Трудові відносини під час воєнного стану: практичні дії для магазину

Під час воєнного стану магазин має оформлювати працівників до початку роботи, повідомляти їх про зміни умов праці та правильно визначати підставу кожної відсутності. Від цього залежить, чи потрібно оплачувати відповідний час, чи накопичуються дні щорічної відпустки та коли працівник повинен повернутися до роботи. Сам факт воєнного стану не дозволяє звичайному магазину встановити всім продавцям 60-годинний тиждень або примусово відправити їх у неоплачувану відпустку.

Перед кадровим рішенням роботодавець має встановити фактичні обставини, перевірити відповідну норму Кодексу законів про працю України (КЗпП) і спеціальні правила Закону № 2136-IX, оформити потрібні документи та повідомити працівника належним способом. Якщо магазин тимчасово закривається, спочатку слід з’ясувати, чи є підстави для простою, чи працівник сам просить відпустку, чи збройна агресія унеможливила виконання договору обома сторонами.

Як прийняти продавця до першої зміни

За статтею 2 Закону № 2136-IX під час воєнного стану працівник і роботодавець за згодою визначають форму трудового договору. Водночас зберігається вимога статті 24 КЗпП: працівника не можна допустити до роботи без договору, оформленого наказом або розпорядженням, та повідомлення про прийняття у встановленому Кабінетом Міністрів порядку.

Якщо підприємець наймає продавця, можна організувати оформлення в такій послідовності:

1. Працівник подає документ, що посвідчує особу, трудову книжку за наявності або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб. Документи про освіту, стан здоров’я та військово-обліковий документ подаються у випадках, передбачених законодавством.
2. Сторони погоджують посаду, обов’язки, місце роботи, дату початку, графік, оплату та форму договору. Для збереження домовленостей можна обрати письмовий договір.
3. Роботодавець видає наказ або розпорядження про прийняття та подає повідомлення про прийняття до допуску працівника до роботи.
4. До початку роботи роботодавець повідомляє працівнику відомості, передбачені статтею 29 КЗпП, і забезпечує проходження необхідних інструктажів.

До першої зміни продавець має знати, де і з якої дати він працює, які обов’язки виконує, якими засобами користується, коли починається та закінчується робота, яка оплата й тривалість щорічної відпустки. Роботодавець також інформує його про права, обов’язки, правила внутрішнього розпорядку та процедури попередження про припинення договору. Відомості про неусунуті небезпечні й шкідливі фактори та їх можливий вплив доводяться під підпис.

Умовний приклад. Магазину потрібен продавець на заміну працівниці, яка тимчасово відсутня. Стаття 2 Закону № 2136-IX дозволяє укласти строковий договір на період заміщення. У договорі та наказі можна прямо зазначити, кого заміщує новий працівник і як визначається строк його роботи. Це допоможе узгодити кадрове оформлення з фактичною потребою магазину.

Правові підстави: статті 24 і 29 КЗпП, стаття 2 Закону № 2136-IX.

Як змінити графік або оплату праці

Зміна істотних умов праці за статтею 32 КЗпП допускається у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, коли працівник продовжує працювати за тією самою спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. До таких умов належать, зокрема, режим роботи, система й розмір оплати, встановлення або скасування неповного робочого часу.

Під час воєнного стану повідомлення здійснюється не пізніш як до запровадження нових умов. Звичайний двомісячний строк попередження про зміну істотних умов та умов оплати замінено спеціальним правилом частини другої статті 3 Закону № 2136-IX. Однак скорочення строку повідомлення не скасовує потреби мати законну підставу для зміни.

Якщо магазин скорочує години роботи через зміну організації торгівлі, у наказі можна описати причину, конкретні нові умови та дату їх запровадження. Працівнику до цієї дати потрібно повідомити, які години він працюватиме та як визначатиметься оплата. Для підтвердження повідомлення доцільно зберегти підпис працівника або докази обміну документами погодженим електронним способом.

Неповний робочий день або тиждень також можна встановити за угодою сторін відповідно до статті 56 КЗпП. Тоді оплата здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку, а обсяг трудових прав не обмежується. На прохання вагітної жінки, жінки з дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю, зокрема під її опікою, а також жінки, яка доглядає хворого члена сім’ї за медичним висновком, роботодавець зобов’язаний установити неповний час.

Умовний приклад. Продавець і роботодавець погодили зменшення робочого тижня з 40 до 20 годин. Якщо умовний оклад за повну норму становить 20 000 грн і працівник відпрацював усю погоджену половину місячної норми, оплата за окладом становитиме 20 000 × 0,5 = 10 000 грн до утримань. Доплати та інші складники зарплати потрібно врахувати окремо за їхніми умовами.

Якщо попередні істотні умови неможливо зберегти, а працівник відмовляється продовжувати роботу в нових умовах, стаття 32 КЗпП передбачає припинення договору за пунктом 6 частини першої статті 36. Мовчання працівника саме по собі не доводить такої відмови; для рішення потрібні документи про повідомлення та його позицію.

Переведення на іншу роботу за загальним правилом потребує згоди працівника. Частина перша статті 3 Закону № 2136-IX дозволяє переведення без згоди лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій чи інших обставин, що загрожують життю або нормальним життєвим умовам людей. Робота не повинна бути протипоказана за станом здоров’я, оплата має бути не нижчою за середню зарплату за попередньою роботою, а переведення в іншу місцевість з активними бойовими діями виключене з цього дозволу.

Правові підстави: статті 32, 36 і 56 КЗпП, стаття 3 Закону № 2136-IX.

Як планувати робочий час магазину

Для звичайного магазину нормальна тривалість робочого часу становить не більше 40 годин на тиждень за статтею 50 КЗпП. Можливість збільшити її до 60 годин за статтею 6 Закону № 2136-IX стосується працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури. Продаж необхідних населенню товарів сам по собі не підтверджує застосовність цієї норми до конкретного магазину.

Для працівників таких об’єктів, яким законодавство встановлює скорочений робочий час, спеціальна межа становить 40 годин на тиждень. Якщо норму збільшують за частинами першою або другою статті 6, оплата зростає пропорційно збільшенню норми праці.

Умовний приклад лише для працівника, на якого поширюється спеціальне правило. Якщо норму збільшено з 40 до 60 годин, коефіцієнт збільшення становить 60 ÷ 40 = 1,5. За умовної оплати 20 000 грн за повну попередню норму оплата за повну збільшену норму становитиме 30 000 грн до утримань. Цей розрахунок не дає звичайному магазину права встановити 60-годинний тиждень.

Під час воєнного стану роботодавець установлює п’ятиденний або шестиденний тиждень, час початку й закінчення зміни. Щотижневий безперервний відпочинок може бути скорочений до 24 годин. Проте норми про збільшення тривалості роботи та скорочення такого відпочинку не застосовуються до неповнолітніх.

Якщо магазин складає графік на наступний місяць, можна спочатку розподілити зміни в межах норми конкретного працівника, а потім окремо вести облік фактично відпрацьованого часу. Тривалість роботи торгової точки не дорівнює тривалості роботи кожного продавця: для покриття довгого дня магазину можуть знадобитися кілька працівників.

Правові підстави: стаття 50 КЗпП, стаття 6 Закону № 2136-IX.

Як надати відпустку й визначити її оплату

Щорічна основна відпустка та захищена тривалість

За статтею 6 Закону «Про відпустки» працівнику належить щонайменше 24 календарні дні щорічної основної відпустки за відпрацьований робочий рік, який відлічується від дня укладення трудового договору. Під час воєнного стану частина перша статті 12 Закону № 2136-IX дозволяє роботодавцю обмежити її надання за поточний робочий рік 24 календарними днями. Роботодавець може надати й оплатити основну відпустку повної тривалості. Якщо він застосовує обмеження, невикористані дні понад 24 календарні дні переносяться на період після припинення або скасування воєнного стану. Під час воєнного стану роботодавець може надати ці дні без збереження зарплати, але повинен забезпечити неповнолітнім та особам з інвалідністю весь установлений для них мінімум оплачуваної основної відпустки. Рішення про перенесення або надання днів потрібно оформити та відобразити в обліку відпусток.

Для неповнолітніх та осіб з інвалідністю потрібно забезпечити встановлену законом мінімальну оплачувану щорічну основну відпустку: до 18 років — 31 календарний день, для осіб з інвалідністю I та II груп — 30 днів, III групи — 26 днів. Ці мінімальні гарантії не можна звести до 24 оплачуваних днів із наданням решти без оплати.

Конституційний Суд у рішенні № 3-р/2026 визнав неконституційним друге речення абзацу другого частини першої статті 12 саме в тій частині, в якій воно не забезпечує цим категоріям оплачуваної основної відпустки мінімальною тривалістю понад 24 дні. Суд не скасував усю статтю 12: приписи її абзацу третього щодо інших відпусток понад щорічну основну визнано конституційними.

Умовний приклад. Продавцю з інвалідністю III групи належить 26 календарних днів основної відпустки за повний відповідний робочий рік. Якщо він використав 24 оплачувані дні, решта 2 дні в межах законного мінімуму також мають бути оплачуваними. Порядок надання потрібно визначати з урахуванням його права на відпустку в зручний час за статтею 10 Закону «Про відпустки».

Інші відпустки та невикористані дні

За абзацом третім частини першої статті 12 роботодавець може під час воєнного стану надати інші відпустки без збереження зарплати, якщо працівник уже використав 24 календарні дні щорічної основної відпустки. Невикористані дні таких інших відпусток переносяться на період після припинення або скасування воєнного стану. Винятки — відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до трьох років і у зв’язку з усиновленням. Це правило не дозволяє обходити захищений мінімум основної відпустки неповнолітніх та осіб з інвалідністю.

Суд також визнав неконституційним положення, яке продовжувало можливість надавати перенесені дні без оплати після припинення або скасування воєнного стану до їх фактичного використання. Тому роботодавець не може закладати таке післявоєнне обмеження в рішення про перенесення відпустки.

Стаття 12 дозволяє роботодавцю відмовити в наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Водночас роботодавець має врахувати висновки Конституційного Суду щодо обов’язкового забезпечення мінімальної оплачуваної основної відпустки, зокрема збільшеної тривалості для неповнолітніх та осіб з інвалідністю, і не застосовувати відмову так, щоб позбавити працівника цієї гарантії. Окремо частина друга цієї статті дозволяє відмову в будь-якій відпустці працівнику, залученому до робіт на об’єктах критичної інфраструктури, виробництва товарів оборонного призначення або виконання мобілізаційного завдання. Винятки для цього правила — відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустка для догляду за дитиною до трьох років. Звичайному магазину потрібно перевірити наявність саме цих умов, перш ніж застосовувати спеціальну відмову.

Плануючи щорічну відпустку, роботодавець перевіряє робочий рік, належну тривалість, уже використані дні та періоди, які не входять до відпускного стажу. У перший рік роботи право на відпустку повної тривалості за загальним правилом настає після шести місяців безперервної роботи. До цього строку її тривалість визначають пропорційно відпрацьованому часу, крім випадків із частини сьомої статті 10 Закону «Про відпустки». Зокрема, особам з інвалідністю та неповнолітнім повну відпустку за їхнім бажанням надають і до завершення шести місяців роботи. Далі слід узгодити період у межах графіка, письмово повідомити працівника про початок не пізніше ніж за два тижні та оформити надання відпустки. При поділі на прохання працівника основна безперервна частина має становити не менше 14 календарних днів.

Під час воєнного стану святкові та неробочі дні враховуються в тривалості щорічної відпустки, оскільки виняток із частини другої статті 5 Закону «Про відпустки» не застосовується. Відпускні виплачуються до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. У разі звільнення роботодавець виплачує компенсацію за невикористані дні відповідно до статті 24 цього Закону.

Правові підстави: статті 6, 9, 10, 12, 21 і 24 Закону «Про відпустки», статті 6 і 12 Закону № 2136-IX, рішення Конституційного Суду № 3-р/2026, пункти 6.4–6.5 та резолютивна частина.

Коли надається неоплачувана відпустка до 90 днів

За частиною четвертою статті 12 Закону № 2136-IX працівник, який виїхав за межі України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи (ВПО), може подати заяву про відпустку без збереження зарплати. Роботодавець зобов’язаний надати її на зазначений у заяві строк, але не більше 90 календарних днів, з урахуванням спеціальної можливості відмови за частиною другою статті 12 для визначених у ній робіт.

Підставою є заява працівника. Роботодавець не може самостійно відправити продавця в таку відпустку через зменшення продажів чи відсутність коштів. Час цієї відпустки не зараховується до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку.

Якщо працівник просить таку відпустку, у заяві можна зазначити підставу, дату початку й кількість календарних днів. Для підтвердження права можна долучити документ про статус ВПО або підтвердження виїзду за кордон. У наказі слід указати конкретну правову підставу й період, а в обліку відпусток — використану тривалість.

Частина третя статті 12 передбачає інший варіант: на прохання працівника роботодавець може погодити неоплачувану відпустку без обмеження строку, встановленого частиною першою статті 26 Закону «Про відпустки». Її надання потребує рішення роботодавця, а час також не входить до стажу для щорічної основної відпустки.

Умовний приклад. Продавчиня зі статусом ВПО просить 45 календарних днів відпустки за частиною четвертою статті 12. Для звичайного магазину, де вона не виконує роботи, зазначені в частині другій цієї статті, надання є обов’язковим. Якщо згодом вона потребуватиме довшої відсутності, потрібно перевірити вже використані дні за цією підставою та за потреби погодити іншу законну підставу.

Правова підстава: частини друга–четверта статті 12 Закону № 2136-IX.

Як відрізнити простій, відпустку та призупинення договору

Умовна ситуація з простоєм. Магазин тимчасово не може торгувати через відсутність електропостачання, а продавці готові працювати. Для оформлення простою можна зафіксувати причину та період зупинки, визначити працівників, яких вона стосується, порядок їхньої присутності й оплату. Якщо працівник виявив простій, який не охоплює весь магазин або підрозділ, стаття 113 КЗпП вимагає повідомити роботодавця чи відповідну посадову особу.

Оплату простою потрібно визначати за фактичними обставинами. За статтею 113 КЗпП роботодавець зберігає середній заробіток за час простою, якщо не з вини працівника виникла виробнича ситуація, небезпечна для життя чи здоров’я цього працівника або для людей, які його оточують, і навколишнього природного середовища. Тому для перерви через повітряну тривогу слід зафіксувати, що відбулося і чому робота припинилася, перш ніж визначати режим та оплату.

Правові підстави: стаття 113 КЗпП, статті 12 і 13 Закону № 2136-IX.

Як оформити призупинення та повернення до роботи

Призупинення за статтею 13 Закону № 2136-IX можливе, коли збройна агресія виключає можливість виконання обов’язків обома сторонами. Падіння виторгу або небажання працівника виходити на зміну не підтверджує цю умову. Призупинення не припиняє трудових відносин і не може бути прихованим покаранням.

Одностороннє призупинення обмежене сукупно 90 календарними днями протягом воєнного стану, включно з його продовженнями. Роботодавець має підсумовувати строки одностороннього призупинення, оскільки кожний новий наказ не дає ще 90 днів. Перевіряючи раніше видані накази, потрібно також врахувати пункт 1 розділу II Закону № 4412-IX: норму про сукупний 90-денний ліміт введено в дію через дев’ять місяців після набрання чинності цим Законом. За згодою сторін призупинення можна продовжити понад 90 днів, але не довше ніж до припинення або скасування воєнного стану.

Якщо є підстави для призупинення, роботодавцю можна діяти так:

1. Зібрати підтвердження того, як агресія унеможливлює надання роботи роботодавцем і виконання роботи конкретним працівником.
2. Перевірити використаний строк призупинення та визначити дату його закінчення.
3. Видати наказ із причинами, описом неможливості обох сторін виконувати обов’язки, строком, способом обміну інформацією та умовами відновлення договору. У наказі також зазначаються кількість і категорії працівників, їхні ПІБ та податкові номери або передбачені законом паспортні дані.
4. Повідомити працівника погодженим способом і зберегти підтвердження. Якщо потрібне продовження понад законний односторонній ліміт, зафіксувати згоду обох сторін.
5. Контролювати дату відновлення та можливість зв’язку з працівником.

Якщо наказ установлює строк призупинення понад дозволений законом односторонній ліміт, він утрачає чинність наступного дня після вичерпання саме законного ліміту, якщо сторони не домовилися про продовження. Після завершення допустимого строку договір відновлюється в повному обсязі. Якщо виконувати його й далі неможливо, потрібна передбачена законом підстава припинення; сам строк призупинення не звільняє працівника автоматично.

Якщо роботодавець ухвалює рішення скасувати призупинення до припинення або скасування воєнного стану або до закінчення строку, визначеного наказом, він повинен повідомити працівника про необхідність стати до роботи за 14 календарних днів до відновлення договору. У повідомленні слід зазначити дату виходу й зберегти підтвердження його надсилання погодженим способом.

За період призупинення роботодавець не зобов’язаний виплачувати зарплату, гарантійні та компенсаційні виплати, надавати й оплачувати відпустки та виконувати інші перелічені в статті 13 обов’язки. Виняток — суми, належні працівнику на день призупинення. Закон покладає відшкодування відповідних виплат за цей період на державу-агресора; це не визначає дату фактичного отримання коштів працівником.

Працівник або профспілка за його дорученням може оскаржити наказ про призупинення до Держпраці або її територіального органу. Після вивчення наказу та підстав його видання цей орган за погодженням із військовою адміністрацією може внести припис про скасування наказу або усунення порушення іншим способом. Роботодавець повинен виконати припис протягом 14 календарних днів із дня отримання та може оскаржити його до суду протягом 10 календарних днів.

Правові підстави: стаття 13 Закону № 2136-IX, пункт 1 розділу II Закону № 4412-IX.

Що робити, якщо продавець не виходить і не пояснює причину

Пункт 8-3 частини першої статті 36 КЗпП передбачає припинення договору, коли одночасно відсутні працівник на роботі та інформація про причини його відсутності понад чотири місяці поспіль. Двох тижнів без відповіді для цієї підстави недостатньо. Якщо роботодавець отримав інформацію про причину, ситуацію потрібно оцінити з урахуванням цієї інформації.

Якщо продавець не з’явився на зміну, можна спочатку зафіксувати відсутність, перевірити заяви, повідомлення та вже оформлені періоди відсутності, а потім звернутися до працівника за відомими контактами. Для можливого рішення за пунктом 8-3 доцільно зберігати облік відсутності, запити про її причини, докази надсилання, отримані відповіді та дані про тривалість безперервного періоду. Пропущений дзвінок не доводить усіх потрібних умов.

Прогул без поважних причин за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП — окрема підстава. Під час воєнного стану працівника, чиє робоче місце розташоване на території активних бойових дій, не можна звільняти за цією підставою через відсутність. За частиною третьою статті 5 Закону № 2136-IX такий час не оплачується і не входить до стажу для щорічної основної відпустки.

За загальним правилом статті 47 КЗпП у день звільнення роботодавець видає копію наказу, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми й проводить розрахунок у строки статті 116. Якщо припиняється договір, дію якого призупинено, роботодавець за статтею 13 Закону № 2136-IX проводить розрахунок і видає трудову книжку, якщо зберігає її у себе, не пізніше наступного робочого дня після письмової вимоги звільненого працівника. Якщо доступу до книжки немає або її втрачено, роботодавець зобов’язаний видати дублікат у встановленому законодавством порядку та строки.

Правові підстави: статті 36, 40, 41 і 47 КЗпП, статті 5 і 13 Закону № 2136-IX.

Як оформити відсутність мобілізованого працівника

За працівниками, охопленими частиною третьою статті 119 КЗпП, зокрема призваними під час мобілізації або прийнятими на військову службу за контрактом під час особливого періоду, зберігаються місце роботи та посада. Це правило поширюється і на працівників фізичних осіб — підприємців (ФОП). Роботодавець зберігає місце роботи та посаду до закінчення особливого періоду або до дня фактичного звільнення працівника з військової служби. Для працівників, які перебувають на лікуванні після поранення, потрапили в полон або визнані безвісно відсутніми, діють окремі строки, описані нижче. Зазначена частина не встановлює обов’язкового збереження середнього заробітку роботодавцем: грошове забезпечення виплачується з державного бюджету.

Якщо продавця мобілізували, на підставі документа, який підтверджує проходження служби, можна оформити наказ про увільнення від роботи зі збереженням місця й посади, зазначити дату та правову підставу, а також відобразити відповідний період в обліку. Для заміщення можна укласти строковий договір з іншим продавцем. За загальним правилом період військової служби, визначений винятком у пункті 2 частини першої статті 9 Закону «Про відпустки», не зараховується до стажу для щорічної основної відпустки. Однак роботодавець зараховує час, коли працівник не працював через позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії, якщо цей факт установлено відповідно до спеціального закону, за працівником зберігалося місце роботи й зарплата не виплачувалася. Таку окрему підставу передбачає пункт 6-1 частини першої статті 9; самого повідомлення про полон для її застосування недостатньо.

Якщо працівник під час військової служби отримав поранення або інше ушкодження здоров’я й перебуває на лікуванні в медичному закладі, потрапив у полон або визнаний безвісно відсутнім, роботодавець продовжує зберігати його місце роботи та посаду. За статтею 119 ці гарантії діють до дня, наступного за днем взяття працівника на військовий облік після звільнення зі служби у зв’язку із завершенням лікування, поверненням із полону чи появою після визнання безвісно відсутнім, або до дня оголошення його судом померлим. Тому для визначення дати повернення роботодавець має перевірити документи про відповідну подію та взяття на військовий облік. Водночас гарантії частин другої та третьої не поширюються на осіб, щодо яких набрав законної сили обвинувальний вирок за військові кримінальні правопорушення під час особливого періоду. Зміни статусу працівника потрібно підтверджувати документами.

Працівник може попросити компенсацію за невикористані щорічні відпустки та додаткову відпустку працівникам із дітьми за статтею 24 Закону «Про відпустки». Заява подається не пізніше останнього дня місяця, у якому його увільнено у зв’язку з призовом. Якщо працівник належить до категорій, зазначених у статті 24, і подав заяву в установлений строк, роботодавець має перевірити залишок невикористаних днів та виплатити належну компенсацію.

Правові підстави: стаття 119 КЗпП, статті 9 і 24 Закону «Про відпустки».

Як обмінюватися документами та підтримувати зв’язок

За статтею 7 Закону № 2136-IX сторони можуть погодити альтернативні способи створення, пересилання й зберігання кадрових документів та доступний спосіб електронного зв’язку. Якщо магазин користується електронною поштою або месенджером, можна письмово погодити конкретні адреси чи номери, спосіб надсилання документів і підтвердження ознайомлення. Це допоможе встановити, кому та який документ було передано.

Обов’язок підтримувати можливість зв’язку є взаємним і діє також під час призупинення договору. Кожна сторона повинна невідкладно, але не пізніше 10 календарних днів, повідомляти про зміну контактних даних. Роботодавець — юридична особа або фізична особа — підприємець (ФОП) — виконує цей обов’язок, оновлюючи відповідні відомості в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (ЄДР).

Працівник надсилає оновлені відомості на адресу роботодавця або його електронну пошту, зазначені в ЄДР. Якщо немає можливості скористатися поштовим зв’язком чи технічними засобами електронних комунікацій, закон передбачає текстове повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.

Якщо сторона не виконує обов’язку оновлення контактів, звернення іншої сторони за останніми відомими адресою, електронною поштою або номером вважається належним повідомленням. Якщо за останніми відомими контактними даними відсутній поштовий зв’язок та/або технічні засоби електронних комунікацій, частина четверта статті 7 дозволяє не застосовувати законодавчу вимогу повідомляти цю сторону про виникнення чи припинення трудових прав та обов’язків або про припинення чи розірвання трудового договору. Для його застосування потрібно підтвердити відповідні обставини; сама відсутність відповіді їх не встановлює.

Закон № 4412-IX також установив разовий перехідний строк у 60 календарних днів від набрання ним чинності: для оновлення неактуальних даних роботодавців та надання контактів працівниками, які були відсутні 90 днів поспіль або чиї робочі місця розташовані на тимчасово окупованих територіях. Цей строк не поновлюється після кожної зміни номера. Для поточних змін діє строк до 10 календарних днів.

Самостійно визначати порядок кадрового діловодства та архівного зберігання за частиною першою статті 7 можуть роботодавці на територіях активних і можливих бойових дій із відповідного затвердженого переліку. Умовою є достовірний облік виконаної роботи та витрат на оплату праці. Ця територіальна особливість не звільняє всі магазини від ведення кадрових документів.

Якщо підприємець організовує дистанційний обмін, можна зберігати разом наказ, погоджений спосіб комунікації, підтвердження надсилання й відповідь працівника. Облік часу та виплат доцільно пов’язувати з документом, який пояснює відповідний період роботи або відсутності.

Правові підстави: стаття 7 Закону № 2136-IX, пункт 2 розділу II Закону № 4412-IX.

Облік робочого часу продавців у Торгсофт

Якщо магазин використовує Торгсофт, базовий облік на ПК дозволяє фіксувати прихід і вихід працівників та переглядати текстовий журнал реєстрацій. Для цього потрібно створити картку співробітника й пов’язати її з користувачем програми, обравши реєстрацію за бейджем або за використанням програми. Журнал може бути джерелом даних для перевірки фактичних годин роботи разом із графіком і кадровими документами.

Автоматичні графіки та нарахування зарплати потребують платної опції «Розрахунок зарплати». Мобільна реєстрація, фотофіксація та перегляд статусів потребують цієї опції й додаткової опції мобільного додатка. Для коректного автозаповнення табеля та розрахунку необхідно попередньо налаштувати графік працівника. Закрити зміну за іншого користувача віддалено неможливо. Ці умови описані в офіційній інструкції з налаштування обліку робочого часу Торгсофт.

Якщо в журналі є пропущена реєстрація або тривала перерва, відповідальна особа може звірити її з фактичними обставинами, поясненням працівника та наказами. Записи приходу й виходу є вхідними даними для обліку: правову підставу відсутності та належну оплату визначає роботодавець. Статус «Відсутній» сам по собі не доводить прогул, простій або підставу для призупинення договору.

Що перевірити перед нарахуванням зарплати

Якщо магазин закриває облік за місяць, можна звірити фактичні години з графіками та наказами, окремо перевірити відпустки, простій, військову службу й призупинення договорів. Для кожного періоду варто встановити документальну підставу, належну оплату та вплив на стаж для щорічної основної відпустки. Так роботодавець зможе пояснити працівнику, як сформувалася сума виплати.

За статтею 115 КЗпП роботодавець виплачує зарплату не рідше двох разів на місяць із проміжком не більше 16 календарних днів і не пізніше семи днів після завершення періоду, за який здійснюється виплата. Якщо день виплати припадає на вихідний, святковий або неробочий день, зарплату виплачують напередодні. Сума за першу половину місяця має бути не меншою за оплату фактично відпрацьованого часу з розрахунку тарифної ставки або посадового окладу. Стаття 10 Закону № 2136-IX вимагає вживати всіх можливих заходів для своєчасної виплати. Роботодавець звільняється від відповідальності за порушення строків, якщо доведе, що порушення сталося внаслідок бойових дій або інших обставин непереборної сили. Обов’язок виплатити зарплату зберігається. Якщо саме бойові дії унеможливлюють своєчасну виплату, частина четверта статті 10 дозволяє відтермінувати її до відновлення діяльності підприємства.

Правові підстави: стаття 115 КЗпП, стаття 10 Закону № 2136-IX.

Офіційні джерела для перевірки кадрового рішення

• Кодекс законів про працю України № 322-VIII — статті 24, 29, 32, 36, 40, 41, 47, 50, 56, 113, 115 і 119.
• Закон № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» — статті 2, 3, 5–7, 10, 12 і 13.
• Закон № 504/96-ВР «Про відпустки» — статті 6, 9, 10, 12, 21 і 24.
• Рішення Конституційного Суду № 3-р/2026 щодо права на відпустки — пункти 6.4–6.5 та резолютивна частина.
• Закон № 4412-IX щодо обміну інформацією та призупинення трудового договору — розділ II про введення норм у дію та перехідні обов’язки.