Працівники магазину під час воєнного стану: графік, оплата, відпустки та призупинення договору

Під час воєнного стану власник магазину має оформлювати переведення, зміни графіка й оплати та вести облік фактично відпрацьованого часу. Для звичайного магазину нормальна тривалість роботи залишається до 40 годин на тиждень. Переведення на іншу роботу переважно потребує згоди працівника, а про зміну істотних умов праці роботодавець повідомляє до їх запровадження. Нічні та надурочні години потрібно оплачувати з установленими доплатами.

Для відпусток діють окремі воєнні правила: роботодавець може обмежити щорічну основну відпустку за поточний робочий рік 24 календарними днями, але має врахувати гарантії неповнолітніх і людей з інвалідністю. Призупинити договір можна лише тоді, коли збройна агресія унеможливлює виконання обов’язків обома сторонами. Одностороннє призупинення допускається сукупно до 90 календарних днів; довший строк потребує згоди сторін.

Спочатку визначте, що саме змінюється

Перед наказом власник або керівник магазину має описати причину зміни та її наслідки для конкретного працівника. Перевірте трудовий договір, посадові обов’язки, чинний графік, умови оплати та документи про пільги чи медичні обмеження. З’ясуйте також, чи сторони добровільно застосовують спрощений режим за статтею 49-5 КЗпП. Перевірте письмовий трудовий договір державною мовою у двох примірниках або погоджений сторонами електронний договір. У ньому мають бути визначені істотні умови, передбачені статтею 49-6, зокрема оплата, режим роботи й відпочинку та порядок надання відпусток. Він доступний, зокрема, суб’єктам малого або середнього підприємництва із середньою кількістю працівників за календарний рік до 250 осіб включно. Для питань, урегульованих трудовим договором у цьому режимі, закон передбачає звільнення від вимог щодо кадрової документації та локальних актів. Облік трудової діяльності й звітність залишаються обов’язковими; призупинення договору оформлюйте за спеціальними вимогами Закону № 2136-IX.

Зменшення продажів саме по собі не підтверджує підстав для призупинення договору. Якщо продавець може працювати, а магазин має роботу, власник має обрати рішення, яке відповідає фактичній ситуації: погодити неповний час, змінити організацію роботи або оформити інший передбачений законом режим.

Як перевести працівника або змінити його умови роботи

Переведення за згодою працівника

Роботодавець не може вимагати роботу, якої немає в трудовому договорі. Наприклад, доручення продавцю постійно виконувати роботу вантажника потрібно оцінювати за погодженими посадовими обов’язками. Для переходу на іншу посаду отримайте згоду працівника, погодьте оплату, місце роботи, дату початку та строк, якщо переведення тимчасове.

Переміщення на інше робоче місце або в інший підрозділ у тій самій місцевості не потребує згоди, якщо робота залишається в межах спеціальності, кваліфікації чи посади, визначеної договором. Роботодавець не має права переміщати людину на роботу, протипоказану за станом здоров’я. Якщо водночас змінюються істотні умови, оформіть і ці зміни.

При постійному переведенні на нижчеоплачувану роботу зберігайте попередній середній заробіток протягом двох тижнів від дня переведення. Якщо через переміщення заробіток зменшився з незалежних від працівника причин, доплачуйте до попереднього середнього заробітку протягом двох місяців.

Коли можливе переведення без згоди

Стаття 3 Закону № 2136-IX дозволяє перевести працівника без згоди лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій чи інших обставин, які загрожують життю або нормальним життєвим умовам людей. Робота має відповідати стану здоров’я. Ця норма не дозволяє без згоди перевести людину в іншу місцевість, де тривають активні бойові дії.

У наказі назвіть конкретну загрозу, потрібну роботу, місце, дату початку та умови оплати. Оплачуйте виконану роботу не нижче середньої зарплати за попередньою роботою. Звичайний брак продавців або бажання скоротити витрати не підтверджують таку підставу.

Окремо стаття 33 КЗпП передбачає тимчасове переведення без згоди до одного місяця для відвернення чи ліквідації надзвичайних обставин із гарантією середнього заробітку. За цією статтею вагітних жінок, жінок із дитиною до шести років або дитиною з інвалідністю та неповнолітніх можна перевести лише за їхньою згодою. У наказі зазначайте саме ту правову підставу, якій відповідає ситуація.

Зміна графіка, окладу чи неповного часу

Істотні умови праці — це, зокрема, система й розмір оплати, режим роботи, неповний час, суміщення професій. Роботодавець може змінити їх при продовженні роботи на тій самій посаді у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці. У документах поясніть, що змінюється в роботі магазину та чому попередні умови неможливо зберегти.

1. Підготуйте нові умови: години й дні роботи, оплату, дату початку, строк тимчасових змін.
2. Повідомте працівника до запровадження змін. Під час воєнного стану двомісячне попередження за статтями 32 і 103 КЗпП замінене цим строком.
3. Збережіть підтвердження повідомлення та відповідь працівника.
4. Оформіть наказ, графік і зміни до документів, які визначають оплату та режим роботи.
5. Передайте бухгалтеру нові умови й дату, з якої їх застосовувати.

Якщо попередні істотні умови неможливо зберегти, а працівник відмовляється продовжувати роботу в нових, договір можна припинити за пунктом 6 статті 36 КЗпП. Вихідна допомога становить не менше середнього місячного заробітку. Оформіть підставу й відмову. У день звільнення видайте працівнику копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані й виплачені суми. У повідомленні зазначте окремо кожний вид виплати; у день фактичної виплати також письмово повідомте працівника про нараховані й виплачені суми відповідно до статті 116 КЗпП. За загальним правилом розрахунок проводять у день звільнення; якщо працівник цього дня не працював — не пізніше наступного дня після його вимоги про розрахунок. Виплатіть також належну компенсацію за невикористані відпустки.

Неповний робочий день або тиждень можна встановити за угодою сторін. Оплата буде пропорційною відпрацьованому часу або залежатиме від виробітку. Водночас обсяг трудових прав, зокрема право на відпустку, не зменшується. За заявою вагітної жінки, жінки з дитиною до 14 років чи дитиною з інвалідністю або жінки, яка доглядає хворого члена сім’ї за медичним висновком, роботодавець зобов’язаний установити неповний час. Відповідні гарантії поширюються також на осіб, визначених статтею 186-1 КЗпП.

Умовний приклад: оклад за повну місячну норму — 20 000 грн. Якщо працівнику погодили половину цієї норми і він повністю її відпрацював, основна зарплата становитиме 20 000 × 0,5 = 10 000 грн до утримань. Доплати й інші належні виплати бухгалтер перевіряє окремо.

Як скласти графік роботи магазину

Для працівника звичайного магазину нормальна тривалість роботи не перевищує 40 годин на тиждень. Право збільшити її до 60 годин стосується працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури. Продаж необхідних товарів сам по собі не підтверджує право застосувати цей виняток.

Для працівників на таких об’єктах, яким закон установлює скорочений робочий час, воєнна межа становить 40 годин на тиждень. Якщо роботодавець законно збільшує норму за статтею 6 Закону № 2136-IX, він пропорційно збільшує оплату. Наприклад, за умовного окладу 20 000 грн при 40 годинах перехід на норму 60 годин дає 20 000 × 60 ÷ 40 = 30 000 грн. Цей розрахунок застосовний лише за наявності законної підстави для збільшеної норми.

Неповнолітнім не можна збільшувати норму за цим воєнним винятком. Для віку від 16 до 18 років діє 36-годинний тиждень, від 15 до 16 років — 24-годинний; для учнів діють додаткові обмеження статті 51 КЗпП.

Роботодавець визначає п’ятиденний або шестиденний тиждень, початок і кінець зміни. При п’ятиденному тижні надавайте два вихідних дні, при шестиденному — один. Скорочення щотижневого безперервного відпочинку до 24 годин не скасовує цієї кількості вихідних. За загальним режимом закріпіть режим роботи у правилах внутрішнього трудового розпорядку та графіках, ознайомте працівників. За спрощеного режиму перевірте відповідні умови трудового договору: для врегульованих ним питань стаття 49-5 КЗпП звільняє роботодавця від вимог щодо окремих локальних актів і кадрових документів. За наявності профспілкового органу погодьте з ним графіки у випадках, передбачених статтями 52, 67 і 69 КЗпП. При звичайному шестиденному тижні щоденна робота не може перевищувати 7 годин за тижневої норми 40 годин, 6 годин за норми 36 годин і 4 годин за норми 24 години. Якщо запроваджуєте підсумований облік, оформіть його за статтею 61 КЗпП. У графіку врахуйте час відкриття й закриття каси, підготовки торгового залу та інших обов’язкових завдань, які працівник виконує за дорученням роботодавця.

• Надавайте перерву для відпочинку й харчування тривалістю до двох годин, зазвичай через чотири години після початку роботи. Працівник використовує її на свій розсуд і може залишати робоче місце; ця перерва не входить у робочий час. Якщо через умови роботи окрему перерву встановити неможливо, забезпечте можливість їсти протягом оплачуваного робочого часу. Перелік таких робіт, порядок і місце приймання їжі роботодавець установлює з погодженням профспілкового органу.
• Зберігайте між змінами перерву не меншу за подвійну тривалість попередньої зміни, включно з обідньою перервою. Дві зміни підряд заборонені.
• Щотижневий безперервний відпочинок можна скоротити з 42 до 24 годин. Для неповнолітніх це скорочення не діє.
• Обліковуйте фактичні години, окремо позначайте нічні, надурочні, простій, відпустки та інші періоди відсутності.

Якщо характер роботи не дозволяє дотримуватися щоденної або щотижневої норми, можна запровадити підсумований облік за статтею 61 КЗпП. Це означає, що роботодавець перевіряє норму за визначений обліковий період, наприклад місяць. Оформіть цей режим, обліковий період і потрібне погодження з профспілковим органом, якщо він є. Графік має вкладатися в норму годин за період, а фактичне перевищення бухгалтер оплачує як надурочну роботу.

Святкові дати та вихідний конкретного працівника

Під час воєнного стану норми статті 73 КЗпП про святкові й неробочі дні не застосовуються. Також немає передбаченого статтею 53 скорочення роботи напередодні таких днів і автоматичного перенесення вихідних за частинами третьою — п’ятою статті 67. Тому календарна святкова дата сама по собі не створює права на подвійний тариф.

Вихідний за графіком працівника зберігає своє значення. До роботи в цей день не залучайте неповнолітніх, вагітних жінок і жінок із дітьми до трьох років. Сімейну гарантію враховуйте також для осіб, на яких вона поширюється за статтею 186-1 КЗпП. Якщо продавця залучають до роботи саме в його вихідний, сторони погоджують інший день відпочинку або грошову компенсацію за статтями 72 і 107 КЗпП. За грошової компенсації працівнику з годинною чи денною ставкою застосовуйте подвійну ставку, відряднику — подвійні розцінки. Працівнику з місячним окладом нараховуйте за фактично відпрацьовані години одинарну годинну або денну ставку понад оклад, якщо робота відбулася в межах місячної норми, і подвійну ставку понад оклад — якщо понад норму. Зафіксуйте роботу й погоджений спосіб компенсації. Неділя може бути звичайним робочим днем продавця. Для магазину, роботу якого не можна перервати в загальний вихідний через необхідність обслуговування населення, врахуйте встановлення вихідних місцевою радою за статтею 68 КЗпП. Якщо потрібне безперервне обслуговування населення, надавайте працівникам вихідні почергово за графіком змінності відповідно до статті 69 КЗпП.

Надурочна робота: підстава, обмеження й оплата

Надурочні години не варто закладати в графік як постійний спосіб покрити нестачу персоналу. За загальним режимом стаття 62 КЗпП дозволяє їх у визначених виняткових випадках, зокрема для невідкладного усунення аварій, запобігання псуванню майна або продовження роботи, яка не допускає перерви, коли змінник не з’явився. В останньому випадку роботодавець має негайно шукати заміну.

До залучення працівника визначте законну підставу, перевірте обмеження для нього та оформіть доручення. За загальним режимом і за наявності профспілкового органу отримайте його дозвіл відповідно до статті 64 КЗпП. Також поінформуйте його за статтею 62: до застосування надурочних робіт, а у випадках із пунктів 1 і 2 частини третьої цієї статті — протягом наступного робочого дня. Якщо сторони застосовують спрощений режим, стаття 49-6 дозволяє погодити в трудовому договорі підстави й порядок надурочної роботи. Залучення за такими умовами здійснюється без дозволу профспілкового органу; оплату встановлюйте не нижче гарантій статті 106 КЗпП.

До надурочної роботи заборонено залучати вагітних жінок, жінок із дітьми до трьох років, неповнолітніх, а також працівників, які навчаються в закладах загальної середньої, професійної, фахової передвищої або вищої освіти, у дні занять. Жінок із дітьми від трьох до 14 років або дитиною з інвалідністю можна залучати лише за згодою. Для людей з інвалідністю потрібні згода та відповідність медичним рекомендаціям. Враховуйте також сімейні гарантії статті 186-1 КЗпП.

Воєнні правила скасовують обмеження надурочних годин із частини першої статті 65 КЗпП, але роботодавець має обліковувати їх для кожного працівника. За погодинної оплати надурочні оплачують у подвійному розмірі годинної ставки. За відрядної — додають 100% відповідної тарифної ставки за кожну надурочну годину. Замінювати цю оплату відгулом не можна.

Умовний приклад: за підсумованого обліку норма за місяць становила 176 годин, працівник фактично відпрацював 184 години, а годинна ставка — 100 грн. Надурочні становлять 184 − 176 = 8 годин. Їхня оплата — 8 × 100 × 2 = 1 600 грн до утримань. Норму й фактичні години бухгалтер бере з графіка та обліку конкретного працівника.

Як оформити й оплатити нічну роботу

Нічним є час із 22:00 до 06:00. Під час воєнного стану нічну зміну не потрібно скорочувати на одну годину за частинами першою та другою статті 54 КЗпП. Водночас нічні години залишаються оплачуваними з доплатою.

Стаття 8 Закону № 2136-IX не дозволяє без згоди залучати до нічної роботи вагітних жінок, жінок із дитиною до одного року та осіб з інвалідністю, яким така робота протипоказана за медичними рекомендаціями. Для осіб з інвалідністю, яким нічна робота не протипоказана, також отримайте згоду: стаття 55 КЗпП допускає їхню нічну роботу лише за згодою та за умови відповідності медичним рекомендаціям. Неповнолітніх до нічної роботи не залучайте.

До затвердження графіка перевірте документи про відповідні обставини та оформіть потрібну згоду. За кожну нічну годину доплата становить щонайменше 20% тарифної ставки або окладу в розрахунку на годину. Генеральна, галузева чи регіональна угода та колективний договір можуть установлювати вищий розмір — застосовуйте вимоги, які поширюються на вашого роботодавця.

Умовний приклад: продавець працював із 18:00 до 02:00, без неоплачуваної перерви в нічному проміжку. Нічні години — із 22:00 до 02:00, тобто чотири години. За ставки 100 грн і доплати 20% нічна доплата становить 4 × 100 × 0,20 = 80 грн до утримань. Її додають до оплати відпрацьованого часу; можливі надурочні бухгалтер перевіряє окремо.

Коли виплачувати зарплату

Зарплату виплачуйте не рідше двох разів на місяць, із проміжком не більше 16 календарних днів і не пізніше семи днів після завершення періоду, за який платите. За загальним режимом дати закріпіть у колективному договорі або нормативному акті роботодавця, погодженому з профспілковим чи іншим уповноваженим представницьким органом трудового колективу. Якщо таких органів немає, погодьте акт із представниками, яких обрав і уповноважив трудовий колектив. За спрощеного режиму визначте строки виплати в трудовому договорі з дотриманням вимог статті 115 КЗпП. Якщо день виплати збігається з вихідним, виплатіть напередодні. Оплата за першу половину місяця має бути не меншою за оплату фактично відпрацьованого часу з розрахунку ставки чи окладу.

Воєнний стан не скасовує зарплатний борг. Якщо бойові дії або непереборна сила спричинили затримку, роботодавець має довести цей зв’язок, щоб звільнитися від відповідальності за порушення строку. Обов’язок виплатити зарплату залишається. За неможливості своєчасної виплати саме внаслідок бойових дій закон допускає відтермінування до відновлення діяльності.

Зберігайте документи про перешкоду та дії для виплати: повідомлення банку, докази втрати доступу до приміщення чи документів, звернення для відновлення роботи. Звичайна нестача коштів не доводить, що затримку спричинили бойові дії.

Щорічна відпустка: тривалість, документи й строки

Звичайна щорічна основна відпустка становить щонайменше 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік. Цей рік відлічують від дати укладення трудового договору. Для осіб з інвалідністю I та II груп мінімум становить 30 днів, III групи — 26 днів, для неповнолітніх — 31 день.

За рішенням роботодавця під час воєнного стану надання щорічної основної відпустки за поточний робочий рік можна обмежити 24 днями. Дні понад цю тривалість обліковуйте окремо; закон передбачає перенесення невикористаних днів на період після припинення або скасування воєнного стану. Під час воєнного стану роботодавець також може надати ці дні без збереження зарплати. Для неповнолітніх і людей з інвалідністю це рішення не може позбавляти оплати днів у межах установленої законом мінімальної щорічної основної відпустки.

Для неповнолітніх і людей з інвалідністю діє суттєва гарантія: дні в межах установленої законом мінімальної основної відпустки понад 24 дні не можна надавати без оплати за правилом, яке Конституційний Суд визнав неконституційним. Наприклад, для працівника з інвалідністю III групи мінімальна оплачувана основна відпустка становить 26 днів; два дні понад 24 зберігають оплачуваний характер. Обмеження надання відпустки та порядок оплати її днів перевіряйте окремо.

Порядок дій для власника та бухгалтера

Наведені вимоги щодо графіка й наказу стосуються загального режиму. За спрощеного режиму застосовуйте погоджений у трудовому договорі порядок оформлення відпустки та звільнення від окремої документації за статтею 49-5 КЗпП. Дотримуйтеся застосовних гарантій щодо повідомлення, оплати й обліку відпусток.

1. Перевірте робочий рік, відпускний стаж, належну тривалість і використані дні. Робота на умовах неповного часу входить до стажу для основної відпустки.
2. Складіть і затвердьте графік відпусток із потрібним погодженням профспілкового або іншого уповноваженого представницького органу. Ознайомте працівників.
3. Погодьте конкретні дати. Письмово повідомте працівника про початок щорічної відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку.
4. Оформіть наказ із видом відпустки, датами, кількістю календарних днів і робочим роком, за який надаєте щорічну відпустку.
5. Передайте наказ бухгалтеру. Відпускні за весь період виплатіть до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором.
6. Внесіть відпустку до обліку часу й реєстру використаних та невикористаних днів.

У перший рік право на щорічну відпустку повної тривалості за загальним правилом виникає після шести місяців безперервної роботи. Раніше тривалість визначають пропорційно відпрацьованому часу. Стаття 10 Закону «Про відпустки» містить винятки, зокрема для неповнолітніх, людей з інвалідністю та певних сімейних обставин. Вона також визначає працівників, які можуть обирати зручний час відпустки; врахуйте ці права під час складання графіка.

За загальним режимом на прохання працівника щорічну відпустку можна поділити, якщо одна безперервна частина становитиме щонайменше 14 календарних днів. Якщо сторони застосовують спрощений режим, стаття 49-5 КЗпП дозволяє на прохання працівника поділити її на частини будь-якої тривалості. Під час воєнного стану святкові дати входять до календарних днів відпустки: правило про їх виключення тимчасово не застосовується.

Якщо роботодавець порушив строк повідомлення або виплати відпускних, працівник може вимагати перенесення щорічної відпустки. У разі тимчасової непрацездатності самого працівника, засвідченої у встановленому порядку, щорічну відпустку потрібно перенести або продовжити. Так само дійте за інших підстав частини другої статті 11 Закону «Про відпустки». Новий строк перенесеної відпустки погодьте з працівником. Відкликати працівника можна за його згодою лише з передбачених законом причин, зокрема для запобігання аварії, простою чи псуванню майна. Потреба підмінити продавця сама по собі не дає необмеженого права відкликання.

Коли можна відмовити або надати відпустку без оплати

Під час воєнного стану роботодавець може відмовити в наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Тимчасово не діють окремі загальні строки використання й заборони накопичення відпусток, прямо перелічені у статті 12 Закону № 2136-IX. Невикористані дні продовжуйте обліковувати. При звільненні виплатіть компенсацію за всі належні невикористані щорічні відпустки та додаткову відпустку працівникам із дітьми за правилами статті 24 Закону «Про відпустки».

Абзац третій частини першої статті 12 Закону № 2136-IX дозволяє роботодавцю приймати рішення про надання без оплати інших відпусток понад передбачену цим Законом основну відпустку. Винятки — відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до трьох років і у зв’язку з усиновленням. Таке рішення оформлюйте окремо для конкретного виду й періоду відпустки. Після припинення або скасування воєнного стану спеціальне право роботодавця надавати перенесені оплачувані відпустки без збереження зарплати припиняється. Невикористані дні надавайте й оплачуйте за застосовними загальними правилами. Враховуйте наведені вище гарантії оплачуваної основної відпустки неповнолітніх і людей з інвалідністю.

Ширше право відмовити в будь-якій відпустці за частиною другою статті 12 стосується працівника, залученого до робіт на об’єктах критичної інфраструктури, виробництва оборонних товарів або виконання мобілізаційного завдання. Навіть тоді не можна відмовити у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами чи для догляду за дитиною до трьох років. Для звичайного магазину ці спеціальні підстави не виникають автоматично.

Відпустка без зарплати: заява та правильна підстава

За сімейними обставинами та з інших причин сторони можуть погодити до 30 календарних днів неоплачуваної відпустки на рік за частиною першою статті 26 Закону «Про відпустки». Під час воєнного стану роботодавець може на прохання працівника надати довшу відпустку за частиною третьою статті 12 Закону № 2136-IX. Строк погоджують сторони. Роботодавець не може самостійно відправити працівників у таку відпустку через нестачу грошей.

Працівнику, який виїхав за межі України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, роботодавець за заявою зобов’язаний надати неоплачувану відпустку за частиною четвертою статті 12. Загальна тривалість усіх частин цієї відпустки не може перевищувати 90 календарних днів протягом воєнного стану. У заяві працівник зазначає потрібну тривалість; до документів додайте підтвердження відповідної обставини. Якщо він просить довший період, дні понад цей ліміт потребують іншої застосовної підстави, наприклад погодження сторін.

Час неоплачуваних відпусток за частинами третьою та четвертою статті 12 Закону № 2136-IX, а також за частинами першою та третьою статті 26 Закону «Про відпустки» не входить до стажу для щорічної основної відпустки. Бухгалтер має знати точну підставу в наказі, щоб правильно визначити цей стаж.

Окремо зберігаються обов’язкові неоплачувані відпустки за статтею 25 Закону «Про відпустки», з урахуванням застосовних воєнних винятків. Наприклад, для одруження — до 10 календарних днів, пенсіонерам за віком і людям з інвалідністю III групи — до 30 днів щороку, людям з інвалідністю I та II груп — до 60 днів. Перед наказом перевірте підставу, документ і ліміт конкретного працівника.

Простій: як оформити зупинку роботи

Простій — це зупинка роботи через відсутність потрібних організаційних або технічних умов, невідворотну силу чи інші обставини. Наприклад, магазин може не працювати через пошкодження обладнання. Якщо простій виник у конкретного працівника, він має повідомити про його початок роботодавця або відповідальну посадову особу. Для простою всього магазину чи структурного підрозділу такого повідомлення від кожного працівника не потрібно. Роботодавець фіксує причину й початок зупинки, визначає працівників, яких вона стосується, та видає наказ про простій і порядок перебування працівників на робочому місці.

За простій не з вини працівника платіть щонайменше дві третини тарифної ставки або окладу за відповідний час. Якщо виникла небезпечна виробнича ситуація не з вини працівника, за умовами частини третьої статті 113 КЗпП зберігається середній заробіток. Простій з вини працівника не оплачують.

Умовний приклад: оклад — 18 000 грн, місячна норма — 180 годин, простій не з вини працівника — 30 годин. За умови застосування мінімальної оплати у дві третини сума за простій становить 18 000 ÷ 180 × 30 × 2 ÷ 3 = 2 000 грн до утримань. Оплату решти часу бухгалтер рахує окремо.

Під час простою можна за згодою працівника перевести його на іншу роботу з урахуванням спеціальності й кваліфікації: у того самого роботодавця — на весь час простою, до іншого роботодавця в тій самій місцевості — до одного місяця.

Призупинення договору: підстави та ліміт 90 днів

Призупинення застосовують, коли збройна агресія виключає можливість роботодавця забезпечити роботу і працівника виконати її. Перед рішенням перевірте обидві сторони. Опишіть, що саме перешкоджає роботі, і збережіть докази. Призупинення не може бути прихованим покаранням працівника.

Ініціювати його може будь-яка сторона. З 14 березня 2026 року односторонній строк призупинення становить сукупно не більше 90 календарних днів протягом воєнного стану, враховуючи його продовження. Для договорів, які вже були призупинені на цю дату, відлік цього ліміту починається з 14 березня 2026 року. Новий наказ або чергове продовження воєнного стану не створює нового 90-денного ліміту. Довший строк можливий за згодою сторін, але не пізніше дня припинення або скасування воєнного стану.

Умовний приклад: за цим лімітом договір уже призупиняли на 35 і 25 календарних днів. Використано 35 + 25 = 60 днів. Для наступного одностороннього призупинення залишається 90 − 60 = 30 днів. Продовження понад них потребує згоди працівника та збереження законних підстав.

Що записати в наказі

• Причини призупинення та конкретні обставини, які унеможливлюють виконання обов’язків обома сторонами.
• Строк призупинення та спосіб обміну інформацією.
• Кількість і категорії працівників, їхні прізвища, імена та по батькові за наявності.
• Податкові номери працівників або передбачені законом паспортні дані для осіб, які офіційно відмовилися від податкового номера.
• Умови відновлення дії договору.

Повідомте працівника погодженим способом і збережіть підтвердження. Якщо продовжуєте строк понад односторонній ліміт, оформіть згоду сторін. Наказ із довшим строком без такої домовленості втрачає чинність наступного дня після завершення законного ліміту.

За період законного призупинення роботодавець не зобов’язаний платити зарплату, гарантійні й компенсаційні виплати або забезпечувати умови роботи. Стаття 13 також охоплює надання, оплату й компенсацію відпусток, днів відпочинку, допомоги з тимчасової непрацездатності та подання відповідних заяв-розрахунків. Суми, які належали працівнику на день призупинення, залишаються належними до виплати. Цей період не створює стажу для щорічної основної відпустки.

Закон покладає відшкодування зарплати, гарантійних і компенсаційних виплат за час призупинення на державу-агресора. Зберігайте облік відповідних сум і документи про причини призупинення. Працівнику не слід обіцяти автоматичне або негайне отримання цих коштів.

Як відновити роботу

Якщо роботодавець достроково скасовує призупинення до завершення строку наказу або воєнного стану, він має повідомити працівника про вихід на роботу за 14 календарних днів. Наприклад, для дострокового відновлення роботи 28 жовтня 2026 року працівника потрібно повідомити не пізніше 14 жовтня 2026 року. Збережіть підтвердження повідомлення погодженим способом; якщо застосовуєте правила частини четвертої статті 7 Закону № 2136-IX, зафіксуйте відповідні обставини.

Після завершення законного строку дія договору відновлюється в повному обсязі. Призупинення саме по собі не припиняє трудові відносини. Якщо після відновлення виконати договір неможливо, потрібна окрема законна підстава для його припинення. Припинити договір із передбаченої законом підстави можна й під час його призупинення. Стаття 13 установлює спеціальний строк розрахунку та видачі трудової книжки, якщо вона зберігається у роботодавця: не пізніше наступного робочого дня після письмової вимоги звільненого працівника. Якщо доступу до книжки немає або її втрачено, роботодавець має видати дублікат у встановленому законодавством порядку та строки.

Працівник або профспілка за його дорученням може оскаржити наказ до Держпраці чи її територіального органу. Припис про скасування наказу або інше усунення порушення роботодавець має виконати протягом 14 календарних днів від отримання. Роботодавець може оскаржити припис у суді протягом 10 календарних днів.

Як обмінюватися кадровими документами

Під час воєнного стану роботодавець і працівник можуть погодити доступний спосіб створення, пересилання та зберігання кадрових документів. Запишіть, яку адресу електронної пошти або інший канал використовуєте, як працівник підтверджує отримання та де зберігаються документи. Зберігайте текст повідомлення, дату відправлення й підтвердження отримання.

Обидві сторони мають підтримувати можливість зв’язку, зокрема під час призупинення договору, та невідкладно повідомляти про зміну контактів — не пізніше 10 календарних днів. Роботодавець-підприємець або юридична особа виконує цей обов’язок через актуалізацію відомостей у ЄДР. Працівник надсилає інформацію на адресу чи електронну пошту роботодавця, зазначені в ЄДР; за відсутності можливості використати ці засоби закон передбачає текстове повідомлення на офіційний телефон.

Якщо сторона не оновила контакти, повідомлення за останніми відомими даними вважається належним. За відсутності поштового й електронного зв’язку за такими даними закон передбачає виняток із вимоги повідомлення. Перед застосуванням цього винятку зафіксуйте фактичну відсутність доступних засобів зв’язку.

Для робочого місця на території активних бойових дій діє окрема гарантія: відсутнього працівника не можна звільнити за прогул за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП. Такий час не оплачують і не включають до стажу для щорічної основної відпустки. Відсутність працівника не означає автоматичного призупинення його договору.

Реєстрація початку й завершення роботи в Торгсофт

Торгсофт дозволяє працівнику зареєструвати початок і завершення робочого дня через меню «Налаштування — Реєстрація робочого часу». Працівник сканує бейдж або вводить його номер вручну; за потреби додає коментар. Офіційна інструкція також описує реєстрацію у вікні «Реалізація».

Власник може використовувати ці записи для звірки з графіком і фактичною роботою. Призначте відповідального, який перевірятиме пропущені відмітки, перерви, нічні години та відсутність. Запис про прихід чи вихід потрібно зіставити з обставинами роботи: він сам по собі не оформлює переведення, відпустку або надурочне доручення.

Реєстрація через мобільний застосунок за цією інструкцією доступна лише з активною опцією «Розрахунок зарплати». Налаштування бейджів і способу реєстрації описані в інструкції Торгсофт з обліку робочого часу. Кадрові рішення та правильність оплати перевіряють роботодавець і бухгалтер.

Що перевіряти перед нарахуванням зарплати

Наприкінці розрахункового періоду відповідальний за персонал передає бухгалтеру графік, фактичні години, накази та заяви. Бухгалтер звіряє дати змін, нічні й надурочні години, простій, відпустки та призупинення. Власник перевіряє, чи збігаються документи з реальною роботою людей і чи виплачені належні суми.

За статтею 265 КЗпП порушення строків виплати більш як на місяць або неповна виплата може коштувати три мінімальні зарплати; недотримання мінімальних гарантій оплати — дві мінімальні зарплати за кожного працівника. За інші порушення, які не охоплені спеціальними положеннями цієї статті, передбачена одна мінімальна зарплата за кожне порушення, а за повторення протягом року — дві. Розмір беруть на момент виявлення порушення.

Під час воєнного стану Держпраці може проводити позапланові перевірки з передбачених законом підстав. Якщо роботодавець повністю та вчасно виконав припис про усунення порушень, виявлених під час такої перевірки, штрафи за статтею 265 не застосовують відповідно до статті 16 Закону № 2136-IX. Це правило не скасовує обов’язку виплатити зарплату й усунути порушення.

Офіційні джерела

• Кодекс законів про працю України № 322-VIII: статті 31–34, пункт 6 частини першої статті 36, статті 44, 47, 50–51, 54–57, 59, 61–63, 65–67, 70–73, 83, 103, 106–108, 113–116, 186-1, 265; пункт 2 глави XIX.
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX: статті 1, 3, частина третя статті 5, статті 6–8, 10, 12–13, 15–16; пункт 3 розділу «Прикінцеві положення».
• Закон України «Про відпустки» № 504/96-ВР: статті 6, 9–12, 17–21, 24–26.
• Закон України № 4412-IX щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору: пункти 2–3 розділу I, пункт 1 розділу II щодо введення в дію змін.
• Рішення Конституційного Суду України № 3-р/2026 щодо права на відпустки: пункти 1–3 резолютивної частини.
• Указ Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» № 64/2022: пункт 1 із продовженнями строку дії воєнного стану.