Посадова інструкція приймальника замовлень із гарантійного обслуговування

Найменування роботодавця: ____________________

ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника ____________________
Підпис ____________ Власне ім’я та прізвище ____________________
Дата ____________________

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ № ____________
Місце складання ____________________

1. Загальні положення

1.1. Ця інструкція визначає завдання, обов’язки, права, відповідальність і взаємодію працівника за професією «Приймальник замовлень», код ДК 003:2010 — 4132. Сфера роботи — приймання гарантійних звернень. Структурний підрозділ: ____________________.

1.2. Працівник належить до категорії «технічні службовці» та безпосередньо підпорядковується керівнику сервісного напряму або завідувачу магазину. Робоче місце та режим роботи визначаються трудовим договором і правилами внутрішнього трудового розпорядку.

1.3. Приймається на роботу та звільняється з роботи наказом роботодавця з підстав і в порядку, передбачених трудовим законодавством. До початку роботи ознайомлюється з трудовою функцією, умовами праці та цією інструкцією.

1.4. Кваліфікаційні вимоги: повна загальна середня та професійна освіта або повна загальна середня освіта й професійна підготовка на виробництві; без вимог до стажу роботи. Проходить навчання правилам приймання гарантійних звернень, оформлення документів і збереження переданого майна.

1.5. У роботі керується законодавством України, застосовними правилами торгівлі й охорони праці, трудовим договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, законними наказами роботодавця, цією інструкцією та затвердженими документами свого підрозділу.

1.6. Повинен знати: права споживачів щодо недоліків товару, застосовний порядок гарантійного обслуговування, правила приймання й передавання майна та документів; межі своїх повноважень, порядок контролю строків і захисту даних заявника.

1.7. На час відсутності працівника його обов’язки виконує особа, визначена наказом роботодавця, з дотриманням вимог до кваліфікації, допуску до роботи, згоди працівника та оплати заміщення у випадках, установлених законодавством. Передавання обов’язків не надає автоматично доступу до облікової системи.

1.8. Працює в програмі обліку Торгсофт під власним обліковим записом у межах наданих прав. Не передає пароль іншим особам, не змінює дані поза своїми повноваженнями та повідомляє про помилки відповідальному працівнику. Доступ до персональних даних обмежується виконанням трудових обов’язків.

2. Завдання та обов’язки

2.1. Приймає гарантійне звернення, уточнює товар, заявлений недолік і вимогу споживача; фіксує звернення без самостійного визначення причини поломки.

2.2. Перевіряє надані документи, відомості про покупку й гарантію в межах застосовних вимог. Ураховує допустимі паперові та електронні документи, не встановлює додаткових незаконних умов приймання вимоги.

2.3. Оформлює приймання товару з описом найменування, ідентифікаційних ознак, комплектності, зовнішнього стану, заявленого недоліку та отриманих документів; надає споживачу належне підтвердження.

2.4. Пояснює погоджений порядок розгляду звернення й спосіб отримання результату; питання про спірну гарантію, експертизу або відмову передає уповноваженій особі.

2.5. Забезпечує ідентифікацію, збереження й окреме розміщення прийнятого товару; не використовує його для особистих потреб, демонстрації або продажу.

2.6. Передає товар і документи уповноваженому сервісному підрозділу чи виконавцю з підтвердженням комплектності та стану; зберігає дані про дату й одержувача.

2.7. Відстежує проходження звернення й установлені строки, своєчасно повідомляє керівника про ризик їх порушення та передає споживачу перевірені відомості.

2.8. Одержує від сервісу належно оформлений результат, перевіряє його зв’язок із прийнятим товаром і повноту документів; не замінює висновок виконавця власним припущенням.

2.9. Організовує виконання погодженого законного рішення щодо ремонту, заміни або іншої вимоги споживача, передає питання розрахунків уповноваженому працівнику.

2.10. Під час видачі звіряє одержувача, товар, комплектність і документи, надає відомості про виконані роботи та фіксує передавання у встановленому порядку.

2.11. Зберігає матеріали звернення та використовує персональні дані лише для його опрацювання. Не погоджує платні роботи замість гарантійних без належних підстав, повноважень і волевиявлення споживача.

2.12. Реєструє прийнятий товар у режимі «Ремонт» програми Торгсофт: звіряє клієнта, товар, опис заявленої проблеми, комплектність і погоджений строк; перевіряє квитанцію перед передаванням споживачу.

2.13. Оновлює в Торгсофт стан проходження звернення за підтвердженими відомостями про передавання, результат і видачу товару. Обліковий запис про гарантію звіряє з документами споживача; сам запис або його відсутність не замінює перевірки законних підстав вимоги.

2.14. Проходить передбачені для роботи навчання та інструктажі з охорони праці, а також обов’язкові медичні огляди у випадках, установлених законодавством. Користується справним обладнанням і виданими засобами захисту за їх призначенням.

2.15. Негайно повідомляє безпосереднього керівника про загрозу життю чи здоров’ю, аварію, пожежу, травмування або несправність. У небезпечній ситуації припиняє небезпечну роботу, діє за планом реагування та евакуації, не наражає себе й інших на небезпеку.

3. Права

3.1. Одержувати від керівника та відповідальних працівників документи, достовірні відомості й роз’яснення, необхідні для виконання трудової функції, у межах установленого доступу.

3.2. Вимагати забезпечення справним обладнанням, належними умовами праці, потрібними матеріалами та засобами індивідуального захисту, якщо вони необхідні для роботи.

3.3. Повідомляти про порушення та вносити пропозиції щодо організації роботи, збереження майна, безпеки й поліпшення обслуговування; одержувати розгляд таких пропозицій керівником.

3.4. Відмовитися від дорученої роботи, якщо створилася виробнича ситуація, небезпечна для життя чи здоров’я працівника, людей, які його оточують, або для виробничого середовища чи довкілля, негайно повідомивши безпосереднього керівника або роботодавця.

3.5. Користуватися правом на оплату праці, відпочинок, професійне навчання та захист трудових прав відповідно до законодавства. Давати пояснення щодо обставин порушень до ухвалення рішення про дисциплінарне стягнення.

4. Відповідальність

4.1. За винне невиконання або неналежне виконання трудових обов’язків, порушення трудової дисципліни та вимог охорони праці несе відповідальність у порядку й межах, установлених законодавством. Дисциплінарні стягнення застосовуються з дотриманням установленої процедури.

4.2. Матеріальна відповідальність настає за наявності передбачених законом підстав та умов, за пряму дійсну шкоду, заподіяну винними протиправними діями або бездіяльністю. Її вид і межі визначаються законодавством; сам факт нестачі не є підставою для автоматичного покладення повної матеріальної відповідальності.

4.3. Ця інструкція не встановлює грошових штрафів, додаткових дисциплінарних стягнень, безумовного відшкодування нестач або права роботодавця утримувати кошти із заробітної плати поза законними підставами та порядком.

4.4. За порушення правил збереження документів, облікових даних, майна та конфіденційної інформації відповідає за наявності вини в межах, установлених законодавством.

5. Взаємовідносини за посадою

5.1. Від керівника отримує порядок передавання й межі повноважень, йому повідомляє про спірні звернення та строки.

5.2. Із продавцем звіряє відомості про покупку, із сервісним підрозділом — приймання та результат робіт, зі складом — збереження майна; питання повернення коштів передає відповідальному за розрахунки.

5.3. Передає незавершені справи та результати роботи визначеному керівником працівнику. Фіксує передавання документів, товарів, коштів або інших цінностей у встановленому порядку; повідомляє про неврегульовані розбіжності.

6. Прикінцеві положення

6.1. Інструкція набирає чинності після затвердження роботодавцем. Працівник ознайомлюється з нею до початку виконання відповідної роботи під підпис або в інший погоджений законом спосіб, що дає змогу підтвердити ознайомлення.

6.2. Зміни до інструкції затверджуються наказом роботодавця з дотриманням трудового законодавства та застосовних особливостей воєнного стану. Зміна інструкції не замінює належного оформлення зміни трудової функції, переведення чи зміни істотних умов праці.

6.3. Примірник інструкції зберігається у відповідальної за кадрові документи особи. Працівнику забезпечується можливість ознайомлюватися з чинною інструкцією та одержати її копію.

Розробив: посада ____________ підпис ____________ власне ім’я та прізвище ____________________ дата ____________

Погоджено: посада ____________ підпис ____________ власне ім’я та прізвище ____________________ дата ____________

З інструкцією ознайомлений / ознайомлена: власне ім’я та прізвище ____________________ підпис ____________ дата ____________

Нормативна база

• Кодекс законів про працю України: статті 29–32, 139, 147–149, глава IX
• Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом № 327, із чинними змінами
• Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, випуск 1, наказ № 336
• Закон України «Про охорону праці» № 2694-XII: статті 6, 13, 14, 18
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX: статті 1–3, 7
• Закон України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII: статті 4, 8, 9, 13, 15, 17
• Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI: статті 6, 10, 11, 24
• Порядок гарантійного ремонту (обслуговування) або гарантійної заміни технічно складних побутових товарів, постанова КМУ № 1251