Запит від податкової: як відповісти, дотриматися строків і перевірити штраф

Отримавши письмовий запит від податкової, зафіксуйте дату його вручення, перевірте підставу та перелік документів і визначте останній день відповіді. Для звичайного запиту загальний строк становить 15 робочих днів із дня, наступного за днем отримання, для зустрічної звірки — 10 робочих днів. Кодекс може передбачати спеціальні строки, тому застосовувати правило про 15 днів до кожного листа не можна.

Ці правила стосуються підприємців і підприємств, які виконують податкові обов’язки в Україні, та ґрунтуються на Податковому кодексі України (ПКУ). Якщо запит належно оформлений, підготуйте пояснення й документи за кожним його пунктом. Якщо є порушення вимог до запиту, документи вже подавалися або їх втрачено, обґрунтуйте відповідну обставину та збережіть докази: сама незгода із запитом не продовжує строк відповіді.

Визначте, що саме надіслала податкова

Запит за статтею 73 ПКУ пропонує надати інформацію та її документальне підтвердження. Рішення про документальну позапланову перевірку оформлюється окремим наказом за пунктом 78.4 ПКУ. Отже, отримання запиту саме по собі ще не означає початку такої перевірки. Зустрічна звірка також не є перевіркою: під час неї податкова зіставляє дані про господарські відносини й операції та з’ясовує лише питання, зазначені в запиті.

Практично варто одразу створити окрему папку справи. Збережіть у ній запит із додатками, конверт або електронний документ із квитанцією доставки. Запишіть назву органу, номер і дату запиту, зазначену норму ПКУ, операції та періоди, яких він стосується. Якщо одночасно надійшов наказ про перевірку, перевіряйте його окремо: строк відповіді на інформаційний запит не замінює процедурних строків перевірки. Правила містять стаття 73 та пункт 78.4 ПКУ.

Перевірте підставу, підпис і зміст запиту

За пунктом 73.3 ПКУ запит повинен підписати керівник контролюючого органу, його заступник або уповноважена особа. Запит має містити підстави для надсилання із зазначенням інформації, яка їх підтверджує, перелік запитуваної інформації, перелік документів, які пропонується надати, та печатку контролюючого органу. Для електронного документа також перевірте дотримання вимог до електронної форми та підпису.

Зіставте зазначену підставу з підпунктом 73.3.1 ПКУ. Для звичайного магазину це, зокрема, можуть бути виявлені факти можливого порушення, недостовірні дані декларації, скарга щодо податкової чи акцизної накладної або проведення зустрічної звірки. Формулювання «для виконання функцій податкового органу» саме по собі не пояснює конкретної законної підстави.

• Якщо податкова посилається на факти можливого порушення, вона має обов’язково зазначити ці факти в запиті.
• Якщо йдеться про недостовірність декларації, перевірте, чи зрозуміло, які саме дані викликали питання та яких документів очікує орган.
• Якщо запит стосується зустрічної звірки, визначте операції й питання, які потрібно документально підтвердити. Перевірте також довідки за результатами попередніх зустрічних звірок: пункт 73.5 ПКУ забороняє повторно проводити звірку з того самого питання. Якщо питання повторюється, зазначте це у відповіді та наведіть реквізити попередньої довідки.
• Якщо орган посилається на «інші випадки», перевірте конкретну норму ПКУ, яка дозволяє такий запит.

Умовний приклад. Податкова зазначає розбіжність між сумою продажів у декларації та отриманою нею інформацією за певний місяць. Для підготовки відповіді зіставте саме ці показники, перевірте повернення покупцям, дати надходження оплати й документи, які пояснюють різницю. Не робіть висновок про помилку у звітності лише через наявність запиту.

Для запитів за підставами 6–8 підпункту 73.3.1 діють особливості міжнародного обміну податковою інформацією. Зокрема, за підпунктом 73.3.6 податкова не розкриває зміст іноземного запиту, якщо компетентний іноземний орган просив не повідомляти платника про звернення. У такому випадку український орган зазначає підставу 8 підпункту 73.3.1. Тому відсутність тексту іноземного запиту сама по собі не доводить порушення оформлення. Підстави та реквізити визначені пунктом 73.3 ПКУ.

Встановіть юридичну дату вручення

Дата на запиті та дата його вручення можуть відрізнятися. За статтею 42 ПКУ документи вручають особисто платнику або його представнику, надсилають рекомендованим листом із повідомленням про вручення чи через електронний кабінет за передбаченою Кодексом процедурою.

Для звичайного платника листування через електронний кабінет за пунктом 42.4 передбачає подання заяви про бажання отримувати документи таким способом. Саме відображення документа в кабінеті не замінює перевірки належної процедури. Документ має відповідати вимогам до електронних документів і бути доступним у кабінеті; повідомлення на електронну пошту інформує про його надсилання.

Датою електронного вручення є дата у квитанції доставки. Якщо доставка відбулася після 18:00, датою вручення вважається наступний робочий день. Якщо у вихідний або святковий день — перший робочий день після нього. Дата, коли підприємець фактично відкрив документ, не визначає початку строку.

Якщо контролюючий орган не отримав квитанцію доставки протягом двох робочих днів із дня надсилання, на третій робочий день він має надіслати паперовий документ рекомендованим листом із повідомленням або вручити його особисто. Вимога надати паперовий примірник уже отриманого електронного документа не переносить дату його вручення.

Неотримання конверта також не завжди означає відсутність вручення: пункт 42.5 охоплює, зокрема, відсутність посадових осіб за адресою та відмову прийняти документ. За пунктом 42.3 платник, який повідомив про зміну податкової адреси в порядку та строки статті 66 ПКУ, звільняється від виконання вимог документів, надісланих на попередню адресу й повернених через те, що адресата не знайдено. Це звільнення діє з дня державної реєстрації зміни податкової адреси до дня внесення змін до облікових даних платника. Правила перевіряйте за статтею 42 ПКУ.

Порахуйте робочі дні та призначте дату відправлення

Після встановлення дати вручення визначте строк за видом запиту:

• Загальний запит за підпунктом 73.3.3: інформацію та документальне підтвердження потрібно надати протягом 15 робочих днів із дня, наступного за днем отримання, якщо ПКУ не передбачає іншого.
• Зустрічна звірка: інформацію потрібно надати протягом 10 робочих днів із дня, наступного за днем отримання; документальне підтвердження надається на вимогу контролюючого органу.
• Спеціальний запит: перевірте окрему норму ПКУ, на яку посилається орган, перш ніж застосовувати загальний строк.

Практична рекомендація: зафіксуйте в календарі дату вручення, перший день відліку, останній день відповіді та власну дату відправлення із запасом. Відраховуйте робочі дні за застосовним календарем, а не за графіком роботи магазину. Звернення до податкової з проханням уточнити запит саме по собі не продовжує строк.

Воєнний стан в Україні не дає загального права відкласти відповідь. Передбачене підпунктом 69.9 загальне зупинення перебігу строків завершилося. Для конкретного винятку потрібна окрема чинна норма та виконання її умов. Підстава: підпункт 73.3.3 та підпункт 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ.

Як діяти, якщо запит оформлено з порушеннями

Підпункт 73.3.4 ПКУ звільняє платника від обов’язку відповідати, якщо запит складений із порушенням вимог абзаців першого — п’ятого пункту 73.3. Це вимоги щодо законного предмета запиту, належного підпису, підстав із підтвердною інформацією, переліків інформації й документів та печатки. Не кожна описка автоматично створює таке звільнення.

Практично доцільно надіслати в межах розрахованого строку мотивований лист, хоча сама норма передбачає звільнення від обов’язку відповідати. У листі назвіть конкретний недолік, процитуйте відповідну вимогу й поясніть, як саме її порушено. Формулювання «запит незаконний» без пояснення не допоможе обґрунтувати позицію у спорі.

Наприклад, якщо орган послався на факти можливого порушення, але не навів жодного такого факту, опишіть цю відсутність із посиланням на пункт 73.3 та підставу 1 підпункту 73.3.1. Якщо сумнів стосується лише обсягу документів, перевірте його окремо: це не завжди означає порушення, яке звільняє від усієї відповіді. Збережіть запит і свій лист разом із доказами відправлення. Правова підстава — підпункт 73.3.4 ПКУ.

Що робити з інформацією, яку вже подавали

Якщо інформація та її документальне підтвердження вже надавалися за попередніми запитами цього самого контролюючого органу, підпункт 73.3.4 дозволяє повідомити дату й номер попереднього листа. Звільнення від повторного надання діє лише щодо тієї частини, яка вже була подана.

Практична рекомендація: зіставте кожний пункт нового запиту з попередньою відповіддю. У новому листі зазначте, які саме відомості та додатки були надані, дату й номер листа та, за можливості, підтвердження його доставки. Решту інформації підготуйте заново.

Умовний приклад. Магазин уже передав тому самому органу договір і накладні за один місяць. Новий запит охоплює ці документи та оплату за наступний місяць. Щодо договору й накладних можна послатися на попередній лист, а відомості про нову оплату потрібно надати окремо. Подання документів іншому органу або лише декларації не є автоматичною підставою для цього звільнення.

Підготуйте відповідь, яку можна перевірити за додатками

Закон вимагає надати запитану інформацію та її документальне підтвердження. Для практичної підготовки пакета використайте таку послідовність:

1. Вкажіть адресата й реквізити. Зазначте дані платника, номер і дату запиту, дату його отримання та тему відповіді.
2. Повторіть нумерацію запиту. Під кожним пунктом дайте пояснення та посилання на відповідний додаток. Якщо операції не було або документа немає, поясніть це прямо.
3. Звірте суми та періоди. Перевірте, чи узгоджуються пояснення з первинними документами, обліком і деклараціями. Розбіжності поясніть через конкретні операції та дати.
4. Доберіть документи за предметом запиту. Це можуть бути договори, накладні, платіжні документи або документи щодо повернень, якщо вони підтверджують саме запитувані обставини.
5. Складіть перелік додатків. Вкажіть назву документа, дату, номер і кількість аркушів; для електронного пакета додайте зрозумілі назви файлів.
6. Перевірте підпис і читабельність. Відповідь має підписати платник або належно уповноважена особа. Переконайтеся, що копії повні, а всі зазначені файли відкриваються.

Умовний приклад структури пояснення: «Щодо пункту 2 запиту повідомляємо: повернення товару покупцем відображено в обліку за відповідну дату. Копії документів щодо повернення та розрахунку з покупцем наведено в додатках 3–4». Таке пояснення має спиратися на фактичні документи магазину.

Практично безпечніше залишити оригінали у власному архіві та підготувати копії для відповіді. Якщо орган окремо вимагає оригінали, перевірте правову підставу й процедуру. Не додавайте повну базу клієнтів, кадровий архів або інші персональні дані, яких запит не стосується. Водночас не вилучайте з потрібних документів реквізити, без яких неможливо підтвердити операцію.

Надішліть пакет офіційно та збережіть докази

Відповідь надається в порядку статті 42 ПКУ. Для електронного подання використовуйте офіційний канал із належним електронним підписом і перевіряйте отримані підтвердження. Звичайний лист на електронну адресу інспектора не варто використовувати як єдиний доказ належного подання.

За особистого подання практично доцільно отримати на своєму примірнику відмітку про прийняття з датою та вхідним номером. Для поштового відправлення оберіть спосіб, який дозволяє підтвердити склад вкладення та вручення, і надішліть пакет завчасно. Не переносіть на відповідь на запит спеціальне правило визначення дня подання скарги поштою.

Збережіть остаточний текст відповіді, усі додатки, поштові документи або електронні квитанції. Переконайтеся, що підтвердження стосується саме повного пакета, який ви підготували. Це допоможе встановити зміст і дату відповіді, якщо податкова заявить про її відсутність або неповноту.

Як відповісти, якщо документи втрачено

Загальна процедура за пунктом 44.5 ПКУ

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3, платник зобов’язаний протягом п’яти днів із дня події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку подання податкової звітності. До повідомлення потрібно додати оформлені відповідно до законодавства документи, які підтверджують подію. За наявності відповідних митних обставин повідомляють також контролюючий орган, який здійснив митне оформлення, надав авторизацію або дозвіл на спеціальні спрощення.

Відновити документи потрібно протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Практично це означає, що слід одразу визначити перелік втраченого та звернутися до постачальників, банку й інших осіб, у яких можуть зберігатися відповідні документи.

Якщо повідомлення подане належно та своєчасно і втрата унеможливлює перевірку, пункт 44.5 передбачає перенесення строків її проведення до відновлення й надання документів у встановлених межах, але не більше ніж на 120 днів. Виняток — перевірки за статтею 200 ПКУ. Це правило стосується перевірок і не встановлює автоматичного продовження строку відповіді на будь-який запит.

Якщо документи не відновлено або вони повторно втрачені, пошкоджені чи достроково знищені після використання процедури відновлення, Кодекс передбачає визнання їх відсутніми на час складення відповідної звітності або виконання відповідних законодавчих вимог. Тому у відповіді на запит зазначте реквізити повідомлення про втрату, перелік документів, яких вона стосується, та надайте наявну частину інформації. Повна процедура визначена пунктом 44.5 ПКУ.

Спеціальні правила для визначених територій

Підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ встановлює окремий порядок для платників і податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях України та не можуть пред’явити первинні документи. Застосування цього порядку потребує перевірки території за переліком, визначеним у встановленому Кабінетом Міністрів України порядку, і конкретних обставин втрати або неможливості вивезення.

Підставою може бути втрата, знищення чи зіпсуття документів або їх перебування на відповідних територіях, якщо вивезення неможливе, пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я або адміністративними перешкодами органів влади. Втрата, не пов’язана з бойовими діями на визначених територіях, права на цей порядок не дає.

Потрібно подати повідомлення в довільній формі із зазначенням обставин, податкових періодів і загального переліку первинних документів, за можливості — з реквізитами. Для підприємства норма прямо передбачає підписи керівника та головного бухгалтера. Якщо ви є фізичною особою — підприємцем або на підприємстві немає головного бухгалтера, перед поданням повідомлення з’ясуйте порядок його підписання для вашої ситуації. Якщо після повідомлення про неможливість вивезення стало відомо про втрату документів, необхідно подати повідомлення про втрату з описом обставин.

За дотримання умов норми показники за зазначені періоди не можна ставити під сумнів лише через відсутність первинних документів. Повідомлення також є підставою для збереження передбачених нормою витрат, від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток, податкового кредиту та від’ємного значення податку на додану вартість. Після повідомлення про неможливість вивезення діє мораторій на документальні перевірки відповідних періодів, а після повідомлення про втрату — передбачена нормою заборона перевірок цих періодів, зокрема після завершення воєнного стану.

Обов’язок довести відсутність підстав для спеціального порядку покладено на контролюючий орган. У разі відмови він має не пізніше одного місяця після отримання повідомлення видати вмотивоване рішення з підставами й доказами. Його можна оскаржити; до остаточного рішення у справі діють передбачені нормою обмеження щодо сумніву в показниках і перевірок зазначених періодів. Якщо платник безпідставно застосував цей порядок, підпункт 69.28 визначає його як такого, що ухиляється від сплати податків, і передбачає відповідальність за ПКУ та іншими законами України. Перед поданням повідомлення перевірте й документально підтвердьте обставини, які дають право застосувати цей порядок.

Спеціальний порядок також забороняє для зазначених у повідомленні періодів збільшувати задекларовані податкові зобов’язання, від’ємне значення об’єкта оподаткування податком на прибуток і заявлене бюджетне відшкодування податку на додану вартість. Перед його застосуванням перевірте повний підпункт 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX ПКУ. Повідомлення за цим порядком не є універсальною підставою залишати будь-який запит без відповіді.

Який штраф передбачений за ненадання інформації

Пункт 121.2 ПКУ розрізняє дві групи запитів. Для розрахунку використовується мінімальна заробітна плата, встановлена законом на 1 січня відповідного податкового, або звітного, року.

Підстави 6–8 стосуються визначених Кодексом випадків щодо підзвітних рахунків та міжнародного обміну податковою інформацією. Штраф у п’ять мінімальних заробітних плат не застосовується до кожного запиту магазину лише через те, що його надіслала податкова. Сплата штрафу за пунктом 121.2 не звільняє від обов’язку подати інформацію.

Умовний приклад розрахунку. Позначимо застосовну мінімальну заробітну плату літерою М. За один встановлений факт порушення щодо звичайного запиту розрахунок становить 1 × М = М; щодо запиту на підставах 6–8 — 5 × М = 5М. Це приклад формули, а не визначення фактичної суми штрафу.

Окремо пункт 121.1 передбачає 1020 грн за незабезпечення зберігання документів протягом установлених строків та/або ненадання оригіналів чи копій під час податкового контролю у передбачених Кодексом випадках. Виняток у формулюванні норми стосується документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних. За ті самі дії платника, до якого протягом року вже застосовували штраф за таке саме порушення, передбачено 2040 грн.

Пункти 121.1 і 121.2 описують різні склади порушень. Їх не слід автоматично додавати до кожної неповної відповіді: потрібно перевірити конкретні дії, правову кваліфікацію та обґрунтування кожної санкції.

Не розраховуйте на гарантовану відсутність штрафу, якщо відповідь подана із запізненням. Пункт 121.2 не формулює окремої санкції саме як штрафу «за несвоєчасність», однак це не скасовує строку подання й не виключає спору щодо неподання інформації на момент, коли її належало надати. Якщо строк пропущено, практично доцільно якнайшвидше подати повний пакет, пояснити обставини та зберегти підтвердні документи. Розміри й умови санкцій визначає стаття 121 ПКУ.

Коли відсутність відповіді може призвести до перевірки

За підпунктом 78.1.1 ПКУ підставою для документальної позапланової перевірки може бути отримана податкова інформація про порушення та ненадання пояснень із документальним підтвердженням протягом 15 робочих днів після дня отримання обов’язкового письмового запиту. У самому запиті мають бути зазначені відповідні порушення.

За підпунктом 78.1.4 потрібні виявлена недостовірність даних декларації та ненадання пояснень із підтвердженням у такий самий строк. Запит повинен зазначати виявлену недостовірність і відповідну декларацію. Отже, будь-який лист, що залишився без відповіді, не створює автоматично саме цих підстав.

Якщо запит надіслано через скаргу щодо податкової або акцизної накладної, підпункт 78.1.9 передбачає можливість документальної позапланової перевірки за ненадання пояснень і документального підтвердження протягом 15 робочих днів із дня, наступного за днем отримання запиту. У запиті податкова повинна зазначити інформацію зі скарги.

Для ненадання інформації на зустрічну звірку протягом 10 робочих днів передбачена окрема підстава — підпункт 78.1.19. Така перевірка обмежується питаннями запиту. Пункт 78.2 забороняє перевірки за підпунктами 78.1.1 і 78.1.4, якщо їхні питання вже охоплювалися попередніми перевірками. Водночас обмеження у підставах проведення перевірок не поширюються на перевірки, які проводять на звернення самого платника.

Якщо надійшов наказ, зіставте його підставу із запитом, строками, своєю відповіддю та матеріалами попередніх перевірок. За загальним правилом пункту 78.4 копію наказу мають належно вручити до початку перевірки; виняток у цьому пункті стосується підпункту 78.1.22. Вимоги до відповіді на запит і законність призначення перевірки оцінюйте окремо за статтею 78 ПКУ.

Як оскаржити рішення про штраф

Якщо податкова прийняла податкове повідомлення-рішення (ППР) про штраф, спочатку зафіксуйте дату його отримання. За загальним правилом пункту 56.3 ПКУ скаргу до контролюючого органу вищого рівня подають протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання рішення. Скарги на рішення територіальних податкових органів подають до Державної податкової служби України.

1. Вкажіть рішення, яке оскаржуєте, та вимогу про його скасування повністю або у відповідній частині.
2. Викладіть конкретні аргументи: порушення оформлення запиту, неналежне вручення, помилковий розрахунок строку, фактичне подання інформації або неправильне застосування пункту 121.2.
3. Додайте запит, відповідь, перелік додатків, квитанції чи поштові докази, а також інші документи, що підтверджують позицію.
4. Одночасно повідомте орган, який прийняв рішення, про його оскарження, як вимагає пункт 56.5.
5. Збережіть докази подання скарги й такого повідомлення.

За пунктом 56.16 днем подання скарги є день її фактичного отримання відповідним органом, а для поштового відправлення — дата прийняття відправлення поштою, підтверджена передбаченими нормою поштовими документами.

Після подання скарги зафіксуйте також дату її отримання податковою: за пунктом 56.8 орган має прийняти вмотивоване рішення та надіслати його протягом 20 календарних днів, наступних за днем отримання скарги. За пунктом 56.9 керівник органу, його заступник або уповноважена особа може продовжити розгляд, але загальний строк не може перевищувати 60 календарних днів. Про продовження орган повинен повідомити платника до закінчення початкового строку. Якщо рішення за скаргою не надіслано у встановлений строк або рішення про продовження не надіслано до закінчення 20-денного строку, скарга вважається повністю задоволеною з наступного дня після закінчення відповідного строку.

Під час обчислення строків за статтею 56 врахуйте пункт 56.13 ПКУ: якщо останній день строку припадає на вихідний або святковий день, останнім днем є перший робочий день після нього. Збережіть докази дат отримання скарги органом і надсилання його рішень, щоб правильно визначити строк розгляду та перевірити, чи вважається скарга задоволеною.

Скарга, подана з дотриманням строку першого абзацу пункту 56.3, зупиняє виконання грошового зобов’язання, визначеного в оскаржуваному рішенні, до завершення адміністративного оскарження. Відповідна сума вважається неузгодженою. Цей наслідок стосується оскаржуваного зобов’язання за умов пункту 56.15; лист із запереченнями проти запиту не має такого самого ефекту.

Якщо строк пропущено, пункт 56.3 дозволяє протягом шести місяців після його закінчення подати скаргу з клопотанням про поновлення та доказами поважних причин. Поновлення залежить від визнання цих причин поважними й не є автоматичним. Рішення також можна оскаржити в суді. Якщо щодо штрафу вже проводилася процедура адміністративного оскарження, пункт 56.19 ПКУ передбачає місячний строк звернення до суду, що настає за днем її закінчення. Дату закінчення цієї процедури визначте за пунктом 56.17: зокрема, це день отримання рішення Державної податкової служби України за скаргою. Якщо адміністративного оскарження не було, строк судового звернення перевірте окремо. За пунктом 56.18 рішення, яке вже оскаржене в суді, не підлягає адміністративному оскарженню. Правила адміністративного оскарження містить стаття 56 ПКУ.

Норми для перевірки запиту та підготовки відповіді

Податковий кодекс України № 2755-VI: стаття 42 — листування і вручення; пункт 44.5 — втрата та відновлення документів; стаття 56 — оскарження рішень; пункт 73.3 — підстави, оформлення запитів і строки відповіді; пункт 73.5 — зустрічні звірки; стаття 78 — документальні позапланові перевірки; пункти 121.1–121.2 — відповідальність; підпункти 69.9 і 69.28 пункту 69 підрозділу 10 розділу XX — строки та спеціальні правила щодо первинних документів.