Працівники магазину під час війни: безпека, графік, зарплата й відсутність

Власник магазину має забезпечити безпечні умови праці, визначити порядок дій під час тривоги й евакуації, погодити канали зв’язку та вести достовірний облік роботи. Звичайна норма робочого часу — до 40 годин на тиждень. Про зміну істотних умов праці під час воєнного стану працівника повідомляють до їх запровадження. Зарплату виплачують щонайменше двічі на місяць; бойові дії можуть вплинути на строк виплати, але обов’язок погасити борг залишається.

Для кожної перерви або відсутності потрібна своя підстава й документи. За небезпечної виробничої ситуації не з вини працівника закон передбачає збереження середнього заробітку. За мобілізованим працівником зберігають місце роботи й посаду. Якщо працівник недоступний, роботодавець спочатку фіксує відсутність і з’ясовує причини. Призупинити трудовий договір можна, коли збройна агресія унеможливила виконання обов’язків обома сторонами: односторонньо — сукупно до 90 календарних днів, довше — за їхньою згодою.

Підготуйте магазин і працівників до небезпеки

За безпечні умови в магазині відповідає роботодавець. Він має підтримувати належний стан приміщення й обладнання, проводити інструктажі та усувати небезпечні чинники. Працівник зобов’язаний виконувати правила безпеки й повідомляти керівника про загрозу. Ці обов’язки діють і під час воєнного стану.

До початку роботи в погоджений із працівником спосіб повідомте йому відомості про роботодавця, посаду й обов’язки, дату початку роботи, визначене робоче місце та необхідні засоби. Поясніть права й обов’язки, умови праці, режим роботи та відпочинку, положення колективного договору за його наявності, тривалість щорічної відпустки, умови й розмір оплати, процедуру та строки попередження про припинення договору. Якщо передбачене професійне навчання, повідомте про його організацію. Інформацію про небезпечні й шкідливі чинники, які залишилися на робочому місці, можливі наслідки їхнього впливу на здоров’я та право на пільги й компенсації за роботу в таких умовах доведіть під підпис. Проведіть передбачений інструктаж з охорони праці й пожежної безпеки.

Організуйте охорону праці з урахуванням кількості працівників. На підприємстві з 50 і більше працівниками потрібна служба охорони праці. Якщо їх менше 50, її функції можуть виконувати за сумісництвом підготовлені особи; якщо менше 20 — можна залучити підготовленого стороннього спеціаліста за договором. Призначення відповідального не знімає відповідальності з роботодавця.

Окремо визначте, хто організовує цивільний захист. ФОП виконує заходи цивільного захисту особисто. Для юридичної особи керівник перевіряє чисельність працівників і категорію цивільного захисту. У суб’єктів другої категорії та суб’єктів із чисельністю від 200 до 3 тисяч працівників призначають посадову особу з питань цивільного захисту. У суб’єктів, віднесених до відповідних категорій цивільного захисту, з чисельністю понад 3 тисячі працівників створюють підрозділ. Для інших суб’єктів із чисельністю менше 200 працівників відповідальну особу призначають зі штату. Керівник затверджує положення про підрозділ або посадову інструкцію на підставі типового положення. Затвердьте інструкції з пожежної безпеки та призначте відповідальних за їх виконання.

Що включити до порядку дій під час тривоги

Власник або керівник магазину має заздалегідь організувати укриття працівників та евакуацію людей із небезпечної зони. Для об’єктів і місць із масовим перебуванням людей обов’язок забезпечити засобами колективного захисту охоплює також відвідувачів. Розмістіть зрозумілу інформацію про безпеку й поведінку в небезпечних ситуаціях, зокрема в доступній для людей із порушеннями зору та слуху формі.

Практичний порядок для магазину може містити такі дії:

1. Власник визначає за погодженням з органом місцевого самоврядування потребу у фонді захисних споруд для працівників, а для об’єкта з масовим перебуванням людей — також для відвідувачів. З’ясовує, які об’єкти можуть забезпечити цю потребу, та разом із їхнім власником або користувачем перевіряє місткість, доступ і маршрут. Якщо один об’єкт використовують кілька суб’єктів, вони укладають договори про участь у його утриманні.
2. Керівник визначає основний маршрут, доступну альтернативу та порядок допомоги людям, яким складно пересуватися.
3. Відповідальний у зміні отримує сигнал тривоги, повідомляє працівників і покупців та організовує припинення роботи й вихід до укриття.
4. Працівники виконують лише ті дії з обладнанням і приміщенням, які можна завершити без затримки переходу в укриття.
5. Відповідальний перевіряє присутність працівників і повідомляє керівника про людей, із якими немає зв’язку.
6. Керівник визначає порядок повернення після відбою з урахуванням пошкоджень, інших загроз і рішень місцевої влади.

Затвердьте цей порядок, поясніть його кожній зміні та відпрацюйте дії під час навчання. Перевіряйте маршрут після зміни доступу до будівлі або укриття. Звичайний підвал не можна автоматично вважати придатним укриттям. Кодекс цивільного захисту допускає використання найпростіших укриттів в особливий період виключно за тимчасової недостатності інших об’єктів фонду.

Якщо магазин є власником, користувачем або балансоутримувачем укриття, він має забезпечувати його готовність і доступ відповідних груп населення. Для об’єктів, приведених у готовність, закон вимагає цілодобового безперешкодного доступу. Балансоутримувач проводить періодичні огляди щокварталу та після подій, які могли погіршити технічний стан, складає акт довільної форми й реєструє його у спеціальному журналі. Порядок використання враховує вимоги військової адміністрації.

Рішення про евакуацію на рівні магазину приймає його керівник. Якщо військова адміністрація ухвалила рішення про обов’язкову евакуацію, організуйте роботу відповідно до нього. Евакуацію майна планують за наявності часу для її проведення; працівникам не можна доручати роботу, яка становить явну небезпеку для життя.

Як обліковувати й оплачувати перерву через небезпеку

Працівник має право відмовитися від дорученої роботи, якщо виникла виробнича ситуація, небезпечна для його життя чи здоров’я, інших людей або довкілля. Він повинен негайно повідомити безпосереднього керівника чи роботодавця. За потреби факт небезпеки підтверджують спеціалісти з охорони праці за участю представника профспілки або уповноваженої працівниками особи та страхового експерта з охорони праці.

Відповідальний у зміні фіксує початок і завершення перерви, причину, працівників, яких вона стосувалася, та рішення керівника. Збережіть повідомлення про загрозу, відомості про пошкодження або інші документи, які пояснюють обставини. Бухгалтер визначає оплату за встановленою підставою. Якщо орган державного нагляду за охороною праці або служба охорони праці зупинили експлуатацію магазину, його дільниці чи обладнання, за працівником на час такого зупинення зберігаються місце роботи та середній заробіток відповідно до статті 6 Закону «Про охорону праці». Збережіть документ про зупинення та передайте його бухгалтеру.

Сам сигнал тривоги не визначає однакову оплату для всіх можливих ситуацій. Значення мають фактична робота, небезпека, причина її припинення та оформлені обставини. Коли роботодавець зупинив роботу через небезпечну виробничу ситуацію не з вини працівника, застосовуйте відповідну гарантію середнього заробітку.

Встановіть графік, який працівники можуть виконувати

Визначте час відкриття магазину, початок і завершення змін, вихідні та порядок заміни відсутніх працівників. Врахуйте місцеві обмеження й час, потрібний людям для дороги. Ознайомте працівників із графіком та ведіть облік фактично виконаної роботи. За змінної роботи дотримуйтеся статті 59 КЗпП: перерва між змінами має становити щонайменше подвійну тривалість попередньої зміни з урахуванням обідньої перерви. Призначати працівника на дві зміни поспіль заборонено.

Для звичайного магазину нормальна тривалість роботи працівника не перевищує 40 годин на тиждень. Для неповнолітніх та інших категорій, визначених статтею 51 КЗпП, діють скорочені норми. Наприклад, для працівників віком від 16 до 18 років норма становить 36 годин на тиждень.

Збільшення нормальної тривалості до 60 годин під час воєнного стану дозволене для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури. Власник магазину не може застосувати цей виняток лише через потребу довше обслуговувати покупців. Для працівників таких об’єктів зі скороченою нормою спеціальна межа становить 40 годин; збільшення норми потребує пропорційного збільшення оплати. Ці правила збільшення часу не застосовуються до неповнолітніх.

Під час воєнного стану роботодавець визначає п’ятиденний або шестиденний тиждень, початок і завершення змін. Щотижневий безперервний відпочинок можна скоротити до 24 годин. Для неповнолітніх цей виняток не діє: загальна вимога — щонайменше 42 години. Також тимчасово не застосовуються визначені статтею 6 Закону № 2136-IX правила про скорочення роботи напередодні свят, святкові й неробочі дні та перенесення вихідних.

Як змінити графік або встановити неповний час

Неповний робочий день чи тиждень можна встановити за угодою з працівником. Оплата залежить від відпрацьованого часу або виробітку, а обсяг трудових прав зберігається. Оформіть домовленість і наказ із датою початку, тривалістю роботи та умовами оплати.

Якщо роботодавець змінює істотні умови праці через зміни в організації роботи, він має пояснити й оформити ці зміни та повідомити працівника до їх запровадження. Під час воєнного стану двомісячний строк повідомлення за статтями 32 і 103 КЗпП не застосовується. У повідомленні зазначте новий графік, оплату, дату початку та спосіб, у який працівник повідомить своє рішення.

Якщо колишні умови неможливо зберегти, а працівник відмовляється продовжувати роботу в нових, пункт 6 частини першої статті 36 КЗпП передбачає підставу припинення договору. Зафіксуйте зміни й відмову працівника. При звільненні за пунктом 6 частини першої статті 36 КЗпП виплатіть вихідну допомогу не менше середнього місячного заробітку відповідно до статті 44 КЗпП. Саме повідомлення не замінює належної підстави для зміни умов.

На прохання вагітної жінки, жінки з дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю, а також жінки, яка доглядає хворого члена сім’ї відповідно до медичного висновку, роботодавець зобов’язаний встановити неповний час. Стаття 186-1 КЗпП поширює відповідні гарантії на батьків, які виховують дітей без матері, опікунів, піклувальників та інші зазначені в ній категорії.

Умовний приклад: оклад за повну місячну норму 160 годин становить 18 000 грн. Працівник за погодженим неповним графіком відпрацював 80 годин. За цих умов основна зарплата дорівнює 18 000 ÷ 160 × 80 = 9 000 грн до утримання податків. Бухгалтер окремо враховує належні доплати та перевіряє державні гарантії оплати. Скорочена законом норма для окремих категорій працівників має іншу підставу, ніж погоджений неповний час.

Коли можна доручити іншу роботу

Роботодавець не має права довільно вимагати роботу, якої немає у трудовому договорі. Переведення на іншу роботу за загальним правилом потребує згоди працівника. Переміщення на інше робоче місце в тій самій місцевості в межах погодженої посади, спеціальності чи кваліфікації може не потребувати такої згоди, але робота не має бути протипоказана за станом здоров’я.

Спеціальне воєнне переведення без згоди допускається лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій чи інших обставин, які загрожують життю або нормальним життєвим умовам людей. Робота має відповідати стану здоров’я; виняток не дозволяє без згоди переводити людину в іншу місцевість з активними бойовими діями. Оплата має бути не нижчою від середньої зарплати за попередньою роботою.

Оформіть дистанційну роботу для відповідних завдань

Обробляти інтернет-замовлення, спілкуватися з постачальниками або готувати звіти можна дистанційно, якщо це дозволяють обов’язки й технічні засоби. Погодьте завдання, порядок передавання результатів і час робочого зв’язку. За загальним правилом дистанційний працівник сам розподіляє робочий час, а правила внутрішнього трудового розпорядку на нього не поширюються. Інший порядок потрібно визначити трудовим договором. Загальна тривалість роботи має відповідати застосовній законній нормі.

За загрози збройної агресії дистанційну роботу можна запровадити наказом без обов’язкового письмового договору про таку форму роботи. Ознайомте працівника з наказом протягом двох днів після його прийняття, але до початку дистанційної роботи.

Умови мають охоплювати обладнання й програмні засоби, технічне обслуговування, звіти, компенсацію за використання власної техніки та відшкодування пов’язаних витрат. Якщо договір не визначає забезпечення необхідними засобами, це покладається на роботодавця. Визначте період відключення — час відпочинку, коли працівник може припинити робочий зв’язок.

Працівник сам обирає дистанційне робоче місце й відповідає за безпечні умови на ньому. Роботодавець відповідає за передане обладнання та систематично проводить інструктаж щодо рекомендованих або наданих засобів. Дистанційний інструктаж можна підтвердити обміном відповідними електронними документами. Стаття 60-2 КЗпП також забороняє укладати договір про дистанційну роботу за наявності небезпечних і шкідливих виробничих чинників.

Погодьте зв’язок і збережіть кадрові документи

Домовтеся з кожним працівником про основний і резервний канал зв’язку. Під час воєнного стану сторони можуть погодити доступні способи створення, пересилання та зберігання наказів, повідомлень й інших кадрових документів. Зафіксуйте домовленість, спосіб підтвердження отримання та відповідального за зберігання документів.

Роботодавець і працівник повинні забезпечувати можливість зв’язку, зокрема під час призупинення договору. Про зміну контактів потрібно повідомляти невідкладно, щонайпізніше протягом 10 календарних днів. Роботодавець — юридична особа або ФОП — виконує цей обов’язок через зміну своїх відомостей у ЄДР. Працівник надсилає інформацію на адресу роботодавця або його електронну пошту, зазначені в ЄДР. Якщо ці способи недоступні, він може надіслати текстове повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.

Якщо сторона не повідомила про зміну контактів, інша сторона може належно повідомляти її за останніми відомими адресою, електронною поштою або телефоном. За відсутності поштового чи технічного зв’язку за такими контактами стаття 7 Закону № 2136-IX передбачає спеціальний виняток із вимоги повідомлення. Зафіксуйте фактичну недоступність зв’язку; одна невдала спроба додзвонитися сама по собі її не доводить.

Спеціальний порядок кадрового діловодства роботодавець може самостійно визначати на територіях активних і можливих бойових дій із затвердженого переліку. Обов’язковою умовою залишається достовірний облік виконаної роботи й витрат на зарплату. Для практичного зберігання зробіть захищені копії наказів, домовленостей, повідомлень, обліку часу та розрахунків і визначте, хто має до них доступ.

Виплачуйте зарплату й документуйте причини затримки

Встановіть дати виплати зарплати в належно оформленому документі роботодавця з передбаченим статтею 115 КЗпП погодженням. Виплачувати потрібно щонайменше двічі на місяць: проміжок не може перевищувати 16 календарних днів, а виплата за відповідний період має відбутися не пізніше семи днів після його завершення. Якщо дата припадає на вихідний, виплатіть напередодні.

Оплата за першу половину місяця має бути не меншою за оплату фактично відпрацьованого часу з розрахунку тарифної ставки або окладу. Перед кожною виплатою бухгалтер звіряє облік часу, кадрові накази й умови оплати, а власник забезпечує кошти та проведення платежу.

Роботодавець має вживати всіх можливих заходів для своєчасної виплати. Звільнення від відповідальності за затримку можливе, якщо він доведе її причинний зв’язок із бойовими діями або іншими обставинами непереборної сили. За неможливості виплати саме внаслідок бойових дій закон дозволяє відтермінувати її до відновлення діяльності.

Зберігайте документи, які пояснюють конкретну перешкоду: повідомлення банку, відомості про пошкодження, втрату доступу чи інші фактичні обставини, а також підтвердження спроб провести виплату. Самого посилання на воєнний стан недостатньо. Нарахований борг залишається, і роботодавець має його виплатити.

Якщо діє колективний договір, зупинити окремі положення щодо відносин, врегульованих Законом № 2136-IX, можна лише за взаємною згодою його сторін і в порядку, визначеному договором. Односторонній наказ не замінює цієї згоди.

Що оформити, якщо працівника мобілізували

Отримайте документ, який підтверджує призов або прийняття на військову службу, та дату її початку. Це може бути відповідний військово-обліковий документ, довідка чи витяг із документа військової частини. На його підставі видайте наказ про увільнення від роботи на період служби зі збереженням місця роботи й посади. Передайте наказ бухгалтеру та відповідальному за облік часу.

Гарантія частини третьої статті 119 КЗпП поширюється, зокрема, на мобілізованих, призваних резервістів, осіб офіцерського складу, направлених на базову військову службу та прийнятих на контракт під час особливого періоду. Вона діє і в роботодавця-ФОП. Збереження середньої зарплати за цими правилами не передбачене; військовослужбовець отримує грошове забезпечення з державного бюджету.

Окремо перевірте, чи магазин узяв на себе додаткові виплати трудовим або колективним договором. Мобілізований працівник також може подати заяву про компенсацію невикористаних днів щорічних відпусток і додаткової відпустки працівникам із дітьми за статтею 83 КЗпП. Заяву потрібно подати не пізніше останнього дня місяця, у якому його увільнили від роботи через призов. Також розрізняйте військову службу й інші державні або громадські обов’язки, які людина за законом виконує в робочий час: для останніх частина перша статті 119 передбачає збереження місця роботи й середнього заробітку. Документ має підтверджувати конкретну підставу.

Якщо працівник під час військової служби отримав поранення чи інше ушкодження здоров’я та перебуває на лікуванні в медичному закладі, потрапив у полон або визнаний безвісно відсутнім, місце роботи й посаду зберігають за спеціальним правилом статті 119. Після завершення лікування, повернення з полону або появи працівника та його звільнення зі служби гарантія діє до дня, наступного за днем взяття на військовий облік у відповідному органі. Інша передбачена цією нормою кінцева подія — оголошення працівника судом померлим. Водночас гарантії частин другої й третьої не поширюються на осіб, щодо яких набрав законної сили обвинувальний вирок за військові кримінальні правопорушення під час особливого періоду.

Для заміни тимчасово відсутнього працівника Закон № 2136-IX дозволяє укласти з іншою людиною строковий трудовий договір. Чітко визначте строк або подію його завершення, наприклад повернення основного працівника.

Як діяти, коли працівник не виходить на зв’язок

У день відсутності керівник зміни фіксує, хто й коли не з’явився. Власник або відповідальний за кадри намагається зв’язатися погодженими каналами та зберігає підтвердження звернень. Поки причина невідома, не записуйте припущення про прогул як встановлений факт.

Якщо працівник відповів, з’ясуйте, чи може він працювати в магазині, дистанційно або за погодженим графіком. Зафіксуйте пояснення та документи, які підтверджують причину відсутності. За потреби оформіть відповідний режим або відпустку. Якщо працівник подав заяву про звільнення через бойові дії в районі розташування магазину та загрозу його життю і здоров’ю, стаття 4 Закону № 2136-IX дозволяє йому розірвати договір у зазначений у заяві строк. Перевірте ці обставини й оформіть звільнення. Це правило має винятки для примусового залучення до суспільно корисних робіт і залучення до робіт на об’єктах критичної інфраструктури.

Під час воєнного стану роботодавець може на прохання працівника надати відпустку без збереження зарплати без загального обмеження строку за частиною першою статті 26 Закону «Про відпустки». Працівникові, який виїхав за кордон або набув статусу ВПО, за його заявою обов’язково надають таку відпустку на зазначений ним строк. Загальна тривалість відпустки та її окремих частин за цією підставою не може перевищувати 90 календарних днів протягом воєнного стану. Перед виданням наказу перевірте, скільки днів працівник уже використав за частиною четвертою статті 12 Закону № 2136-IX. Врахуйте виняток частини другої статті 12 Закону № 2136-IX: роботодавець може відмовити у цій відпустці працівнику, залученому до робіт на об’єкті критичної інфраструктури, виробництва товарів оборонного призначення або виконання мобілізаційного завдання. Час цих відпусток за частинами третьою й четвертою статті 12 Закону № 2136-IX не входить до стажу для щорічної основної відпустки.

Працівника, чиє робоче місце розташоване на території активних бойових дій, під час воєнного стану не можна звільняти за прогул за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП. Час його відсутності за цим спеціальним правилом не оплачують і не включають до стажу для щорічної основної відпустки. Перевірте статус території саме робочого місця за офіційним переліком.

Коли можлива підстава «понад чотири місяці»

Пункт 8-3 частини першої статті 36 КЗпП передбачає припинення договору за одночасної наявності двох умов: працівник відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль і роботодавець протягом цього часу не має інформації про причини. Підсумовувати окремі періоди відсутності для цієї підстави не можна. Якщо причина відома, сам тривалий строк відсутності її не створює.

Перед рішенням перевірте весь безперервний період, отримані повідомлення та можливі гарантії, зокрема військову службу. Зберігайте облік відсутності й докази спроб зв’язку. Припинення договору оформлюють наказом із конкретною законною підставою.

Для звільнення за прогул роботодавець має встановити відсутність без поважних причин, зокрема понад три години протягом робочого дня, та дотриматися дисциплінарної процедури. До застосування стягнення він має зажадати письмові пояснення, врахувати тяжкість порушення, заподіяну шкоду, обставини й попередню роботу працівника. За одне порушення допускається одне стягнення. Його застосовують безпосередньо після виявлення, але не пізніше місяця з дня виявлення, без урахування часу звільнення від роботи через тимчасову непрацездатність або відпустку, та не пізніше шести місяців із дня вчинення. Стягнення оформлюють наказом і повідомляють працівникові під розписку або погодженим відповідно до статті 7 Закону № 2136-IX способом із підтвердженням ознайомлення.

Перед звільненням за прогул перевірте заборону звільнення з ініціативи роботодавця за статтею 184 КЗпП: вона охоплює вагітних жінок, жінок із дітьми до трьох років, а у випадку, визначеному частиною шостою статті 179, — до шести років, та одиноких матерів із дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю. Врахуйте також осіб, на яких ці гарантії поширює стаття 186-1. Для працівника, обраного до профспілкового органу, перевірте необхідність попередньої згоди профспілки: воєнне незастосування статті 43 КЗпП має для них виняток. Якщо працівнику немає 18 років, перед звільненням за прогул роботодавець також має отримати згоду районної або міської служби у справах дітей відповідно до статті 198 КЗпП. Ця вимога діє під час воєнного стану. Дозвіл оформляти звільнення під час лікарняного чи відпустки за статтею 5 Закону № 2136-IX потребує належної підстави та правильної дати: першого робочого дня після завершення відповідного періоду. Для відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами й доглядом за дитиною до трьох років діють винятки.

За загальними правилами статей 47 і 116 КЗпП у день звільнення роботодавець видає копію наказу й письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми. Розрахунок проводять у день звільнення; якщо працівник того дня не працював — не пізніше наступного дня після його вимоги. При припиненні договору, до якого застосовується спеціальний порядок статті 13 Закону № 2136-IX, розрахунок і видачу трудової книжки, якщо вона зберігається в роботодавця, проводять не пізніше наступного робочого дня після письмової вимоги звільненого працівника. Якщо доступу до книжки немає або її втрачено, роботодавець видає дублікат у встановленому порядку. За статтею 12 Закону № 2136-IX при звільненні виплачують компенсацію за невикористані відпустки відповідно до статті 24 Закону «Про відпустки».

Призупинення договору: підстави, наказ і строки

Призупинення застосовують, коли збройна агресія виключає можливість роботодавця надати роботу й працівника її виконати. Перевірте обставини обох сторін та можливість виконувати погоджену роботу в іншому доступному форматі. Зменшення продажів або відсутність відповіді від працівника самі по собі не доводять цих умов.

Ініціатором може бути будь-яка сторона. З 14 березня 2026 року одностороннє призупинення дозволене сукупно до 90 календарних днів під час воєнного стану з його продовженнями. Для договорів, призупинених раніше, відлік цього ліміту почався з 14 березня 2026 року. Роботодавець має перевірити також раніше видані накази та оформлення згоди на продовження понад ліміт. За згодою сторін строк можна продовжити понад 90 днів, але не довше ніж до припинення або скасування воєнного стану.

Умовний приклад: якщо в межах застосовного ліміту вже було два періоди призупинення тривалістю 25 і 35 календарних днів, використано 60 днів. Залишок для одностороннього призупинення — 90 − 25 − 35 = 30 календарних днів. Продовження воєнного стану не створює нового ліміту.

Роботодавець видає наказ, у якому зазначає:

• причини призупинення й обставини, через які обидві сторони не можуть виконувати обов’язки;
• спосіб обміну інформацією;
• строк призупинення;
• кількість і категорії працівників, їхні прізвища, імена, по батькові за наявності;
• реєстраційні номери облікових карток платників податків або передбачені законом паспортні дані;
• умови відновлення договорів.

Збережіть документи про причини та підтвердження повідомлення працівника. Для строку понад односторонній ліміт оформіть згоду сторін. Наказ із більшим строком без такої домовленості втрачає чинність наступного дня після закінчення встановленого законом строку.

Під час призупинення роботодавець не зобов’язаний виплачувати зарплату, гарантійні й компенсаційні виплати за цей період та забезпечувати умови для виконання роботи. Виняток — суми, які належали працівникові на день призупинення. Спеціальна норма також охоплює відпустки, дні відпочинку й допомогу по тимчасовій непрацездатності за період призупинення. Закон покладає відшкодування зарплати, гарантійних і компенсаційних виплат на державу-агресора; це положення саме по собі не забезпечує негайного отримання грошей.

Якщо роботодавець достроково скасовує призупинення, він повідомляє працівника про необхідність стати до роботи за 14 календарних днів до відновлення договору. Після завершення встановленого строку дія договору відновлюється повністю. Якщо сторони й далі не можуть виконувати обов’язки, подальше рішення потребує передбаченої законом підстави.

Працівник або профспілка за його дорученням може оскаржити наказ до Держпраці. Припис про його скасування або інше усунення порушення роботодавець має виконати протягом 14 календарних днів після отримання. Роботодавець може оскаржити припис у суді протягом 10 календарних днів. Призупинення не припиняє трудових відносин і не може бути прихованим покаранням.

Облік графіка й фактичного часу в Торгсофт

У Торгсофт можна складати графік роботи та заповнювати його за фактом виходу працівника. Для автоматичних графіків і нарахування зарплати потрібна платна опція «Розрахунок зарплати». Облік робочого часу через Мобільний додаток потребує опції «Розрахунок зарплати» та додаткової опції для Мобільного додатка. Умови описані в інструкції з налаштування обліку робочого часу.

Керівник може використовувати ці дані, щоб звіряти погоджений графік із фактичною присутністю. Перед нарахуванням бухгалтер має врахувати оформлені перерви, відсутність, мобілізацію та інші підстави оплати. Дані про вхід і вихід потребують такого зіставлення, щоб визначити належні виплати.

Кадрові накази, підтвердження небезпеки та домовленості з працівником оформлює роботодавець. Для використання автоматичного розрахунку він разом із бухгалтером визначає умови оплати й перевіряє результат за документами та фактично виконаною роботою.

Які порушення можуть спричинити відповідальність

Держпраці може проводити передбачені законом позапланові перевірки під час воєнного стану, зокрема щодо дотримання Закону № 2136-IX, неоформленої праці та законності припинення договорів. Стаття 265 КЗпП встановлює такі фінансові санкції:

Для цих розрахунків беруть мінімальну зарплату, встановлену законом на момент виявлення порушення. Під час воєнного стану штрафи за статтею 265 не застосовують, якщо роботодавець повністю й у встановлений строк виконав припис про усунення порушень, виявлених під час позапланового заходу. Це правило не списує зарплатний борг і не скасовує інших видів відповідальності.

За порушення охорони праці можливі дисциплінарна, адміністративна, матеріальна й кримінальна відповідальність залежно від обставин. Закон також зобов’язує роботодавця відшкодовувати передбачені ним збитки та витрати, пов’язані з порушенням вимог охорони праці.

Чи залишилися карантинні правила для магазину

Загальноукраїнський карантин через COVID-19 скасовано з завершенням 30 червня 2023 року. Він не є підставою для поточної зміни графіка, оплати чи відпусток працівників магазину. Пункт 2 постанови № 1236 містить рекомендацію фізичним особам і суб’єктам господарювання дотримуватися протиепідемічних заходів під час воєнного стану. Ця рекомендація не створює окремого дозволу змінювати трудові права працівників.

Документи, які варто зібрати в одному місці

Власник визначає відповідального за кадрові документи, а бухгалтер — за розрахунки й виплати. Перед зміною режиму або оформленням відсутності перевірте, чи є відповідні документи:

• інструкції з безпеки, порядок дій під час тривоги, документи про інструктаж і призначення відповідальних;
• графіки, облік фактичної роботи та зафіксованих перерв;
• домовленості про канали зв’язку й актуальні контакти;
• повідомлення та накази про зміну умов праці, дистанційну роботу або неповний час;
• заяви й накази про відпустки, пояснення та підтвердження причин відсутності;
• документи про військову службу й наказ про увільнення від роботи;
• докази підстав призупинення, наказ, згода на продовження за потреби та повідомлення про відновлення;
• розрахунки зарплати, підтвердження виплат і документи про перешкоди, які спричинили затримку.

Офіційні джерела

• Кодекс законів про працю України № 322-VIII: статті 29, 31–34, пункт 6 і пункт 8-3 частини першої статті 36, пункт 4 частини першої статті 40, статті 47, 50, 51, 56, 57, 60-2, 70, 103, 113, 115, 116, 119, 147–149, 153, 159, 184, 186-1, 265.
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX: статті 1–3, 5–7, 10–13, 16; пункт 3 прикінцевих положень.
• Закон України № 4412-IX щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору: пункт 3 розділу I, пункт 1 розділу II — зміни до статті 13 та строки введення їх у дію.
• Закон України «Про охорону праці» № 2694-XII: статті 6, 13–15, 26, 44.
• Кодекс цивільного захисту України № 5403-VI: частина перша статті 20, зокрема пункти 2-1, 3, 4, 8, 11, 15-1, 19–23; частини друга–четверта статті 20; стаття 32, зокрема частини третя, восьма, дев’ята, п’ятнадцята–вісімнадцята; стаття 33, зокрема частини третя, шоста та сімнадцята.
• Указ Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» № 64/2022: пункт 1 з продовженням строку дії воєнного стану Указом № 596/2026.
• Постанова Кабінету Міністрів України № 651 про відміну карантину: пункт 1.
• Постанова Кабінету Міністрів України № 1236 про карантин і протиепідемічні заходи: пункти 1 і 2 — строк карантину та рекомендації на період воєнного стану.