Податкові пропозиції Мінфіну: які правила діють для ФОП і магазинів

Магазин в Україні розраховує податки за своєю системою оподаткування. Загальний поріг обов’язкової реєстрації платником податку на додану вартість (ПДВ) становить понад 1 млн грн за останні 12 календарних місяців, але для платників єдиного податку першої — третьої груп діє виняток. Військовий збір із підприємницького доходу та збір із зарплати працівників розраховують окремо. Для міжнародних посилок застосування порога 150 євро залежить від одержувача, вартості товарів і способу пересилання.

Власнику варто разом із бухгалтером визначити обов’язки кожної фізичної особи — підприємця (ФОП) або юридичної особи, яка продає товари, зібрати документи про закупівлі, оплати й повернення та скласти календар звітності й платежів. Податкові пропозиції самі собою не змінюють обов’язків магазину: податки й звітність визначають за нормами Податкового та Митного кодексів України, які набрали чинності.

Що контролювати власнику магазину

Що Мінфін пропонував змінити для магазинів

Проєкт Міністерства фінансів України від 19.03.2026 містить пропозиції, які не встановлюють чинних обов’язків і не можуть бути підставою для розрахунку поточних платежів магазину. Мінфін пропонував змінити правила обов’язкової ПДВ-реєстрації, зокрема для платників єдиного податку, та запровадити автоматичну реєстрацію.

Для цифрових платформ пропонували звітування про доходи продавців, а для фізичних осіб, які не є підприємцями, — спеціальний режим оподаткування продажів через платформи за визначених умов. Окремі пропозиції стосувалися ПДВ на закордонні посилки, зокрема нарахування податку платформою для визначених дистанційних покупок, і продовження застосування встановлених розмірів військового збору.

Умови та винятки читайте в проєкті, а пояснення запропонованих змін — у пояснювальній записці Мінфіну. Власник і бухгалтер мають визначати суми та строки поточних платежів за чинними нормами, описаними нижче.

Коли магазин повинен зареєструватися платником ПДВ

На загальній системі рахуйте суми за останні 12 місяців

За пунктом 181.1 Податкового кодексу України обов’язкова реєстрація виникає, коли загальна сума від операцій із постачання товарів або послуг, що підлягають оподаткуванню за розділом V Кодексу, нарахована або сплачена особі за останні 12 календарних місяців, перевищує 1 000 000 грн без ПДВ. Продажі через інтернет також враховуються. Початок календарного року цей показник не обнуляє.

Для щомісячного контролю бухгалтер може вести таблицю: додавати новий місяць, вилучати найдавніший і підсумовувати відповідні 12 місяців. Банківські надходження потрібно зіставляти з документами, оскільки не кожна сума на рахунку входить до показника для ПДВ-реєстрації.

Умовний приклад. За попередні 11 календарних місяців магазин на загальній системі мав 930 000 грн відповідних сум, а за наступний місяць — ще 90 000 грн. Разом це 1 020 000 грн. Поріг перевищено, тому за пунктом 183.2 заяву потрібно подати не пізніше 10 числа наступного місяця. Рівно 1 000 000 грн ще не є перевищенням.

Власник або уповноважена особа подає реєстраційну заяву в електронній формі за пунктом 183.7. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або неробочий день, пункт 183.6 переносить його на наступний робочий день.

За відсутності підстав для відмови податкова вносить запис до реєстру протягом трьох робочих днів після надходження заяви. Дату реєстрації визначають за пунктом 183.9 залежно від її підстав. Після подання заяви бухгалтер має з’ясувати цю дату та узгодити з нею облік продажів. За пунктом 183.11 платник може безоплатно отримати витяг із реєстру протягом двох робочих днів після дня отримання податковою запиту.

За пунктом 183.10 особа, яка не подала обов’язкової заяви, відповідає за ненарахування або несплату ПДВ на рівні зареєстрованого платника без права на податковий кредит і бюджетне відшкодування. Податковий кредит — це сума ПДВ, яку за встановлених умов можна врахувати для зменшення податкового зобов’язання.

На єдиному податку контролюйте річний ліміт своєї групи

Пункт 181.1 виключає платників єдиного податку першої — третьої груп з обов’язкової реєстрації за мільйонним порогом. Водночас підприємець має дотримуватися вимог своєї групи щодо доходу, діяльності та працівників.

За пунктом 291.4 річний ліміт доходу першої групи дорівнює 167 мінімальним зарплатам, другої — 834, третьої — 1167. Для розрахунку беруть мінімальну зарплату, установлену законом на 1 січня звітного року. Бухгалтер контролює ці ліміти за календарний рік окремо від показника для ПДВ-реєстрації за останні 12 місяців.

Перша група дозволяє роздрібний продаж із торговельних місць на ринках та визначені Кодексом побутові послуги населенню без найманих працівників. На другій групі одночасно допускається не більше 10 працівників. За пунктом 291.4.1 до цієї кількості не включають працівників у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у відпустці для догляду за дитиною до встановленого законом віку, а також призваних на військову службу під час мобілізації на особливий період. Для третьої групи загального обмеження кількості працівників немає.

Перед зміною асортименту або формату торгівлі власник має узгодити з бухгалтером відповідність діяльності статті 291. Зокрема, ФОП, які виробляють, постачають або продають визначені Кодексом ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння, можуть працювати на спрощеній системі виключно в третій групі за дотримання її умов.

Після перевищення ліміту застосовують пункт 293.8:

• ФОП першої групи з наступного кварталу переходить до другої чи третьої групи або відмовляється від спрощеної системи.
• ФОП другої групи з наступного кварталу переходить до третьої групи або відмовляється від спрощеної системи.
• Платник третьої групи повинен перейти на іншу систему оподаткування.

До суми перевищення ФОП застосовує ставку єдиного податку 15%, а юридична особа третьої групи — подвійну ставку свого єдиного податку. Заяву подають не пізніше 20 числа місяця, наступного за кварталом перевищення. Платники першої та другої груп у такому випадку подають декларацію протягом 40 календарних днів після останнього дня кварталу відповідно до пункту 296.5.1 та підпункту 49.18.2.

Як добровільно обрати сплату ПДВ

Стаття 182 дозволяє добровільну ПДВ-реєстрацію за заявою. За пунктом 183.3 її подають не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку податкового періоду, з якого особа планує стати платником ПДВ.

Для роздрібного бізнесу третьої групи пункт 293.3 передбачає два основні варіанти: 3% єдиного податку зі сплатою ПДВ або 5% із включенням ПДВ до складу єдиного податку. Для ФОП, які виробляють, постачають чи продають визначені Кодексом ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння, установлено ставку 5%.

ФОП першої або другої групи для застосування ставки 3% зі сплатою ПДВ має перейти до третьої групи. За підпунктом «в» підпункту 4 пункту 293.8 заяву про зміну групи подають не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного кварталу та узгоджують перехід із ПДВ-реєстрацією.

Підприємцю третьої групи для переходу з 5% на 3% потрібно узгодити дві заяви. Заяву про зміну ставки єдиного податку подають не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку кварталу застосування нової ставки. Заяву про ПДВ-реєстрацію за пунктом 183.4 подають не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку місяця застосування ставки 3%. До початку роботи бухгалтер має підтвердити зміну ставки та дату реєстрації.

Якщо магазин залишає спрощену систему, бухгалтер ще до переходу визначає, чи виконано умови пункту 181.1. Якщо виконано, обов’язкову реєстраційну заяву за пунктом 183.4 подають не пізніше 10 числа першого календарного місяця роботи на іншій системі.

Військовий збір: скільки та коли сплачувати підприємцю

Правила встановлює пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу України. Власник має відокремлювати збір із підприємницького доходу від збору, який магазин утримує з виплат працівникам.

Платники єдиного податку

• ФОП першої, другої та четвертої груп: місячний платіж становить 10% мінімальної зарплати, установленої на 1 січня звітного року. Авансовий внесок сплачують не пізніше 20 числа включно поточного місяця. Можна сплатити наперед за квартал або рік, але в межах поточного звітного року.
• Платники третьої групи, крім електронних резидентів: збір становить 1% доходу за статтею 292. Правило охоплює ФОП і юридичних осіб. Декларацію подають протягом 40 календарних днів після останнього дня кварталу, а збір сплачують протягом 10 календарних днів після граничного строку її подання.

Якщо останній день подання декларації припадає на вихідний або святковий день, за пунктом 49.20 граничним стає наступний операційний день. Для третьої групи бухгалтер спочатку визначає строк декларації, а потім пов’язаний із ним строк сплати збору. За пунктом 57.1 строк сплати, який припадає на вихідний або святковий день, також переноситься на наступний операційний день.

Для третьої групи закупівлі, оренду та інші витрати не можна просто відняти від бази військового збору. Стаття 292 водночас передбачає суми, які до доходу не включаються, зокрема ПДВ та повернення коштів покупцям за встановлених цією статтею умов. Власник передає бухгалтеру документи про повернення до остаточного розрахунку.

Суми військового збору спрощенці відображають у декларації платника єдиного податку. ФОП першої та другої груп за загальним правилом подають річну декларацію протягом 60 календарних днів після останнього дня року, якщо немає підстав для квартального звітування. Відсутність продажів сама собою не звільняє від фіксованого місячного збору.

За підпунктом 1.11 несплата або неповна сплата авансового внеску ФОП першої, другої чи четвертої групи тягне штраф у розмірі 50% установленого місячного платежу. Для третьої групи відповідальність за порушення правил сплати визначає стаття 124. Після платежу бухгалтеру варто зіставити суму та період із податковими нарахуваннями.

За підпунктом 1.15 перший звітний період новоствореного платника збору на зазначених групах починається з першого числа місяця державної реєстрації, але не раніше 1 січня 2025 року. Останнім при припиненні є період, у якому податкова отримала повідомлення державного реєстратора. Ці межі потрібно врахувати в остаточному розрахунку.

ФОП на загальній системі

Військовий збір із підприємницького доходу ФОП на загальній системі становить 5% чистого оподатковуваного доходу. За пунктом 177.2 це різниця між оподатковуваною виручкою у грошовій і негрошовій формі та документально підтвердженими витратами, пов’язаними з підприємницькою діяльністю. Для доходів, остаточний розрахунок яких проводять у річній декларації, ставку 5% застосовують до доходів, нарахованих або виплачених починаючи з 1 січня 2025 року.

Власник передає бухгалтеру документи про виручку й витрати, а бухгалтер визначає допустимі витрати за пунктом 177.4. Для магазину це можуть бути вартість товарів, оплата праці, оренда та перевезення за відповідних умов. Особисті витрати підприємця й витрати без документального підтвердження не зменшують чистого оподатковуваного доходу. У зареєстрованого платника ПДВ суми ПДВ у ціні придбаних або проданих товарів не включаються до доходів і витрат за пунктом 177.3.

Річну декларацію про майновий стан і доходи ФОП подає до 1 травня року, наступного за звітним, за пунктом 177.11 та підпунктом 49.18.4. Для сплати задекларованих зобов’язань пункт 57.1 передбачає 10 календарних днів після останнього дня граничного строку подання декларації, крім спеціальних випадків Кодексу. Пункт 179.7 установлює для фізичних осіб строк до 1 серпня.

Для ФОП на загальній системі Державна податкова служба України (ДПС) роз’яснює застосування саме десятиденного строку до податку на доходи фізичних осіб і військового збору за річною декларацією. Бухгалтеру слід закласти цей строк у календар підприємця та врахувати перенесення граничних дат за пунктами 49.20 і 57.1. У річній декларації ФОП на загальній системі поряд із підприємницькими доходами зазначає також інші доходи з України та іноземні доходи відповідно до пункту 177.11. Бухгалтер окремо визначає податкові зобов’язання та строки сплати за кожним видом доходу.

Квартальні авансові платежі з підпункту 177.5.1 установлені для податку на доходи фізичних осіб. Бухгалтер відображає їх у календарі окремо від річного військового збору, щоб власник розумів призначення кожного платежу.

Умовний приклад. Річна оподатковувана виручка ФОП становить 1 200 000 грн, а документально підтверджені витрати, які можна врахувати за статтею 177, — 900 000 грн. Чистий оподатковуваний дохід дорівнює 300 000 грн. Військовий збір: 300 000 × 5% = 15 000 грн. Приклад охоплює лише цей збір і не є індивідуальним податковим розрахунком.

За пунктом 177.10 ФОП на загальній системі має вести облік доходів і витрат та мати документи про походження товару. Для планування коштів власник може щомісяця отримувати від бухгалтера попередній розрахунок чистого доходу та суми на річний платіж.

При припиненні підприємницької діяльності за рішенням ФОП останній звітний період закінчується останнім днем місяця припинення. Декларацію подають протягом 20 календарних днів після цього дня за пунктом 177.11 та підпунктом 49.18.1. У ній відображають виключно підприємницькі доходи за останній період. Для ФОП, які припинили діяльність, ДПС також указує десятиденний строк сплати після граничного строку декларації. Бухгалтер визначає конкретну дату з урахуванням перенесення строків.

Як сплачувати й відображати військовий збір із зарплати

Із оподатковуваної зарплати магазин як роботодавець за загальним правилом утримує військовий збір за ставкою 5%. Роботодавець є податковим агентом: нараховує дохід працівнику, утримує збір за рахунок цього доходу та перераховує його до бюджету. Відповідального визначає стаття 171, а порядок сплати — стаття 168 Податкового кодексу України через підпункти 1.4–1.6 пункту 16-1.

Бухгалтер визначає строк перерахування за способом виплати:

• Під час виплати через банк або іншого надавача платіжних послуг збір перераховують одночасно з виплатою оподатковуваного доходу за підпунктом 168.1.2.
• При виплаті готівкою з каси або наданні доходу в негрошовій формі збір перераховують протягом трьох операційних днів із дня, що настає за днем такого нарахування, виплати чи надання, відповідно до підпункту 168.1.4.
• Якщо дохід нарахували, але не виплатили, збір перераховують у строки для місячного податкового періоду за підпунктом 168.1.5 у поєднанні з підпунктом 49.18.1 і пунктом 57.1. Бухгалтер враховує 20 календарних днів для місячної звітності та наступні 10 календарних днів для сплати, а також правила перенесення граничних дат. Відкладення зарплати не переносить цей обов’язок до дня фактичної виплати.

За підпунктом «б» пункту 176.2 ФОП як податковий агент подає податковий розрахунок доходів фізичних осіб, утриманих податків і нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування у строки для кварталу — протягом 40 календарних днів після його закінчення, з розбивкою за місяцями. Особи, які провадять незалежну професійну діяльність, також подають цей розрахунок щокварталу з розбивкою за місяцями. Решта податкових агентів, зокрема юридичні особи, подають його щомісяця — протягом 20 календарних днів після закінчення місяця. Розрахунок подають, якщо протягом відповідного періоду нараховували зазначені доходи.

Перед поданням бухгалтер зіставляє нараховану зарплату, утриманий збір, фактичні виплати та бюджетні платежі. Після електронного подання зберігає квитанцію про прийняття розрахунку. Строк звітування не замінює строку перерахування збору із зарплати.

Спеціальна ставка 1,5% за підпунктом 1.3 стосується визначених законом виплат військовослужбовцям та працівникам відповідних органів і формувань. Підпункт 1.7 звільняє окреме грошове забезпечення за умов безпосередньої участі в оборонних заходах. Для зарплати працівника магазину бухгалтер визначає оподаткування за видом виплати та її законними підставами.

Коли ФОП першої та другої груп має право не сплачувати збір

Відпустка або тривала хвороба

За підпунктом 1.13 ФОП першої та другої груп без найманих працівників звільняється від збору на один календарний місяць на рік на час відпустки. Окремо передбачено звільнення за період хвороби тривалістю 30 і більше календарних днів. Підприємець подає заяву в довільній формі, а для хвороби додає витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності. На третю групу це звільнення не поширюється.

Податкова адреса на території, яка дає право на звільнення

За підпунктом 1.12 право не сплачувати збір має ФОП першої або другої групи, податкова адреса якого була на відповідній території вже на дату початку бойових дій або тимчасової окупації. Податкова адреса підприємця — адреса, за якою він перебуває на податковому обліку. Самого переїзду на таку територію після зазначеної дати недостатньо.

Звільнення охоплює період від першого числа місяця початку бойових дій, виникнення їх можливості або початку тимчасової окупації до останнього числа місяця завершення відповідних обставин. Для визначення дат бухгалтер відкриває Перелік територій, затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 № 376, знаходить потрібну громаду або населений пункт і зіставляє період його статусу з податковою адресою підприємця.

За пунктом 1-1 постанови Кабінету Міністрів України від 06.12.2022 № 1364 щодо формування переліку територій у переліку визначають дати початку та завершення відповідних обставин. Якщо дату завершення не визначено, відповідний статус території триває. Для розрахунку важливі конкретний запис і його дати; сама назва області не визначає право підприємця на звільнення.

Після державної реєстрації зміни місцезнаходження на територію, яка не відповідає умовам підпункту 1.12, право на звільнення припиняється з першого числа наступного місяця. Якщо підприємець користується правом не сплачувати і єдиний податок, і військовий збір, декларацію за відповідний період не заповнюють за правилами цього підпункту.

Для тих, хто скористався правом не сплачувати збір, податкова не нараховує відповідних авансових внесків; штрафи й пеню за їх несплату не застосовують. Водночас за періоди, за які військовий збір сплачено та відображено в декларації, податкові зобов’язання нараховуються. Перед поданням декларації бухгалтер має зіставити задекларовані періоди, платежі та місяці звільнення.

Як врахувати строки після припинення воєнного стану

Перший абзац пункту 16-1 установлює загальну умову існування військового збору: до набрання чинності рішенням Верховної Ради України про завершення реформи Збройних Сил України. Разом із нею потрібно враховувати спеціальні строки для окремих категорій платників і ставок.

Для зазначених у підпунктах 2 і 3 підпункту 1.1 спрощенців збір установлено з 1 січня 2025 року до 31 грудня третього календарного року, наступного за роком припинення або скасування воєнного стану. Для платників, яких охоплює загальна ставка 5%, перехід на 1,5% передбачено з 1 січня року, наступного за цим трирічним періодом.

Після припинення або скасування воєнного стану власнику слід отримати від бухгалтера розрахунок кінцевих дат для своєї категорії платника. До зміни запланованих платежів бухгалтер має врахувати як спеціальний строк, так і загальну умову існування збору.

Міжнародні посилки: коли застосовується поріг 150 євро

Відправлення громадянину

За частинами 3–4 статті 234 Митного кодексу України непідакцизні товари із сумарною фактурною вартістю до 150 євро включно не є об’єктом оподаткування митними платежами за встановлених умов пересилання. Фактурна вартість — вартість товарів за документами про покупку. Її враховують сукупно для одного одержувача від одного відправника в одній депеші міжнародної пошти або одному вантажі експрес-перевізника.

Депеша — це сукупність поштових відправлень, які оператор пересилає разом за супровідними поштовими документами. Окремі чеки за покупки не створюють окремих неоподатковуваних лімітів. Відсутність митних платежів також не скасовує декларування: товари в поштових та експрес-відправленнях до 150 євро декларують за статтею 236 Митного кодексу України. Перед оплатою покупцю варто з’ясувати в продавця чи перевізника, як об’єднають замовлення для доставки та які документи потрібно передати для оформлення.

Для непідакцизних товарів, крім культурних цінностей із частини 5 статті 374, у міжнародних поштових та експрес-відправленнях із сумарною фактурною вартістю понад 150, але не більше 10 000 євро, частина 7 статті 374 передбачає письмове декларування за статтею 236, ввізне мито 10% на суму перевищення та ПДВ за ставкою Податкового кодексу. До бази ПДВ за підпунктом 191.1.1 включають також належне до сплати мито. Одержувач готує документи про покупку й оплату та погоджує з перевізником подання відомостей для декларування.

Підакцизні товари — товари, для яких законом установлено акцизний податок, — не підпадають під це неоподаткування. Для культурних цінностей, визначених товарними кодами в частині 5 статті 374 та виготовлених 50 і більше років тому, діє окремий порядок: їх письмово декларують за правилами для підприємств незалежно від вартості, а пункт 2 частини 10 цієї статті звільняє їх від митних платежів.

Непідакцизні товари із сумарною фактурною вартістю понад 10 000 євро, а також товари у вантажних відправленнях незалежно від вартості оформлюють за правилами для підприємств відповідно до частини 8 статті 374. Перед такою покупкою одержувач має узгодити порядок оформлення, платежі й необхідні документи з перевізником або митним брокером — фахівцем, який допомагає оформити товар на митниці.

Закупівля для магазину

Для підприємницької закупівлі правила визначають за статусом одержувача. Частини 1–2 статті 234 Митного кодексу встановлюють умови для одержувача-підприємства, а підпункт 196.1.17 Податкового кодексу прямо називає юридичних осіб і ФОП.

Для таких поштових та експрес-відправлень поріг становить 150 євро включно за сумарною митною вартістю непідакцизних товарів. Митна вартість — вартість, яку визначають за митними правилами для нарахування платежів. Товари враховують разом для одного одержувача від одного відправника в одній поштовій депеші або одному вантажі експрес-перевізника.

Якщо поріг перевищено, товари оподатковують митом за застосовними правилами та ПДВ. За підпунктом 191.1.1 базою ПДВ для юридичної особи або ФОП є митна вартість з урахуванням належних мита й акцизного податку. Поріг 150 євро в цьому випадку визначає застосування неоподаткування; після його перевищення ПДВ розраховують із установленої для такого одержувача бази.

До замовлення власник передає бухгалтеру або митному брокеру відомості про одержувача, товар, вартість, відправника й спосіб доставки. За цими даними визначають платежі та документи для конкретної поставки. Для планування коштів можна окремо показати ціну постачальника, доставку, митні платежі й оформлення.

За пунктом 181.2 Податкового кодексу незареєстрована платником ПДВ особа сплачує податок під час митного оформлення, якщо ввезення підлягає оподаткуванню. Статус ФОП на єдиному податку без ПДВ не звільняє автоматично від імпортного ПДВ. Для поштових та експрес-відправлень застосовують спеціальні правила статті 191, а загальні правила імпортної бази містить стаття 190.

Як підготувати дані магазину й запланувати платежі

Власник може встановити щомісячний строк передання документів бухгалтеру та призначити відповідальних за кожну ділянку. Щоб зібрати дані до розрахунку податків, організуйте роботу в такій послідовності:

1. Визначте продавця за кожним каналом. Зафіксуйте, який ФОП або юридична особа продає в магазині, на сайті та через кожну платформу і на які рахунки надходять кошти.
2. Зберіть документи про продажі й оплати. Зіставте касові дані, банківські виписки, звіти платформ, повернення та виплати. Окремо покажіть комісії, щоб пояснити різницю між продажами й надходженнями на рахунок.
3. Розрахуйте податкові показники. Бухгалтер визначає дохід для річного ліміту групи, базу єдиного податку та військового збору, чистий оподатковуваний дохід на загальній системі й, коли потрібно, відповідні суми за останні 12 місяців для ПДВ-реєстрації.
4. Звірте товарні залишки. Відповідальний за товар зіставляє фактичну кількість із даними обліку та знаходить документи на надходження, повернення й переміщення. Власник отримує перелік розбіжностей і призначає відповідальних за їх усунення.
5. Складіть календар. Для кожної декларації та платежу зазначте строк, суму, відповідального й підтвердження виконання. Після електронного подання збережіть квитанцію про прийняття звітності, а після сплати зіставте платіж із нарахуванням.

Умовний розрахунок для планування коштів. ФОП третьої групи зі ставкою 5% має за квартал 600 000 грн доходу за статтею 292, не перевищує ліміту й не має операцій із підвищеною ставкою. Єдиний податок: 600 000 × 5% = 30 000 грн. Військовий збір: 600 000 × 1% = 6 000 грн. Разом на ці два платежі потрібно 36 000 грн. Інших зобов’язань підприємця приклад не охоплює та не є індивідуальним податковим розрахунком.

За такого сценарію власник може відкладати 6% надходжень, які бухгалтер визнав відповідним оподатковуваним доходом. Перед сплатою бухгалтер визначає остаточні суми з урахуванням повернень та інших передбачених Кодексом виключень. Для першої й другої груп військовий збір у бюджеті магазину показують як фіксований місячний платіж, якщо немає права на звільнення.

Які документи потрібні для товарного обліку та розрахунків із покупцями

Обов’язок вести товарний облік залежить від статусу підприємця й асортименту. Пункт 12 статті 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР передбачає виняток для ФОП-спрощенців без ПДВ. Він не охоплює продавців технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів, виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Коли вимога застосовується, підприємець має вести облік товарних запасів і продавати товари, відображені в ньому. Документи про інвентаризацію, отримання та внутрішнє переміщення товарів потрібно організувати так, щоб їх можна було надати на початок податкової перевірки щодо запасів у місці продажу. Для ФОП на загальній системі обов’язок мати документи про походження товару також установлено пунктом 177.10 Податкового кодексу.

Продажі через інтернет потрібно оцінювати за правилами реєстраторів розрахункових операцій (РРО) та програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО). Це пристрої або програмні рішення, які реєструють розрахунки та формують розрахункові документи. Якщо операція підлягає проведенню через РРО чи ПРРО, продавець проводить повну суму покупки та надає покупцю документ у паперовій або електронній формі.

Бухгалтер визначає застосовні правила за способом оплати та встановленими винятками. Зокрема, платники єдиного податку першої групи не застосовують РРО та ПРРО за пунктом 296.10 Податкового кодексу. Власнику варто погодити з бухгалтером порядок оформлення кожного способу оплати до його запуску в магазині або на сайті.

Як звірити товарні залишки в Торгсофт перед розрахунком податків

Відповідальний за товар відкриває «Склад → Стан складу» та обирає потрібний центр обліку — магазин або склад у Торгсофт. Для кількох центрів обліку можна ввімкнути «Усі склади» й скористатися кнопкою «Вибрати склади». Фільтр «Стан на дату» показує кількість на обрану дату. Працівник зіставляє її з фактичними залишками на ту саму дату та складає перелік розбіжностей.

Для кожної такої позиції працівник виділяє товар і відкриває «Рух товару» або «Картку складського обліку». Картка показує залишок після надходження, продажу, повернення та внутрішнього переміщення на поточному складі. Працівник знаходить документи за відповідними операціями й передає їх бухгалтеру разом із переліком розбіжностей. Бухгалтер зіставляє товарні дані з оплатами та документами для податкового розрахунку.

Для постійної роботи потрібна платна ліцензія. Перед придбанням власник визначає кількість магазинів, складів і робочих місць та зіставляє її з комерційними умовами й обмеженнями ліцензій Торгсофт. «Старт» підтримує один центр обліку та не підтримує переміщення між складами. Для кількох центрів обліку потрібна ліцензія з відповідними можливостями.

Офіційні документи для визначення податкових обов’язків

• Пояснювальна записка до проєкту закону щодо цифрових платформ, електронної торгівлі та ПДВ, документ Міністерства фінансів України від 18.03.2026 № 44010-04-62/7778: підрозділи 3.4–3.5 — запропонована тривалість військового збору та модель ПДВ для дистанційних покупок.
• Проєкт Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та Закону України “Про банки і банківську діяльність” щодо впровадження міжнародного автоматичного обміну інформацією про доходи, отримані через цифрові платформи, оподаткування операцій електронної торгівлі та забезпечення рівності платників податків в оподаткуванні податком на додану вартість», оприлюднений Міністерством фінансів України 19.03.2026: запропонована стаття 178¹ — доходи через платформи; зміни до статей 180–181, 196–197 — ПДВ; пункт 100 підрозділу 2 та зміни до пункту 16-1 підрозділу 10 розділу XX — автоматична реєстрація й тривалість військового збору. Документ містить пропозиції, які самі собою не встановлюють податкових обов’язків.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: стаття 49 — подання декларацій і строки; пункт 57.1 — сплата задекларованих зобов’язань і перенесення строку; статті 168, 171, 176 — утримання, сплата та звітування податкових агентів; статті 177, 179 — підприємницький дохід на загальній системі та річне декларування; статті 181–183 — ПДВ-реєстрація; статті 190–191 і підпункт 196.1.17 — ввезення товарів; статті 291–293, 296 — спрощена система, дохід, ставки та звітність; пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX — військовий збір, строки, звільнення й перехідні умови.
• Митний кодекс України від 13.03.2012 № 4495-VI: стаття 234 — оподаткування поштових та експрес-відправлень; частини 5, 7–8 і пункт 2 частини 10 статті 374 — декларування, оподаткування та спеціальні випадки ввезення громадянами; стаття 236 — порядок декларування.
• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР: стаття 2 — визначення; пункти 1–2, 12 статті 3 — проведення розрахунків і товарний облік; статті 9–10 — винятки та особливі умови.
• Наказ Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 № 376 про затвердження Переліку територій бойових дій і тимчасової окупації, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11.03.2025 за № 380/43786: пункт 1 і затверджений ним Перелік — території та дати для застосування територіальних умов звільнення.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 06.12.2022 № 1364 щодо формування переліку територій бойових дій і тимчасової окупації: пункти 1, 1-1, 1-6 і 1-7 — затвердження переліку, дати, визначення територій та його оновлення.
• Роз’яснення Головного управління ДПС у Дніпропетровській області «Декларування — 2026: строки сплати податкових зобов’язань» та роз’яснення Головного управління ДПС у м. Києві про строки сплати за результатами декларування доходів за 2025 рік — позиція податкової щодо строків сплати податку на доходи фізичних осіб і військового збору підприємцями.