Змінили податкову адресу: куди платити податки та подавати звіти

Після зміни податкової адреси перевірте, чи змінилися територіальна громада та податковий орган, у якому ви перебуваєте на обліку. Якщо бізнес перейшов до іншої громади або податкового органу, частину податків до кінця календарного року потрібно сплачувати за попереднім місцем реєстрації. ЄСВ сплачують за новим основним місцем обліку після переведення. Податки на нерухомість і землю залишаються за місцем відповідного майна.

Звіти також переходять у різний час. Звичайне українське підприємство подає декларації з податку на прибуток, ПДВ та єдиного податку третьої групи за попереднім місцем обліку до кінця року. ФОП подає декларацію з єдиного податку за новим місцем обліку. Зарплатний податковий розрахунок роботодавець подає за новим основним місцем обліку, хоча ПДФО та військовий збір до кінця року сплачує за попереднім. Перед першим платежем і звітом бухгалтер або сам підприємець має перевірити фактичне переведення, чинні рахунки та одержувача кожного документа.

Яка зміна адреси впливає на платежі

Для юридичної особи податкова адреса — це місцезнаходження, записане в Єдиному державному реєстрі, або ЄДР. Для ФОП — місце проживання, за яким його взяли на податковий облік. Адреса магазину може відрізнятися від податкової адреси власника.

Після зміни адреси можливі три ситуації:

• Змінилася лише вулиця чи номер будинку в межах тієї самої громади, а податковий орган залишився той самий. Перевірте нові облікові дані; сама зміна адреси не означає переходу на рахунки іншої громади.
• Змінилася громада, але податковий орган залишився той самий. Для платежів, які до кінця року залишаються за попередньою громадою, ДПС обліковує попередній і новий коди території за КАТОТТГ — державним кодифікатором територій.
• Змінився податковий орган. ДПС переводить бізнес на нове основне місце обліку. За попереднім місцем до кінця року зберігається неосновний облік для платежів, які потрібно сплачувати там.

Основне місце обліку — податковий орган, який обліковує бізнес за його податковою адресою. Неосновне місце потрібне, наприклад, для сплати податків за попередньою громадою або за місцем магазину чи нерухомості. Ці правила визначають пункти 10.1, 10.2 та 10.13 Порядку № 1588.

Коли бізнес переходить на новий облік

Для звичайного ТОВ або ФОП, відомості про якого є в ЄДР, ДПС починає переведення після отримання реєстраційних даних. Окрема заява № 1-ОПП лише для повторного повідомлення адреси, уже внесеної до ЄДР, не потрібна. Дата запису в ЄДР і дата взяття на новий податковий облік можуть відрізнятися.

Порядок № 1588 передбачає передання повідомлення між податковими органами протягом 20 днів, взяття на новий облік протягом двох робочих днів після його отримання та автоматичне переведення після спливу місяця, якщо новий орган не завершив процедуру раніше. Водночас підпункт 69.19 підрозділу 10 розділу XX ПКУ під час воєнного або надзвичайного стану зупиняє для податкових органів перебіг строків взяття на основний облік і передання відповідних даних до ЄДР. Тому вибирайте одержувача платежу за фактичними обліковими даними, а не за самостійно відрахованим місяцем.

Бухгалтер перевіряє адресу, податковий орган і реєстрацію платником ЄСВ в Електронному кабінеті. Якщо дані не відповідають ЄДР, він надсилає звернення через «Листування з ДПС», додає витяг із новою адресою та просить підтвердити місце обліку й реквізити конкретних платежів.

Для платників, відомості про яких за законом не містяться в ЄДР, діє окрема вимога: протягом десяти днів після реєстрації зміни адреси подати до нового податкового органу відповідну заяву № 1-ОПП, № 1-ОПН або № 5-ОПП. Ця вимога стосується платників, відомості про яких за законом не містяться в ЄДР.

Куди платити та подавати звіти за кожним податком

Таблиця описує підприємство-резидента та ФОП на загальній системі або єдиному податку першої — третьої груп після переходу до іншого податкового органу. Правила для електронних резидентів (е-резидентів) до цієї таблиці не входять. Для зміни громади без зміни органу бухгалтер окремо перевіряє рахунки попередньої та нової громад. Пункт 10.2 Порядку № 1588 передбачає винятки для неприбуткових організацій, зареєстрованих платників-нерезидентів, осіб із незалежною професійною діяльністю та відокремлених підрозділів. Неприбуткова організація після взяття на новий облік подає звітність за новим місцем; платник податку на прибуток — нерезидент там само подає декларацію та сплачує податок. Для підрозділів бухгалтер застосовує окремі правила відповідного платежу.

ДПС окремо пояснює перехід для податку на прибуток, декларацій із ПДВ, єдиного податку юридичних осіб та єдиного податку ФОП. Для ФОП на загальній системі місце подання декларації та сплати податків розмежовано в роз’ясненні ДПС.

Єдиний податок: окремо повідомте про нову адресу

Платник єдиного податку подає заяву про зміну податкової адреси. Для першої та другої груп строк — не пізніше 20 числа місяця, наступного за місяцем зміни. Для третьої групи — не пізніше останнього дня кварталу, у якому адреса змінилася. Передання адреси з ЄДР до ДПС не замінює цю заяву.

Наприклад, якщо адресу змінили в жовтні, ФОП першої чи другої групи подає заяву не пізніше 20 листопада, а платник третьої групи — не пізніше 31 грудня. Збережіть заяву та підтвердження її прийняття.

ПДВ: перевірте одержувача декларації та електронний рахунок

Зміна адреси сама по собі не припиняє реєстрацію платником ПДВ. Номер електронного рахунку ПДВ залишається той самий. Тому бухгалтер змінює одержувача звітності у відповідний момент, але продовжує поповнювати чинний електронний рахунок для поточних задекларованих зобов’язань.

З 1 січня наступного року декларацію з ПДВ подають за новим місцем обліку. Це стосується і грудневої декларації, яку подають у січні. Так само підприємство подає за новим місцем річну декларацію з податку на прибуток або єдиного податку, строк подання якої настає після завершення року. Попередній звітний період сам по собі не визначає старого одержувача.

Перед поданням уточнюючого документа бухгалтер перевіряє актуальне місце обліку саме за відповідним податком. Для майнових платежів зберігається прив’язка до об’єкта; для звітності, яка перейшла за новою адресою, не слід механічно копіювати податковий орган зі старої декларації.

Зарплатний розрахунок і платежі із зарплати

Після переведення роботодавець подає податковий розрахунок за новим основним місцем обліку. Юридична особа подає його за місяць протягом 20 календарних днів після завершення місяця. ФОП-роботодавець подає розрахунок за квартал протягом 40 календарних днів після завершення кварталу, з розбивкою за місяцями. Розрахунок подають за період, у якому нараховано відповідні доходи фізичним особам, незалежно від їх фактичної виплати. Якщо останній день подання припадає на вихідний або святковий день, строк переноситься на наступний операційний банківський день. Ці правила встановлюють пункти 5–9 розділу I Порядку за наказом Мінфіну № 4.

ЄСВ після переведення сплачують за новим основним місцем обліку платника внеску. ПДФО та військовий збір із зарплати до кінця року залишаються за попереднім місцем. Таке розмежування підтверджують роз’яснення щодо ЄСВ і податкового розрахунку та відповідь ЗІР щодо військового збору.

Якщо адреси відокремлених підрозділів залишилися незмінними, ПДФО із зарплати їхніх працівників сплачують за місцезнаходженням відповідного підрозділу за пунктом 168.4 ПКУ. За неуповноважений підрозділ цей платіж проводить головна юридична особа. Уповноважений підрозділ сплачує податок самостійно.

Військовий збір за працівників неуповноваженого підрозділу сплачує головна юридична особа за своїм місцем обліку: після її переведення до кінця року — за попереднім, із 1 січня — за новим. Уповноважений підрозділ сплачує військовий збір за своїм місцезнаходженням. Цей порядок пояснює ДПС у відповіді ЗІР.

Умовний приклад: як розподілити зарплатні платежі

Припустімо, ТОВ змінило громаду та податковий орган. ДПС уже перевела підприємство на нове основне місце обліку, а платежі за попереднім місцем залишаються до кінця року. У підприємства немає відокремлених підрозділів, воно не використовує єдиний рахунок.

Для прикладу візьмемо вже обчислені бухгалтером суми: ПДФО — 10 800 грн, військовий збір із зарплати — 3 000 грн, ЄСВ — 13 200 грн. У прикладі бухгалтер розподіляє ці умовні, вже обчислені суми між рахунками за попереднім і новим місцями обліку.

• 10 800 грн ПДФО бухгалтер перераховує на чинний рахунок за попереднім місцем.
• 3 000 грн військового збору перераховує окремим платежем за попереднім місцем.
• 13 200 грн ЄСВ перераховує за новим основним місцем обліку платника внеску.

За попереднім місцем потрібно сплатити 10 800 + 3 000 = 13 800 грн, за новим — 13 200 грн. Загальна сума становить 27 000 грн. Податковий розрахунок підприємство подає за новим основним місцем обліку. Кожний платіж бухгалтер звіряє окремо, навіть якщо два з них належать до попереднього місця обліку.

Що залишається за місцем магазину, землі та нерухомості

Якщо юридична особа або ФОП є платником акцизного податку з роздрібної реалізації пива та алкогольних напоїв у магазині, податок сплачує за місцем продажу, а декларацію подає до податкового органу, який обліковує цього платника за місцезнаходженням відповідного пункту продажу. Зміна податкової адреси власника за незмінної адреси магазину зберігає цей порядок. Підстави — підпункт 212.3.1¹, підпункт 222.3.2 та пункт 223.2 ПКУ. Для кількох пунктів продажу порядок подання пояснює ДПС.

Якщо підприємство змінило юридичну адресу, але зберегло у власності будівлю магазину та земельну ділянку, місце сплати податків за цими об’єктами залишається тим самим. Декларацію з податку на нерухомість юридична особа подає за місцем нерухомості, декларацію з плати за землю — за місцем земельної ділянки. Підстави — підпункти 266.7.5, 266.9.1 та пункти 286.2, 287.3 ПКУ.

Для фізичної особи податки на належну їй нерухомість і землю за загальним правилом обчислює ДПС. Статус ФОП не означає, що вона повинна подавати майнові декларації за правилами юридичних осіб.

Якщо бізнес відкрив, закрив або перемістив магазин чи офіс, бухгалтер подає форму № 20-ОПП до податкового органу за фактичним основним місцем обліку протягом 10 робочих днів після реєстрації, створення, відкриття об’єкта або зміни відповідних відомостей про нього. ДПС пояснює цей обов’язок у інструкції щодо форми № 20-ОПП. Продаж майна або припинення землекористування потребують окремого перерахунку податку за правилами відповідного об’єкта.

Переїзд із території бойових дій: перевірте податкові пільги

ФОП першої та другої груп можуть мати право не сплачувати єдиний податок і власний військовий збір, якщо їхня податкова адреса відповідала територіальним умовам на дату початку бойових дій або тимчасової окупації. Бухгалтер перевіряє в Переліку за наказом № 376 категорію території та дати виникнення і припинення можливості бойових дій, початку і завершення активних бойових дій або тимчасової окупації. За виконання адресної умови пільга охоплює період від першого числа місяця початку відповідної події до останнього числа місяця її завершення. Правило для єдиного податку діє з 1 серпня 2023 року, для власного військового збору — з 1 січня 2025 року. Якщо підприємець скористався правом не сплачувати обидва платежі, у декларації платника єдиного податку він не заповнює показники цих платежів за відповідний період.

Якщо ФОП зареєстрував нову адресу на території, яка не відповідає цим умовам, право не сплачувати зазначені платежі припиняється з першого числа наступного місяця. Якщо підприємець переїхав у жовтні, перший місяць без цієї територіальної пільги — листопад. Переїзд у межах територій, що відповідають умовам пільги, сам по собі її не припиняє.

Бухгалтер перевіряє окремо право на пільгу, місце сплати та місце подання декларації. Для ФОП на єдиному податку, який змінив податковий орган після переїзду з території бойових дій або тимчасової окупації, ДПС також визначає подання декларації за новим місцем, а сплату єдиного податку до кінця року — за попереднім. Це наведено у відповіді ЗІР.

Як перевірити рахунки та завершити перехід

1. Власник передає бухгалтеру витяг із ЄДР із новою адресою та датою зміни. Якщо власник веде облік сам, зберігає витяг у своїх документах.
2. Бухгалтер перевіряє в Електронному кабінеті основне й неосновне місця обліку, дані платника ЄСВ та адресу в реєстрі єдиного податку або ПДВ.
3. Для кожного податку записує місце сплати, одержувача звіту та дату переходу. Окремо зазначає платежі за місцем нерухомості й підрозділів.
4. Перед платежем бере чинні реквізити в меню «Стан розрахунків з бюджетом» або в розділі ДПС «Рахунки для сплати платежів». Звіряє IBAN, одержувача, вид платежу й територію.
5. Змінює банківські шаблони та налаштування одержувача звітів. Для військового збору бухгалтер розрізняє платежі із зарплати, власний збір ФОП на спрощеній системі, збір юридичної особи третьої групи та платіж фізичної особи за результатами річного декларування. Звіряє призначення й код бюджетного платежу. З 1 липня 2026 року діють нові рахунки військового збору, тому навіть за попереднім місцем обліку потрібно перевірити актуальний IBAN. Перелік категорій і нові рахунки наведено в повідомленні ДПС.
6. Після подання звіту зберігає квитанцію з результатом прийняття. Після платежу перевіряє його відображення за відповідним податком у «Стані розрахунків з бюджетом».
7. На початку наступного року повторно перевіряє реквізити платежів, які до 31 грудня залишалися за попереднім місцем.

Папку переходу варто доповнити заявою платника єдиного податку, підтвердженнями її прийняття, зверненнями до ДПС, платіжними інструкціями та квитанціями до звітів. Доступ до облікових даних, бюджетних рахунків і листування описано в офіційній довідці Електронного кабінету.

Якщо ви використовуєте єдиний рахунок

Єдиний рахунок за статтею 35¹ ПКУ дозволяє сплачувати через нього передбачені законом податки та ЄСВ. ДПС розподіляє кошти за реєстром платежів, використовуючи дані платіжних інструкцій, декларацій та іншої податкової інформації. Після зміни адреси бухгалтер перевіряє правильність цих даних і фактичний розподіл коштів.

Через єдиний рахунок не сплачують ПДВ, акциз із реалізації пального та спирту етилового, а також частину чистого прибутку чи доходу, яку державні та комунальні унітарні підприємства та їх об’єднання перераховують до бюджету. Після початку використання єдиного рахунку платежі, які він охоплює, потрібно проводити через нього. Сплата цих платежів на інші казначейські рахунки, зокрема на небюджетні рахунки ЄСВ, вважається помилковою. Електронний рахунок ПДВ має окреме призначення та правила.

Що робити, якщо платіж або звіт надіслано помилково

Якщо звіт не прийнято, бухгалтер з’ясовує причину, виправляє одержувача або реквізити й повторно подає документ до завершення строку. Збережіть обидві квитанції. Надсилання файлу саме по собі не підтверджує прийняття звіту.

Якщо податок потрапив на неправильний бюджетний рахунок, бухгалтер подає заяву за статтею 43 ПКУ до територіального органу ДПС за місцем обліку помилково сплачених коштів і додає копію платіжної інструкції. У заяві зазначає податок, суму, дату платежу, реквізити рахунку, на який надійшли кошти, та напрям їх перерахування. У ній можна визначити повернення коштів або їх спрямування на погашення іншого податкового зобов’язання. Загальний строк подання заяви — 1095 днів від виникнення помилково сплаченої суми. За наявності податкового боргу повернення на власний рахунок можливе після його погашення.

Своєчасна сплата на інший бюджетний рахунок може звільняти від фінансової відповідальності за підпунктом 112.8.8¹ ПКУ. Для цього платник має вчинити передбачені статтею 43 дії щодо повернення помилково сплачених коштів. Тому збережіть доказ своєчасного платежу та підтвердження подання заяви.

Якщо ЄСВ помилково сплачено на небюджетний рахунок ЄСВ за субрахунком 3556, бухгалтер подає заяву за додатком 1 до Порядку за наказом Мінфіну № 417 до територіального органу ДПС за місцем обліку цих коштів. До заяви додає копію платіжного документа, яку платник особисто засвідчує; до електронної заяви додає електронну копію. Якщо ЄСВ помилково перераховано на бюджетний рахунок, повернення здійснюють за статтею 43 ПКУ. Якщо податок помилково перераховано на небюджетний рахунок ЄСВ за субрахунком 3556, бухгалтер подає заяву за додатком 1 до Порядку № 417 до територіального органу ДПС за місцем обліку коштів і додає засвідчену платником копію платіжного документа. Перед поданням заяви про повернення коштів із рахунку 3556 бухгалтер перевіряє заборгованість з ЄСВ і фінансових санкцій. За її наявності ДПС залишає заяву без задоволення відповідно до пункту 10 Порядку № 417. Ці випадки розмежовано в роз’ясненні ДПС.

Переїзд не переносить строків подання звітів і сплати податків. За загальними правилами ПКУ неподання або запізнення з декларацією тягне штраф 340 грн за кожний випадок, а повторне порушення після застосування такого штрафу протягом року — 1020 грн. За неподання, несвоєчасне або неповне подання звітності про доходи фізичних осіб пункт 119.1 ПКУ встановлює штраф 1020 грн. За таке саме порушення платником, до якого протягом року вже застосували відповідний штраф, — 2040 грн. Недостовірні відомості та помилки караються за цим пунктом, якщо вони змінили податкові зобов’язання або платника податку. Штрафи не застосовують до помилок, які виникли під час перерахунку за пунктом 169.4 і виправлені за статтею 50 ПКУ. Пункт 119.3 також звільняє від цих штрафів за самостійне виправлення помилок у податковому номері, зокрема протягом 30 календарних днів після повідомлення ДПС.

Для прострочення узгодженого податкового зобов’язання пункт 124.1 ПКУ передбачає базові штрафи 5% погашеної суми боргу за затримки до 30 календарних днів включно і 10% — понад 30 днів. Ці штрафи не застосовують, якщо кошти з електронного рахунку ПДВ зараховано в оплату узгодженого зобов’язання, визначеного в уточнюючому розрахунку, на наступний операційний день. За умисне порушення, передбачене пунктом 124.2 ПКУ, штраф становить 25% несплаченої або несвоєчасно сплаченої суми. Якщо таке умисне порушення повторюється протягом 1095 календарних днів або спричиняє прострочення понад 90 календарних днів, пункт 124.3 передбачає 50%. Для ФОП першої та другої груп несплата або неповна сплата авансового внеску єдиного податку карається штрафом 50% обраної ставки єдиного податку за пунктом 122.1 ПКУ. За аналогічне порушення сплати власного військового збору штраф становить 50% ставки збору за підпунктом 1.11 пункту 16¹ підрозділу 10 розділу XX ПКУ.

Якщо роботодавець не нарахував, не утримав або не перерахував податки до чи під час виплати доходу працівнику, а також нарахував чи перерахував їх не в повному обсязі, застосовують статтю 125¹ ПКУ. Базовий штраф становить 10% суми податку, що підлягає нарахуванню або сплаті, за умисне порушення — 25%, за повторне умисне порушення протягом 1095 календарних днів — 50%, за третє та наступні умисні порушення протягом 1095 днів — 75%. Для ПДФО ця стаття передбачає звільнення, коли податковий агент самостійно виявив порушення під час перерахунку за пунктом 169.4 і виправив його в наступних періодах того самого податкового року. За несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ пункт 2 частини одинадцятої статті 25 Закону № 2464-VI передбачає штраф 20% своєчасно не сплаченої суми, а частина десята — пеню 0,1% недоплати за кожний день прострочення. Для роботодавця пункт 6 частини одинадцятої цієї статті окремо встановлює штраф 10% за несплату, неповну або несвоєчасну сплату ЄСВ одночасно з виплатою доходу, на який нараховано внесок.

Ці правила наведено в роз’ясненні ДПС щодо відповідальності роботодавця. Бухгалтер окремо перевіряє підстави звільнення від відповідальності за кожним платежем. Для санкцій за ПКУ він перевіряє підтвердження неможливості своєчасно виконати податковий обов’язок та умови його подальшого виконання за підпунктом 69.1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ. Підстави звільнення від санкцій за ЄСВ перевіряє за Законом № 2464-VI.

Як змінити юридичну адресу в рахунках Торгсофт

Якщо магазин виписує покупцям рахунки в Торгсофт, після зміни адреси відкрийте «Налаштування → Підприємство», виберіть потрібне підприємство, натисніть «Змінити» та заповніть поле «Юридична адреса». У режимі «Торгівля з випискою рахунка» програма бере юридичну адресу з підприємства, вибраного під час створення рахунка. Цей порядок описано в офіційній інструкції Торгсофт.

Створіть новий рахунок і перевірте його друкований вигляд. Шаблон має використовувати реквізит юридичної адреси підприємства. Якщо в базі кілька підприємств, перевірте кожне, від імені якого магазин виписує документи. У новому рахунку юридична адреса береться з вибраного підприємства, якщо друкований шаблон використовує цей реквізит. Бухгалтер окремо опрацьовує заяви до ДПС, бюджетні платежі та податкові звіти.

Офіційні джерела

• Податковий кодекс України № 2755-VI: статті 35¹, 43, 45, 66; підпункти 112.8.8¹, 266.7.5, 266.9.1; пункти 119.1, 120.1, 124.1, 168.4, 183.15, 286.2, 287.3, 298.5, 298.6; пункт 11 підрозділу 8, підпункти 1.11 і 1.12 пункту 16¹, підпункти 69.1 і 69.19 підрозділу 10 розділу XX.
• Бюджетний кодекс України № 2456-VI: стаття 3, частина восьма статті 45, абзац другий частини п’ятої статті 78.
• Наказ Мінфіну від 09.12.2011 № 1588, Порядок обліку платників податків і зборів: пункти 8.4, 8.5, 9.2, 10.1–10.14, 10.25.
• Наказ Мінфіну від 13.01.2015 № 4: пункти 5–10 розділу I Порядку подання податкових розрахунків.
• Закон України № 2464-VI про збір та облік ЄСВ: пункт 4 частини другої статті 6, частина десята та пункт 2 частини одинадцятої статті 25.
• Наказ Мінфіну від 23.07.2021 № 417: пункти 5, 6 та додаток 1 — повернення помилково сплаченого ЄСВ; роз’яснення ДПС щодо заяви про повернення ЄСВ.
• Наказ Мінрозвитку від 28.02.2025 № 376: Перелік територій, на яких ведуться або велися бойові дії чи які тимчасово окуповані.
• Роз’яснення ДПС про податок на прибуток, звітність із ПДВ та незмінність електронного рахунку ПДВ.
• Роз’яснення ДПС про єдиний податок юридичної особи та ФОП, податки ФОП на загальній системі.
• Роз’яснення ДПС про ЄСВ і податковий розрахунок; відповіді ЗІР про військовий збір із доходів фізичних осіб, власний військовий збір платників єдиного податку та переїзд ФОП із територій бойових дій або тимчасової окупації.
• ДПС: форма № 20-ОПП, відповідальність роботодавця за несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ, рахунки для сплати платежів, довідка Електронного кабінету.