженням середнього заробітку мають окремі правила включення або виключення. Тому суму допомоги не слід автоматично прирівнювати до останнього окладу.

Як розрахувати компенсацію відпустки

Для компенсації відпустки за загальним правилом беруть виплати за 12 календарних місяців перед місяцем виплати компенсації. Для днів, право на які працівник набув до 31 грудня 2023 року, пункт 2 Порядку № 100 передбачає окремий розрахунок із виплат, нарахованих у 2023 році. Спочатку бухгалтер розділяє невикористані дні за відповідними правилами, а потім обчислює компенсацію. Якщо працівник уже використав щорічну відпустку за невідпрацьовану частину робочого року, при звільненні за скороченням роботодавець не утримує оплату цих днів із зарплати. Це передбачають пункт 2 частини другої статті 127 КЗпП та пункт 4 частини другої статті 22 Закону «Про відпустки». Якщо працівник пропрацював менше року, загальний розрахунковий період визначають із першого числа місяця після прийняття до першого числа місяця виплати компенсації. Місяць прийняття включають повністю, якщо працівник став до роботи в його перший робочий день. Якщо розрахункового періоду або заробітку немає, застосовують правила пунктів 2 і 4 Порядку № 100: розрахунок із тарифної ставки чи окладу, а за передбачених цим Порядком умов — із мінімальної зарплати з урахуванням неповного робочого часу.

Умовний приклад: працівник має 12 невикористаних днів щорічної відпустки, право на які набув після 2023 року. Заробіток, який входить до розрахунку, становить 219 000 грн, а кількість календарних днів після належних виключень — 365. Середньоденний заробіток: 219 000 ÷ 365 = 600 грн. Компенсація: 600 × 12 = 7 200 грн до податкових утримань.

Кількість днів у знаменнику визначають за фактичним розрахунковим періодом і законними виключеннями. Під час воєнного стану стаття 73 КЗпП не застосовується, тому бухгалтер має врахувати це при роботі зі святковими днями. Якщо в наведених умовних прикладах зарплата за останній місяць становить 10 000 грн і інших виплат немає, загальна нарахована сума дорівнює 10 000 + 21 500 + 7 200 = 38 700 грн.

Які податки врахувати

Для звичайних оподатковуваних виплат працівникові магазину роботодавець утримує ПДФО за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 5%. Якщо остаточний розрахунок включає зарплату за податкові періоди до 1 грудня 2024 року, до цієї зарплати застосовують військовий збір 1,5% незалежно від дати виплати. Компенсацію невикористаної відпустки та вихідну допомогу, нараховані при звільненні у 2026 році, оподатковують військовим збором за ставкою 5%. До зарплати застосовують належні правила щодо бази оподаткування та податкової соціальної пільги, якщо працівник має на неї право. Під час остаточного розрахунку бухгалтер також проводить обов’язковий перерахунок зарплатних доходів, застосованої податкової соціальної пільги та ПДФО відповідно до підпункту 169.4.2 Податкового кодексу. Вихідна допомога оподатковується; ЄСВ на неї не нараховують за пунктом 4 розділу I Переліку, затвердженого постановою № 1170. Норми щодо ПДФО, роз’яснення ДПС щодо військового збору.

Для умовної вихідної допомоги 21 500 грн ПДФО становить 21 500 × 18% = 3 870 грн, військовий збір — 21 500 × 5% = 1 075 грн. До виплати залишається 21 500 − 3 870 − 1 075 = 16 555 грн. Цей приклад стосується лише вихідної допомоги.

Компенсація невикористаної відпустки, нарахована працівникові до або в день звільнення, є базою ЄСВ. Якщо компенсацію нарахували вже після звільнення, за роз’ясненням ДПС ЄСВ на цю суму не нараховують і не сплачують. Це не змінює обов’язку провести розрахунок у законний строк. Бухгалтер окремо відображає припинення трудових відносин, доходи, утримання й внески у відповідній звітності. Роз’яснення ДПС щодо ЄСВ із компенсації відпустки.

Платіжна відомість зарплати в Торгсофт

Якщо магазин користується опцією «Зарплата та мотивація персоналу», платіжна відомість показує суму до виплати кожному співробітнику за обраний період. Для створення відомості задають початкову й кінцеву дати та період, до якого вона належить. За інструкцією відомості створюють у хронологічному порядку; їхні періоди не можуть перетинатися. Опція працює з ліцензіями Торгсофт-Ультра, Термінал і Торгсофт-Онлайн.

Під час підготовки до звільнення бухгалтер може звірити зарплатну відомість із власним остаточним розрахунком і перевірити, які суми вже виплатили працівникові. Середній заробіток для вихідної допомоги, компенсацію відпустки, податки та кадрові документи потрібно перевірити окремо за відповідними правилами. Платіжна відомість у програмі не підтверджує виконання процедури скорочення чи повноту законних виплат.

Оскарження та відповідальність роботодавця

Працівник може оскаржити звільнення в суді протягом місяця після вручення копії наказу. Для спору про виплату всіх сум при звільненні частина друга статті 233 КЗпП встановлює три місяці після отримання письмового повідомлення про нараховані й виплачені суми. Стаття 234 дозволяє поновити пропущений із поважних причин строк за передбачених нею умов, якщо після отримання відповідного документа минуло не більше року.

Рішення Конституційного Суду № 1-р/2025 скасувало тримісячне обмеження в частині першій статті 233 щодо стягнення зарплати та інших належних виплат. Воно не скасувало спеціальних строків частини другої для звільнення й остаточного розрахунку. Рішення Конституційного Суду № 1-р/2025, пункти 1–2.

Якщо суд визнає звільнення незаконним, працівника поновлюють, а роботодавець виплачує середній заробіток за вимушений прогул за правилами статті 235 КЗпП. Загальне обмеження — один рік. Якщо справа триває довше не з вини працівника, виплату можуть присудити за весь час. Рішення про поновлення підлягає негайному виконанню. Затримка видачі копії наказу з вини роботодавця також може спричинити виплату середнього заробітку за вимушений прогул.

За затримку остаточного розрахунку з вини роботодавця стаття 117 передбачає середній заробіток за час затримки до фактичної виплати, але не більше ніж за шість місяців. За наявності спору відповідальність залежить від його результату; якщо працівник виграв частково, розмір відшкодування визначає орган, який вирішує спір.

У цих санкціях використовують мінімальну зарплату, встановлену на момент виявлення порушення. Стаття 265 КЗпП також містить загальне правило: якщо роботодавець у строк виконав припис і усунув порушення, передбачені абзацами четвертим–шостим і десятим її частини другої, заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовують. Серед наведених у таблиці випадків це стосується затримки або неповної виплати належних сум, порушення військових трудових гарантій та інших порушень без окремої санкції. Для повторного протягом року іншого порушення діє окреме правило абзацу одинадцятого. Під час воєнного стану штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовують, якщо роботодавець повністю й у встановлений строк виконав припис за результатами позапланової перевірки, як передбачає стаття 16 Закону № 2136-IX. Це правило не скасовує належних працівникові виплат і не поширюється автоматично на штраф за неподання даних про масове звільнення.

За частинами першою та другою статті 41 КУпАП посадова особа або підприємець може також отримати адміністративний штраф: 30–100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян за відповідне порушення трудового законодавства; 100–300 — за повторне протягом року порушення після адміністративного стягнення або за такі самі дії щодо зазначених у законі захищених осіб. Частина сьома передбачає 50–100 таких мінімумів за порушення військових трудових гарантій. Стаття 41 КУпАП.

Незаконне звільнення з особистих мотивів, через повідомлення працівником як викривачем про корупційне правопорушення, а також інше грубе порушення трудового законодавства може мати кримінальні наслідки за статтею 172 Кримінального кодексу. Для такої відповідальності потрібно встановити склад конкретного кримінального правопорушення. Стаття 172 Кримінального кодексу України.

Які документи зберегти після скорочення

Власник призначає людину, яка збере документи процедури. У невеликому магазині це може бути сам ФОП; у компанії — кадровик разом із бухгалтером. Збережіть:

• рішення про організаційні зміни та документи, що пояснюють їхню причину;
• штатні документи до і після скорочення;
• документи про захищені категорії та порівняння працівників;
• персональні попередження й підтвердження вручення;
• переліки вакансій, пропозиції, відповіді та перевірку вакансій на день звільнення;
• профспілкові повідомлення, протоколи консультацій і потрібні рішення про згоду;
• форму № 4-ПН або інше належне повідомлення та підтвердження подання;
• накази про звільнення й докази вручення копій;
• розрахунки виплат, письмові повідомлення працівникам і платіжні документи.

Якщо протягом року після звільнення за пунктом 1 частини першої статті 40 або пунктом 6 частини першої статті 41 КЗпП роботодавець знову наймає працівників аналогічної кваліфікації, врахуйте право колишнього працівника на повторне прийняття за статтею 42-1 КЗпП. Виняток — звільнення через ліквідацію. За наявності кількох претендентів перевагу визначають за статтею 42 та відповідними умовами колективного договору. Перед новим найманням перевірте список скорочених працівників і задокументуйте рішення.

Офіційні джерела

• Кодекс законів про працю України № 322-VIII: стаття 36; пункт 1 частини першої, частини друга й третя статті 40; статті 41, 42, 42-1, 43, 43-1, 44, 47, 49, 49-2, 49-4, 49-5—49-8, 83, 116, 117, 119, 179, 184, 186-1, 198, 233—235, 252, 265.
• Закон України «Про зайнятість населення» № 5067-VI: стаття 48; пункти 2 і 4 частини третьої статті 50; частина шоста статті 53.
• Наказ Мінекономіки від 18.03.2021 № 563: форма № 4-ПН; пункти 1–3 розділу I та пункти 1–6 розділу II Порядку її подання. Критерії масовості визначає стаття 48 Закону № 5067-VI.
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX: статті 1, 5, 6, 7, 10, 12, 13, 16; пункт 3 Прикінцевих положень.
• Указ Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» № 64/2022: пункт 1 із продовженнями строку дії.
• Закон України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності» № 1045-XIV: стаття 22 щодо інформування та консультацій перед скороченням; частини третя й четверта статті 41.
• Закон України «Про відпустки» № 504/96-ВР: стаття 24.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100: пункти 1–5, 7 і 8 Порядку обчислення середньої заробітної плати.
• Податковий кодекс України № 2755-VI: пункт 167.1, статті 168 і 169; пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX щодо військового збору.
• Закон України № 2464-VI про єдиний внесок: статті 4 і 7; постанова Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 № 1170: пункт 4 розділу I Переліку виплат.
• Рішення Конституційного Суду України від 11.12.2025 № 1-р/2025: пункти 1–2 резолютивної частини щодо частини першої статті 233 КЗпП.
• Позиція Об’єднаної палати Касаційного цивільного суду Верховного Суду: постанова від 21.02.2024 у справі № 638/14165/21 щодо пропозиції вакансій протягом процедури скорочення.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення № 8073-X: частини перша, друга й сьома статті 41.
• Кримінальний кодекс України № 2341-III: стаття 172.