Заборгованість із зарплати в магазині: як облікувати, розрахувати компенсацію та виплатити борг

Роботодавець повинен виплатити зароблену працівниками зарплату, навіть якщо магазин втратив виручку або тимчасово припинив діяльність. Щоб погасити заборгованість, потрібно перевірити нарахування і фактичні виплати за кожним працівником та місяцем, визначити залишок після утримань і розрахувати компенсацію за затримку, якщо для неї є законні підстави.

Під час воєнного стану роботодавець може бути звільнений від відповідальності за порушення строків оплати праці, якщо доведе, що затримку спричинили бойові дії або інші обставини непереборної сили. Сам борг при цьому залишається. Якщо працівник звільняється, додатково потрібно перевірити строки остаточного розрахунку: за винну затримку може виникнути обов’язок виплатити середній заробіток.

Перевірте, коли зарплата мала бути виплачена

За статтею 115 Кодексу законів про працю України (КЗпП) та статтею 24 Закону «Про оплату праці» роботодавець виплачує зарплату щонайменше двічі на місяць. Проміжок між виплатами не може перевищувати 16 календарних днів, а виплата за відповідний період має відбутися не пізніше семи днів після його закінчення. За загальним правилом конкретні дати встановлюють у колективному договорі або нормативному акті роботодавця, погодженому з представниками працівників у передбаченому законом порядку. Якщо роботодавець і працівник застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин, строки визначають трудовим договором із дотриманням вимог статті 115 КЗпП щодо періодичності виплат.

Наприклад, умовний магазин може встановити виплату за першу половину місяця 22-го числа, а остаточну виплату за місяць — 7-го числа наступного місяця. За такого графіка проміжок між виплатами не перевищує 16 календарних днів. Суму за першу половину місяця роботодавець визначає щонайменше за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки або посадового окладу.

Якщо встановлена дата припадає на вихідний, святковий або неробочий день, зарплату виплачують напередодні. Під час воєнного стану стаття 6 Закону № 2136-IX виключає застосування статті 73 КЗпП та окремих правил перенесення вихідних. Тому бухгалтер має перевіряти робочий календар магазину: календарна назва свята сама собою не означає, що цього дня працівники не працюють.

Прострочення виникає після пропущеної належної дати виплати. Умова про затримку більш як на місяць у нормі про фінансовий штраф не дозволяє роботодавцю без наслідків переносити зарплату на цей строк.

Складіть реєстр фактичної заборгованості

Як орієнтовний спосіб перевірки для магазину можна використати окремий реєстр боргів. Бухгалтер або підприємець зіставляє табелі, умови оплати праці, документи про премії та доплати, розрахункові відомості й підтвердження виплат. Якщо продавець отримує оклад і відсоток від продажів, у перевірку включають усі суми, які належать йому за встановленими умовами оплати.

У реєстрі доцільно розділити нараховану зарплату до утримань, податки та інші законні утримання, суму до виплати працівнику і фактично отримані ним кошти. Перерахування податків до бюджету не підтверджує, що працівник отримав свою частину зарплати. Так само загальний запис про витрату грошей у магазині без одержувача та періоду не дозволяє надійно визначити, який борг погашено.

Умовний приклад: працівникові нарахували 15 000 грн, законні утримання за розрахунком бухгалтера становили 3 450 грн, отже, до виплати належало 11 550 грн. Якщо працівник фактично отримав 4 000 грн, невиплачений залишок після утримань дорівнює 7 550 грн. Ці числа наведено лише для пояснення обліку; вони не встановлюють податкових ставок.

Відсутність зв’язку з працівником не дає підстав прибрати його борг із реєстру. Для умовного магазину практичним кроком буде перевірка останніх відомих контактів, погодженого способу виплати та причин повернення переказів. Під час воєнного стану стаття 7 Закону № 2136-IX дозволяє сторонам погодити доступні способи електронного обміну документами, але роботодавець має забезпечувати достовірний облік роботи й витрат на оплату праці.

Розрахуйте компенсацію за затримку зарплати

Закон № 2050-III та Порядок № 159 передбачають компенсацію втрати частини доходу, якщо виплату затримано на один і більше календарних місяців. Вони охоплюють грошові доходи, які не мають разового характеру, зокрема зарплату та суму індексації. Порядок також називає допомогу по тимчасовій непрацездатності серед соціальних виплат. Тому перед розрахунком бухгалтер визначає вид кожного доходу, а не застосовує одну формулу до всіх сум у відомості.

Дохід, своєчасно не отриманий із вини самого працівника, компенсації не підлягає. Однак відсутність відповіді на повідомлення сама собою не встановлює такої вини: потрібно з’ясувати, чи була можливість своєчасно виплатити кошти і чому працівник їх не отримав.

Компенсація = невиплачений дохід після утримання податків і обов’язкових платежів × приріст індексу споживчих цін ÷ 100.

Для кожного місяця зарплатного боргу індекс обчислюють окремо. Місячні індекси споживчих цін, які публікує Держстат, переводять у коефіцієнти та перемножують. До розрахунку включають місяці від наступного після місяця, за який нараховано дохід, до місяця, що передує фактичній виплаті. Місяць нарахування доходу та місяць погашення боргу не включають. Саме такий період використано в додатку до Порядку № 159.

Якщо добуток індексів не перевищує 100%, компенсація за цей місячний борг не нараховується. Окремий місяць зі зниженням цін із розрахунку не вилучають: його індекс також входить до добутку. Компенсацію виплачують у тому самому місяці, коли погашають відповідну заборгованість.

Умовний приклад розрахунку компенсації

Припустімо, магазин не виплатив 6 000 грн зарплати за квітень після утримання податків і обов’язкових платежів. Борг повністю погашають у липні, працівник у затримці не винний. Для навчального прикладу візьмемо умовні індекси: за травень — 101%, за червень — 102%. Це не фактичні показники Держстату.

1. До розрахунку входять травень і червень. Квітень як місяць доходу та липень як місяць виплати виключають.
2. Сукупний індекс становить 1,01 × 1,02 × 100 = 103,02%.
3. Приріст індексу дорівнює 103,02 − 100 = 3,02%.
4. Сума компенсації становить 6 000 × 3,02 ÷ 100 = 181,20 грн.

Отже, роботодавець погашає 6 000 грн зарплатного боргу та нараховує 181,20 грн компенсації. Разом це 6 181,20 грн до врахування належних утримань із самої компенсації. Її оподаткування бухгалтер перевіряє окремо; сума зарплатного боргу в цьому прикладі вже визначена після утримань.

Якщо борг погашають частинами в різні місяці, для кожної частини потрібно враховувати її фактичний місяць виплати. Як можливий спосіб організації розрахунку можна вести окремі рядки для кожної погашеної частини: після виплати вона більше не входить до невиплаченого залишку, а компенсацію на решту визначають під час її погашення.

Визначте порядок виплат і збережіть докази

Стаття 97 КЗпП та стаття 15 Закону «Про оплату праці» встановлюють першочерговість оплати праці: інші платежі роботодавець здійснює після виконання зарплатних зобов’язань. Стаття 24 цього Закону також забороняє ставити своєчасність і обсяг зарплатних виплат у залежність від інших платежів та їх черговості. Тому запланована закупівля товару або оплата постачальнику не створює права перенести зарплату.

Для умовного магазину можливий такий порядок погашення: підприємець визначає доступну суму, бухгалтер розподіляє її за конкретними працівниками та місяцями боргу, обчислює компенсацію для частин, які виплачують, а після платежів звіряє залишки. Погашення найдавніших боргів може бути обраним способом організації виплат, але внутрішній графік не змінює вже порушених законних строків і не дозволяє створювати нову заборгованість.

За особистою письмовою згодою працівника зарплату можна виплачувати через передбачених законом надавачів платіжних послуг або поштовим переказом на вказаний рахунок чи адресу. Послуги оплачує роботодавець. Зарплату працівникам магазину можна виплачувати й за місцем їхньої роботи: стаття 24 прямо передбачає цей виняток для осіб, які працюють у закладі роздрібної торгівлі.

Як практичний спосіб підтвердження банківської виплати можна зберігати документи про виконаний переказ із даними одержувача, сумою, датою та призначенням платежу. Підготовлена платіжна інструкція без підтвердження виконання не засвідчує отримання коштів. Для готівкової виплати доцільно зберігати належно оформлені касові документи та підтвердження одержання грошей працівником. Обіцянка заплатити або розписка роботодавця про борг не є виплатою зарплати; стаття 23 Закону «Про оплату праці» забороняє виплачувати її у формі боргових зобов’язань і розписок.

Під час кожної виплати роботодавець повідомляє працівникові загальну суму зарплати з розшифруванням її складових, розміри й підстави утримань та суму до виплати. Для часткового погашення в такому повідомленні доцільно також зазначити місяць боргу, погашену частину і залишок, щоб обидві сторони могли перевірити розрахунок.

Як підтвердити вплив бойових дій на затримку

За статтею 10 Закону № 2136-IX роботодавець зобов’язаний вживати всіх можливих заходів для своєчасної виплати зарплати. Звільнення від відповідальності за порушення строків можливе, якщо він доведе, що конкретне порушення сталося внаслідок бойових дій або інших обставин непереборної сили. Загального посилання на воєнний стан для цього недостатньо.

Для умовної ситуації з пошкодженим магазином підприємець міг би зібрати документи про пошкодження, повідомлення банку про недоступність операцій, підтвердження втрати доступу до документів та матеріали про спроби провести виплати іншим доступним способом. У поясненні потрібно пов’язати ці обставини з конкретними строками: що саме перешкодило платежу, скільки тривала перешкода і які дії роботодавець вчиняв для розрахунку. Перелік доказів залежить від фактичної ситуації; закон не встановлює автоматичного звільнення на підставі будь-якого одного документа.

Якщо своєчасна виплата стала неможливою внаслідок бойових дій, частина четверта статті 10 дозволяє відтермінувати її до відновлення діяльності підприємства. Ця норма не дозволяє чекати завершення воєнного стану після відновлення роботи. Звільнення від відповідальності не скасовує зарплатний борг, а стаття 10 не встановлює окремого звільнення від компенсації втрати частини доходу за Законом № 2050-III.

Проведіть окрему перевірку перед звільненням працівника

За загальним правилом статті 116 КЗпП усі належні працівникові суми виплачують у день звільнення. Якщо цього дня він не працював, розрахунок проводять не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок. Роботодавець письмово повідомляє про нараховані та виплачені суми, окремо зазначаючи кожний вид виплати. Стаття 47 також зобов’язує в день звільнення видати копію наказу та письмове повідомлення про суми.

Якщо сторони сперечаються щодо частини нарахувань, роботодавець повинен у встановлений строк виплатити суму, яку він не оспорює. Наприклад, в умовній ситуації зі спором щодо премії підприємець не може через цей спір затримати визнаний ним борг за окладом.

За винну невиплату у строк і за відсутності спору про розмір сум стаття 117 КЗпП передбачає середній заробіток за час затримки до фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців. Це окрема виплата; шестимісячне обмеження не зменшує основний борг. Якщо спір вирішено на користь працівника, роботодавець сплачує передбачене статтею відшкодування. За часткового задоволення вимог його розмір визначає орган, який вирішує спір, у межах того самого максимального періоду.

Для окремих обставин діють спеціальні правила. Стаття 13 Закону № 2136-IX у межах регулювання призупиненого трудового договору передбачає розрахунок при його припиненні не пізніше наступного робочого дня після письмової вимоги звільненого працівника. Саме призупинення не скасовує сум, які належали працівникові на день призупинення. Крім того, за статтею 47 КЗпП роботодавець — фізична особа, якого призвали на військову службу під час мобілізації на особливий період або на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, має виконати обов’язки за цією статтею протягом місяця після звільнення з такої служби без застосування санкцій і штрафів. Це стосується, зокрема, видачі документів про звільнення та проведення розрахунку з працівником. Перед застосуванням цього правила роботодавець має перевірити, чи належить його вид військової служби до одного з двох зазначених випадків.

Розрізняйте фінансовий штраф, адміністративну та кримінальну відповідальність

Фінансовий штраф за статтею 265 КЗпП

За порушення строків виплати зарплати та інших передбачених трудовим законодавством виплат більш як за один місяць або за їх виплату не в повному обсязі стаття 265 КЗпП передбачає штраф у трикратному розмірі мінімальної зарплати, встановленої на момент виявлення порушення. Ця норма не встановлює множення такого штрафу на кількість працівників.

Для цього порушення стаття 265 передбачає незастосування заходів відповідальності, якщо роботодавець виконає припис і усуне порушення у визначений ним строк. Додатково під час воєнного стану стаття 16 Закону № 2136-IX передбачає незастосування штрафів за статтею 265, якщо приписи за результатами позапланової перевірки виконано повністю та вчасно.

Отже, підприємець має перевірити весь зміст припису і підтвердити виконання кожної вимоги до встановленої дати. Часткове погашення боргу або обіцянка виплатити решту не відповідає умові повного виконання. Ця пільга стосується саме штрафів за статтею 265: вона не скасовує борг і не встановлює автоматичного звільнення від інших видів відповідальності. Саму виплату боргу до перевірки також не слід трактувати як універсальну гарантію відсутності будь-яких наслідків.

Якщо юридична особа або підприємець, який використовує найману працю, уже отримали постанову про штраф за статтею 265 КЗпП, ця стаття дозволяє виконати постанову шляхом сплати 50% суми штрафу протягом 10 банківських днів із дня її вручення. Тому роботодавцю потрібно зафіксувати дату вручення та перевірити строк платежу. Сплата штрафу не звільняє його від обов’язку усунути порушення й погасити зарплатний борг.

Адміністративна відповідальність за статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП)

За порушення строків зарплатних виплат або виплату не в повному обсязі частина перша статті 41 КУпАП передбачає штраф для посадових осіб та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Для цього складу порушення не встановлено умови затримки більш як на місяць.

Штраф становить від 100 до 300 таких мінімумів, якщо протягом року особа повторно вчинила порушення, передбачене частиною першою статті 41 КУпАП, за яке її вже було піддано адміністративному стягненню. Такий самий штраф передбачено за ці дії щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю. Умови цього штрафу потрібно оцінювати окремо від фінансової санкції роботодавцю.

Кримінальна відповідальність за статтею 175 Кримінального кодексу України (КК України)

Кримінальна відповідальність за статтею 175 КК України вимагає сукупності ознак: невиплата є безпідставною, триває більш як один місяць і вчинена умисно керівником підприємства, установи, організації або громадянином — суб’єктом підприємницької діяльності. Сам факт наявності боргу не доводить усіх цих ознак. Якщо невиплату спричинило нецільове використання коштів, призначених для зарплати, застосовується окрема, суворіша частина статті.

Частина третя статті 175 передбачає звільнення від кримінальної відповідальності, якщо особа здійснила виплату до притягнення до кримінальної відповідальності. Це спеціальна умова саме цієї статті; її не можна переносити на адміністративні штрафи або всі інші наслідки затримки.

Що може зробити працівник, якщо борг не погашають

Як можливий порядок захисту працівник може спочатку письмово звернутися до роботодавця: зазначити місяці невиплати, попросити розрахунок нарахувань, утримань і фактичних платежів та вимагати погашення боргу й належної компенсації. Для підтвердження вимог доцільно зберегти розрахункові повідомлення, банківські виписки, документи про умови оплати та докази передання звернення.

Працівник або профспілка може подати заяву до Держпраці. Під час воєнного стану стаття 16 Закону № 2136-IX дозволяє за такими заявами позапланові перевірки в межах визначених законом питань, зокрема щодо дотримання його вимог. Працівник також може звернутися безпосередньо до суду за стягненням боргу, а відмову у виплаті компенсації — оскаржити відповідно до статті 7 Закону № 2050-III.

Для судового звернення потрібно розрізняти вимоги. У статті 233 КЗпП тримісячне обмеження з частини першої визнано неконституційним у частині стягнення зарплати та інших належних працівникові виплат. Водночас частина друга зберігає спеціальний тримісячний строк у справах про виплату всіх сум при звільненні: його відлічують від одержання письмового повідомлення про нараховані та виплачені суми. Для спору про саме звільнення передбачено місячний строк від вручення копії наказу. Тому для звільненого працівника важливо зберегти документ і дату його одержання та визначити предмет кожної вимоги.

За пунктом 1 частини першої статті 5 Закону «Про судовий збір» позивачі у справах про стягнення зарплати та поновлення на роботі звільнені від судового збору в усіх судових інстанціях. Якщо позов містить додаткові вимоги, зокрема про відшкодування за статтею 117 КЗпП, застосування пільги до них потрібно оцінити окремо.

Працівник також має право за статтею 38 КЗпП розірвати безстроковий трудовий договір у визначений ним строк, якщо роботодавець не виконує трудове законодавство або умови трудового чи колективного договору. Звільнення не припиняє обов’язку виплатити зароблені кошти.

Як звірити нарахування та виплати зарплати в Торгсофт

Для перевірки зарплатного боргу в магазині використовуйте платіжну відомість у додатковій опції Торгсофт «Зарплата та мотивація персоналу». Опція купується окремо та потребує платної активації; вона працює з ліцензіями Торгсофт-Ультра, Термінал та Торгсофт-Онлайн. Залежно від ліцензії опцію купують на кожне робоче місце для окремих версій, одну на локальну мережу або одну на сервер термінальної ліцензії. Вона об’єднує нарахування за період, враховує аванси та показує суми, які вже виплачені й залишаються до виплати. Радимо бухгалтеру зіставити ці дані з реєстром заборгованості за кожним працівником і місяцем, щоб визначити, які суми потребують перевірки перед погашенням. Створюйте відомості послідовно за періодами виплат: програма дозволяє лише хронологічний порядок і забороняє перетин дат. Порядок роботи описано в довідці про платіжну відомість.

Перед розрахунком заповніть фактично відпрацьований час у графіку роботи, розрахуйте собівартість і створіть плани продажів для кожної торгової точки на весь період відомості — такі передумови зазначає довідка. Перевірте також налаштування тієї схеми оплати, яку застосовує магазин: наприклад, погодинне нарахування залежить від відпрацьованих годин і годинної ставки. Коли бухгалтер перевірить нарахування, у розшифровці відомості можна переглянути утримання, виплачену суму та суму до виплати, а також надрукувати працівникові розрахунковий лист із деталізацією нарахувань і утримань.

Під час обліку виплати користувач зазначає дату, суму та джерело коштів — касу або розрахунковий рахунок. Для перевірки погашення боргу рекомендуємо бухгалтеру окремо підтвердити фактичне отримання грошей працівником, зокрема за банківськими документами: самого запису в програмі для цього недостатньо. Компенсацію за затримку, належні податки та обов’язкові платежі бухгалтер перевіряє окремо за відповідними правилами, а результати зіставляє із зарплатним боргом перед остаточним розрахунком.

Офіційні норми для перевірки розрахунку та виплат

• Кодекс законів про працю України № 322-VIII — статті 38, 47, 97, 115–117, 233, 265.
• Закон «Про оплату праці» № 108/95-ВР — статті 15, 23, 24, 30, 34, 35.
• Закон про компенсацію втрати частини доходів № 2050-III — статті 1–5, 7.
• Порядок проведення компенсації, затверджений постановою КМУ № 159 — пункти 2–6 та додаток із прикладами розрахунку.
• Закон про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану № 2136-IX — статті 6, 7, 10, 13, 16.
• Кодекс України про адміністративні правопорушення № 8073-X — частини перша і друга статті 41.
• Кримінальний кодекс України № 2341-III — стаття 175.
• Закон «Про судовий збір» № 3674-VI — пункт 1 частини першої статті 5.