Оплата за товар у вихідний або вночі: коли видавати фіскальний чек

Якщо інтернет-магазин зобов’язаний застосовувати реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), оплати карткою через інтернет-еквайринг потрібно фіскалізувати. Для платежів після завершення робочого дня або у вихідні Державна податкова служба України (ДПС) роз’яснює: чек формують на підставі банківської виписки не пізніше наступного робочого дня продавця, у хронологічному порядку, але обов’язково до вручення товару покупцеві. Якщо покупець отримує товар раніше, чек також потрібен раніше.

Спочатку визначте спосіб платежу: прямий переказ з рахунку покупця на рахунок продавця за міжнародним номером банківського рахунку (IBAN) без приймання картки продавцем відрізняється від еквайрингу. Назва застосунку, зокрема Приват24, сама собою цього не визначає. Для еквайрингових оплат призначте відповідального касира, узгодьте графік фіскалізації з доставкою та перевіряйте окремо реєстрацію чека і його надання покупцеві.

Як визначити, чи потрібен РРО для конкретної оплати

В Україні обов’язок застосовувати РРО або ПРРО залежить від характеру розрахунку та наявності законного звільнення. Сам факт продажу через сайт не означає, що кожен підприємець повинен фіскалізувати кожне надходження на рахунок. Визначення розрахункової операції містить стаття 2, а основні обов’язки продавця — пункти 1–2 статті 3 Закону № 265/95-ВР.

Зарахування грошей на IBAN продавця ще не доводить, що покупець здійснив прямий переказ. Еквайр також перераховує виручку на банківський рахунок. Щоб правильно визначити операцію, зіставте договір із платіжним надавачем, спосіб оплати на сайті, призначення платежу та деталізацію транзакцій.

Звільнення потрібно перевіряти окремо. Зокрема, пункт 296.10 Податкового кодексу України № 2755-VI передбачає незастосування РРО та ПРРО платниками єдиного податку першої групи. Це положення саме собою не підтверджує, що конкретна діяльність дозволена для цієї групи. А звільнення за пунктом 14 статті 9 Закону № 265 стосується визначених дистанційних розрахунків за послуги; переносити його на продаж товарів не можна.

Коли формувати чек за нічну оплату або платіж у вихідний

Пункти 1–2 статті 3 Закону № 265 зобов’язують продавця проводити розрахункові операції на повну суму та надавати покупцеві розрахунковий документ, зокрема для інтернет-замовлень. Частина одинадцята статті 8 Закону України «Про захист прав споживачів» № 1023-XII встановлює граничний момент: документ має бути виданий або створений в електронній формі не пізніше передачі товару.

Для еквайрингових платежів, отриманих після робочого дня, у вихідні чи святкові дні, ДПС надає конкретне роз’яснення в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі: фіскалізувати їх потрібно не пізніше наступного робочого дня суб’єкта господарювання, за виписками про рух коштів, зі збереженням хронології та до вручення товару покупцеві.

Це позиція ДПС для описаної ситуації з еквайрингом. Вона не встановлює загального права переносити всі інтернет-розрахунки на понеділок. Якщо магазин працює в суботу, субота може бути його наступним робочим днем. Якщо товар видають у неділю, формування чека в понеділок уже не забезпечує дотримання умови щодо вручення.

Практична рекомендація: письмово зафіксуйте фактичний режим роботи продавця, порядок опрацювання онлайн-оплат і відповідальних працівників. Узгодьте ці відомості з інформацією на сайті та реальною роботою пункту видачі. Графік одного касира не визначає вихідний для всього бізнесу, якщо інші працівники продовжують видавати замовлення.

Як розділити події в замовленні

Для контролю строків фіксуйте окремо підтвердження карткової операції в платіжному сервісі, зарахування коштів за банківською випискою, створення фіскального чека та фізичне вручення товару. Авторизація картки, банківське зарахування й доставка можуть відбутися в різний час. Статус «Оплачено» в замовленні без цих подробиць не дає касиру достатньої інформації.

Якщо магазин використовує порядок із роз’яснення ДПС, касир має працювати з випискою та деталізацією відповідних платежів. Коли вручення заплановане раніше, організуйте фіскалізацію до нього або погодьте інший час отримання. Очікування виписки не дозволяє передати покупцеві товар без належного чека.

Як організувати роботу з оплатами на вихідні

Наведений порядок допоможе розподілити роботу між власником, касиром і працівником, який видає товари. Це практична організація процесу; її потрібно пристосувати до фактичного графіка магазину.

1. До завершення робочого дня визначте найближчі видачі. Перевірте, які замовлення можуть отримати покупці до наступного виходу основного касира. Для них потрібен працівник, який зможе сформувати чек вчасно.
2. Призначте основного касира та заміну. Перевірте доступ до зареєстрованого реєстратора. Для ПРРО дані сертифікатів електронних підписів або печаток мають бути внесені до реєстру за правилами Порядку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 317.
3. Перевірте доступні сповіщення про оплати. Якщо банк або платіжний сервіс їх підтримує, переконайтеся, що відповідальний працівник справді отримує повідомлення. Сповіщення допомагає вчасно помітити платіж, а звірку проводьте за документами.
4. На початку роботи звірте надходження. Складіть перелік операцій за період від попередньої перевірки, визначте спосіб кожної оплати та пов’яжіть її з конкретним замовленням.
5. Виключіть повторне створення чеків. Перед фіскалізацією перевірте, чи не сформував документ інший касир. Потім проведіть належні операції окремими чеками у хронологічному порядку.
6. Надайте чек покупцеві та перевірте результат. Збережіть фіскальний номер, спосіб надання документа та відомості про помилку доставки, якщо вона сталася.
7. Завершіть касову роботу. У дні здійснення розрахункових операцій створюйте фіскальний звітний чек відповідно до пункту 9 статті 3 Закону № 265.

Для внутрішнього контролю достатньо таблиці з номером замовлення, ідентифікатором платежу, часом операції, даними зарахування, сумою покупки, номером чека, способом його надання та запланованим врученням. Власник має бачити, які оплати ще потребують дій і хто за них відповідає.

Приклади вибору строку

• Умовний приклад: оплата в суботу, отримання у вівторок. Якщо субота й неділя справді є вихідними продавця, а понеділок — наступним робочим днем, за описаною позицією ДПС чек формують не пізніше понеділка. Відкладати його до вівторка через пізнішу доставку не слід.
• Умовний приклад: оплата в п’ятницю ввечері, отримання в суботу. Касир повинен сформувати чек до суботнього вручення. Магазину потрібно забезпечити роботу уповноваженого працівника або погодити пізніше отримання.
• Умовний приклад: пункт видачі працює щодня. Особисті вихідні бухгалтера не є підставою накопичувати всі оплати до понеділка. Власник має врахувати фактичну роботу магазину й організувати касове обслуговування.

Як перевірити суму, форму оплати та надання чека

Чек має відображати повну суму покупки. Якщо еквайр утримав комісію з виручки, зіставте банківське зарахування з деталізацією покупок: сума, отримана магазином після утримання комісії, не замінює вартість товарів у чеку.

Умовний числовий приклад. Покупець сплатив за товар 1 000 грн, еквайр утримав із виручки продавця 20 грн, а на рахунок надійшло 980 грн: 1 000 − 20 = 980. Чек за покупку потрібно сформувати на 1 000 грн.

За пунктом 2 розділу II Положення про форму та зміст розрахункових документів, затвердженого наказом № 13, у рядку 18 зазначають форму оплати, суму за цією формою та валюту операції, а в рядку 19 — засіб оплати. Для карткової еквайрингової оплати перевірте відображення безготівкової форми та відповідного карткового платіжного інструменту. Одного напису «електронний платіжний засіб» замість усіх належних реквізитів недостатньо.

Пункт 4 розділу II цього Положення пов’язує заповнення рядків 12–17 із використанням платіжного термінала, з’єднаного або поєднаного з РРО чи ПРРО. Перевіряйте фактичну взаємодію обладнання або застосунків. Довільно прибирати діапазон рядків чека через те, що покупка відбулася в інтернеті, не слід.

Пункт 2 статті 3 Закону № 265 дозволяє надавати чек у паперовій та/або електронній формі, зокрема надсилати його на номер телефону чи електронну адресу, які надав покупець. Практично зручно запитувати контакт для чека під час оформлення замовлення. Якщо електронне надсилання не спрацювало, організуйте інший передбачений законом спосіб надання документа до отримання товару.

Що робити зі скасованими оплатами, поверненнями та дублями

Перед опрацюванням накопичених надходжень перевірте статус кожної операції. Невдала спроба оплати, скасована авторизація, отриманий платіж і повернення коштів потребують різних дій. Не створюйте продаж лише на підставі того, що покупець відкрив платіжну сторінку або надіслав знімок екрана.

Якщо покупцеві повертають кошти за операцією, яка підлягає фіскальному оформленню, розділ III Положення № 13 передбачає фіскальний касовий чек видачі коштів. Практична рекомендація: пов’яжіть повернення з первинною покупкою, збережіть підтвердження переказу та перевірте оформлення відповідного документа в реєстраторі. Видалення замовлення в обліковій програмі саме собою не виправляє зареєстрований чек.

Окремий випадок описаний у пункті 11 розділу V Порядку застосування ПРРО, затвердженого наказом № 317: сервер зареєстрував чек, але через втрату зв’язку ПРРО завершив ту саму операцію офлайн і створив дубль. Для цього випадку передбачене сторнування із зазначенням номерів документа, який сторнується, і документа, який дублюється. Цю процедуру не можна автоматично застосовувати до будь-якої помилки касира.

Не об’єднуйте покупки різних покупців в один чек. Навіть якщо еквайр перерахував кілька оплат однією сумою, продавець повинен зіставити її з окремими розрахунковими операціями. Так само не змінюйте дату й час реєстратора заради оформлення пропущеного чека заднім числом. Пізніше створення документа не гарантує усунення наслідків попереднього порушення.

Яка відповідальність загрожує за порушення

Пункт 1 статті 17 Закону № 265 передбачає фінансові санкції, зокрема за непроведення операції через фіскальний РРО або ПРРО, проведення на неповну суму та невидачу відповідного розрахункового документа. Розмір становить 100% суми продажу з порушенням за вперше вчинене порушення та 150% — за кожне наступне. Ці санкції застосовують до суб’єкта господарювання за рішенням контролюючого органу.

Тому розраховувати на відсутність відповідальності лише через подальше формування чека небезпечно. Значення мають фактичні обставини: коли відбулася операція, чи було дотримано умов роз’яснення ДПС, коли покупець отримав товар і чи надали йому належний документ.

Для оцінки відповідальності враховуйте дату й місце порушення за пунктами 12, 14–15 розділу II «Прикінцеві положення» Закону № 265:

• Звільнення за порушення з 1 січня 2022 року до 1 жовтня 2023 року має винятки, зокрема щодо розрахунків при продажу підакцизних товарів.
• Починаючи з 1 жовтня 2023 року діє територіальне звільнення для визначених законом тимчасово окупованих територій, територій активних і можливих бойових дій до відповідних дат завершення їхнього статусу. Воно не поширюється на порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Для конкретного випадку потрібно встановити територію продажу та її статус за офіційним переліком на дату порушення.
• Для фізичних осіб — підприємців (ФОП), які сплачують єдиний податок і не зареєстровані платниками податку на додану вартість, пункт 15 передбачав санкції 25% за перше та 50% за кожне наступне порушення, перелічене в цьому пункті. Ці ставки не застосовувалися до продажу підакцизних товарів, технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів, виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння. Пільговий режим був передбачений з 1 серпня 2023 року по 31 липня 2025 року, але не пізніше припинення або скасування воєнного стану. На продажі після 31 липня 2025 року він не поширюється.

Банківські виписки та фіскальні чеки інтернет-магазину в Торгсофт

У Торгсофт платна опція «Програмний РРО» формує чеки й передає їх до ДПС. Її купують на кожне робоче місце фіскалізації; вона працює з ліцензіями Старт, Ультра та Термінал. До початку роботи потрібно зареєструвати касу й касирів, налаштувати електронні підписи, податки та засоби оплати. Перевірку можна провести в тестовому режимі, але тестовий чек не замінює фіскальний документ реального продажу.

Окрема платна функція «Банківські виписки» після налаштування доступу підтримує рахунки ПриватБанку, monobank та УКРСИББАНКУ. Практичний порядок для касира: отримати виписки за потрібний період, звірити час і суми, пов’язати надходження з рахунками, перевірити вже створені чеки та вручну провести належні операції хронологічно. Отримання виписки й запис оплати в обліку не підтверджують автоматичну фіскалізацію всіх нічних платежів.

Для надсилання електронних чеків потрібна окрема опція «Масові розсилки клієнтам», а також налаштування шаблонів повідомлень і сервісу доставки. Надсилання електронною поштою або короткими текстовими повідомленнями (SMS) слід налаштувати окремо. Помилка доставки не скасовує фіскалізацію, тому касир має перевірити надання чека покупцеві. Плануючи чергування, врахуйте: один ПРРО не використовують одночасно в настільній програмі та мобільному застосунку.

Офіційні джерела для перевірки операцій

• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР: стаття 2; пункти 1–2, 9 статті 3; пункти 6, 14 статті 9; пункт 1 статті 17; пункти 12, 14–15 розділу II «Прикінцеві положення».
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: пункт 296.10 статті 296 щодо незастосування РРО та ПРРО платниками єдиного податку першої групи.
• Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 № 1023-XII: частина одинадцята статті 8 щодо надання розрахункового документа та моменту передачі товару.
• Наказ Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми № ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок)»: пункт 3 розділу I, пункти 2, 4 розділу II та розділ III затвердженого Положення.
• Наказ Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547»: пункт 7 розділу II, пункти 1–2 розділу IV та пункт 11 розділу V затвердженого Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій.
• Роз’яснення ДПС про проведення через РРО та ПРРО карткових інтернет-оплат, отриманих після робочого дня, у вихідні чи святкові дні: умови фіскалізації еквайрингових платежів наступного робочого дня та до вручення товару.